Entwurf zur Verwendung von Daten in SharePoint Server

Wichtig :  Dieser Artikel wurde maschinell übersetzt. Bitte beachten Sie den Haftungsausschluss. Die englische Version des Artikels ist als Referenz hier verfügbar: hier.

Durch die Kombination von Office SharePoint Server 2007, 2007 Microsoft Office System und den Daten in Ihrem Unternehmen können Sie eine Geschäftslösung erstellen, mit der Sie sofort zurechtkommen.

Entwurf zur Verwendung von Daten in SharePoint Server

Inhalt dieses Artikels

Das Erstellen einer Geschäftslösung ähnelt dem Bau eines Hauses

Datengrundlagen

Nutzen von Daten in Office SharePoint Server 2007

Verwenden von Daten aus Office System-Programmen in Office SharePoint Server 2007

Einführung in Vorlagen und Szenarien

Das Erstellen einer Geschäftslösung ähnelt dem Bau eines Hauses

Angenommen, Sie möchten ein qualitativ hochwertiges Haus bauen. Wenn Sie jede Menge Zeit und Geld haben, können Sie sich für Option A entscheiden: ein unerschlossenes Grundstück ohne Anschlüsse an die Versorgungsbetriebe kaufen, einen Architekten für den Hausentwurf und einen Bauunternehmer (mit Subunternehmern) beauftragen, das Haus mit aller Sorgfalt ganz neu zu erbauen. Falls Zeit und Geld jedoch nur begrenzt vorhanden sind, könnten Sie Option B wählen: ein Fertighaus kaufen, eine vordefinierte Architekturvorlage und einen Grundriss wählen und einen einzigen Bauunternehmer beauftragen, das Haus innerhalb kurzer Zeit auf einem erschlossenen Grundstück mit Anschlüssen an die Versorgungsbetriebe zu errichten.

Zum Erstellen einer qualitativ hochwertigen Geschäftslösung stellen Microsoft Office System und Office SharePoint Server 2007 beide Optionen bereit. Option A erfordert oft Finanzierung, Codierung und Entwicklung; sie sollte normalerweise den IT-Experten vorbehalten bleiben. Bei Option B wird Microsoft Office System (Ihr Architekt) mit Office SharePoint Server 2007 (Ihren Fertighausmodulen samt erschlossenem Grundstück und Anschlüssen an die Versorgungsbetriebe), einem motivierten Information-Worker (Ihrem Bauunternehmer) sowie Vorlagen und Szenarien (Ihren Architekturvorlagen und Grundrissen) kombiniert.

Wenn Sie Hilfe beim Erstellen einer qualitativ hochwertigen Geschäftslösung unter Einsatz von Option B benötigen, sind Sie hier genau richtig. Dieser Artikel bietet einen Überblick über die Verwendung von Daten in Office SharePoint Server 2007, zusammen mit zahlreichen Hyperlinks zu zusätzlichen Informationen, die Ihnen zum Verständnis der Details der vielen erläuterten Features verhelfen und Sie beim Implementieren einer Lösung unterstützen können.

Seitenanfang

Datengrundlagen

Die Grundlage jeder automatisierten Geschäftslösung, die auf Microsoft Office System basiert – egal, ob auf Unternehmens-, Abteilungs- oder Arbeitsgruppenebene –, sind Daten und die fundamentalen Verfahren für die mögliche Arbeit mit Daten.

Seitenanfang

Drei Datentypen

Informationen sind wichtig für die effiziente Führung eines Unternehmens, und Daten sind der unterstützende Lebensnerv. Die meisten Unternehmen wenden bedeutende Ressourcen für die Erfassung von Daten, ihre Speicherung, Aktualisierung, den Zugriff darauf, für Datenanalyse, Berichterstellung und die Datenverwaltung auf. Diese Daten gibt es in drei verschiedenen Formen:

  • Strukturierte Daten    Dieser Datentyp kann in Tabellen organisiert werden und lässt sich auf einfache Weise aktualisieren, sortieren, filtern und abfragen. Normalerweise werden strukturierte Daten in Flatfiles und Datenbanken gespeichert. Außerdem enthalten strukturierte Daten Metadaten, die oft als "Daten über Daten" definiert werden. Metadaten verleihen den Daten eine Bedeutung und schränken sie ein. Metadaten umfassen Spaltenköpfe, Datentypen und Datenformate sowie Gültigkeitsregeln. Beispiele für strukturierte Daten sind Bestellungen, Statistiken, Bestände, Budgets und Umsätze.

  • Unstrukturierte Daten    Dieser Datentyp besteht aus Informationen, die in Dokumenten und Präsentationen gespeichert sind und nicht automatisch in strukturierte Daten konvertiert werden können. Beispiele für unstrukturierte Daten umfassen Memos, Briefe, Publikationen, Richtlinien, Angebote, Spezifikationen, Folien und Lebensläufe.

  • Halbstrukturierte Daten    Dieser Datentyp enthält strukturierte Daten, die mit einer geringen Menge an unstrukturierten Daten kombiniert sind, z. B. Kommentar- und Memofelder, Dokumentanlagen und Grafiken. Beispiele für unstrukturierte Daten umfassen Statusberichte, formelle Ausschreibungsunterlagen, Leistungsbeurteilungen und Produktkataloge.

Sie können mithilfe von Microsoft Office System und Office SharePoint Server 2007 mit allen drei Datentypen arbeiten. Der Schwerpunkt dieses Artikels liegt jedoch auf strukturierten und halbstrukturierten Daten.

Seitenanfang

Herstellen von Verbindungen mit Daten

Strukturierte und halbstrukturierte Daten stammen oft aus einer externen Datenquelle wie einer XML-Datei, einer Arbeitsmappe oder einer Datenbank. Solch eine externe Datenquelle wird über eine Datenverbindung mit dem Programm verbunden. Eine Datenverbindung ist eigentlich eine Zusammenstellung von Informationen, die beschreiben, wo sich eine externe Datenquelle befindet und wie die Anmeldung und der Zugriff auf die externe Datenquelle erfolgen.

Verbindungsinformationen können auch in einer Verbindungsdatei, z. B. einer ODC-Datei (Office Data Connection), gespeichert werden. Bei einer ODC-Datei werden benutzerdefinierte HTML- und XML-Tags zum Speichern der Verbindungsinformationen verwendet; sie wird von den meisten Office-Programmen eingesetzt und Office InfoPath 2007 verwendet eine ähnliche UDC-Datei (Universal Data Connection). Verbindungsdateien sind insbesondere dann hilfreich, wenn Sie möchten, dass Verbindungen in einheitlicher Weise freigegeben werden, besser auffindbar und mit mehr Sicherheit versehen sind und die Datenquellenverwaltung vereinfachen. Diese Dateien können Sie am besten freigeben, indem Sie sie an einem sicheren und vertrauenswürdigen Speicherort ablegen, z. B. in einer SharePoint-Datenverbindungsbibliothek, in der geeignete Benutzer und Programme die Datei lesen, aber nur bestimmte Benutzer die Datei ändern können.

Verbinden mit externen Daten

1. Mit einer Vielzahl von Datenquellen kann eine Verbindung hergestellt werden: Microsoft SQL Server, Microsoft Office Access 2007, Office Excel 2007 und Textdateien.

2. Für jede Datenquelle gibt es einen zugehörigen ODBC-Treiber oder OLE DB-Anbieter.

3. Eine Verbindungsdatei legt alle Informationen fest, die Sie für den Zugriff und das Abrufen von Daten aus der Datenquelle benötigen.

4. Die Verbindungsinformationen werden aus der Verbindungsdatei in Ihr jeweiliges Programm kopiert.

Das mit Microsoft Windows installierte Microsoft Data Access Components (MDAC) 2.8 ermöglicht es, mithilfe von ODBC-Treibern (Open Database Connectivity) oder OLE  DB-Anbietern (Object Linking and Embedding Database) Verbindungen mit einer Vielzahl von relationalen und nicht relationalen Datenquellen herzustellen. Bei der Installation von Microsoft Office System werden dem Computer zusätzliche ODBC-Treiber und OLE DB-Anbieter hinzugefügt. Sie können auch ODBC-Treiber und OLE DB-Anbieter anderer Hersteller verwenden, um Informationen aus anderen Datenquellen als denen von Microsoft zu erhalten. Weitere Informationen zum Installieren dieser ODBC-Treiber oder OLE DB-Provider finden Sie in der Dokumentation zur Datenbank, oder wenden Sie sich an den Datenbankhersteller.

Mithilfe von Microsoft Office System können Sie Verbindungen in vielen Office-Programmen erstellen und mithilfe des Datenverbindungs-Assistenten eine Verbindung zu neuen Datenquellen herstellen. Außerdem können Sie den Inhalt einer Office Excel 2007 am besten anzeigen oder bearbeiten.

Weitere Informationen

Importieren von Daten nach Office Publisher, Visio oder Word mit dem Datenverbindungs-Assistenten

Übersicht über das Verbinden der Daten (importierender)

Seitenanfang

Verwenden von Datenrastern zum Arbeiten mit Daten

Das einfachste Verfahren zum Arbeiten mit Daten stellt oft die Verwendung eines Datenrasters dar. Bei einem Datenraster handelt es sich um eine tabellarische Anzeige von Daten in Spalten und Zeilen, die Ihnen ein einfaches Sortieren, Filtern, Abfragen und Bearbeiten der Daten ermöglicht. Datenraster ermöglichen es außerdem, die richtige Datengruppe für eine Geschäftslösung aus mehreren Datenquellen abzurufen. Einigen Benutzern reicht ein Datenraster zum effektiven Arbeiten mit den Daten aus. Andere Benutzer benötigen benutzerfreundlichere Verfahren zum Verwalten der Daten, z. B. Formulare, Berichte und Dashboards.

Tabelle 'Personal' in der Datenblattansicht

In Microsoft Office System und Office SharePoint Server 2007 können Sie Datenraster mithilfe von Access Web Datasheet, Access-Datenblättern und Excel-Tabellen erstellen und verwenden.

Seitenanfang

Verwenden von Formularen zum effizienten Ändern von Daten

Mehrere ineinander geschachtelte Unterformulare  Strukturierte und halbstrukturierte Daten müssen oft aktualisiert und geändert werden, und hier kommen Formulare ins Spiel. Bei einem Formular (gedruckt oder online) handelt es sich um ein Dokument oder eine Programmkomponente mit einer Standardstruktur und einem Standardformat, die das Sammeln, Erfassen, Organisieren und Bearbeiten von Daten erleichtern. Formulare sind Fenster, über die Benutzer Daten anzeigen und darauf zugreifen können. Onlineformulare enthalten Anweisungen, Formatierungen, Beschriftungen und Leerräume für die Eingabe von Daten, ähnlich einem gedruckten Formular. Darüber hinaus enthalten Onlineformulare Steuerelemente wie Listenfelder, Optionsschaltflächen und Befehlsschaltflächen zur Anzeige von Daten oder um Benutzern die Eingabe und das Bearbeiten von Daten, das Ausführen einer Aktion oder das Treffen einer Auswahl zu erleichtern. Ein optisch ansprechendes Formular macht das Arbeiten mit den Daten angenehmer und produktiver. Außerdem wird so verhindert, dass falsche Daten eingegeben werden.

In Microsoft Office System und Office SharePoint Server 2007 können Sie Formulare mithilfe von Access-Formularen, InfoPath-Formularen, SharePoint-Listenformularen, als Formulare eingefügten Datenansichten und Formularwebparts erstellen und verwenden.

Seitenanfang

Verwenden von Berichten zur Darstellung von Daten und zur Entscheidungsfindung

Berichte können einen Überblick über die Daten bieten  Strukturierte und halbstrukturierte Daten werden Benutzern in der Regel über Geschäftsberichte zur Verfügung gestellt. Bei einem Bericht handelt es sich um die Darstellung von Daten, die entsprechend spezifischen Geschäftsanforderungen in formatierte und organisierte Informationen umgewandelt werden. Beispiele für Berichte sind Budgetplanungen, Umsatzzusammenfassungen, Telefonlisten, Adressetiketten und Produktkataloge. Berichte können eine einfache einseitige Übersicht oder eine hierarchische Anzeige umfangreicher Daten sein. Außerdem kann ein Bericht Unterberichte enthalten, die auf der Grundlage der ihm übergebenen Parameter variieren, und er kann in hohem Maße interaktiv sein, damit Benutzer die Daten sortieren, filtern und einen Drilldown oder sogar einen Drillthrough ausführen können.

Mithilfe von Berichten können Information-Worker geeignete Geschäftsentscheidungen treffen, indem ihnen dabei geholfen wird, Fragen zu beantworten, sich auf Ziele zu konzentrieren, optimale Alternativen zu finden, richtige Strategien und Taktiken zu entwickeln, Konsequenzen und Kompromisse zu ermitteln sowie Unbekannte und Risiken abzuschätzen.

Benutzer von Berichten lassen sich folgendermaßen klassifizieren.

Benutzertyp

Beispiel

Berichtsaktionen

Experten

Daten- und Wirtschaftsanalytiker

Erstellen und Anpassen von Berichten, Arbeiten mit OLAP PivotTable-Berichten (Online Analytical Processing), Verwenden von Berichterstellungstools, Führen statistischer Analysen und Durchführen von Analysen mithilfe von Data Mining-Tools

Fachlich versierte Benutzer

Manager und sonstige Information-Worker

Lesen detaillierter Berichte, Anpassen von und Interagieren mit Berichten durch das Filtern, Sortieren und Festlegen von Parametern sowie das Erstellen von Ad-hoc-Abfragen und -Berichten

Gelegentliche Benutzer

Mitarbeiter "an vorderster Front"

Lesen einfacher Standardberichte und Zugriff auf Berichte über einfache Anzeigen, wie z. B. Flussdiagramme.

