Erstellen einer Aktualisierungsabfrage

In diesem Artikel wird erläutert, wie eine Aktualisierungsabfrage erstellt und ausgeführt wird. Eine Aktualisierungsabfrage können Sie verwenden, wenn Sie vorhandene Daten in einer Menge von Datensätzen aktualisieren oder ändern müssen.

Hinweis   Bedenken Sie im weiteren Verlauf, dass Sie eine Aktualisierungsabfrage nicht dazu verwenden können, einer Datenbank neuen Datensätze hinzuzufügen oder vollständige Datensätze aus einer Datenbank zu löschen. Neue Datensätze können Sie mit einer Anfügeabfrage hinzufügen, und vollständige Datensätze können Sie mit einer Löschabfrage löschen. Jedoch können Sie mit einer Aktualisierungsabfrage die Daten in einem oder mehreren Feldern auf einen Nullwert festlegen. Diese Änderung hat die gleichen Auswirkungen, wie das Löschen eines Datensatzteils. Mit einer Aktualisierungsabfrage können Sie außerdem Nullwerte durch andere Daten ersetzen. Diese Änderung hat die gleichen Auswirkungen wie das Hinzufügen von Daten.

Weitere Informationen zu Anfügeabfragen finden Sie im Artikel Erstellen einer Anfügeabfrage. Weitere Informationen zur Verwendung von Löschabfragen zum Entfernen von Daten und zur Verwendung von Aktualisierungsabfragen zum Festlegen vorhandenen Daten auf NULL finden Sie im Artikel Verwenden von Abfragen zum Löschen mindestens eines Datensatzes in einer Datenbank.

Inhalt dieses Artikels

Grundlegendes zu Aktualisierungsabfragen

Sichern der Daten

Beenden des Blockierens einer Abfrage durch den deaktivierten Modus

Erstellen und Ausführen einer Aktualisierungsabfrage

Aktualisieren von Daten einer Tabelle mit den Daten einer anderen

Grundlegendes zu Aktualisierungsabfragen

Mit Aktualisierungsabfragen können Sie einen Teil der Daten von mindestens einem vorhandenen Datensatz hinzufügen, ändern oder löschen. Aktualisierungsabfragen können Sie sich als leistungsfähige Version des Dialogfelds Suchen und Ersetzen vorstellen. Sie geben ein Auswahlkriterium (die grobe Entsprechung einer Suchzeichenfolge) und ein Aktualisierungskriterium (die grobe Entsprechung eines Ersetzungszeichenfolge) ein. Im Gegensatz zum Dialogfeld Suchen und Ersetzen können Sie für Aktualisierungsabfragen mehrere Kriterien eingeben, eine große Anzahl von Datensätzen in einem Schritt aktualisieren sowie Datensätze in mehrere Tabellen gleichzeitig ändern.

Beachten Sie dabei die folgenden Regeln:

  • Mit einer Aktualisierungsabfrage können Sie einer Tabelle keine neuen Datensätze hinzufügen, aber Sie können vorhandene Nullwerte in Nichtnullwerte ändern. Sie verwenden eine Anfügeabfrage, um einer oder mehreren Tabellen neue Datensätze hinzuzufügen.

    Weitere Informationen zu Anfügeabfragen finden Sie im Artikel Erstellen einer Anfügeabfrage.

  • Mit einer Aktualisierungsabfrage können Sie in einer Tabelle nicht vollständige Datensätze (Zeile) löschen, aber Sie können vorhandene Nichtnullwerte in Nullwerte ändern. Sie müssen eine Löschabfrage verwenden, um vollständige Datensätze zu löschen (dabei wird auch der Primärschlüsselwert gelöscht).

    Weitere Informationen zu Löschabfragen finden Sie im Artikel Verwenden von Abfragen zum Löschen mindestens eines Datensatzes in einer Datenbank.

  • Mit einer Aktualisierungsabfrage können Sie alle Daten in einer Reihe von Datensätzen aktualisieren.

Darüber hinaus können Sie eine Aktualisierungsabfrage nicht für verschiedene Arten von Tabellenfeldern ausführen:

  • Felder, die sich aus Berechnungen ergeben. Die Werte in berechneten Feldern befinden sich nicht dauerhaft in Tabellen. Nachdem Sie in Access berechnet wurden, sind sie nur im temporären Speicher des Computers vorhanden. Da berechnete Felder keinen dauerhaften Speicherort aufweisen, können Sie sie nicht aktualisieren.

  • Felder, für die Summenabfragen oder Kreuztabellenabfragen als Datensatzquelle verwendet werden.

  • AutoWert-Felder. Standardmäßig werden die Werte in AutoWert-Feldern nur geändert, wenn Sie einer Tabelle einen Datensatz hinzufügen.

  • Felder in Union-Abfragen.

