Entfernen eines ehemaligen Mitarbeiters aus Office 365

Eine Frage, die uns häufig gestellt wird, ist "Wie soll ich vorgehen, um Daten zu schützen, wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt?" Dieser Artikel erläutert das Blockieren des Zugriffs auf Office 365 und die Schritte, die Sie zum Sichern Ihrer Daten ausführen sollten.

Hier folgt eine kurze Übersicht:

Schritt

Zweck

1. Blockieren des Benutzerzugriffs auf Office 365 und E-Mails

Hierdurch wird verhindert, dass die Person auf ihr altes Office 365-Postfach und die Daten zugreifen kann.

Tipp : Wenn Sie den Zugriff eines Benutzers blockieren, bezahlen Sie weiterhin für dessen Lizenz. Sie müssen die Lizenz stornieren, um nicht mehr dafür zu bezahlen.

2. Speichern der Inhalte des Postfachs des Benutzers

Dies ist für die Person, die die Arbeit des Mitarbeiters übernimmt, oder im Falle von Rechtsstreitigkeiten nützlich.

3. Zurücksetzen und Blockieren des mobilen Geräts des Benutzers

Entfernt die Geschäftsdaten vom Smartphone oder Tablet.

4. (Optional) Weiterleiten der E-Mails des Benutzers an einen anderen Mitarbeiter

Wenn Kunden oder Partner weiterhin E-Mails an die Adresse des ehemaligen Mitarbeiters senden, werden hierdurch die E-Mails an die Person geleitet, die dessen Arbeit übernimmt. Damit können Sie zudem die E-Mail-Adresse des vorherigen Mitarbeiter aktiviert lassen, auch wenn Sie dessen Lizenzen entfernen und dessen Konto löschen.

5. Entfernen und Löschen der Office 365-Lizenz des Benutzers

Wenn Sie eine Lizenz entfernen, können Sie diese einem anderen Benutzer zuweisen. Sie können die Lizenz auch löschen, damit Sie erst dann wieder dafür bezahlen, wenn Sie eine andere Person einstellen.

Wenn Sie eine Lizenz entfernen oder löschen, werden die alten E-Mails, Kontakte und Kalender des Benutzers für 30 Tage gespeichert und anschließend dauerhaft gelöscht.

6. Löschen des Benutzerkontos des ehemaligen Mitarbeiters

Dadurch wird das Konto aus dem Office 365 Admin Center entfernt. So behalten Sie die Übersicht.

7. Zugreifen auf die OneDrive- und E-Mail-Daten eines ehemaligen Mitarbeiters

Sie können die Dokumente des Mitarbeiters an einen anderen Speicherort verschieben, der nicht mit dem jeweiligen Konto verbunden ist.

Sie müssen ein globaler Administrator für Office 365 sein, um die aufgeführten Schritte ausführen zu können.

Blockieren des Zugriffs eines ehemaligen Mitarbeiters auf Office 365-Daten

WICHTIG: Das Deaktivieren eines Kontos wird möglicherweise erst nach 24 Stunden wirksam. Wenn Sie die Anmeldung (den Zugriff) eines Benutzers sofort unterbinden möchten, müssen Sie dessen Kennwort zurücksetzen.

So blockieren Sie die Anmeldung und den Zugriff eines Benutzers auf Office 365-Daten

  1. Melden Sie sich mit Ihrem globalen Office 365-Administratorkonto bei https://portal.office.com/adminportal/home an.

  2. Wählen Sie im Office 365 Admin Center die Option Benutzer aus.

    Klicken Sie auf "Benutzer".

  3. Wählen Sie zuerst den Mitarbeiter aus, den Sie blockieren möchten, und wählen Sie dann im Benutzerbereich neben Anmeldestatus die Option Bearbeiten aus. (Klicken Sie im alten Office 365 Admin Center im Detailbereich des Benutzers auf Bearbeiten Bearbeiten .)

    Auswählen von "Bearbeiten" neben dem Anmeldestatus
  4. Wählen Sie im Bereich Anmeldestatus die Option Anmeldung blockiert und dann Speichern aus. (Klicken Sie im alten Office 365 Admin Center auf die Registerkarte Einstellungen, wählen Sie unter Anmeldestatus festlegen die Option Blockiert aus, und klicken Sie dann auf Speichern.)

    Tipp: Stellen Sie sicher, dass Sie den Benutzer aus Ihrem lokalen Blackberry Enterprise-Dienst entfernen bzw. darin deaktivieren. Sie sollten auch alle Blackberry-Geräte für den Benutzer deaktivieren. Die einzelnen Schritte zum Deaktivieren eines Benutzers finden Sie im Administratorhandbuch für die BlackBerry Business Cloud Services.

Blockieren des Zugriffs eines ehemaligen Mitarbeiters auf E-Mail (Exchange Online)

Wenn Office 365-E-Mail Bestandteil Ihres Office 365-Abonnements ist, müssen Sie sich beim Exchange Admin Center anmelden und die folgenden Schritte ausführen, um den Zugriff des ehemaligen Mitarbeiters auf seine E-Mails zu blockieren.

