Entwurfsüberlegungen zum Aktualisieren von Daten

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Eine gut durchdachte Datenbank sorgt nicht nur für die Gewährleistung der Datenintegrität, sondern ist auch einfacher zu verwalten und zu aktualisieren. Eine Access-Datenbank ist keine Datei im gleichen Sinn wie ein Microsoft Word-Dokument oder ein Microsoft PowerPoint-Folienstapel. Stattdessen handelt es sich um eine Sammlung von Objekten – Tabellen, Formulare, Berichte, Abfragen usw. –, die zusammenarbeiten müssen, um ordnungsgemäß zu funktionieren.

Benutzer geben Daten in erster Linie über Steuerelemente ein. Was Sie mit einem bestimmten Steuerelement tun, hängt vom Datentyp ab, der für das zugrunde liegende Tabellenfeld festgelegt ist, allen Eigenschaften, die für dieses Feld festgelegt sind, und Eigenschaften, die für das Steuerelement festgelegt sind Schließlich sollten Sie weitere Datenbanktechniken wie Überprüfung, Standardwerte, Listen und Lookups sowie Aktualisierungsweitergaben verwenden. 

Weitere Informationen zum Aktualisieren von Daten aus einer Benutzersicht finden Sie unter Möglichkeiten zum Hinzufügen, bearbeiten und löschenvon Datensätzen.

In diesem Artikel

Auswirkungen des Datenbankentwurfs auf die Dateneingabe

Die Informationen, die Sie in einer Datenbank speichern, werden in Tabellengespeichert, die Daten zu einem bestimmten Thema enthalten, beispielsweise Objekte oder Kontakte. Jeder Datensatz in einer Tabelle enthält Informationen zu einem Element, beispielsweise einem bestimmten Kontakt. Ein Datensatz besteht aus Feldernwie Name, Adresse und Telefonnummer. Ein Datensatz wird gemeinhin als Zeile bezeichnet, und ein Feld wird gemeinhin als Spalte bezeichnet. Diese Objekte müssen einer Reihe von Entwurfsprinzipien entsprechen, oder die Datenbank wird entweder schlecht funktionieren oder überhaupt nicht funktionieren. Diese Entwurfsgrundsätze wirken sich wiederum auf die Eingabe von Daten aus. Folgendes gilt:

  • Tabellen    Access speichert alle Daten in einer oder mehreren Tabellen. Die Anzahl der verwendeten Tabellen hängt vom Entwurf und der Komplexität der Datenbank ab. Zwar können Sie Daten in einem Formular, in einem Bericht oder in den von einer Abfrage zurückgegebenen Ergebnissen anzeigen, aber Access speichert die Daten nur in Tabellen, und die anderen Objekte in der Datenbank werden auf diesen Tabellen aufgebaut. Jede Tabelle sollte auf einem Thema basieren. Beispielsweise sollte eine Tabelle mit Geschäftskontaktinformationen keine Verkaufsinformationen enthalten. Wenn dies der Fall ist, kann das Suchen und Bearbeiten der richtigen Informationen schwierig, wenn nicht gar unmöglich werden.

  • Datentypen    In der Regel akzeptieren alle Felder in einer Tabelle nur einen Datentyp. So können Sie beispielsweise keine Notizen in einem Feld Satz speichern, um Zahlen zu akzeptieren. Wenn Sie versuchen, Text in ein solches Feld einzugeben, zeigt Access eine Fehlermeldung an. Das ist allerdings keine harte und schnelle Regel. So können Sie beispielsweise Zahlen (wie Postleitzahlen) in einem Feld auf den Datentyp "kurzer Text" speichern, aber Sie können keine Berechnungen für diese Daten durchführen, da Sie von Access als Textteil betrachtet werden.

    Mit einigen Ausnahmen sollten die Felder in einem Datensatz nur einen Wert akzeptieren. So können Sie beispielsweise in einem Adressfeld nicht mehr als eine Adresse eingeben. Dies steht im Gegensatz zu Microsoft Excel, mit dem Sie eine beliebige Anzahl von Namen oder Adressen oder Bildern in eine einzelne Zelle eingeben können, es sei denn, Sie legen fest, dass die Zelle begrenzte Datentypen akzeptiert. 

  • Felder mit mehreren Werten    Access stellt eine Funktion mit dem Namen "mehrwertiges Feld" bereit, um mehrere Datenteile an einen einzelnen Datensatz anzufügen und Listen zu erstellen, die mehrere Werte akzeptieren. Sie können immer eine mehrwertige Liste identifizieren, da Access ein Kontrollkästchen neben den einzelnen Listenelementen anzeigt. So können Sie beispielsweise eine Microsoft PowerPoint-Folien Plattform und eine beliebige Anzahl von Bildern an einen Datensatz in Ihrer Datenbank anfügen. Sie können auch eine Liste mit Namen erstellen und so viele Namen wie erforderlich auswählen. Die Verwendung von mehrwertigen Feldern scheint die Regeln des Datenbankentwurfs zu unterbrechen, da Sie mehr als einen Datensatz pro Tabellenfeld speichern können. Access erzwingt jedoch die Regeln "Behind the Scenes", indem die Daten in speziellen, ausgeblendeten Tabellen gespeichert werden.

  • Verwenden von Formularen    In der Regel erstellen Sie Formulare, wenn Sie eine Datenbank einfacher verwenden möchten, und um sicherzustellen, dass die Benutzerdaten genau eingeben können. Wie Sie ein Formular zum Bearbeiten von Daten verwenden, hängt vom Entwurf des Formulars ab. Formulare können eine beliebige Anzahl von Steuerelementen wie Listen, Textfelder, Schaltflächen und sogar Datenblätter enthalten. Jedes der Steuerelemente auf dem Formular liest seinerseits entweder Daten aus dem zugrundeliegenden Tabellenfeld oder schreibt Daten in das zugrundeliegende Tabellenfeld.

Weitere Informationen finden Sie unter Grundlagen des Datenbankentwurfs und Erstellen einer Tabelle und Hinzufügen von Feldern.

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Festlegen eines Standardwerts für ein Feld oder Steuerelement

Wenn eine große Anzahl von Datensätzen denselben Wert für ein bestimmtes Feld, beispielsweise eine Stadt oder ein Land/eine Region, freigegeben hat, können Sie Zeit sparen, indem Sie einen Standardwert für das Steuerelement festlegen, das an dieses Feld oder das Feld selbst gebunden ist. Wenn Sie das Formular oder die Tabelle zum Erstellen eines neuen Datensatzes öffnen, wird der Standardwert in diesem Steuerelement oder Feld angezeigt.

In einer Tabelle

  1. Öffnen Sie die Tabelle in der Entwurfsansicht.

