Einrichten von Arbeitszeittabellen und Vorgangsstatus

Sie müssen Arbeitszeittabellen und/oder den Vorgangsstatus einrichten, damit Teammitglieder Zeit in ihren Arbeitszeittabellen aufzeichnen oder ihren Vorgangsstatus übermitteln können.

Einrichten von Arbeitszeittabellen

Einrichten des Vorgangsstatus

Erstellen von Finanzzeiträumen

  1. Klicken Sie auf der Schnellstartleiste auf Servereinstellungen.

  2. Klicken Sie auf der Seite Servereinstellungen auf Finanzzeiträume.

  3. Klicken Sie im Abschnitt Geschäftszeitraum verwalten auf das Jahr, das Sie als Geschäftszeitraum definieren möchten, und klicken Sie dann auf Definieren.

  4. Geben Sie im Abschnitt Den Anfangstermin des Geschäftszeitraums definieren das gewünschte Datum für den Beginn des Geschäftsjahrs mithilfe der Datumsauswahl Kalender ein.

  5. Wählen Sie im Abschnitt Das Modell zum Erstellen des Geschäftsjahres festlegen eine Formatierungsmethode für den Geschäftszeitraum aus:

    • 4,5,4-Methode      Mit dieser Methode wird ein vierwöchiger Geschäftszeitraum festgelegt, gefolgt von einem fünfwöchigen Geschäftszeitraum und einem weiteren vierwöchigen Geschäftszeitraum.

    • 4,4,5-Methode      Mit dieser Methode wird ein vierwöchiger Geschäftszeitraum festgelegt, gefolgt von einem weiteren vierwöchigen Geschäftszeitraum und einem fünfwöchigen Geschäftszeitraum.

    • 5,4,4-Methode      Mit dieser Methode wird ein fünfwöchiger Geschäftszeitraum festgelegt, gefolgt von einem vierwöchigen Geschäftszeitraum und einem weiteren vierwöchigen Geschäftszeitraum.

    • 13 Monate      Mit dieser Methode werden für jeden Zeitraum vier Wochen festgelegt.

    • Standardkalenderjahr      Mit dieser Methode wird jeder Zeitraum gemäß dem standardmäßigen 12-monatigen Jahr beginnend mit dem 1. Januar festgelegt.

  6. Erstellen Sie im Abschnitt Benennungskonvention für Zeiträume definieren einen eindeutigen Namen für die Zeiträume, indem Sie Folgendes eingeben:

    • Ein Präfix mit bis zu 15 Zeichen.

    • Eine Sequenznummer mit bis zu sechs Ziffern.

    • Ein Suffix mit bis zu 15 Zeichen, wie z. B. Qtl. #, '08.

  7. Klicken Sie auf Erstellen und speichern.

Auf der Seite Geschäftszeiträume wird der Geschäftszeitraum mit den einzelnen Zeiträumen im Raster Geschäftsmonate anpassen angezeigt.

Einen definierten Geschäftszeitraum können Sie mithilfe des Rasters bearbeiten. Wenn Sie den Endtermin für einen Datumsbereich innerhalb des Geschäftszeitraums anpassen möchten, können Sie in der Endtermin-Spalte für die Zeile mit dem Geschäftszeitraum mithilfe der Datumsauswahl Kalender ein neues Datum eingeben oder auswählen. Die Termine für die nachfolgenden Zeiträume werden automatisch angepasst, damit alle Zeiträume fortlaufend sind.

Tipp : Wenn Sie den Geschäftszeitraum erneut definieren möchten, weil Sie einen Fehler gemacht haben, müssen Sie zuerst den Zeitraum auswählen und dann durch Klicken auf Löschen entfernen und anschließend durch Klicken auf Definieren erneut definieren.

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Einrichten von Zeiträumen in der Arbeitszeittabelle

Wenn Sie einen Zeitraum in einer Arbeitszeittabelle erstellen, richten Sie die Zeiträume ein, die Teammitglieder auswählen und für die sie Zeit melden.