  • Felder in Abfragen mit eindeutigen Werten und eindeutigen Datensätzen (Abfragen, bei denen keine doppelten Werte oder Datensätze zurückgegeben werden). Diese Regel gilt, wenn Sie eine Aktualisierungsabfrage verwenden und wenn Sie versuchen, Daten manuell zu aktualisieren, indem Sie Werte in ein Formular oder ein Datenblatt eingeben.

  • Primärschlüssel, die Bestandteile von Tabellenbeziehungen sind, sofern Sie nicht festlegen, dass die Beziehungen Aktualisierungen automatisch an Schlüsselfelder und verknüpfte Felder weitergeben. Wenn Aktualisierungen weitergegeben werden, aktualisiert Access automatisch alle Fremdschlüsselwerte in einer untergeordneten Tabelle (die Tabelle auf der n-Seite einer 1:n-Beziehung), wenn Sie den Primärschlüsselwert in einer übergeordneten Tabelle ändern (die Tabelle auf der 1-Seite einer 1:n-Beziehung).

    Hinweis   Sie können Aktualisierungen für Datensätze nicht weitergeben, bei denen Primärschlüsselwerte mit einem AutoWert-Feld generiert werden.

    Informationen zum Aktivieren und Deaktivieren von Aktualisierungsweitergaben finden Sie unter Erstellen und Ausführen einer Aktualisierungsabfrage weiter unten in diesem Artikel.

Allgemeine Informationen zu anderen Möglichkeiten, einer Datenbank Datensätze hinzuzufügen oder vorhandene Daten zu ändern, finden Sie im Artikel Hinzufügen von mindestens einem Datensatz zu einer Datenbank.

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Sichern der Daten

Bevor Sie eine Aktualisierungsabfrage ausführen, sollten Sie die Datenbank sichern. Sie können die Ergebnisse einer Aktualisierungsabfrage nicht rückgängig machen. Indem Sie also eine Sicherung erstellen, stellen Sie sicher, dass Sie die Änderungen wieder zurücknehmen können.

  1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Microsoft Office Abbildung der Office-Schaltfläche, zeigen Sie auf Leiten, und klicken Sie anschließend unter Diese Datenbank verwalten auf Datenbank sichern.

  2. Geben Sie im Dialogfeld Sicherungskopie speichern als einen Namen und Speicherort für die Sicherungskopie an, und klicken Sie dann auf Speichern.

    Die ursprüngliche Datei wird von Access geschlossen, eine Sicherungskopie wird erstellt, und die ursprüngliche Datei wird wieder geöffnet.

    Schließen Sie die ursprüngliche Datei, wenn Sie eine Sicherung wiederherstellen möchten, und benennen Sie sie um, damit für die Sicherungskopie der Name der ursprünglichen Version verwendet werden kann. Weisen Sie der Sicherungskopie den Namen der ursprünglichen Version zu, und öffnen Sie dann die umbenannte Sicherungskopie in Access.

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Beenden des Blockierens einer Abfrage durch den deaktivierten Modus

Standardmäßig sind in Access alle Aktionsabfragen (Aktualisierungs-, Anfüge-, Lösch- oder Tabellenerstellungsabfragen) deaktiviert, sofern sich die Datenbank nicht an einem vertrauenswürdigen Speicherort befindet oder die Datenbank nicht signiert und nicht vertrauenswürdig ist. Wenn Sie keine dieser Aktionen ausgeführt haben, können Sie trotzdem die Abfrage für die aktuelle Datenbanksitzung nur aktivieren, indem Sie auf der Statusleiste auf Inhalt aktivieren klicken.

Überprüfen Sie die Access-Statusleiste auf die folgende Meldung, wenn Sie eine Aktionsabfrage ausführen und scheinbar nichts geschieht:

Die Aktion oder das Ereignis wurde durch den Modus 'Deaktiviert' blockiert.

Führen Sie die folgenden Schritte aus, wenn diese Meldung angezeigt wird:

Aktivieren von geblockten Inhalten

  • Klicken Sie auf der Statusleiste auf Optionen.

    Das Dialogfeld In Office vertrauen wird angezeigt.

  • Klicken Sie auf Diesen Inhalt aktivieren, und klicken Sie dann auf OK.

  • Führen Sie Ihre Abfrage erneut aus.

Wenn die Statusleiste nicht angezeigt wird

  • Klicken Sie auf die Registerkarte Datenbanktools, und klicken Sie in der Gruppe Einblenden/Ausblenden auf Statusleiste.

Weitere Informationen zum Modus "Deaktiviert" und zur Sicherheit in Access finden Sie im Artikel Sichern einer Datenbank.