  2. Wählen Sie oben in der Ansicht das Feld aus.

  3. Wählen Sie unten in der Ansicht die Registerkarte Allgemein aus.

  4. Setzen Sie die Standardwert-Eigenschaft auf den gewünschten Wert.

In einem Formular

  1. Öffnen Sie das Formular in der Layout -oder Entwurfsansicht.

  2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Steuerelement, mit dem Sie arbeiten möchten, und klicken Sie dann auf Eigenschaften.

  3. Setzen Sie auf der Registerkarte Daten die Standardwert -Eigenschaft auf den gewünschten Wert.

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Verwenden von Gültigkeitsprüfungsregeln zum Einschränken von Daten

Sie können Daten in Access-Desktopdatenbanken überprüfen, wenn Sie Sie mithilfe von Gültigkeitsprüfungsregeln eingeben. Gültigkeitsprüfungsregeln können entweder in der Tabellenentwurfsansicht oder der Tabellendatenblattansicht festgelegt werden. In Access gibt es drei Arten von Gültigkeitsprüfungsregeln:

  • Feld Gültigkeitsprüfungsregel    Sie können eine Feld Überprüfungsregel verwenden, um ein Kriterium anzugeben, das alle gültigen Feldwerte erfüllen müssen. Sie müssen das aktuelle Feld nur dann als Teil der Regel angeben, wenn Sie das Feld in einer Funktion verwenden. Einschränkungen der Zeichentypen, die in ein Feld eingegeben werden müssen, können möglicherweise leichter mithilfe eines Eingabeformats vorgenommen werden. Ein Datumsfeld kann beispielsweise eine Gültigkeitsprüfungsregel aufweisen, die keine Werte in der Vergangenheit zulässt.

  • Daten Satz Gültigkeitsprüfungsregel    Sie können eine Daten Satz Gültigkeitsprüfungsregel verwenden, um eine Bedingung anzugeben, die alle gültigen Datensätze erfüllen müssen. Sie können Werte in verschiedenen Feldern mithilfe einer Daten Satz Gültigkeitsprüfungsregel vergleichen. Für einen Datensatz mit zwei Datumsfeldern kann es beispielsweise erforderlich sein, dass Werte eines Felds immer den Werten des anderen Felds vorangestellt werden (Beispiel: StartDate liegt vor EndDate).

  • Überprüfung in einem Formular    Sie können die Eigenschaft Gültigkeitsregel eines Steuerelements in einem Formular verwenden, um ein Kriterium anzugeben, das alle Werte erfüllen müssen, die für dieses Steuerelement eingegeben werden. Die Steuerelementeigenschaft Gültigkeitsprüfungsregel funktioniert wie eine Feld-Gültigkeitsprüfungsregel. Normalerweise verwenden Sie eine Formular-Gültigkeitsprüfungsregel anstelle einer Feld-Gültigkeitsprüfungsregel, wenn die Regel nur für dieses Formular und nicht für die Tabelle spezifisch ist, unabhängig davon, wo sie verwendet wird.

Weitere Informationen finden Sie unter Einschränken der Dateneingabe mithilfe von Gültigkeitsprüfungsregeln.

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Arbeiten mit Wertlisten und Nachschlagefeldern

Es gibt zwei Arten von Listendaten in Access:

  • Wertlisten    Diese enthalten einen hartcodierten Satz von Werten, die Sie manuell eingeben. Die Werte befinden sich in der Eigenschaft "Daten Satz Herkunft " des Felds.

  • Nachschlagefelder    Diese verwenden eine Abfrage, um Werte aus einer anderen Tabelle abzurufen. Die Eigenschaft "Daten Satz Herkunft " des Felds enthält eine Abfrage anstelle einer hartcodierten Liste von Werten. Die Abfrage ruft Werte aus einer oder mehreren Tabellen in einer Datenbank ab. Standardmäßig werden die Werte im Nachschlagefeld in Form einer Liste angezeigt. Je nachdem, wie Sie das Nachschlagefeld festlegen, können Sie ein oder mehrere Elemente aus dieser Liste auswählen.

    Hinweis    Nachschlagefelder können neue Access-Benutzer verwirren, da eine Liste von Elementen an einer Stelle angezeigt wird (die Liste, die Access aus den Daten im Nachschlagefeld erstellt), die Daten jedoch an einem anderen Speicherort (der Tabelle, die die Daten enthält) befinden können.

Standardmäßig zeigt Access Listendaten in einem Kombinationsfeld-Steuerelement an, Sie können jedoch ein Listenfeld-Steuerelement angeben. Ein Kombinationsfeld wird geöffnet, in dem Sie die Liste präsentieren und dann schließen, wenn Sie eine Auswahl treffen. Ein Listenfeld bleibt dagegen jederzeit geöffnet.

Zum Bearbeiten von Listen können Sie auch den Befehl Listenelemente bearbeiten ausführen, oder Sie können die Daten direkt in der Eigenschaft Daten Satz Herkunft der Quelltabelle bearbeiten. Wenn Sie die Daten in einem Nachschlagefeld aktualisieren, aktualisieren Sie die Quelltabelle.

Wenn die Eigenschaft Herkunftstyp des Listenfelds oder Kombinationsfelds auf Wertliste festgelegt ist, können Sie die Werteliste bearbeiten, während das Formular in der Formularansicht geöffnet ist. Es ist dann nicht erforderlich, dass Sie zur Entwurfsansicht oder Layoutansicht wechseln, das Eigenschaftenblatt öffnen und die Eigenschaft Datensatzherkunft für das Steuerelement bearbeiten, wenn Sie eine Änderung an der Liste vornehmen. Wenn Sie die Wertliste bearbeiten möchten, muss die Wertlistenbearbeitung zulassen-Eigenschaft für den Listenfeld-Assistenten oder den Kombinationsfeld-Assistenten auf Ja festgelegt sein.

Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen einer Auswahlliste mithilfe eines Listenfelds oder eines Kombinationsfelds.

Verhindern der Bearbeitung der Wertliste in der Formularansicht

  1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Formular im Navigationsbereich, und klicken Sie auf Entwurfsansicht oder Layoutansicht.

  2. Klicken Sie auf das Steuerelement, um es auszuwählen. Drücken Sie dann F4, um das Eigenschaftenblatt anzuzeigen.

  3. Legen Sie auf der Registerkarte Daten des Eigenschaftenblatts die Eigenschaft Wertlistenbearbeitung zulassen auf Nein fest.

  4. Klicken Sie auf Datei und dann auf Speichern, oder drücken Sie STRG + S Schaltflächensymbol .

Angeben eines anderen Formulars zur Bearbeitung der Wertliste

Standardmäßig bietet Access ein integriertes Formular zum Bearbeiten der Werteliste. Wenn Sie über ein anderes Formular verfügen, das Sie für diesen Zweck verwenden möchten, können Sie den Namen des Formulars in der Eigenschaft " Listenelemente bearbeiten " wie folgt eingeben:

  1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Formular im Navigationsbereich, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Entwurfsansicht oder Layoutansicht.