  1. Melden Sie sich mit Ihrem globalen Office 365-Administratorkonto bei https://portal.office.com/adminportal/home an.

  2. Erweitern Sie im Office 365 Admin Center unten links im Navigationsbereich die Struktur von Admin Center, und wählen Sie Exchange aus.

    Ihr Bildschirm könnte einer der folgenden Abbildungen ähneln:

    Office 365 Admin Center
  3. Navigieren Sie im Exchange Admin Center zu Empfänger > Postfächer.

  4. Wählen Sie den Benutzer aus, klicken Sie auf der Seite der Benutzereigenschaften unter Mobile Geräte auf Exchange ActiveSync deaktivieren und OWA für Geräte deaktivieren, und wählen Sie dann für beide Optionen Ja aus.

  5. Klicken Sie unter E-Mail-Konnektivität auf Deaktivieren, und wählen Sie Ja aus.

Speichern der Inhalte des Postfachs eines ehemaligen Mitarbeiters

Nachdem Sie den Zugriff des ausgeschiedenen Mitarbeiters auf das Postfach blockiert haben, sollten Sie die Daten beibehalten. In Exchange Online können Sie die Inhalte gelöschter Postfächer beibehalten, indem Sie das jeweilige Postfach deaktivieren (auf inaktiv setzen). Ein Postfach wird inaktiv, wenn ein Beweissicherungsverfahren oder ein In-Situ-Speicher auf das Postfach angewendet wird, bevor das entsprechende Office 365-Benutzerkonto gelöscht wurde. Durch die Umwandlung des Postfachs in ein "inaktives Postfach" können Administratoren, Compliance Officer oder Datensatzmanager In-Situ-eDiscovery-Tools in Exchange Online verwenden, um auf die Inhalte zuzugreifen und sie zu durchsuchen. Inaktive Postfächer können keine E-Mails empfangen und werden im freigegebenen Adressbuch Ihrer Organisation oder in anderen Listen nicht angezeigt.

Informationen dazu finden Sie unter Verwalten inaktiver Postfächer in Exchange Online.

Zurücksetzen und Blockieren des mobilen Geräts eines ehemaligen Mitarbeiters

Wenn der ehemalige Mitarbeiter ein Firmenhandy genutzt hat, können Sie dieses Gerät über das Exchange Admin Center zurücksetzen und blockieren, damit alle Unternehmensdaten auf dem Gerät entfernt werden und dieses Gerät keine Verbindung mehr mit Office 365 herstellen kann.

  1. Melden Sie sich mit Ihrem globalen Office 365-Administratorkonto bei https://portal.office.com/adminportal/home an.

  2. Erweitern Sie im Office 365 Admin Center unten links im Navigationsbereich die Struktur von Admin Center, und wählen Sie Exchange aus.

    Ihr Bildschirm könnte einer der folgenden Abbildungen ähneln:

    Office 365 Admin Center
  3. Navigieren Sie im Exchange Admin Center zu Empfänger > Postfächer.

  4. Wählen Sie den Benutzer aus, und wählen Sie unter Mobile Geräte die Option Details anzeigen aus.

  5. Wählen Sie auf der Seite Details des mobilen Geräts unter Mobile Geräte das mobile Gerät aus, klicken Sie auf Daten zurücksetzen WipeDevice , und klicken Sie dann auf Blockieren.

  6. Klicken Sie auf Speichern.

Weiterleiten der E-Mails eines ehemaligen Mitarbeiters an einen anderen Mitarbeiter

Sie können alle neuen an den ehemaligen Mitarbeiter adressierten E-Mails an eine andere Person senden, indem Sie dieser Person die E-Mail-Adresse des ehemaligen Mitarbeiters hinzufügen. Auf diese Weise werden alle neuen E-Mails, die an die E-Mail-Adresse des ehemaligen Mitarbeiters gesendet werden, an den von Ihnen angegebenen Mitarbeiter gesendet. Alle weiteren sekundären E-Mail-Adressen, die dem ehemaligen Mitarbeiter zugewiesen sind, werden gelöscht und können ebenfalls neu zugewiesen werden.

  1. Melden Sie sich mit Ihrem globalen Office 365-Administratorkonto bei https://portal.office.com/adminportal/home an.

  2. Wählen Sie im Office 365 Admin Center die Option Benutzer aus.

    Klicken Sie auf "Benutzer".

  3. Wählen Sie zuerst den Mitarbeiter aus, den Sie blockieren möchten, und wählen Sie dann im Benutzerbereich neben Benutzername und E-Mail die Option Bearbeiten aus. (Klicken Sie im alten Office 365 Admin Center im Detailbereich des Benutzers auf Bearbeiten  Bearbeiten , und klicken Sie dann auf die Registerkarte E-Mail-Adresse.)

