Erste Schritte mit Datenbanken

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Datenbanken und Web Apps können dem Unternehmen große Vorteile bringen. Der Datenbankentwurf ist sehr wichtig zum Erreichen Ihrer Ziele – unabhängig davon, ob Sie Informationen zu Mitarbeitern verwalten, wöchentliche Berichte auf der Grundlage von Daten erstellen oder Kundenaufträge nachverfolgen möchten. Wenn Sie zunächst etwas Zeit investieren, um den Datenbankentwurf zu verstehen, werden Sie Datenbanken erstellen, die von Anfang an richtig funktionieren und bei sich ändernden Anforderungen angepasst werden können.

Wichtig : Access-Web Apps unterscheiden sich von Desktopdatenbanken. Dieser Artikel befasst sich nicht mit dem Entwurf von Web Apps.

Konzepte und Begriffe

Zunächst sollen Sie einige grundlegende Begriffe und Konzepte kennenlernen. Zum Entwerfen einer zweckmäßigen Datenbank erstellen Sie Tabellen mit dem Schwerpunkt auf einem einzigen Thema. In Ihren Tabellen erfassen Sie sämtliche für dieses Thema benötigte Daten in Feldern, in denen die kleinstmögliche Datenmenge gespeichert wird.

Relationale Datenbanken

Eine Datenbank, in der Daten in Tabellen, eine Art von Kalkulationstabellen, aufgeteilt sind. Jede Tabelle hat nur ein Thema, z. B. Kunden (eine Tabelle) oder Produkte (eine andere Tabelle).

Datensätze und Felder

Speicher für die einzelnen Daten in einer Tabelle. In Zeilen (oder Datensätzen) wird jedes eindeutige Datenelement gespeichert, z. B. der Name eines Kunden. In Spalten (oder Feldern) werden die zu jedem Datenelement erfassten Informationen in die kleinstmögliche Einheit isoliert – z. B. ist "Vorname" eine Spalte und "Nachname" eine andere Spalte.

Primärschlüssel

Ein Wert, der sicherstellt, dass jeder Datensatz eindeutig ist. So könnte es beispielsweise zwei Kundinnen mit dem gleichen Namen, Elsa Kramer, geben. Einer der Datensätze zu Elsa Kramer hat aber die Nummer 12 als Primärschlüssel und der andere die Nummer 58.

Hierarchische Beziehungen

Gemeinsame Beziehungen zwischen Tabellen. So hat beispielsweise ein einzelner Kunde mehrere Aufträge erteilt. Übergeordnete Tabellen haben Primärschlüssel. Untergeordnete Tabellen haben Fremdschlüssel. Das sind Werte aus dem Primärschlüssel, die zeigen, wie die Datensätze der untergeordneten Tabelle mit der übergeordneten Tabelle verknüpft sind. Diese Schlüssel sind durch eine Beziehung miteinander verknüpft.

Was ist ein guter Datenbankentwurf?

Zwei Prinzipien sind für einen guten Datenbankentwurf von entscheidender Bedeutung:

  • Vermeiden Sie Duplikate (auch als "redundante Daten" bezeichnet). Sie verschwenden Speicherplatz und erhöhen die Wahrscheinlichkeit von Fehlern.

  • Stellen Sie sicher, dass die Daten korrekt und vollständig sind. Unvollständige oder fehlerhafte Informationen fließen in Abfragen und Berichte ein und können letzten Endes zu Entscheidungen auf der Grundlage falscher Informationen führen.

So können Sie diesen Problemen vorbeugen:

  • Teilen Sie Datenbankinformationen in themenbasierte Tabellen mit einem eingeschränkten Schwerpunkt auf. Vermeiden Sie das Duplizieren von Informationen in mehreren Tabellen. (Beispielsweise sollten Kundennamen nur in einer Tabelle stehen.)

  • Verknüpfen Sie die Tabellen mithilfe von Schlüsseln miteinander, statt Daten zu duplizieren.

