Erhalten von E-Mail-Benachrichtigungen zu Ihrer Arbeit in Project Web App

Erhalten von E-Mail-Benachrichtigungen zu Ihrer Arbeit in Project Web App

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E-Mail-Benachrichtigungen in Project Web App können Sie dabei unterstützen, auf dem Laufenden zu bleiben, wenn es fällig wird und was sich auf Ihrem Teller befindet. Einige Benachrichtigungen werden von Ihrem Vorgesetzten eingerichtet, und es stehen weitere Benachrichtigungen für Sie zur Verfügung, die Sie selbst einrichten können:

Einrichten Ihrer persönlichen Benachrichtigungen

Mit Project Web App können Sie entscheiden, welche Benachrichtigungen Sie wirklich benötigen. Um auszuwählen, welche Benachrichtigungen Sie wünschen, klicken Sie auf Einstellungen Einstellungen (Zahnradsymbol) > PWA-Einstellungen > Verwalten von Benachrichtigungen und Erinnerungen.

Hinweis: Diese Option wird nicht angezeigt? Ihr Administrator muss Benachrichtigungen in Project Web App aktivieren , bevor Sie verwalten können, welche Project Web App sendet.

Ziel

Option

Kalender

Ich möchte nur wissen, ob ich einen Stichtag verpasse.   

Ich möchte über Folgendes informiert werden:

  • Ein mir zugewiesener Vorgang ist überfällig. Wählen Sie unter Vorgänge die Option Mir eine Erinnerung senden, wenn meine Vorgänge überfällig sind aus.

  • Ein Statusbericht ist überfällig. Wählen Sie unter Statusberichte die Option Mir eine Erinnerung senden, wenn meine Statusberichte überfällig sind aus.

Mit diesen beiden Erinnerungen können Sie ein wenig warten, bevor Project Web App Ihnen eine e-Mail sendet, und Sie können auch festlegen, dass Erinnerungen in regelmäßigen Abständen empfangen werden, bis der Vorgang abgeschlossen ist oder der Statusbericht übermittelt wird.

Kalender

Ich möchte informiert werden, wenn ein bestimmtes Datum bevorsteht.   

Ich möchte über Folgendes informiert werden:

  • Ein mir zugewiesener Vorgang beginnt bald. Wählen Sie unter Vorgänge die Option Mir eine Erinnerung senden, bevor mein Vorgang beginnt aus.

  • Ein Vorgang ist bald fällig. Wählen Sie unter Vorgänge die Option Mir eine Erinnerung senden, bevor meine Vorgänge fällig sind aus.

  • Ein Statusbericht ist bald fällig. Wählen Sie unter Statusberichte die Option Mir eine Erinnerung senden, bevor meine Statusberichte fällig sind aus.

Mit diesen Erinnerungen können Sie auswählen, wie weit im Voraus Sie die Benachrichtigungs-E-Mail erhalten möchten.

Kalender

Ich benötige permanente Erinnerungen, um immer auf dem Laufenden zu sein.   

Ich möchte über Folgendes informiert werden:

  • Ein mir zugewiesener Vorgang ist noch nicht abgeschlossen. Wählen Sie unter Vorgänge die Option Mir eine Erinnerung zu eigenen nicht abgeschlossenen Vorgängen senden aus.

  • Ein Statusbericht wurde noch nicht übermittelt. Wählen Sie unter Statusberichte die Option Mir Erinnerungen senden, bis meine Statusberichte übermittelt wurden oder überfällig geworden sind aus.

Wenn Sie diese Art von Details wünschen, sollten Sie unbedingt planen, wie oft Sie tatsächlich E-Mails erhalten möchten.

So möchten Sie beispielsweise Folgendes erhalten:

  • Eine einwöchige Ankündigung zu Anfangsterminen von Vorgängen

  • Erinnerungen an das Fälligkeitsdatum des Vorgangs alle zwei Tage, beginnend eine Woche vor dem Fälligkeitstermin des Vorgangs

  • Tägliche Mahnungen, beginnend 3 Tage nach dem Fälligkeitsdatum des Vorgangs

  • Wöchentliche Erinnerungen an alle nicht abgeschlossenen Vorgänge

Project Web App versucht, Benachrichtigungen in einer einzigen e-Mail zu kombinieren, sodass Ihr Posteingang nicht wirklich mit Erinnerungen überflutet wird, aber Sie erhalten möglicherweise jeden Tag etwas, je nachdem, wie viele Aufgaben Sie auf Ihrem Teller haben. Insbesondere, weil ihr Projektmanager oder Ressourcenmanager möglicherweise auch einige Erinnerungen an Sie gesendet hat, die Project Web App ebenfalls senden sollen. Verbringen Sie einige Zeit damit, sich Gedanken zu machen, welche Benachrichtigungen für Sie am hilfreichsten sind, und wenn Sie feststellen, dass Sie gerade zu viele e-Mails von Project Web App erhalten, können Sie Sie später optimieren.

Kalender

Es gibt noch ein paar weitere Erinnerungen, die Sie möglicherweise erhalten möchten.   

Ich möchte über Folgendes informiert werden:

  • Mir wird ein Vorgang zugewiesen. Wählen Sie unter Vorgänge die Option Ich erhalte eine neue Vorgangszuordnung in "Meine Projekte" aus.

