Entwickeln benutzerdefinierter Workflows mit SharePoint Designer

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Microsoft Office SharePoint Server 2007 enthält sofort einsatzbereite Workflows, die Adresse einiger der am häufigsten verwendeten Geschäftsprozesse wie Sammeln von Feedback für ein Dokument oder ein Dokument zur Genehmigung weiterleiten.

Aber was geschieht, wenn Ihr Team einen Prozess, der mehr erfordert als was vordefinierten Workflows bieten, besitzt? Erweitert z. B. vorgehen, wenn Sie einen Workflow möchten, die Phasen der Genehmigung Feedbackprozess, sodass andere Aktionen, wie das Dokument in eine andere Bibliothek kopieren, wenn sie für die Publikation bereit ist ausgeführt?

Mit Microsoft Office SharePoint Designer 2007 können Sie benutzerdefinierte Workflows entwerfen, die ohne Code Anwendungslogik zu Ihrer SharePoint-Websites hinzufügen. Mit dem Workflow-Designer, erstellen Sie Regeln, die Elemente in SharePoint-Listen und Bibliotheken Bedingungen und Aktionen zuordnen. Änderungen an Elemente in Listen oder Bibliotheken Trigger-Aktionen in den Workflow.

Hinweis: In diesem Artikel bezieht sich auf einer SharePoint-Website für Beispiel, das erstellte Adventure Works, einer fiktiven Unternehmen, das Fahrräder, Fahrradteilen und Zubehör Fahrrad fahren herstellt.

Zum Beispiel bestimmt das Team technische Dokumentation bei Adventure Works einen benutzerdefinierten Workflow. Der Genehmigungsworkflow enthaltenen Office SharePoint Server 2007 weist eine Aufgabe mit den Optionen zu genehmigen oder abzulehnen. Der Editor im Team, Martin Bankov, unerwünscht jedoch ein wenig mehr Flexibilität und Funktionalität wenn er seine Vorgänge abgeschlossen ist. Mithilfe der Workflow-Designers in Office SharePoint Designer 2007 konzipiert Martin einen benutzerdefinierten Workflow mit den folgenden Optionen:

  • Genehmigen und veröffentlichen

  • Genehmigen Sie jedoch Routing zu Legal zur Überarbeitung

  • Ablehnen und zurück zum Autor

Jede dieser Optionen löst verschiedene Aktionen in den benutzerdefinierten Workflow aus.

Erstellen von Workflows-basierte Regeln

Mit Office SharePoint Designer 2007 können Sie Workflows erstellen, die auf Regeln basieren. Im Workflow-Designer wählen Sie das Ereignis, das den Workflow an. Geben Sie die Aktionen, die Sie der Workflow ausführen soll, und Sie können sogar identifizieren die Konditionen, unter denen diese Aktionen ausgeführt werden. Darüber hinaus kann ein Workflow vielen Schritten enthalten, sodass es auswerten und mehrere Sätze von Bedingungen und Aktionen verarbeitet werden kann.

Wenn Sie die grundlegenden Bausteine eines Workflows verstanden haben, können Sie schnell einen benutzerdefinierten Workflow entwerfen. Die grundlegenden Bausteine gehören die folgenden:

  • Ereignisse    Ein Ereignis ist startet oder initiiert einen Workflow an. Ein benutzerdefinierter Workflow ist immer an eine Liste oder Bibliothek angefügt. Wenn Sie den Workflow entwerfen, wählen Sie die Liste er angefügt. Ein Ereignis in dieser Liste startet den Workflow an. Es gibt drei Ereignisse, die einen Workflow gestartet werden können: (1) Es wird ein Element erstellt. (2) ein Element wird geändert. oder (3) ein Workflowteilnehmer klickt auf eine Startschaltfläche, klicken Sie auf eine Workflow-Initiierungsformular.

  • Aktionen    Eine Aktion ist die grundlegendsten Arbeitseinheit in einem Workflow an. Office SharePoint Designer 2007 bietet eine Reihe von vorgefertigten, wieder verwendbare Aktionen für Sie in den Workflow integrieren. Beispielsweise kann der Workflow erstellen, kopieren, ändern oder löschen Liste Elemente (oder Dateien in einer Bibliothek); Elemente überprüft, oder verkleinern. Senden einer e-Mail-Nachricht; und erstellen Sie eine Aufgabe für einen Kontakt in der Liste Aufgaben.

  • Bedingungen    Wenn Sie einen Workflow entwerfen, können Sie eine Regel erstellen, die eine Bedingung herstellt, in dem der Workflow die zugeordnete Aktion ausführt, nur, wenn die Bedingung erfüllt ist. Office SharePoint Designer 2007 bietet mehrere vorgefertigte, wieder verwendbare Bedingungen für Sie in den Workflow integrieren. Beispielsweise können Sie angeben, dass der Workflow die zugeordneten Aktionen führt nur, wenn ein Element erstellt oder in einer bestimmten Zeitspanne geändert wird oder wenn er erstellt oder von einer bestimmten Person geändert.

