Erste Schritte mit Abfragen

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Verwenden Sie Abfragen, um Unternehmens- oder andere Fragen, die auf Daten basieren, zu beantworten sowie um Massenaktualisierungen schnell und einfach zu erledigen oder um Informationen aus der Datenbank zu löschen.

Was sind Abfragen?

In Access sind Abfragen wie Fragen, die Sie stellen, um verwandte, sogar sehr spezielle, Informationen in Ihrer Datenbank zu suchen.

In Abfragen verwenden Sie Daten manchmal aus nur einer Tabelle und zu anderen Zeiten aus mehr als einer Tabelle. So möchten Sie beispielsweise nur die Telefonnummer eines Kontakts suchen. Dazu ist eine einfache Abfrage eines Telefonnummernfelds für eine bestimmte Person in einer Kontakttabelle erforderlich. Möglicherweise möchten Sie auch Daten aus mehr als einer Tabelle kombinieren, z. B. Kundendaten und Auftragsdaten, um zu sehen, was ein Kunde bestellt hat.

In Access ist eine Abfrage ein Datenbankobjekt. Sie speichert keine Daten. Stattdessen zeigt sie in Tabellen gespeicherte Daten an und stellt Ihnen diese Daten zum Arbeiten zur Verfügung. Eine Abfrage zeigt möglicherweise Daten aus einer oder mehreren Tabellen, aus anderen Abfragen oder aus einer Kombination der beiden an. Beispiele:

  • Anzeigen von Daten mit einer Auswahlabfrage. Suchen Sie Informationen aus einer oder mehreren Tabellen, und zeigen Sie sie an. Geben Sie zu diesem Zweck Kriterien an, die die Daten erfüllen müssen, und führen Sie die anzuzeigenden Werte einzeln auf. So könnten Sie beispielsweise festlegen, dass alle von Tailspin Toys hergestellten Produkte angezeigt werden.

  • Eingeben von Kriterien und Suchen im laufenden Betrieb. Erstellen Sie wiederverwendbare Abfragen, die Sie immer zur Eingabe von Suchkriterien auffordern. Beispielsweise könnten Sie eine Abfrage erstellen, die den Benutzer nach dem Namen des zu suchenden Lieferanten fragt, und dann alle Produkte anzeigt, die von diesem Lieferanten erworben wurden.

  • Aktualisieren oder Hinzufügen von Daten auf der Grundlage einer Abfrage. Führen Sie eine Abfrage nach Daten durch, und verwenden Sie dann die Ergebnisse zur automatischen Eingabe oder Aktualisierung von Informationen. Wenn Tailspin Toys beispielsweise kürzlich den Namen aller seiner Produkte ein "TT" vorangestellt hat, suchen Sie nach allen Produkten des Unternehmens, und aktualisieren Sie dann die Produktnamen so, dass jeder Eintrag mit "TT" anfängt – und das alles mithilfe einer Aktualisierungsabfrage.

  • Löschen von Daten auf der Grundlage einer Abfrage. Suchen Sie Informationen oder Datensätze, und löschen Sie sie. Wenn beispielsweise Tailspin Toys seinen Betrieb aufgibt und die Produkte des Unternehmens nicht mehr erhältlich sind, suchen Sie alle diese Produkte, und lassen Sie sie in den entsprechenden Tabellen automatisch löschen.

Erstellen Sie mithilfe des Abfrage-Assistenten eine Auswahlabfrage, die Informationen in der Datenblattansicht anzeigt.

Hinweis : Bei Verwendung des Assistenten sind einige Entwurfselemente nicht verfügbar. Ändern Sie die Abfrage nach der Erstellung bei Bedarf in der Entwurfsansicht.

Hinweis :  Sorgen Sie vor dem Erstellen einer Abfrage dafür, dass Sie die Beziehungen zwischen Tabellen in Ihrer Datenbank eingerichtet haben. Diese werden nämlich beim Abfragen Ihrer Daten verwendet. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Erste Schritte mit Tabellenbeziehungen und in verwandten Modulen dieser Schulung.

Erstellen einer Abfrage
  1. Wählen Sie Erstellen > Abfrage-Assistent aus.

  2. Wählen Sie Auswahlabfrage-Assistent und dann OK aus.

  3. Wählen Sie die Tabelle oder Abfrage aus, die das Feld enthält. Fügen Sie dann das Feld der Liste Ausgewählte Felder hinzu. Wenn Sie fertig sind, wählen Sie Weiter aus.

    Fügen Sie beliebig viele Felder aus beliebig vielen Tabellen hinzu.

    Wenn Sie ein Zahlenfeld hinzugefügt haben

    Wenn Sie Zahlenfelder hinzugefügt haben, fragt der Assistent, ob die Abfrage Details oder Zusammenfassungsdaten zurückgeben soll. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

    • Wenn einzelne Datensätze angezeigt werden sollen, wählen Sie Details und dann Weiter aus. Fahren Sie mit Schritt 4 fort.