In Microsoft Office System, Office SharePoint Server 2007 und SQL Server können Sie viele verschiedene Berichte mithilfe von Access, Excel, SQL Server Reporting Services, InfoPath (mit Zusammenführen von Formularen) und Office SharePoint Designer 2007 (mit schreibgeschützten Datenansichten) erstellen und verwenden.

Seitenanfang

Verwenden von Dashboards und KPIs zum Bearbeiten von Daten

Bei Business Intelligence handelt es sich um eine häufig verwendete, branchenweite Maßnahme zum Erfassen, Verwalten und Verwenden von Daten, zum Erkennen von Mustern und Bedeutungen, zum Treffen von Entscheidungen, Antworten und Handeln – und somit zur Verbesserung der Leistung eines Unternehmens. Dabei sind Dashboards und KPIs (Key Performance Indicators) von zentraler Bedeutung.

Verwenden von Dashboards

Bei Dashboards (die auch als "Scorecards" bezeichnet werden) handelt es sich um eine unerlässliche Business Intelligence-Methode, in der Berichterstellung und Analysen kombiniert werden, um wichtige Informationen auf Unternehmens-, Abteilungs- und Gruppenebene darzustellen.

Umsatz-Dashboard

Es gibt drei Arten von Dashboards: operative Dashboards zum Überwachen der täglichen Arbeit für Mitarbeiter, taktische Dashboards zur Analyse von Daten und zur Überwachung von monatlichen und vierteljährlichen Aktivitäten sowie strategische Dashboards für langfristiges Enterprise Management. Dashboarddaten können quantitativ sein (z. B. Bestellbeträge, Marktanteile, Gewinne, Supportanrufe, Fertigungsfehler oder Webseitentreffer). Sie können aber auch qualitativ sein (z. B. Top-10-Kunden, wichtige Probleme, laufende Aufgaben, die auf den Abschluss warten, und wichtige Newsaktualisierungen).

Verwenden von Key Performance Indicators (KPIs)

Ein wesentliches Dashboardelement ist ein Key Performance Indicator (KPI) – ein optischer Indikator (z. B. nach oben und unten weisende Pfeile, Bremslichter und farbige Kreise) für den Fortschritt im Hinblick auf ein wichtiges Unternehmensziel. Ein KPI ist ein quantifizierbares Maß, wie z. B. der monatliche Bruttogewinn oder die vierteljährliche Mitarbeiterfluktuation, mit dessen Hilfe das Leistungsverhalten eines Unternehmens überwacht werden kann. Mithilfe von KPIs können Teams, Manager und Unternehmen aufgrund messbarer Ziele schnell den Fortschritt auswerten und geeignete Entscheidungen anhand von drei grundlegenden Fragen treffen: "Wie weit liege ich voraus oder zurück?", "Wie groß ist mein Vorsprung oder Rückstand?" und "Wie viel habe ich mindestens abgeschlossen?".

Verkaufsleistungsindikatoren  Jeder KPI verfügt über ein Ziel, einen Status und einen Trend. Ein allgemeiner KPI beispielsweise betrifft den monatlichen Abteilungsumsatz. Nach sorgfältiger Planung wird für jede Abteilung ein Quartalsumsatzziel definiert. Auf einem Dashboard oder einer Scorecard wird der Wochenstatus dieses Ziels angezeigt – unabhängig davon, ob er sich auf Kurs, davor oder dahinter befindet. Zur Darstellung werden vielleicht Farben oder unternehmensdefinierte Standardsymbole verwendet. Die Trends über die vergangenen Jahre können außerdem in einem Diagramm zusammengefasst und manchmal für das nächste Jahr prognostiziert werden.

Seitenanfang

Nutzen von Daten in Office SharePoint Server 2007

Office SharePoint Server 2007 erleichtert die Zusammenarbeit mit anderen Mitarbeitern, indem es das Verwalten und Freigeben von Dokumenten, Websites und Arbeitsbereichen vereinfacht sowie allgemeine Geschäftsaktivitäten unterstützt, bei denen alle drei zuvor beschriebenen Datentypen verwendet werden. Hierzu zählen folgende Beispiele:

  • Arbeitsgruppen und Abteilungen, die an Projekten zusammenarbeiten, den geschäftlichen Anlass kommunizieren, Erfolge messen, Teams und Aufgaben organisieren, Zeitpläne und Meilensteine entwickeln und überwachen, Kosten identifizieren und den Lieferumfang erzeugen müssen.

  • Unternehmen, die viele Dokumente verwalten, Prozesse überwachen, Richtlinien kommunizieren sowie sehr umfangreiche Datensätze beibehalten, kennzeichnen und suchen müssen.

Darüber hinaus erstellt Office SharePoint Server 2007 eine solide Infrastruktur für die Entwicklung zusätzlicher Geschäftslösungen, bei denen alle drei Datentypen verwendet werden. Für den Information-Worker stechen die folgenden Office SharePoint Server 2007-Komponenten als wichtige Elemente beim Erstellen einer automatisierten Geschäftslösung hervor, die auf strukturierten und halbstrukturierten Daten mit wenigem Code oder ohne Code basieren. Diese Komponenten, die eigenständig oder zusammen arbeiten, sind Ihre "Fertighausmodule, erschlossenen Grundstücke und Anschlüsse an die Versorgungsbetriebe", die beim schnellen Erstellen einer Geschäftslösung hilfreich sein können.

Strukturierte Datenkomponenten in SharePoint

1. In Microsoft Office System und Office SharePoint Server 2007 können Sie mit vielen Typen von externen Daten arbeiten, darunter LOB-Daten (Line-of-Business), Office-Datenquellen und Flatfiles.

2. Office SharePoint Server 2007 verfügt über viele Komponenten, die zum Bearbeiten externer Daten auf die verschiedensten Weisen entwickelt wurden.

3. Sie können auf diese externen Daten entweder über ein Office Desktop-Programm oder einen Browser zugreifen, wie z. B. Windows Internet Explorer.

Seitenanfang

SharePoint-Listen

Eine SharePoint-Website enthält in der Regel viele Standardlisten, darunter "Hyperlinks", "Ankündigungen", "Kontakte", "Problemverfolgung", "Umfragen" und "Aufgaben", die als Schwerpunkt für eine Geschäftslösung verwendet werden können. In vielen Fällen können diese Listen schnelle, effektive Lösungen ohne oder nur mit geringfügigen Änderungen bereitstellen. Beispielsweise bieten sich die folgenden Zwecke an: Die Liste "Umfragen", die eine bedingte Verzweigung und Seitenwechsel umfasst, für Einschätzungen von Mitarbeiter- und Kundenzufriedenheit und die Liste "Problemverfolgung", die Versionsverwaltung und Speicherung des Versionsverlaufs aufweist, für genauere Analysen von Arbeitsgruppenprojekten und allgemeinen Arbeitsaufgaben.

Projektaufgabenliste

Listen sind komplex und flexibel und verfügen über viele integrierte Features, die eine robuste Möglichkeit zum Speichern und Freigeben von sowie zum Arbeiten mit strukturierten und halbstrukturierten Daten bieten. Dies ist möglich:

  • Einbeziehen von vielen Datentypen, z. B. Daten, Bildern, Formeln und auf anderen Spalten basierenden Berechnungen, Felder nur zum Anfügen (zweckmäßig zum Protokollieren und Verfolgen von Anwendungen) sowie Nachschlagefelder, in denen Sie einen Wert aus einem anderen Listenfeld auswählen können.

  • Erstellen von Listenansichten zum Organisieren, Sortieren und Filtern von Daten auf verschiedene, spezifische Arten; Ändern der Metadaten, z. B. Hinzufügen und Löschen von Spalten sowie Ändern von Gültigkeitsregeln; einheitliches Verwenden von Listen über alle SharePoint-Websites mit Inhaltstypen, Websitespalten und Vorlagen.

  • Erstellen von benutzerdefinierten Listen, Anzeigen der Daten in Webparts und Webpartseiten sowie Importieren, Exportieren und Verknüpfen von Daten aus anderen Programmen, z. B. aus Excel und Access.

  • Verfolgen von Versionen und detailliertem Verlauf, Anfordern der Genehmigung zum Ändern von Daten, Verwenden von Sicherheit auf Elementebene und Ordnersicherheit, Ein- und Auschecken sowie automatische Information bei Änderungen mittels Benachrichtigungen und RSS-Feeds.

  • Organisieren des Inhalts einer einzigen Liste in Ordnern für erhöhten Bedienkomfort und bessere Leistung sowie allgemeine Leistungsverbesserung bei umfangreichen Listen mithilfe von Indizierung.

Access Web Datasheet (früher als "Datenblattansicht" bezeichnet) stellt ein Datenraster zum Anzeigen und Bearbeiten von Daten für viele Arten von Listen bereit. Möglicherweise finden Sie Access Web Datasheet praktischer und leistungsstärker als die Standardlistenansicht. In Access Web Datasheet wird der Inhalt einer Liste oder einer Dokumentbibliothek in Zeilen und Spalten dargestellt. Sie können Zeilen und Spalten hinzufügen und bearbeiten, Filter und Sortierfolgen anwenden, berechnete Werte und Summen anzeigen sowie Daten in den Rasterzellen bequem bearbeiten.

Beispiel für die Datenblattansicht

Hinweis : Für Access Web Datasheet muss Office Access 2007 auf dem Clientcomputer und außerdem ein Browser installiert sein, der ActiveX-Steuerelemente unterstützt.

Darüber hinaus enthält der Aufgabenbereich von Access Web Datasheet mehrere zusätzliche Befehle, die die Interaktion mit Excel und Access erleichtern.

Befehl

Aktion

Die Liste in Access überwachen

Erstellt eine verknüpfte Tabelle in Access, die außerdem mit der Datenblattansicht verknüpft ist und die Sie aktualisieren können (nur verfügbar in Office Access 2007).

Exportieren nach Access

Exportiert die Ansicht in eine Tabelle einer Datenbank.

Bericht in Access

Erstellt eine verknüpfte Tabelle in Access und generiert einen Bericht.

Abfrageliste mit Excel

Exportiert Daten in Excel, die in Excel aktualisiert werden können. (Identisches Verhalten wie der Befehl Exportieren nach Excel, der im Menü Aktionen in der Standardlistenansicht verfügbar ist).

In Excel drucken

Exportiert Daten in Excel, damit aus Excel gedruckt werden kann.

Diagramm in Excel

Exportiert Daten in Excel, damit in Excel mithilfe des Diagramm-Assistenten ein Diagramm erstellt werden kann.

Excel PivotTable-Bericht erstellen

Exportiert Daten, damit in Excel ein PivotTable-Bericht erstellt werden kann.

Seitenanfang

SharePoint-Bibliotheken

Bei einer SharePoint-Bibliothek handelt es sich um einen Speicherort auf einer SharePoint-Website, in dem Sie Dokumente zusammen mit Teammitgliedern und anderen Mitarbeitern erstellen, sammeln, aktualisieren und verwalten können. In jeder Bibliothek wird eine Liste von Dokumenten und wichtigen Metadaten zu diesen Dokumenten angezeigt und so den Benutzern bei der Verwendung der Dateien und der Zusammenarbeit geholfen. Außerdem bietet jede Bibliothek nützliche Features, wie das Ein- und Auschecken von Dokumenten, das Erstellen von Nummerierung und Nachverfolgung von Haupt- und Nebenversionen sowie die Verwendung komplexer Richtlinien-, Überwachungs- und Workflowfunktionen. Sie können Dokumente, Bilder, Präsentationen, Formulare und andere Dateitypen in einer Bibliothek erstellen und verwalten. Und schließlich können Sie die Standardbibliothek "Freigegebene Dokumente" nutzen, für Ihre Zwecke anpassen oder aber eigene zusätzliche Bibliotheken erstellen.

Dokumentbibliothek

Es gibt drei Arten von Bibliotheken (Dokumentbibliotheken, Formularbibliotheken und Datenverbindungsbibliotheken), die mit allen Datentypen arbeiten können.

Dokumentbibliotheken    In Dokumentbibliotheken können Sie eine Vielzahl von Dateien – darunter Office-Dokumente, Kalkulationstabellen, Berichte, Formulare, Office Access 2007-Datenbanken und Textdateien – speichern, verwalten und darauf zugreifen.

Formularbibliotheken    Sie können Office InfoPath 2007-Formulare in Formularbibliotheken speichern und damit arbeiten. Formularbibliotheken stellen einen zentralen Speicherort bereit, in dem Benutzer Formulare, die auf derselben Vorlage basieren, ausfüllen und speichern können. So können Sie beispielsweise mithilfe von InfoPath eine Lösung zum Nachverfolgen des Bestands erstellen, bei der die Formularvorlage (XSN) und die XML-Formulardateien (XML) in einer SharePoint-Formularbibliothek gespeichert werden.