  2. Klicken Sie auf das Steuerelement, um es auszuwählen. Drücken Sie dann F4, um das Eigenschaftenblatt anzuzeigen.

  3. Klicken Sie auf der Registerkarte Daten des Eigenschaftenblatts auf den Dropdownpfeil im Eigenschaftenfeld Bearbeitungsformular für Listenelemente.

  4. Klicken Sie auf das Formular, das Sie für die Bearbeitung der Wertliste verwenden möchten.

  5. Klicken Sie auf die Datei und dann auf Speichern, oder drücken Sie STRG + S Schaltflächensymbol .

ÜberPrüfen eines Nachschlagefelds in einem Formular

  1. Öffnen Sie das Formular in der Layout -oder Entwurfsansicht.

  2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Listenfeld oder Kombinationsfeld-Steuerelement, und klicken Sie auf Eigenschaften.

  3. Klicken Sie im Eigenschaftenfenster auf die Registerkarte alle , und suchen Sie den Zeilen Quelltyp und die Eigenschaften der Daten Satz Quelle . Die Eigenschaft " Zeilen quellTyp " sollte entweder eine werteListe oder eine Tabelle/Abfrageenthalten, und die Eigenschaft " Zeilenquelle " sollte entweder eine Liste von Elementen enthalten, die durch Semikolons oder eine Abfrage getrennt sind. Wenn Sie mehr Platz haben möchten, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Eigenschaft, und wählen Sie Zoom aus, oder drücken Sie UMSCHALT + F2.

    In der Regel verwenden Wertelisten diese grundlegende Syntax: "Element"; " Element";" Element"

    In diesem Fall handelt es sich bei der Liste um eine Gruppe von Elementen, die von doppelten Anführungszeichen umgeben und durch Semikolons getrennt sind.

    Wählen Sie Abfragen verwenden Sie diese grundlegende Syntax: Wählen Sie [table_or_query_name]. [ FIELD_NAME] from [table_or_query_name].

    In diesem Fall enthält die Abfrage zwei Klauseln (SELECT und FROM). Die First-Klausel bezieht sich auf eine Tabelle oder Abfrage und ein Feld in dieser Tabelle oder Abfrage. Die zweite Klausel bezieht sich nur auf die Tabelle oder Abfrage. Hier ist ein wichtiger Punkt, den Sie beachten sollten: SELECT-Klauseln müssen nicht den Namen einer Tabelle oder Abfrage enthalten, obwohl Sie empfohlen werden, und Sie müssen den Namen mindestens eines Felds enthalten. Alle FROM-Klauseln müssen jedoch auf eine Tabelle oder Abfrage verweisen. Sie können also immer die Quelltabelle oder Quellabfrage für ein Nachschlagefeld finden, indem Sie die FROM-Klausel lesen.

  4. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

    • Wenn Sie eine Werteliste verwenden, bearbeiten Sie die Elemente in der Liste. Stellen Sie sicher, dass Sie die einzelnen Elemente mit doppelten Anführungszeichen umgeben, und trennen Sie die einzelnen Elemente durch ein Semikolon.

    • Wenn die Abfrage in der Nachschlageliste auf eine andere Abfrage verweist, öffnen Sie die zweite Abfrage in der Entwurfsansicht (Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf die Abfrage, und klicken Sie auf Entwurfsansicht). NoTieren Sie sich den Namen der Tabelle, die im oberen Abschnitt des Abfrage-Designers angezeigt wird, und fahren Sie dann mit dem nächsten Schritt fort.

      Wenn die Abfrage im Nachschlagefeld auf eine Tabelle verweist, notieren Sie sich den Namen der Tabelle, und fahren Sie mit dem nächsten Schritt fort.

  5. Öffnen Sie die Tabelle in der Datenblattansicht, und bearbeiten Sie die Listenelemente nach Bedarf.

ÜberPrüfen eines Nachschlagefelds in einer Tabelle

  1. Öffnen Sie die Tabelle in der Entwurfsansicht.

  2. Klicken Sie im oberen Abschnitt des Abfrageentwurfsbereichs in der Spalte Datentyp auf Text, Zahl oder Ja/Nein-Feld, oder setzen Sie den Fokus auf andere Weise.

  3. Klicken Sie im unteren Abschnitt des Tabellenentwurfsbereichs auf die Registerkarte nach schlagen , und schauen Sie sich dann die Eigenschaften für Daten Satz Herkunft und Zeilenquelle an.

    Die Eigenschaft " Zeilen quellTyp " muss Werteliste oder Tabelle/Abfragelesen. Die Eigenschaft "Daten Satz Quelle " muss entweder eine Werteliste oder eine Abfrage enthalten.

    Wertelisten verwenden diese grundlegende Syntax: "Element"; " Element";" Element"

    In diesem Fall handelt es sich bei der Liste um eine Gruppe von Elementen, die von doppelten Anführungszeichen umgeben und durch Semikolons getrennt sind.

    In der Regel verwenden SELECT-Abfragen diese grundlegende Syntax: SELECT [table_or_query_name]. [ FIELD_NAME] from [table_or_query_name].

    In diesem Fall enthält die Abfrage zwei Klauseln (SELECT und FROM). Die First-Klausel bezieht sich auf eine Tabelle oder Abfrage und ein Feld in dieser Tabelle oder Abfrage. Die zweite Klausel bezieht sich nur auf die Tabelle oder Abfrage. Hier ist ein wichtiger Punkt, den Sie beachten sollten: SELECT-Klauseln müssen nicht den Namen einer Tabelle oder Abfrage enthalten, obwohl Sie empfohlen werden, und Sie müssen den Namen mindestens eines Felds enthalten. Alle FROM-Klauseln müssen jedoch auf eine Tabelle oder Abfrage verweisen. Sie können also immer die Quelltabelle oder Quellabfrage für ein Nachschlagefeld finden, indem Sie die FROM-Klausel lesen.

  4. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

    • Wenn Sie eine Werteliste verwenden, bearbeiten Sie die Elemente in der Liste. Stellen Sie sicher, dass Sie die einzelnen Elemente mit doppelten Anführungszeichen umgeben, und trennen Sie die einzelnen Elemente durch ein Semikolon.

    • Wenn die Abfrage im Nachschlagefeld auf eine andere Abfrage verweist, öffnen Sie im Navigationsbereich die zweite Abfrage in der Entwurfsansicht (Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Abfrage, und klicken Sie auf Entwurfsansicht). NoTieren Sie sich den Namen der Tabelle, die im oberen Abschnitt des Abfrage-Designers angezeigt wird, und fahren Sie dann mit dem nächsten Schritt fort.

      Wenn die Abfrage im Nachschlagefeld auf eine Tabelle verweist, notieren Sie sich den Namen der Tabelle, und fahren Sie mit dem nächsten Schritt fort.

