Enterprise Content Management in SharePoint

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Computer machen es Organisationen leicht, umfangreiche Inhalte mit verschiedenartigen Informationen zu erstellen. Wegen der hohen Bedeutung von Informationen wurden vielfältige Möglichkeiten geschaffen, um diese Informationen zu erfassen: Dokumente, E-Mail-Nachrichten, Arbeitsblätter, Diagramme, Präsentationen, Videos und Webseiten, um nur einige Möglichkeiten zu nennen.

Ohne eine geeignete Verwaltung dieser Inhalte kann es schwierig sein, die benötigten Informationen zu finden oder die Übersicht über aktuelle Vorgänge zu behalten. Die Produkte für die Verwaltung von Inhalten in Unternehmen (Enterprise Content Management) mit SharePoint beinhalten die benötigten Tools, um Inhalte im gesamten Inhaltslebenszyklus, von der Erstellung bis zur Archivierung, zu organisieren und zu verwalten. SharePoint Enterprise Content Management (ECM) integriert die vertrauten Tools des Microsoft Office-Systems mit den zentralen Features für Verwaltung und Zusammenarbeit der SharePoint-Produkte und -Technologien.

In diesem Artikel werden folgende Themen behandelt:

Dokumentverwaltung

Verwaltung digitaler Medien

Verwaltung von Unterlagen

Web Content Management

Dokumentverwaltung

ECM in SharePoint-Produkten und Technologien steigert die Produktivität und stellt die folgenden Features für die Verwaltung von vielen Dokumenten bereit:

  • Zentrale Verwaltung unterschiedlicher Inhalte    Speichern Sie Inhalt in einem zentralen Repository gespeichert, die Personen unterstützen suchen, freigeben, und verwenden Sie die Informationen.

  • Einfache Bearbeitung von Dokumenteigenschaften    Im Dokumentinformationsbereich können Sie Dokumenteigenschaften (Metadaten) direkt im Dokument suchen und bearbeiten.

  • Globale Verwaltung von Metadaten    Begriffssätze und -gruppen, die Sie erstellen, vereinfachen das Organisieren und Finden von Inhalten.

  • Eindeutige Kennzeichnung von Dokumenten    Dokument-IDs stellen einen eindeutigen Bezeichner für jedes Objekt in der Inhaltssammlung zur Verfügung.

  • Zeit sparen und Wiederverwendung von Einstellungen    Inhaltstypen können Sie freigegebene Einstellungen für einen bestimmten Typ von Inhalt, wie etwa einen manuellen oder Importspezifikation zuweisen.

  • Steuern des Zugriffs auf Informationen   . Eindeutig definierte Berechtigungen bieten Ihnen eine Vielzahl von Tools zum Steuern des Zugriffs auf Informationen auf jeder Ebene, von bis zu der Website selbst ein einzelnes Dokument

  • Rationalisierung der Dokumentverarbeitung bei der Onlinezusammenarbeit    Integrierte Workflows für Dokumente ermöglichen das direkte Anlegen, Verfolgen und Zusammenarbeiten in dokumentorientierten Prozessen in Office-Desktopprogrammen.

Verwaltung digitaler Medien

Die integrierten Funktionen der SharePoint-Produkte und -Technologien ermöglichen die Wiedergabe und Verwaltung digitaler Medieninhalte wie Video und Audio. Nachstehend finden Sie einige wichtige Punkte für diese Funktionen:

  • Direkte Wiedergabe von Medieninhalten    SharePoint-Produkte enthalten integrierte Wiedergabemöglichkeiten für Video und Audio. Sie können Video und Audio direkt von einer Portal-, Team- oder Veröffentlichungswebsite, von einer communitygenerierten Website sowie von verwalteten Schulungswebsites aus wiedergeben

  • Verwendung optimierter Medienbibliotheken    Die Bibliotheken für Medienobjekte in SharePoint Server wurden für Medieninhalte optimiert. Es sind alle nützlichen Verwaltungsfunktionen einer Dokumentbibliothek verfügbar, z. B. Metadaten, Inhaltstypen und eindeutige IDs. Darüber hinaus stellen die Bibliotheken für Medienobjekte Miniaturansichten für Bilder und Videos mit der integrierten Möglichkeit bereit, eine Vorschau von Videos anzuzeigen.

Verwaltung von Unterlagen 

>Die integrierten Funktionen für die Verwaltung von Unterlagen in SharePoint-Produkten ermöglichen es Organisationen, den endgültigen Zustand von Geschäftsunterlagen zu speichern und zu schützen. Organisationen können Informationsverwaltungsrichtlinien auf Geschäftsunterlagen anwenden. Dadurch sinkt das Risiko von Rechtsstreitigkeiten, da sichergestellt ist, dass die Informationen den Vorschriften oder Geschäftsrichtlinien des Unternehmens entsprechen

  • Bessere Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften    Sie können Richtlinien für die Aufbewahrung von Informationen, den Schutz und die Überwachung von Geschäftsunterlagen implementieren, um sicherzustellen, dass diese Unterlagen geeignet aufbewahrt werden. Audit-Trails dienen internen und externen Prüfern als Nachweis dafür, dass die Unterlagen geeignet aufbewahrt werden.

  • Sichere geschäftlichen und wichtigen Unterlage    Ein sicheres Repository sorgt dafür, dass Datensätze in einem gesperrten, endgültigen Zustand gespeichert werden.

Vergewissern Sie sich einfach Rechtsstreitigkeiten discovery    Stellen Sie sicher, dass Sie die Informationen abrufen können, die in einer Weise kostengünstiger für rechtlich erforderlich ist. Situ ein besonderes auf bestimmte Datensätze, die Löschung zu verhindern.

Verwaltung von Webinhalten

Die Verwaltung von Webinhalten stellt die folgenden Funktionen zur Verfügung:

  • >Schnelle und einfache Erstellung und Veröffentlichung von Inhalte    Sie können Webinhalte mithilfe von vertrauten Tools zeitgerecht erstellen und veröffentlichen.

  • Einheitliches Erscheinungsbild Ihrer Websites    Sie können genehmigte Masterseiten und Seitenlayouts erstellen, die ein einmaliges Festlegen von Branding und Navigation in der Website und deren Wiederverwendung durch Inhaltsautoren ermöglichen.

  • Verringerung der Implementierungs- und Verwaltungskosten für Websites    Sie können eine einzelne mehrstufige Infrastruktur für die Veröffentlichung von Inhalten auf Intranet-, Extranet- und Internetwebsites implementieren.

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