Erstellen oder Löschen eines Suchordners

Erstellen benutzerdefinierter Suchordner

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Sie können einen Suchordner schnell und einfach anhand vordefinierter Kriterien in Outlook 2013 einrichten. Wenn Sie keine Option finden, die Ihren Anforderungen genau entspricht, erstellen Sie einen eigenen benutzerdefinierten Suchordner.

Erstellen benutzerdefinierter Suchordner

  1. Klicken Sie in E-Mail auf ORDNER.

  2. Klicken Sie in der Gruppe Neu auf Neuer Suchordner. Die Tastenkombination zum Erstellen eines Suchordners ist STRG+UMSCHALT+P.

  3. Klicken Sie in der Liste Wählen Sie einen Suchordner aus auf Benutzerdefinierten Suchordner erstellen.

  4. Klicken Sie unter Suchordner anpassen auf Auswählen.

  5. Geben Sie einen Namen für den benutzerdefinierten Suchordner ein.

  6. Klicken Sie auf Kriterien, und wählen Sie die gewünschten Optionen aus.

    • Auf der Registerkarte Nachrichten sind Kriterien hinsichtlich des Inhalts oder der Eigenschaften der Nachricht, wie beispielsweise Absender, Stichwörter oder Empfänger, enthalten.

    • Auf der Registerkarte Weitere Optionen befinden sich Kriterien hinsichtlich anderer Nachrichtenbedingungen, wie beispielsweise Wichtigkeit, Kennzeichen, Anlagen oder Kategorisierung.

    • Über die Registerkarte Erweitert können Sie detaillierte Kriterien erstellen.

      1. Klicken Sie unter Weitere Kriterien definieren auf Feld, anschließend auf den gewünschten Kriteriumstyp und dann auf das spezifische Kriterium aus der Liste.

      2. Klicken Sie in den Feldern Bedingung und Wert auf die gewünschten Optionen und dann auf Zur Liste hinzufügen.

      3. Wiederholen Sie dies bei jedem Kriterium, dass Sie Ihrem Suchordner hinzufügen möchten, und klicken Sie auf OK.

  7. Klicken Sie auf Durchsuchen, und wählen Sie die zu durchsuchenden Ordner aus.

Weitere Tipps gefällig?

Video: Verwenden der Sofortsuche zum Suchen nach Nachrichten und Text

Erstellen eines Suchordners

Mit einem Suchordner wird ununterbrochen nach E-Mails gesucht, die den Kriterien entsprechen.

Sie können einen Suchordner schnell und einfach einrichten, indem Sie mit der rechten Maustaste auf 'Suchordner' klicken und dann 'Neuer Suchordner' auswählen.

Dann wählen Sie eine der Optionen mit vordefinierten Kriterien aus.

Wenn Sie keine Option finden, die genau Ihren Anforderungen entspricht, können Sie eigene Kriterien erstellen.

Führen Sie einen Bildlauf zum Ende der Liste durch, und klicken Sie auf 'Benutzerdefinierten Suchordner erstellen'. Dann klicken Sie auf 'Auswählen'.

Nehmen wir einmal an, mit dem Ordner sollen eingehende E-Mails ununterbrochen nach E-Mails für den Support im Zusammenhang mit der Rechnungsstellung durchsucht werden.

Ich gebe im Feld 'Name' die Bezeichnung 'Support', 'Rechnungsstellung' ein. Dann klicke ich auf 'Durchsuchen'.

Hier wird der Umfang der Suche festgelegt. Standardmäßig ist das gesamte Postfach ausgewählt.

Ich aktiviere jetzt 'Posteingang', um die Suche auf die darin enthaltenen Elemente zu begrenzen, und deaktiviere das Postfach.

Dann vergewissere ich mich, dass 'Unterordner durchsuchen' aktiviert ist, damit die Ordner unter 'Posteingang' ebenfalls durchsucht werden. Dann klicke ich auf 'OK'.