  5. Öffnen Sie die Tabelle in der Datenblattansicht, und bearbeiten Sie die Listenelemente nach Bedarf.

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Löschen der Daten aus einer Werteliste oder einem Nachschlagefeld

Die Elemente in einer Werteliste befinden sich in derselben Tabelle wie die anderen Werte des Datensatzes. Im Gegensatz dazu befinden sich die Daten in einem Nachschlagefeld in einer oder mehreren anderen Tabellen. Wenn Sie Daten aus einer Werteliste entfernen möchten, öffnen Sie die Tabelle, und bearbeiten Sie die Elemente.

Das Entfernen von Daten aus einer Nachschlageliste erfordert zusätzliche Schritte, die davon abhängen, ob die Abfrage für die Nachschlageliste die Daten aus einer Tabelle oder aus einer anderen Abfrage bezieht. Basiert die Abfrage für die Nachschlageliste auf einer Tabelle, geben Sie diese Tabelle und das Feld an, in dem sich die in der Liste angezeigten Daten befinden. Anschließend öffnen Sie die Quelltabelle und bearbeiten die Daten in diesem Feld. Basiert die Abfrage für die Nachschlageliste auf einer anderen Abfrage, müssen Sie diese zweite Abfrage öffnen, die Quelltabelle und das Feld suchen, woraus die Daten entnommen werden, und die Werte in dieser Tabelle ändern.

Entfernen von Daten aus einer Werteliste

  1. Öffnen Sie die Tabelle in der Entwurfsansicht.

  2. Wählen Sie im oberen Teil des Entwurfsbereichs das Tabellenfeld aus, das die Werteliste enthält.

  3. Klicken Sie im unteren Teil des Bereichs auf die Registerkarte Nachschlagen, und suchen Sie dann die Eigenschaft Datensatzherkunft.

    Standardmäßig sind die Elemente in einer Werteliste von Anführungszeichen umgeben, und die einzelnen Elemente sind durch Semikolons voneinander getrennt: "Excellent";"Fair";"Average";"Poor"

  4. Entfernen Sie die Elemente nach Bedarf aus der Liste. Denken Sie auch daran, die Anführungszeichen zu löschen, die die einzelnen Elemente umgeben. Entfernen Sie auch das vorangestellte Semikolon, damit keine zwei Semikolons hintereinander stehen bleiben (;;), und löschen Sie das abschließende Semikolon, wenn Sie das letzte Element in der Liste entfernen.

    Wichtig    Wenn Sie ein Element aus einer Werteliste löschen und dieses bereits von Datensätzen in der Tabelle verwendet wird, bleibt es so lange Teil des Datensatzes, bis Sie es ändern. Angenommen, Ihr Unternehmen besitzt in der Stadt A ein Lagerhaus und verkauft das Gebäude. Wenn Sie "Stadt A" aus der Liste mit Lagerhäusern entfernen, bleibt "Stadt A" in der Tabelle stehen, bis Sie diese Werte ändern.

Entfernen von Daten aus einem Nachschlagefeld

  1. Öffnen Sie die Tabelle in der Entwurfsansicht.

  2. Wählen Sie im oberen Teil des Entwurfsbereichs das Nachschlagefeld aus.

  3. Klicken Sie im unteren Teil des Entwurfsbereichs auf die Registerkarte Nachschlagen, und suchen Sie nach den Eigenschaften Herkunftstyp und Datensatzherkunft.

    Für die Eigenschaft Herkunftstyp sollte der Wert Tabelle/Abfrage angezeigt werden, und die Eigenschaft Datensatzherkunft muss eine Abfrage enthalten, die auf eine Tabelle oder eine andere Abfrage verweist. Abfragen für Nachschlagefelder beginnen immer mit dem Wort "auswählen".

    In der Regel (aber nicht immer) wird bei einer Auswahlabfrage die folgende grundlegende Syntax verwendet: SELECT [Name_der_Tabelle_oder_Abfrage].[Feldname] FROM [Name_der_Tabelle_oder_Abfrage].

    In diesem Fall enthält die Abfrage zwei Klauseln (SELECT und FROM). Die erste Klausel bezieht sich auf eine Tabelle und auf ein Feld in dieser Tabelle. umgekehrt bezieht sich die zweite Klausel nur auf die Tabelle. Ein Punkt, den Sie beachten sollten: die FROM-Klausel gibt immer den Namen der Quelltabelle oder-Abfrage an. SELECT-Klauseln enthalten möglicherweise nicht immer den Namen einer Tabelle oder einer Abfrage, enthalten aber immer den Namen mindestens eines Felds. Alle FROM-Klauseln müssen jedoch auf eine Tabelle oder Abfrage verweisen.

  4. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

    • Wenn die Abfrage im Nachschlagefeld auf eine andere Abfrage verweist, klicken Sie auf die Schaltfläche Erstellen (Klicken Sie auf der Registerkarte Daten des Eigenschaftenfensters auf Schaltfläche "Generator" weiter), um die Abfrage in der Entwurfsansicht zu öffnen. Notieren Sie sich den Namen der Tabelle, die im oberen Bereich des Abfrage-Designers angezeigt wird, und setzen Sie den Vorgang dann mit Schritt 5 fort.

    • Wenn die Abfrage im Nachschlagefeld auf eine Tabelle verweist, notieren Sie sich den Namen der Tabelle, und setzen Sie den Vorgang dann mit Schritt 5 fort.

  5. Öffnen Sie die Quelltabelle in der Datenblattansicht.

  6. Suchen Sie das Feld, das die in der Nachschlageliste verwendeten Daten enthält, und bearbeiten Sie diese Daten dann nach Bedarf.

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Auswirkungen von Datentypen auf die Art der Dateneingabe

Wenn Sie eine Datenbanktabelle entwerfen, wählen Sie einen Datentyp für jedes Feld in dieser Tabelle aus, ein Prozess, der eine genauere Dateneingabe gewährleistet.

Anzeigen von Datentypen

Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

Verwenden der Datenblattansicht

  1. Öffnen Sie die Tabelle in der Datenblattansicht.

  2. Überprüfen Sie auf der Registerkarte Felder in der Gruppe Formatierung den Wert in der Liste Datentyp. Der Wert ändert sich, wenn Sie den Cursor in die verschiedenen Felder in der Tabelle einfügen:

    Die Liste Datentyp

Verwenden der Entwurfsansicht

  1. Öffnen Sie die Tabelle in der Entwurfsansicht.

  2. Sehen Sie sich das Entwurfsraster an. Im oberen Bereich des Rasters werden der Name und der Datentyp für die einzelnen Tabellen Felder angezeigt.

