Einrichten einer Skype for Business-Besprechung in Outlook

Sie können Outlook oder Outlook Web App verwenden, um eine Skype-Besprechung zu planen – im Wesentlichen wie bei der normalen Planung von Besprechungen, aber mit ein oder zwei zusätzlichen Mausklicks. Wenn Ihr Konto für Einwahlkonferenzen konfiguriert ist, enthält die Skype-Besprechungsanfrage automatisch Einwahlinformationen (Telefonnummer und Konferenz-ID).

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Wenn Sie nicht mit einem Outlook-Programm (oder Windows) arbeiten, können Sie neue Besprechungen mit Skype for Business Web Scheduler einrichten, auf den Sie unter https://sched.lync.com zugreifen können. Weitere Informationen finden Sie unter Lync Web Scheduler.

Planen einer Skype-Besprechung mit Outlook

Zum Planen einer Skype-Besprechung benötigen Sie eine Anmeldeadresse und ein Kennwort von einer Organisation, die Skype for Business Server verwendet.

  1. Öffnen Sie Outlook und wechseln Sie zur Ihrem Kalender.

  2. Klicken Sie im Registerkartenmenüband Start im Abschnitt Skype-Besprechung auf Neue Skype-Besprechung.

    Outlook, Schaltfläche "Neue Skype-Besprechung"

  3. Richten Sie die Besprechung so ein, wie Sie normalerweise vorgehen:

    • Geben Sie im Feld An die E-Mail-Adressen der einzuladenden Personen durch Semikolons getrennt ein.

    • Geben Sie in das Feld Betreff einen Namen für die Besprechung ein.

    • Wenn Besprechungsteilnehmer persönlich anwesend sein sollen, klicken Sie entweder auf der Registerkarte „Besprechung“ im Abschnitt „Optionen“ auf Raumsuche und suchen Sie dann einen Raum oder geben Sie einen Besprechungsort, z. B. einen Konferenzraum, in das Feld Ort ein.

      Outlook, Schaltfläche "Raumsuche"

    • Wählen Sie eine Anfangszeit und eine Endzeit aus.

      Hinweise : Wenn Sie nach einer Uhrzeit suchen möchten, die allen passt, klicken Sie auf der Registerkarte „Besprechung“ im Abschnitt „Anzeigen“ auf Terminplanungs-Assistent.

      Outlook, Schaltfläche "Terminplanungs-Assistent"

  4. Geben Sie im Besprechungsbereich eine Tagesordnung ein. Achten Sie hierbei unbedingt darauf, dass Sie die Skype-Besprechungsinformationen nicht ändern.

    Wichtig : Das Planen einer Besprechung mit den Standardoptionen, wie soeben dargestellt, eignet sich eher für kleine, interne Besprechungen mit einigen Kollegen. Wenn Sie eine Besprechung mit Teilnehmern außerhalb des Unternehmens oder einer großen Teilnehmerzahl planen, ändern Sie vor dem Versenden von Einladungen die Besprechungsoptionen, um den Bedürfnissen besser gerecht zu werden. Klicken Sie in der Besprechungsanfrage auf der Registerkarte „Besprechung“ im Abschnitt „Skype-Besprechung“ auf Besprechungsoptionen und wählen Sie dann die geeigneten Optionen aus.

    Outlook, Schaltfläche "Besprechungsoptionen"

  5. (Optional) Laden Sie Ihre Anlagen für die Besprechung im Voraus hoch. So können Sie sicherstellen, dass alle benötigten Inhalte verfügbar sind, wenn die Teilnehmer der Besprechung beitreten. Siehe Anlagen für eine Skype for Business-Besprechung im Voraus hochladen

  6. (Optional) Klicken Sie auf der Registerkarte „Besprechung“ im Abschnitt „Anzeigen“ auf Terminplanungs-Assistent, um sicherzustellen, dass Sie die optimale Zeit für die Besprechung auswählen.