    Auswählen von "Bearbeiten" neben E-Mail-Adresse
  4. Geben Sie im Bereich E-Mail-Adressen bearbeiten im Textfeld unter Aliase den ersten Teil des neuen E-Mail-Alias ein. Wenn Sie Ihre eigene Domäne zu Office 365 hinzugefügt haben, können Sie die Domäne für den neuen E-Mail-Alias aus der Dropdownliste auswählen. (Im alten Office 365 Admin Center müssen Sie zuerst unter Weitere E-Mail-Adressen auf Neu hinzufügen klicken.)

    Eingeben von E-Mails an Alias-E-Mail-Adressen
  5. Klicken Sie abschließend auf Speichern.

Entfernen und Löschen der Office 365-Lizenz eines ehemaligen Mitarbeiters

Damit Sie nicht weiterhin für eine Lizenz bezahlen, nachdem eine Person Ihre Organisation verlassen hat, müssen Sie die entsprechende Office 365-Lizenz entfernen und sie dann aus Ihrem Abonnement löschen. Wenn Sie die Lizenz nicht aus Ihrem Abonnement löschen, können Sie sie einem anderen Benutzer zuweisen.

Wenn Sie die Lizenz entfernen, werden alle Daten des Benutzers noch 30 Tage gespeichert. Sie können auf die Daten zugreifen oder das Konto wiederherstellen, wenn der Benutzer zurückkehrt. Nach 30 Tagen werden alle Daten des Benutzers (mit Ausnahme der auf SharePoint Online gespeicherten Dokumente) endgültig aus Office 365 gelöscht, und diese Daten können nicht wiederhergestellt werden.

  1. Melden Sie sich mit Ihrem globalen Office 365-Administratorkonto bei https://portal.office.com/adminportal/home an.

  2. Wählen Sie im Office 365 Admin Center die Option Benutzer aus.

    Klicken Sie auf "Benutzer".

  3. Wählen Sie zuerst den Mitarbeiter aus, den Sie blockieren möchten, und wählen Sie dann im Benutzerbereich neben Produktlizenzen die Option Bearbeiten aus. (Klicken Sie im alten Office 365 Admin Center auf Bearbeiten Bearbeiten , und wählen Sie dann die Registerkarte Lizenzen aus.)

    Auswählen von "Bearbeiten" neben Produktlizenzen
  4. Schieben Sie den Lizenzindikator im Bereich Produktlizenzen auf die Position Aus, und wählen Sie dann Zuweisen aus, um die Lizenz zu entfernen. (Deaktivieren Sie im alten Office 365 Admin Center unter Lizenzen zuweisen das Kontrollkästchen neben dem Namen der Lizenz, und klicken Sie dann auf Speichern.)

    Entfernen von Lizenzen

    Nachdem der Vorgang abgeschlossen wurde, wird im Bereich der Status Produkte entfernt angezeigt.

Zum Verringern der Anzahl der von Ihnen bezahlten Lizenzen, bis Sie eine andere Person einstellen, führen Sie die folgenden Schritte aus:

  1. Wählen Sie im Office 365 Admin Center die Option Abrechnung > Abonnements aus.

  2. Wählen Sie Lizenzen hinzufügen/entfernen aus, um die Lizenz zu löschen, damit Sie nicht mehr dafür bezahlen, bis Sie eine andere Person einstellen.

    Verwenden Sie die Pfeile, um Lizenzen aus Ihrem Abonnement zu löschen.

    Wenn Sie eine andere Person zu Ihrem Unternehmen hinzufügen, werden Sie aufgefordert, gleichzeitig eine Lizenz mit nur einem Klick zu kaufen!

Weitere Informationen zum Verwalten von Benutzerlizenzen für Office 365 Business finden Sie unter Zuweisen oder Entfernen von Lizenzen für Office 365 Business.

Löschen des Benutzerkontos eines ehemaligen Mitarbeiters

Nachdem Sie auf alle Benutzerdaten des ehemaligen Mitarbeiters zugegriffen und diese gespeichert haben, können Sie das Konto des ehemaligen Mitarbeiters löschen.

  1. Melden Sie sich mit Ihrem globalen Office 365-Administratorkonto bei https://portal.office.com/adminportal/home an.

  2. Wählen Sie im Admin Center Benutzer aus.

    Klicken Sie auf "Benutzer".

  3. Wählen Sie zuerst den Mitarbeiter aus, den Sie löschen möchten, und wählen Sie dann im Benutzerbereich die Option Benutzer löschenWählen Sie anschließend Löschen > Schließen aus.

    Löschen eines Benutzers

Wenn Sie einen Benutzer löschen, wird das Konto ungefähr 30 Tage lang deaktiviert (inaktiv). Sie haben in dieser Zeit noch die Möglichkeit, das Konto wiederherzustellen, bevor es endgültig gelöscht wird.

Siehe auch

Wiederherstellen eines Benutzers

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