Entwerfen einer Formularvorlage basierend auf einer Microsoft SQL Server-Datenbank

Sie können eine Formularvorlage entwerfen, die mit einer Microsoft SQL Server-Datenbank verwendet werden kann, um Daten abzufragen oder um Daten abzufragen und abzusenden.

Inhalt dieses Artikels

Übersicht

Kompatibilitätsaspekte

Voraussetzungen

Entwerfen der Formularvorlage

Konfigurieren der Absendeoptionen

Übersicht

Ein Formular kann über eine primäre Datenverbindung verfügen, die so genannte Hauptdatenverbindung, und kann optional mindestens eine sekundäre Datenverbindung haben. Je nach Ihren Plänen für das Formular fragt eine Datenverbindung Daten von einer externen Datenquelle ab oder sendet Ihre Daten dorthin, wobei es sich z. B. um eine Microsoft SQL Server-Datenbank oder einen Web-Dienst handeln kann.

Wenn Sie eine Formularvorlage entwerfen, die auf einer Datenbank basiert, wird von Microsoft Office InfoPath die primäre Datenquelle mit Gruppe, die Abfragefeld und Datenfeld enthalten, und einer Abfragedatenverbindung als primärer Datenverbindung für die Formularvorlage erstellt. Diese Felder und Gruppen entsprechen der Speicherung von Daten in den Tabellen der Datenbank. Abfragefelder enthalten die Daten, die von einem Benutzer eingegeben werden, um die Abfrageergebnisse auf Datensätze zu beschränken, die den Daten in den Abfragefeldern entsprechen. Wenn ein auf dieser Formularvorlage basierendes Formular die primäre Datenverbindung verwendet, wird von InfoPath mithilfe der Daten in den Abfragefeldern eine Abfrage erstellt. InfoPath sendet die Abfrage dann über die Abfragedatenverbindung. Die Datenbank gibt die Ergebnisse der Abfrage über die Abfragedatenverbindung an das Formular zurück. Die Ergebnisse der Abfrage werden in die Datenfelder eingegeben, die über die Steuerelemente bearbeitet werden können, die an diese Felder gebunden sind.

Da die Datenstruktur der Abfrage und der Datenfelder mit der Speicherung der Daten in der Datenbank übereinstimmen muss, können Sie diese Felder oder Gruppen in der primären Datenquelle nicht ändern. Sie können Felder oder Gruppen nur der Stammgruppe in der primären Datenquelle hinzufügen. Hyperlinks zu weiteren Informationen zu Datenquellen finden Sie im Abschnitt Siehe auch.

Ein Formular kann Daten an eine Datenbank über die Hauptdatenverbindung des Formulars senden, wenn die dem Formular zugrunde liegende Formularvorlage und die Datenbank folgende Anforderungen erfüllen:

  • Die Formularvorlage ist keine Browser-basierte Formularvorlage    InfoPath erstellt keine Sendedatenverbindung über die Hauptdatenverbindung, wenn Sie eine Browser-kompatible Formularvorlage entwerfen. Um den Benutzern zu ermöglichen, Daten in einem Formular zu senden, das auf einer Browser-kompatiblen Formularvorlage basiert, verwenden Sie einen Webdienst, der mit der Datenbank funktioniert.

  • Die linke Tabelle in jedem Paar verknüpfter Tabellen in der Hauptdatenquelle enthält einen Primärschlüssel    Mindestens eine der Beziehungen für jedes Paar verknüpfter Tabellen muss einen Primärschlüssel aus der linken Tabelle enthalten.

  • Keines der Datenfelder in der Hauptdatenquelle des Formulars speichert große binäre Datentypen    InfoPath deaktiviert die Sendedatenverbindung, falls die Abfrage Felder enthält, in der große binäre Datentypen gespeichert werden können, wie z. B. Fotos, Abbildungen, OLE-Objekte, Dateianhänge und Dateien vom Office Access-Memodatentyp oder vom SQL Text-Datentyp.

Wenn von InfoPath die Verbindung zum Absenden von Daten aktiviert wird, können die Benutzer die Daten in den Datenfeldern in der primären Datenquelle an die Datenbank absenden. Wird von InfoPath die Verbindung zum Absenden von Daten aktiviert, können Sie die Absendeoptionen für die Formulare anpassen, die auf dieser Formularvorlage basieren.