Datenverbindungsbibliotheken    Bei einer Datenverbindungsbibliothek (Data Connection Library, DCL) handelt es sich um eine spezielle Bibliothek, die als vertrauenswürdiger Speicherort definiert werden kann und das Speichern, Sichern, Freigeben und Verwalten von ODC- und UDC-Dateien erleichtert. Administratoren können den Zugriff auf diese Verbindungen steuern, damit sie nur privilegierten, vertrauenswürdigen Benutzern zur Verfügung stehen. Excel Services lässt sich so einrichten, dass nur vertrauenswürdige Verbindungen genutzt werden können. Ein Administrator muss möglicherweise eine Datenbank von einem Testserver auf einen Produktionsserver verschieben oder eine Abfrage aktualisieren, die auf die Daten zugreift. Durch den Einsatz einer ODC-Datei, die in einer Datenverbindungsbibliothek gespeichert wurde, wird die Verwaltung dieser Verbindungsinformationen deutlich vereinfacht und der Benutzerzugriff auf die Daten erleichtert, weil sämtliche Arbeitsmappen dieselbe Verbindungsdatei verwenden. Außerdem werden bei einem Aktualisierungsvorgang – unabhängig davon, ob er auf Client- oder Servercomputer erfolgt – die neuesten Änderungen an der Verbindungsdatei empfangen. Es ist sogar möglich, Office SharePoint Server 2007 und den Clientcomputer eines Benutzers so zu konfigurieren, dass Änderungen an der Verbindungsdatei automatisch ermittelt und die aktuellste Version der Datei verwendet wird. Kurz gesagt: Datenverbindungsbibliotheken vereinfachen die Wartung und Verwaltung von Datenverbindungen in hohem Maße.

Seitenanfang

Webparts und Webpartseiten

Bei einem Webpart handelt es sich um eine modulare Informationseinheit, die den grundlegenden Baustein einer Webpartseite bildet. Sie können Webparts zu Webpartzonen auf einer Webpartseite hinzufügen und dann die einzelnen Webparts anpassen, damit Ihre Websitebenutzer eine einzigartige Webseite erhalten. Eine Webpartseite ist ein spezieller Webseitentyp, auf der Sie Daten wie Listen und Diagramme sowie Webinhalte wie Texte und Bilder in einer dynamischen Informationsanzeige, die auf einer gemeinsamen Aufgabe oder besonderen Interessen basiert, mithilfe von Webparts konsolidieren können.

Mithilfe eines Webparts können Sie eine Vielzahl von strukturierten und unstrukturierten Informationen sinnvoll anordnen und benutzerfreundlich darstellen. Webpartseiten enthalten häufig mehrere miteinander verbundene Webparts, sodass innerhalb von Daten und Inhalten die gewünschten Ergebnisse dynamisch angezeigt werden können.

Sie können z. B. eine Webpartseite mit dem Namen "Kundenbestellungen" erstellen, über die Sie wichtige Informationen anzeigen. Sie erhalten einen Anruf von einem Kunden, der eine Frage zu einer Bestellung hat, die Bestellnummer nicht mehr weiß, sich aber an das Datum erinnert, an dem die Bestellung aufgegeben wurde. Mit einer entsprechenden Webpartseite gehen Sie folgendermaßen vor:

Webpartseite 'Kundenbestellungen' mit mehreren Webparts

1. Nachschlagen einer Bestellung nach Bestell-ID oder, wie hier, nach dem Bestelldatum

2. Anzeigen aller Bestellungen nach Datum

3. Auswählen der richtigen Bestellung auf Grundlage des Namens des Kunden und Nachschlagen der Bestelldetails sowie der Kundendetails

4. Auswählen einer Position in der Bestellung (in diesem Fall die Lampe) und Anzeigen eines Produktbilds zur Bestätigung der Kundenfrage

5. Sie suchen nach neuesten Unternehmensnachrichten, die für die Bestellung des Kunden relevant sind.

Webpartseiten können für folgende Aufgaben verwendet werden:

  • Konsolidieren von Daten aus unterschiedlichen Datenquellen und Erstellen eines Berichts

  • Analysieren und Aggregieren von Daten (z. B. Summe, Gesamtwert oder Anzahl)

  • Zusammenfassen von wichtigen, jeden Morgen anzuzeigenden KPI-Informationen

  • Festlegen der Priorität und Hervorheben von Projekt- bzw. Kundendaten auf einem Dashboard als effektive Entscheidungshilfe

  • Anzeigen aktueller Arbeitspläne und Besprechungsinformationen für die schnelle Tagesplanung

  • Schneller Zugriff auf Unternehmensnachrichten, lokale Wettervorhersagen und bestimmte Websites zum effektiven Browsen im Internet

Die folgenden wichtigen Webparts können verbunden werden und zeigen strukturierte und halbstrukturierte Daten an.

Webpart

Beschreibung

Listenansicht

Zeigt Listendaten und Bibliotheksmetadaten an.

Formular

Zeigt Daten mithilfe von HTML-Formularsteuerelementen an.

Bild

Zeigt Bilder an.

Excel Web Access

Zeigt Excel-Arbeitsmappen an.

Berichts-Viewer

Zeigt Berichte an, die aus SQL Server Report Services erstellt wurden.

Datenansicht

Dient zum Anzeigen und Bearbeiten von Daten aus einer Vielzahl von Datenquellen.

KPI

Zeigt KPI-Daten und -Symbole (Key Performance Indicator) aus einer KPI-Liste an.

KPI-Details

Zeigt KPI-Daten für ein einziges Element und Symbole aus einer KPI-Liste an.

Geschäftsdatenelement

Zeigt Details zu einem einzelnen Geschäftsdatenelement an.

Geschäftsdatenliste

Zeigt eine Zusammenfassung von Geschäftsdaten in einer Liste an.

Geschäftsdatenaktionen

Verbindet Webparts zum Konfigurieren von Aktionen in Geschäftsanwendungen.

Geschäftsdaten-Beziehungsliste

Verbindet Webparts zum Anzeigen verwandter Geschäftsdatenelemente.

Generator für Geschäftsdatenelemente

Erstellt ein Geschäftsdatenelement aus Parametern in einer Abfragezeichenfolge zur Verwendung auf Geschäftsdaten-Profilseiten.

Filter

Filtert Webpartdaten auf viele verschiedene Arten.

Weitere Informationen

Arbeiten mit Filterwebparts

Seitenanfang

Geschäftsdatenkatalog

Beim Geschäftsdatenkatalog (Business Data Catalog, BDC) handelt es sich um eine Komponente, die integrierte Unterstützung für das Anzeigen von Daten aus LOB-Datenbanken (Line-Of-Business) wie SAP, Siebel und SQL Server bietet. Normalerweise verwalten diese LOB-Systeme wichtige Geschäftsdaten und -prozesse wie Kundendaten, Bestand, Abrechnungen und Produktlebenszyklen. Oft erfordern die Systeme eine umfangreiche Schulung, sind schwierig einzusetzen und nur für eine ausgewählte Minderheit verfügbar. Der Geschäftsdatenkatalog stellt diese LOB-Daten weiteren Personen zur Verfügung, die auf die Daten zugreifen und damit auf unterschiedliche, flexiblere Art und Weise arbeiten müssen. So könnte beispielsweise ein InfoPath-Bestellformular verwendet werden, um Kundendaten aus einem System, Produktdetails aus einem anderen System und Finanzdetails aus einem dritten System anzuzeigen.

In der nachstehenden Zusammenfassung werden die Rollen und Aufgaben für die Arbeit mit dem Geschäftsdatenkatalog aufgeführt.

Rolle

Aufgabe

Business Analyst

Definiert Features und erstellt vordefinierte Lösungen.

Metadatenautor

Erstellt und testet Metadaten.

Administrator

Importiert die Anwendungsdefinition und konfiguriert den Zugriff auf Daten.

Websitemitglied

Fügt Geschäftsdaten in Webparts, Seiten und Listen ein.

Entwickler

Erstellt benutzerdefinierte Webpartseiten-Lösungen.

Websitebesucher

Nutzt Geschäftsdaten.

Anzeigen von Geschäftsdaten in einem Geschäftsdatenlisten-Webpart

Nachdem Sie die Geschäftsdaten aus der Datenquelle extrahiert haben, können Sie die folgenden vier Features des Geschäftsdatenkatalogs nutzen:

  • Geschäftsdaten in Listen    Sie können Geschäftsdaten in jede beliebige vorhandene SharePoint-Liste oder -Dokumentbibliothek einfügen, indem Sie eine Geschäftsdatenspalte als Feldtyp hinzufügen. Dies gilt für folgende allgemeine Szenarien: Zuordnen von Dokumenten zu Kundendatensätzen, z. B. Angebote, Verträge und Präsentationen; Ergänzen von Daten mit benutzerdefinierten Spalten, z. B. eine Anmerkung; Auswählen von Daten aus einer Liste, z. B. Postleitzahlen.

  • Geschäftsdatenaktionen    Geschäftsdatenaktionen sind Hyperlinks, die neben Geschäftsobjekten angezeigt werden. Über diese Hyperlinks können z. B. Webseiten geöffnet, die Benutzeroberflächen von Geschäftsanwendungen angezeigt oder Microsoft Office InfoPath-Formulare geöffnet werden. Geschäftsdatenaktionen-Menüs werden auch in SharePoint-Listen und Suchergebnissen angezeigt. Mithilfe dieser Links können Sie auf einfache Weise ein Element aktualisieren oder zugehörige Daten anzeigen.

  • Geschäftsdaten-Webparts    Office SharePoint Server 2007 enthält mehrere Geschäftsdaten-Webparts, die jede Entität aus dem BDC anzeigen können. Mithilfe von Geschäftsdaten-Webparts können Sie die Darstellung von Geschäftsdaten auf Ihrer SharePoint-Website anpassen. Darüber hinaus können Sie diese Webparts verbinden, sodass sich der Inhalt eines Webparts automatisch ändert, wenn Sie eine Aktion in einem anderen Webpart ausführen.

  • Geschäftsdaten in Benutzerprofilen    Zur Verbesserung der Benutzerinformationen in Office SharePoint Server 2007 werden Geschäftsdatenprofile beim Registrieren einer Anwendung im Geschäftsdatenkatalog standardmäßig erstellt.

Weitere Informationen

Anzeigen von Geschäftsdaten auf einer SharePoint-Website

Geschäftsdatenkatalog

Seitenanfang

KPI-Listen

Quartalsumsatz-KPI  Eine sofort einsatzbereite Liste erleichtert es erheblich, KPIs in Geschäftslösungen zu integrieren. Es gibt vier Möglichkeiten zur Verwendung einer KPI-Liste. Jede betrifft eine allgemeine Quelle von KPI-Werten und das Verfahren zum Einbeziehen dieser Werte in eine SharePoint-Website:

  • Daten in SharePoint-Listen    Wenn SharePoint-Listen zählbare Elemente, Elemente, die die Bestandteile eines Workflows sind, oder aber Elemente mit Daten enthalten, können Sie mit einem KPI nachverfolgen, wie lange die Probleme oder Aufgaben offen waren, wie viele offen sind, und welcher Prozentsatz einer Aufgabe abgeschlossen ist. Darüber hinaus können Sie Ergebnisse nachverfolgen, wie z. B. wie lange ein Problem offen war oder die Gesamtverkäufe in einer Region.

  • Daten in Excel-Arbeitsmappen    Sie können einen KPI in einer Excel-Arbeitsmappe einer Dokumentbibliothek einrichten und mit dem KPI von Office SharePoint Server 2007 verknüpfen. Wenn die Daten in der Arbeitsmappe geändert werden, wird der KPI automatisch aktualisiert. Sie können auch festlegen, dass die Arbeitsmappe auf derselben Webseite mithilfe des Office Excel-Web Access-Webparts angezeigt wird.

  • Für Daten aus Microsoft SQL Server 2005 Analysis Services    In Office SharePoint Server 2007 können KPIs aus Analysis Services, einer Komponente von Microsoft SQL Server 2005, verwendet werden. Ein Systemadministrator oder ein Datenbankanalyst richtet diese KPIs gewöhnlich ein und registriert die Datenverbindung für Office SharePoint Server 2007. Anschließend kann jeder Benutzer mit den entsprechenden Berechtigungen auf die Datenbank zugreifen und eine Verknüpfung zu den Analysis Services-KPIs herstellen.

  • Manuell eingegebene Informationen    In Situationen, in denen kein formelles System eingerichtet ist oder Sie ein einmaliges Projekt überwachen müssen, können Sie die Kriterien manuell eingeben. Mit diesem KPI lassen sich Informationen anzeigen, die in E-Mail oder einem anderen System übermittelt werden.

Weitere Informationen

Erstellen und Veröffentlichen von Key Performance Indicators (KPIs)

Seitenanfang

Workflows

Flussdiagramm eines Genehmigungsworkflows  Viele wichtige Prozesse in einem Unternehmen hängen zum größten Teil von Personen ab. Durch die Automatisierung von Interaktionen zwischen den an einem Prozess beteiligten Personen kann dessen Effizienz verbessert werden. Diese Prozesse werden manchmal als "interaktive Workflows" (Human Workflows) bezeichnet. In Office SharePoint Server 2007 können Sie die vordefinierten Workflows verwenden oder in Office SharePoint Designer 2007 neue Workflowlösungen erstellen, die auf Listen- und Bibliothekselementen basieren. In Office SharePoint Designer 2007 erleichtert ein regelbasierter Workflow-Designer das Erstellen von Workflows mit bedingter Verzweigung und mehreren Schritten.

Die in Office SharePoint Server 2007 enthaltenen Workflows bieten enge Integration in die Programme von 2007 Office Release. Über Office Outlook 2007 können Sie den Benutzern Aufgaben und Status mitteilen. Mithilfe von Office Access 2007 können Sie den einer verknüpften Liste zugeordneten Workflow ändern sowie Workflowberichte erstellen, um den Status des Projekts besser auswerten und die Geschäftsprozesse besser einschätzen zu können. Workflows können die mit Office InfoPath 2007 erstellten benutzerdefinierten Formulare für die Interaktion mit Benutzern über andere Office-Programme wie Office Word 2007 verwenden.

