Einrichten einer Skype for Business-Besprechung in Outlook

Einrichten einer Skype for Business-Besprechung in Outlook

Sie können Outlook oder Outlook Web App verwenden, um eine Skype for Business-Besprechung zu planen – im Wesentlichen wie bei der normalen Planung von Besprechungen, aber mit ein oder zwei zusätzlichen Mausklicks. Wenn Ihr Konto für Einwahlkonferenzen konfiguriert ist, enthält die Skype for Business-Besprechungsanfrage automatisch Einwahlinformationen (Telefonnummer und Konferenzkennung).

Für Benutzer von Skype for Business Online: Wenn Sie nicht Outlook oder Outlook Web App in einem Browser mit Unterstützung für die Vollversion von Outlook Web App verwenden, können Sie neue Besprechungen mit Skype for Business Web Scheduler einrichten.

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Planen einer Skype for Business-Besprechung mit Outlook

  1. Öffnen Sie Outlook, und wechseln Sie zu Ihrem Kalender.

  2. Wählen Sie auf der Registerkarte Start im Abschnitt Skype-Besprechung die Option Neue Skype-Besprechung aus. Wenn Sie den Abschnitt Skype-Besprechung nicht sehen, müssen Sie Skype for Business installieren.

    Outlook, Schaltfläche "Neue Skype-Besprechung"

  3. Richten Sie die Besprechung so ein, wie Sie normalerweise vorgehen:

    • Geben Sie im Feld An die E-Mail-Adressen der einzuladenden Personen durch Semikolons getrennt ein.

    • Geben Sie in das Feld Betreff einen Namen für die Besprechung ein.

    • Wenn Teilnehmer persönlich anwesend sein sollen, wählen Sie entweder auf der Registerkarte Besprechung im Abschnitt Optionen die Option Raumsuche aus, und suchen Sie dann einen Raum, oder geben Sie in das Feld Ort einen Besprechungsort ein, zum Beispiel einen Konferenzraum.

      Outlook, Schaltfläche "Raumsuche"

    • Wählen Sie eine Anfangszeit und eine Endzeit aus.

      Hinweise: 

      • Wenn Sie nach einer Uhrzeit suchen möchten, die allen passt, wählen Sie auf der Registerkarte Besprechung im Abschnitt Anzeigen die Option Terminplanungs-Assistent aus.

      • Outlook, Schaltfläche "Terminplanungs-Assistent"

  4. Geben Sie im Besprechungsbereich eine Agenda ein. Achten Sie hierbei unbedingt darauf, die Skype for Business-Besprechungsinformationen nicht zu ändern.

    Wichtig: 

    • Das eben gezeigte Planen einer Besprechung mit den Standardoptionen eignet sich eher für zwanglose Besprechungen mit einigen wenigen Kollegen. Wenn Sie eine Besprechung mit nicht zur Firma gehörenden Teilnehmern oder eine große Veranstaltung planen, ändern Sie vor dem Senden der Einladungen die Besprechungsoptionen, um den Anforderungen besser gerecht zu werden. Wählen Sie in der Besprechungsanfrage auf der Registerkarte Besprechung im Abschnitt Skype-Besprechung die Option Besprechungsoptionen und dann die geeigneten Optionen aus.

    • Outlook, Schaltfläche "Besprechungsoptionen"

  5. (Optional) Laden Sie Ihre Anlagen für die Besprechung im Voraus hoch. So können Sie sicherstellen, dass den Teilnehmern in der Besprechung alle benötigten Inhalte zur Verfügung stehen. Weitere Informationen finden Sie unter Anlagen für eine Skype for Business-Besprechung im Voraus hochladen.

  6. (Optional) Wählen Sie im Abschnitt Anzeigen des Menübands Besprechung die Option Terminplanungs-Assistent aus, um sicherzustellen, dass Sie die optimale Zeit für die Besprechung auswählen.

  7. Das war schon fast alles. Überprüfen Sie die Informationen noch einmal, und wählen Sie dann Senden aus.

Einrichten einer Onlinebesprechung mit Outlook Web App

Um eine Skype for Business-Besprechungsanfrage in Outlook Web App zu erstellen, benötigen Sie Folgendes:

  1. Wählen Sie im Office 365-Portal das App-Startfeld und dann die Option Kalender aus, um die Kalender-App zu öffnen.

    Outlook Web App, "Kalender öffnen"

  2. Wählen Sie direkt unter dem App-Startfeld das Pluszeichen (+) oder die Option Neu aus, und geben Sie die Besprechungsinformationen wie gewohnt ein.

    Schaltfläche "Neu" auf der Symbolleiste des Office 365-Kalenders
  3. Wählen Sie in der Mitte des Besprechungsfensters oberhalb des Nachrichtenbereichs die Option Onlinebesprechung aus.

    Outlook Web App, Schaltfläche "Onlinebesprechung"

    Einwähldetails wie der Link An Onlinebesprechung teilnehmen werden im Nachrichtenbereich angezeigt. Wenn Ihr Konto für Einwahlkonferenzen konfiguriert ist, wird auch der Link Lokale Rufnummer suchen angezeigt.

    Outlook Web App, Info "An Onlinebesprechung teilnehmen" in der Besprechungsanfrage

    Hinweise: Der Link Onlinebesprechung wird möglicherweise aus den folgenden Gründen nicht angezeigt:

    • Sie verwenden keinen Browser, der die Vollversion von Outlook Web App unterstützt.

    • Ihr Office 365-Abonnement enthält Skype for Business nicht.

    • Sie sind als Benutzer angemeldet, dem keine Lizenz für Skype for Business gewährt wurde.

