Entwickeln benutzerdefinierter Workflows mit SharePoint Designer

Microsoft Office SharePoint Server 2007 beinhaltet einsatzbereite Workflows für einige der gängigsten Geschäftsprozesse wie das Sammeln von Feedback zu einem Dokument oder das Weiterleiten eines Dokuments zur Genehmigung.

Was aber, wenn in Ihrem Team Prozesse über die Leistungen der vordefinierten Workflows hinausgehen? Es könnte beispielsweise ein Workflow nötig sein, der nicht nur den Genehmigungs- und Feedbackprozess abdeckt, sondern das Dokument auch in eine andere Bibliothek kopiert, sobald dieses veröffentlicht werden kann.

Sie können mit Microsoft Office SharePoint Designer 2007 benutzerdefinierte Workflows erstellen, die SharePoint-Websites codelose Anwendungslogik hinzufügen. Mithilfe des Workflow-Designers können Sie Regeln erstellen, die Bedingungen und Aktionen mit Elementen in Share-Point-Listen und Bibliotheken verknüpfen. Änderungen von Elementen in Listen oder Bibliotheken lösen Aktionen im Workflow aus.

Hinweis : Dieser Artikel bezieht sich auf ein Beispiel für eine SharePoint-Site, die von Adventure Works erstellt wurde. Adventure Works ist ein fiktives Unternehmen, das Fahrräder, Fahrradteile und Fahrradzubehör herstellt.

Das Adventure Works-Team für technische Dokumentationen hat beispielsweise einen benutzerdefinierten Workflow konzipiert. Der in Office SharePoint Server 2007 enthaltene Workflow weist eine Aufgabe zu, die Optionen zum Genehmigen oder Ablehnen beinhaltet. Der Editor im Team, Martin Bankow, wünschte sich jedoch für die Ausführung seiner Aufgaben eine höhere Flexibilität und weitere Funktionen. Mithilfe des Workflow-Designers in Office SharePoint Designer 2007 entwickelte Martin einen benutzerdefinierten Workflow mit folgenden Optionen:

  • Genehmigen und veröffentlichen

  • Genehmigen und zur Prüfung an Rechtsabteilung weiterleiten

  • Ablehnen und zurück an Autor

Jede dieser Optionen löst unterschiedliche Aktionen im benutzerdefinierten Workflow aus.

Erstellen regelbasierter Workflows

Mit Office SharePoint Designer 2007 können Sie Workflows erstellen, die auf Regeln basieren. Im Workflow-Designer wählen Sie das Ereignis aus, das den Workflow auslöst. Anschließend legen Sie die Aktionen fest, die der Workflow durchführen soll. Sie können auch die Bedingungen festlegen, unter denen diese Aktionen durchgeführt werden. Des Weiteren kann ein Workflow viele Schritte umfassen, sodass mehrere Bedingungs- und Aktionsgruppen geprüft und verarbeitet werden können.

Wenn Sie die grundlegenden Bausteine eines Workflows kennen, ist das Erstellen eines benutzerdefinierten Workflows schnell erledigt. Die grundlegenden Bausteine lauten:

  • Ereignisse    Ein Ereignis startet oder initiiert einen Workflow. Ein benutzerdefinierter Workflow ist immer einer Liste bzw. einer Bibliothek angefügt. Beim Entwerfen des Workflows wählen Sie aus, welcher Liste er hinzugefügt wird. Ein Ereignis in dieser Liste startet den Workflow. Es gibt drei Ereignisse, die einen Workflow starten können: (1) Ein Element wird erstellt, (2) ein Element wird geändert oder (3) ein Workflowteilnehmer klickt auf eine Startschaltfläche in einem Workflowinitiierungsformular.

  • Aktionen    Eine Aktion ist die grundlegende Arbeitseinheit in einem Workflow. Office SharePoint Designer 2007 stellt eine Reihe vorgefertigter, wieder verwendbarer Aktionen bereit, die Sie in Ihren Workflow einbinden können. Ihr Workflow kann beispielsweise Listenelemente (oder Dateien in einer Bibliothek) erstellen, kopieren, ändern oder löschen, Elemente ein- und auschecken, E-Mails senden und eine Aufgabe für eine Person in der Aufgabenliste erstellen.

  • Bedingungen    Wenn Sie einen Workflow entwerfen, können Sie eine Regel erstellen, die eine Bedingung festlegt, bei deren Zutreffen der Workflow die zugehörige Aktion ausführt. Office SharePoint Designer 2007 stellt mehrere vorgefertigte, wieder verwendbare Bedingungen zur Verfügung, die Sie in Ihren Workflow einbinden können. Sie können beispielsweise festlegen, dass der Workflow die zugehörigen Aktionen nur ausführt, wenn ein Element in einem bestimmten Zeitraum oder von einer bestimmten Person erstellt oder geändert wird.

