Erhöhen der Leistung mithilfe von Abweichungsschwellenwerten in Office Project 2007

Wichtig :  Dieser Artikel wurde maschinell übersetzt. Bitte beachten Sie den Haftungsausschluss. Die englische Version des Artikels ist als Referenz hier verfügbar: hier.

Von Bonnie Biafore

Das Vergleichen von Kosten- und Zeitplanabweichungen beim Festlegen von Projektschwellenwerten eignet sich bestens, um die Leistung nachzuverfolgen und frühe Warnungen zu Verzögerungen und Überschreitungen zu erhalten.     Bevor Sie sich aber ein Bild machen können, ob Sie das Spiel bestimmen oder zurückliegen, müssen Sie Schwellenwerte für die Abweichung in Ihrem Projektzeitplan und -budget festlegen. Microsoft Office Project 2007 kann Kosten- und Zeitplanabweichungen für Sie berechnen, aber den Schlüssel zum Speichern von Schwellenwerten und zum Berechnen von Abweichungen von Schwellenwerten bilden benutzerdefinierte Felder. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Schwellenwerte für Zeitplan und Kosten in Office Project 2007 und Microsoft Office Excel 2007 eingerichtet werden, um Abweichungen mit diesen Schwellenwerten zu vergleichen. Sie erfahren außerdem, wie Sie den Status von Abweichungen in Office Project 2007 und Office Excel 2007 mithilfe von visuellen Indikatoren hervorheben können.

In diesem Artikel...

Berechnen von Abweichungen in Office Project 2007

Vergleichen von Abweichungen von Schwellenwerten

Erleichtern der Interpretation von Abweichungsdaten in Office Project 2007

Vermeiden von Verzögerungen und Überschreitungen

Berechnen von Abweichungen in Office Project 2007

Office Project 2007 kann Abweichungen und die Projektleistung berechnen, allerdings müssen Sie eine kritische Aufgabe bewältigen, bevor Sie diese Berechnungen anstellen können: Sie müssen einen Basisplan für Ihr Projekt speichern. Dieses grundlegende Detail ist der Plan, den Sie für Zeitplan, Kosten und andere Projektkennzahlen erstellen und den Sie den Stakeholdern zur Zustimmung vorlegen. Ohne den Basisplan kennt Office Project 2007 die Ziele nicht, die Sie anstreben, und kann daher auch keine Warnung senden, wenn Ihr Projekt neben der Spur läuft.

Verwenden der Ertragswertanalyse zum Messen der Leistung

Eine Herausforderung stellt sich dadurch, dass die einfachen Abweichungsfelder es schwierig machen, die ordnungsgemäß laufenden Vorgänge von den Vorgängen mit Problemen zu unterscheiden. Ein Prozentsatz lässt sich viel leichter auswerten als Währungsbeträge oder Datumsabweichungen, da ein Prozentsatz unabhängig vom Projektfortschritt oder der Anzahl der Basisplanrevisionen funktioniert.

Aber welches Leistungsverhältnis hilft Ihnen, die Projektleistung auszuwerten? Wie Sie wissen, kann der Vergleich von Istwerten mit Schätzwerten täuschen. Angenommen, Ihr Projekt hat die Hälfte der veranschlagten Dauer und des veranschlagten Budgets verbraucht. Ob das eine gute Nachricht ist, hängt davon ab, wie viel der im Projekt zu leistenden Arbeit abgeschlossen ist. Die Ertragswertanalyse (EW) zeigt Ihren Status auf, indem sie Schätzwerte und Istwerte mit der Menge der abgeschlossenen Arbeit vergleicht.

Bevor Sie die EW-Verhältnisse untersuchen, um die Leistung nachzuverfolgen, müssen Sie die zugrundeliegenden Kennzahlen verstehen:

  • Soll-Kosten der berechneten Arbeit (SKBA) sind die Basisplankosten bis zum Statusdatum für Vorgänge, die in Ihrem Projektplan geplant sind: welchen Betrag Sie an Ausgaben bis zum Statusdatum geplant haben, unabhängig davon, ob der Vorgang abgeschlossen ist oder nicht. Ein Beispiel: Wenn sich die Kosten der zum 30. September 2008 abzuschließenden Vorgänge auf 10.000 € belaufen, sind die SKBA für dieses Datum 10.000 €.