  • Schritte    Ein Workflow besteht aus einem oder mehreren Schritten. Jeder Schritt kann eine beliebige Anzahl von Aktionen und zugeordneten Konditionen enthalten. Schritten können Sie in der Gruppe Bedingungen und Aktionen, damit eine Reihe von Regeln (Bedingung und Aktion) ausgewertet und vor einer zweiten Menge ausgeführt werden kann.

Um den Workflow ansprechender und flexible machen, können Sie ein Initiierungsformular oder ein benutzerdefiniertes Aufgabenformular mit dem Workflow hinzufügen. Sie können ein Formular zum Sammeln von Informationen von Workflowteilnehmer vordefinierten Zeiten im Workflow und Teilnehmer Interaktion mit den Aufgaben für diesen Workflow aktivieren. Sie Entwerfen der Formulare mithilfe von Assistenten und Office SharePoint Designer 2007 generiert Formulare automatisch, wenn Sie den Workflow entworfen.

Benutzerdefinierte Workflows für das Team technische Dokumentation erfordert z. B. drei verschiedene Genehmigungsoptionen. Jede Option löst Arbeitsstationen Aktionen. Wenn Martin den Workflow entwerfen, verwendet er den Assistenten für benutzerdefinierte Aufgaben zum Erstellen von benutzerdefinierten Aufgabenformular wie hier dargestellt.

Dialogfeld 'Feld hinzufügen' im Assistenten

Bei Beendigung den Workflow entwerfen Martin generiert Office SharePoint Designer 2007 das benutzerdefiniertes Aufgabenformular. Wenn Personen in Ihrem Team Dokumente zu genehmigen, sehen sie nun das folgende Formular im Browser. Dieses Formular enthält die Optionen, die im Assistenten für benutzerdefinierte Aufgaben Martin angegeben haben.

Formular für benutzerdefinierte Aufgaben

Automatisieren von Geschäftsprozessen

Wenn Sie eine Web-Anwendung, um einen Geschäftsprozess zu automatisieren erstellen, wird im Workflow-Designer in Office SharePoint Designer 2007 zuerst geöffnet. Mit dem Workflow-Designer können Sie Business Regeln und Logik im Workflow in Ihre Web Apps integrieren, ohne Code Server.

Beispielsweise möchte das Team technische Dokumentation einen Workflow, der mehrere ihren Prozess als nur dokumentgenehmigung Automatisierung. Mit dem Workflow-Designer, Design Martin einen Workflow, den Teammitglieder manuell starten können, wenn ihre Dokument zur Genehmigung bereit ist. Der Workflow erstellt eine Aufgabe zum Überprüfen Sie des Dokuments, und der Prüfer wählt einen der zuvor beschriebenen drei Optionen.

Martin Design des Workflows, sodass je nach der Antwort verschiedene Aktionen ausgeführt, die der Bearbeiter in die benutzerdefinierte Vorgangsmaske übermittelt:

  • Wenn der Bearbeiter wählt genehmigen und veröffentlichen, der Workflow kopiert das Dokument in einer anderen Dokumentbibliothek mit dem Namen für die Publikation bereit und sendet eine Nachricht an das Team Dokumentation.

  • Wenn der Bearbeiter Genehmigen aber Routing zu für rechtliche Hinweise zu überprüfen wählt, der Workflow kopiert das Dokument in noch einer anderen Bibliothek mit dem Namen erfordert rechtliche Prüfung und sendet eine Nachricht an die rechts Abteilung.

  • Wenn der Bearbeiter Ablehnen und zurückkehren zur Autor wählt, wird der Workflow sendet eine Nachricht an den Autor des Bearbeiters Feedback und so aktualisiert, dass dieses Element in der Bibliothek Dokumente, um die letzte Feedback anzuzeigen.

Im Workflow-Designer sieht der Schritt darin, die diese bedingten Logik enthält wie in der folgenden Abbildung aus.

Bedingte Logik im Workflow-Designer

Dies ist nur ein Schritt des Workflows. Martin kann im Laufe der Zeit ändern und diesen Workflow erweitern, indem Sie die Schritte hinzufügen. Er kann auch Entwurf neue benutzerdefinierte Workflows, die die Publikation Lust Bibliothek und der Bibliothek erfordert rechtliche Prüfung zugeordnet sind, und können diese Workflows ausgelöst bei jedem Martins Dokuments Überprüfungsworkflow es ein Element erstellt wurde. Workflow-Designer ist eine effiziente Möglichkeit zum schnell Automatisieren von Geschäftsprozessen und Hinzufügen von bedingte Logik zu Ihrer Webanwendungen.

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