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Erstellen und Ausführen einer Aktualisierungsabfrage

Die sicherste Methode der Verwendung einer Auswahlabfrage ist das vorherige Erstellen einer Auswahlabfrage, mit der Ihre Auswahlkriterien getestet werden. Angenommen, Sie möchten für einen bestimmten Kunden eine Reihe von Ja/Nein-Feldern von Nein auf Ja aktualisieren. Dazu können Sie der Auswahlabfrage Kriterien hinzufügen, bis alle Datensätze zurückgegeben werden, die Nein in diesen Datensätzen für diesen Kunden enthalten. Wenn Sie sicher sind, dass die Abfrage die richtigen Datensätze zurückgibt, können Sie die Auswahlabfrage in eine Aktualisierungsabfrage konvertieren, die Aktualisierungskriterien eingeben und anschließend die Abfrage zum Ändern der ausgewählten Werte ausführen. In diesem Abschnitt werden die Schritte beschrieben, die zum Erstellen einer Auswahlabfrage und anschließendem Konvertieren in eine Aktualisierungsabfrage erforderlich sind.

Erstellen einer Auswahlabfrage

  1. Öffnen Sie die Datenbank, die die Datensätze enthält, die Sie aktualisieren möchten.

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Andere auf Abfrageentwurf.

    Multifunktionsleistensymbol in Access

    Der Abfrage-Designer wird geöffnet, und das Dialogfeld Tabelle anzeigen wird geöffnet.

  3. Wählen Sie die Tabelle(n) aus, die die zu aktualisierenden Datensätze enthält bzw. enthalten, klicken Sie auf Hinzufügen, und klicken Sie dann auf Schließen.

    Die Tabelle(n) wird bzw. werden als mindestens ein Fenster im Abfrage-Designer angezeigt. In den Fenstern werden alle Felder in jeder Tabelle aufgeführt. In dieser Abbildung wird der Abfrage-Designer mit einer typischen Tabelle angezeigt.

    Eine Tabelle im Abfrage-Designer

  4. Doppelklicken Sie auf die Felder, die Sie aktualisieren möchten. Die ausgewählten Felder werden in der Zeile Feld im Abfrageentwurfsbereich angezeigt.

    Im Abfrageentwurfsbereich können Sie ein Tabellenfeld pro Spalte hinzufügen.

    Doppelklicken Sie auf das Sternchen (*) am Anfang der Liste mit den Tabellenfeldern, um alle Felder in einer Tabelle schnell hinzuzufügen. In dieser Abbildung wird der Abfrageentwurfsbereich mit allen hinzugefügten Feldern angezeigt.

    Abfrage mit allen hinzugefügten Tabellenfeldern

  5. Optional können Sie mindestens ein Kriterium in die Zeile Kriterien des Abfrageentwurfsbereichs eingeben. In der folgenden Tabelle werden einige Beispielkriterien aufgeführt und die jeweiligen Auswirkungen auf die Ergebnisse einer Abfrage erläutert.

    Hinweis   In vielen Beispielen dieser Tabelle werden Platzhalterzeichen verwendet, damit die Abfrage flexibler ist und bessere Ergebnisse liefert.

    Weitere Informationen zur Verwendung von Platzhalterzeichen in Abfragen finden Sie im Artikel Access-Platzhalterzeichenverweis.

Kriterien

Auswirkung

>234

Gibt alle Zahlen größer als 234 zurück. Verwenden Sie < 234, um nach allen Zahlen zu suchen, die kleiner als 234 sind.

>="Motte"

Gibt alle Datensätze ab Motte bis zum Ende des Alphabets zurück.

Zwischen #2.2.2007# Und #1.12.2007#

Gibt Daten zwischen dem 2. Februar 2007 und dem 1. Dezember 2007 (ANSI-89) zurück. Wenn in der Datenbank ANSI-92-Platzhalterzeichen verwendet werden, verwenden Sie einfache Anführungszeichen (') anstelle der Nummernzeichen (#). Beispiel: Zwischen '2.2.2007' Und '1.12.2007'

Nicht "Deutschland"

Findet alle Datensätze, in denen die genauen Inhalte des Felds nicht "Deutschland" entsprechen. Durch das Kriterium werden Datensätze zurückgegeben, die neben "Deutschland" noch weitere Zeichen enthalten, z. B. "Deutschland (Euro)" oder "Europa (Deutschland)".

Nicht "T*"

Findet alle Datensätze, die nicht mit dem Buchstaben T beginnen. Fügen Sie anstelle des Sternchens (*) das Prozentzeichen (%) ein, wenn in der Datenbank ANSI-92-Platzhalterzeichen verwendet werden.

Nicht "*t"

Findet alle Datensätze, die nicht auf "t" enden. Verwenden Sie das Prozentzeichen anstelle des Sternchens, wenn Ihre Datenbank den ANSI-92-Platzhalter-Zeichensatz verwendet.

In(Kanada,GB)

Findet in einer Liste alle Datensätze, die "Kanada" oder "GB" enthalten.

Wie "[A-D]*"

Findet in einem Textfeld alle Datensätze, die mit den Buchstaben A bis D beginnen. Wenn in der Datenbank ANSI-92-Platzhalterzeichen verwendet werden, verwenden Sie das Prozentzeichen (%) anstelle des Sternchens (*).

Wie "*ar*"

Ruft alle Datensätze ab, die die Buchstabenfolge "ar" enthalten. Wenn in der Datenbank ANSI-92-Platzhalterzeichen verwendet werden, fügen Sie anstelle des Sternchens (*) das Prozentzeichen (%) ein.