  • Beziehen Sie Prozesse ein, die die Genauigkeit und Integrität von Datenbankinformationen unterstützen und sicherstellen.

  • Entwerfen Sie Ihre Datenbank unter Berücksichtigung Ihrer Anforderungen an Datenverarbeitung und Berichterstellung.

Zur Verbesserung der langfristigen Brauchbarkeit Ihrer Datenbanken führen Sie die folgenden fünf Entwurfsschritte aus:

Schritt 1: Festlegen des Verwendungszwecks der Datenbank

Überlegen Sie sich vor dem Beginn ein Ziel für Ihre Datenbank.

Damit Ihr Entwurf fokussiert bleibt, fassen Sie den Zweck der Datenbank zusammen, und greifen Sie oft auf diese Zusammenfassung zurück. Wenn Sie beispielsweise eine kleine Datenbank für eine Heimtätigkeit anlegen möchten, könnten Sie etwas Einfaches schreiben wie "Die Kundendatenbank enthält eine Liste der Kundeninformationen zum Erstellen von Sendungen und Berichten". Für eine Unternehmensdatenbank müssen Sie vielleicht in mehreren Absätzen beschreiben, wann und wie Personen in unterschiedlichen Rollen die Datenbank und deren Daten nutzen werden. Erstellen Sie eine spezifische und detaillierte Zielsetzung, auf die Sie während des gesamten Entwurfsprozesses zurückgreifen können.

Schritt 2: Suchen und Organisieren der erforderlichen Informationen

Sammeln Sie alle Arten von Informationen, die Sie aufzeichnen möchten, z. B. die Namen Ihrer Produkte und die Auftragsnummern.

Beginnen Sie mit Ihren vorhandenen Informationen und Nachverfolgungsmethoden. So zeichnen Sie beispielsweise Bestellungen zurzeit in einem Hauptbuch auf, oder Sie halten Kundeninformationen auf Papierformularen fest. Nutzen Sie diese Quellen zum Auflisten der zurzeit erfassten Informationen (z. B. alle Felder in Ihren Formularen). Dort, wo Sie zurzeit keine wichtigen Informationen erfassen, überlegen Sie, welche einzelnen Informationen Sie benötigen. Jeder einzelne Datentyp wird ein Feld in Ihrer Datenbank.

Machen Sie sich keine Sorgen, dass Ihre erste Liste perfekt sein müsste – sie können sie im Laufe der Zeit optimieren. Berücksichtigen Sie aber unbedingt alle Personen, die diese Informationen nutzen, und bitten Sie sie um Ideen.

Denken Sie als Nächstes darüber nach, welche Informationen Sie aus der Datenbank benötigen und welche Arten von Berichten oder Sendungen Sie erzeugen möchten. Stellen Sie dann sicher, dass Sie die erforderlichen Informationen erfassen, um diese Ziele zu erreichen. Wenn Sie beispielsweise einen Bericht haben möchten, in dem die Umsätze nach Region wiedergegeben werden, müssen Sie die Umsatzdaten auf regionaler Ebene erfassen. Versuchen Sie, den Bericht mit den tatsächlichen Informationen so zu skizzieren, wie er für Sie angezeigt werden soll. Listen Sie dann die Daten auf, die Sie zum Erstellen des Berichts benötigen. Führen Sie denselben Schritt für Sendungen oder andere Ausgaben aus, für die Sie die Datenbank benötigen.

Beispiel

Angenommen, dass Sie Kunden die Gelegenheit geben möchten, sich für periodische E-Mail-Updates anzumelden (oder abzumelden), und Sie eine Liste derjenigen Kunden ausdrucken möchten, die sich angemeldet haben. Sie benötigen in der Tabelle "Kunden" eine Spalte "E-Mail senden" mit den zulässigen Werten "Ja" und "Nein".

