Verwenden der Sofortsuche zum Suchen nach Nachrichten und Text

Einschränken der Suchergebnisse

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Wenn Video 1, "Verwenden der Sofortsuche zum Suchen nach Nachrichten und Text", nicht zu den gewünschten Ergebnissen geführt hat, können Sie die Suche mit einigen anderen Methoden einschränken.

Filtern von E-Mail-Nachrichten

Wenn Sie nach einer bestimmten Nachricht suchen, erinnern Sie sich vielleicht daran, dass die Nachricht eine Anlage enthielt, als wichtig gekennzeichnet war oder letzte Woche eingegangen ist. Um eine Nachricht anhand von bestimmten Kriterien zu suchen, können Sie den Befehl "E-Mail filtern" verwenden, der schnellen Zugriff auf die am häufigsten verwendeten Sofortsuchläufe bietet.

  • Klicken Sie auf START und dann in der Gruppe Suchen auf E-Mail filtern.

    Wenn Sie einen Filter verwenden, wird im Menüband dieselbe Registerkarte SUCHTOOLS angezeigt wie beim Klicken in das Feld Sofortsuche. Zum Löschen der Suchergebnisse und Anzeigen aller Elemente im ausgewählten E-Mail-Ordner klicken Sie im Feld Sofortsuche auf das X oder auf der Registerkarte SUCHEN in der Gruppe Schließen auf Suche schließen.

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Suchen einer Nachricht mit der Sofortsuche

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Suchen nach Personen und Kontakten

Möglicherweise sind Tausende von Nachrichten in Ihrem Postfach gespeichert.

Es ist jedoch sinnlos, diese Nachrichten zu speichern, wenn Sie Nachrichten nicht finden können, wenn Sie sie benötigen.

Wenn die in Video 1 ('Verwenden der Sofortsuche zum Suchen nach Nachrichten und Text') verwendeten Methoden

nicht die gewünschten Ergebnisse bereitstellen, können Sie auch anders vorgehen, um die Suche einzuschränken.

Einerseits können Sie nach anderen Elementen als Text suchen. Klicken Sie auf der Registerkarte 'Start' in der Gruppe 'Suchen' auf 'E-Mail filtern'.

Hier können Sie nach ungelesenen Nachrichten oder nach Nachrichten suchen, die Anlagen enthalten.

Klicken Sie auf 'Wichtig', um alle Nachrichten anzuzeigen, die mit hoher Priorität gekennzeichnet sind.

Beachten Sie, dass Outlook ein besonderes Suchskript in das Feld 'Sofortsuche' eingibt, wenn Sie eine Option auswählen.

Sie können zu den Kriterien also etwas hinzufügen, wenn Sie möchten.

Sie können z. B. ODER Klarissa eingeben, um alle wichtigen Nachrichten und alle Nachrichten anzuzeigen, die 'Klarissa' enthalten.

Ich klicke jetzt auf das X, um diese Suche zu schließen. Dann klicke ich nochmals auf das Feld 'Sofortsuche'.

Hierdurch wird die Registerkarte 'Suchen' im Menüband geöffnet.

Hier finden Sie die Bereichsoptionen.

Dies sind die gleichen Optionen, die angezeigt werden, wenn Sie auf den Pfeil rechts neben dem Feld 'Sofortsuche' klicken.

Die Gruppe 'Verfeinern' weist alle Optionen auf, die unter 'E-Mail filtern' vorhanden waren, und viele weitere Optionen.

Klicken Sie auf 'Betreff', und Outlook fügt dem Feld 'Sofortsuche' ein Suchskript hinzu.

Geben Sie ein Stichwort ein. Outlook schränkt die Suche nun auf die Zeile 'Betreff' der Nachricht ein.

Klicken Sie auf 'Weitere', um weitere Optionen zum Einschränken der Suche anzuzeigen. Versuchen wir es mit 'Vertraulichkeit'.

Mit dieser Option müssen Sie eine Vertraulichkeitsstufe auswählen.

Öffnen Sie die Liste, und wählen Sie dann 'Privat' aus. Outlook sucht nun nach allen E-Mail-Nachrichten, die als 'Privat' gekennzeichnet sind.

Ich schließe jetzt diese Suche und sehe mir die Gruppe 'Optionen' an. Klicken Sie auf 'Zuletzt verwendete Suchvorgänge'.

Sie verwenden diese Option, wenn Sie eine Suche wiederholen möchten, ohne die Kriterien erneut eingeben zu müssen.

Klicken Sie auf 'Suchtools'. Diese Optionen werden Sie mit einer Ausnahme wahrscheinlich nicht häufig benötigen. Klicken Sie auf 'Erweiterte Suche'.

Sie verwenden dieses Tool, wenn Sie mit keiner anderen Methode Erfolg hatten.

Sie können hier alle Aktionen durchführen, die Sie auch auf der Registerkarte 'Suchen' ausführen können, und weitere mehr.

Geben Sie beispielsweise ein Suchwort ein, und klicken Sie dann auf 'In'. Wählen Sie 'Im Feld 'Betreff' und Nachrichtentext' aus. Klicken Sie dann auf 'Durchsuchen'.

Der Bereich ist jetzt auf 'Posteingang' festgelegt. Aktivieren Sie das gesamte Postfach, und deaktivieren Sie 'Posteingang'.

Aktivieren Sie unten 'Unterordner durchsuchen'. Jetzt klicken Sie auf 'OK'. Dann klicken Sie auf 'Suche starten'.

Die Suchergebnisse, die hier unten angezeigt werden, ähneln sehr den Ergebnissen bei der einfachen Eingabe eines Worts in der Sofortsuche.

Warum also der ganze zusätzliche Aufwand? Nun, weil Ihnen mehr Optionen zur Verfügung stehen.

Sie können beispielsweise auf die Registerkarte 'Weitere Optionen' klicken, dann sehen Sie, was ich meine.

Hier unten können Sie z. B. anhand der Größe nach Nachrichten suchen.

Klicken Sie zuerst auf 'Neue Suche' und auf 'OK', um eine neue Suche zu starten. Klicken Sie auf das erste Feld, und wählen Sie dann 'Größer als' aus.

Geben Sie dann hier eine Größe in KB ein.

Klicken Sie auf 'Suche starten', und Outlook sucht nach allen Nachrichten, die größer als 800 KB sind.

Schließlich gibt es noch die Registerkarte 'Erweitert'. Hier können Sie die ultimative Suche ausführen.

Suchen Sie nach beliebigen Elementen in beliebigen Feldern in beliebigen Outlook-Elementen.

Weitere Informationen zum Einrichten dieser Optionen stehen über die Links in der Kurszusammenfassung am Ende des Kurses zur Verfügung.

Wenn Sie also etwas in Ihrem Postfach suchen möchten, geben Sie Suchbegriffe in das Feld 'Sofortsuche' ein.

Wenn Sie jedoch weitere Unterstützung benötigen, verwenden Sie 'E-Mail filtern' oder die Optionen auf der Registerkarte 'Suchen'.

Wenn Sie noch immer nicht finden können, wonach Sie suchen, probieren Sie es mit 'Erweiterte Suche'.

Weitere Informationen finden Sie unter den Links in der Kurszusammenfassung.

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