Einrichten und Verwalten der Liste der Projektbeteiligten

Wichtig :  Dieser Artikel wurde maschinell übersetzt. Bitte beachten Sie den Haftungsausschluss. Die englische Version des Artikels ist als Referenz hier verfügbar: hier.

Von Jane Suchan, PMP

Also, was genau ist ein Projektbeteiligter?     Es gibt viele Definitionen, und diese unterscheiden sich von Quelle zu Quelle und Unternehmen zu Unternehmen. Alle schlagen vor, dass Projektbeteiligte Personen oder Gruppen sind, die ein berechtigtes Interesse am Ergebnis eines Projekts haben. Projektbeteiligtenbetreuung ist gleichbedeutend mit Beziehungspflege: Das Ziel besteht darin, Engagement für Ihr Projekt zu erlangen und aufrechtzuerhalten.

Hierbei sind Projektbeteiligte Einzelpersonen oder Gruppen in der Organisation, die ein Interesse am Projektergebnis haben oder vom Projektergebnis betroffen sind. Bevor Sie aber damit beginnen, Ihre Liste der Projektbeteiligten einzurichten und zu verwalten, sollten Sie sich vergewissern, dass Ihre Definition eines Projektbeteiligten mit derjenigen Ihrer Organisation übereinstimmt.

Warum ist die Betreuung von Projektbeteiligten wichtig?

Soviel wir uns auch wünschen, dies möge nicht der Fall sein, müssen wir der Tatsache ins Auge sehen, dass nicht jeder zu 100 Prozent von dem Projekt begeistert ist. Es kann sein, dass Projektbeteiligte neue Werkzeuge oder Verfahren lernen müssen, Verantwortung abgeben müssen oder, in einigen Extremfällen, ihre Arbeit verlieren. Die Last tragen der Projektmanager und die Geldgeber, sie müssen die Bedenken der Projektbeteiligten zerstreuen, und es ist unwahrscheinlich, dass Sie alle Personen immer zufrieden stellen können. Mit einigen muss in einer Weise umgegangen werden, dass sie keine Möglichkeit haben, Ihre Bemühungen zu sabotieren.

Wenn Sie die Motivationen verstehen, können Sie auf die Befürchtungen eingehen und negativen Verhaltensweisen und Taktiken entgegenwirken, wie etwa:

  • Verzögern von erforderlichen Angaben oder Genehmigungen

  • Beginnen eines konkurrierenden Projekts

  • Neuzuweisen von Ressourcen zu anderen Projekte

  • Beteiligung an Hinterzimmerpolitik, um das Projekt zu untergraben

Die Vorteile einer effektiven Betreuung der Projektbeteiligten sind:

  • Verringern der Projektzykluszeit, indem verhindert wird, dass das Projekt in der Politik steckenbleibt

  • Straffen des Genehmigungsprozesses

  • Weitgehendes Sicherstellen, dass Projektressourcen verfügbar sind und zweckbestimmt bleiben

  • Aufrechterhalten des Austausches von Informationen

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Entwickeln einer Liste der Projektbeteiligten

Erstellen Sie frühzeitig im Projekt zusammen mit dem Projektgeldgeber eine Liste aller möglichen Projektbeteiligten. Je nachdem, wie Sie diese Rolle definieren und welche Auswirkungen Ihr Projekt auf die Organisation haben wird, kann diese Liste lang sein.

Die Liste der Projektbeteiligten ist ein Werkzeug für den Projektmanager und eine Schlüsselvorgabe für den Kommunikationsplan des Projekts. Anhand der Beurteilung Ihrer Liste können Sie eine überzeugende Kommunikationsstrategie planen. Und es ist nicht erforderlich, dass Sie die Listendetails außer dem Projektgeldgeber weiteren Personen bereitstellen.

Mit den meisten Projekten ist Politik verbunden, also gehen Sie davon aus, dass Sie in einige trübe Gewässer eintauchen, wenn Sie die Projektbeteiligten beurteilen.

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Beurteilen der Liste der Projektbeteiligten

Bestimmen Sie den Einfluss jedes Projektbeteiligten, und kategorisieren Sie die Beteiligten nach dem Grad des Einflusses. Einige haben die Macht, die Fortentwicklung eines Projekts aufrechtzuerhalten. Hierzu können der Projektgeldgeber oder hochrangige Führungskräfte gehören. Diese Projektbeteiligten sollten Sie, wegen ihrer Positionen und Entscheidungsrollen, eng einbinden. Andere Beteiligte können Personen sein, die einem Projekt zwar nicht den Hahn abdrehen können, aber möglicherweise im Hintergrund arbeiten, um das Projekt zu schwächen oder womöglich sogar zu beenden.

