Erste Schritte mit SharePoint-Statusindikatoren

Bei einem Statusindikator handelt es sich um einen aus einer Zeile bestehenden Bericht. Mit nur einem Blick können Sie in einem Statusindikator die tatsächliche Leistung einer bestimmten Kennzahl im Vergleich zu einem Ziel ablesen. Sind Statusindikatoren gut konzipiert, erkennen Sie direkt, ohne Berechnungen durchführen zu müssen, ob die Ergebnisse planmäßig erreicht werden.

Ein Statusindikator weist den Indikatornamen, die numerischen Ergebnisse und ein Symbol auf. Dieses Symbol gibt schnell Auskunft: So weisen normalerweise grüne Symbole auf eine gute Leistung und rote Symbole auf Problembereiche hin. Gelbe Symbole weisen auf mögliche Probleme hin. Die Abbildung zeigt nur zwei Symbole: eins mit einem grünen Kreis zur Angabe, dass die Leistung planmäßig verläuft, und eins mit einem gelben Dreieck, um Sie auf eine nur durchschnittliche Leistung hinzuweisen.

Statusindikatoren weisen einen Titel, numerische Werte und ein Statussymbol auf

Sie kennen SharePoint 2007-Key Performance Indicators bereits?    Informieren Sie sich zu den Neuerungen in Microsoft SharePoint Server 2010 im Vergleich zur vorherigen Version. Was ist mit den SharePoint 2007-KPIs geschehen?

Sie haben noch nicht mit Statusindikatoren gearbeitet?    Weitere Informationen zu Statusindikatoren und dazu, wie Sie Statusindikatoren in Ihrem Unternehmen einsetzen können, finden Sie unter Einarbeiten in Statusindikatoren.

Sind Sie bereit?    Klicken Sie zunächst auf Überblick – Wie werden Statusindikatoren erstellt?

Inhalt dieses Artikels

Überblick – Wie werden Statusindikatoren erstellt?

Erstellen einer Statusliste

Erstellen eines Webparts mit Statusliste

Hinzufügen eines Statusindikators zu einer Statusliste

Auf einer SharePoint-Liste basierender Statusindikator

Auf Excel basierender Statusindikator

Auf SQL Server Analysis Services basierender Statusindikator

Auf einem festen Wert basierender Statusindikator

Überblick – Wie werden Statusindikatoren erstellt?

Bei einem Statusindikator handelt es sich um ein Element in einer Statusliste, die eine spezielle Form einer SharePoint-Liste ist. Es gibt zwei Möglichkeiten zum Erstellen einer Statusliste:

  • Erstellen Sie einfach eine Statusliste. Wenn Sie eine Statusliste erstellt haben, können Sie dieser einfach Indikatoren hinzufügen. Außerdem können Sie eine Statusliste anpassen, indem Sie ihr Spalten hinzufügen oder Spalten ändern. Sie können beispielsweise eine Spalte hinzufügen, in der die Kontaktperson für den jeweiligen Indikator angezeigt wird, oder eine Spalte, in der die Datenquelle angezeigt wird. Dann fügen Sie der erstellten Liste einfach die Indikatoren hinzu.

  • Erstellen Sie ein Webpart mit Statusliste. Hierbei handelt es sich um ein Webpart, in das automatisch eine Statusliste integriert ist, sodass Sie nur noch Indikatoren hinzufügen müssen. Dann können Sie das Webpart ganz einfach in einem Dashboard oder auf einer anderen Webseite verwenden.

Wenn Sie einen Indikator hinzufügen, weisen Sie diesem einen Titel zu und geben die Datenquelle für den Indikator an. Außerdem legen Sie die Werte fest, anhand derer bestimmt wird, welches Symbol in SharePoint Server 2010 zum Anzeigen eines Status verwendet wird. So können Sie z. B. ein Symbol verwenden, das einen grünen Kreis anzeigt, wenn der tatsächliche Wert einer Kennzahl das Ziel erfüllt oder überschreitet, und das ein rotes Dreieck anzeigt, wenn die Werte unter eine bestimmte Grenze fallen.