Weitere Informationen

Entwerfen eines Formulars zum Reagieren auf einen Workflowstatus

Demo: Optimieren von Geschäftsprozessen mit Formularen und Workflows

Seitenanfang

SQL Server Reporting Services

SQL Server Reporting Services ist ein vollständiger unternehmensweiter Dienst für die Berichtverwaltung und -verteilung, der Entwurf, Erstellung, Übermittlung, Sicherheit und Anzeige von Berichten in vielen verschiedenen Formaten umfasst. Bei SQL Server 2005 Service Pack 2 können Sie mithilfe von Reporting Services im SharePoint-Integrationsmodus folgende Aufgaben ausführen:

  • Speichern von Berichten, Datenquellen und Berichtsmodellen in SharePoint-Bibliotheken. Durch das Speichern von Berichten in Dokumentbibliotheken können in einem Bericht auch Office SharePoint Server 2007-Standardfeatures verwendet werden, wie z. B. Workflow, Versionsverwaltung und Sicherheit. Außerdem ist es möglich, Berichte dem Berichtscenter hinzuzufügen.

  • Synchronisieren von Berichten und allen zugeordneten Ressourcen, die in Office SharePoint Server 2007 mit den gleichen Berichten gespeichert werden, die auf dem Berichtsserver gespeichert sind und dort ausgeführt werden.

  • Verwenden einer einheitlichen Benutzeroberfläche zum Verwalten und Anzeigen von Berichten. Über eine praktische Symbolleiste im Webpart "Berichts-Viewer" können Sie Eigenschaften anzeigen und bearbeiten, Berechtigungen und Abonnements verwalten, Berichte in Report Builder bearbeiten, Datenquellen, Parameter, Momentaufnahmen und Timeouts konfigurieren, Berichts- und Versionsverläufe anzeigen, Hauptversionen veröffentlichen.

Beispielbericht

Mithilfe des Webparts "Berichts-Viewer" können Sie Berichte auf einem Berichtsserver anzeigen, drucken, exportieren und darin navigieren. Das Webpart "Berichts-Viewer" ist RDL-Dateien (Report Definition) zugeordnet, die von einem Berichtsserver verarbeitet werden. Sie können Eigenschaften für das Webpart festlegen, um das Erscheinungsbild der Symbolleiste und der Anzeigebereiche zu steuern sowie das Webpart mit einem bestimmten Bericht zu verknüpfen. Berichte in einer Berichtsbibliothek werden mithilfe des Webparts "Berichts-Viewer" gerendert. Jede Webpartseite kann außerdem geändert werden, um Berichte mithilfe des Webparts "Berichts-Viewer" anzuzeigen. Darüber hinaus können Sie eine Verbindung mit den Filterwebparts herstellen, um die in Berichten angezeigten Daten zu begrenzen.

Für die Integration von Reporting Services in SharePoint Server müssen die folgenden Komponenten installiert sein: SQL Server 2005 Reporting Services zum Hosten von Reporting Services-Berichten und zum Kommunizieren mit SharePoint Server über eine Web Services-Schnittstelle, SQL Server 2005 Service Pack 2, wodurch SharePoint Server und Reporting Services-Integration auf dem Berichtsserver ermöglicht werden, Microsoft SQL Server 2005 Reporting Services Add-In für Microsoft SharePoint Technologies, in dem das Webpart "Berichts-Viewer" sowie die neue Benutzeroberfläche für Berichtverwaltung enthalten sind.

Seitenanfang

Berichtscenter

Beim Berichtscenter handelt es sich um eine Websitevorlage mit einer vordefinierten Sammlung von Berichtsbibliotheken, Datenverbindungsbibliotheken, SharePoint-Listen, Webparts, einschließlich Filterwebparts und KPIs, die Sie für eigene Zwecke anpassen und erweitern können. Stellen Sie sich das Berichtscenter als einen zentralen Hub vor, der einen allgemeinen, einfachen, sicheren Speicherort und eine entsprechende Berichtsumgebung für Benutzer bietet, zu dem sie navigieren, in dem sie aktuelle Berichte suchen und abrufen können – unabhängig davon, ob diese für Ad-hoc-Abfragen benötigt werden oder geplante, periodische Momentaufnahmen darstellen. Dank des Berichtscenters werden weniger E-Mail-Anlagen für die Übermittlung von Berichten benötigt, und die Netzwerkwerküberlastung wird reduziert. Sie können verschiedene Arten von Berichten im Berichtscenter speichern, darunter Kalkulationstabellen, Access-Momentaufnahmen, SQL Report Services-Berichte und PDF-Dateien.

Umsatzberichtscenter

Weitere Informationen

Einführung in das Berichtscenter

Arbeiten mit einer Berichtscenterwebsite

Seitenanfang

Verwenden von Daten aus Office System-Programmen in Office SharePoint Server 2007

Selbstverständlich können Sie eine Geschäftslösung, in der alle Datentypen verwendet werden, einfach mithilfe von Office SharePoint Server 2007 erstellen. 2007 Office Release verfügt jedoch über viele nützliche Integrationspunkte mit Office SharePoint Server 2007. Diese erleichtern das Arbeiten mit strukturierten und halbstrukturierten Daten und können eine Geschäftslösung viel effektiver und attraktiver machen. In den Händen eines fähigen Information-Workers, Ihrem "Bauunternehmer", fungieren die folgenden 2007 Office Release-Programme als "Architekten" für eine attraktive, zufriedenstellende Geschäftslösung.

Programm

Zweck

Datentyp

Excel (zusammen mit der Excel Services-Technologie)

Analysieren und Visualisieren numerischer und anderer Daten in einem Kalkulationstabellenformat, Erstellen professionell aussehender Diagramme sowie Arbeiten mit hierarchischen Daten in PivotTable-Berichten

Strukturiert

InfoPath

Sammeln und Verarbeiten von XML-basierten Daten

Strukturiert und halbstrukturiert

Access

Konsolidieren, Eingeben, Speichern und Verwalten von Daten sowie Berichterstellung in einer Datenbank

Strukturiert und halbstrukturiert

SharePoint Designer

Anpassen datengesteuerter Webseiten und SharePoint-Websites sowie Erstellen von Datenansichten

Strukturiert, halbstrukturiert und unstrukturiert

Word

Schnelles, effizientes Erstellen professioneller Dokumente

Unstrukturiert

Visio

Visualisieren und Kommunizieren komplexer Informationen, Systeme und Prozesse

Unstrukturiert

Outlook

Kommunizieren über E-Mail und Verwalten von Kontakten, Zeitplänen und Aufgaben

Unstrukturiert

Publisher

Erstellen professionell aussehender Publikationen und Marketingmaterialien

Unstrukturiert

PowerPoint

Erstellen dynamischer Präsentationen mithilfe von Animation, Grafiken und Medien

Unstrukturiert

Seitenanfang

Excel und Excel Services

Verwenden Sie Excel und Excel Services, wenn Sie folgende Aufgaben ausführen möchten:

  • Durchführen von Berechnungen und statistischer Vergleiche an Daten.

  • Erstellen und Verwenden von PivotTable-Berichten zur Anzeige hierarchischer Daten in einem kompakten, flexiblen Layout.

  • Visuelles Hervorheben von Daten mithilfe von professionell aussehenden Diagrammen, Symbolen mit bedingter Formatierung, Datenbalken und Farbskalen.

  • Durchführen komplexer Was-wäre-wenn-Analyseoperationen an den Daten, z. B. von statistischer Analyse, technischer Analyse und Regressionsanalyse.

Excel stellt die folgenden datenbezogenen Integrationspunkte in Bezug auf Office SharePoint Server 2007 bereit.

Datenbezogene Integrationspunkte von Excel

1. Einmaliges Importieren von Excel-Tabellenblattdaten in eine SharePoint-Liste oder Exportieren von Excel-Tabellenblattdaten in eine SharePoint-Liste, um eine permanente, einseitige Datenverbindung zu erstellen.

2. Verwenden der permanenten, einseitigen Datenverbindung zum Aktualisieren von Daten in einem Excel-Tabellenblatt aus der SharePoint-Liste.

3. Veröffentlichen von Excel-Arbeitsmappen in Excel Services, Anzeigen von und Interagieren mit Daten mithilfe des Office Excel Web Access-Webparts auf einer Webpartseite.

4. Importieren von Daten in eine Excel-Arbeitsmappe von OLAP-Servern, aus SQL Server- und Access-Datenbanken sowie aus Flatfiles.

Importieren von Excel-Daten in eine SharePoint-Liste

Wenn Sie vorhandene Daten in eine SharePoint-Liste laden möchten, können Sie sie mit dem Befehl Importieren im Menü Aktionen einer SharePoint-Liste aus einem Excel-Tabellenblatt, einem Zellbereich, einem benannten Bereich oder einer Excel-Tabelle in diese Liste importieren.

Exportieren von SharePoint-Listendaten in eine Excel-Tabelle

Sie können SharePoint-Listendaten in eine Excel-Tabelle exportieren, wodurch eine einseitige Datenverbindung zwischen Excel und der SharePoint-Liste erstellt wird. Wenn Sie die Daten aus der SharePoint-Liste und die Daten in Excel aktualisieren, werden die Excel-Daten in Excel durch die neuesten SharePoint-Listendaten ersetzt und gleichzeitig alle an diesen Daten vorgenommenen Änderungen überschrieben. Weil die Datenverbindung nur einseitig ist, werden die in Excel vorgenommenen Änderungen in der Liste auf der SharePoint-Website nicht widergespiegelt.

Hinweis : Es ist nicht möglich, Daten zwischen einer Office Excel 2007-Arbeitsmappe und einer SharePoint-Liste zu synchronisieren. Diese Funktionalität war zwar in Microsoft Excel 2003 verfügbar und steht über eine Excel 2003-Arbeitsmappe oder VBA (Visual Basic for Applications) weiterhin zur Verfügung. Bei einer wechselseitigen Verbindung ist jetzt jedoch Office Access 2007 die bevorzugte Methode für die Datensynchronisierung zwischen einem Office-Programm und einer SharePoint-Liste.

Exportieren einer Excel-Tabelle in eine SharePoint-Liste

Wenn Sie Tabellendaten mithilfe des Assistenten zum Exportieren einer Tabelle in eine SharePoint-Liste von Excel in eine SharePoint-Liste exportieren, wenden Sie ein anderes Verfahren zum Erstellen einer einseitigen Datenverbindung zwischen Excel und der SharePoint-Liste an.

Falls die Tabellendaten im Excel-Tabellenblatt nicht mit den an der SharePoint-Liste vorgenommenen Änderungen aktualisiert werden sollen, können Sie die Daten auch ohne eine Verbindung mit der SharePoint-Liste exportieren.

Veröffentlichen in Excel Services

Sie können eine Arbeitsmappe in Office SharePoint Server 2007 veröffentlichen, sodass andere Benutzer auf die darin gespeicherten Daten über das Office Excel Web Access-Webpart ganz oder teilweise zugreifen können. Wenn Sie eine Arbeitsmappe in Excel Services veröffentlichen, wird sie auf dem Server vollständig veröffentlicht, doch können Sie diejenigen Teile der Arbeitsmappe (z. B. einzelne Arbeitsblätter, benannte Bereiche oder Diagramme) definieren, die Excel Services im Office Excel Web Access-Webpart im anzeigen soll. Indem Sie nur bestimmte Teile der Arbeitsmappe anzeigen und die Arbeitsmappe mithilfe von Office SharePoint Server 2007-Berechtigungen vor unautorisiertem Zugriff schützen, bleiben die Arbeitsmappendaten vertraulich, und nur autorisierte Benutzer können die sichtbaren Daten aktualisieren, neu berechnen und damit interagieren. Wenn Sie Parameter für benannte Zellen in der Arbeitsmappe vor deren Veröffentlichung festlegen, können die Benutzer auch diese Zellen bearbeiten und Werte definieren.

Andere Benutzer können die angezeigten Arbeitsmappendaten anzeigen und analysieren. Mithilfe einiger Excel-Funktionen, z. B. Sortieren und Filtern von Daten, oder mit den Drilldown-Features für PivotTables ist eine Interaktion mit den Daten möglich. Wenn Sie Parameter für benannte Zellen in der Arbeitsmappe festlegen, können die Benutzer auch diese Zellen bearbeiten und Werte definieren.

Verwenden von Excel Web Access zum Freigeben von Excel-Arbeitsmappen 1. Der obere Bereich enthält den Titel sowie eine Symbolleiste mit mehreren Menüs, Befehlen und einer Dropdownliste.

2. Im Hauptfenster werden in der Arbeitsblattansicht eine oder mehrere Tabellen angezeigt; in der Ansicht "Benanntes Element" wird ein benanntes Element, beispielsweise ein Diagramm oder eine Excel-Tabelle, sowie optional ein Gliederungsbereich angezeigt.

3. Der Aufgabenbereich Parameter enthält Parameterbeschriftungen, Textfelder für die Dateneingabe sowie QuickInfos mit Informationen zu den einzelnen Parametern.

4. Im unteren Bereich werden Meldungen zum Aktualisieren von Daten angezeigt.

Hinweis : Nicht alle Excel-Features werden von Excel Services unterstützt.

