Entwerfen einer auf einer Microsoft Access-Datenbank basierenden Formularvorlage

Sie können eine Microsoft Office InfoPath-Formularvorlage entwerfen, die mit einer Microsoft Office Access-Datenbank zusammenarbeitet, um entweder Daten abzufragen oder um Daten abzufragen und zu senden. Sie können dieses Formular auf Grundlage einer Microsoft Office Access 2007-Datenbank (ACCDB-Format) oder einer Access-Datenbank entwickeln, die in einer früheren Version gespeichert wurde (MDB-Format).

Inhalt dieses Artikels

Übersicht

Kompatibilitätsaspekte

Voraussetzungen

Entwerfen der Formularvorlage

Konfigurieren der Optionen zum Senden

Übersicht

Ein Formular kann über eine primäre Datenverbindung verfügen, die so genannte Hauptdatenverbindung, und diese Verbindung kann optional mindestens eine sekundäre Datenverbindung haben. Mithilfe der primären Datenverbindung können Sie Formulardaten einer Access-Datenbank abfragen oder an diese senden. Sie können Daten externer Datenquellen auch mithilfe der sekundären Datenverbindung abfragen und an diese senden, wobei es einige Ausnahmen gibt. Sie können z. B. eine sekundäre Datenverbindung zu einer Access-Datenbank verwenden, damit diese die Datenbank nur abfragt. Sie können keine sekundäre Datenverbindung zu einem Formular hinzufügen, die ein Formulardatenverzeichnis an eine Access-Datenbank sendet.

Wenn Sie eine Formularvorlage entwerfen, die auf einer Access-Datenbank basiert, erstellt InfoPath eine primäre Datenquelle mit Gruppe, die Abfragefeld und Datenfeld enthalten sowie eine Abfragedatenverbindung als primäre Datenverbindung für die Formularvorlage. Diese Felder und Gruppen entsprechen der Art und Weise, in der Daten in den Tabellen der Datenbank gespeichert werden.

Abfragefelder enthalten die Daten, die von einem Benutzer in ein Formular eingegeben werden, um die Abfrageergebnisse auf Datensätze zu beschränken, die den Daten in den Abfragefeldern entsprechen. Wenn ein auf dieser Formularvorlage basierendes Formular die primäre Datenverbindung verwendet, erstellt InfoPath mithilfe der Daten in den Abfragefeldern eine Abfrage. InfoPath sendet die Abfrage dann über die Datenverbindung. Die Datenbank gibt die Ergebnisse der Abfrage dann über die Datenverbindung an das Formular zurück. Die Abfrageergebnisse werden in Datenfelder eingefügt, die über Steuerelemente auf dem Formular bearbeitet werden können, die mit diesen Datenfeldern Binden sind.

Da die Datenstruktur der Abfrage und der Datenfelder der Art und Weise entsprechen muss, wie die Daten in der Datenbank gespeichert werden, können Sie diese Felder oder Gruppen in der primären Datenquelle nicht ändern. Sie können Felder oder Gruppen nur zur Stammgruppe der primären Datenquelle hinzufügen. Im Abschnitt Siehe auch finden Sie Verknüpfungen zu weiteren Informationen über Datenquellen.

Ein Formular kann Daten an eine Datenbank über die Hauptdatenverbindung des Formulars senden, wenn die dem Formular zugrunde liegende Formularvorlage und die Datenbank folgende Anforderungen erfüllen:

  • Die Formularvorlage ist keine Browser-basierte Formularvorlage    InfoPath erstellt keine Sendedatenverbindung über die Hauptdatenverbindung, wenn Sie eine Browser-kompatible Formularvorlage entwerfen. Um den Benutzern zu ermöglichen, Daten in einem Formular zu senden, das auf einer Browser-kompatiblen Formularvorlage basiert, verwenden Sie einen Webdienst, der mit der Datenbank funktioniert.

