Erste Schritte mit Office 365-Gruppen in Outlook

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Sie habe zu Office 365-Gruppen und wie Sie sie in Outlook verwenden können, aber vielleicht Sie nicht sicher sind Schritte. In diesem Artikel wird gezeigt, führen Sie durch die wenigen einfachen Schritten für wie Ihnen und Ihrem Team mit Office 365-Gruppen in Outlook loslegen können. Wir erhalten Sie einige Links auf Weitere ausführliche Inhalte für, wenn Sie bereit sind, führen Sie weitere befinden.

Wenn Sie nicht sicher sind, was Gruppen sind, können Sie erhalten grundlegende Informationen zu Office 365-Gruppen zum ersten Mal besuchen möchten.

Zur optimalen Nutzung von Office 365-Gruppen in Outlook müssen Sie über einen Office 365-Plan verfügen, der Exchange Online und SharePoint Online unterstützt. Dazu gehören Office 365 Business Essentials, Business Premium, E1, E3 und E5.

Wählen Sie unten eine Registerkarte aus, um weitere Informationen zu den ersten Schritten mit diesem Feature zu erhalten.

Im ersten Schritt müssen Sie Ihre Gruppe erstellen. Das Erstellen einer Gruppe in Outlook 2016 ist ein sehr einfacher Vorgang. Hier die Kurzfassung:

  1. Klicken Sie im Menüband im Abschnitt "Gruppen" auf Neue Gruppe. Wenn Sie Outlook im Web statt der Desktopversion verwenden, können Sie diesen Vorgang starten, indem Sie auf den Abwärtspfeil neben Neu klicken und Gruppe auswählen.

    Infoseite "Neue Gruppe" in Outlook
  2. Geben Sie Ihrer Gruppe einen Namen.

  3. Legen Sie eine Datenschutzeinstellung fest. Jede Person in Ihrer Organisation kann öffentliche Gruppen anzeigen und ihnen beitreten. Private Gruppen können nur von Mitgliedern der Gruppe angezeigt werden und benötigen zum Beitreten eine Erlaubnis des Gruppenbesitzers. Bei beiden Einstellungen werden Ihre Gruppen keinen Personen außerhalb der Organisation angezeigt – es sei denn, dass Sie sie speziell als Gäste einladen.

  4. Entscheiden Sie, ob der neue Mitglieder die Gruppe (Erweiterte Optionen ) folgen sollen. Mitglieder, die die Gruppe folgen erhalten Kopien der einzelnen Gruppe Nachrichten in ihrem persönlichen Posteingang. Mitglieder, die lediglich beigetreten sind, müssen Sie in der Gruppe der freigegebenen Posteingang zur Teilnahme an Gruppe Unterhaltungen zu wechseln.

Mehr Möglichkeiten:

Nachdem Ihre Gruppe erstellt wurde, können Sie ihr Mitglieder hinzufügen. So fügen Sie neue Mitglieder hinzu:

  1. Wechseln Sie in Outlook 2016 zu Ihrer Gruppe, die Sie im Navigationsbereich links finden können. Sie sollte unter Ihrem Postfach im Abschnitt Gruppen angezeigt werden.

  2. Sobald Sie in Ihrer Gruppe sind, klicken Sie im Menüband auf Mitglieder hinzufügen. Wenn Sie Outlook im Web verwenden, klicken Sie rechts oben im Fenster auf die Stelle mit der Information über die Anzahl Ihrer Gruppenmitglieder. Klicken Sie dann auf Mitglieder hinzufügen.

    Geben Sie die Namen oder E-Mail-Adressen aller Personen ein, die Sie zur Gruppe hinzufügen möchten, und klicken Sie auf "OK".
  3. Geben Sie im jeweiligen Feld den Namen oder die E-Mail-Adresse jeder Person ein, die Sie hinzufügen möchten. Wenn Sie damit fertig sind, klicken Sie auf "OK" . Dann werden die Personen hinzugefügt. Jede Person empfängt eine E-Mail-Nachricht, mit der sie in der Gruppe begrüßt wird, einschließlich praktischer Links für den Zugriff auf Gruppeninhalte.