Weitere Informationen

Erstellen einer auf einer Kalkulationstabelle basierenden Liste

Importieren von Daten von einer SharePoint-Liste

Exportieren einer Excel-Tabelle mit einer SharePoint-Liste

Planen von externen Datenverbindungen für Excel Services

Seitenanfang

InfoPath

Verwenden Sie InfoPath, wenn Sie folgende Aufgaben ausführen möchten:

  • Regelmäßiges Sammeln von Geschäftsdaten, darunter Spesenabrechnungen, Zeiterfassungskarten, Umfragen und Versicherungsformulare.

  • Entwerfen einfacher bis komplexer elektronischer Formulare mithilfe von Standardsteuerelementen, z. B. Text- und Listenfeldern, und von flexiblen Steuerelementen, z. B. wiederholte Tabellen, Auswahlgruppen, optionale Abschnitte und mehrere Ansichten.

  • Sicherstellen konsistenter, exakter Daten.

  • Erstellen eines Berichts durch Zusammenführen von Formularen in einem einzigen Formular.

InfoPath stellt die folgenden datenbezogenen Integrationspunkte in Bezug auf Office SharePoint Server 2007 bereit.

Datenbezogene Integrationspunkte von InfoPath

1. Veröffentlichen von Formularvorlagen in Formularbibliotheken als Vorlagen und Inhaltstypen.

2. Lesen und Schreiben von XML-Formulardateien, die in Formularbibliotheken gespeichert sind.

3. Verwenden von XML-Formulardateien, Lesen von Daten aus Listen und Excel-Tabellenblättern sowie Lesen und Schreiben von Daten aus SQL Server- und Access-Datenbanken.

4. Aktivieren des Bearbeitens von Listenansichtsdaten auf der Grundlage von Formulareigenschaften.

5. Anzeigen von InfoPath-Formularen in einem Browser mithilfe von browserkompatiblen Formularvorlagen.

Senden von Daten an eine SharePoint-Website und Ausfüllen von Formularsteuerelementen mit SharePoint-Daten

Um Benutzern zu ermöglichen, auf Ihrer Formularvorlage basierende Formulare an eine Dokumentbibliothek zu senden, können Sie der Formularvorlage, die diese Daten absendet, eine sekundäre Datenverbindung hinzufügen. Nach Hinzufügen der Verbindung zum Absenden von Daten können Sie die Formularvorlage konfigurieren, damit Ihre Benutzer ihre Formulardaten an die Dokumentbibliothek absenden können.

Veröffentlichen einer Formularvorlage in einer Formularbibliothek

Sie können eine Formularvorlage in Office SharePoint Server 2007 veröffentlichen und außerdem Office InfoPath 2007-Formulare in einer Formularbibliothek speichern und damit arbeiten. Eine Formularbibliothek stellt einen zentralen Speicherort bereit, in dem Benutzer Formulare, die auf derselben Vorlage basieren, ausfüllen und speichern können. So können Sie beispielsweise mithilfe von InfoPath eine Lösung zum Nachverfolgen des Bestands erstellen, in der die Formularvorlage (XSN) und die XML-Formulardateien (XML) in einer Formularbibliothek gespeichert werden.

Erstellen und Verwenden von browserfähigen Formularen

Sie können sich für das Entwerfen einer Office InfoPath 2007-Formularvorlage entscheiden, die in einem Webbrowser geöffnet oder ausgefüllt werden kann. Diese Art von Vorlage wird als browserkompatible Formularvorlage bezeichnet. Nachdem Sie eine browserkompatible Formularvorlage fertig entworfen haben, veröffentlichen Sie sie mithilfe des Veröffentlichen-Assistenten auf einem Server mit InfoPath Forms Services.

Veröffentlichen einer Formularvorlage als Websiteinhaltstyp

Wenn eine Formularvorlage als Websiteinhaltstyp veröffentlicht wird, können Benutzer einer einzelnen Dokumentbibliothek mehrere Formularvorlagen zuweisen oder mehreren Bibliotheken innerhalb einer Websitesammlung die betreffende Formularvorlage zuweisen. Eine Websitesammlung besteht aus Websites, die über denselben Besitzer oder gemeinsame Verwaltungseinstellungen verfügen. Jede Websitesammlung enthält eine Website auf oberster Ebene, und darüber hinaus kann sie eine oder mehrere Unterwebsites enthalten. Auf den einzelnen virtuellen Servern können mehrere Websitesammlungen vorhanden sein. Verwenden Sie einen Websiteinhaltstyp, wenn Sie Informationen oft wiederverwenden möchten oder für das Sammeln von Daten aus mehreren Formularen an einer Stelle.

Benutzern ermöglichen, Felder in einer Listenansicht zu bearbeiten

Sie können es den Benutzern ermöglichen, Daten für ein Feld hinzuzufügen oder zu bearbeiten, indem eine Listenansicht verwendet oder die Eigenschaften für ein Formular in der Formularbibliothek bearbeitet werden. Auf diese Weise können Daten für Formulare mithilfe einer SharePoint-Liste hinzugefügt oder aktualisiert werden, ohne die Formulare öffnen zu müssen.

Seitenanfang

Access

Verwenden Sie Access, wenn Sie folgende Aufgaben ausführen müssen:

  • Freigeben von Daten in einer relationalen Datenbank.

  • Effizientes Durchführen von Aktualisierungen unter Verwendung der Funktionen für Datensatzsperrung und Konfliktlösung.

  • Arbeiten mit vielen Tabellen.

  • Erstellen komplexer Abfragen zum Verknüpfen von Tabellen.

  • Erstellen von Formularen und Berichten.

Access stellt die folgenden datenbezogenen Integrationspunkte in Bezug auf Office SharePoint Server 2007 bereit.

Datenbezogene Integrationspunkte von Access

1. Einmaliges Importieren oder Exportieren von Daten zwischen Access-Ansichten und einer SharePoint-Liste.

2. Verknüpfen von Daten zwischen Access-Tabellen und einer SharePoint-Liste durch Erstellen einer permanenten wechselseitigen Verbindung (aktualisierte Listendaten können in einer Access-Tabelle angezeigt werden und aktualisierte Access-Tabellendaten in einer Liste).

3. Offlineschalten von Daten, Aktualisieren in Access, erneutes Onlineschalten, Synchronisieren von Aktualisierungen und Lösen von Konflikten.

4. Anzeigen und Bearbeiten von Listendaten in Access-Datenblatt-, -Formular- und Berichtsansichten.

5. Veröffentlichen von Access-Datenbanken in Office SharePoint Server 2007.

Neue Features für die Integration von SharePoint-Listen in Office Access 2007

Die folgenden neuen Features in Office Access 2007 ermöglichen eine einfachere, flexiblere Office SharePoint Server 2007-Integration:

  • Verbesserte Zuordnung von Windows SharePoint Services-Datentypen    Mit der neuen Unterstützung für Mehrfachwertfelder und Anlagen unterstützt Office Access 2007 mehr Datentypen von SharePoint-Websites, was das Entwerfen und Erstellen von freigegebenen Anwendungen wesentlich vereinfacht.

  • Nachverfolgen des Verlaufs von Memofeldern    Memofelder eignen sich zum Speichern großer Informationsmengen. Legen Sie eine Eigenschaft fest, mit der Office Access 2007 zum Speichern des Verlaufs aller Änderungen eines Memofelds angewiesen wird. Anschließend können Sie den Verlauf dieser Änderungen anzeigen. Dieses Feature unterstützt außerdem die Versionsverwaltung auf SharePoint-Websites, sodass Sie auch in Office Access 2007 die Änderungen einer SharePoint-Liste anzeigen können.

  • Nachschlagetabellen    Wenn Sie eine Verknüpfung mit einer SharePoint-Liste erstellen, werden von Office Access 2007 automatisch verknüpfte Tabellen für alle Nachschlagelisten erstellt (es sein denn, die Nachschlagelisten sind bereits mit der Datenbank verknüpft). Wenn die Nachschlagelisten Spalten enthalten, die andere Listen zum Nachschlagen verwenden, werden diese Listen ebenfalls in den Verknüpfungsvorgang einbezogen. Auf diese Weise verfügt die Nachschlageliste jeder verknüpften Tabelle über eine entsprechende verknüpfte Tabelle in der Datenbank. Von Access werden zudem Beziehungen zwischen diesen verknüpften Tabellen erstellt.

Importieren und Exportieren von Daten in eine SharePoint-Liste

Sie können eine SharePoint-Liste in Office Access 2007 einfügen, indem Sie sie importieren. Beim Importieren einer SharePoint-Liste wird eine Kopie der Daten in einer Office Access 2007-Datenbank erstellt.

Wenn Sie Daten exportieren, erstellt Office Access 2007 eine Kopie der ausgewählten Daten oder des Datenbankobjekts und speichert die Kopie als Liste. So möchten Sie beispielsweise laufend Daten zwischen Office Access 2007 und einer SharePoint-Website freigeben, die Daten werden jedoch zurzeit in Access gespeichert. In diesem Fall generieren Sie in einer Office Access 2007-Datenbank mithilfe von Abfragen tägliche oder wöchentliche Statusberichte und veröffentlichen dann die Ergebnisse in regelmäßigen Abständen auf einer der Websites.

Verknüpfen mit einer SharePoint-Liste

Durch Verknüpfen können Sie eine Verbindung mit Daten in einer Liste herstellen, ohne diese Informationen zu importieren. Auf diese Weise erstellen Sie eine wechselseitige Verbindung zum Anzeigen und Bearbeiten der neuesten Daten sowohl in der Liste als auch in der Office Access 2007-Datenbank. Bei einer Verknüpfung mit einer SharePoint-Liste erstellt Office Access 2007 eine verknüpfte Tabelle, in der die Struktur und der Inhalt der Quellliste widergespiegelt werden. Anders als beim Importieren wird durch das Verknüpfen eine Verbindung nur mit der Liste und nicht mit spezifischen Ansichten der Liste hergestellt. Wenn Sie jedoch Änderungen an der Struktur vornehmen möchten, z. B. eine Spalte entfernen oder ändern, müssen Sie die Liste auf der SharePoint-Website öffnen. Sie können die Felder in einer verknüpften Tabelle nicht in Office Access 2007 hinzufügen, löschen oder ändern.

Offlineschalten von SharePoint-Listen in Office Access 2007

Falls Sie Arbeit nach Hause oder auf Reisen mitnehmen müssen, können Sie Ihre verknüpften SharePoint-Listen mithilfe von Office Access 2007 mit einem Klick offline schalten. Bearbeiten Sie Ihre Daten in Office Access 2007, und synchronisieren Sie Ihre Änderungen, oder stellen Sie zu einem späteren Zeitpunkt die Verbindung mit der SharePoint-Website wieder her. Vielleicht müssen Sie z. B. unterwegs einem Kunden einen Artikelkatalog vorlegen. Wenn Sie Ihre SharePoint-Listen mit Office Access 2007-Tabellen verknüpft haben, können Sie die Daten offline schalten und schließlich wieder online schalten. Falls Konflikte auftreten – z. B., weil ein anderer Benutzer denselben Datensatz auf dem Server oder ebenfalls im Offlinemodus aktualisiert –, können Sie sie beim Synchronisieren lösen.

Öffnen von Office Access 2007-Formularen und -Berichten auf einer SharePoint-Website

Sie können Listen in komplexen Office Access 2007-Ansichten auf einer SharePoint-Website öffnen. Hierzu gehören Office Access 2007-Formulare, -Berichte und -Datenblätter, die parallel zu anderen Ansichten auf einer SharePoint-Website angezeigt werden können. Bei Auswahl einer Ansicht wird Office Access 2007 gestartet und das angeforderte Formular, der Bericht oder das Datenblatt geöffnet. Dadurch können Sie einen komplexen Access-Bericht ganz einfach auf einer SharePoint-Website ausführen, ohne dass Sie zuerst Office Access 2007 starten oder zum richtigen Objekt navigieren müssen.

Hinweis : Auf dem Computer des Benutzers muss Office Access 2007 installiert sein, damit er eine Office Access 2007-Ansicht auf einer SharePoint-Website erstellen, verwenden oder ändern kann.

Veröffentlichen Ihrer Office Access 2007-Datenbank auf einer SharePoint-Website

Sie können eine Office Access 2007-Datenbank in Office SharePoint Server 2007 veröffentlichen (auch als "Verschieben und Upsizing" bezeichnet). Wenn Sie eine Datenbank aus Office Access 2007 auf eine SharePoint-Website veröffentlichen, können Sie Listen auf der SharePoint-Website erstellen, die als Tabellen in Ihrer Datenbank verknüpft sind. Beim Verschieben einer Datenbank erstellt Office Access 2007 eine neue Front-End-Anwendung mit allen Formularen und Berichten sowie den neuen verknüpften Tabellen, die gerade exportiert wurden. Der Wechsel zu SharePoint-Website-Assistent hilft Ihnen dabei, die Daten aller Tabellen gleichzeitig zu verschieben. Optional kann die Office Access 2007-Datenbank dann in eine SharePoint-Dokumentbibliothek geladen werden.

So können Sie beispielsweise die Nachverfolgungsvorlage von Access verwenden, die mit der Vorlage zur Problemverfolgung einer SharePoint-Website direkt interagiert, um Daten, Probleme und Workflow Ihres Unternehmens nachzuverfolgen. Wenn Benutzer mit diesen Listen auf einer SharePoint-Website arbeiten, können sie die Office Access 2007-Abfragen und -Berichte über das Menü Ansicht für die SharePoint-Listen öffnen. Wenn Sie einen Access-Problembericht für eine monatliche Besprechung anzeigen und drucken möchten, können Sie dies direkt in der SharePoint-Liste erledigen.