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Kompatibilitätsaspekte

Wenn Sie eine Formularvorlage entwerfen, die auf einer Datenbank basiert, können Sie eine Browserkompatible Formularvorlage entwerfen. Von InfoPath wird eine Abfragedatenverbindung als primäre Datenverbindung in einer browserkompatiblen Formularvorlage erstellt. Browserkompatible Formularvorlagen können jedoch nicht so konfiguriert werden, dass Benutzer Daten an eine Datenbank absenden können. Wenn Sie also eine Formularvorlage entwerfen, die auf einer SQL Server-Datenbank basiert, und wenn die Benutzer die Formulardaten über die primäre Datenverbindung an die Datenbank absenden sollen, können Sie keine browserkompatible Formularvorlage verwenden.

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Voraussetzungen

Um die Formularvorlage basierend auf einer SQL Server-Datenbank zu entwerfen, benötigen Sie die folgenden Informationen vom Datenbankadministrator:

  • Den Namen des Servers, der die Datenbank enthält, mit der Sie die Formularvorlage verbinden.

  • Den Namen der Datenbank, die Sie mit dieser Formularvorlage verwenden.

  • Die für die Datenbank erforderliche Authentifizierung. Für die Datenbank kann die Microsoft Windows-Authentifizierung oder die SQL Server-Authentifizierung verwendet werden, um den Benutzerzugriff auf die Datenbank zu bestimmen.

  • Den Namen der Tabelle, die die Daten enthält, die Sie an das Formular senden möchten, oder die die Daten vom Formular erhält. Dies ist die primäre Tabelle. Wenn Sie mehr als eine Tabelle der Datenbank verwenden möchten, benötigen Sie die Namen dieser anderen, untergeordneten Tabellen. Sie benötigen zudem die Namen der Felder in den untergeordneten Tabellen, die Beziehungen zu den Feldern in der primären Tabelle aufweisen.

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Entwerfen der Formularvorlage

Zum Entwerfen einer Formularvorlage mit einer Abfragedatenverbindung müssen Sie die folgenden Aktionen ausführen:

  1. Erstellen der Formularvorlage    Wenn Sie eine Formularvorlage erstellen, die auf einer Datenbank basiert, wird von InfoPath eine Abfragedatenverbindung als primäre Datenverbindung zwischen der Formularvorlage und der Datenbank erstellt. Dabei wird automatisch die primäre Datenquelle der Formularvorlage erstellt.

  2. Hinzufügen eines Steuerelements zum Anzeigen der Abfrageergebnisse    Damit die Benutzer die Daten in den Felder der primären Datenquelle anzeigen und bearbeiten können, wenn Sie das Formular öffnen, können Sie der Formularvorlage ein Steuerelement hinzufügen und das Steuerelement dann an ein Feld in der primären Datenquelle binden.

Schritt 1: Erstellen der Formularvorlage

  1. Klicken Sie im Menü Datei auf Formularvorlage entwerfen.

  2. Klicken Sie im Dialogfeld Eine Formularvorlage entwerfen unter Neu entwerfen auf Formularvorlage.

  3. Klicken Sie in der Liste Basierend auf auf Datenbank.

  4. Wenn Sie eine browserkompatible Formularvorlage entwerfen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Nur browserkompatible Features aktivieren.

    Hinweis : Die Verbindung zum Absenden von Daten wird in einer browserkompatiblen Formularvorlage vom Datenverbindungs-Assistenten nicht aktiviert. Damit Benutzer Daten aus Formularen, die auf einer browserkompatiblen Formularvorlage basieren, an eine Datenbank senden können, fügen Sie einem Webdienst, der mit der Datenbank arbeitet, eine sekundäre Datenverbindung hinzu. Hyperlinks zu weiteren Informationen zu sekundären Datenverbindungen finden Sie im Abschnitt Siehe auch.

