Einstellungen für die AutoArchivierung

Wichtig :  Dieser Artikel wurde maschinell übersetzt. Bitte beachten Sie den Haftungsausschluss. Die englische Version des Artikels ist als Referenz hier verfügbar: hier.

Die AutoArchivierung hilft bei der Verwaltung des Speicherplatzes in Ihrem Postfach oder auf dem von Ihnen verwendeten E-Mail-Server, indem Elemente automatisch an einen Archivierungsspeicherort verschoben werden. Die AutoArchivierung führt eine oder beide der folgenden Aktionen für Elemente in einem Ordner aus, je nachdem welche Bedingungen festgelegt sind.

  • Outlook verschiebt Elemente in eine Archivdatei und entfernt sie dabei von ihrem ursprünglichen Speicherort, wobei es sich normalerweise um einen Ihrer Arbeitsordner handelt.

    Verschieben Outlook, wo meine Elemente?

    Die Archivdatei ist ein besonderer Typ von Datendatei, eine Persönliche Ordner-Datei (PST). Bei der ersten Ausführung der AutoArchivierung erstellt Outlook die Archivdatei automatisch an den folgenden Speicherorten:

    • Windows Vista     C:\Benutzer\IhrBenutzerName\AppData\Local\Microsoft\Outlook\Archive.pst

    • Microsoft Windows XP     C:\Dokumente und Einstellungen\IhrBenutzerName \Lokale Einstellungen\Anwendungsdaten\Microsoft\Outlook\Archive.pst

    Nachdem Outlook zum ersten Mal Elemente archiviert hat, können Sie auf Elemente in der Datei direkt zugreifen. Klicken Sie dazu in Outlook im Navigationsbereich in der Ordnerliste auf Archivordner. Sie können für die einzelnen Ordner auch eigene Archivdateien erstellen.

    Hinweis : Wenn die Ordner Lokale Einstellungen oder Local nicht angezeigt werden, sind sie möglicherweise ausgeblendet.

    Wie zeige ich ausgeblendete Ordner an?

    • Windows Vista    

      1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Start, und klicken Sie dann auf Systemsteuerung.

      2. Klicken Sie auf Darstellung und Anpassung.

        Hinweis : Wenn Sie die Systemsteuerung in der klassischen Ansicht verwenden, doppelklicken Sie auf "Ordneroptionen" und fahren mit Schritt 4 fort.

      3. Klicken Sie auf Ordneroptionen.

      4. Wählen Sie auf der Registerkarte Ansicht unter Erweitert, unter Dateien und Ordner und unter Versteckte Dateien und Ordner die Option Alle Dateien und Ordner anzeigen aus.

    • Unter Windows XP    

      1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Start, und klicken Sie dann auf Systemsteuerung.

      2. Klicken Sie auf Ordneroptionen.

        Ordneroptionen

      3. Klicken Sie auf die Registerkarte Ansicht und anschließend auf Alle Dateien und Ordner anzeigen.

    Die Archivdatei ist ein besonderer Typ von Datendatei, eine Persönliche Ordner-Datei (PST). Bei der ersten Ausführung der AutoArchivierung erstellt Outlook die Archivdatei automatisch an den folgenden Speicherorten:

    • Windows Vista     C:\Benutzer\IhrBenutzerName\AppData\Local\Microsoft\Outlook\Archive.pst

    • Microsoft Windows XP     C:\Dokumente und Einstellungen\IhrBenutzerName \Lokale Einstellungen\Anwendungsdaten\Microsoft\Outlook\Archive.pst

      Nachdem Outlook zum ersten Mal Elemente archiviert hat, können Sie auf Elemente in der Datei direkt zugreifen. Klicken Sie dazu in Outlook im Navigationsbereich in der Ordnerliste auf Archivordner. Sie können für die einzelnen Ordner auch eigene Archivdateien erstellen.

      Hinweis : Wenn die Ordner Lokale Einstellungen oder Local nicht angezeigt werden, sind sie möglicherweise ausgeblendet.

      Wie zeige ich ausgeblendete Ordner an?

      • Windows Vista    

        1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Start, und klicken Sie dann auf Systemsteuerung.