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Erstellen einer Statusliste

Sie können eine Statusliste im Business Intelligence Center auf einer Team- oder Organisationswebsite erstellen, damit andere Benutzer diese problemlos auffinden. Dann können Sie der neu erstellten Liste Statusindikatoren hinzufügen. Um die Flexibilität bei der Anzeige der Listenelemente zu erhöhen, können Sie angepasste Ansichten einer Statusliste erstellen.

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um eine neue Statusliste zu erstellen:

  1. Klicken Sie auf der Website, auf der Sie die Statusliste erstellen möchten, auf Websiteaktionen, und wählen Sie dann Alle Websiteinhalte einblenden aus. Klicken Sie unter der Überschrift Gesamter Websiteinhalt auf Erstellen.

  2. Klicken Sie auf der Seite Erstellen im Abschnitt Filtern nach: auf Liste. Klicken Sie dann im Hauptbereich auf das Symbol Statusliste.

  3. Geben Sie einen Namen für die Statusliste ein.

  4. (Optional) Wenn Sie eine Beschreibung eingeben oder festlegen möchten, dass der Name der Liste im Schnellstart angezeigt wird, klicken Sie auf Weitere Optionen. Konfigurieren Sie dann die gewünschten Optionen.

  5. Klicken Sie auf Erstellen, um die Erstellung der Statusliste abzuschließen. Die neue Statusliste wird in SharePoint Server 2010 im Bearbeitungsmodus geöffnet, damit Sie Statusindikatoren hinzufügen können.

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Erstellen eines Webparts mit Statusliste

Sie können ein spezielles Webpart erstellen, das eine vordefinierte Ansicht einer Statusliste anzeigt. Sie können diesem Webpart Statusindikatoren direkt hinzufügen und das Webpart dann auf jeder Seite der Website verwenden.

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um ein Webpart mit Statusliste zu erstellen:

  1. Klicken Sie auf der Website, auf der Sie das Webpart mit Statusliste erstellen möchten, im Schnellstart für die Standardseite des Business Intelligence Centers auf Dashboards.

  2. Klicken Sie auf der Seite Dashboard: Alle Elemente in der Gruppe Bibliothekstools auf die Registerkarte Dokumente.

  3. Klicken Sie auf Neues Dokument, und wählen Sie dann Webpartseite mit Statusliste aus, um die Eigenschaftenseite für ein neues Webpart zu öffnen.

  4. Geben Sie für das neue Webpart mit Statusliste auf der Eigenschaftenseite im Abschnitt Seitenname einen Namen und eine Beschreibung für die neue Seite ein. Wenn Sie möchten, können Sie auch einen Seitentitel eingeben, der als Bannertitel auf der neuen Webpartseite angezeigt wird.

  5. Wählen Sie im Abschnitt Ort die Dokumentbibliothek und den Ordner aus, in der bzw. dem die neue Webpartseite für die zugehörigen Dropdownlisten enthalten sein wird.

  6. (Optional) Legen Sie im Abschnitt Hyperlink in aktueller Navigationsleiste erstellen fest, ob Sie einen Link von dieser Seite in der Navigationsleiste erstellen möchten.

  7. Wählen Sie im Abschnitt Layout der Webpartseite mit Statusliste in der Liste Layout ein Layout aus.

  8. Aktivieren Sie im Abschnitt Statusindikatoren das Optionsfeld neben Die Statusindikatorliste automatisch für mich erstellen. Sie haben auch die Möglichkeit, später eine vorhandene Liste auszuwählen.

  9. Klicken Sie auf OK, um die Eigenschaftenseite zu schließen und die neue Webpartseite zu öffnen.

    Sie können die Webpartseite mit Statusliste anpassen. Beispielsweise können Sie den Typ des Symbols ändern, das in SharePoint verwendet wird, um den Status des Indikators anzuzeigen, und einen Anzeigetitel für das Symbol erstellen. Zudem können Sie die Größe des Webparts angeben. Informationen zu den verschiedenen Vorgehensweisen finden Sie unter den Links im Abschnitt "Siehe auch".