Für diejenigen Kunden, die E-Mails erhalten möchten, benötigen Sie eine E-Mail-Adresse, für die ebenfalls ein Feld erforderlich ist. Wenn Sie die richtige Anrede (z. B. "Herr" oder "Frau") einbeziehen möchten, erstellen Sie dazu ein Feld "Anrede". Wenn Sie Kunden in E-Mails mit ihrem Vornamen adressieren möchten, fügen Sie ein Feld "Vorname" hinzu.

Tipp : Denken Sie daran, jedes Informationselement in seinen kleinsten brauchbaren Bestandteil aufzuteilen, z. B. Vorname und Nachname für eine Kundentabelle. Allgemeine Faustregel: Wenn Sie anhand eines Informationselements (z. B. dem Nachnamen von Kunden) sortieren, suchen, berechnen oder berichten möchten, sollten Sie dieses Element in ein eigenes Feld eintragen.

Schritt 3: Aufteilen von Informationen in Tabellen

Teilen Sie Ihre Informationselemente in größere Entitäten oder Themen auf, z. B. Produkte, Kunden und Aufträge. Jedes Thema wird zu einer Tabelle.

Nachdem Sie Ihre Liste der erforderlichen Informationen erstellt haben, bestimmen Sie die Hauptentitäten (oder Themen), die Sie zum Organisieren Ihrer Daten benötigen. Vermeiden Sie ein Duplizieren von Daten über Entitäten hinweg. Beispielsweise könnte die vorläufige Liste für eine Datenbank zum Produktverkauf ähnlich wie hier aussehen:

Screenshot von Informationselementen, nach Themen gruppiert

Die Hauptentitäten sind: Kunden, Lieferanten, Produkte und Aufträge. Beginnen Sie also mit diesen vier Tabellen: eine für Fakten zu Kunden, eine für Fakten zu Lieferanten usw. Dies ist möglicherweise nicht Ihr endgültiger Entwurf – auf jeden Fall aber ein guter Ausgangspunkt.

Hinweis : Die besten Datenbanken enthalten mehrere Tabellen. Erliegen Sie nicht der Versuchung, alle Ihre Informationen in einer einzigen Tabelle zu speichern. Dies führt zu Duplikaten, größeren Datenbanken und mehr Fehlern. Entwerfen Sie so, dass jeder Fakt nur einmal aufgezeichnet wird. Wenn Sie feststellen, dass Sie eine Information, z. B. eine Lieferantenadresse, wiederholen, strukturieren Sie Ihre Datenbank neu, damit diese Information in einer separaten Tabelle enthalten ist.

Wenn Sie verstehen möchten, warum mehr Tabellen besser sind als weniger Tabellen, schauen Sie sich die nachstehende Tabelle an:

Bildschirmausschnitt der Daten zu "Produkte" und "Lieferanten"

Jede Zeile enthält Informationen sowohl zum Produkt als auch zu seinem Lieferanten. Weil Sie vielleicht viele Produkte von demselben Lieferanten haben, müssen Sie dessen Name und die Adressinformationen viele Male wiederholen. Dadurch wird Festplattenspeicher verschwendet. Zeichnen Sie stattdessen die Lieferanteninformationen nur einmal in einer separaten Tabelle "Lieferanten" auf, und verknüpfen Sie dann diese Tabelle mit der Tabelle "Produkte".

Ein zweites Problem bei diesem Entwurf zeigt sich, wenn Sie Informationen zum Lieferanten ändern müssen. Angenommen, dass Sie die Adresse eines Lieferanten benötigen. Weil sie an vielen Stellen steht, ändern Sie die Adresse vielleicht versehentlich an einer Stelle, vergessen aber, sie an den anderen Stellen zu ändern. Mit der Aufzeichnung der Lieferantenadresse an nur einer einzigen Stelle lässt sich dieses Problem lösen.

