Erhöhen des Speicherkontingents des Ordners "Wiederherstellbare Elemente" für im In-Situ-Speicher abgelegte Postfächer

Die Standardaufbewahrungsrichtlinie namens MRM-Standardrichtlinie, die automatisch auf neue Postfächer in Exchange Online angewendet wird, enthält ein Aufbewahrungstag namens Wiederherstellbare Elemente – 14 Tage – In Archiv verschieben. Dieses Aufbewahrungstag sorgt dafür, dass Elemente aus dem Ordner "Wiederherstellbare Elemente" im primären Postfach des Benutzers in den Ordner "Wiederherstellbare Elemente" seines Archivpostfachs verschoben werden, wenn der 14-tägige Aufbewahrungszeitraum für ein Element abgelaufen ist. Damit dies passiert, muss das Archivpostfach des Benutzers aktiviert sein. Wenn das Archivpostfach nicht aktiviert ist, wird keine Aktion ausgeführt, d. h., dass Elemente im Ordner "Wiederherstellbare Elemente" eines Postfachs mit Aufbewahrung nicht nach Ablauf des 14-tägigen Aufbewahrungszeitraums in das Archivpostfach verschoben werden. Da in einem Postfach mit Aufbewahrung nicht gelöscht wird, ist es möglich, dass das Speicherkontingent für den Ordner "Wiederherstellbare Elemente" überschritten werden kann, insbesondere dann, wenn das Archivpostfach des Benutzers nicht aktiviert ist. Um die Wahrscheinlichkeit des Überschreitens dieses Grenzwerts zu verringern, wird das Speicherkontingent für den Ordner "Wiederherstellbare Elemente" automatisch von 30 GB auf 100 GB erhöht, wenn für ein Postfach in Exchange Online die Aufbewahrung aktiviert wird. Wenn das Archivpostfach aktiviert ist, wird das Speicherkontingent für den Ordner "Wiederherstellbare Elemente" im Archivpostfach ebenfalls von 30 GB auf 100 GB erhöht. Dies bedeutet, dass insgesamt 200 GB Speicher für die Ordner "Wiederherstellbare Elemente" (im primären und Archivpostfach des Benutzers) für Postfächer mit Aufbewahrung verfügbar sind, wenn das Archivpostfach aktiviert ist.

In der folgenden Tabelle werden die Speicherkontingente für die Ordner "Wiederherstellbare Elemente" zusammengefasst.

Speicherort des Ordners "Wiederherstellbare Elemente"

Postfächer ohne Aufbewahrung

Postfächer mit Aufbewahrung

Primäres Postfach

30 GB

100 GB

Archivpostfach

30 GB

100 GB*

Gesamtspeicherkontingent für die Ordner "Wiederherstellbare Elemente"

60 GB

200 GB

Hinweis : * Dies ist das Speicherkontingent für den Ordner "Wiederherstellbare Elemente". Es ist nicht das Kontingent für das gesamte Archivpostfach. Das Speicherkontingent für das Archivpostfach ist für Benutzer mit einer Exchange Online-Lizenz (Plan 2) unbegrenzt.

Wenn sich also das Speicherkontingent für den Ordner "Wiederherstellbare Elemente" im primären Postfach mit Aufbewahrung dem Grenzwert nähert, können Sie folgende Maßnahmen ergreifen:

  • Aktivieren des Archivpostfachs   Sie können die Speicherkapazität von "Wiederherstellbare Elemente" für ein Postfach mit Aufbewahrung verdoppeln (auf 200 GB), indem Sie lediglich das Archivpostfach aktivieren. Dies ergibt 100 GB für den Ordner "Wiederherstellbare Elemente" im primären Postfach und 100 GB für den Ordner "Wiederherstellbare Elemente" im Archivpostfach. So geht's Aktivieren von Archivpostfächern im Office 365 Compliance Center

    Hinweise : 

    • Nachdem Sie das Archiv für ein Postfach aktiviert haben, das kurz davor steht, sein Speicherkontingent für den Ordner "Wiederherstellbare Elemente" zu überschreiten, können Sie den Assistenten für verwaltete Ordner ausführen, um den Assistenten manuell zu veranlassen, das Postfach zu verarbeiten, damit abgelaufene Elemente in den Ordner "Wiederherstellbare Elemente" im Archivpostfach verschoben werden. Anleitungen finden Sie unter Schritt 4.