  • Die linke Tabelle in jedem Paar verknüpfter Tabellen in der Hauptdatenquelle enthält einen Primärschlüssel    Mindestens eine der Beziehungen für jedes Paar verknüpfter Tabellen muss einen Primärschlüssel aus der linken Tabelle enthalten.

  • Keines der Datenfelder in der Hauptdatenquelle des Formulars speichert große binäre Datentypen    InfoPath deaktiviert die Sendedatenverbindung, falls die Abfrage Felder enthält, in der große binäre Datentypen gespeichert werden können, wie z. B. Fotos, Abbildungen, OLE-Objekte, Dateianhänge und Dateien vom Office Access-Memodatentyp oder vom SQL Text-Datentyp.

Wenn InfoPath eine Datenverbindung zum Senden aktiviert, können die Benutzer die in den Datenfeldern der primären Datenquelle gespeicherten Daten an die Datenbank senden. Sie können die Optionen zum Senden für die Formulare anpassen, die auf dieser Formularvorlage basieren.

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Kompatibilitätsaspekte

Sie können keine browserkompatible Formularvorlage entwerfen, die auf einer Access-Datenbank basiert.

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Voraussetzungen

Bevor Sie eine Formularvorlage, die auf einer Access-Datenbank basiert, erfolgreich entwerfen können, sind die folgenden Informationen über die Access-Datenbank erforderlich:

  • Der Name und der Speicherort der Datenbank.

    Hinweis : Stellen Sie sicher, dass sich Ihre Datenbank an einem Netzwerkspeicherort befindet, auf den die Benutzer zugreifen können.

  • Der Name der Tabelle, die gesendete Daten empfängt, wenn es die Formularvorlage den Benutzern ermöglicht, Formulare an eine Datenbank zu senden. Sie werden diese Tabelle als Mastertabelle verwenden, wenn Sie die Datenverbindung zum Senden konfigurieren.

  • Der Name der Tabelle, die die Ergebnisse der an die Datenbank gesendeten Abfrage bereitstellt. Sie werden diese Tabelle als Mastertabelle verwenden, wenn Sie die Datenverbindung zum Abfragen konfigurieren.

  • Die Namen anderer Tabellen, aus denen die Mastertabelle möglicherweise Daten anfordert. In den meisten Fällen ist die Tabelle Beziehung bereits in der Datenbank eingerichtet. Wenn Sie die Beziehungen zwischen der Mastertabelle oder und einer anderen Tabelle manuell einrichten müssen, sind die zugehörigen Feldnamen beider Tabellen erforderlich.

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Entwerfen der Formularvorlage

Um eine Formularvorlage mit einer Abfragedatenbank zu entwerfen, müssen Sie zuerst die Formularvorlage erstellen. Wenn Sie eine auf einer Datenbank basierende Formularvorlage erstellen, erzeugt InfoPath eine Abfragedatenverbindung als primäre Datenverbindung zwischen der Formularvorlage und der Datenbank. Dieser Vorgang erstellt automatisch die primäre Datenquelle der Formularvorlage.

Nachdem Sie die Formularvorlage erstellt haben, müssen Sie dieser ein Steuerelement hinzufügen und dieses dann mit einem Feld der primären Datenquelle verbinden. Dadurch können die Benutzer die Ergebnisse der Abfrage im Formular anzeigen.

Schritt 1: Erstellen der Formularvorlage

  1. Klicken Sie im Menü Datei auf Formularvorlage entwerfen.

  2. Klicken Sie im Dialogfeld Eine Formularvorlage entwerfen unter Neu entwerfen auf Formularvorlage.

  3. Klicken Sie in der Liste Basierend auf auf Datenbank, und klicken Sie dann auf OK.

    Der Datenverbindungs-Assistent wird gestartet.