  • Die Ist-Kosten der abgeschlossenen Arbeit (IKAA) stellen die Kosten für die bis zum Statusdatum geleistete Arbeit dar, unabhängig davon, was abgeschlossen wurde. Die IKAA am 30. September 2008 sind der Betrag, den Sie bis zu diesem Datum ausgegeben haben.

  • Die Soll-Kosten der abgeschlossenen Arbeit (SKAA) sind EW, da sie die Kosten messen, die Sie für die abgeschlossene Arbeit bis zum Statusdatum geschätzt hatten. Wenn beispielsweise die Soll-Kosten für abgeschlossene Vorgänge 15.000 € betragen, hat SKAA den Wert 15.000 €, ob Sie diese Vorgänge nun vorzeitig, rechtzeitig oder verspätet abgeschlossen haben.

Verwenden von Ertragswertverhältnissen zum Vergleich mit Schwellenwerten

Die Ertragswertanalyse verwendet verschiedene Verhältniswerte, um die Leistung im Hinblick auf Zeitplan und Kosten zu bewerten, einschließlich der Planabweichung (PA), der Kostenabweichung (KA), des Planleistungsindex (PLI) und des Kostenleistungsindex (KLI). Die Funktionen zur Verhältnisberechnung und andere neue Features von Office Project 2007 sind die besten Werkzeuge für den Vergleich mit Schwellenwerten:

  • Die EW-Kostenabweichung (das Feld "KA" in Office Project 2007) zeigt den Unterschied zwischen den Soll- und den Ist-Kosten der abgeschlossenen Arbeit (SKAA minus IKAA). Wenn KA negativ ist, sind die Ist-Kosten höher als die budgetierten Kosten, und der Vorgang überschreitet das Budget.

  • Die Kostenabweichung Prozent (KAP) zeigt die EW-Kostenabweichung als Prozentsatz der Soll-Kosten der abgeschlossenen Arbeit: [(SKAA – IKAA) / SKAA] X 100. Angenommen, die SKAA sind 10.000 €, und die IKAA belaufen sich auf 12.000 €. KA ist gleich 10.000 € – 12.000 €, also –2.000 €. Die abgeschlossene Arbeit kostet 2.000 € mehr als im Budget vorgesehen. Daher entspricht KAP (–2.000 € / 10.000 €) X 100, also –20 %.

    KAP eignet sich ideal für den Vergleich mit Ihrem KA-Schwellenwert.

  • Die EW-Planabweichung (das Feld "PA" in Office Project 2007) zeigt SKAA minus SKBA — die Differenz zwischen den Soll-Kosten der abgeschlossenen Arbeit und der Arbeit, die bis zum Statusdatum als abgeschlossen geplant war. Wenn die PA negativ ist, haben Sie weniger Arbeit als geplant abgeschlossen und liegen hinter dem Plan.

  • Die Planabweichung in Prozent (PAP) ist die EW-Planabweichung als Prozentsatz der Soll-Kosten der geplanten Arbeit : [(SKAA – SKBA) / SKBA] X 100. PAP zeigt die Planabweichung als Prozentsatz der geplanten Arbeit. Vergleichen Sie als Beispiel die gleiche SKAA von 10.000 € mit einer von 9.000 €. KA ist gleich 10.000 € – 9.000 €, also 1.000 €. Die berechnete Arbeit kostet 1.000 € weniger als die abgeschlossene Arbeit, was bedeutet, dass Sie mehr Arbeit als geplant abgeschlossen haben und nun vor dem Zeitplan liegen. PAP entspricht (1.000 € / 10.000 €) X 100, also 10 %.

    PAP eignet sich ideal für den Vergleich mit Ihrem PA-Schwellenwert.

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Vergleichen von Abweichungen mit Schwellenwerten

Mit Ampelsymbolen lassen sich die Verhältnisse leicht darstellen: grün bedeutet "freie Fahrt", gelb heißt "Achtung" und rot bedeutet "Stopp". Projektschwellenwerte sind Ampeln für Projekte. Durch Festlegen von Projektschwellenwerten, die anzeigen, ob Ihr Projekt glatt läuft, ein paar Rauigkeiten auftreten oder ernsthafte Probleme in Sicht sind, können Sie feststellen, wo Ihr Projekt steht und welche Aktionen erforderlich sind.

Beim Bestimmen der Schwellenwerte definieren Sie die Abgrenzungspunkte zwischen grünem, gelbem und rotem Licht für die Projektleistung auf der Grundlage von Plan- und Kostenabweichungen.