    • Wenn Sie zusammengefasste numerische Daten, z. B. Durchschnittswerte, anzeigen möchten, wählen Sie Zusammenfassung und dann Zusammenfassungsoptionen aus. Geben Sie an, welche Felder Sie zusammenfassen und wie Sie die Daten zusammenfassen möchten. Es werden nur Zahlenfelder aufgeführt. Wählen Sie für jedes Zahlenfeld eine Funktion aus:

      • Summe: Die Abfrage gibt die Summe aller Feldwerte zurück.

      • Mittelwert: Die Abfrage gibt den Mittelwert der Feldwerte zurück.

      • Min: Die Abfrage gibt den kleinsten Feldwert zurück.

      • Max: Die Abfrage gibt den größten Feldwert zurück.

    • Wenn in den Abfrageergebnissen die Anzahl der Datensätze in einer Datenquelle enthalten sein sollen, wählen Sie für diese Tabelle Datensätze zählen in <Tabellenname> aus.

      Wenn Sie ein Datums-/Uhrzeitfeld hinzugefügt haben

      Der Abfrage-Assistent fragt, wie Sie die Datumswerte gruppieren möchten. So haben Sie beispielsweise der Abfrage ein Zahlenfeld, z. B. "Preis", und ein Datums-/Uhrzeitfeld, z. B. "Transaktionszeit", hinzugefügt und dann im Dialogfeld Zusammenfassungsoptionen angegeben, dass Sie den Durchschnittswert des Preisfelds sehen möchten. Weil Sie ein Datums-/Uhrzeitfeld einbezogen haben, könnten Sie Zusammenfassungswerte für jeden eindeutigen Datums- und Uhrzeitwert – also für jeden Tag, jeden Monat, jedes Quartal und jedes Jahr – berechnen.

      Wählen Sie den Zeitraum, den Sie zum Gruppieren der Datums- und Uhrzeitwerte verwenden möchten, und dann Weiter aus.

      Hinweis : In der Entwurfsansicht gibt es weitere Optionen zum Gruppieren von Datums- und Uhrzeitwerten.

  4. Geben Sie der Abfrage einen Titel.

  5. Geben Sie an, ob Sie die Abfrage (in der Datenblattansicht) öffnen oder (in der Entwurfsansicht) ändern möchten. Wählen Sie dann Fertig stellen aus.

Weitere Tipps gefällig?

Erstellen und Ausführen einer Aktualisierungsabfrage

Excel-Schulung

Outlook-Schulung

Sobald Ihre Access-Datenbank Tabellen und Beziehungen enthält, können Sie einige Abfragen entwerfen und erstellen, die wesentliche Komponenten jeder Datenbank sind.

In diesem Video lernen Sie den grundlegenden Prozess zum Erstellen und Ausführen einer Abfrage kennen, erhalten eine Einführung in mehrere Arten von Abfragen, erstellen eine Abfrage im Abfrage-Assistenten und ändern eine Abfrage im Abfrage-Designer.

Abfragen sind buchstäblich die Fragen, die Sie zu Ihren Daten stellen. Tatsächlich kann das Stellen der Frage, die beantwortet werden soll, ein guter Ausgangspunkt sein.

Zum Beispiel: "Wie viele Aufträge hat Tailspin Toys vorigen Monat erteilt?"

Die in der Frage verwendeten Ausdrücke weisen Sie auf die Tabelle "Aufträge" hin, und hier wählen Sie die Felder aus, die angezeigt werden sollen, erstellen die Abfrage und führen sie dann aus.

Das ist der grundlegende Ablauf bei den meisten Abfragen. Sie stellen Ihre Frage und wählen dann eine Datenquelle zur Beantwortung dieser Frage aus – die Tabellen oder sogar andere Abfrageergebnisse, die die Daten enthalten.

Sie wählen die Felder aus, die Sie im Ergebnis sehen möchten – das übrigens auch als "Datengruppe" bezeichnet wird –, und fügen beliebige Kriterien hinzu.

In diesem Beispiel filtern die Kriterien die Ergebnisse nach Tailspin Toys für den Monat Mai.

Sie können Abfragen für mehr als nur zum Beantworten von Fragen verwenden. Abfragen sind wie ein Multifunktionswerkzeug oder eine Kombizange – sie können eines der praktischsten Mittel in einer Datenbank sein, weil sie so viel erledigen.

So können Abfragen beispielsweise Daten für Formulare und Berichte liefern, und sie können Ihnen bei Massenänderungen an Ihren Daten helfen.

Sie können mehrere Arten von Abfragen in einer Datenbank erstellen. Das möchte ich Ihnen nun zeigen. Ich wähle Erstellen und Abfrageentwurf aus.

Dann schließe ich zunächst das Dialogfeld Tabelle anzeigen.