  5. Klicken Sie auf OK.

  6. Klicken Sie im Datenverbindungs-Assistenten auf Datenbank auswählen.

  7. Klicken Sie im Dialogfeld Datenquelle auswählen auf Neue Quelle.

  8. Klicken Sie in der Liste Zu welchem Datenquellentyp möchten Sie die Verbindung herstellen auf Microsoft SQL Server, und klicken Sie dann auf Weiter.

  9. Geben Sie in das Feld Servername den Namen des Servers mit der SQL Server-Datenbank ein.

  10. Führen Sie unter Anmeldeinformationen eine der folgenden Aktionen aus:

    • Wenn von der Datenbank basierend auf den in einem Microsoft Windows-Netzwerk verwendeten Anmeldeinformationen bestimmt wird, wer zugreifen kann, klicken Sie auf Windows-Zugriffsrechte verwenden.

    • Wenn von der Datenbank basierend auf einem angegebenen Benutzernamen und einem Kennwort, das Sie vom Datenbankadministrator erhalten, bestimmt wird, wer zugreifen kann, klicken Sie auf Benutzername und Kennwort verwenden, und geben Sie dann den Benutzernamen und das Kennwort in die Felder Benutzername und Kennwort ein.

  11. Klicken Sie auf Weiter.

  12. Klicken Sie in der Liste Wählen Sie die Datenbank, die die benötigten Daten enthält auf den Namen der Datenbank, die Sie verwenden möchten. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Mit einer ausgewählten Tabelle verbinden, klicken Sie auf den Namen der primären Tabellen, und klicken Sie dann auf Weiter.

  13. Geben Sie auf der nächsten Seite des Assistenten in das Feld Dateiname einen Namen für die Datei ein, in der die Datenverbindungsinformationen gespeichert werden. Klicken Sie dann auf Fertig stellen, um diese Einstellungen zu speichern.

    Wenn Sie andere Tabellen in der Abfragedatenverbindung verwenden möchten, können Sie die anderen Tabellen auf dieser Seite des Assistenten hinzufügen.

    So wird's gemacht

    1. Klicken Sie auf Tabelle hinzufügen.

    2. Klicken Sie im Dialogfeld Tabelle oder Abfrage hinzufügen auf den Namen der untergeordneten Tabelle, und klicken Sie anschließend auf Weiter. InfoPath versucht, die Beziehungen einzurichten, indem es die Feldnamen der beiden Tabellen miteinander abgleicht. Wenn Sie eine vorgeschlagene Beziehung nicht verwenden möchten, wählen Sie die betreffende Beziehung und klicken anschließend auf Beziehung entfernen. Um eine Beziehung hinzuzufügen, klicken Sie auf Beziehung hinzufügen. Klicken Sie im Dialogfeld Beziehung hinzufügen in der jeweiligen Spalte auf die Namen aller verbundenen Felder und anschließend auf OK.

    3. Klicken Sie auf Fertig stellen.

    4. Wenn Sie weitere untergeordneten Tabellen hinzufügen möchten, wiederholen Sie diese Schritte.

  14. Klicken Sie auf Weiter.

  15. Geben Sie auf der letzten Seite des Assistenten einen Namen für die primäre Datenverbindung ein. Dieser Name wird im Aufgabenbereich Datenquelle in der Liste Datenquelle angezeigt.

  16. Erfüllt die Formularvorlage die Anforderungen im Abschnitt Übersicht, wird auf dieser Seite angegeben, dass InfoPath die Verbindung zum Absenden von Daten in der primären Datenverbindung aktiviert hat. Sie können den Namen der Verbindung zum Absenden von Daten ändern, indem Sie einen neuen Namen in das entsprechende Feld eingeben. Sollen die Benutzer ihre Formulardaten über eine andere Verbindung zum Absenden von Daten absenden, die Sie der Formularvorlage später hinzufügen werden, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Absenden für diese Verbindung aktivieren.

    Hinweis : Erfüllt die Formularvorlage die Anforderungen im Abschnitt Übersicht nicht, wird die Verbindung zum Absenden von Daten von InfoPath deaktiviert, und die Kontrollkästchen Geben Sie einen Namen für die Sendeverbindung ein und Absenden für diese Verbindung aktivieren sind dann nicht verfügbar (deaktiviert). Wird die Verbindung zum Absenden von Daten von InfoPath deaktiviert, verfügt die primäre Datenverbindung der Formularvorlage lediglich über eine Abfragedatenverbindung.