  4. Wenn Teilnehmer persönlich anwesend sein sollen, geben Sie unter Ort einen Ort für die Besprechung ein, zum Beispiel einen Konferenzraum, oder wählen Sie Raum hinzufügen aus, um Hilfe bei der Suche nach einem Konferenzraum zu erhalten.

    Tipp: Wenn Sie nach einer Zeit suchen möchten, die allen passt, wählen Sie oben im Besprechungsfenster die Option Terminplanungs-Assistent aus.

    Tipps: 

    • Wenn Sie die Einstellungen dafür anzeigen möchten, welche Teilnehmer Zugriff auf die Onlinebesprechung haben, welche Teilnehmer warten müssen, bis Sie sie zur Besprechung zulassen, und welche Teilnehmer während der Besprechung Präsentationen abhalten können, wählen Sie Onlinebesprechungseinstellungen aus (direkt über dem Nachrichtenbereich).

    • Schaltfläche "Onlinesitzungseinstellungen" in Outlook Web App

  5. (Optional) Im Besprechungsbereich können Sie eine Tagesordnung oder andere Informationen zur Besprechung eingeben. Achten Sie hierbei unbedingt darauf, dass Sie die Onlinebesprechungsinformationen nicht ändern.

  6. (Optional) Um der Agenda ein Bild oder eine Anlage hinzuzufügen, wählen Sie oben im Besprechungsfenster die Optionen Weitere Aktionen () > Einfügen, Attachments or OneDrive files (Anlagen oder OneDrive-Dateien) oder Bilder inline aus.

    Outlook Web App, weitere Optionen, Anlagen oder Bilder

  7. Wählen Sie oben im Besprechungsfenster die Option Senden aus.

Planen einer Skype for Business-Besprechung mit Outlook

  1. Öffnen Sie Outlook auf Ihrem Mac, und wechseln Sie zu Ihrem Kalender.

  2. Wählen Sie auf der Registerkarte Start die Option Besprechung aus.

    Schaltfläche „Besprechung“ in Outlook auf dem Mac
  3. Wählen Sie auf der Einladungsseite die Optionen Onlinebesprechung > Onlinebesprechung hinzufügen aus.

    Schaltfläche „Onlinebesprechung“ in Outlook
  4. Um die Besprechungseigenschaften festzulegen, wählen Sie Onlinebesprechung > Zugriffsberechtigungen festlegen aus.

    Festlegen von Zugriffsberechtigungen

    Legen Sie die für die Besprechung gewünschten Berechtigungen und Informationen fest. Um die Einstellungen für zukünftige Besprechungen zu speichern, wählen Sie Einstellungen speichern aus.

    Seite mit Besprechungsberechtigungen
  5. Richten Sie die Besprechung so ein, wie Sie normalerweise vorgehen:

    • Geben Sie im Feld An die E-Mail-Adressen der einzuladenden Personen durch Semikolons getrennt ein.

    • Geben Sie in das Feld Betreff einen Namen für die Besprechung ein.

    • Wenn Teilnehmer persönlich anwesend sein sollen, wählen Sie entweder auf der Registerkarte Besprechung im Abschnitt Optionen die Option Raumsuche aus, und suchen Sie dann einen Raum, oder geben Sie in das Feld Ort einen Besprechungsort ein, zum Beispiel einen Konferenzraum.

      Schaltfläche „Raumsuche“ in Outlook
    • Wählen Sie eine Anfangszeit und eine Endzeit aus.

  6. Geben Sie im Besprechungsbereich eine Agenda ein. Achten Sie hierbei unbedingt darauf, die Skype for Business-Besprechungsinformationen nicht zu ändern.

  7. Überprüfen Sie die Informationen noch einmal, und wählen Sie dann Senden aus.

Einrichten einer Onlinebesprechung mit Outlook Web App

Hinweis:  Für Benutzer von Skype for Business Online: Wenn Sie nicht Outlook oder Outlook Web App in einem Browser mit Unterstützung für die Vollversion von Outlook Web App verwenden, können Sie neue Besprechungen mit Skype for Business Web Scheduler einrichten.

Um eine Skype for Business-Besprechungsanfrage in Outlook Web App zu erstellen, benötigen Sie Folgendes:

  1. Wählen Sie im Office 365-Portal das App-Startfeld und dann die Option Kalender aus, um die Kalender-App zu öffnen.

    Kalender über das Office 365-App-Startfeld
  2. Wählen Sie auf der Kalenderseite die Optionen Neu > Kalenderereignis aus.

    Erstellen einer neuen Onlinebesprechung
  3. Wählen Sie auf der Seite Set up an appointment (Termin einrichten) die Option Add Skype meeting (Skype-Besprechung hinzufügen) aus.

    Hinzufügen einer Skype-Besprechung zu Ihrer E-Mail
  4. Geben Sie den Besprechungstitel, den Ort (wenn Teilnehmer persönlich anwesend sein sollen) und die Start- und Endzeit ein.

    Seite „Set up an appointment“ (Termin einrichten)
  5. Wählen Sie die gewünschten Teilnehmer aus, fügen Sie die Agenda oder andere Besprechungsinformationen hinzu, und wählen Sie dann Senden aus.

Siehe auch

Festlegen von Skype for Business-Besprechungsoptionen

Ändern von Teilnehmereinstellungen für Skype for Business-Besprechungen

Anlagen für eine Skype for Business-Besprechung im Voraus hochladen

Starten einer Skype for Business-Telefonkonferenz

Verwenden von Skype for Business für Chats und Onlinebesprechungen

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