  1. Klicken Sie auf der Schnellstartleiste auf Servereinstellungen.

  2. Klicken Sie auf der Seite Servereinstellungen auf Zeiträume in der Arbeitszeittabelle.

  3. Geben Sie im Abschnitt Parameter für Massenzeiträume definieren die Anzahl der zu erstellenden Zeiträume, den Anfangstermin des ersten Zeitraums in der Arbeitszeittabelle sowie die Standardlänge der Zeiträume in Tagen an.

  4. Geben Sie im Abschnitt Batchbenennungskonvention definieren die Benennungskonvention für jeden Zeitraum in der Arbeitszeittabelle an, damit sie von den Teammitgliedern auf einfache Weise identifiziert werden können.

    • Geben Sie im Feld Präfix eingeben ein eindeutiges Präfix ein, das am Anfang der Benennungskonvention verwendet werden soll.

    • Wenn Sie mehrere Zeiträume erstellen, geben Sie im Feld Nächste Sequenznummer eine Sequenznummer ein, anhand der jeder eindeutige Zeitraum identifiziert werden kann.

    • Geben Sie im Feld Suffix eingeben ein eindeutiges Suffix ein, das am Ende der Benennungskonvention verwendet werden soll.

  5. Klicken Sie auf Massenvorgang erstellen, um die Zeiträume zu erstellen, und klicken Sie dann auf Speichern.

  6. Im Abschnitt Zeiträume erstellen können Sie die Zeiträume weiter ändern.

    • Klicken Sie auf Einfügen bevor oder Einfügen nach, um zusätzliche Zeiträume in der Arbeitszeittabelle einzufügen.

    • Zum Umbenennen eines Zeitraums in der Arbeitszeittabelle klicken Sie in der Beschriftung des Zeitraumes-Spalte auf den Namen des Zeitraums in der Arbeitszeittabelle, und geben Sie einen neuen Namen ein.

    • Zum Ändern des Status des Zeitraums klicken Sie in der Status-Spalte auf Geöffnet oder Geschlossen.

      Hinweis : Der Status aller neuen Zeiträume in der Arbeitszeittabelle wird auf Geöffnet festgelegt. Ein Zeitraum kann nur von einem Serveradministrator geschlossen werden. Auf der Seite Einstellungen und Standardwerte in der Arbeitszeittabelle kann verhindert werden, dass zukünftige Arbeitszeittabellen übermittelt werden.

  7. Klicken Sie auf Speichern.

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Definieren von Zeilenklassifikationen für die Arbeitszeittabelle

Klassifikationen sind Kategorien, die Sie für die von Ihrer Organisation ausgeführten Arbeit definieren. Beispielsweise könnte es in Ihrer Organisation unterschiedliche Klassifikationen für abzurechnende und nicht abzurechnende Arbeit geben.

Standardmäßig wird für alle Zeilen in der Arbeitszeittabelle die Standardzeilenklassifikation verwendet.

  1. Klicken Sie auf der Schnellstartleiste auf Servereinstellungen.

  2. Klicken Sie auf der Seite Servereinstellungen auf Klassifikationen in der Arbeitszeittabelle.

  3. Klicken Sie im Abschnitt Bearbeiten, Linienklassifikation eingeben auf Neue Klassifikation.

  4. Geben Sie im Raster einen neuen Namen und eine Beschreibung ein, damit die Zeilenklassifikation für die Arbeitszeittabelle von den Teammitgliedern identifiziert werden kann.

  5. Standardmäßig ist die Status-Spalte auf Aktiv festgelegt. Legen Sie den Status auf Inaktiv fest, um die Klassifikation zu deaktivieren, damit sie nicht mehr angewendet werden kann. Die Klassifikation verbleibt für Verlaufsberichte in Project Web Access.