    Felder in der Entwurfsansicht

Auswirkungen von Datentypen auf die Dateneingabe

Der Datentyp, den Sie für jedes Tabellenfeld festlegen, stellt die erste Ebene der Kontrolle darüber dar, welche Datentypen in einem Feld zulässig sind. In einigen Fällen wie einem langen Textfeld können Sie alle gewünschten Daten eingeben. In anderen Fällen, beispielsweise einem AutoWert-Feld, verhindert die Datentypeinstellung für das Feld, dass Sie überhaupt keine Informationen eingeben müssen. In der folgenden Tabelle sind die Datentypen aufgeführt, die von Access bereitgestellt werden, und es wird beschrieben, wie Sie die Dateneingabe beeinflussen.

Weitere Informationen finden Sie unter Datentypen für Access-Desktopdatenbanken und ändern oder Ändern der Datentypeinstellung für ein Feld.

Datentyp

Auswirkung auf die Dateneingabe

Kurzer Text

Ab Access 2013 wurde der Datentyp „Text“ in Kurzer Text umbenannt.

Kurze Textfelder akzeptieren entweder Text oder numerische Zeichen, darunter getrennte Listen von Elementen. Ein Textfeld akzeptiert eine geringere Anzahl von Zeichen als ein langes Textfeld – von 0 bis 255 Zeichen. In einigen Fällen können Sie Konvertierungsfunktionen verwenden, um Berechnungen für die Daten in einem kurzen Textfeld durchzuführen.

Langer Text

Hinweis: ab Access 2013 wurden Memo-Datentypen in Long Textumbenannt.

Sie können große Mengen von Text und numerischen Daten in diesen Feldtyp mit bis zu 64.000 Zeichen eingeben. Darüber hinaus legen Sie das Feld so fest, dass die Rich-Text-Formatierung unterstützt wird, und Sie können die Formatierungsarten anwenden, die Sie normalerweise in Textverarbeitungsprogrammen wie Word finden. So können Sie beispielsweise unterschiedliche Schriftarten und Schriftgrade auf bestimmte Zeichen in Ihrem Text anwenden und diese Fett oder kursiv formatieren usw. Sie können den Daten auch HTML-Tags (Hypertext Markup Language) hinzufügen. Weitere Informationen finden Sie unter Einfügen oder Hinzufügen eines Rich-Text-Felds.

Darüber hinaus verfügen lange Text Felder über eine Eigenschaft namens Append only. Wenn Sie diese Eigenschaft aktivieren, können Sie neue Daten an ein langes Textfeld anfügen, aber Sie können vorhandene Daten nicht ändern. Das Feature ist für die Verwendung in Anwendungen wie Issue Tracking-Datenbanken vorgesehen, in denen Sie möglicherweise einen permanenten Datensatz behalten müssen, der unveränderlich bleibt. Wenn Sie den Cursor in ein langes Textfeld setzen, wobei die Eigenschaft Nur anfügen aktiviert ist, wird der Text im Feld standardmäßig ausgeblendet. Sie können keine Formatierung oder andere Änderungen am Text anwenden.

Wie kurze Textfelder können Sie auch Konvertierungsfunktionen für die Daten in einem langen Textfeld ausführen.

Zahl

Sie können in diesem Feldtyp nur Zahlen eingeben, und Sie können Berechnungen für die Werte in einem Zahlenfeld durchführen.

Große Zahl

Beachten Sie, dass Datentypen mit großer Zahl nur in der Office 365-Abonnementversion von Access verfügbar sind.

Sie können in diesem Feldtyp nur Zahlen eingeben, und Sie können Berechnungen für die Werte in einem umfangreichen Zahlenfeld durchführen.

Weitere Informationen finden Sie unter Verwenden des Datentyps "Große Zahl".

Datum/Uhrzeit

Sie können in diesem Feldtyp nur Datumsangaben und Uhrzeiten eingeben. 

Sie können ein Eingabeformat für das Feld festlegen (eine Reihe von Literalen und Platzhalterzeichen, die angezeigt werden, wenn Sie das Feld auswählen), Sie müssen Daten in die Leerzeichen und das Format eingeben, die von der Maske bereitgestellt werden. Wenn beispielsweise eine Maske wie MMM_DD_YYYY angezeigt wird, müssen Sie in den bereitgestellten Feldern OAT 11 2017 eingeben. Sie können keinen vollständigen Monatsnamen oder einen zweistelligen Jahreswert eingeben. Weitere Informationen finden Sie unter Steuern von Dateneingabe Formaten mithilfe von EingabeFormaten.

Wenn Sie kein Eingabeformat erstellen, können Sie den Wert unter Verwendung eines beliebigen gültigen Datums-oder Uhrzeitformats eingeben. So können Sie beispielsweise 11 Okt. 2017, 10/11/17, Oktober 11, 2017 usw. eingeben.

Sie können auch ein Anzeigeformat auf das Feld anwenden. Wenn in diesem Fall kein Eingabeformat vorhanden ist, können Sie einen Wert in fast jedem Format eingeben, aber Access zeigt die Datumsangaben in Übereinstimmung mit dem Anzeigeformat an. So können Sie beispielsweise 10/11/2017 eingeben, das Anzeigeformat ist aber möglicherweise so festzulegen, dass der Wert als "11-Okt-2017" angezeigt wird.

Weitere Informationen finden Sie unter Einfügen des heutigen Datums.

Währung

Sie können in diesem Feldtyp nur Währungswerte eingeben. Außerdem müssen Sie kein Währungssymbol manuell eingeben. Standardmäßig wendet Access das Währungssymbol (¥, £, $ usw.) an, das in den regionalen Einstellungen von Windows angegeben ist. Falls erforderlich, können Sie dieses Währungssymbol so ändern, dass es eine andere Währung wiedergibt.

AutoWert

Sie können die Daten in diesem Feldtyp jederzeit nicht eingeben oder ändern. Access erhöht die Werte in einem AutoWert-Feld, wenn Sie einen neuen Datensatz zu einer Tabelle hinzufügen.

Berechnet

Sie können die Daten in diesem Feldtyp jederzeit nicht eingeben oder ändern. Die Ergebnisse dieses Felds werden durch einen von Ihnen definierten Ausdruck bestimmt. Access aktualisiert die Werte in einem berechneten Feld, wenn Sie einen neuen Datensatz zu einer Tabelle hinzufügen oder bearbeiten.

Ja/Nein

Wenn Sie auf ein Feld klicken, das auf diesen Datentyp festgelegt ist, zeigt Access je nachdem, wie Sie das Feld formatieren, entweder ein Kontrollkästchen oder eine Dropdownliste an. Wenn Sie das Feld formatieren, um eine Liste anzuzeigen, können Sie je nach dem auf das Feld angewendeten Format erneut " Ja " oder " Nein", " wahr " oder " falsch" oder " ein " oder "aus" in der Liste auswählen. Sie können keine Werte in die Liste eingeben oder die Werte in der Liste direkt aus einem Formular oder einer Tabelle ändern.