        2. Klicken Sie auf Darstellung und Anpassung.

          Hinweis : Wenn Sie die Systemsteuerung in der klassischen Ansicht verwenden, doppelklicken Sie auf "Ordneroptionen" und fahren mit Schritt 4 fort.

        3. Klicken Sie auf Ordneroptionen.

        4. Wählen Sie auf der Registerkarte Ansicht unter Erweitert, unter Dateien und Ordner und unter Versteckte Dateien und Ordner die Option Alle Dateien und Ordner anzeigen aus.

      • Unter Windows XP    

        1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Start, und klicken Sie dann auf Systemsteuerung.

        2. Klicken Sie auf Ordneroptionen.

          Ordneroptionen

        3. Klicken Sie auf die Registerkarte Ansicht und anschließend auf Alle Dateien und Ordner anzeigen.

  • Bei der AutoArchivierung werden abgelaufene Elemente dauerhaft gelöscht. Abgelaufene Elemente sind Elemente, die ihre Ablaufzeit überschritten haben.

    Weitere Informationen zu bestimmten Microsoft Outlook Elemente wann ablaufen

    Standardablaufzeiträume, wann Elemente in Ordnern ablaufen und gelöscht werden

    Ordner

    Ablaufzeit

    "Posteingang" und "Entwürfe"

    6 Monate

    "Gesendete Elemente" und "Gelöschte Elemente"

    2 Monate

    Postausgang

    3 Monate

    Kalender

    6 Monate

    Aufgaben

    6 Monate

    Notizen

    6 Monate

    Journal

    6 Monate

    Hinweis : Für von Ihnen erstellte Ordner, die die gleichen Elementtypen enthalten wie die Ordner Posteingang, Kalender, Aufgaben, Notizen oder Journal, gilt dieselbe Standardablaufzeit von sechs Monaten, so zum Beispiel für einen von Ihnen für Statusberichte von Mitarbeitern erstellten E-Mail-Ordner oder einen für persönliche Kontakte erstellten Kontakteordner.

    Bestimmen des Alters eines Elements

    Elementtyp

    Beginn der Ablaufzeit

    E-Mail-Nachricht

    Das Empfangsdatum oder Datum der letzten Änderung, je nachdem, welches das spätere ist.

    Kalenderbesprechung, -ereignis und -termin

    Datum der letzten Änderung und Speicherung des Elements, wobei der spätere Zeitpunkt gilt. Serienelemente unterliegen nicht der AutoArchivierung.

    Aufgabe

    Das Erledigungsdatum oder das Datum/die Uhrzeit der letzten Änderung und Speicherung der Aufgabe. Aufgaben, die nicht als erledigt gekennzeichnet sind, werden nicht automatisch archiviert. Aufgaben, die anderen Personen übertragen wurden, werden nur archiviert, nachdem sie als erledigt gekennzeichnet wurden.

    Notiz

    Zeitpunkt der letzten Änderung und Speicherung der Notiz.

    Journaleintrag

    Datum der Erstellung des Journaleintrags oder Zeitpunkt der letzten Änderung und Speicherung des Eintrags.

    Kontakt

    Kontakte werden standardmäßig nicht archiviert. Sie können sie jedoch manuell archivieren.

Sie können die Bedingungen für diese Einstellungen an Ihre Bedürfnisse Speicher anpassen. Weitere Informationen finden Sie unter der Beschreibung unten oder umfassender wollen Autoarchivierung, finden Sie unter Verwenden der Autoarchivierung zu sichern oder Löschen von Elementen.

Die Einstellungen für das Ablaufen und Löschen von Elementen können besonders verwirrend sein.

Es wird erläutert, Weitere Informationen zum Ablauf und deleing Elemente.

  • Elemente werden an ihren entsprechenden Archivierungsspeicherorten gespeichert, solange Sie keine Änderungen an Einstellungen für die AutoArchivierung vornehmen, also festlegen, dass Elemente bei Ablauf gelöscht werden. Die Elemente werden an den Archivierungsspeicherorten nicht gelöscht. Sie können nur vor dem Verschieben an den jeweiligen Archivierungsspeicherort automatisch gelöscht werden. Nachdem sie archiviert sind, können sie nur noch manuell gelöscht werden.