Wie "Maison Dewe?"

Findet alle Datensätze, die mit Maison beginnen und eine zweite aus 5 Buchstaben bestehende Zeichenfolge enthalten, deren erste 4 Buchstaben Dewe lauten und deren letzter Buchstabe unbekannt ist. Wenn in der Datenbank ANSI-92-Platzhalterzeichen verwendet werden, verwenden Sie den Unterstrich (_) anstelle des Fragezeichens (?).

#2.2.2007#

Findet alle Datensätze für den 2. Februar 2007. Schließen Sie das Datum in einfache Anführungszeichen (') anstelle von Nummernzeichen (#) ein, wenn in der Datenbank ANSI-92-Platzhalterzeichen verwendet werden. Beispiel: '2.2.2007'.

< Datum() - 30

Verwendet die Funktion Datum, um alle Datumsangaben zurückzugeben, die älter als 30 Tage sind.

Datum()

Verwendet die Funktion Datum, um alle Datensätze zurückzugeben, die das heutige Datum enthalten.

Zwischen Datum() Und DatAdd("M", 3, Datum())

Verwendet die Funktionen Date und DatAdd, um alle Datensätze zwischen dem heutigen Datum und dem Datum in drei Monaten ab heute zurückzugeben.

Ist Null

Gibt alle Datensätze zurück, die einen (leeren oder nicht definierten) NULL-Wert enthalten.

Ist Nicht Null

Gibt alle Datensätze zurück, die einen Wert enthalten.

""

Gibt alle Datensätze zurück, die eine leere Zeichenfolge enthalten. Leere Zeichenfolgen verwenden Sie, wenn Sie einem erforderlichen Feld einen Wert hinzufügen müssen, Sie aber diesen Wert noch nicht kennen. Beispielsweise könnte ein Feld eine Faxnummer erfordern, aber manche Ihrer Kunden haben möglicherweise kein Faxgerät. In diesem Fall geben Sie doppelte Anführungszeichen ohne Leerzeichen dazwischen ("") anstelle einer Zahl ein.

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Ergebnisse auf Ausführen.

    Überprüfen Sie, ob die Abfrage die Datensätze zurückgibt, die Sie aktualisieren möchten. Bei Bedarf können Sie Felder auswählen, die im Abfragentwurf nicht enthalten sein sollen, und die ENTF-TASTE drücken, um sie zu entfernen. Außerdem können Sie zusätzliche Felder in den Abfrageentwurfsbereich ziehen.

  2. Setzen Sie den Vorgang mit den nächsten Schritten fort.

Aktualisieren von Datensätzen

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Abfragetyp auf Aktualisieren.

    Mit diesem Verfahren wird gezeigt, wie die Auswahlabfrage in eine Aktualisierungsabfrage geändert wird. Dabei wird in Access dem Abfrageentwurfsbereich die Zeile Aktualisieren hinzugefügt. In der folgenden Abbildung wird eine Aktualisierungsabfrage gezeigt, die alle nach dem 5. Januar 2005 gekauften Posten zurückgibt und für alle Datensätze, die dieses Kriterium erfüllen, den Ort in Lagerhaus 3 ändert.

    Aktualisierungsabfrage mit einem einzelnen Aktualisierungskriterium

  2. Suchen Sie das Feld, das die Daten enthält, die Sie ändern möchten, und geben Sie in die Zeile Aktualisieren für dieses Feld den Ausdruck (Änderungskriterien) ein.

    In der Zeile Aktualisieren können Sie jeden gültigen Ausdruck verwenden. Die folgende Tabelle enthält Beispielausdrücke und beschreibt, wie damit Daten geändert werden.

Ausdruck

Ergebnis

"Verkaufsberater/in"

Ändert in einem Feld vom Datentyp Text einen Textwert in "Verkaufsberater/in".

#10.8.07#

Ändert in einem Feld vom Datentyp Datum/Uhrzeit einen Datumswert in 10-Aug-07.

Ja

Ändert in einem Feld vom Datentyp Ja/Nein einen Wert Nein in Ja.

"TN" & [Teilenummer]

Fügt "TN" am Anfang jeder angegebenen Teilenummer an.

[Einzelpreis] * [Menge]

Multipliziert die Werte in Feldern namens Einzelpreis (UnitPrice) und Menge (Quantity).

[Fracht] * 1,5

Erhöht die Werte in einem Feld namens Fracht (Freight) um 50 %.

DomSumme("[Menge] * [Einzelpreis]",
"Bestelldetails", "[ArtikelNr]=" & [ArtikelNr])

Wenn die Werte von ArtikelNr in der aktuellen Tabelle mit den Werten von ArtikelNr in der Tabelle Bestelldetails übereinstimmen, wird mit diesem Ausdruck der Gesamtumsatz aktualisiert, indem die Werte im Feld Menge mit den Werten im Feld Einzelpreis multipliziert werden. Der Ausdruck verwendet die Funktion DomSumme, da sie für mehr als eine Tabelle und mehr als ein Tabellenfeld ausgeführt werden kann.