  • Eine Aufgabe, der ich zugewiesen bin, wurde geändert. Wählen Sie unter Aufgaben die Option meine Projektaufgaben werden geändert aus.

  • Mein Projektmanager fordert einen Statusbericht an. Wählen Sie unter Statusberichte die Option Ich erhalte eine neue Statusberichtanfrage aus.

  • Bei einem Auftrag, der in Project Online ausgeführt werden sollte, ist ein Fehler aufgetreten. Wählen Sie unter Fehler bei Warteschlangenaufträgen die Option Fehler bei einem meiner Warteschlangenaufträge aus.

Hinweis: Wie sieht es mit Arbeitszeittabellen aus? Erinnerungen zu Arbeitszeittabellen werden von Ihrem Manager für eine Gruppe von Ressourcen oder für Ihr Projektteam eingerichtet.

Manager: Einrichten von Benachrichtigungen für Ihr Team

Für Projektmanager, Ressourcenmanager und Portfoliomanager stehen zusätzliche persönliche Benachrichtigungen zur Verfügung, mit denen sie den Überblick darüber behalten können, was in ihren Teams vor sich geht. Als Manager können Sie die gewünschten Benachrichtigungen auswählen, indem Sie auf Einstellungen  Einstellungen (Zahnradsymbol) > PWA-Einstellungen > Warnungen und Erinnerungen meiner Ressource verwalten klicken.

Hinweis: Diese Option wird nicht angezeigt? Ihr Administrator muss Benachrichtigungen in Project Web App aktivieren , bevor Sie verwalten können, welche Project Web App sendet.

Ich möchte über Folgendes informiert werden:

  • Jemand fügt einen neuen Vorgang oder eine neue Zuordnung hinzu. Wählen Sie unter Vorgänge meiner Teammitglieder die Option Neue Vorgänge und Zuordnungen übermitteln aus.

  • Jemand nimmt Änderungen an der Zuordnung eines Vorgangs vor. Wählen Sie unter Vorgänge meiner Teammitglieder die Option Vorgänge neu zuordnen aus.

  • Jemand ändert einen Vorgang. Wählen Sie unter Vorgänge meiner Teammitglieder die Option Vorgänge aktualisieren aus.

  • Jemand sendet einen Statusbericht. Wählen Sie unter Statusberichte meiner Ressourcen die Option Statusbericht senden aus.

Manager: Einrichten von Erinnerungen für Ihr Team

Als Projektmanager, Ressourcenmanager oder Portfolio Manager können Sie entscheiden, welche Benachrichtigungen Ihr Team benötigt. Um auszuwählen, welche Benachrichtigungen Project Web App an Ihre Teammitglieder senden sollen, klicken Sie auf Einstellungen Einstellungen (Zahnradsymbol) > PWA-Einstellungen > Verwalten der Benachrichtigungen und Erinnerungen meiner Ressourcen.

Hinweis: Diese Option wird nicht angezeigt? Ihr Administrator muss Benachrichtigungen in Project Web App aktivieren , bevor Sie verwalten können, welche Project Web App sendet.

Ziel

Option

Kalender

Ich möchte mein Team nur an einen verpassten Stichtag erinnern.   

Ich möchte mir selbst und/oder meinem Team in folgenden Fällen eine Erinnerung senden:

  • Ein Vorgang ist überfällig. Wählen Sie unter Vorgänge meiner Teammitglieder die Option Eine Erinnerung senden, wenn Vorgänge meiner Teammitglieder überfällig sind aus.

  • Ein Statusbericht ist überfällig. Wählen Sie unter Statusberichte meiner Ressourcendie Option Erinnerung senden, wenn die Statusberichte meiner Ressourcen überfällig sind.

Mit diesen beiden Erinnerungen können Sie ein wenig warten, bevor Project Web App die e-Mail sendet, und Sie können auch festlegen, dass Erinnerungen in regelmäßigen Abständen gesendet werden, bis der Vorgang abgeschlossen ist oder der Statusbericht übermittelt wird.

Kalender

Ich möchte mein Team über ein bevorstehendes Datum informieren.   

Ich möchte mir selbst und/oder meinem Team in folgenden Fällen eine Erinnerung senden:

  • Ein Vorgang ist bald fällig. Wählen Sie unter Vorgänge meiner Teammitglieder die Option Eine Erinnerung senden, bevor Vorgänge meiner Teammitglieder fällig sind aus.

  • Ein Statusbericht ist bald fällig. Wählen Sie unter Statusberichte meiner Ressourcen die Option Eine Erinnerung senden, bevor Statusberichte meiner Ressourcen fällig sind aus.

Mit diesen Erinnerungen können Sie auswählen, wie weit im Voraus Sie die Benachrichtigungs-E-Mail erhalten möchten.

Kalender

Ich möchte die Mitglieder meines Teams an das Ausfüllen von Arbeitszeittabellen erinnern.   

Ich möchte mir selbst und/oder meinem Team in folgenden Fällen eine Erinnerung senden:

  • Bisher hat niemand Arbeit für einen angefangenen Vorgang gemeldet. Wählen Sie unter Vorgänge meiner Teammitglieder die Option Eine Erinnerung senden, wenn ein Vorgang meines Teammitglieds in Arbeit ist, aber keine Ist-Arbeit aufweist aus.

Mit dieser Erinnerung können Sie ein wenig warten, bevor Project Web App die Benachrichtigungs-e-Mail sendet.

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