Verwalten von Besprechungen

Ein Online-Meeting vorbereiten

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Senden Sie eine Besprechungsanfrage, um eine Zeit für eine Besprechung mit anderen Personen zu vereinbaren.

Planen einer Skype for Business-Besprechung in Outlook
  1. Wählen Sie Kalender Kalender aus.

  2. Wählen Sie Start > Neue Skype-Besprechung aus Neue Skype-Besprechung aus.

  3. Geben Sie im Feld An... den Namen oder die E-Mail-Adressen der einzuladenden Person ein.

  4. Geben Sie in Betreff ein, worum es in der Besprechung geht.

  5. Geben Sie im Feld Ort den Besprechungsort ein.

  6. Wählen Sie die Uhrzeiten für Beginn und Ende aus.

  7. Geben Sie im Nachrichtentext die Tagesordnung über der Linie ein.

    Hinweis : Ändern Sie nicht die Informationen unter der Linie.

  8. Wählen Sie Terminplanungs-Assistent aus, um die Verfügbarkeit zu prüfen, und wählen Sie einen Termin (Datum und Uhrzeit) aus, der für alle geeignet ist.

    Hinweis : Befinden sich die Personen, die Sie einladen, in unterschiedlichen Zeitzonen, passt Skype for Business automatisch die Uhrzeit für jedes Gebietsschema an.

  9. Wählen Sie auf Registerkarte Start die Option Termin aus, um zur Besprechungseinladung zurückzukehren.

  10. Wenn Sie eine Datei anfügen möchten, wählen Sie Einfügen > Datei anfügen aus Datei anfügen , und wählen Sie die Datei aus, die Sie anfügen möchten.

  11. Wenn Sie sich die Besprechungsoptionen ansehen möchten, wählen Sie die Registerkarte Besprechung aus, und wählen Sie dann Besprechungsoptionen aus.

    Hinweis : Wenn Sie eine große Besprechung haben oder über vertrauliche Informationen sprechen möchten, ist es ratsam, einige Einschränkungen dazu festzulegen, wer teilnehmen kann und was die Teilnehmer vornehmen können.

  12. Wählen Sie Neuer Besprechungsort (ich kontrolliere Berechtigungen) aus, legen Sie die gewünschten Einschränkungen fest, und wählen Sie dann OK aus.

  13. Wählen Sie Senden aus.

"Jetzt besprechen" in Skype for Business
  1. Öffnen Sie Skype for Business.

  2. Wählen Sie Besprechungen Jetzt besprechen aus.

  3. Wählen Sie Jetzt besprechen aus.

  4. Aktivieren Sie das Optionsfeld Skype for Business verwenden (umfassende Audio- und Videofunktionen), und wählen Sie dann OK aus.

  5. Wählen Sie Weitere Personen einladen aus Personen hinzufügen , und wählen Sie dann die Personen aus, mit denen Sie chatten möchten.

  6. Wählen Sie OK aus.

Weitere Tipps gefällig?

Weitere Kurse wie diesen finden Sie unter den LinkedIn Learning

Einrichten einer Skype for Business-Besprechung in Outlook

Dieses Video wird Ihnen zur Verfügung gestellt von LinkedIn Learning Dieses Video zeigt auf, wie Sie eine Besprechung langfristig planen und in Outlook organisieren.

Zunächst öffne ich Microsoft Outlook.

Innerhalb von Outlook wechsle ich in den Kalender, denn Skype for Business-Besprechungen können direkt im Outlook-Kalender erstellt werden.

Im Register "Start" des Menü-Bands finden Sie die Gruppe "Skype-Besprechung" und die Schaltfläche "Neue Skype-Besprechung".

Ich klicke jetzt auf diese Schaltfläche, um eine neue Besprechung anzulegen.

Und anders als bei der normalen Besprechungsanfrage von Outlook ermöglicht Ihnen Skype for Business, dass zusätzlich ein Besprechungs-Link und somit die Einwahlnummer automatisch generiert werden und alle eingeladenen Personen können später über diese Einladung direkt über den Link an der Besprechung teilnehmen.

Bevor ich jetzt jedoch Personen hier im oberen Bereich eintrage und somit einlade, möchte ich vorher eine PowerPoint-Präsentation in die Besprechung hochladen.

Im Menü-Band im Register "Besprechung" befindet sich jetzt die Gruppe "Skype-Besprechung" und es gibt die Schaltfläche "An Skype-Besprechung teilnehmen".

Ich klicke direkt darauf und es folgt ein Dialog, wo ich gefragt werde, wie ich jetzt an dieser Besprechung teilnehmen möchte.

Möchte ich mit Audio und Video-Funktion starten oder sollen mich die Leute zurückrufen?