Rechts([BestimmungsortPLZ], 5)

Schneidet die linken Zeichen in einem Text oder einer numerischen Zeichenfolge ab (entfernt sie) und belässt die fünf rechten Zeichen.

Wenn(IstNull([Einzelpreis]), 0, [Einzelpreis])

Ändert im Feld Einzelpreis einen (unbekannten oder nicht definierten) Nullwert in Null (0).

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Ergebnisse auf Ausführen.

    Eine Warnmeldung wird angezeigt.

  2. Klicken Sie auf Ja, um die Abfrage auszuführen und die Daten zu aktualisieren.

  3. Hinweis   Wenn Sie die Abfrage ausführen, werden Sie möglicherweise bemerken, dass einige Felder im Resultset fehlen. Falls die Abfrage Felder enthält, die Sie nicht aktualisieren, werden diese von Access standardmäßig nicht in den Ergebnissen angezeigt. Beispielsweise können Sie ID-Felder aus zwei Tabellen einschließen, um sicherzustellen, dass Ihre Abfrage die richtigen Datensätze zurückgibt und verarbeitet. Wenn Sie diese ID-Felder nicht aktualisieren, werden sie von Access nicht in den Ergebnissen angezeigt.

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Aktualisieren von Daten einer Tabelle mit den Daten einer anderen

Eine große Anzahl von Datenbankbenutzern stellt fest, dass die Daten in einer Tabelle mit den Daten einer anderen Tabelle aktualisiert werden müssen. Viele dieser Benutzer halten dies für eine schwierige Aufgabe. Beachten Sie die folgende Regel, wenn Sie Daten aus einer Tabelle mit den Daten einer anderen aktualisieren müssen: Die Datentypen der Quell- und Zielfelder müssen entweder übereinstimmen oder kompatibel sein.

Wenn Sie die Daten in einer Tabelle mit den Daten einer anderen aktualisieren und kompatible statt übereinstimmende Datentypen verwenden, werden von Access die Datentypen dieser Felder in der Zieltabelle konvertiert. Deshalb sind einige Daten in der Zieltabelle möglicherweise abgeschnitten (gelöscht). Im Abschnitt Beschränkungen für Datentypkonvertierungen sind die Möglichkeiten zum Konvertieren von Datentypen aufgeführt. In der Tabelle wird außerdem erläutert, wann durch das Konvertieren eines Datentyps einige oder alle Daten in einem Feld geändert oder entfernt werden und welche Daten entfernt werden können.

Zum Aktualisieren von Daten in einer Tabelle mit den Daten einer anderen Tabellen sind im Wesentlichen die folgenden Schritte erforderlich:

  • Erstellen Sie eine Aktualisierungsabfrage, und fügen Sie der Abfrage die Quell- und die Zieltabellen hinzu.

  • Verknüpfen Sie die Tabellen in den Feldern, die die verwandten Informationen enthalten.

  • Fügen Sie der Zeile Feld des Abfrageentwurfsbereichs die Namen der Zielfelder hinzu.

  • Fügen Sie der Zeile Aktualisieren des Abfrageentwurfsbereichs die Namen der Quellfelder hinzu. Verwenden Sie dabei die folgende Syntax: [Quelltabelle].[Quellfeld].

Für die Schritte in diesem Abschnitt wird die Verwendung zweier ähnlicher Tabellen vorausgesetzt. In diesem Beispiel befindet sich die Kliententabelle in einer Datenbank, die Ihnen vor kurzem zur Verfügung gestellt wurde. Sie enthält aktuellere Daten als die Kundentabelle. Sie stellen fest, dass sich die Namen einiger Vorgesetzten sowie einige Adressen geändert haben. Deshalb entschließen Sie sich, die Kundentabelle mit den Daten aus der Kliententabelle zu aktualisieren.

Die Kliententabelle    

Klienten-ID

Name

Adresse

Ort

Bundesland/Kanton

PLZ

Land/Region

Telefon

Kontakt

1

Baldwin Museum of Science

Hauptstraße 234

Berlin

Berlin

12345

Deutschland

(123) 12 34 56 78

Jörg Bott

2

Blue Yonder Airlines

Montagsweg 123

Kiel

Schleswig-Holstein

23456

Deutschland

(2345) 34 56 78 91

Cristina Potra

3

Coho Winery

Dienstagsstraße 234

Frankfurt am Main

Hessen

34567

Deutschland

(345) 23 45 67 89

David Probst

4

Contoso Pharmaceuticals

Beispielallee 234

München

Bayern

56789

Deutschland

(789) 12 34 56 78

David Ahs

5

Fourth Coffee

Donnerstagsgasse 345

Hamburg

56789

Deutschland

(234) 67 89 12 34

Per Reitzel

6

Consolidated Messenger

Beispielgasse 123

Frankfurt am Main

Hessen

34567

Deutschland

(345) 34 56 78 91

Michael Anderberg

7

Graphic Design Institute

Freitagsweg 78

Essen

Nordrhein-Westfalen

87654

Deutschland

(4567) 78 91 23 45

Sara Hettich

8

Litware, Inc.