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Angeben von Einstellungen und Standardwerten in der Arbeitszeittabelle

  1. Klicken Sie auf der Schnellstartleiste auf Servereinstellungen.

  2. Klicken Sie auf der Seite Servereinstellungen auf Einstellungen und Standardwerte in der Arbeitszeittabelle.

  3. Geben Sie im Abschnitt Outlook-Anzeige an, wie geplante, aktuelle, abzurechnende und nicht abzurechnende Zeit sowie Überstunden in Microsoft Office Outlook 2007 angezeigt werden sollen.

  4. Aktivieren Sie im Abschnitt Project Web Access-Anzeige das Kontrollkästchen In der Arbeitszeittabelle wird die standardmäßige Zeitüberwachung für Überstunden und nicht abzurechnende Zeit verwendet, damit Teammitglieder Überstunden und nicht abzurechnende Zeit übermitteln können. Die Teammitglieder können weiterhin Zeit für geplante Arbeit übermitteln.

  5. Geben Sie im Abschnitt Standardmodus der Arbeitszeittabellenerstellung an, welche Daten in die standardmäßige Arbeitszeittabelle eingeschlossen werden sollen:

    • Wählen Sie Aktuelle Vorgangszuordnungen aus, um Arbeitszeittabellen mit Informationen zu den Vorgangszuordnungen der Teammitglieder vorher aufzufüllen.

    • Wählen Sie Aktuelle Projekte aus, um Arbeitszeittabellen mit Informationen zu den aktuellen Projekten der Teammitglieder vorher aufzufüllen.

    • Wählen Sie Keine vorherige Auffüllung aus, um leere Arbeitszeittabellen für Teammitglieder zu erstellen.

  6. Geben Sie im Abschnitt Einheiten der Rasterspalten in der Arbeitszeittabelle an, ob als Standardeinheiten für die Arbeitszeittabelle Tage oder Wochen verwendet werden.

  7. Geben Sie im Abschnitt Standardeinstellung für Berichtseinheiten an, ob die Zeiteinheiten innerhalb von Zeiträumen in Stunden oder Tagen angezeigt werden.

    Um anzugeben, aus wie vielen Stunden ein Arbeitstag besteht, geben Sie die Stunden in das Feld Die Anzahl der Stunden in einer standardmäßigen Arbeitszeittabelle lautet ein.

  8. Geben Sie im Abschnitt Grenzen für stündliche Berichte die maximal und minimal zulässige Anzahl von Stunden in einer Arbeitszeittabelle sowie die maximal zulässige Anzahl von Berichtsstunden pro Tag an. Falls der Berichtzeitraum eines Teammitglieds diese Grenzwerte überschreitet, werden beim Übermitteln ihrer Arbeitszeittabellen Fehler gemeldet.

    Wenn Sie keine Grenzwerte für die maximal oder minimal zulässige Anzahl stündlicher Berichte festlegen möchten, geben Sie 999 für unbeschränkte Stunden bzw. 0 für keine Mindestzeit ein. Mit dem Wert 0 werden Grenzwerte für Berichte deaktiviert.

    Tipp : Sie können die Standardanzahl von Stunden an einem Tag angeben, bis maximal 999 Stunden, um die für ein Team erforderlichen Berichtsstunden zu ermöglichen.

  9. Geben Sie im Abschnitt Richtlinien für Arbeitszeittabellen Folgendes an:

    • Wählen Sie Zeitberichte in der Zukunft zulassen aus, damit Teammitglieder Zeit für zukünftige Zeiträume aufzeichnen können.

    • Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Nicht überprüfte Zeilenelemente in Arbeitszeittabellen zulassen, damit Teammitglieder Einträge in Arbeitszeittabellen für Projekte oder Vorgänge erstellen können, die nicht in Microsoft Office Project Server 2007 vorhanden sind.