    • Beachten Sie, dass andere Elemente im Postfach des Benutzers möglicherweise in das neue Archivpostfach verschoben werden. Erwägen Sie, dem Benutzer mitzuteilen, dass es hierzu kommen kann, nachdem Sie das Archivpostfach aktiviert haben.

  • Erstellen einer benutzerdefinierten Aufbewahrungsrichtlinie für Postfächer mit Aufbewahrung   Zusätzlich zur Aktivierung des Archivs für Postfächer, die einem Beweissicherungsverfahren oder der In-Situ-Speicherung unterzogen werden, können Sie auch eine benutzerdefinierte Aufbewahrungsrichtlinie für Postfächer mit Aufbewahrung erstellen. Hierdurch können Sie eine Aufbewahrungsrichtlinie auf Postfächer mit Aufbewahrung anwenden, die sich von der MRM-Standardrichtlinie unterscheidet, die auf Postfächer ohne Aufbewahrung angewendet wird. Auf diese Weise können Sie Aufbewahrungstags anwenden, die speziell für Postfächer mit Aufbewahrung entwickelt wurden. Dies schließt das Erstellen eines neuen Aufbewahrungstags für den Ordner "Wiederherstellbare Elemente" ein.

Im Rest dieses Themas werden die schrittweisen Verfahren zum Erstellen einer benutzerdefinierten Aufbewahrungsrichtlinie für Postfächer mit Aufbewahrung beschrieben.

Schritt 1: Erstellen eines benutzerdefinierten Aufbewahrungstags für den Ordner "Wiederherstellbare Elemente"

Schritt 2: Erstellen einer neuen Aufbewahrungsrichtlinie für Postfächer mit Aufbewahrung

Schritt 3: Anwenden der neuen Aufbewahrungsrichtlinie auf Postfächer mit Aufbewahrung

(Optional) Schritt 4: Ausführen des Assistenten für verwaltete Ordner zum Anwenden der neuen Aufbewahrungseinstellungen

Schritt 1: Erstellen eines benutzerdefinierten Aufbewahrungstags für den Ordner "Wiederherstellbare Elemente"

Der erste Schritt besteht darin, ein benutzerdefiniertes Aufbewahrungstag (auch als Aufbewahrungsrichtlinientag oder RPT bezeichnet) für den Ordner "Wiederherstellbare Elemente" zu erstellen Wie zuvor erläutert, verschiebt dieses Aufbewahrungstag Elemente aus dem Ordner "Wiederherstellbare Elemente" im primären Postfach des Benutzers in den Ordner "Wiederherstellbare Elemente" im Archivpostfach des Benutzers. Sie müssen die Windows PowerShell verwenden, um ein Aufbewahrungstag für den Ordner "Wiederherstellbare Elemente" zu erstellen. Sie können dazu nicht das Exchange Admin Center (EAC) verwenden.

  1. Herstellen einer Verbindung mit Exchange Online mithilfe der Remote-PowerShell.

  2. Führen Sie folgenden Befehl aus, um ein neues Aufbewahrungstag für den Ordner "Wiederherstellbare Elemente" zu erstellen:

    New-RetentionPolicyTag -Name <Name of RPT> -Type RecoverableItems -AgeLimitForRetention <Number of days> -RetentionAction MoveToArchive

    Der folgende Befehl erstellt beispielsweise ein Aufbewahrungstag für den Ordner "Wiederherstellbare Elemente" namens "Recoverable Items 30 days for mailboxes on hold" (Wiederherstellbare Elemente 30 Tage für Postfächer mit Aufbewahrung) mit einem Aufbewahrungszeitraum von 30 Tagen. Dies bedeutet, dass, nachdem ein Element 30 Tage im Ordner "Wiederherstellbare Elemente" war, es in den Ordner "Wiederherstellbare Elemente" im Archivpostfach des Benutzers verschoben wird.

