Einrichten eines Sekretariats zum Annehmen von Anrufen für Manager

Office Communications Server Attendant ist so ausgelegt, dass Anrufe für Manager problemlos durch ein Sekretariat entgegengenommen werden können. Dies ist insbesondere dann wichtig, wenn ein Manager zahlreiche Anrufe täglich erhält und diese nicht allesamt persönlich bearbeiten können.

Einrichten eines Sekretariats zum Annehmen von Anrufen für Manager

Führen Sie auf dem Computer des Managers die folgenden Schritte aus:

  1. Öffnen Sie Office Communicator (nicht Communications Server Attendant), und überprüfen Sie, ob auf dem Computer des Managers die Version 3.0 ausgeführt wird. Falls nicht Version 3.0 vorliegt, bitten Sie Ihren Systemadministrator, diese Version auf dem Computer zu installieren. Frühere Versionen von Communicator bieten diese Funktion nicht.

    Hinweis : Zum Prüfen der Version von Communicator klicken Sie auf den Pfeil nach unten neben der Menüschaltfläche (Schaltfläche oben links mit dem Logo von Office Communicator). Klicken Sie auf Hilfe (das Fragezeichen) und dann auf Info.

  2. Sobald Communicator 3.0 installiert ist, klicken Sie auf den Pfeil nach unten neben der Menüschaltfläche (Schaltfläche oben links mit dem Logo von Office Communicator) und dann auf Extras.

  3. Klicken Sie auf Einstellungen für die Anrufweiterleitung.

  4. Wählen Sie unter Folgende Aktion für meine Anrufe ausführen entweder die Option Mich und meine Stellvertreter anrufen oder An Stellvertreter weiterleiten.

  5. Klicken Sie auf Hinzufügen, und geben Sie den Namen der Sekretariatsmitarbeiter in das Feld "Suchen" ein.

  6. Wird der Name der Sekretariatsmitarbeiter in der Liste "Ergebnisse" angezeigt, doppelklicken Sie auf den Namen. Der Name wird in die Liste "Stellvertreter" übernommen.

  7. Klicken Sie auf Schließen. Überprüfen Sie, ob unter Gleichzeitig bei Stellvertretern oder einem Team anrufen die Option Bei mir und allen Stellvertretern gleichzeitig aktiviert ist, und klicken Sie auf OK.

    Hinweis : Die Mitarbeiter werden benachrichtigt, dass sie als Sekretariat für das Konto des Managers hinzugefügt wurden. Der Manager wird zudem in die Gruppe Meine Vorgesetzten der Sekretariatsmitarbeiter aufgenommen.

Nun werden alle Anrufe, die beim Manager eingehen, gleichzeitig auch am Telefon des Sekretariats gemeldet. Aus den Anrufbenachrichtigungen für den Manager und das Sekretariat geht eindeutig hervor, welche Person angerufen wurde.

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