Schritt 2: Binden eines Steuerelements an das Feld

  1. Wenn der Aufgabenbereich Steuerelemente nicht sichtbar ist, klicken Sie im Menü Einfügen auf Weitere Steuerelemente, oder drücken Sie die entsprechenden Tastenkombinationen.

  2. Ziehen Sie ein Steuerelement auf die Formularvorlage.

  3. Wählen Sie im Dialogfeld Bindung für Steuerelement das Feld aus, an das Sie das Steuerelement binden möchten.

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Konfigurieren der Absendeoptionen

Erfüllen die Formularvorlage und die im Datenverbindungs-Assistenten ausgewählten Tabellen die Anforderungen im Abschnitt Übersicht, wird die Formularvorlage von InfoPath so konfiguriert, dass die Daten über die primäre Datenverbindung abgesendet werden. Möchten Sie diese Verbindung zum Absenden von Daten verwenden, wird die Formularvorlage von InfoPath so konfiguriert, dass die Benutzer ihre Formulardaten an die Datenbank absenden können. Zudem wird auf der Standardsymbolleiste die Schaltfläche Absenden und im Menü Datei der Befehl Absenden hinzugefügt, wenn Benutzer das Formular ausfüllen. Die Formularvorlage wird außerdem von InfoPath so konfiguriert, dass das Formular geöffnet bleibt, wenn die Benutzer es absenden, und dem Benutzer wird eine Meldung angezeigt, die über das erfolgreiche Absenden informiert. Sie können den Text auf der Schaltfläche Absenden und das Verhalten nach dem Absenden eines Formulars ändern.

  1. Klicken Sie im Menü Extras auf Optionen zum Absenden.

    Zum Ändern des Namens der Schaltfläche Absenden, die auf der Standard-Symbolleiste angezeigt wird, und des Befehls Absenden, der im Menü Datei angezeigt wird, wenn der Benutzer das Formular ausfüllt, geben Sie den neuen Namen in das Feld Beschriftung im Dialogfeld Absendeoptionen ein.

    Tipp : Wenn Sie dieser Schaltfläche und diesem Befehl eine Tastenkombination zuweisen möchten, geben Sie vor dem Zeichen, das als Tastenkombination dienen soll, das kaufmännische Und-Zeichen (&) ein. Wenn beispielsweise ALT+B als Tastenkombination für die Schaltfläche Absenden und den Befehl dienen soll, geben Sie A&bsenden ein.

  2. Wenn beim Ausfüllen des Formulars der Befehl Absenden oder die Schaltfläche Absenden in der Symbolleiste Standard nicht verwendet werden soll, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Menüelement "Absenden" und in der Symbolleiste Schaltfläche "Absenden" anzeigen.

    In der Standardeinstellung bleibt das Formular in InfoPath weiterhin geöffnet, nachdem das Formular abgesendet wurde, und es wird eine Meldung angezeigt, dass der Sendevorgang erfolgreich abgeschlossen wurde. Um dieses Standardverhalten zu ändern, klicken Sie auf Erweitert, und führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

    • Um das Formular zu schließen oder ein neues, leeres Formular zu erstellen, nachdem ein ausgefülltes Formular gesendet wurde, klicken Sie in der Liste Nach dem Absenden auf die gewünschte Option.

    • Um eine benutzerdefinierte Meldung zu erstellen, die angibt, ob das Formular erfolgreich übertragen wurde, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Benutzerdefinierte Meldung verwenden, und geben Sie anschließend die Meldungen in die Felder Absenden erfolgreich und Absenden fehlgeschlagen ein.

      Tipp : Geben Sie im Feld Absenden fehlgeschlagen eine Meldung mit Lösungsmöglichkeiten ein, wenn beim Absenden eines Formulars Probleme auftreten. Sie können beispielsweise empfehlen, das Formular zu speichern und sich an jemanden zu wenden, der weiterhelfen kann.

    • Wenn nach dem Absenden eines Formulars keine Meldung angezeigt werden soll, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Meldung nach dem Absenden anzeigen.

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