  4. Klicken Sie auf der ersten Seite des Datenverbindungs-Assistenten auf Datenbank auswählen.

  5. Wechseln Sie im Dialogfeld Datenquelle auswählen zum Speicherort Ihrer Datenbank.

    Hinweis : Wenn Ihre Datenbank an einem Speicherort im Netzwerk gespeichert wird, wechseln Sie zum Universal Naming Convention (UNC)-Pfad (Universal Naming Convention) des Speicherorts. Wechseln Sie nicht über ein zugeordnetes Netzwerklaufwerk zum Netzwerkspeicherort. Wenn Sie ein zugeordnetes Netzwerklaufwerk verwenden, suchen Benutzer, die Formulare auf Grundlage dieser Formularvorlage erstellen, über ein zugeordnetes Netzwerklaufwerk nach der Datenbank. Wenn der Benutzer nicht über ein zugeordnetes Netzwerklaufwerk verfügt, findet das Formular die Datenbank nicht.

  6. Klicken Sie auf den Namen der Datenbank und dann auf Öffnen.

  7. Klicken Sie im Dialogfeld Tabelle auswählen auf die zu verwendende Mastertabelle oder -abfrage, und klicken Sie dann auf OK.

  8. Aktivieren Sie auf der nächsten Seite des Assistenten das Kontrollkästchen Tabellenspalten anzeigen.

  9. Standardmäßig werden alle Felder in der Tabelle zur primären Datenquelle der Formularvorlage hinzugefügt. Deaktivieren Sie die Kontrollkästchen für die Felder, die nicht in die primäre Datenquelle einbezogen werden sollen.

    Fügen Sie zusätzliche Tabellen oder Abfragen hinzu, die Sie in der Abfragedatenverbindung verwenden möchten.

    So wird's gemacht

    1. Klicken Sie auf Tabelle hinzufügen.

    2. Klicken Sie im Dialogfeld Tabelle oder Abfrage hinzufügen auf den Namen der untergeordneten Tabelle, und klicken Sie anschließend auf Weiter. InfoPath versucht, die Beziehungen einzurichten, indem es die Feldnamen der beiden Tabellen miteinander abgleicht. Wenn Sie eine vorgeschlagene Beziehung nicht verwenden möchten, wählen Sie die betreffende Beziehung und klicken anschließend auf Beziehung entfernen. Um eine Beziehung hinzuzufügen, klicken Sie auf Beziehung hinzufügen. Klicken Sie im Dialogfeld Beziehung hinzufügen in der jeweiligen Spalte auf die Namen aller verbundenen Felder und anschließend auf OK.

    3. Klicken Sie auf Fertig stellen.

    4. Wenn Sie weitere untergeordneten Tabellen hinzufügen möchten, wiederholen Sie diese Schritte.

  10. Klicken Sie auf Weiter.

  11. Geben Sie auf der letzten Seite des Assistenten einen Namen für die primäre Datenverbindung ein. Dieser Name wird in der Liste Datenquelle im Aufgabenbereich Datenquelle angezeigt.

  12. Wenn Ihre Formularvorlage den Anforderungen im Abschnitt Übersicht entspricht, gibt der Abschnitt Zusammenfassung auf dieser Seite des Assistenten an, dass InfoPath die Datenverbindung zum Senden in der primären Datenverbindung aktiviert hat.

  13. Um den Namen für die Sendedatenverbindung zu ändern, geben Sie einen neuen Namen in das entsprechende Feld ein.

  14. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Absenden für diese Verbindung aktivieren, um es den Benutzern zu ermöglichen, ihre Formulardaten über eine andere Sendedatenverbindung zu senden, die Sie später zur Formularvorlage hinzufügen werden.

    Hinweis : Wenn Ihre Formularvorlage nicht den Anforderungen im Abschnitt Übersicht entspricht, deaktiviert InfoPath die Sendedatenverbindung und die Kontrollkästchen Geben Sie einen Namen für die Sendeverbindung ein und Absenden für diese Verbindung aktivieren sind nicht verfügbar. Wenn InfoPath die Sendedatenverbindung deaktiviert, enthält die primäre Datenverbindung für Ihre Formularvorlage nur eine Abfragedatenverbindung.