Und schließlich angenommen, dass es nur ein einziges von Coho Winery geliefertes Produkt gibt und Sie dieses löschen, den Lieferantennamen und die Adressinformationen aber beibehalten möchten. Wie würden Sie bei diesem Entwurf den Produktdatensatz löschen, ohne dass die Lieferanteninformationen verloren gehen? Das können Sie nicht. Weil jeder Datensatz Fakten zu einem Produkt zusätzlich zu Fakten zu einem Lieferanten enthält, ist es unmöglich, einen Datensatz zu löschen, ohne gleichzeitig den anderen zu löschen. Um diese Fakten getrennt zu halten, teilen Sie Ihre Tabelle in zwei Tabellen auf: die erste Tabelle für Produktinformationen und die zweite für Lieferanteninformationen. Wenn Sie dann einen Produktdatensatz löschen, löschen Sie nur die Fakten zum Produkt – und nicht die Fakten zum Lieferanten.

Schritt 4: Umwandeln von Informationselementen in Spalten

Entscheiden Sie, welche Informationen Sie in den einzelnen Tabellen speichern müssen. Aus diesen einzelnen Datenelementen werden Felder in der Tabelle. Eine Mitarbeitertabelle könnte beispielsweise Felder wie "Nachname", "Vorname" und "Einstellungsdatum" enthalten.

Nachdem Sie das Thema für eine Datenbanktabelle ausgewählt haben, sollten in den Spalten dieser Tabelle nur Fakten zu diesem einzigen Thema gespeichert werden. So sollte eine Produkttabelle beispielsweise Fakten nur zu Produkten – und nicht zu deren Lieferanten – enthalten.

Um zu entscheiden, welche Informationen in der Tabelle nachverfolgt werden sollen, verwenden Sie die zuvor erstellte Liste. Beispielsweise könnte die Tabelle "Kunden" enthalten: "Vorname", "Nachname", "Adresse", "E-Mail senden", "Anrede" und "E-Mail-Adresse". Jeder Datensatz (Kunde) in der Tabelle enthält die gleiche Gruppe von Spalten, sodass Sie exakt die gleichen Informationen für jeden Kunden speichern.

Erstellen Sie Ihre erste Liste. Überprüfen und verfeinern Sie sie anschließend. Denken Sie daran, die Informationen in die kleinstmöglichen Felder aufzuteilen. Wenn z. B. Ihre ursprüngliche Liste das Feld "Adresse" enthält, teilen Sie es in "Straße mit Hausnummer", "PLZ", "Ort" und "Bundesland/Kanton" auf – oder, wenn Ihre Kunden global sind, in noch mehr Felder. Dann können Sie beispielsweise Sendungen im richtigen Format oder Berichte zu Aufträgen nach Bundesland/Kanton erstellen.

Nachdem Sie die Datenspalten in den einzelnen Tabellen optimiert haben, können Sie den Primärschlüssel für jede Tabelle auswählen.

Schritt 5: Angeben von Primärschlüsseln

Wählen Sie den Primärschlüssel für jede Tabelle aus. Der Primärschlüssel, z. B. "Produkt-ID" oder "Auftrags-ID", identifiziert jeden Datensatz eindeutig. Wenn Sie über keinen offensichtlichen, eindeutigen Bezeichner verfügen, lassen Sie Access einen automatisch erstellen.

Sie benötigen eine Möglichkeit zur eindeutigen Identifizierung jeder Zeile in jeder Tabelle. Erinnern Sie sich an das Beispiel weiter oben, in dem zwei Kundinnen den gleichen Namen haben? Weil sie einen Namen sozusagen "gemeinsam nutzen", benötigen Sie eine Möglichkeit zur getrennten jeweiligen Identifizierung.

Deshalb sollte jede Tabelle eine Spalte (oder eine Gruppe von Spalten) enthalten, die jede Zeile eindeutig identifiziert. Dies ist der so genannte Primärschlüssel – oft eine eindeutige Nummer wie die Personalnummer eines Mitarbeiters oder eine laufende Nummer. Access verwendet Primärschlüssel, um Daten aus mehreren Tabellen schnell zuzuordnen und für Sie zusammenzustellen.