Nachdem die SharePoint-Listen erstellt wurden, können die Benutzer mit den Listen auf der SharePoint-Website oder in den verknüpften Tabellen in Office Access 2007 arbeiten und dabei die Features der SharePoint-Website verwenden, um die Daten zu verwalten und über Änderungen auf dem Laufenden zu bleiben. Als Administrator können Sie die Berechtigungen für die Daten und die Datenversionen verwalten, damit Sie sehen, wer die Daten geändert hat, oder damit Sie frühere Daten wiederherstellen können.

Seitenanfang

SharePoint Designer

Verwenden Sie Office SharePoint Designer 2007 für Folgendes:

  • Erstellen und Anpassen von Websites.

  • Entwerfen von Workflows, ohne herkömmliche verfahrensorientierte Programmiersprachen oder -techniken verwenden zu müssen.

  • Erstellen einer benutzerdefinierten Ansicht von Livedaten durch das Entwerfen einer Datenansicht.

  • Erstellen eines Formulars zum Zurückschreiben in Datenquellen, indem eine Datenansicht als Formular eingefügt wird.

Office SharePoint Designer 2007 stellt die folgenden datenbezogenen Integrationspunkte in Bezug auf Office SharePoint Server 2007 bereit.

Datenbezogene Integrationspunkte von SharePoint Designer

1. Erstellen von Datenansichten mithilfe von Office SharePoint Designer 2007.

2. Lesen, Kombinieren und Aktualisieren von Daten aus vielen verschiedenen Datenquellen in einer Datenansicht, bei der es sich um ein Webpart handelt, das nur in Office SharePoint Designer 2007 erstellt werden kann.

3. Anzeigen und Bearbeiten von Daten in Datenansichten auf Webseiten.

Datenansichten

Beispiel für eine Datenansicht

Bei einer Datenansicht handelt es sich um eine benutzerdefinierte Liveansicht einer Datenquelle in Form von XML (Extensible Markup Language), in der Daten mithilfe von XSLTs (Extensible Stylesheet Language Transformations) angezeigt werden. Mithilfe einer Datenansicht können Sie folgende Aufgaben ausführen:

  • Anzeigen und Bearbeiten von Daten aus einer großen Vielfalt von Datenquellen, darunter Datenbankabfragen, XML-Dokumente sowie SharePoint-Listen und -Bibliotheken, und Kompilieren von Daten aus mehreren Datenquellen zum Erstellen flexibler, benutzerdefinierter Ansichten und Berichte.

  • Darstellen von Liveansichten von Daten, die zum Filtern, Sortieren oder Gruppieren und zum Erstellen bedingter Ansichten verwendet werden können.

  • Erstellen von Webpartseiten und Verbinden von Webparts zum Erstellen von Geschäftslösungen.

  • Erstellen komplexer benutzerdefinierter Formulare.

Weitere Informationen

Einführung in das Erstellen von SharePoint-Anwendungen

Seitenanfang

Andere Office System-Programme

Obwohl die anderen Office System-Programme nicht datenorientiert sind, gibt es zusätzliche Verfahren zum Integrieren strukturierter und halbstrukturierter Daten in eine Lösung, in der diese Programme zum Einsatz kommen.

Visio-Datendiagramme

Sie können ein Visio-Diagramm auf einer Webseite anzeigen, indem Sie Microsoft Visio Viewer verwenden oder das Diagramm als Webseite speichern. Ein Diagramm kann hilfreich sein, um in Listen, Arbeitsmappen oder Datenbanken gespeicherte Daten mithilfe einer Datenverknüpfung in Visio-Shapes zu visualisieren, organisieren, verstehen und darzustellen. Beispielsweise können Sie Umsatzdaten für eine andere Region anzeigen, damit sich die Umsatzergebnisse regionsweise sowohl für das laufende Jahr als auch die Vorjahre mühelos vergleichen lassen.

Status mit Kennzeichen anzeigen

Seriendruck

Verschiedene Arten von Publikationen, die mithilfe von Katalogdatenbanken erstellt werden können  Sie können Word, Publisher und Outlook zum Erstellen einer Massensendungslösung einsetzen, indem Sie personalisierte Briefe, Umschläge, Etiketten und E-Mail-Nachrichten an Kunden oder Klienten mithilfe des Seriendrucks erstellen. So könnten Sie beispielsweise ein Word- oder Publisher-Dokument in einer SharePoint-Bibliothek speichern und die Kontaktliste (unter vielen anderen möglichen Datenquellen) als Datenquelle für den Seriendruckvorgang verwenden. Sie könnten sogar einen Seriendruck mithilfe eines Workflows im Rahmen einer Marketingkampagne starten, die sich nur an bestimmte Kunden richtet.

Dokumentinformationsbereich in Word, PowerPoint und Excel

Einfache Stichwortsuchen sind oft nicht präzise genug, um die Anforderungen für Geschäftsdatensätze zu erfüllen, die bestimmten Projekten, Geschäftsentitäten oder Konten zugeordnet sind. Der Dokumentinformationsbereich ist für die folgenden 2007 Office Release-Programme verfügbar: Word, Excel und PowerPoint. Beim Dokumentinformationsbereich handelt es sich um einen Mechanismus zum Erfassen von Metadaten, der sich ohne das Schreiben von Programmcode auf einfache Weise konfigurieren lässt. Er dient zum Sammeln und Abrufen von Metadaten, um dem Dokument Kontext zu verleihen und auf einer SharePoint-Website schneller danach suchen zu können.

Dokumentinformationsbereich  Weil der Dokumentinformationsbereich ein XML-Formular ist, lässt er sich über InfoPath vollständig anpassen. Mit den Datenverbindungsmöglichkeiten von InfoPath können Sie sogar einen Dokumentarbeitsbereich erstellen, der LOB-Daten in das Formular einfügt. Beispielsweise könnten Sie Kundendatenfelder mit Daten aus einem CRM-System (Customer Records Management) ausfüllen. Vor dem Schließen des Dokuments würde der Benutzer dann wichtige Dokumentinformationen wie Hyperlinks zu verwandten Dokumenten hinzufügen. Metadaten werden so auf eine viel bequemere Weise erfasst und einer Gruppe von Kunden, Produkten und verwandten Dokumenten problemlos zugeordnet.

Weitere Informationen

Einführung in das Entwerfen eines Dokumentinformationsbereichs mithilfe von InfoPath

Entwerfen eines Dokumentinformationsbereichs mithilfe von InfoPath

Anzeigen oder Ändern der Eigenschaften für ein Office-Dokument

Outlook 2007-Aufgaben und -Kontakte

Outlook verfügt über viele Integrationspunkte mit Office SharePoint Server 2007. Sie können eine E-Mail mithilfe einer SharePoint-Kontaktliste senden, SharePoint- und Outlook 2007-Kalender nebeneinander anzeigen, SharePoint-Benachrichtigungen und RSS-Feeds verwalten, einen Besprechungsarbeitsbereich erstellen und einen Workflow verwenden. Außerdem können Sie Dokumentbibliotheken offline schalten, wieder online schalten und mithilfe von Outlook 2007 synchronisieren. Zwei zusätzliche datenbezogene Integrationspunkte betreffen die Verwendung strukturierter Daten.

Sie können sowohl mit Standardaufgabenlisten als auch mit Projektaufgabenlisten arbeiten, indem Sie die Aufgabenlisten offline schalten, wieder online schalten und synchronisieren. Außerdem können Sie neue Aufgaben anzeigen, aktualisieren und der SharePoint-Website hinzufügen, ohne Outlook zu verlassen, sowie Aufgaben erstellen und Teammitgliedern zuweisen.

Kontaktliste  Sie können SharePoint-Kontakte in Outlook auch speichern, freigeben und verwalten. Nach dem Herstellen einer Verbindung mit Outlook 2007 können die SharePoint-Kontakte ähnlich wie die persönlichen Outlook-Kontakte verwendet werden. Sie können diese Kontakte mithilfe von Microsoft Office Communicator anzeigen, bearbeiten, drucken und sogar anrufen. Sie können ihnen E-Mail-Nachrichten und Besprechungsanfragen senden, sie mithilfe von Farbkategorien ordnen, mehrere Telefonnummern und E-Mail-Adressen speichern und Kontaktfotos, elektronische Visitenkarten sowie Geburtstags- und Jubiläumsinformationen mit aufnehmen. Es ist sogar möglich, Outlook-Kontakte mithilfe eines Kontaktwebparts auf einer Webpartseite anzuzeigen.

Seitenanfang

Einführung in Vorlagen und Szenarien

Damit Sie Ihrer Geschäftslösung wesentlich näher kommen, stellt Microsoft eine Vielzahl von sofort einsatzbereiten Vorlagen bereit, die Ihnen beim schnellen Erstellen häufig verwendeter Lösungen helfen. In den nachstehenden Abschnitten werden nützliche Vorlagen – vordefinierte Dokumente oder Websites mit Funktionen, Formatvorlagen und Layouts für allgemeine Anforderungen – sowie typische Szenarien erläutert. Dabei handelt es sich um Beschreibungen von Geschäftslösungen, die Ihren Lösungsanforderungen möglicherweise ähneln. Vorlagen und Szenarien sind Ihre "vordefinierten Architekturvorlagen und Grundrisse", die Ihnen dabei helfen, den optimalen Entwurf für Ihre Geschäftslösungsanforderungen auszuwählen.

Verwenden Sie diese Vorlagen und Szenarien als Ausgangspunkt zum Anpassen und Erstellen Ihrer eigenen Geschäftslösungen. Mithilfe von Office SharePoint Designer 2007 können Sie Ansichten von Daten auf der SharePoint-Website hinzufügen oder ändern, die Masterseite der SharePoint-Website an die Websitestandards anpassen sowie externe Daten aus den Datenquellen integrieren. Sie können die vorhandene Geschäftslogik erweitern oder anpassen, damit sie den Prozessen und Workflows Ihres Unternehmens besser entspricht. Verwenden Sie den Geschäftsdatenkatalog zum Integrieren der LOB-Daten in die Geschäftslösung. Nutzen Sie die vielen datenbezogenen Integrationspunkte von Access, InfoPath und Excel, um diese Vorlagen und Szenarien auf die gewünschte Weise weiter zu verbessern. Sie haben unzählige Möglichkeiten.

Seitenanfang

SharePoint-Websitevorlagen

Microsoft bietet Websitevorlagen, die sofort einsatzbereite benutzerdefinierte Szenarien bereitstellen. Diese Szenarien sind auf die Anforderungen bestimmter Geschäftsprozesse oder Aufgaben in Unternehmen beliebiger Größe abgestimmt. Die Websitevorlagen basieren auf Windows SharePoint Services 3.0 und sind kompatibel mit Office SharePoint Designer 2007, um die Anpassung zu erleichtern.

Verwaltung und Finanzen

Vorlage für Vorstandssitzung    Stellt einen einzigen Speicherort für Notizen zur Vorstandssitzung, Aufgaben und Probleme sowie Veranstaltungen bereit.

Vorlage für die Berichterstellung zur Unternehmensleistung    Unterstützt das Nachverfolgen der Kundenzufriedenheit mittels Umfragen und Onlinediskussionen.

Vorlage für Website zur Unterstützung der Einhaltung von Richtlinien    Unterstützt Teams und führende Geldgeber beim Verwalten von Implementierungsaktionen zur Einhaltung von Richtlinien durch die Festlegung von Steuerungsaufgaben und die Verwaltung von Dokumentbibliotheken.

Vorlage für die Verwaltung strittiger Rechnungen    Unterstützt Kreditorenabteilungen beim Nachverfolgen von Informationen hinsichtlich fälliger Rechnungen für Lieferanten, einschließlich des Werts vorzeitiger Zahlung und Gründen für Zahlungsverzug.

Vorlage für die Erstattung und Genehmigung von Spesen    Dient zum Verwalten von Elementen des Spesengenehmigungsvorgangs, wodurch die genehmigenden Personen Zeit sparen können.

Vorlage für Ausschreibungen    Unterstützt den Vorgang zum Erstellen und Freigeben von Ausschreibungen sowie zum Erfassen von Angebotseinreichungen und der Benachrichtigung über die Angebotsannahme.

Personalwesen

Vorlage für die Verwaltung von Abwesenheitsmeldungen und Urlaubsplänen    Unterstützt Mitarbeiter beim Verwalten von Anträgen für Abwesenheitstage, einschließlich Auflistung der Tage, an denen sie nicht verfügbar sind, mit der Angabe, wer sie während dieser Zeit vertritt.

Vorlage für eine Mitarbeiteraktivitäten-Website    Unterstützt Mitarbeiter beim Erstellen von und Anmelden für Aktivitäten und Veranstaltungen, die vom Unternehmen durchgeführt werden.

Vorlage für Mitarbeitervergünstigungen (Selbstbedienung)    Ermöglicht es Arbeitnehmern, die vom Arbeitgeber gebotenen Sozialleistungen zu suchen und sich dafür anzumelden.

Vorlage für Mitarbeiterschulung und Kursunterlagen    Unterstützt die Planung von Schulungen und stellt einen Ort bereit, an der sich Mitarbeiter anmelden und die Kursunterlagen erhalten können.

Vorlage für Stellenanforderungen und die Verwaltung von Vorstellungsgesprächen    Ermöglicht es den für Einstellungen zuständigen Mitarbeitern, die Verwaltung von Stellenanforderungen und das Ausfüllen von Stellenangeboten zu optimieren.

IT und Vorgänge

Vorlage für Fehlerdatenbanken    Unterstützt Entwicklungsteams beim Sammeln und Überwachen von Informationen zu Fehlern im Code, darunter Reproduktionsschritte, Kategorie, Kommentare, Priorität und Schweregrad des Fehlers.