Schritt 2: Verbinden eines Steuerelements mit dem Feld

  1. Wenn der Aufgabenbereich Steuerelemente nicht sichtbar ist, klicken Sie im Menü Einfügen auf Weitere Steuerelemente, oder drücken Sie die entsprechenden Tastenkombinationen.

  2. Ziehen Sie ein Steuerelement auf die Formularvorlage.

  3. Wählen Sie im Dialogfeld Steuerelement Bindung das Feld aus, an das Sie das Steuerelement binden möchten.

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Konfigurieren der Optionen zum Senden

Wenn die Formularvorlage und die von Ihnen im Datenverbindungs-Assistent ausgewählten Tabellen den Anforderungen im Abschnitt Übersicht entsprechen, konfiguriert InfoPath Ihre Formularvorlage, um Daten mithilfe ihrer primären Datenverbindung zu senden.

Wenn Sie sich für die Verwendung dieser Sendedatenverbindung entscheiden, konfiguriert InfoPath die Formularvorlage so, dass Benutzer ihre Formulardaten an die Datenbank senden können. Außerdem fügt InfoPath die Schaltfläche Senden zur Symbolleiste Standard und den Befehl Senden zum Menü Datei auf dem Formular hinzu. InfoPath konfiguriert die Formularvorlage auch so, dass das Formular geöffnet bleibt und eine Meldung angezeigt wird, die darüber informiert, ob das Formular erfolgreich gesendet wurde, wenn Benutzer ihre Formulare senden. Sie können den auf der Schaltfläche Senden angezeigten Text und auch das Verhalten eines Formulars ändern, nachdem ein Benutzer es gesendet hat.

  1. Klicken Sie im Menü Extras auf Optionen zum Absenden.

    Zum Ändern des Namens der Schaltfläche Absenden, die auf der Standard-Symbolleiste angezeigt wird, und des Befehls Absenden, der im Menü Datei angezeigt wird, wenn der Benutzer das Formular ausfüllt, geben Sie den neuen Namen in das Feld Beschriftung im Dialogfeld Absendeoptionen ein.

    Tipp : Wenn Sie dieser Schaltfläche und diesem Befehl eine Tastenkombination zuweisen möchten, geben Sie vor dem Zeichen, das als Tastenkombination dienen soll, das kaufmännische Und-Zeichen (&) ein. Wenn beispielsweise ALT+B als Tastenkombination für die Schaltfläche Absenden und den Befehl dienen soll, geben Sie A&bsenden ein.

  2. Wenn beim Ausfüllen des Formulars der Befehl Absenden oder die Schaltfläche Absenden in der Symbolleiste Standard nicht verwendet werden soll, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Menüelement "Absenden" und in der Symbolleiste Schaltfläche "Absenden" anzeigen.

    In der Standardeinstellung bleibt das Formular in InfoPath weiterhin geöffnet, nachdem das Formular abgesendet wurde, und es wird eine Meldung angezeigt, dass der Sendevorgang erfolgreich abgeschlossen wurde. Um dieses Standardverhalten zu ändern, klicken Sie auf Erweitert, und führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

    • Um das Formular zu schließen oder ein neues, leeres Formular zu erstellen, nachdem ein ausgefülltes Formular gesendet wurde, klicken Sie in der Liste Nach dem Absenden auf die gewünschte Option.

    • Um eine benutzerdefinierte Meldung zu erstellen, die angibt, ob das Formular erfolgreich übertragen wurde, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Benutzerdefinierte Meldung verwenden, und geben Sie anschließend die Meldungen in die Felder Absenden erfolgreich und Absenden fehlgeschlagen ein.

      Tipp : Geben Sie im Feld Absenden fehlgeschlagen eine Meldung mit Lösungsmöglichkeiten ein, wenn beim Absenden eines Formulars Probleme auftreten. Sie können beispielsweise empfehlen, das Formular zu speichern und sich an jemanden zu wenden, der weiterhelfen kann.

    • Wenn nach dem Absenden eines Formulars keine Meldung angezeigt werden soll, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Meldung nach dem Absenden anzeigen.

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