Eine weitere Ebene von Projektbeteiligten bilden diejenigen, die mit dem Produkt umgehen müssen – in einigen Fällen täglich. Diese Gruppe liefert Vorgaben in Form von geschäftlichen Anforderungen, die erfüllt werden müssen. Sie können am meisten gewinnen, wenn das Projekt erfolgreich ist, da es sie direkt betrifft. Obwohl sie meist ein Projekt weder direkt noch indirekt beenden können, sind sie dennoch wichtig für den Projekterfolg. Werden ihre Anforderungen oder Bedenken nicht erfüllt, werden sie sich schnell von Ihren größten Unterstützern zu Ihrem größten Problem wandeln.

Eine andere Möglichkeit zum Ordnen von Projektbeteiligten besteht darin, sie nach dem Grad der Beteiligung und Verantwortung zu gruppieren. Eine Gruppe kann aktiv am Projekt beteiligt sein und die Arbeit erledigen, ein andere kann zu einem bestimmten Zeitpunkt beteiligt sein und wieder eine andere kann aus Projektbeteiligten bestehen, die nicht aktiv beteiligt sind, aber Informationen über das Projekt erhalten müssen.

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Verwenden Sie RACI, um Projektbeteiligte zu kategorisieren

RACI (Responsible, Accountable, Consulted und Informed [verantwortlich, rechenschaftspflichtig, konsultiert und informiert]) ist eine Technik, die in der Organisationsgestaltung verwendet wird, um Projektbeteiligte nach dem Grad der Projektbeteiligung und -verantwortung zu bestimmen. Dies ist eine nützliche Vorgehensweise zur Kategorisierung der Projektbeteiligten, sodass Sie die effektivste Kommunikationsstrategie für jede Person oder Gruppe planen können. Diese Projektbeteiligten sind wie folgt definiert:

  • Responsible    (Verantwortlich) Diese Person ist für die Ausführung einer Aufgabe verantwortlich.

  • Accountable    (Rechenschaftspflichtig) Diese Person wird zur Rechenschaft gezogen, wenn die Aufgabe nicht ausgeführt wurde und leitet möglicherweise die Person, die für die Ausführung der Aufgabe verantwortlich ist. Projektmanager haben häufig diese Rolle.

  • Consulted    (Konsultiert) Diese Person wird, obwohl sie weder rechenschaftspflichtig noch verantwortlich ist für die Ausführung, zu Aspekten der Aufgabe konsultiert.

  • Informed    (Informiert) Eine Person mit dieser passiven Rolle wird ständig informiert, obwohl sie nicht für die Aufgabe rechenschaftspflichtig oder verantwortlich ist.

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Ein Wort zur Vorbeugung …

Projektmanagement ist im Wesentlichen Verwalten von Erwartungen. Nehmen Sie sich früh in Ihren Projekten die Zeit, zusammen mit Ihrem Geldgeber die Projektbeteiligten zu benennen und zu bewerten. Achten Sie darauf, die Liste im gesamten Verlauf des Projekts zu aktualisieren. Sie müssen wissen, wer die Projektbeteiligten sind und welche Interessen diese haben, um sie effektiv betreuen zu können. Dadurch gehen Sie auf lange Sicht Schwierigkeiten aus dem Weg und ist sichergestellt, dass Ihr Projekt erfolgreich wird.

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Informationen zur Autorin     Jane Suchan ist Programm-Managerin mit Erfahrung bei der Verwaltung von Geschäftsinitiativen auf Unternehmensebene und der Entwicklung von Methoden für das Projektmanagement. Jane lebt in Seattle, Washington.

Hinweis : Haftungsausschluss für maschinelle Übersetzungen: Dieser Artikel wurde mithilfe eines Computersystems und ohne jegliche Bearbeitung durch Personen übersetzt. Microsoft bietet solche maschinellen Übersetzungen als Hilfestellung für Benutzer ohne Englischkenntnisse an, damit Sie von den Informationen zu Produkten, Diensten und Technologien von Microsoft profitieren können. Da es sich bei diesem Artikel um eine maschinelle Übersetzung handelt, enthält er möglicherweise Fehler in Bezug auf (Fach-)Terminologie, Syntax und/oder Grammatik.

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