Vorlage für Callcenter    Unterstützt einzelne Personen bei der Verwaltung des Vorgangs, mit dem Kundendienstanfragen – von der Problemerkennung bis zur Ursachenanalyse und Problemlösung – behandelt werden.

Vorlage für Helpdesk    Unterstützt Teams bei der Verwaltung des Vorgangs, mit dem Serviceanforderungen bearbeitet werden, einschließlich Verwaltung der Fehlerursachenerkennung und des Verlaufsstatus.

Vorlage für Inventarüberwachung    Unterstützt Unternehmen beim Verfolgen von Elementen des Lagerbestands durch Erfassung der manuellen Eingabe aktualisierter Bestandsinformationen und Benachrichtigung der Benutzer, wenn ein Element die Nachbestellmenge erreicht hat.

Vorlage für IT-Teamarbeitsbereich    Unterstützt Teams beim Verwalten der Entwicklung, Bereitstellung und Unterstützung von Softwareprojekten durch Aktualisieren der damit verbundenen Aufgaben, Probleme, Meilensteine und Fehler.

Vorlage für Leihbücherei    Unterstützt die Verwaltung des Sachanlagevermögens in der Bibliothek eines Unternehmens, mit Funktionen zum Ein-/Auschecken und automatischer Benachrichtigung bei Überschreiten des Fälligkeitsdatums.

Vorlage für die Überwachung und Verwaltung von Sachanlagevermögen    Unterstützt Teams beim Verwalten von Anforderungen und Verfolgung von Sachanlagevermögen, wie z. B. Standort, Zustand, Hersteller, Modell, aktueller Besitzer und geschätzter Wert.

Vorlage für die Reservierung von Räumen und Geräten    Ermöglicht es Teams, die Nutzung von gemeinsam genutzten Besprechungsräumen und Geräten zu verwalten.

Überwachung und Verwaltung

Vorlage für Budgetierung und das Überwachen mehrerer Projekte    Unterstützt die Überwachung und Budgetierung mehrerer zusammenhängender Gruppen von Aktivitäten mit Projekterstellung, Aufgaben, Gantt-Diagrammen und allgemeinen Tools zur Kennzeichnung des Status.

Vorlage für die Verwaltung von Änderungsanforderungen    Unterstützt Benutzer beim Überwachen von Risiken, die mit einer Entwurfsänderung verbunden sind, einschließlich der Möglichkeit zur Genehmigung oder Ablehnung der Änderung.

Vorlage für Diskussionsdatenbanken    Fördert die Zusammenarbeit von Teams durch Hilfe beim Diskutieren von Themen online oder über die RSS-Funktionen von Office Outlook 2007.

Vorlage für Dokumentbibliothek und -überprüfung    Unterstützt Teams bei der Verwaltung des Dokumentüberprüfungszyklus bei einer Dokumentbibliothek mit Versionsverfolgung, einschließlich einer themenbezogenen Diskussion zur Lieferung von Feedback.

Vorlage für Knowledge Base    Ermöglicht es Mitarbeitern, das in ihrem Unternehmen vorhandene Wissen gemeinsam zu nutzen.

Vorlage für Arbeitsbereiche zur Projektüberwachung    Unterstützt kleine Teams beim Verwalten von Projektinformationen wie Projektproblemen, Projektaufgaben und dem Projektstatus.

Vorlage für Teamarbeits-Website    Ermöglicht es Projektteams, Hintergrunddokumente zentral zu speichern, Kalenderereignisse zu überwachen und Aufgaben zu senden, die sich aus Teambesprechungen ergeben.

Vorlage für die Verwaltung von Zeiterfassungskarten    Vereinfacht das Nachverfolgen von Stunden, die für mehrere Projekte aufgewendet wurden, durch Funktionen für Einstempeln/Ausstempeln sowie Berichten zur laufenden Arbeit und den bis jetzt geleisteten Projektstunden.

Vertrieb und Marketing

Vorlage für eine Website für Wettbewerbsanalyse    Unterstützt das Organisieren der Ergebnisse von Konkurrenzangeboten mithilfe von Vorlagen für Wettbewerbsanalysetechniken.

Vorlage für die Kontaktverwaltung    Unterstützt Teams beim Verwalten von Kontaktinformationen zwischen den einzelnen Mitgliedern, einschließlich der Synchronisierung mit Office Outlook 2007.

Vorlage für die Überwachung integrierter Marketingkampagnen    Ermöglicht es, die Leistung von Marketingkampagnen zu überwachen.

Vorlage für die Planung von Produkt- und Marketinganforderungen    Unterstützt das Organisieren des Prozesses zur Entwicklung neuer Produkte und Marketinginhalte mithilfe von Planungsvorlagen und Tools für die Zusammenarbeit.

Vorlage für Vertriebswege    Unterstützt Teams bei der Verwaltung des Vertriebswegs durch Nachverfolgen von Leads, Chancen, Kontakten und Konten.

Spezialgebiete

Vorlage für Sportliga    Dient zum Verwalten der Baseballliga eines Unternehmens, einschließlich Spielern, Kapitänen, Spielplan und Statistiken.

Vorlage für die Unterrichtsverwaltung    Unterstützt Lehrkräfte beim Speichern und Organisieren von Unterrichtsinhalten, Kalenderelementen und Ankündigungen.

Vorlage für Aktienanalyse    Stellt einen zentralen Speicherort als Hilfe bei der Konsolidierung der Analyse zur Bewertung von finanziellem Eigenkapital bereit.

Vorlage zur Verwaltung von Vorgängen für staatliche Behörden    Unterstützt die Verwaltung von Aufgaben, Dokumenten und Zuweisungen im Zusammenhang mit Behördenvorgängen.

Vorlage für den Beginn und die Verwaltung von klinischen Studien    Unterstützt die Verwaltung der Dokumente, Aufgaben, Probleme und Diskussionen, die für die Durchführung einer klinischen Studie erforderlich sind.

Vorlage für die Verwaltung von Fertigungsprozessen    Ermöglicht Fertigungsentwicklungsteams das Überwachen des linearen Prozesses sowie das Nachverfolgen von Problemen, die den Abschluss einer Fertigungsaufgabe blockieren.

Vorlage für die Veranstaltungsplanung    Unterstützt Teams beim Organisieren von Veranstaltungen mithilfe von Onlineregistrierung, Zeitplänen, Kommunikation und Feedback.

Vorlage für die Eröffnung eines neuen Ladengeschäfts    Unterstützt Teams beim Verwalten des Vorgangs zur Eröffnung eines neuen Ladengeschäfts, einschließlich Tools für die Projekt- und Aufgabenverwaltung.

Weitere Informationen

Einführung in das Erstellen von SharePoint-Anwendungen

Anwendungsvorlagen für Windows SharePoint Services 3.0

Seitenanfang

SharePoint-Workflows

Office SharePoint Server 2007 umfasst die folgenden vordefinierten Workflows, mit deren Hilfe ein Geschäftsprozess für den Einsatz in allgemeinen Arbeitsgruppensituationen automatisiert werden kann.

Genehmigungsworkflow    Der Genehmigungsworkflow leitet ein Dokument oder Element, das in einer Liste oder Bibliothek gespeichert wurde, zur Genehmigung an eine Gruppe von Benutzern weiter. Standardmäßig ist der Genehmigungsworkflow mit dem Dokumentinhaltstyp verknüpft und daher automatisch in Dokumentbibliotheken verfügbar.

Workflow zum Sammeln von Feedback    Der Workflow zum Sammeln von Feedback leitet ein Dokument oder Element, das in einer Liste oder Bibliothek gespeichert wurde, an eine Gruppe von Benutzern weiter, um deren Feedback zu erhalten. Standardmäßig ist der Workflow zum Sammeln von Feedback mit dem Dokumentinhaltstyp verknüpft und daher automatisch in Dokumentbibliotheken verfügbar.

Workflow zum Sammeln von Signaturen    Der Workflow zum Sammeln von Signaturen leitet ein Office-Dokument, das in einer Liste oder Bibliothek gespeichert ist, an eine Gruppe von Benutzern weiter, um deren digitale Signaturen zu sammeln. Dieser Workflow funktioniert nur mit Office Word 2007- oder Office Excel 2007-Dokumenten, die mindestens eine Signaturzeile enthalten. Standardmäßig ist der Workflow zum Sammeln von Signaturen mit dem Dokumentinhaltstyp verknüpft und daher automatisch in Dokumentbibliotheken für Dokumente oder Arbeitsmappen verfügbar, die Signaturzeilen enthalten.

Workflow für die Dispositionsgenehmigung    Der Workflow für die Dispositionsgenehmigung soll die Anforderungen bei der Datensatzverwaltung in einer Organisation unterstützen. Durch diesen Workflow wird der Ablauf- und Beibehaltungsprozess für Dokumente unterstützt, indem die Teilnehmer entscheiden können, ob abgelaufene Dokumente oder Elemente beibehalten oder gelöscht werden.

Workflow für die Übersetzungsverwaltung    Mit dem Workflow für die Übersetzungsverwaltung werden Kopien eines Quelldokuments in einer Übersetzungsverwaltungsbibliothek erstellt und zur Übersetzung an die zuständigen Übersetzer weitergeleitet. Der Workflow für die Übersetzungsverwaltung ist nur für Übersetzungsverwaltungsbibliotheken verfügbar.

Szenario: Bestellungsgenehmigung    Einer der allgemeinen Geschäftsprozesse ist eine Bestellungsgenehmigung, in der vier Standardworkflows kombiniert werden könnten:

  • Überprüfen des aktuellen Budgetstatus (Workflow zum Sammeln von Feedback)

  • Überprüfen des Bestands (Workflow für die Dispositionsgenehmigung)

  • Einholen der Genehmigung des Vorgesetzten, wenn das Genehmigungslimit überschritten wurde (Workflow für das Sammeln von Signaturen)

  • Genehmigen einer Bestellung (Genehmigungsworkflow)

Szenario: Senden einer Systemmitteilung    Ihr Team verwendet die Bibliothek freigegebener Dokumente, um gemeinsam Dokumente zu bearbeiten. Außerdem verwendet Ihr Team die Spalte "Zugewiesen an", um zu verfolgen, wem Dokumente zugewiesen sind. Damit die Mitglieder des Teams nicht ständig auf der Teamwebsite überprüfen müssen, ob ihnen neue Dokumente zugewiesen wurden, möchten Sie einen Workflow erstellen, der automatisch eine E-Mail-Nachricht an die Teammitglieder sendet, denen neue Dokumente zugewiesen wurden. Sie können hierfür einen einstufigen Workflow erstellen.

Erstellen einer Aufgabe aus einem Diskussionsbeitrag    Ihr Team verwendet die Teamdiskussionsliste, um Probleme zu bearbeiten, die vom Team gelöst werden müssen. Im Verlauf einer Diskussion ergibt sich häufig eine Frage oder eine Aufgabe, die ein bestimmtes Teammitglied dann verfolgen muss. Sie möchten in der Lage sein, ein Aufgabenelements einfach anhand eines Teamdiskussionsbeitrags zu erstellen. Sie entscheiden, einen Workflow zu erstellen, sodass Ihr Team einfach auf eine Schaltfläche in der Teamdiskussionsliste klicken kann, um eine Aufgabe in der Aufgabenliste zu erstellen. Die erstellte Aufgabe enthält automatisch Informationen aus den verwandten Diskussionsbeiträgen. Die Aufgabe wird automatisch der Person zugewiesen, die das ursprüngliche Diskussionselement erstellt hat.

Weiterleiten einer Spesenabrechnung zur Überprüfung    Ihr Team füllt jeden Monat Spesenabrechnungen aus, bei denen es sich um Formulare handelt, die mit Office InfoPath 2007 entworfen wurden. Die Teammitglieder füllen diese Formulare aus und speichern sie in einer Formularbibliothek auf der SharePoint-Website. Wenn die Spesenabrechnung einen bestimmten Betrag übersteigt, soll automatisch die zuständige Person benachrichtigt werden, um die Abrechnung zu überprüfen. Sie können diesen Prozess mit einem einstufigen Workflow einfach automatisieren.

Weitere Informationen

Verwenden eines Genehmigungsworkflows

Verwenden eines Workflows zum Sammeln von Feedback

Verwenden eines Workflows zum Sammeln von Signaturen

Verwenden eines Workflows für die Dispositionsgenehmigung

Verwenden eines Workflows für die Übersetzungsverwaltung

Workflowbeispiel: Senden einer Systemmitteilung

Workflowbeispiel: Erstellen einer Aufgabe aus einem Diskussionsbeitrag

Workflowbeispiel: Weiterleiten einer Spesenabrechnung zur Überprüfung

Seitenanfang

Vorlagen und Szenarien für Office System

Office Online-Vorlagen ist ein guter Ausgangspunkt, wenn Sie nach Office-Vorlagen suchen. Sie finden dort Hunderte von Vorlagen für die verschiedensten Verwendungszwecke von "Angebote" bis "Zoos".

Obwohl Excel 2007, Excel Services, Access 2007 und InfoPath 2007 auf viele Arten zum Lösen zahlreicher Probleme verwendet werden kann, gibt es die folgenden Vorlagen und Szenarien für allgemeine Geschäftslösungen, die für den Einsatz mit SharePoint Server angepasst werden können.

Szenarien für Excel 2007

Buchhaltung    Sie können die leistungsstarken Kalkulationsfunktionen von Excel in vielen Finanzbuchhaltungsaufstellungen verwenden, z. B. in einer Cashflowaufstellung, einer Einkommensaufstellung oder einer Gewinn- und Verlustaufstellung.