OLE-Objekt

Sie verwenden diesen Feldtyp, wenn Sie Daten aus einer Datei anzeigen möchten, die mit einem anderen Programm erstellt wurde. So können Sie beispielsweise eine Textdatei, ein Excel-Diagramm oder eine PowerPoint-Foliensammlung in einem OLE-Objektfeld anzeigen.

Anlagen bieten eine schnellere, einfachere und flexiblere Möglichkeit zum Anzeigen von Daten aus anderen Programmen.

Hyperlink

Sie können in diesem Feldtyp alle Daten eingeben, und Access bindet Sie in eine Webadresse ein. Wenn Sie beispielsweise einen Wert in das Feld eingeben, wird der Text von Access mit http://www umgeben.your_text.com. Wenn Sie eine gültige Webadresse eingeben, funktioniert Ihr Link. Andernfalls führt der Link zu einer Fehlermeldung.

Darüber hinaus kann das Bearbeiten vorhandener Hyperlinks schwierig sein, da durch Klicken auf ein Linkfeld mit der Maus der Browser gestartet wird und Sie zu der im Link angegebenen Website gelangen. Wenn Sie ein Linkfeld bearbeiten möchten, wählen Sie ein angrenzendes Feld aus, verwenden Sie die TAB-oder Pfeiltasten, um den Fokus auf das Linkfeld zu verschieben, und drücken Sie dann F2, um die Bearbeitung zu aktivieren.

Anlage

Sie können Daten aus anderen Programmen an diesen Feldtyp anfügen, Sie können jedoch keine Text-oder numerischen Daten eingeben oder anderweitig eingeben.

Weitere Informationen finden Sie unter Anfügen von Dateien und Grafiken an Datensätze in der Datenbank.

Nachschlage-Assistent

Der Nachschlage-Assistent ist kein Datentyp. Stattdessen verwenden Sie den Assistenten, um zwei Arten von Dropdownlisten zu erstellen: Wertelisten und Nachschlagefelder. Eine Werteliste verwendet eine getrennte Liste von Elementen, die Sie manuell eingeben, wenn Sie den Nachschlage-Assistenten verwenden. Diese Werte können unabhängig von anderen Daten oder Objekten in der Datenbank sein.

Im Gegensatz dazu verwendet ein Nachschlagefeld eine Abfrage, um Daten aus einer oder mehreren anderen Tabellen in einer Datenbank abzurufen. Das Nachschlagefeld zeigt dann die Daten in einer Dropdownliste an. Standardmäßig legt der Nachschlage-Assistent das Tabellenfeld auf den Datentyp Zahl fest.

Sie können Nachschlagefelder direkt in Tabellen und auch in Formularen und Berichten verwenden. Standardmäßig werden die Werte in einem Nachschlagefeld in einem Listensteuerelement namens "Kombinationsfeld" angezeigt – einer Liste mit einem Dropdownpfeil:

Eine leere Nachschlageliste

Sie können auch ein Listenfeld verwenden, in dem mehrere Elemente mit einer Bildlaufleiste angezeigt werden, um weitere Elemente anzuzeigen:

Ein einfaches Listenfeldsteuerelement in einem Formular

Je nachdem, wie Sie das Nachschlagefeld und das Kombinationsfeld festlegen, können Sie die Elemente in der Liste bearbeiten und der Liste Elemente hinzufügen, indem Sie die Eigenschaft Limit to List des Nachschlagefelds deaktivieren.

Wenn Sie die Werte in einer Liste nicht direkt bearbeiten können, müssen Sie die Daten in der vordefinierten Liste der Werte oder in der Tabelle, die als Quelle für das Nachschlagefeld dient, hinzufügen oder ändern.

Wenn Sie schließlich ein Nachschlagefeld erstellen, können Sie es optional so einstellen, dass es mehrere Werte unterstützt. Wenn Sie dies tun, zeigt die resultierende Liste ein Kontrollkästchen neben den einzelnen Listenelementen an, und Sie können beliebig viele Elemente auswählen oder deaktivieren. Diese Abbildung zeigt eine typische mehrwertige Liste:

Kontrollkästchenliste

Informationen zum Erstellen von mehrwertigen Nachschlagefeldern und Verwenden der resultierenden Listen finden Sie unter erstellen oder Löschen eines mehrwertigen Felds.

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Auswirkungen von Tabellenfeldeigenschaften auf die Art der Eingabe von Daten

Zusätzlich zu den Entwurfs Grundsätzen, die die Struktur einer Datenbank steuern, und den Datentypen, die Steuern, was in ein bestimmtes Feld eingegeben werden kann, können mehrere Feldeigenschaften auch beeinflussen, wie Daten in eine Access-Datenbank eingegeben werden.

Anzeigen von Eigenschaften für ein Tabellenfeld

Access bietet zwei Möglichkeiten, die Eigenschaften für ein Tabellenfeld anzuzeigen.

In der Datenblattansicht

  1. Öffnen Sie die Tabelle in der Datenblattansicht.

  2. Klicken Sie auf die Registerkarte Felder , und verwenden Sie die Steuerelemente in der Gruppe Formatierung , um die Eigenschaften für jedes Tabellenfeld anzuzeigen.

In der Entwurfsansicht

  1. Öffnen Sie die Tabelle in der Entwurfsansicht.

  2. Klicken Sie im unteren Teil des Rasters auf die Registerkarte Allgemein , wenn Sie noch nicht ausgewählt ist.

  3. Wenn Sie die Eigenschaften für ein Nachschlagefeld anzeigen möchten, klicken Sie auf die Registerkarte nach schlagen .

Auswirkungen von Eigenschaften auf die Dateneingabe

In der folgenden Tabelle sind die Eigenschaften aufgelistet, die die größte Auswirkung auf die Dateneingabe haben, und es wird erläutert, wie sich diese auf die Dateneingabe auswirken.

Eigenschaft

Position im Tabellenentwurfsbereich

Mögliche Werte

Verhalten beim Versuch, Daten einzugeben

Feldgröße

Registerkarte Allgemein

0-255

Die Zeichenbeschränkung gilt nur für Felder, die auf den Datentyp "Text" festgesetzt sind. Wenn Sie versuchen, mehr als die angegebene Anzahl von Zeichen einzugeben, schneidet das Feld Sie ab.

Erforderlich

Registerkarte Allgemein

Ja/Nein

Wenn diese Eigenschaft aktiviert ist, werden Sie aufgefordert, einen Wert in ein Feld einzugeben, und mit Access können Sie keine neuen Daten speichern, bevor Sie ein Pflichtfeld ausfüllen. Wenn diese Option deaktiviert ist, akzeptiert das Feld Nullwerte, was bedeutet, dass das Feld leer bleiben kann.