    New-RetentionPolicyTag -Name "Recoverable Items 30 days for mailboxes on hold" -Type RecoverableItems -AgeLimitForRetention 30 -RetentionAction MoveToArchive

    Tipp : Wir empfehlen, dass der Aufbewahrungszeitraum (definiert über den Parameter AgeLimitForRetention) für das Aufbewahrungstag für "Wiederherstellbare Elemente" mit dem Aufbewahrungszeitraum für gelöschte Elemente der Postfächer, auf die das Aufbewahrungstag angewendet wird, identisch ist. Dadurch hat ein Benutzer den gesamten Aufbewahrungszeitraum für gelöschte Elemente Zeit zum Wiederherstellen gelöschter Elemente, bevor sie in das Archivpostfach verschoben werden. Im vorherigen Beispiel wurde der Aufbewahrungszeitraum auf 30 Tage festgelegt, basierend auf der Annahme, dass der Aufbewahrungszeitraum für gelöschte Elemente für Postfächer ebenfalls 30 Tage lang ist. Ein Exchange Online-Postfach wird so konfiguriert, dass gelöschte Elemente standardmäßig 14 Tage lang aufbewahrt werden. Sie können diese Einstellung aber auf maximal 30 Tage ändern. Weitere Informationen finden Sie unter Ändern des Aufbewahrungszeitraums für gelöschte Objekte bei einem Postfach in Exchange Online.

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Schritt 2: Erstellen einer neuen Aufbewahrungsrichtlinie für Postfächer mit Aufbewahrung

Der nächste Schritt besteht darin, eine neue Aufbewahrungsrichtlinie zu erstellen und dieser Aufbewahrungstags hinzuzufügen, einschließlich des Aufbewahrungstags für "Wiederherstellbare Elemente", das Sie in Schritt 1 erstellt haben. Diese neue Richtlinie wird im nächsten Schritt auf Postfächer mit Aufbewahrung angewendet.

Bevor Sie die neue Aufbewahrungsrichtlinie erstellen, ermitteln Sie die zusätzlichen Aufbewahrungstags, die Sie hinzufügen möchten. Eine Liste der Aufbewahrungstags, die zur MRM-Standardrichtlinie gehören, sowie Informationen zum Erstellen neuer Aufbewahrungstags finden Sie unter den folgenden Themen:

Sie können das EAC oder die Shell zum Erstellen einer Aufbewahrungsrichtlinie verwenden.

Verwenden des EAC zum Erstellen einer Aufbewahrungsrichtlinie

  1. Wechseln Sie im EAC zu Verwaltung der Richtlinientreue > Aufbewahrungsrichtlinien, und klicken Sie dann auf Hinzufügen Symbol "Hinzufügen" .

  2. Geben Sie auf der Seite Neue Aufbewahrungsrichtlinie unter Name einen aussagekräftigen Namen für den Zweck der Aufbewahrungsrichtlinie ein, z. B. MRM Policy for Mailboxes on Hold.

  3. Klicken Sie unter Aufbewahrungstags auf Hinzufügen Symbol "Hinzufügen" .

  4. Wählen Sie in der Liste der Aufbewahrungstags das Aufbewahrungstag für "Wiederherstellbare Elemente" aus, das Sie in Schritt 1 erstellt haben, und klicken Sie dann auf Hinzufügen.

    Auswählen des benutzerdefinierten Aufbewahrungstags für "Wiederherstellbare Elemente"
  5. Wählen Sie zusätzliche Aufbewahrungstags aus, um sie der Aufbewahrungsrichtlinie hinzuzufügen. Beispielsweise können Sie dieselben Tags zuweisen, die in der MRM-Standardrichtlinie enthalten sind.

  6. Wenn Sie die gewünschten Aufbewahrungstags hinzugefügt haben, klicken Sie auf OK.

  7. Klicken Sie auf Speichern, um die neue Aufbewahrungsrichtlinie zu erstellen.

    Beachten Sie, dass die mit der Aufbewahrungsrichtlinie verknüpften Aufbewahrungstags im Detailbereich angezeigt werden.

    Mit der Aufbewahrungsrichtlinie verknüpfte Aufbewahrungstags werden im Detailbereich angezeigt

Verwenden der Shell zum Erstellen einer Aufbewahrungsrichtlinie

Führen Sie den folgenden Befehl aus, um eine neue Aufbewahrungsrichtlinie für Postfächer mit Aufbewahrung zu erstellen.