  • Durch die Auswahl einer Option zum dauerhaften Löschen von Elementen werden die Elemente automatisch gelöscht, sobald sie ablaufen, und werden nicht archiviert. Wenn Sie beispielsweise Abgelaufene Elemente löschen (nur E-Mail-Ordner) aktivieren, werden durch diese Option alle Nachrichten in allen Ihren E-Mail-Ordnern wie "Posteingang", Gesendete Objekte" oder "Entwürfe" gelöscht, wenn sie das Ende ihrer Ablaufzeit erreichen. Die Nachrichten werden nicht archiviert.

Einstellungen und Optionen für die AutoArchivierung

In den folgenden Beschreibungen finden Sie die Einstellungen und Optionen, die beim Anpassen der AutoArchivierung angewendet werden können.

Einstellungen für die AutoArchivierung

1. AutoArchivierung alle   Legen Sie fest, wie oft die AutoArchivierung ausgeführt werden soll. Das gleichzeitige Archivieren zahlreicher Elemente kann die Leistung Ihres Computers verringern. Es ist daher von Vorteil einen Zeitraum zu wählen, in dem der AutoArchivierungs-Prozess schneller ablaufen kann. Berücksichtigen Sie die Anzahl der durchschnittlich in einem bestimmten Zeitraum erhaltenen Elemente, und passen Sie die Zeitplanung entsprechend an.

AutoArchivierung nach Bestätigung beginnen    Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn eine Erinnerungsmeldung angezeigt werden soll, bevor die Outlook-Elemente von der AutoArchivierung verarbeitet werden. Wenn die Meldung angezeigt wird, können Sie auf Nein klicken, um die AutoArchivierungs-Sitzung abzubrechen.

2. Abgelaufene Elemente löschen (nur E-Mail-Ordner)   Diese Option ist standardmäßig nicht aktiviert. Sie können festlegen, dass E-Mail-Nachrichten nach dem Ende ihrer Ablaufzeit gelöscht werden. Die Standardablaufzeit für Elemente in den Ordnern "Posteingang" und "Entwürfe" beträgt sechs Monate, für Elemente im Ordner "Gesendete Objekte" drei Monate. Sie können diese Zeiten mithilfe der Option Elemente löschen, wenn älter als jedoch ändern.

Weitere Informationen zu bestimmten Microsoft Outlook Elemente wann ablaufen

Standardablaufzeiträume, wann Elemente in Ordnern ablaufen und gelöscht werden

Ordner

Ablaufzeit

"Posteingang" und "Entwürfe"

6 Monate

"Gesendete Elemente" und "Gelöschte Elemente"

2 Monate

Postausgang

3 Monate

Kalender

6 Monate

Aufgaben

6 Monate

Notizen

6 Monate

Journal

6 Monate

Hinweis : Für von Ihnen erstellte Ordner, die die gleichen Elementtypen enthalten wie die Ordner Posteingang, Kalender, Aufgaben, Notizen oder Journal, gilt dieselbe Standardablaufzeit von sechs Monaten.

Bestimmen des Alters eines Elements

Elementtyp

Beginn der Ablaufzeit

E-Mail-Nachricht

Das Empfangsdatum oder Datum der letzten Änderung, je nachdem, welches das spätere ist.

Kalenderbesprechung, -ereignis und -termin

Datum der letzten Änderung und Speicherung des Elements, wobei der spätere Zeitpunkt gilt. Serienelemente unterliegen nicht der AutoArchivierung.

Aufgabe

Das Erledigungsdatum oder das Datum/die Uhrzeit der letzten Änderung und Speicherung der Aufgabe. Aufgaben, die nicht als erledigt gekennzeichnet sind, werden nicht automatisch archiviert. Aufgaben, die anderen Personen übertragen wurden, werden nur archiviert, nachdem sie als erledigt gekennzeichnet wurden.

Notiz

Zeitpunkt der letzten Änderung und Speicherung der Notiz.

Journaleintrag

Datum der Erstellung des Journaleintrags oder Zeitpunkt der letzten Änderung und Speicherung des Eintrags.

Kontakt

Kontakte werden standardmäßig nicht archiviert. Sie können sie jedoch manuell archivieren.