Beispielsweise kann ein Schwellenwert mit einer Kosten- oder Zeitplanüberschreitung von 5 Prozent die maximal noch akzeptable Leistung definieren. Ein Schwellenwert von 10 Prozent würde die Notwendigkeit von Korrekturmaßnahmen anzeigen. Wenn das Verhältnis zwischen 5 und 10 Prozent liegt, müssen Sie die Vorgänge genau im Blick behalten, um sicherzustellen, dass sie nicht schlechter werden.

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Erleichtern der Interpretation von Abweichungsdaten in Office Project 2007

Wenn Sie Spalten für KAP und PAP in eine Office Project 2007-Tabelle aufnehmen, können Sie nach negativen Zahlen Ausschau halten, die anzeigen, dass Ihre Vorgänge hinter dem Zeitplan liegen oder das Budget überschreiten. Für eine ideale Lösung müssen Sie jedoch bestimmen, welche Vorgänge beobachtet werden und welche ein Eingreifen erfordern.

Grafische Indikatoren in Office Project 2007 heben diese Situationen hervor. Wenn beispielsweise KAP oder PAP kleiner als –10 Prozent ist, haben die Kosten oder der Zeitplan den Schwellenwert überschritten, und ein rotes Signal wird angezeigt.

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um auf der Grundlage Ihrer vorab festgelegten Schwellenwerte Ampelsignale für die Kostenleistung anzuzeigen:

  1. Erstellen Sie ein benutzerdefiniertes Feld, das KAP als grafischen Indikator anzeigt: Wählen Sie im Menü Extras zuerst Anpassen und dann Felder aus.

  2. Wählen Sie im Dialogfeld Felder anpassen in der Dropdownliste Typ den Eintrag Zahl aus.

  3. Wählen Sie ein benutzerdefiniertes Zahlenfeld aus, wie etwa Zahl1.

  4. Um dem benutzerdefinierten Feld einen aussagekräftigen Namen zu geben, klicken Sie auf Umbenennen. Geben Sie im Dialogfeld Feld umbenennen einen Namen ein, z. B. Kostabw. %. Klicken Sie auf OK.

  5. Um das benutzerdefinierte Feld auf KAP festzulegen, klicken Sie auf Formel. Klicken Sie im Dialogfeld Formel für Kostabw. % auf Feld, zeigen Sie auf Kosten, und wählen Sie dann KAP aus. Klicken Sie auf OK.

  6. Klicken Sie unter Anzuzeigende Werte auf Grafische Symbole.

  7. Definieren Sie im Dialogfeld Grafische Symbole für Kostabw. % den ersten Test für die Prüfung auf KAP-Werte, die Ihren Schwellenwert überschreiten:

    1. Klicken Sie in die erste Zeile Test: "Kostabw. %"; wählen Sie in der Dropdownliste Kleiner aus.

    2. Geben Sie in der ersten Zeile Wert(e) den Wert –10 ein (geben Sie kein Prozentzeichen ein).

    3. Klicken Sie in die erste Zeile Bild; wählen Sie in der Dropdownspalte mit Bildern den roten Kreis aus, da KAP unterhalb von –10 bedeutet, dass der Vorgang das Budget um mehr als 10 % überschreitet.

      Hinweis : Wenn Sie die gleichen Schwellenwerte für alle Vorgänge verwenden, können Sie den Test zusammen mit den Schwellenwerten definieren. Wenn Sie von Vorgang zu Vorgang verschiedene Werte benötigen, weisen Sie weiteren benutzerdefinierten Feldern Schwellenwerte zu, und wählen Sie dann in der Spalte Wert(e) einen Schwellenwert aus.

  8. Wählen Sie in der zweiten Zeile Test: "Kostabw. %" den Operator Größer aus. Geben Sie in der entsprechenden Zeile Wert(e) den Wert –5 ein, und wählen Sie in der Zeile Bild den grünen Kreis aus.

  9. Wählen Sie in der dritten Zeile Test: "Kostabw. %" den Operator Größer oder Gleich aus. Geben Sie in der entsprechenden Zeile Wert(e) den Wert –10 ein, und wählen Sie in der Zeile Bild den gelben Kreis aus. Klicken Sie auf OK.