Nun können Sie der Statusliste in dem neu erstellten Webpart einen Statusindikator hinzufügen.

Hinzufügen eines Statusindikators zu einer Statusliste

Für die Schritte dieses Verfahrens wird davon ausgegangen, dass Sie eine zuvor erstellte Statusliste ausgewählt haben und diese sich im Bearbeitungsmodus befindet, oder dass Sie gerade eine neue Statusliste erstellt haben. Wenn Sie eine neue Liste erstellen, wird diese in SharePoint Server 2010 automatisch im Bearbeitungsmodus geöffnet.

  1. Klicken Sie auf der Statuslisten-Symbolleiste auf den Pfeil neben Neu.

  2. Wählen Sie im Dropdownmenü basierend auf der Datenquelle für den Indikator einen Indikatortyp aus, um eine Eigenschaftenseite für den neuen Indikator zu öffnen.

  3. Die folgende Tabelle enthält eine Liste der verfügbarer Indikatortypen sowie eine Beschreibung zu jedem Typ. Informationen dazu, wie Sie die Eigenschaften für einen bestimmten Indikatortyp angeben können, erhalten Sie, wenn Sie auf den Namen des Indikatortyps klicken.

Indikatortyp

Beschreibung

Auf einer SharePoint-Liste basierender Statusindikator

Zeigt einen Wert basierend auf den Inhalten einer SharePoint-Liste an.

Auf Excel basierender Statusindikator

Zeigt Werte an, die direkt aus einer Excel Services-Arbeitsmappe importiert wurden. Der Wert kann durch eine Zellenadresse in der Arbeitsmappe angegeben werden.

Auf SQL Server Analysis Services basierender Statusindikator

Importiert einen ausgewählten Key Performance Indicator aus einem SQL Server Analysis Services-Cube.

Auf einem festen Wert basierender Statusindikator

Zeigt Werte an, die vom Ersteller des Indikators manuell eingegeben wurden.

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Auf einer SharePoint-Liste basierender Statusindikator

SharePoint Server 2010-Listen sind gut geeignet, um Elemente nachzuverfolgen. Beispielsweise können Sie eine Liste erstellen, in der der Status von Geschäftsverträgen angezeigt wird, und einen Statusindikator erstellen, über den der Prozentsatz für aktive Verträge oder erfüllte Verträge angezeigt wird. Listen können Elemente enthalten, die Bestandteil eines Workflows sind, oder Auskunft über die Teilnahme von Mitarbeitern an Schulungen geben.

Mit einem Statusindikator können Sie nachverfolgen, wie lange Probleme oder Aufgaben schon offen sind, wie viele offen sind und zu welchem Prozentsatz eine Aufgabe abgeschlossen ist. Darüber hinaus können Sie Ergebnisse nachverfolgen, z. B. wie lange ein Problem offen war oder die Gesamtverkäufe in einer Region.

Hinweis :  Bevor Sie diese Option auswählen, stellen Sie sicher, dass die zu verwendende Liste vorhanden ist und sich in der gewünschten Ansicht befindet. 

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um einen neuen Statusindikator zu erstellen, der auf einer SharePoint-Liste basiert:

  1. Geben Sie auf der Seite Neuer Eintrag unter SharePoint-Liste und -Ansicht im Feld Listen-URL die URL der Liste oder Bibliothek ein.

    Hinweis :  Die SharePoint-Liste oder -Bibliothek muss sich auf derselben Website befinden.

  2. Wählen Sie im Feld Ansicht die Ansicht aus, in der die Einträge enthalten sind, die im Statusindikator verwendet werden sollen.

  3. Wählen Sie unter Wertberechnung die Berechnungsmethode aus, mit der das Ziel für den Statusindikator berechnet werden soll. Die Berechnungsoptionen sind in der folgenden Tabelle beschrieben.

Berechnungsoption

Beschreibung

Anzahl von Listeneinträgen  

Die Gesamtanzahl von Einträgen in der Liste.