3. Alte Elemente archivieren oder löschen   Aktivieren Sie diese Option, wenn Outlook-Elemente archiviert und anschließend gelöscht werden sollen, sobald sie das Ende ihrer Ablaufzeit erreichen. Wählen Sie weitere Einstellungen für das Archivieren und Löschen aus.

4. Archivordner in Ordnerliste anzeigen auswählen den Archivordner mit anderen arbeiten Ordnern im Navigationsbereich aufgeführt sein. Im Hauptfenster Archivordner können Sie die Unterordner öffnen und Ihre archivierte Elemente anzeigen. Wenn Ihre archivierte Elemente anzeigen, können Sie überprüfen, dass die richtigen Elemente archiviert wurden, und Sie können auch alle Elemente, die Sie benötigen wieder in einen Ordner ziehen.

5. Elemente löschen, wenn älter als   Wählen Sie die Standardkonfiguration für den Zeitraum in Tagen, Wochen oder Monaten aus, nach dessen Ablauf Elemente archiviert werden sollen. Sie können einen Zeitraum zwischen einem Tag und 60 Monaten konfigurieren. "Löschen" ist in diesem Zusammenhang gleichbedeutend mit dem Archivieren, also dem Speichern von Elementen. Es geht somit nicht um das endgültige Löschen, es sei denn, Sie haben an anderer Stelle die entsprechende Einstellung für die Ordner aktiviert.

6. Alte Elemente verschieben nach   Der Standardspeicherort ist auf Computern mit den Betriebssystemen Windows Vista und Windows XP unterschiedlich. Wenn Sie ein anderes Ziel für die archivierten Elemente festlegen möchten, können Sie zu einem anderen Speicherort wechseln und diesen festlegen. Elemente werden dann nach Erreichen ihrer Ablaufzeit an diesen Speicherort verschoben.

  • Windows Vista     C:\Benutzer\IhrBenutzerName\AppData\Local\Microsoft\Outlook\Archive.pst

  • Microsoft Windows XP     C:\Dokumente und Einstellungen\IhrBenutzerName \Lokale Einstellungen\Anwendungsdaten\Microsoft\Outlook\Archive.pst

Hinweis : An einem benutzerdefinierten Speicherort archivierte Elemente werden nur gelöscht, wenn Sie die Ordner öffnen und die Elemente manuell löschen.

7. Endgültiges Löschen von Elementen wird diese Option sofort löscht das abgelaufene Elemente befinden, in den Standardspeicherort, wie etwa einen anderen Ordner, den Sie festgelegt oder den Ordner Gelöschte Elemente.

8. Einstellungen auf alle Ordner anwenden   Mit dieser Option werden die Einstellungen für die AutoArchivierung einschließlich der von Ihnen vorgenommenen Änderungen auf alle Ordner angewendet. Wenn Sie für einzelne Ordner andere Einstellungen festlegen möchten, wählen Sie diese Option nicht aus. Gehen Sie stattdessen vor, wie unterhalb der Schaltfläche beschrieben. Dort wird erläutert, wie Sie Einstellungen für einzelne Ordner festlegen können. An einzelnen Ordnern vorgenommene Änderungen gelten auch nur für diese Ordner.

9. Informationen zu Aufbewahrungsrichtlinien   Möglicherweise hat in Ihrer Organisation ein Systemadministrator Aufbewahrungsrichtlinien festgelegt, die bestimmen, wann und wie die Elemente in Ihrem Postfach automatisch archiviert werden. Sie können die Richtlinien hier anzeigen, allerdings ohne die erforderlichen Berechtigungen nicht ändern.

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Hinweis : Haftungsausschluss für maschinelle Übersetzungen: Dieser Artikel wurde mithilfe eines Computersystems und ohne jegliche Bearbeitung durch Personen übersetzt. Microsoft bietet solche maschinellen Übersetzungen als Hilfestellung für Benutzer ohne Englischkenntnisse an, damit Sie von den Informationen zu Produkten, Diensten und Technologien von Microsoft profitieren können. Da es sich bei diesem Artikel um eine maschinelle Übersetzung handelt, enthält er möglicherweise Fehler in Bezug auf (Fach-)Terminologie, Syntax und/oder Grammatik.

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