Hinweis : Da Office Project 2007 Tests nach ihrer Reihenfolge verarbeitet, erfasst der dritte Test Werte, die größer als –10 aber kleiner als –5 sind.

Einrichten eines grafischen Indikators zum Vergleichen von Abweichungen mit Schwellenwerten
Abbildung 1: Einrichten eines grafischen Indikators zum Vergleichen von Abweichungen mit Schwellenwerten

Hinweis :  Das Anzeigen von Ampelsignalen für die Zeitplanabweichung ist ähnlich, mit dem Unterschied, dass Sie das PAP-Feld anstelle von KAP verwenden

So zeigen Sie in Office Project 2007 grafische Indikatoren in einer Tabelle an:

  1. Wählen Sie im Menü Ansicht den Befehl Tabelle: und dann Weitere Tabellen aus.

  2. Wählen Sie im Dialogfeld Weitere Tabellen eine Tabelle aus, und klicken Sie dann auf Übernehmen.

  3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Spaltenüberschrift.

  4. Wählen Sie im Kontextmenü Spalte einfügen aus.

  5. Wählen Sie im Dialogfeld Definition Spalte in der Dropdownliste Feldname ein benutzerdefiniertes Feld aus. Wenn Sie sich auf das vorherige Beispiel beziehen möchten, wählen Sie (Zahl1) Kostabw. % aus, und klicken Sie dann auf OK.

Hinweis :  Sie können eine neue Tabelle zum Anzeigen der angepassten Abweichungskennzahlen erstellen. Wählen Sie dazu im Menü Ansicht den Eintrag Tabelle: und dann Weitere Tabellen aus. Klicken Sie im Dialogfeld Weitere Tabellen auf Neu. Geben Sie im Dialogfeld Tabellendefinition den Namen der Tabelle und die aufzunehmenden Felder an.

Die Spalte zeigt den Status Ihrer Vorgänge mit grünen, gelben oder roten Lichtern an, wie in Abbildung 2 dargestellt.

Abschätzen von Kosten und Leistung mithilfe grafischer Indikatoren
Abbildung 2: Abschätzen von Kosten und Leistung mithilfe grafischer Indikatoren

In Abbildung 2 können Sie den Unterschied zwischen EW und Basisabweichungen sehen. Beispielsweise ist die KA für den Vorgang "Design Deck" eine positive Zahl (60,00 €), da die Ist-Kosten höher als die Basisplankosten sind. KAP ist jedoch ein negativer Wert (–6%). Beide Abweichungen zeigen an, dass die Kosten über dem Budget liegen.

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Vermeiden von Verzögerungen und Überschreitungen

Sie können Office Project 2007 verwenden, um Abweichungen von Zeitplan und Kosten zu berechnen und die Leistung Ihres Projekts zu bewerten. Mithilfe grafischer Symbole können Sie leicht sehen, welche Vorgänge planmäßig laufen und welche Ihre Aufmerksamkeit benötigen.

Leider verstehen Projektstakeholder und Teammitglied oftmals die Kennzahlen nicht, die Projektmanagern zur zweiten Natur geworden sind. Wenn Sie erfahren möchten, wie Sie diese Abweichungsinformationen in eine Form bringen, die von anderen Zielgruppen verstanden wird, lesen Sie den Work Essentials-Artikel Tipps für das Kommunizieren von Projektabweichungen.

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Über die Autorin    Bonnie Biafore ist eine vom PMI (Project Management Institute) zertifizierte Projektmanagementexpertin. Sie ist Beraterin, Ausbilderin, Sprecherin und preisgekrönte Autorin verschiedener Bücher über Investment, persönliches Finanzmanagement und Projektmanagement, darunter On Time! On Track! On Target! Managing Your Projects Successfully with Microsoft® Project (Microsoft Press, 2006).

Hinweis : Haftungsausschluss für maschinelle Übersetzungen: Dieser Artikel wurde mithilfe eines Computersystems und ohne jegliche Bearbeitung durch Personen übersetzt. Microsoft bietet solche maschinellen Übersetzungen als Hilfestellung für Benutzer ohne Englischkenntnisse an, damit Sie von den Informationen zu Produkten, Diensten und Technologien von Microsoft profitieren können. Da es sich bei diesem Artikel um eine maschinelle Übersetzung handelt, enthält er möglicherweise Fehler in Bezug auf (Fach-)Terminologie, Syntax und/oder Grammatik.

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