  7. Jetzt haben Sie es fast geschafft. Überprüfen Sie die Informationen noch einmal und klicken Sie dann auf Senden.

Einrichten einer Onlinebesprechung mit Outlook Web App

Zum Erstellen einer Skype for Business-Besprechungsanfrage in Outlook Web App benötigen Sie Folgendes:

  1. Klicken Sie im Office 365-Portal auf das App-Startfeld und klicken Sie dann auf den Kalender, um die Kalender-App zu öffnen.

    Outlook Web App, "Kalender öffnen"

  2. Klicken Sie direkt unter dem App-Startfeld auf das Pluszeichen oder auf „Neu“ und geben Sie wie gewohnt die Besprechungsinformationen ein.

    Schaltfläche "Neu" auf der Symbolleiste des Office 365-Kalenders
  3. Klicken Sie in der Mitte des Besprechungsfensters oberhalb des Nachrichtenbereichs auf Onlinebesprechung.

    Outlook Web App, Schaltfläche "Onlinebesprechung"

    Einwähldetails wie der Link An Onlinebesprechung teilnehmen werden im Nachrichtenbereich angezeigt. Wenn Ihr Konto für Einwahlkonferenzen konfiguriert ist, wird auch der Link Lokale Rufnummer suchen angezeigt.

    Outlook Web App, Info "An Onlinebesprechung teilnehmen" in der Besprechungsanfrage

    Hinweise : Der Link Onlinebesprechung wird möglicherweise aus den folgenden Gründen nicht angezeigt:

    • Sie verwenden keinen Browser, der die Vollversion von Outlook Web App unterstützt.

    • Ihr Office 365-Abonnement enthält Skype for Business nicht.

    • Sie sind als Benutzer angemeldet, dem keine Lizenz für Skype for Business gewährt wurde.

  4. Wenn Besprechungsteilnehmer persönlich anwesend sein sollen, geben Sie unter Standort einen Standort für die Besprechung, z. B. einen Konferenzraum, ein oder klicken Sie auf Raum hinzufügen, um Hilfe bei der Suche nach einem Konferenzraum zu erhalten.

    Tipp : Wenn Sie nach einer Uhrzeit suchen möchten, die allen passt, klicken Sie oben im Besprechungsfenster auf Terminplanungs-Assistent.

    Tipps : Wenn Sie die Einstellungen dafür anzeigen möchten, wer zur Besprechung zugelassen wird, wer warten muss, bis Sie ihn oder sie zur Besprechung zulassen oder wer während der Besprechung Präsentationen abhalten kann, klicken Sie auf Onlinebesprechungseinstellungen (direkt über dem Nachrichtenbereich).

    Schaltfläche "Onlinesitzungseinstellungen" in Outlook Web App

  5. (Optional) Im Besprechungsbereich können Sie eine Tagesordnung oder andere Informationen zur Besprechung eingeben. Achten Sie hierbei unbedingt darauf, dass Sie die Onlinebesprechungsinformationen nicht ändern.

  6. (Optional) Um der Tagesordnung ein Bild oder eine Anlage hinzuzufügen, klicken Sie oben im Besprechungsfenster auf das Symbol Weitere Aktionen (…), klicken Sie auf Einfügen und klicken Sie dann auf Anlagen oder OneDrive-Dateien oder Bild.

    Outlook Web App, weitere Optionen, Anlagen oder Bilder

  7. Klicken Sie oben im Besprechungsfenster auf Senden.

Siehe auch

Anlagen für eine Skype for Business-Besprechung im Voraus hochladen

Festlegen von Skype for Business-Besprechungsoptionen

Ändern von Teilnehmereinstellungen für Skype for Business-Besprechungen

Starten einer Skype for Business-Telefonkonferenz

Verwenden von Skype for Business für Chats und Onlinebesprechungen

Was ist Skype for Business?

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