Erfassen von Zusatzinformationen in einem Projektplan

Betrifft

Microsoft Office Project 2003

Zu Beginn eines Projekts und auch während des gesamten Projektverlaufs können problemlos verschiedene Informationen in unterschiedlichen Formaten gesammelt werden. Damit diese Zusatzinformationen direkt in Project enthalten sind, können Sie sie mit Vorgängen, Ressourcen oder dem gesamten Projekt verbinden.

Welche Arten von Informationen können eingefügt werden?

Wie werden die Informationen eingefügt?

Wo werden die Informationen platziert?

Wie können die eingefügten Informationen aufgefunden werden?

Welche Arten von Informationen können eingefügt werden?

Zum Erläutern, Erweitern und Optimieren des Microsoft Project-Projektplans können Sie die folgenden Arten von Informationen anfügen:

  • Notizen mit Erinnerungen, URLs oder anderen zugehörigen Informationen, um den problemlosen Zugriff auf diese Informationen zu ermöglichen.

  • Planungsdokumente, Verträge, Fortschrittsberichte, Diagramme und andere zugehörige Dateien.

  • Link zu Webseiten im Intranet Ihrer Organisation oder im WWW.

  • Grafiken aus einem beliebigen Microsoft Windows®-Programm, die die Prozesse und den Lieferumfang des Projekts darstellen.

  • Das Firmenlogo, um Berichte professionell zu gestalten.

  • Mitarbeiterfotos, um Gesichter mit Ressourcennamen zu verknüpfen.

  • Organigramme

  • Microsoft Office PowerPoint 2003-Folien oder vollständige Präsentationen.

  • Audio- oder Videodateien.

Wie werden die Informationen eingefügt?

Zum Einfügen der Zusatzinformationen können Sie die folgenden Hauptverfahren verwenden:

  • Hinzufügen einer Notiz zu einem Vorgang, einer Ressource oder einer Zuordnung     Sie können Informationen zu dem jeweiligen Element, z.B. Texterinnerungen, Hyperlinks oder Verknüpfungen zu anderen Dateien hinzufügen. Fügen Sie z.B. eine Notiz hinzu, um die Fertigkeiten einer bestimmten Ressource zu kennzeichnen, oder eine Erinnerung, der darauf hinweist, wann ein gemietetes Gerät zurückgegeben werden muss. Sie können auch eine Verknüpfung zwischen einer Datei und einer Notiz einrichten, um das Foto einer Ressource einzubinden, eine Bildschirmpräsentation mit der Beschreibung eines Prozesses einzufügen oder um andere zugehörige Informationen aufzunehmen.

  • Erstellen eines Hyperlinks zu Zusatzinformationen     Sie können einen Hyperlink zu einer Datei oder einem Ordner auf einem Netzwerkcomputer oder zu einer Website erstellen. Wenn Sie auf den Hyperlink klicken, werden die verknüpften Informationen in einem Browserfenster angezeigt. Ein Hyperlink vergrößert die Projektdatei nicht, und Aktualisierungen der verknüpften Informationen sind sofort verfügbar. Wenn Sie jedoch offline arbeiten, können Sie möglicherweise nicht auf die durch den Hyperlink verknüpften Informationen zugreifen.

  • Kopieren und Einfügen der Informationen     Kopieren Sie die Informationen aus einem anderen Windows-Programm, und fügen Sie sie in die Projektdatei ein. Eingefügte Informationen werden Bestandteil der Projektdatei, wodurch sich die Datei vergrößert. Verwenden Sie diese Methode für kleine Mengen von Text- und Grafikdaten, die selten aktualisiert werden, z.B. für ein in eine Kopfzeile eingefügtes Firmenlogo.

  • Einbetten von Informationen     Betten Sie ein Objekt, z.B. ein Bild, eine ganze Datei oder einen Teil einer Datei mithilfe von OLE in die Projektdatei ein. Ein eingebettetes Objekt kann in einem Quelleprogramm aktualisiert werden. Ein eingebettetes Objekt wird Teil der Projektdatei, so dass sich die Projektdatei vergrößert. Zudem ändern sich die Informationen in der Projektdatei nicht, wenn die Quelldatei bearbeitet wird.

  • Verknüpfen eines Objekts mit OLE     Wenn Sie ein Objekt verknüpfen, wird das Objekt selbst oder ein Symbol in der Projektdatei angezeigt. Aktualisierungen des Originals werden automatisch in der Datei wiedergegeben. Da verknüpfte Daten in der Quelldatei gespeichert sind, vergrößert ein verknüpftes Objekt die Projektdatei nicht.

  • Verwenden von Microsoft Windows SharePoint Services für die Dokumentverwaltung     Wenn Sie mit Microsoft Office Project Professional 2003 arbeiten, können Sie die Dokumentverwaltungsfunktionen von Windows SharePoint Services nutzen. Mit Microsoft Office Project Web Access 2003 können Sie dann Dokumente mit Vorgängen verknüpfen und die Informationen anzeigen.

Wo werden die Informationen platziert?

Durch die Art der Informationen und die zum Einfügen in das Projekt ausgewählte Methode wird bestimmt, wo die Informationen platziert werden können. Sie haben beispielsweise folgende Möglichkeiten:

  • Fügen Sie Notizen zu jedem Vorgang, jeder Ressource und jeder Zuordnung hinzu. Neben dem Hinzufügen von Textnachrichten zu Notizen können Sie Hyperlinks zu webbasierten Informationen oder Verknüpfungen zu Dateien, die in einem anderen Ordner gespeichert sind, einbinden.

  • Sie können einen einzelnen Hyperlink einfügen, der im Feld Indikatoren in einer Blattansicht angezeigt wird. Zu einer Notiz können beliebig viele Hyperlinks hinzugefügt werden. Darüber hinaus können Sie in Ihrem Projekt zusätzliche Textspalten für Hyperlinks verwenden.

  • Fügen Sie Objekte in einen Grafikbereich in Project ein. Eingebettete oder verknüpfte Objekte: Sie können Objekte in einem Grafikbereich oder einer Tabellenansicht platzieren.

  • Sie können ganze Dateien oder Dateiabschnitte verknüpfen oder in einen Grafikbereich einbetten.

Wie können die eingefügten Informationen gefunden werden?

In Tabellenansichten werden Hyperlinkindikatoren Indikator für Hyperlinks und Notizenindikatoren Indikator für Notizen im Feld Indikatoren angezeigt. Wenn Sie das Feld Hyperlink oder ein zusätzliches Feld verwendet haben, werden diese Hyperlinks ebenfalls in Tabellenansichten angezeigt. Sie können das Ziel eines Hyperlinks ermitteln oder den Inhalt einer Notiz anzeigen, indem Sie mit dem Mauszeiger auf den Indikator zeigen.

Zu einer Kopfzeile, Fußzeile oder Legende hinzugefügte Informationen werden auf der gedruckten Seite angezeigt.

Hyperlinks können in Masken im Feld Objekte angezeigt werden. Mithilfe des Filters Vorgänge mit Anlagen können Sie Hyperlinks schnell ermitteln.

Darüber hinaus können Sie Notizen beim Drucken von Berichten und einigen Ansichten drucken.

Teilen Facebook Facebook Twitter Twitter E-Mail E-Mail

War diese Information hilfreich?

Sehr gut. Noch anderes Feedback?

Was können wir verbessern?

Vielen Dank für Ihr Feedback!

×