    Tipp: Wenn Sie der Gruppe sämtliche Mitglieder einer vorhandenen Verteilerliste hinzufügen möchten, geben Sie einfach den Namen dieser Liste ein. Dann werden alle in einem einzigen Schritt hinzugefügt.

Mehr Möglichkeiten:

Unterhaltungen in Office 365-Gruppen in Outlook erfolgen im freigegebenen Posteingang für die Gruppe. Dort können Benutzer Nachrichten lesen und darauf antworten, und Mitglieder können den Nachrichtenverlauf auf einfache Weise durchsuchen oder darin zurück scrollen, um sich über die zuvor diskutierten Themen zu informieren. Der freigegebene Posteingang ähnelt sehr stark dem persönlichen Posteingang, der Outlook 2016-Benutzern vertraut ist. Jede Unterhaltung wird in der Nachrichtenliste links separat angezeigt. Wenn Sie auf eine der Unterhaltungen klicken, wird sie im Lesebereich geöffnet.

Unterhaltungen werden im freigegebenen Postfach Ihrer Office 365-Gruppe geführt.

Tipp: Unterhaltungen in Outlook ein Office 365-Gruppe angezeigt gestapelte – die besteht darin, die als ein einzelnes Beitrag besagen, dass Sie einen im Gegensatz zu einem Thread einzelne Nachrichten Bildlauf. Wenn Sie es vorziehen, die sie als einzelne Nachrichten angezeigt wird, führen Sie die Gruppe, und Sie erhalten die einzelnen Nachrichten in Ihrem Posteingang persönliche.

Jetzt, da Sie die Gruppe erstellt haben, beginnen wir eine neue Unterhaltung aus. Sie können eine neue Nachricht buchen, indem Sie den freigegebenen Posteingang für die Gruppe zu öffnen, und dann auf Neue Unterhaltung auf dem Menüband. Oder Sie können einfach eine e-Mail-Nachricht an den Alias der Gruppe senden. Alle Mitglieder der Gruppe sind in der Lage, lesen Sie die neue Nachricht, die Sie veröffentlicht haben, und alle Mitglieder die Gruppe führen Sie erhalten eine Kopie der Nachricht in ihrem persönlichen Posteingang.

Mehr Möglichkeiten:

Jede Office 365-Gruppe erhält eine Bibliothek für freigegebene Dateien, in der sie Dokumente, Arbeitsmappen, Präsentationen oder fast jede beliebige Art von Datei speichern, freigeben und daran zusammenarbeiten kann.

Greifen Sie auf die Dateienbibliothek zu, indem Sie in Outlook (im linken Navigationsbereich) zu Ihrer Gruppe wechseln und im Menüband auf Dateien klicken. Die Dateienbibliothek wird in einem Browser geöffnet. Von hier aus können Sie neue Dateien erstellen, Dateien von Ihrem Computer hochladen und fast alle anderen Aktionen wie bei einer SharePoint-Dokumentbibliothek ausführen. Überlegen Sie, welche Art von Dateien nützlich sein könnte, um sie für Ihre Gruppe freizugeben. Sie muss nicht auf Microsoft Office-Dateien beschränkt bleiben. Sie können auch PDF-Dokumente, Fotos oder nahezu jede andere Art von Datei freigeben, die Ihre Gruppe nützlich finden könnte.

Klicken Sie in Ihrer Office 365-Gruppe auf "Dateien", um die Liste der in der Gruppe gespeicherten Dateien und Ordner anzuzeigen.

Wenn Sie eine Datei herunterladen oder löschen möchten, wählen Sie sie einfach aus. Dann werden diese Optionen oben in der Symbolleiste angezeigt.

Mehr Möglichkeiten:

Jede Office 365-Gruppe erhält ihr eigenes freigegebenes OneNote-Notizbuch, in dem sie Ideen sammeln, zusammenarbeiten und Recherchen speichern kann.