Sonntagsallee 456

Dortmund

Nordrhein-Westfalen

31415

Deutschland

(5678) 12 34 56 78

Michael Brundage

9

Tailspin Toys

Sonntagsallee 56

Dortmund

Nordrhein-Westfalen

31415

Deutschland

(5678) 56 78 91 23

Daniel Brunner

Die Kundentabelle    

Kunden-ID

Name

Adresse

Ort

Bundesland/Kanton

PLZ

Land oder Region

Telefon

Vorgesetzte(r)

1

Baldwin Museum of Science

Hauptstraße 234

Berlin

Berlin

12345

Deutschland

(123) 12 34 56 78

Martin Rienstra

2

Blue Yonder Airlines

Montagsweg 123

Kiel

Schleswig-Holstein

23456

Deutschland

(2345) 34 56 78 91

Cristina Potra

3

Coho Winery

Dienstagsstraße 234

Frankfurt am Main

Hessen

34567

Deutschland

(345) 23 45 67 89

David Probst

4

Contoso Pharmaceuticals

Beispielallee 234

München

Bayern

56789

Deutschland

(789) 12 34 56 78

David Ahs

5

Fourth Coffee

Samstagsweg 789

Hamburg

56789

Deutschland

(234) 67 89 12 34

Per Reitzel

6

Consolidated Messenger

Beispielgasse 123

Frankfurt am Main

Hessen

34567

Deutschland

(345) 34 56 78 91

Kim Ralls

7

Graphic Design Institute

Mittwochsallee 345

Essen

Nordrhein-Westfalen

87654

Deutschland

(4567) 78 91 23 45

Gretchen Rivas

8

Litware, Inc.

Sonntagsallee 456

Dortmund

Nordrhein-Westfalen

31415

Deutschland

(5678) 12 34 56 78

Jesper Aaberg

9

Tailspin Toys

Sonntagsallee 56

Dortmund

Nordrhein-Westfalen

31415

Deutschland

(5678) 56 78 91 23

Daniel Brunner

Bedenken Sie im weiteren Verlauf, dass die Datentypen für die einzelnen Tabellenfelder nicht übereinstimmen müssen. Sie müssen kompatibel sein. Dies bedeutet, dass die Daten in der Quelltabelle von Access in einen Typ konvertiert werden müssen, der von der Zieltabelle verwendet werden kann. In einigen Fällen können bei der Konvertierung Daten gelöscht werden. Weitere Informationen zu den Beschränkungen beim Konvertieren von Datentypen finden Sie im Abschnitt Beschränkungen für Datentypkonvertierungen.

Für die folgenden Schritte wird die Verwendung der beiden Beispieltabellen oben angenommen. Sie können die Schritte für Ihre Daten anpassen.

Erstellen und Ausführen der Aktualisierungsabfrage

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Andere auf Abfrageentwurf.

    Multifunktionsleistensymbol in Access

  2. Doppelklicken Sie im Dialogfeld Tabelle anzeigen auf die Quell- und Zieltabellen, um sie der Abfrage hinzuzufügen. Jede Tabelle wird in einem Fenster im Abfrage-Designer angezeigt. Wenn Sie die Tabellen hinzugefügt haben, klicken Sie auf Schließen, um das Dialogfeld Tabelle anzeigen zu schließen.

  3. Verknüpfen Sie die Tabellen in den Feldern, die die verwandten Informationen enthalten. Ziehen Sie dazu das verwandte Feld aus einer Tabelle, und legen Sie es im entsprechenden Feld in der anderen Tabelle ab.

    Wenn Sie z. B. die oben gezeigten Beispieltabellen verwenden, ziehen Sie das Feld Klienten-ID in das Feld Kunden-ID. Dabei wird von Access eine Beziehung zwischen diesen Feldern in den beiden Tabellen erstellt. Über diese Beziehung werden die verwandten Datensätze verknüpft.

  4. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Abfragetyp auf Aktualisieren.

  5. Doppelklicken Sie in der Zieltabelle auf die Felder, die Sie aktualisieren möchten. Jedes Feld wird in der Zeile Feld im Abfrageentwurfsbereich angezeigt.

    Fügen Sie alle Felder außer dem Feld Kunden-ID hinzu, wenn Sie die Beispieltabellen verwenden. Der Name der Zieltabelle wird in der Zeile Tabelle des Entwurfsbereichs angezeigt.

  6. Geben Sie in der Zeile Aktualisieren der Abfrage für jede Spalte, die ein Zielfeld enthält, den Namen der Quelltabelle und das Feld in der Quelltabelle ein, das dem Feld in der Zieltabelle einspricht. Verwenden Sie dazu diese Syntax: [Tabelle].[Feld]. Umgeben Sie dabei die Tabellen- und Feldnamen mit eckigen Klammern, und trennen Sie die Tabellen- und Feldnamen durch einen Punkt.