Ein NULL-Wert ist nicht identisch mit dem Wert 0 (null). NULL ist eine Ziffer, und "Null" ist ein fehlender, undefinierter oder unbekannter Wert.

Leere Zeichenfolgen zulassen

Registerkarte Allgemein

Ja/Nein

Wenn diese Option aktiviert ist, können Sie leere Zeichenfolgen eingeben – Zeichenfolgen, die keine Zeichen enthalten. Wenn Sie eine leere Zeichenfolge erstellen möchten, geben Sie ein paar doppelte Anführungszeichen in das Feld ein ("").

Indiziert

Registerkarte Allgemein

Ja/Nein

Wenn Sie ein Tabellenfeld indizieren, verhindert Access das Hinzufügen doppelter Werte. Sie können auch einen Index aus mehr als einem Feld erstellen. In diesem Fall können Sie die Werte in einem Feld duplizieren, aber nicht in beiden Feldern.

Eingabeformat

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VorDefinierte oder benutzerdefinierte Sätze von Literalzeichen und Platzhalterzeichen

Ein Eingabeformat zwingt Sie dazu, Daten in einem vordefinierten Format einzugeben. Die Masken werden angezeigt, wenn Sie ein Feld in einer Tabelle oder ein Steuerelement in einem Formular auswählen. Angenommen, Sie klicken auf ein Datumsfeld und sehen diesen Zeichensatz: MMM-tt-jjjj. Das ist ein Eingabeformat. Sie zwingen Sie dazu, Monatswerte als Abkürzungen für drei Buchstaben wie "OAT" und den Wert "Year" als vierstellige Zahlen einzugeben – beispielsweise "Okt-15-2017".

Eingabeformate Steuern nur, wie Daten eingegeben werden, und nicht, wie Access diese Daten speichert oder anzeigt.

Weitere Informationen finden Sie unter Steuern von Dateneingabe Formaten mithilfe von Eingabeformaten und Formatieren eines Datums-und Uhrzeit Felds.

Liste einschränken

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Ja/Nein

Aktiviert oder deaktiviert Änderungen an den Elementen in einem Nachschlagefeld. Benutzer versuchen manchmal, die Elemente in einem Nachschlagefeld manuell zu ändern. Wenn Access verhindert, dass Sie die Elemente in einem Feld ändern, wird diese Eigenschaft auf Jagesetzt. Wenn diese Eigenschaft aktiviert ist und Sie die Elemente in einer Liste ändern müssen, müssen Sie die Liste (wenn Sie eine Werteliste bearbeiten möchten) oder die Tabelle mit den Quelldaten für die Liste (wenn Sie ein Nachschlagefeld bearbeiten möchten) öffnen und die Werte dort ändern.

Wertlistenbearbeitung zulassen

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Ja/Nein

Aktiviert oder deaktiviert den Befehl Listenelemente bearbeiten für Wertelisten, aber nicht für Nachschlagefelder. Um diesen Befehl für Nachschlagefelder zu aktivieren, geben Sie einen gültigen Formularnamen in die Eigenschaft Bearbeitungsformular für Listenelemente ein. Der Befehl "Wertelisten Bearbeitung zulassen" wird in einem Kontextmenü angezeigt, das Sie öffnen, indem Sie mit der rechten Maustaste auf ein Listenfeld-oder Kombinationsfeld-Steuerelement klicken. Wenn Sie den Befehl ausführen, wird das Dialogfeld Listenelemente bearbeiten angezeigt. Wenn Sie den Namen eines Formulars in der Eigenschaft " Listenelemente bearbeiten " angeben, wird das Formular von Access gestartet, anstatt das Dialogfeld anzuzeigen.

Sie können den Befehl Listenelemente bearbeiten aus Listenfeld-und Kombinationsfeld-Steuerelementen in Formularen und aus Kombinationsfeld-Steuerelementen, die sich in Tabellen und Abfrageergebnis Sätzen befinden, ausführen. Formulare müssen entweder in der Entwurfsansicht oder in der Ansicht "Durchsuchen" geöffnet sein. Tabellen und abfrageergebnissätze müssen in der Datenblattansicht geöffnet sein.

Bearbeitungsformular für Listenelemente

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Name eines Dateneingabeformulars

Wenn Sie den Namen eines Dateneingabeformulars als Wert in dieser Tabelleneigenschaft eingeben, wird dieses Formular geöffnet, wenn ein Benutzer den Befehl Listenelemente bearbeiten ausführt. Andernfalls wird das Dialogfeld Listenelemente bearbeiten angezeigt, wenn Benutzer den Befehl ausführen.

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Verwenden von kaskadierenden Updates zum Ändern von Primär-und Fremdschlüsselwerten

Manchmal müssen Sie möglicherweise einen Primärschlüsselwert aktualisieren. Wenn Sie diesen Primärschlüssel als Fremdschlüssel verwenden, können Sie Ihre Änderungen automatisch über alle untergeordneten Instanzen des Fremdschlüssels aktualisieren.

Als Erinnerung ist ein Primärschlüssel ein Wert, der jede Zeile (einen Datensatz) in einer Datenbanktabelle eindeutig identifiziert. Ein Fremdschlüssel ist eine Spalte, die dem Primärschlüssel entspricht. In der Regel befinden sich Fremdschlüssel in anderen Tabellen, und Sie können eine Beziehung (einen Link) zwischen den Daten in den Tabellen erstellen.

Angenommen, Sie verwenden eine Produkt-ID-Nummer als Primärschlüssel. Eine ID-Nummer identifiziert eindeutig ein Produkt. Sie verwenden diese ID-Nummer auch als Fremdschlüssel in einer Tabelle mit Bestelldaten. Auf diese Weise können Sie alle Bestellungen finden, die sich auf die einzelnen Produkte beziehen, da die ID zu einem Teil der Bestellung wird, wenn jemand eine Bestellung für dieses Produkt aufgibt.

Manchmal ändern sich diese ID-Nummern (oder andere Typen von Primärschlüsseln). Wenn dies der Fall ist, können Sie den Primärschlüsselwert ändern, und die Änderung wird automatisch durch alle zugehörigen untergeordneten Datensätze überlappt. Sie Aktivieren dieses Verhalten, indem Sie die referenzielle Integrität und Aktualisierungsweitergaben zwischen den beiden Tabellen aktivieren.

Beachten Sie die folgenden wichtigen Regeln:

  • Sie können Cascading Updates nur für Primärschlüsselfelder aktivieren, die auf die Datentypen Text oder Number eingestellt sind. Sie können keine Cascading Updates für Felder verwenden, die auf den Datentyp "AutoWert" gesetzt sind.

  • Sie können Cascading Updates nur zwischen Tabellen mit einer 1: n-Beziehung aktivieren.

Weitere Informationen zum Erstellen von Beziehungen. Weitere Informationen finden Sie unter Leitfaden für Tabellenbeziehungen und erstellen, bearbeiten oder Löschen einer Beziehung.