Prozentsatz der Listeneinträge in der Ansicht, für die Folgendes gilt 

Mit dieser Methode wird der Prozentsatz der Einträge in der angegebenen Ansicht berechnet, die die von Ihnen ausgewählten Kriterien erfüllen.

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um ein Kriterium auszuwählen:

  • Wählen Sie in der Dropdownliste Spalte markieren… den Namen der Spalte aus.

  • Wählen Sie in der Dropdownliste ist gleich den Vergleichsoperator aus.

  • Geben Sie in das Textfeld den Wert ein, den Sie zum Vergleichen verwenden möchten.

Wiederholen Sie diese Schritte, um Kriterien von bis zu fünf weiteren Spalten hinzuzufügen.

Berechnung aller Listeneinträge in der Ansicht  

Mit dieser Methode wird der ausgewählte Wert basierend auf den Werten in einer angegebenen Spalte berechnet. Wählen Sie eine der folgenden Optionen aus der Dropdownliste aus: Summe, Mittelwert, Maximum oder Minimum. Wählen Sie dann die Spalte, in der die zu berechnenden Werte enthalten sind, in der Dropdownliste Spalte markieren… aus.

  1. Führen Sie im Abschnitt Statussymbolregeln die folgenden Schritte aus:

    • Wählen Sie in der Dropdownliste Bessere Werte sind die Option höher aus, damit in SharePoint Symbole geändert werden, wenn steigende Werte Ziele oder Schwellenwerte für Warnungen erreichen oder überschreiten. Wählen Sie niedriger aus, damit in SharePoint Symbole geändert werden, wenn abnehmende Werte Ziele oder Schwellenwerte für Warnungen erreichen oder überschreiten.

    • Geben Sie unter Anzeigen im Feld wenn der Zielwert erreicht oder überschritten wurde den Zielwert ein. Wenn der Indikatorwert dieses Ziel erreicht, wird in SharePoint das Symbol geändert, um anzugeben, dass die Leistung planmäßig verläuft.

    • Geben Sie unter Anzeigen im Feld wenn der Warnwert erreicht oder überschritten wurde den Wert ein, bei dem die Leistung nicht akzeptierbar ist und in SharePoint das Symbol geändert wird, um Sie auf ein mögliches Problem hinzuweisen.

  2. (Optional) Geben Sie im Abschnitt Detailverknüpfung im Feld Detailsseite die URL der Seite ein, auf der detailliertere Informationen zu diesem Indikator bereitgestellt werden, z. B. die Quellliste für den Indikator.

  3. (Optional) Wählen Sie im Abschnitt Regeln aktualisieren die Option aus, mit der bestimmt wird, ob die Indikatorwerte in SharePoint Server 2010 jedes Mal aktualisiert werden, wenn ein neuer Benutzer die Liste öffnet, oder die Indikatorwerte aktualisiert werden, wenn der Benutzer die Werte von einem Menü aus manuell aktualisiert.

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Auf Excel basierender Statusindikator

Sie können einen Statusindikator auf den Daten in einer Excel-Arbeitsmappe basieren, die Sie auf der SharePoint Server 2010-Website speichern oder veröffentlichen. Wenn die Daten in der Arbeitsmappe geändert werden, werden in SharePoint Server 2010 automatisch die Werte im Statusindikator aktualisiert. Außerdem können Sie die Arbeitsmappe auf derselben Webseite anzeigen.

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um einen neuen Statusindikator zu erstellen, der auf einer Excel-Arbeitsmappe basiert:

  1. Geben Sie auf der Seite Neuer Eintrag im Feld Name bzw. im Feld Beschreibung einen Namen und optional eine Beschreibung für den Indikator ein.

  2. (Optional) Geben Sie im Feld Kommentare einen Kommentar ein. Hier können Sie z. B. für die Benutzer erläuternde Hinweise zum Indikator bereitstellen.

  3. Geben Sie im Abschnitt Indikatorwert im Feld Arbeitsmappen-URL die URL der Excel-Arbeitsmappe ein, in der die Daten und Berechnungen für den Indikator enthalten sind. Die Excel Services-Arbeitsmappe muss in einer SharePoint-Bibliothek auf derselben Website gespeichert sein.