Wechseln Sie in OneNote 2016 zu Ihrer Gruppe, die Sie im linken Navigationsbereich finden. In Outlook im Web wechseln Sie zur Kachel "Personen". Von dort aus klicken Sie im Menüband auf Notizbuch, um das freigegebene Notizbuch der Gruppe zu öffnen.

Sammeln und gemeinsames Bearbeiten von Notizen und Ideen in Ihrem freigegebenen OneNote-Notizbuch

Wenn Sie das freigegebene Notizbuch der Gruppe zum ersten Mal öffnen, wird es im Browser in OneNote Online geöffnet. Sie können darin Bearbeitungen vornehmen oder – sofern Sie über OneNote 2016 verfügen und dies lieber nutzen möchten – einfach im Menüband auf In OneNote bearbeiten klicken. Sobald Sie das Notizbuch in OneNote 2016 geöffnet haben, wird es mit Ihrer Liste der geöffneten Notizbücher in OneNote 2016 synchronisiert, und Sie können direkt in OneNote darauf zugreifen, ohne zuerst zur Gruppe wechseln zu müssen.

Versuchen Sie, zum OneNote-Notizbuch Ihrer Gruppe zu wechseln, und überlegen Sie, was für die Gruppe nützlich sein könnte, um Ideen zu sammeln und zusammenzuarbeiten. So könnten Sie vielleicht einen Abschnitt haben, in dem Sie Webinhalte und Artikel, die für Ihr Team relevant sind, sammeln und kommentieren.

Hinweis: Ihr Gruppennotizbuch steht Ihnen auch auf Ihrem Smartphone oder Tablet über OneNote für iOS oder Android zur Verfügung.

Mehr Möglichkeiten:

Die Chancen stehen gut, dass es bei Ihrer Gruppe Ereignisse, Besprechungen, Meilensteine oder andere Elemente gibt, die von einem freigegebenen Kalender profitieren könnten. Jede Office 365-Gruppe verfügt über einen freigegebenen Kalender, den alle Mitglieder anzeigen und dem sie Elemente hinzufügen können.

Mit dem Kalender Ihrer Gruppe können Sie genauso wie mit Ihrem persönlichen Kalender arbeiten. Wenn Sie die Kalenderschaltfläche im Navigationsbereich auswählen, sehen Sie Ihren persönlichen Kalender und zusätzlich die freigegebenen Kalender aller Gruppen, deren Mitglied Sie sind. Sie können die Kontrollkästchen neben jedem Kalender aktivieren, den Sie sehen möchten. Dann werden die Kalender nebeneinander oder überlappend angezeigt.

Beispiel für einen Gruppenkalender mit Farbcodierung zur Kennzeichnung unterschiedlicher Gruppen

Das Hinzufügen eines Elements zum freigegebenen Kalender funktioniert so wie bei Ihrem persönlichen Kalender. Allerdings werden mit jedem Element, das Sie dem freigegebenen Kalender hinzufügen, auch die anderen Gruppenmitglieder zu dem betreffenden Ereignis eingeladen, damit sie es in ihren eigenen Kalendern haben können. Nachdem Sie Ihren freigegebenen Kalender erhalten haben, versuchen Sie, ihm anstehende Besprechungen oder Ereignisse hinzuzufügen, an denen Ihre Gruppe teilnehmen könnte.

Mehr Möglichkeiten:

Nachdem Sie Ihre Gruppe eingerichtet und auf den Weg gebracht haben – wie sollte es nun weitergehen?

Siehe auch

Haben Sie noch Fragen?

Besuchen Sie die Microsoft Tech Community, um Fragen zu posten und an Unterhaltungen zu Microsoft Office 365-Gruppen teilzunehmen.

Wir hören Ihnen zu!

Letzte Aktualisierung Robert in diesem Artikel auf 10. März 2017 als Ergebnis Ihr Feedback. Wenn Sie es hilfreich gefunden, insbesondere dann, wenn Sie nicht, bitte Klicken Sie auf den folgenden Feedback-Steuerelementen und lassen Sie uns einige faktische Kommentare, damit wir fortsetzen können, um ihn zu verbessern. Vielen Dank!

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