New-RetentionPolicy <Name of retention policy>  -RetentionPolicyTagLinks <list of retention tags>

Der folgenden Befehl erstellt z. B. die Aufbewahrungsrichtlinie mit verknüpften Aufbewahrungstags, die in der vorherigen Abbildung zu sehen ist.

New-RetentionPolicy "MRM Policy for Mailboxes on Hold"  -RetentionPolicyTagLinks "Recoverable Items 30 days for mailboxes on hold","1 Month Delete","1 Week Delete","1 Year Delete","5 Year Delete","6 Month Delete","Default 2 year move to archive","Junk Email","Never Delete","Personal 1 year move to archive","Personal 5 year move to archive"

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Schritt 3: Anwenden der neuen Aufbewahrungsrichtlinie auf Postfächer mit Aufbewahrung

Der letzte Schritt besteht nun darin, die neue Aufbewahrungsrichtlinie, die Sie in Schritt 2 erstellt haben, auf Postfächer mit Aufbewahrung in Ihrer Organisation anzuwenden. Sie können das EAC oder die Shell verwenden, um die Aufbewahrungsrichtlinie auf ein einzelnes Postfach oder auf mehrere Postfächer anzuwenden.

Verwenden des EAC zum Anwenden der neuen Aufbewahrungsrichtlinie

  1. Wechseln Sie zu Empfänger > Postfächer.

  2. Wählen Sie in der Listenansicht das Postfach aus, auf das Sie die Aufbewahrungsrichtlinie anwenden möchten, und klicken Sie dann auf Bearbeiten Symbol "Bearbeiten" .

  3. Klicken Sie auf der Seite Benutzerpostfach auf Postfachfunktionen.

  4. Wählen Sie unter Aufbewahrungsrichtlinie die Aufbewahrungsrichtlinie aus, die Sie in Schritt 2 erstellt haben, und klicken Sie dann auf Speichern.

Sie können das EAC auch verwenden, um die Aufbewahrungsrichtlinie auf mehrere Postfächer anzuwenden.

  1. Wechseln Sie zu Empfänger > Postfächer.

  2. Verwenden Sie in der Listenansicht die UMSCHALT- oder STRG-TASTE, um mehrere Postfächer auszuwählen.

  3. Klicken Sie im Detailbereich auf Weitere Optionen.

  4. Klicken Sie unter Aufbewahrungsrichtlinie auf Aktualisieren.

  5. Wählen Sie auf der Seite Massenzuweisung von Aufbewahrungsrichtlinie die Aufbewahrungsrichtlinie aus, die Sie in Schritt 2 erstellt haben, und klicken Sie dann auf Speichern.

Verwenden der Shell zum Anwenden der neuen Aufbewahrungsrichtlinie

Sie können die Shell verwenden, um eine neue Aufbewahrungsrichtlinie auf ein einzelnes Postfach anzuwenden. Die wahre Stärke der Shell liegt aber darin, dass Sie damit alle Postfächer in Ihrer Organisation schnell identifizieren können, die entweder einem Beweissicherungsverfahren oder einer In-Situ-Speicherung unterliegen, und dann die neue Aufbewahrungsrichtlinie auf alle Postfächer mit Aufbewahrung mit einem einzigen Befehl anwenden können. Im Folgenden finden Sie einige Beispiele für die Verwendung der Shell zum Anwenden einer Aufbewahrungsrichtlinie auf ein oder mehrere Postfächer. In allen Beispielen wird die Aufbewahrungsrichtlinie angewendet, die in Schritt 2 erstellt wurde.

In diesem Beispiel wird die neue Aufbewahrungsrichtlinie auf das Postfach von Pilar Pinilla angewendet.

Set-Mailbox "Pilar Pinilla" -RetentionPolicy "MRM Policy for Mailboxes on Hold"

In diesem Beispiel wird die neue Aufbewahrungsrichtlinie auf alle Postfächer in der Organisation angewendet, die einem Beweissicherungsverfahren unterliegen.

$LitigationHolds = Get-Mailbox -ResultSize unlimited | Where-Object {$_.LitigationHoldEnabled -eq 'True'}
$LitigationHolds.DistinguishedName | Set-Mailbox -RetentionPolicy "MRM Policy for Mailboxes on Hold"

In diesem Beispiel wird die neue Aufbewahrungsrichtlinie auf alle Postfächer in der Organisation angewendet, die einer In-Situ-Speicherung unterliegen.