  • Schritte    Ein Workflow besteht aus einem oder mehreren Schritten. Jeder Schritt kann eine Reihe von Aktionen und zugeordneten Bedingungen umfassen. Mit diesen Schritten können Sie Bedingungen und Aktionen gruppieren, sodass eine Regelgruppe (Bedingungen und Aktionen) vor einer zweiten Regelgruppe geprüft und durchgeführt werden kann.

Um Ihren Workflow dynamischer und flexibler zu gestalten, können Sie ein Initiierungsformular oder eine benutzerdefinierte Aufgabe für den Workflow hinzufügen. Mit dem Formular können Sie zu festgelegten Zeitpunkten im Workflow Informationen von Workflowteilnehmern sammeln und Teilnehmern die Interaktion mit den Workflowaufgaben ermöglichen. Sie entwerfen die Formulare mithilfe von Assistenten, und Office SharePoint Designer 2007 erstellt die Formulare automatisch, wenn Sie die Erstellung des Workflows abschließen.

Der benutzerdefinierte Workflow für das Team für technische Dokumentationen benötigt beispielsweise drei unterschiedliche Genehmigungsoptionen. Jede Option löst unterschiedliche Workflowaktionen aus. Wenn Martin den Workflow entwirft, verwendet er den Assistenten für benutzerdefinierte Aufgaben, um das benutzerdefinierte Aufgabenformular, wie hier dargestellt, zu erstellen.

Dialogfeld 'Feld hinzufügen' im Assistenten

Sobald Martin den Workflow fertig gestellt hat, erzeugt Office SharePoint Designer 2007 ein benutzerdefiniertes Aufgabenformular. Wenn seine Teammitglieder nun Dokumente genehmigen, wird folgendes Formular im Browser angezeigt. Dieses Formular enthält die von Martin im Assistenten für benutzerdefinierte Aufgaben festgelegten Optionen.

Formular für benutzerdefinierte Aufgaben

Automatisieren von Geschäftsprozessen

Wenn Sie eine Webanwendung zur Automatisierung eines Geschäftsprozesses erstellen, bietet der Workflow-Designer in Office SharePoint Designer 2007 neue Möglichkeiten. Mithilfe des Workflow-Designers können Sie Geschäftsregeln und Workflowlogik in Webanwendungen integrieren, ohne Servercode zu schreiben.

Beispiel: Das Team für die technische Dokumentation möchte einen Workflow erstellen, der neben der Dokumentgenehmigung noch weitere Prozesse automatisiert. Martin entwirft mit dem Workflow-Designer einen Workflow, den Teammitglieder manuell starten können, wenn ein Dokument genehmigungsbereit ist. Der Workflow erstellt eine Aufgabe, dass das Dokument geprüft werden muss, und der Prüfer wählt eine der drei zuvor beschriebenen Optionen aus.

Martin konzipiert den Workflow so, dass dieser, abhängig von der Auswahl des Prüfers im Formular für benutzerdefinierte Aufgaben, unterschiedliche Aktionen durchführt:

  • Wählt der Prüfer Genehmigen und veröffentlichen aus, kopiert der Workflow das Dokument in eine andere Dokumentbibliothek mit der Bezeichnung Zur Veröffentlichung und sendet eine Nachricht an das Dokumentationsteam.

  • Wählt der Prüfer die Option Genehmigen und zur Prüfung an Rechtsabteilung weiterleiten, kopiert der Workflow das Dokument zusätzlich in eine weitere Bibliothek namens Prüfung durch Rechtsabteilung erforderlich und sendet eine Nachricht an die Rechtsabteilung.

  • Wählt der Prüfer die Option Ablehnen und zurück an Autor, sendet der Workflow eine Nachricht sowie das Feedback des Prüfers an den Autor und aktualisiert das Element in der Bibliothek Dokumente, um das neueste Feedback anzuzeigen.

Die folgende Abbildung zeigt den Schritt mit dieser bedingten Logik im Workflow-Designer an.

Bedingte Logik im Workflow-Designer

Dies ist nur einer der Workflowschritte. Martin kann durch Hinzufügen weiterer Schritte diesen Workflow mit der Zeit ändern und erweitern. Er kann sogar neue benutzerdefinierte Workflows entwerfen, die den Bibliotheken Zur Veröffentlichung und Prüfung durch Rechtsabteilung erforderlich angefügt werden. Diese Workflows können ausgelöst werden, sobald der von Martin angelegte Workflow zur Dokumentprüfung dort einen Eintrag anlegt. Der Workflow-Designer ist ein leistungsstarkes Tool zur schnellen Automatisierung von Geschäftsprozessen und zum Hinzufügen von bedingter Logik zu Webanwendungen.

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