In diesem Fall bin ich ja noch in den Vorbereitungen, also benötige ich keine Audio-Teilnahme.

Diese Option wähle ich aus.

Ich belasse hier im unteren Bereich die Option "Nicht mehr anzeigen", die belasse ich so, damit ich beim nächsten Mal wieder gefragt werde.

Und in diesem Fall bestätige ich mit "Ok".

Jetzt befinde ich mich direkt in der Besprechung, so wie es später die Teilnehmer auch sehen würden.

Im oberen Bereich habe ich wieder die Möglichkeit, die Teilnehmerliste einzublenden.

Ich kann hier auch noch Teilnehmer hinzufügen während der Besprechung, aber das ist jetzt gar nicht wichtig.

Wichtig ist, wie bekomme ich die Präsentation hier in die Besprechung eingebunden?

Im unteren Bereich der Symbolleiste für Interaktionen klicke ich direkt auf das Symbol "Präsentieren", dargestellt mit dem Monitor.

Und hier habe ich die Möglichkeit, bspw.

eine PowerPoint-Datei hochzuladen.

Ich habe die Präsentation bereits vorbereitet.

Ich suche den Ordner, ich habe das unter "Dokumente" abgelegt, und wähle die Datei aus und klicke auf "Öffnen".

Die Präsentation startet sofort und ich hätte jetzt die Möglichkeit, mir die Präsentation nochmal anzuschauen, ob soweit alles vorhanden ist, aber in diesem Fall beende ich die Präsentation.

Und ich möchte das Freigabe-Fenster, welches ich jetzt hier angezeigt bekomme, ausblenden.

Wenn ich jetzt die Präsentation bzw.

die Besprechung beenden möchte, klicke ich unten auf die Schaltfläche "Weitere Optionen" und wähle "Besprechung beenden".

Erst wenn ich alles soweit vorbereitet habe, sämtliche Dateien hochgeladen habe oder auch PowerPoint-Präsentationen schon einmal geprüft habe, erst dann lade ich meine Kollegen ein.

Ich schreibe noch einen Betreff.

In diesem Fall geht es um eine Besprechung für das aktuelle Videotraining.

Dann füge ich noch einen Termin ein.

So, das müssen wir gleich Montag machen, und am besten gleich um 8 Uhr.

Und das Ganze endet auch Montag, ich schätze mal lieber anderthalb Stunden.

Ich wähle die Zeit aus und klicke jetzt auf "Senden".

Hat sich etwas an der Besprechung geändert oder möchte ich doch nochmal eine andere Datei der Besprechung hinzufügen, so kann ich den Termin öffnen.

Und jetzt in meinem Beispiel hier über die Monatsansicht klicke ich doppelt auf den Termin und Sie sehen, ich habe hier im oberen Bereich wieder die Möglichkeit, an der Besprechung teilzunehmen.

Das bedeutet, dass ich direkt in die Besprechung hineingehen kann und Inhalte hinzufügen kann.

Wenn Sie eine Besprechung in Verbindung mit Outlook planen und vorbereiten, so wird im Outlook ja automatisch ein Link zur Besprechung gesetzt.

Durch die Standardeinstellung von Skype for Business können die eingeladenen Personen den Link weiterleiten und somit anderen Personen damit den Zugang zur Besprechung gewähren.

Denn standardmäßig dürfen alle Personen, die den Link besitzen, an der Besprechung teilnehmen.

Deshalb möchte ich Ihnen aufzeigen, wie Sie die Einstellung vornehmen können, dass nur Personen an der Besprechung teilnehmen dürfen, die Sie eingeladen haben.

Ich wechsle einmal zu Outlook und erstelle eine neue Skype-Besprechung über das Register "Start".

Im unteren Bereich sehen Sie den Link, der jetzt weitergeleitet werden könnte, wenn ich die Einstellung nicht verändere.

Oben im Menü-Band "Besprechungen" in der Gruppe "Skype-Besprechungen" befinden sich die Besprechungsoptionen.

Hier klicke ich direkt auf die Schaltfläche und es öffnen sich die Optionen für Skype-Besprechungen.

Im rechten Fensterbereich finden Sie den Eintrag "Folgende Personen müssen nicht im Wartebereich warten".

Und hier befindet sich jetzt der Standard-Eintrag "Jeder ohne Einschränkung".

Das bedeutet also, dass jeder, der den Einladungs-Link besitzt, an der Besprechung teilnehmen darf.

Das ist die Standardeinstellung und sollte ggfs.

geändert werden.

Das ist bei Weitem nicht alles, noch viel mehr Kurse finden Sie auf LinkedIn Learning.

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