    In dieser Abbildung wird ein Teil des Entwurfsbereich dargestellt. Dazu werden die Beispieltabellen verwenden. Beachten Sie die Syntax für die Tabellen- und Feldnamen in der Zeile Aktualisieren.

    Eine Abfrage, mit der eine Tabelle mit den Daten einer anderen aktualisiert wird

    Bedenken Sie im weiteren Verlauf, dass Sie die Tabellen- und Feldnamen in der Zeile Aktualisieren richtig schreiben müssen. Außerdem muss die Zeichensetzung der ursprünglichen Tabellen- und Feldnamen übereinstimmen. Großschreibung müssen Sie jedoch nicht beachten.

  7. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Ergebnisse auf Ausführen.

  8. Klicken Sie auf Ja, wenn Sie aufgefordert werden, das Update zu bestätigen.

Beschränkungen für Datentypkonvertierungen

In dieser Tabelle werden die Access-Datentypen aufgeführt, Beschränkungen beim Konvertieren von Datentypen erläutert und kurz mögliche Datenverluste beim Konvertieren beschrieben.

Konvertierung in

Von

Änderungen oder Einschränkungen

Text

Memo

Access löscht außer den ersten 255 alle Zeichen.

Zahl

Keine Einschränkungen

Datum/Uhrzeit

Keine Einschränkungen

Währung

Keine Einschränkungen

AutoWert

Keine Einschränkungen

Ja/Nein

Der Wert -1 (Ja in einem Ja/Nein-Feld) wird in Ja konvertiert. Der Wert 0 (Nein in einem Ja/Nein-Feld) wird in Nein konvertiert.

Hyperlink

Access schneidet Hyperlinks ab, die mehr als 255 Zeichen umfassen.

Memo

Text

Keine Einschränkungen

Zahl

Keine Einschränkungen

Datum/Uhrzeit

Keine Einschränkungen

Währung

Keine Einschränkungen

AutoWert

Keine Einschränkungen

Ja/Nein

Der Wert -1 (Ja in einem Ja/Nein-Feld) wird in Ja konvertiert. Der Wert 0 (Nein in einem Ja/Nein-Feld) wird in Nein konvertiert.

Hyperlink

Keine Einschränkungen

Zahl

Text

Text muss aus Zahlen und gültigen Währungs- und Dezimaltrennzeichen bestehen. Die Anzahl der Zeichen im Text-Feld muss in dem für das Zahl-Feld festgelegten Größenbereich liegen.

Weitere Informationen zur Größe von Zahl-Feldern finden Sie im Artikel Einfügen, Erstellen oder Löschen eines Felds zum Speichern numerischer Werte.

Memo

Das Memo-Feld darf nur Text und gültige Währungs- und Dezimaltrennzeichen enthalten. Die Anzahl der Zeichen im Memo-Feld muss in dem für das Zahl-Feld festgelegten Größenbereich liegen.

Weitere Informationen zur Größe von Zahl-Feldern finden Sie im Artikel Einfügen, Erstellen oder Löschen eines Felds zum Speichern numerischer Werte.

Zahl, jedoch mit einer anderen Feldgröße oder Genauigkeit

Werte dürfen nicht größer oder kleiner als die Werte sein, die in der neuen Feldgröße gespeichert werden können. Wenn Sie die Genauigkeit ändern, rundet Access möglicherweise einige Werte.

Datum/Uhrzeit

Welche Datumsangaben konvertiert werden können, hängt von der Größe des Zahl-Felds ab. Denken Sie daran, dass Access alle Datumsangaben als serielle Datumsangaben und die Datumswerte als Gleitkommazahlen mit doppelter Genauigkeit speichert.

Access verwendet den 30. Dezember 1899 als Datum 0. Datumsangaben außerhalb des Bereichs zwischen dem 18. April 1899 und dem 11. September 1900 überschreiten die Größe eines Byte-Felds. Datumsangaben außerhalb des Bereichs zwischen dem 13. April 1810 und dem 16. September 1989 überschreiten die Größe eines Integer-Felds.

Legen Sie für die Eigenschaft Feldgröße des Zahl-Felds den Wert Long Integer oder größer fest, um alle möglichen Datumsangaben aufnehmen zu können.

Weitere Informationen zu seriellen Datumsangaben sowie zur Verwendung und Speicherung von Datenwerten durch Access finden Sie im Artikel Eingeben von Datums- und Zeitwerten.

Währung

Werte dürfen die für das Feld festgelegte Größenbeschränkung nicht überschreiten (oder unterschreiten). Sie können beispielsweise ein Währung-Feld nur dann in ein Integer-Feld umwandeln, wenn diese Werte größer als 255 und kleiner als 32.767 sind.

AutoWert

Werte müssen innerhalb der für das Feld festgelegten Größenbeschränkung liegen.