  4. Geben Sie im Feld Zellenadresse für Indikatorwert die Adresse der Zelle ein, in der der tatsächliche Wert für den Indikator enthalten ist. Alternativ können Sie auf die Schaltfläche Durchsuchen klicken, um zu der Arbeitsmappe zu navigieren, die Sie durch die URL in Schritt 3 angegeben haben. Wählen Sie dann die Zelle aus, in der die Werte enthalten sind, die im Statusindikator verwendet werden sollen.

  5. Führen Sie im Abschnitt Statussymbolregeln die folgenden Schritte aus:

    • Wählen Sie in der Dropdownliste Bessere Werte sind die Option höher aus, damit in SharePoint Symbole geändert werden, wenn steigende Werte Ziele oder Schwellenwerte für Warnungen erreichen oder überschreiten. Wählen Sie niedriger aus, damit in SharePoint Symbole geändert werden, wenn abnehmende Werte Ziele oder Schwellenwerte für Warnungen erreichen oder überschreiten.

    • Geben Sie unter Anzeigen im Feld wenn der Zielwert erreicht oder überschritten wurde den Zielwert ein. Wenn der Indikatorwert dieses Ziel erreicht, wird in SharePoint das Symbol geändert, um anzugeben, dass die Leistung planmäßig verläuft.

    • Geben Sie unter Anzeigen im Feld wenn der Warnwert erreicht oder überschritten wurde den Wert ein, bei dem die Leistung nicht akzeptierbar ist und in SharePoint das Symbol geändert wird, um Sie auf ein mögliches Problem hinzuweisen.

  6. (Optional) Geben Sie im Abschnitt Detailverknüpfung im Feld Detailsseite die URL der Seite ein, auf der detailliertere Informationen zu diesem Indikator bereitgestellt werden, z. B. die Quellliste für den Indikator.

  7. (Optional) Wählen Sie im Abschnitt Regeln aktualisieren die Option aus, mit der bestimmt wird, ob die Indikatorwerte in SharePoint Server 2010 jedes Mal aktualisiert werden, wenn ein neuer Benutzer die Liste öffnet, oder die Indikatorwerte aktualisiert werden, wenn der Benutzer die Werte von einem Menü aus manuell aktualisiert.

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Auf SQL Server Analysis Services basierender Statusindikator

In SharePoint Server 2010 können KPIs aus SQL Server Analysis Services (SSAS), einer Komponente von SQL Server 2005 und SQL Server 2008, importiert werden. Diese KPIs werden normalerweise von einem Systemadministrator oder Datenbankanalysten eingerichtet, der dann die Datenverbindungsdatei der Datenverbindungsbibliothek auf einer Business Intelligence Center-Website hinzufügt. Anschließend kann jeder Benutzer mit den entsprechenden Berechtigungen auf die Datenbank zugreifen und eine Verknüpfung zu den Analysis Services-KPIs herstellen.

SSAS ermöglicht Analysten, leistungsstarke und flexible KPIs zu definieren, die auf multidimensionalen Daten basieren. Allerdings kann eine SSAS-KPI nur während der Arbeit in SSAS definiert und verwaltet werden. Ein Analyst kann mithilfe von Befehlen in SSAS KPI-Eigenschaften erstellen und verwalten, z. B. das Leistungsziel, das Statussymbol und die Schwellenwerte, bei denen ein Symbol eine andere Farbe annimmt, um eine Änderung des Leistungsstatus anzuzeigen.

Sie können den Anzeigenamen einer KPI ändern, die Sie in eine Statusliste importieren, aber Sie können keine anderen Eigenschaften der KPI ändern, während Sie in SharePoint Server 2010 arbeiten.

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um eine KPI aus SSAS zu importieren:

  1. Geben Sie auf der Seite Neuer Eintrag im Feld Datenverbindung die URL der ODC-Datei (Microsoft Office Data Connection) ein, oder klicken Sie auf die Schaltfläche Durchsuchen, um das Dialogfeld Ein Objekt auswählen zu öffnen und zu der ODC-Datei zu navigieren.