Manchmal besteht der Primärschlüssel aus zwei oder mehr Feldern. So könnte beispielsweise die Tabelle "Auftragsdetails", in der Positionen für Aufträge gespeichert werden, in ihrem Primärschlüssel zwei Spalten verwenden: "Auftrags-ID" und "Produkt-ID". Wenn ein Primärschlüssel mehr als eine Spalte nutzt, wird er auch als zusammengesetzter Schlüssel bezeichnet.

Bildschirmausschnitt der Tabelle "Produkte"

Falls Sie bereits über einen eindeutigen Bezeichner für die Informationen in einer Tabelle verfügen, z. B. Produktnummern, die jedes Produkt in Ihrem Katalog eindeutig identifizieren, verwenden Sie diesen Bezeichner – aber nur, wenn die Werte folgenden Regeln für Primärschlüssel entsprechen:

  • Der Bezeichner ist bei jedem Datensatz immer anders. Duplikate sind in einem Primärschlüssel nicht zulässig.

  • Es gibt immer einen Wert für das Element. Jeder Datensatz in Ihrer Tabelle muss einen Primärschlüssel haben. Wenn Sie zum Erstellen des Schlüssels mehrere Spalten (z. B. "Teilefamilie" und "Teilenummer") verwenden, müssen beide Werte immer vorhanden sein.

  • Der Primärschlüssel ist ein Wert, der nicht geändert wird. Weil durch andere Tabellen auf die Schlüssel verwiesen wird, bedeutet jede Änderung an einem Primärschlüssel in einer Tabelle eine entsprechende Änderung an allen Stellen, an denen darauf verwiesen wird. Häufige Änderungen erhöhen das Fehlerrisiko.

Wenn Sie über keinen offensichtlichen Bezeichner verfügen, verwenden Sie eine beliebige eindeutige Nummer als Primärschlüssel. So könnten Sie beispielsweise jedem Auftrag eine eindeutige Auftragsnummer einzig und allein zu seiner Identifizierung zuweisen.

Tipp : Zum Erstellen einer eindeutigen Nummer als Primärschlüssel fügen Sie eine Spalte mithilfe des Datentyps "AutoWert" hinzu. Der Datentyp "AutoWert" weist jedem Datensatz einen eindeutigen numerischen Wert automatisch zu. Dieser Typ eines Bezeichners enthält keine auf Fakten basierenden Informationen zur Beschreibung der Zeile, für die er steht. Er eignet sich ideal zur Verwendung als Primärschlüssel, weil sich die Nummern nicht ändern – anders als bei einem Primärschlüssel, der Fakten zu einer Zeile wie eine Telefonnummer oder einen Kundennamen enthält.

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Richtlinien für die Benennung von Feldern, Steuerelementen und Objekten

Einführung in Tabellen

Excel-Schulung

Outlook-Schulung

Die besten Datenbanken beginnen mit einem gut strukturierten Entwurf. In diesem Video erfahren Sie, was eine Datenbank ist – genauer gesagt: eine RELATIONALE Datenbank, die Sie mit Access erstellen können. Sie erfahren auch, wie Sie Ihre Datenbank mit TABELLEN organisieren und die Beziehung zwischen Ihren Tabellen mit SCHLÜSSELN erstellen.

Was ist also eine Datenbank überhaupt? Eine Datenbank ist im weitesten Sinn jede organisierte Sammlung von Daten. Alle Ihre Kochbücher sind Datenbanken, und diese einfache Excel-Liste mit Namen und Telefonnummern ist ebenfalls eine.

Die nächste Frage lautet: "Wodurch ist eine Access-Datenbank anders? Warum sollte ich sie verwenden?" Die Antwort ist eine RELATIONALE TABELLENSTRUKTUR, und hier sehen Sie, was das bedeutet.

Ihre Daten sind in TABELLEN organisiert. Diese Tabellen sind über FREIGEGEBENE FELDER, die so genannten SCHLÜSSEL, miteinander verknüpft.