Ja/Nein

Ja-Werte werden in -1 konvertiert. Nein-Werte werden in 0 konvertiert.

Hyperlink

n/v

Datum/Uhrzeit

Text

Ursprünglicher Text muss als Datum oder als Datum/Uhrzeit-Kombination erkennbar sein. Beispielsweise 18.01.07.

Memo

Ursprünglicher Text muss als Datum oder als Datum/Uhrzeit-Kombination erkennbar sein. Beispielsweise 18.01.07.

Zahl

Wert muss zwischen -657.434 und 2.958.465,99998843 liegen.

Währung

Wert muss zwischen -657.434 € und 2.958.465,9999 € liegen.

AutoWert

Wert muss größer als -657.434 und kleiner als 2.958.466 sein.

Ja/Nein

Der Wert -1 (Ja) wird in 29. Dezember 1899 konvertiert. Der Wert 0 (Nein) wird in Mitternacht (24:00:00 Uhr) konvertiert.

Hyperlink

n/v

Währung

Text

Text muss aus Zahlen und gültigen Trennzeichen bestehen.

Memo

Text muss aus Zahlen und gültigen Trennzeichen bestehen.

Zahl

Keine Einschränkungen

Datum/Uhrzeit

Keine Einschränkungen, der Wert wird von Access jedoch möglicherweise gerundet

AutoWert

Keine Einschränkungen

Ja/Nein

Der Wert -1 (Ja) wird in 1 € konvertiert. Der Wert 0 (Nein) wird in 0 € konvertiert.

Hyperlink

n/v

AutoWert

Text

Nicht zulässig, wenn das AutoWert-Feld als Primärschlüssel dient.

Memo

Nicht zulässig, wenn das AutoWert-Feld als Primärschlüssel dient.

Zahl

Nicht zulässig, wenn das AutoWert-Feld als Primärschlüssel dient.

Datum/Uhrzeit

Nicht zulässig, wenn das AutoWert-Feld als Primärschlüssel dient.

Währung

Nicht zulässig, wenn das AutoWert-Feld als Primärschlüssel dient.

Ja/Nein

Nicht zulässig, wenn das AutoWert-Feld als Primärschlüssel dient.

Hyperlink

n/v

Ja/Nein

Text

Ursprünglicher Text darf nur aus Ja, Nein, Wahr, Falsch, Ein oder Aus bestehen.

Memo

Ursprünglicher Text darf nur aus Ja, Nein, Wahr, Falsch, Ein oder Aus bestehen.

Zahl

Null wird in Nein konvertiert, alle anderen Werte werden in Ja konvertiert.

Datum/Uhrzeit

Null oder 24:00:00 Uhr wird in Nein konvertiert, alle anderen Werte werden in Ja konvertiert.

Währung

Null wird in Nein konvertiert, alle anderen Werte werden in Ja konvertiert.

AutoWert

Access konvertiert alle Werte in Ja.

Hyperlink

n/v

Hyperlink

Text

Wenn der ursprüngliche Text eine gültige Webadresse, wie z. B. adatum.com, www.adatum.com oder http://www.adatum.com, enthält, konvertiert Access den Text in einen Hyperlink. Access versucht, andere Werte zu konvertieren, d. h., dass unterstrichener Text angezeigt wird und der Mauszeiger seine Form ändert, wenn Sie auf den Hyperlink zeigen, die Hyperlinks jedoch nicht funktionieren. Der Text kann ein beliebiges gültiges Webprotokoll aufweisen: http://, gopher://, telnet://, ftp://, wais:// usw.

Memo

Siehe vorherigen Eintrag. Es gelten dieselben Einschränkungen.

Zahl

Nicht zulässig, wenn ein Zahl-Feld Teil einer Beziehung ist. Wenn es sich beim ursprünglichen Wert um eine gültige IP-Adresse (vier Dreiergruppen Zahlen, die durch einen Punkt voneinander getrennt sind) handelt und die Zahlen mit einer Webadresse übereinstimmen, ergibt die Konvertierung einen gültigen Hyperlink. Andernfalls fügt Access http:// am Anfang jedes Werts an, und der resultierende Hyperlink ist nicht gültig.

Datum/Uhrzeit

Access fügt http:// am Anfang jeder Adresse an, der resultierende Hyperlink funktioniert jedoch fast nie.

Währung

Access fügt http:// am Anfang jedes Werts an, aber wie bei Datumsangaben funktioniert der resultierende Hyperlink fast nie.

AutoWert

Nicht zulässig, wenn das AutoWert-Feld Teil einer Beziehung ist. Access fügt http:// am Anfang jedes Werts an, der resultierende Hyperlink funktioniert jedoch fast nie.

Ja/Nein

Access konvertiert alle Ja-Werte in -1 und alle Nein-Werte in 0, und fügt http:// am Anfang jedes Werts an. Der resultierende Hyperlink funktioniert nicht.

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Gilt für: Access 2007



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