Die folgenden Verfahren gehen Hand in Hand und erläutern, wie Sie zunächst eine Beziehung erstellen und dann Cascading Updates für diese Beziehung aktivieren.

Erstellen der Beziehung

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Datenbanktools in der Gruppe Einblenden/Ausblenden auf Beziehungen.

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Beziehungen auf Tabelle anzeigen.

  3. Wählen Sie im Dialogfeld Tabelle anzeigen die Registerkarte Tabellen aus, wählen Sie die Tabellen aus, die Sie ändern möchten, klicken Sie auf Hinzufügen, und klicken Sie dann auf Schließen.

    Sie können die UMSCHALTtaste drücken, um mehrere Tabellen auszuwählen, oder Sie können jede Tabelle einzeln hinzufügen. Wählen Sie nur die Tabellen auf der "1"-und "n"-Seite der Beziehung aus.

  4. Ziehen Sie im Fenster " Beziehungen " den Primärschlüssel aus der Tabelle auf der 1-Seite der Beziehung, und legen Sie ihn auf dem Fremdschlüsselfeld der Tabelle auf der "n"-Seite der Beziehung ab.

    Das Dialogfeld Beziehungen bearbeiten wird angezeigt. Die folgende Abbildung zeigt das Dialogfeld:

    'Beziehungen bearbeiten' (Dialogfeld) mit einer vorhandenen Beziehung

  5. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen referenzielle Integrität erzwingen , und klicken Sie auf Erstellen.

Aktivieren von kaskadierenden Updates in Primärschlüsseln

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Datenbanktools in der Gruppe Einblenden/Ausblenden auf Beziehungen.

  2. Das Fenster " Beziehungen " wird angezeigt, und die Verknüpfungen (als Verbindungslinien angezeigt) werden zwischen den Tabellen in der Datenbank angezeigt. Die folgende Abbildung zeigt eine typische Beziehung:

  3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Verknüpfungszeile zwischen den übergeordneten und untergeordneten Tabellen, und klicken Sie auf Beziehung bearbeiten.

    Eine Beziehung zwischen zwei Tabellen

    Das Dialogfeld Beziehungen bearbeiten wird angezeigt. Die folgende Abbildung zeigt das Dialogfeld:

    'Beziehungen bearbeiten' (Dialogfeld)

  4. Wählen Sie verknüpfte Felder mit überlappUng aktualisierenaus, stellen Sie sicher, dass das Kontrollkästchen referenzielle Integrität erzwingen aktiviert ist, und klicken Sie dann auf OK.

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Warum ID-Nummern manchmal scheinen, eine Zahl zu überspringen

Wenn Sie ein Feld erstellen, das auf den Datentyp "AutoWert" festgesetzt ist, generiert Access automatisch einen Wert für dieses Feld in jedem neuen Datensatz. Der Wert wird standardmäßig inkrementiert, sodass jeder neue Datensatz die nächste verfügbare fortlaufende Nummer erhält. Der Datentyp "AutoWert" dient zum Bereitstellen eines Werts, der für die Verwendung als Primärschlüssel geeignet ist. Weitere Informationen finden Sie unter hinzufügen, festlegen, ändern oder Entfernen des Primärschlüssels.

Wenn Sie eine Zeile aus einer Tabelle löschen, die ein Feld enthält, das auf den Datentyp "AutoWert" festgelegt ist, wird der Wert im Feld "AutoWert" für diese Zeile nicht immer automatisch wieder verwendet. Aus diesem Grund ist die von Access generierte Zahl möglicherweise nicht die Zahl, die Sie erwarten, und Lücken können in der Reihenfolge der ID-Nummern angezeigt werden – dies ist beabsichtigt. Sie sollten sich nur auf die Eindeutigkeit der Werte in einem AutoWert-Feld und nicht auf deren Reihenfolge verlassen.

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Massenaktualisierung von Daten mithilfe von Abfragen

AnFüge-, Aktualisierungs-und Löschabfragen sind leistungsfähige Methoden zum Massen hinzufügen, ändern oder Entfernen von Datensätzen. Darüber hinaus können Massenupdates einfacher und effizienter ausgeführt werden, wenn Sie gute Grundlagen des Datenbankentwurfs verwenden. Die Verwendung einer Anfüge-, Aktualisierungs-oder Löschabfrage kann eine Zeitersparnis sein, da Sie die Abfrage auch wieder verwenden können.

Wichtig    Sichern Sie Ihre Daten, bevor Sie diese Abfragen verwenden. Wenn Sie eine Sicherungskopie zur Hand haben, können Sie eventuelle Fehler, die versehentlich auftreten, schnell beheben.

Anfügen von Abfragen    Hiermit können Sie einer oder mehreren Tabellen viele Datensätze hinzufügen. Eine der häufigsten Verwendungsmöglichkeiten einer Anfügeabfrage ist das Hinzufügen einer Gruppe von Datensätzen aus einer oder mehreren Tabellen in einer Quelldatenbank zu einer oder mehreren Tabellen in einer Zieldatenbank. Nehmen wir beispielsweise an, dass Sie einige neue Kunden und eine Datenbank mit einer Tabelle mit Informationen zu diesen Kunden erwerben. Um zu vermeiden, dass neue Daten manuell eingegeben werden, können Sie Sie an die entsprechenden Tabellen in der Datenbank anfügen. Weitere Informationen finden Sie unter Hinzufügen von Datensätzen zu einer Tabelle mithilfe einer Anfügeabfrage.

Aktualisierungsabfragen    Hiermit können Sie Teile (aber nicht alle) von vielen vorhandenen Datensätzen hinzufügen, ändern oder löschen. Stellen Sie sich Aktualisierungsabfragen als leistungsfähige Form des Dialogfelds Suchen und Ersetzen vor. Sie geben ein Auswahlkriterium (das ungefähre Äquivalent einer Suchzeichenfolge) und ein Aktualisierungskriterium (das ungefähre Äquivalent einer Ersetzungszeichenfolge) ein. Im Gegensatz zum Dialogfeld können Aktualisierungsabfragen mehrere Kriterien akzeptieren, es Ihnen ermöglichen, eine große Anzahl von Datensätzen in einem Durchgang zu aktualisieren, und es Ihnen ermöglichen, Datensätze in mehr als einer Tabelle zu ändern. Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen und Ausführen einer Aktualisierungsabfrage.

Löschen von Abfragen    Wenn Sie eine Vielzahl von Daten schnell löschen oder eine Gruppe von Datenregel mäßig löschen möchten, ist eine Löschung hilfreich, da die Abfragen es ermöglichen, Kriterien anzugeben, um die Daten schnell zu finden und zu löschen. Weitere Informationen finden Sie unter Möglichkeiten zum Hinzufügen, bearbeiten und Löschen von Datensätzen.

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