Schlüssel erledigen zwei Aufgaben. Erstens weisen Sie jeder Zeile in einer Tabelle einen Wert einer bestimmten Art zu. Sie können sehen, dass dem Namen "Lorenz Otto" der Wert "1" zugewiesen ist und dem Namen "Klarissa Wolf" der Wert "2".

Schlüssel verknüpfen auch Ihre Tabellen miteinander, indem Werte zwischen FELDERN freigegeben werden. Beispielsweise können Sie sehen, dass Lorenz' Schlüsselwert für zwei Telefonnummern freigegeben ist; dadurch gehören ihm diese Telefonnummern. Sie können auch sehen, dass Leonie Briegels Schlüsselwerte dreimal freigegeben sind, und diese Telefonnummern gehören zu ihr.

Ihre Datenbank enthält zwei Arten von Schlüsseln. Die Schlüsselwerte stammen aus DIESEM Feld, und die Schlüssel sind in DIESEM Feld, dem Zielfeld, freigegeben. Das ursprüngliche Feld ist ein so genannter PRIMÄRSCHLÜSSEL und das Zielfeld ein FREMDSCHLÜSSEL. Dass die Felder vorhanden sind, bedeutet nicht, dass sie verknüpft sind. Dazu erstellen Sie eine Beziehung zwischen den Tabellen.

Vielleicht denken Sie jetzt: "Stopp! Das klingt nach jeder Menge Arbeit. Warum sollte ich das tun?" Gute Frage! Zuerst: Das Speichern ist effizienter. Sehen Sie, wie oft Namen hier wiederholt werden?

In einer relationalen Struktur geben Sie die meisten Ihrer Daten nur einmal ein. Dadurch kann eine Menge Platz eingespart werden. Relationale Strukturen verbessern auch die Genauigkeit. Wenn Sie Daten nämlich mehr als einmal eingeben, kann es zu Fehlern kommen.

Sehen Sie sich beispielsweise an, was geschieht, wenn Sie Leonie Briegels Name falsch schreiben. Diese Telefonnummer ist schwerer zu finden, und vielleicht finden Sie den Fehler nie. Weil Sie die meisten Ihrer Daten in einer relationalen Struktur nur einmal eingeben, wird die Fehlerwahrscheinlichkeit geringer. Und wenn Sie einen Fehler machen, müssen Sie ihn nur an einer Stelle korrigieren.

Relationale Strukturen sind auch eine tolle Methode zum Erfassen von Transaktionen. Je nach der Art Ihrer Datenbank kann eine Transaktion angeben, welche Schüler in welchen Klassenzimmern sind, welche Verkäufe erfolgten oder wem Sie Ihr Buch geliehen haben.

Nun kennen Sie die ersten drei grundlegenden Schritte beim Datenbankentwurf. Schritt eins ist das Erfassen aller Daten, die Sie speichern müssen. In diesem Beispiel haben wir Kundennamen, Telefonnummern und eine Möglichkeit zur Kategorisierung dieser Zahlen benötigt.

Schritt 2 besteht aus der Identifizierung aller Daten, die Sie wahrscheinlich wiederholen werden. Wie die Kundennamen in diesem Beispiel.

Und schließlich besteht Schritt drei aus dem Organisieren dieser Daten in einer eigenen Tabelle.

Erkennen Sie aber die wiederholten Daten im Feld "Typ"? Gut beobachtet! Tatsächlich könnten Sie diese Daten in eine Tabelle aufteilen. Weil dies aber nur ein paar Werte sind, ist es besser, eine Nachschlageliste zu erstellen. Das ist einfach eine kurze Auswahlliste von Werten.

Die Verwendung von Tabellen und Schlüsseln zum Erstellen einer relationalen Struktur ist ein grundlegender Schritt für einen guten Datenbankentwurf. Mit Ihrer relationalen Datenbank in Access können Sie Zeit sparen, Platz sparen, Fehler reduzieren und Transaktionen rund um Ihre wichtigen Daten erfassen, sodass Sie effizienter arbeiten können.

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