Budgetplanung    Unabhängig davon, ob Ihre Anforderungen persönlich oder geschäftsbezogen sind, können Sie jeden beliebigen Budgettyp in Excel erstellen, z. B. einen Marketingbudgetplan, ein Veranstaltungsbudget oder ein Pensionsbudget.

Fakturierung und Umsätze    Excel ist auch zum Verwalten von Fakturierungs- und Umsatzdaten nützlich, und die benötigten Berichte lassen sich auf einfache Weise erstellen – z. B. Verkaufsrechnungen, Packzettel und Bestellungen.

Berichterstellung    Sie können verschiedene Typen von Berichten in Excel erstellen, die eine Datenanalyse widerspiegeln oder die Daten zusammenfassen, z. B. Berichte zum Messen der Projektleistung, Planungsdaten oder vorhandener Varianzdaten.

Planung    Excel ist eine große Hilfe beim Erstellen von professionellen Plänen oder nützlichen Planern, beispielsweise einem wöchentlichen Unterrichtsplan, einem Marktforschungsplan, einer Übersicht über die jährlichen Steuerzahlungen oder aber Planer, die Sie beim Planen von wöchentlichen Mahlzeiten, Partys oder Urlauben unterstützen.

Excel Services-Szenarien

Business Intelligence-Dashboards    Der Vorstand eines Unternehmens kann auf mehrere Dashboards des Unternehmens zugreifen, die als aktuelle Übersicht zu den Finanzen des Unternehmens dienen. Damit permanent auf die Daten zur Effizienz des Unternehmens zugegriffen werden kann, werden mit dem Hauptdashboard Key Performance Indicators (KPIs) auf Monatsbasis zusammengefasst, z. B. Absatzziele, Zieleinnahmen und Gewinnmargen. Mit zusätzlichen Dashboards werden Nachrichten für den Markt zusammengefasst, anhand derer finanzielle Risiken für aktuelle und neue Projekte analysiert und Diagramme für wichtige Finanzdaten angezeigt werden können, mit denen unterschiedliche Kapitalanlagenbestände bewertet werden.

Informationssystem für die Marketinganalyse    Eine Marketingabteilung in einem Unternehmen, das Sportbekleidung und -geräte verkauft, unterhält eine Informationsportalseite, auf der wichtige demografische Daten (z. B. Geschlecht, Alter, Region, Höhe des Einkommens und bevorzugte Freizeitaktivitäten) zusammengefasst werden. Die meisten Mitarbeiter der Marketingabteilung können die Excel-Arbeitsmappen optional auf dem eigenen Computer öffnen und Was-wäre-wenn-Analysen für alle Daten ausführen oder eine Druckoptimierung für Berichte vornehmen. Mit der Zeit können die Benutzer zudem schnell und einfach Berichte hinzufügen, die gemeinsam mit anderen Benutzern verwendet werden können.

Statistiken zu Profisportlern    Ein großes Sportunternehmen gibt frühere und aktuelle Statistiken zur Leistung und Vergütung für alle Sportler frei. Diese Daten werden für Vertragsabschlüsse und zum Aushandeln von Gehaltsvereinbarungen verwendet. Es werden neue Berichte und Analysen durch die Inhaber erstellt, geprüft und freigegeben, insbesondere vor der Saison.

Tool zur Entscheidungsfindung für eine Einzelhandelskette    Eine Einzelhandelskette fasst wichtige Daten für die Verkaufsstelle auf Wochenbasis zusammen und gibt diese Daten für Zulieferer, Finanzanalytiker und Manager vor Ort frei. Die Berichte enthalten Angaben zu den aktuellen Artikeln im Lager, zu den 20 absatzstärksten Artikeln nach Verkaufskategorie, wichtige Daten zur Saison sowie die Geschäftszahlen für jede Niederlassung.

Berichtssystem für die Verwaltung des Verkaufskontos    Eine Gruppe aus dem Bereich Verkauf greift auf tägliche Zusammenfassungsberichte zu, in denen Kennzahlen erfasst sind (z. B. zu den besten Verkäufern, zum Fortschritt hinsichtlich des monatlichen Verkaufsziels, zu erfolgreichen Vertriebsprogrammen und leistungsschwachen Vertriebswegen). In zusätzlichen Berichten werden die Verkäufe nach Schlüsselvariablen zusammengefasst (z. B. Region, Produktgruppe, Monat, Vertreterbesuche pro Woche und Anzahl der abgeschlossenen Vertreterbesuche). Wenn die einzelnen Verkäufer diese Berichte anzeigen, können sie automatisch ihre Verkaufszahlen sehen, da sie vom System anhand ihres Benutzernamens erkannt werden.

Tageszusammenfassung für Technikerprojekt    Eine Gruppe von Technikern entwickelt eine Webpartseite, auf der die Schlüsseldaten zum Projektplan zusammengefasst sind (z. B. Anzahl der Störungen, Status der Spezifikationen, Diagramme zum Fortschritt, Tendenzen und Prioritäten für einzelne Merkmale und Verknüpfungen zu wichtigen Ressourcen und Kontakten). Die Daten werden aus mehreren externen Datenquellen entnommen, beispielsweise aus Projektdatenbanken und Spezifikationslisten.

Eigenes Berechnungsmodell für Finanzanalysen    Eine große Finanzinstitution hat ein Preismodell konzipiert und entwickelt, das privates geistiges Eigentum darstellt. Die Ergebnisse der Formel müssen für einige Vermögensverwalter freigegeben werden, die Formel zur Berechnung des Preismodells muss jedoch sicher sein und darf nie öffentlich bekannt werden. Dieses Preismodell ist äußerst komplex, und es ist viel Zeit für die Berechnung erforderlich. Jeden Abend wird der Preismodellbericht auf einem schnellen Server berechnet und erstellt, an einem vertrauenswürdigen Speicherort gespeichert und auf einer Webpartseite angezeigt – jedoch ausschließlich für Personen, die über eine entsprechende Berechtigung verfügen.

Vorlagen für Access 2007

Vorlage für Posten    Erstellen Sie eine Posten-Datenbank, um Posten nachzuverfolgen, einschließlich der Postendetails und der Besitzer. Sie können Posten in Kategorien positionieren und deren Konditionen, das Erwerbsdatum, den Standort, den Besitzer usw. aufnehmen.

Vorlage für die Kontaktverwaltung    Mithilfe dieser Vorlage können Sie Ihre Kontakte und Postanschriften verwalten und dann Berichte in Access erstellen oder die Daten zum Drucken von Serienbriefen, Umschlägen oder Adressetiketten in Word zusammenführen. Erstellen Sie eine Kontaktdatenbank, um Informationen zu Personen zu verwalten, mit denen Ihr Team zusammenarbeitet, z. B. Kunden und Partner. Sie können Namen und Adressdaten, Telefonnummern und E-Mail-Adressen nachverfolgen und sogar Bilder anfügen.

Vorlage für die Überwachung von Bestand und Posten    Mithilfe dieser Vorlage können Sie eine Bestandsliste von Elementen zuhause oder am Arbeitsplatz erstellen sowie Fotos oder andere zugehörige Dokumente zusammen mit den Daten speichern.

Vorlage für die Überwachung von Bestellungen    In dieser Vorlage können Sie Informationen zu Produkten, Kunden und Bestellungen eingeben und anschließend Berichte erstellen, in denen die Umsätze nach Mitarbeiter, Region, Zeitraum oder einem anderen Wert angezeigt werden.

Vorlage für die Überwachung von Aufgaben, Problemen und Projekten    In dieser Vorlage können Sie Aufgaben für eine Personengruppe überwachen und zu derselben Zeit neue Aufgaben eingeben, zu der andere Benutzer ihre vorhandenen Aufgaben in derselben Datenbank aktualisieren. Dient zum Nachverfolgen einer Gruppe von Aufgaben, die Sie oder Ihr Team erledigen müssen. Erstellen Sie eine Probleme-Datenbank, um eine Reihe von Problemen zu verwalten. Sie können die Probleme bzw. Fehler Personen zuweisen, Prioritäten setzen und den Bearbeitungsfortschritt vom Anfang bis zum Ende nachverfolgen. Verwalten Sie Aufgaben, und behalten Sie das Budget für ein oder mehrere Projekte im Auge.

Vorlage für Marketingprojekte und Vertriebswege    Erstellen Sie eine Verkaufspipeline-Datenbank, um den Fortschritt prospektiver Verkäufe innerhalb einer kleinen Gruppe von Vertriebsmitarbeitern nachzuverfolgen. Verfolgen Sie die Details von Marketingprojekten nach, und planen und überwachen Sie Projektlieferumfänge.

Vorlage für die Veranstaltungsplanung    In dieser Vorlage können Sie Informationen zu Daten, Orten und Teilnehmern von Veranstaltungen eingeben und dann Zeitpläne oder Zusammenfassungen zu den Veranstaltungen drucken. Erstellen Sie eine Veranstaltungsdatenbank, wenn Sie anstehende Besprechungen, Termine und sonstige wichtige Ereignisse nachverfolgen möchten. Nehmen Sie Titel, Standort, Startzeit, Endzeit und Beschreibungen auf, und fügen Sie Bilder ein.

Vorlage für Lehrkörper und Schüler    Erstellen Sie eine Datenbank, um wichtige Informationen zum Institut zu verwalten, wie Telefonnummern, Adressdaten, Informationen für den Notfall und zum Beschäftigungsverhältnis. Erstellen Sie eine Schüler-Datenbank, um Informationen zu den Schülern zu verwalten, einschließlich Informationen zu Kontakten im Notfall, medizinischen Informationen sowie Daten zu ihren Erziehungsberechtigten.

Vorlagen und Szenarien für InfoPath 2007

Vorlage zum Nachverfolgen des Bestands    Verfolgen der Details und des Standorts von Betriebsgütern, z.B. von Computerausrüstungen.

Vorlage für Tagesordnung    Dient zum Organisieren und Zusammenfassen einer Geschäftsbesprechung. Verwenden Sie diese Formularvorlage zum Aufführen von Tagesordnungspunkten sowie zum Aufzeichnen von Besprechungsprotokollen, Entscheidungen und Aufgaben.

Vorlage für Statusberichte    Dient zum Verfolgen des Fortschritts und von Problemen bei den Projekten und Aufgaben eines Teammitglieds. Einzelne Statusberichte können zu einem Gesamtbericht zusammengefasst werden, sodass Teamleiter für ihr Team einen einzelnen, umfassenden Statusbericht erstellen können.

Vorlage für Reiseantrag    Dient zum Beantragen von Organisation und Buchung von Reisen wie Flüge und Hotelunterkünfte für eine Geschäftsreise.

Vorlage für Spesenabrechnungen    Füllen Sie ein Spesenabrechnungsformular mit umfangreicher integrierter Datengültigkeitsprüfung und Logik für Geschäftsregeln online oder offline aus. Dies empfiehlt sich besonders für häufig reisende Mitarbeiter.

Szenario: Versicherungsansprüche    Ermöglichen Sie es Kunden, Versicherungsvertretern und zugehörigen Unternehmen, Onlineformulare für die Verarbeitung von Versicherungsansprüchen zu verwenden. Zusätzlich zum Senden von Ansprüchen per Telefon können die Kunden ihre Ansprüche auch durch Ausfüllen eines Formulars im Internet geltend machen. Verwenden Sie einen integrierten Genehmigungsworkflow, um es dem Versicherungsvertreter zu ermöglichen, schnell den Status der anderen Beteiligten zu erkennen, die an dem Anspruchsverfahren arbeiten, und zu sehen, ob der Schadensregulierer den Genehmigungsprozess abgeschlossen hat.

Szenario: Genehmigungsanträge    Füllen Sie Genehmigungsanträge in einem Webbrowser aus, damit der Genehmigungsprozess einfacher und komfortabler verläuft und Auftragnehmer nicht mehr die Behördeneinrichtung aufsuchen müssen, um einen Antrag zu stellen.

Szenario: Bestandsführung    Fragen Sie ein umfangreiches Netzwerk von Zulieferern einfach und effektiv hinsichtlich des Bestands ab, und verbessern Sie die Genauigkeit von Bestandsangaben.

Szenario: Marktforschung    Unterstützen Sie Marktforschungsaktivitäten mit einer Formularvorlage, um das Kundenfeedback zu erfassen und aufzuzeichnen sowie zu einer konsistenten Organisation und Formalisierung von Daten beizutragen.

Weitere Informationen

Wo finde ich Office-Vorlagen?

Leitfaden für Vorlagen in Access 2007

Szenarien für die Verwendung von InfoPath und InfoPath Forms Services

Seitenanfang

Hinweis : Haftungsausschluss für maschinelle Übersetzungen: Dieser Artikel wurde mithilfe eines Computersystems und ohne jegliche Bearbeitung durch Personen übersetzt. Microsoft bietet solche maschinellen Übersetzungen als Hilfestellung für Benutzer ohne Englischkenntnisse an, damit Sie von den Informationen zu Produkten, Diensten und Technologien von Microsoft profitieren können. Da es sich bei diesem Artikel um eine maschinelle Übersetzung handelt, enthält er möglicherweise Fehler in Bezug auf (Fach-)Terminologie, Syntax und/oder Grammatik.

Teilen Facebook Facebook Twitter Twitter E-Mail E-Mail

War diese Information hilfreich?

Sehr gut. Noch anderes Feedback?

Was können wir verbessern?

Vielen Dank für Ihr Feedback!

×