$InPlaceHolds = Get-Mailbox -ResultSize unlimited | Where-Object {$_.InPlaceHolds -ne $null}
$InPlaceHolds.DistinguishedName | Set-Mailbox -RetentionPolicy "MRM Policy for Mailboxes on Hold"

Sie können das Cmdlet Get-Mailbox verwenden, um zu überprüfen, ob die neue Aufbewahrungsrichtlinie angewendet wurde.

Im Folgenden finden Sie einige Beispiele, um zu überprüfen, ob die Befehle in den vorherigen Beispielen die Aufbewahrungsrichtlinie "MRM Policy for Mailboxes on Hold" (MRM-Richtlinie für Postfächer mit Aufbewahrung) auf Postfächer angewendet haben, die einem Beweissicherungsverfahren oder einer In-Situ-Speicherung unterliegen.

Get-Mailbox "Pilar Pinilla" | Select RetentionPolicy
Get-Mailbox -ResultSize unlimited | Where-Object {$_.LitigationHoldEnabled -eq 'True'} | FT DisplayName,RetentionPolicy -Auto
Get-Mailbox -ResultSize unlimited | Where-Object {$_.InPlaceHolds -ne $null} | FT DisplayName,RetentionPolicy -Auto

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(Optional) Schritt 4: Ausführen des Assistenten für verwaltete Ordner zum Anwenden der neuen Aufbewahrungseinstellungen

Nachdem Sie die neue Aufbewahrungsrichtlinie auf Postfächer mit Aufbewahrung angewendet haben, kann es bis zu 7 Tage dauern, bis der Assistent für verwaltete Ordner in Exchange Online diese Postfächer unter Verwendung der Einstellungen in der neuen Aufbewahrungsrichtlinie verarbeitet. Anstatt auf die Ausführung des Assistenten für verwaltete Ordner zu warten, können Sie das Cmdlet Start-ManagedFolderAssistant verwenden, um die Verarbeitung der Postfächer, auf die Sie die neue Aufbewahrungsrichtlinie angewendet haben, durch den Assistenten manuell auszulösen.

Führen Sie den folgenden Befehl aus, um den Assistenten für verwaltete Ordner für das Postfach von Pilar Pinilla zu starten.

Start-ManagedFolderAssistant "Pilar Pinilla"

Führen Sie den folgenden Befehl aus, um den Assistenten für verwaltete Ordner für alle Postfächer mit Aufbewahrung zu starten.

$MailboxesOnHold = Get-Mailbox -ResultSize unlimited | Where-Object {($_.InPlaceHolds -ne $null) -or ($_.LitigationHoldEnabled -eq "True")}
$MailboxesOnHold.DistinguishedName | Start-ManagedFolderAssistant

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Weitere Informationen

  • Nachdem Sie das Archivpostfach eines Benutzers aktiviert haben, sollten Sie den Benutzer darüber informieren, dass andere Elemente in seinem Postfach (nicht nur auf Elemente aus dem Ordner "Wiederherstellbare Elemente") eventuell in das Archivpostfach verschoben werden. Der Grund hierfür ist, dass die MRM-Standardrichtlinie, die Exchange Online-Postfächern zugewiesen ist, ein Aufbewahrungstag enthält (namens Default 2 years move to archive (Standard – 2 Jahre – in Archiv verschieben), durch das Elemente zwei Jahre nach dem Datum, an dem sie an das Postfach übermittelt oder vom Benutzer erstellt wurden, in das Archivpostfach verschoben werden. Weitere Informationen finden Sie unter Standardaufbewahrungsrichtlinie in Exchange Online.

  • Nachdem Sie das Archivpostfach eines Benutzers aktiviert haben, sollten Sie den Benutzer ebenfalls darüber informieren, dass er gelöschte Elemente aus dem Ordner "Wiederherstellbare Elemente" in seinem Archivpostfach wiederherstellen kann. Dies kann er in Outlook durchführen, indem er den Ordner Gelöschte Elemente im Archivpostfach auswählt und dann auf der Registerkarte Start auf Gelöschte Elemente vom Server wiederherstellen klickt. Weitere Informationen zum Wiederherstellen gelöschter Elemente finden Sie unter Wiederherstellen gelöschter Elemente in Outlook für Windows.

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