Diese Arten von Abfragen können Sie in Access erstellen:

Eine Auswahlabfrage ist die häufigste Abfrage. Es ist der Typ, mit dem Sie Antworten aus Ihren Daten erhalten.

Mit einer Tabellenerstellungsabfrage können Sie Datensätze aus einer vorhandenen Tabelle auswählen und als neue Tabelle speichern. Das kann beispielsweise dann praktisch sein, wenn Sie eine große Excel-Datei importieren und einige dieser Daten in separate Tabellen aufteilen möchten.

Diese nächsten drei Abfragen führen Sie für vorhandene Daten aus.

Anfügeabfragen fügen Daten zu vorhandenen Tabellen hinzu, ...

Aktualisierungsabfragen ändern vorhandene Daten, ...

und Löschabfragen entfernen Daten.

Sie verwenden eine Kreuztabellenabfrage, wenn Sie Zusammenfassungsdaten wie Durchschnittswerte oder Summen anzeigen müssen.

Wenn Sie beispielsweise Umsätze nach Region benötigen, verwenden Sie eine Kreuztabellenabfrage.

So sieht eine Kreuztabellenabfrage im Abfrage-Designer aus.

Und die Ergebnisse sehen so aus. Die Abfrage hier gibt Umsatzdaten pro Quartal zurück.

Mithilfe einer Union-Abfrage können Sie mehrere Auswahlabfragen in einem einzigen Ergebnis kombinieren. Tun Sie das, wenn Sie Daten aus nicht verwandten Quellen anzeigen müssen.

Mithilfe einer Pass-Through-Abfrage können Sie sich mit einer großen Datenbank wie zum Beispiel Microsoft SQL Server verbinden und Abfragen in dieser Datenbank verarbeiten.

In diesem Fall wird Access zum Front-End – im Wesentlichen einer Reihe von Tools, die Ihnen bei der Ausführung der größeren Datenbank helfen.

Und schließlich verwenden Sie eine Datendefinitionsabfrage zum Erstellen oder Ändern von Tabellen und Indizes. Weil aber Access so viele andere Möglichkeiten zum Erstellen von Tabellen und Ändern von Indizes bietet, werden Sie diesen Abfragetyp vermutlich niemals verwenden.

Jetzt will ich eine Auswahlabfrage erstellen, also den am häufigsten verwendeten Abfragetyp.

Dazu wähle ich die Registerkarte Erstellen und dann den Abfrage-Assistenten aus.

Wenn Abfragen für Sie neu sind, ist dies ein guter Ausgangspunkt.

Wählen Sie Auswahlabfrage-Assistent und dann OK aus.

Wählen Sie die Tabelle Telefonnummern und dann die Felder Kunde und Telefonnummer aus.

Klicken Sie auf Weiter.

Ändern Sie den Abfragetitel, wenn er aussagekräftiger sein soll.

Wählen Sie aus, dass Sie die Ergebnisse anzeigen möchten, ...

... und wählen Sie dann Fertig stellen aus.

Hier ist das Ergebnis.

Vielleicht möchten Sie jetzt einige Fragen stellen, z. B. "Welche Art von Abfrage wurde gerade erstellt?"...

und "Wie weiß ich, ob damit der Geschäftsanschluss von jemand oder sein Faxgerät angerufen wird?".

Diese Fragen können Sie beantworten, indem Sie der Abfrage einige Daten hinzufügen.

Zum Ändern der Abfrage öffnen Sie den Abfrage-Designer. Wählen Sie Start, anschließend Ansicht und dann Entwurfsansicht aus.

Der Abfrage-Designer zeigt Ihnen die Datenquelle. Das ist in diesem Fall eine Tabelle; es kann aber auch eine Abfrage sein. Außerdem sehen Sie das in die Abfrage einbezogene Feld.

Das Menüband gibt den TYP der Abfrage an, und in diesem Fall können Sie sehen, dass es sich um eine Auswahlabfrage handelt.

Um das Feld Typ hinzuzufügen und die Verwendung der Telefonliste zu vereinfachen, ziehen Sie es einfach.

Damit die Ergebnisse angezeigt werden, wählen Sie auf der Registerkarte Entwurf "Ausführen" aus.

Obwohl die Verwendung des Abfrage-Assistenten eine einfache, schnelle Sache ist, können Sie damit nicht alles erledigen. Beispielsweise können Sie mit dem Abfrage-Assistenten keine Formeln hinzufügen.

Wenn Sie mehr Flexibilität brauchen und alle erforderlichen Änderungen vornehmen möchten, verwenden Sie den Abfrage-Designer.

Sie haben nun die Grundlagen zum Erstellen und Ausführen einer Abfrage mithilfe des Abfrage-Assistenten und des Abfrage-Designers kennengelernt. Mithilfe von Abfragen können Sie Ihre Daten analysieren und die benötigten Antworten erhalten.

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