      Hinweis : Dieses Kontrollkästchen muss aktiviert sein, wenn Sie nur die Arbeitszeittabelle verwenden und keine Projektvorgänge mithilfe des Vorgangsstatus nachverfolgen.

  10. Aktivieren Sie im Abschnitt Detektiv das Kontrollkästchen Arbeitszeittabellen-Überwachung aktivieren, um eine detaillierte Aufzeichnung aller Änderungen an einer Arbeitszeittabelle zu erstellen.

    Tipp : Klicken Sie auf Bereinigungsprotokoll, um das Protokoll zu löschen.

  11. Aktivieren Sie im Abschnitt Genehmigungsweiterleitung das Kontrollkästchen Feste Genehmigungsweiterleitung, um zu verhindern, dass Teammitglieder die nächste genehmigende Person manuell angeben, wenn sie ihre Arbeitszeittabellen übermitteln.

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Einrichten des Vorgangsstatus

  1. Klicken Sie auf der Schnellstartleiste auf Servereinstellungen.

  2. Klicken Sie auf der Seite Servereinstellungen auf Vorgangseinstellungen und -anzeige.

  3. Wählen Sie im Abschnitt Überwachungsmethode die Nachverfolgungsmethode aus, mit der die Teammitglieder ihren Fortschritt bei den Projektvorgängen melden sollen.

    Tipp : Wenn Projektmanager die Möglichkeit haben sollen, andere Berichtmethoden für ihre Projekte anzugeben, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Die Verwendung der oben angegebenen Fortschrittsberichtmethode durch Projektmanager für alle Projekte erzwingen. Durch das Erzwingen derselben Berichtmethode wird jedoch die Konsistenz in Berichten sichergestellt, die Daten für die gesamte Organisation enthalten.

  4. Geben Sie im Abschnitt Benutzeraktualisierungen schützen an, wie aktuelle Werte aktualisiert werden sollen:

    • Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Schränken Sie Aktualisierungen von Project Web Access ein, um den Projektmanager im Hinblick auf den Vorgangsstatus eines Teammitglieds einzuschränken.

    • Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Zeiteintrag nur nach Arbeitszeittabelle. Benutzer führen zum Aktualisieren von Vorgängen eine Synchronisierung aus, damit Teammitglieder aktuelle Werte aufzeichnen müssen, indem sie zuerst ihren Vorgangsstatus mit ihrer Arbeitszeittabelle synchronisieren. Wenn dieses Kontrollkästchen aktiviert ist, kann der Vorgangsstatus nur durch Klicken auf Arbeitszeittabelle importieren eingegeben werden. Nachdem die Daten in der Arbeitszeittabelle importiert wurden, kann die Zeit auf den Vorgangsstatusseiten nicht bearbeitet werden.

  5. Geben Sie im Abschnitt Aktuelle Vorgänge definieren an, innerhalb wie vieler Tage ein Vorgang als abgeschlossen eingeplant werden muss, damit er standardmäßig angezeigt und in der Vorgangsliste des Teammitglieds als aktuell betrachtet wird.

  6. Aktivieren Sie im Abschnitt Ansicht 'Balkendiagramm (Gantt)' für Teammitglieder aktivieren das Kontrollkästchen ActiveX-Ansicht: Balkendiagramm für alle Benutzer aktivieren, wenn für die Benutzer die ActiveX-Steuerelemente aktiviert werden sollen, die zur Verwendung der Balkendiagrammansicht auf der Seite Taskcenter erforderlich sind.

Warum kann ich einige Aktionen in Project Web Access nicht durchführen?

In Abhängigkeit von den bei der Anmeldung zu Project Web Access eingestellten Berechtigungen, werden manche Funktionen nicht angezeigt und Sie können sie möglicherweise nicht nutzen. Auch weicht der Inhalt mancher Seiten von dem dokumentierten Inhalt ab, wenn nämlich Ihr Serveradministrator zwar Project Web Access nicht aber die Hilfe entsprechend angepasst hat.

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