  2. Wählen Sie im Feld Nur KPIs aus dem Anzeigeordner anzeigen den Anzeigeordner in der Analysis Services-Datenbank aus, der die KPI enthält.

  3. Wählen Sie im Feld KPI-Liste die gewünschte KPI aus, z. B. Gesamteinnahmen oder Durchschnittliche Gewinnmarge.

  4. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Untergeordnete Indikatoren einschließen, um alle untergeordneten Indikatoren für die ausgewählte KPI anzuzeigen. Wenn die ausgewählte KPI untergeordnete Indikatoren aufweist, werden in der Statusliste die über- und untergeordneten Indikatoren in einer Hierarchie angezeigt.
    Die folgenden Abbildung zeigt eine importierte KPI (Nettoeinzahlungen), die drei untergeordnete Indikatoren aufweist (Betriebsgewinn, Betriebsausgaben und Bruttoverdienstmarge).

Sie können KPIs aus SSAS importieren, die hierarchische Beziehungen beinhalten

  1. Geben Sie in die Felder Name und Beschreibung einen Namen und optional eine Beschreibung für den Indikator ein.

  2. (Optional) Geben Sie im Feld Kommentare einen Kommentar ein. Hier können Sie z. B. für die Benutzer erläuternde Hinweise zu der KPI bereitstellen.

  3. (Optional) Geben Sie im Abschnitt Detailverknüpfung im Feld Detailsseite die URL der Seite ein, auf der detailliertere Informationen zu diesem Indikator bereitgestellt werden, z. B. die Datenquelle für den Indikator.

  4. (Optional) Wählen Sie im Abschnitt Regeln aktualisieren die Option aus, mit der bestimmt wird, ob die Indikatorwerte in SharePoint Server 2010 jedes Mal aktualisiert werden, wenn ein neuer Benutzer die Liste öffnet, oder die Indikatorwerte aktualisiert werden, wenn der Benutzer die Werte von einem Menü aus manuell aktualisiert.

    Hinweis :  Die Statussymbolregeln für einen Indikator, der eine Analysis Services-KPI importiert, sind vom Datenbankanalysten voreingestellt. 

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Auf einem festen Wert basierender Statusindikator

Es gibt Situationen, in denen möchten Sie die Werte für einen Statusindikator möglicherweise manuell eingeben. Dies ist u. U. der Fall, wenn der Indikator auf unstrukturierten Informationen, z. B. E-Mails, basiert, oder wenn Sie ein einmaliges Projekt nachverfolgen müssen.

  1. Geben Sie auf der Seite Neuer Eintrag im Feld Name bzw. im Feld Beschreibung einen Namen und optional eine Beschreibung für den Indikator ein.

  2. (Optional) Geben Sie im Feld Kommentare einen Kommentar ein. Hier können Sie z. B. für die Benutzer erläuternde Hinweise zum Indikator bereitstellen.

  3. Geben Sie den numerischen Wert des bisherigen Fortschritts ein.

  4. Führen Sie im Abschnitt Statussymbolregeln die folgenden Schritte aus:

    • Wählen Sie in der Dropdownliste Bessere Werte sind die Option höher aus, damit in SharePoint Symbole geändert werden, wenn steigende Werte Ziele oder Schwellenwerte für Warnungen erreichen oder überschreiten. Wählen Sie niedriger aus, damit in SharePoint Symbole geändert werden, wenn abnehmende Werte Ziele oder Schwellenwerte für Warnungen erreichen oder überschreiten.

    • Geben Sie unter Anzeigen im Feld wenn der Zielwert erreicht oder überschritten wurde den Zielwert ein. Wenn der Indikatorwert dieses Ziel erreicht, wird in SharePoint das Symbol geändert, um anzugeben, dass die Leistung planmäßig verläuft.

    • Geben Sie unter Anzeigen im Feld wenn der Warnwert erreicht oder überschritten wurde den Wert ein, bei dem die Leistung nicht akzeptierbar ist und in SharePoint das Symbol geändert wird, um Sie auf ein mögliches Problem hinzuweisen.

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