Einrichten von AutoArchivierung

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Wenn Sie keine Zeit zum manuellen Bereinigen Ihres Postfachs haben, können Sie dies von Outlook erledigen lassen, indem Sie die AutoArchivierung einrichten. Gehen Sie dazu folgendermaßen vor:

Einrichten von AutoArchivierung

Ihr Outlook-Posteingang kann mit E-Mails – neuen Nachrichten, Antworten und Weiterleitungen – ganz schnell gefüllt werden. So könnten innerhalb kurzer Zeit Tausende von Nachrichten eingegangen sein. Halten Sie Ihren Outlook-Posteingang und die zugehörigen Ordner unter Kontrolle, indem Sie ältere Elemente, die Sie behalten möchten, in ein Archiv verschieben. Mithilfe der AutoArchivierung wird das sogar automatisch für Sie erledigt.

Sie können festlegen, wie oft die AutoArchivierung ausgeführt wird, wo archivierte Elemente gespeichert werden und wie lange Outlook Elemente behält, bevor sie archiviert werden.

  1. Klicken Sie auf DATEI > Optionen > Erweitert.

  2. Klicken Sie unter AutoArchivierung auf Einstellungen für AutoArchivierung.

  3. Klicken Sie auf das Kontrollkästchen AutoArchivierung alle n Tage, und geben Sie an, wie oft die AutoArchivierung ausgeführt werden soll.

  4. Legen Sie ggf. weitere Optionen fest – beispielsweise, dass alte Elemente nicht archiviert, sondern gelöscht werden sollen.

    Archivierung und AutoArchivierung sind ggf. nicht verfügbar, wenn Ihr E-Mail-Profil mit einem Computer mit Exchange Server verbunden ist. Es ist auch möglich, dass in Ihrer Organisation eine Richtlinie zur Aufbewahrung von E-Mails angewendet wird, die die AutoArchivierung außer Kraft setzt. Weitere Informationen erhalten Sie bei Ihrem Systemadministrator.

Weitere Tipps gefällig?

Manuelles Archivieren älterer Elemente

Es empfiehlt sich, alte Elemente regelmäßig aus Ihrem Postfach zu entfernen,

besonders dann, wenn für Ihr E-Mail-Konto eine Größenbeschränkung festgelegt wurde.

Sie können Elemente entweder löschen oder sie in einen Persönlichen Ordner verschieben,

wo sie lokal in einer Outlook-Datendatei gespeichert werden.

Wenn Sie aber keine Zeit zum manuellen Bereinigen Ihres Postfachs haben,

können Sie dies von Outlook erledigen lassen, indem Sie die AutoArchivierung einrichten.

Gehen Sie dazu folgendermaßen vor:

Klicken Sie auf die Registerkarte 'DATEI' und auf 'Optionen'.

Klicken Sie auf 'Erweitert' und auf 'Einstellungen für AutoArchivierung'.

Die AutoArchivierung ähnelt dem Exportieren in eine Datei,

außer dass sie automatisch ausgeführt wird und zur Ermittlung,

was zu archivieren ist, eine Ablaufzeit verwendet.

Sie werden gleich sehen, wie das funktioniert. Auch durch das Exportieren von Dateikopien

oder die AutoArchivierung werden diese verschoben und sind deshalb an

ihren ursprünglichen Speicherorten nicht mehr vorhanden.

Aktivieren Sie zunächst die AutoArchivierung, indem Sie

'AutoArchivierung alle' aktivieren und einen Zeitraum eingeben.

Entscheiden Sie dann, ob Sie 'AutoArchivierung nach Bestätigung beginnen' aktivieren möchten,

und anschließend, was Outlook während der AutoArchivierung erledigen soll.

In den meisten Fällen werden Sie wohl 'Abgelaufene Elemente löschen' aktivieren.

Stellen Sie sicher, dass 'Alte Elemente archivieren oder löschen' aktiviert ist.

Wenn Sie schnell auf Ihre archivierten Elemente zugreifen möchten,

aktivieren Sie 'Archivordner in Ordnerliste anzeigen'.

Als Nächstes legen Sie die Standardordnereinstellungen fest, beginnend mit der Ablaufzeit.

Der Standardwert ist sechs Monate. Dies bedeutet: Jedes Postfachelement,

das älter als sechs Monate ist, wird archiviert. Dies können Sie bei Bedarf ändern,

und 'Monate', 'Wochen' oder 'Tage' auswählen.

Abschließend wählen Sie aus,

ob alte Elemente in eine Outlook-Datendatei verschoben oder endgültig gelöscht werden sollen.

In den meisten Fällen wählen Sie die erste Option aus und klicken dann auf 'Durchsuchen',

um einen Speicherort zu finden und einen Namen für die Archivdatei einzugeben.

Klicken Sie auf 'OK'.

Klicken Sie zum Schluss auf 'Einstellungen auf alle Ordner anwenden',

dann auf 'OK' und 'OK'.

Nun werden die Standardeinstellungen auf alle Ordner in Ihrem Postfach angewendet.

Einzig und allein Ihre Kontaktordner werden nicht archiviert,

weil es normalerweise nicht sinnvoll ist,

Kontakte auf der Grundlage einer Ablaufzeit zu archivieren.

Nachdem Sie die globalen Standardeinstellungen festgelegt haben,

können Sie sie für einzelne Ordner ändern.

Angenommen beispielsweise, Sie möchten keine gelöschten Dateien archivieren.

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf 'Gelöschte Elemente',

und klicken Sie auf 'Eigenschaften'. Klicken Sie anschließend auf

die Registerkarte 'AutoArchivierung'. Weil die

Standardeinstellungen auf alle Ordner angewendet werden, ist diese Option,

'Standardarchivierungseinstellungen verwenden', ausgewählt.

Wenn Sie aber gelöschte Elemente nicht archivieren möchten,

können Sie 'Elemente in diesem Ordner nicht archivieren' auswählen.

Sollten Sie weitere Optionen benötigen,

können Sie 'Für diesen Ordner folgende Einstellungen verwenden' auswählen.

So können Sie beispielsweise für einen Ordner eine andere Ablaufzeit eingeben.

Vielleicht möchten Sie, dass gelöschte Elemente jeden Monat archiviert werden.

Schließlich können Sie entscheiden,

was Outlook mit den archivierten Elementen tun soll: die Elemente in den

Standardarchivordner verschieben,

sie in eine andere Datendatei verschieben (weil Sie vielleicht

die Elemente speichern möchten, aber nicht zusammen mit den anderen),

oder die Elemente endgültig löschen.

Ich wähle diese Option aus.

Beachten Sie, dass dies etwas anderes ist, als den Ordner einfach

nicht zu archivieren. Wenn Sie damit fertig sind, klicken Sie auf 'OK'.

Wenn jetzt die AutoArchivierung zum ersten Mal ausgeführt wird,

werden die archivierten Elemente aus Ihrem Postfach in die Archivdatei verschoben.

Die wird dann in der Ordnerliste als ein Persönlicher Ordner angezeigt.

Wenn die Archivierung bei einem E-Mail-Konto im

Unternehmen nicht zu funktionieren scheint,

überprüfen Sie dies mit Ihrem IT-Administrator.

Möglicherweise wird auf Ihre Firmen-E-Mails eine Aufbewahrungsrichtlinie angewendet.

Im nächsten Video wird gezeigt, wie Sie die manuelle Archivierung einleiten können.

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