Als Nächstes klicke ich auf 'Kriterien'. Bei den vordefinierten Optionen können Sie nur einen Kriterientyp auswählen.

Hier können nun mehrere Kriterien auf einer oder mehreren dieser Registerkarten eingegeben werden. Dies sind 'Nachrichten', 'Weitere Optionen' und 'Erweitert'.

Beginnen wir mit der Registerkarte 'Nachrichten'.

Zunächst soll nach dem Wort 'Rechnungsstellung' gesucht werden, also gebe ich es hier ein.

Wir teilen unseren Kunden mit, dass sie in der Betreffzeile das Wort 'Rechnungsstellung' angeben sollen, wenn die Nachricht die Rechnungsstellung betrifft.

Hier kann also die Suche auf 'Nur im Feld 'Betreff'' eingeschränkt werden.

Als Nächstes klicke ich auf 'Gesendet an', wähle den Namen 'Support-Team' im Adressbuch aus und klicke auf 'Gesendet an'. Dann klicke ich auf 'OK'.

Dadurch werden die Kriterien weiter auf E-Mails begrenzt, die über die Gruppe 'Support-Team' eingehen, deren Mitglied ich bin.

Mal sehen, wie ich die Kriterien noch weiter verfeinern kann. Ich wechsle zur Registerkarte 'Weitere Optionen'.

Hier kann ich die Suche auf ausgewählte Kategorien und z. B. auf gekennzeichnete Elemente beschränken.

Ich aktiviere 'Mit Wichtigkeit' und stelle sicher, dass 'Normal' ausgewählt ist.

Dadurch werden E-Mails mit hoher oder niedriger Wichtigkeitsstufe nicht angezeigt.

Dann klicke ich auf 'OK'.

Nun kann ich 'Support: Rechnungsstellung' auswählen, um E-Mails im Posteingang anzuzeigen, die an das Support-Team gesendet wurden,

das Wort 'Rechnungsstellung' in der Betreffzeile enthalten und normale Wichtigkeit aufweisen.

Jetzt kann ich noch weiter gehen und zusätzliche Suchordner erstellen, um die E-Mails in kleinere Gruppen zu sortieren.

Dazu gehe ich wieder auf gleiche Weise vor.

Ich klicke mit der rechten Maustaste auf 'Suchordner' und klicke dann auf 'Neuer Suchordner'. Nun klicke ich auf 'Benutzerdefinierten Suchordner erstellen' und auf 'Auswählen'. Ich gebe einen Namen ein.

Dann klicke ich auf 'Durchsuchen' und begrenze den Umfang auf den Posteingang und seine Unterordner.

Nun klicke ich auf 'Kriterien' und suche nach 'neuer Kunde'. Ich setze diese Wörter in Anführungszeichen.

Dadurch müssen beide Wörter gemeinsam vorkommen, um den Kriterien zu entsprechen.

Ich vergewissere mich, dass 'Nur im Feld 'Betreff'' ausgewählt ist, klicke auf 'Gesendet an', wähle 'Support-Team' aus und füge diesen Eintrag zur Zeile 'Gesendet an' hinzu.

Auf der Registerkarte 'Weitere Optionen' aktiviere ich 'Mit Wichtigkeit: normal'. Dann klicke ich auf 'OK'.

Jetzt werden in dem neuen Suchordner E-Mail-Nachrichten an den Support im Zusammenhang mit neuen Kunden angezeigt.

Anschließend kann ich noch so viele weitere Suchordner hinzufügen, wie zur Verwaltung der E-Mail-Nachrichten an den Support benötigt werden.

Mithilfe benutzerdefinierter Suchkriterien können Sie also Suchordner wirklich für sich arbeiten lassen.

Wenn Sie aber noch weitere Hilfe zum Optimieren von Suchordnern erhalten möchten, sehen Sie sich das nächste Video in diesem Kurs zum Thema

'Verwenden erweiterter Kriterien in einem benutzerdefinierten Suchordner' an.

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