Einrichten der Speicherung und Freigabe von Dateien in Office 365

Eine der besten Methoden zum Einrichten der Speicherung und Freigabe von Dateien für Ihr Unternehmen ist die Nutzung von OneDrive for Business zusammen mit einer Office 365-Teamwebsite. Dies ist für ein kleines Unternehmen mit wenigen Mitarbeitern ideal geeignet.

Office 365 enthält eine einfache Teamwebsite als Einstiegshilfe. Sie können sofort mit dem Speichern von Dateien in OneDrive for Business beginnen und an Dateien auf Ihrer Teamwebsite zusammenarbeiten.

Speicherorte für Dokumente in Office 365

  • OneDrive for Business ist für die individuelle Nutzung bei gelegentlicher Freigabe von Dateien konzipiert. OneDrive for Business eignet sich ideal zum Speichern Ihrer eigenen Dateien.

  • Eine Office 365-Teamwebsite ist für die Freigabe von und regelmäßige Zusammenarbeit an Dateien konzipiert. Sie eignet sich ideal zum Speichern von Dateien mit gemeinsamem Besitz, bei dem mehrere oder alle Teammitglieder die Dateien besitzen und daran zusammenarbeiten können.

Sowohl OneDrive for Business als auch Teamwebsites ermöglichen Ihnen und Ihren Mitarbeitern Zugriff von überall aus.

Ein Diagramm, das zeigt, wie die beiden Speichertypen verwendet werden können: OneDrive oder Teamwebsites

Hier sind Empfehlungen für die Elemente, die an den jeweiligen Orten gespeichert werden sollten, wenn Sie OneDrive for Business und Office 365-Teamwebsites zusammen nutzen:

Speicherort

Zweck

Zu speichernde Elemente

OneDrive for Business

Das Speichern von Inhalten auf OneDrive for Business entspricht dem Speichern von Dateien auf Ihrem Computer; niemand anders kann darauf problemlos zugreifen.

Es eignet sich ideal zum Speichern von Geschäftsdateien, an denen nur Sie selbst arbeiten.

Geschäftsdateien, die andere Teammitglieder für die Zusammenarbeit nicht benötigen oder auf die sie nicht regelmäßig zugreifen müssen.

Office 365-Teamwebsite

Eine Office 365-Teamwebsite ist wie eine Website, die standardmäßig aber nicht öffentlich ist; nur Personen, denen Sie die entsprechenden Berechtigungen erteilen, können darauf zugreifen.

Sie eignet sich ideal für die Freigabe von und Zusammenarbeit an Dateien.

Freigegebene Dokumente, auf die alle Ihre Mitarbeiter zugreifen und an denen sie zusammenarbeiten können. Arbeiten Sie beispielsweise an einer PowerPoint-Präsentation zusammen, speichern Sie Teampläne, die jeder Mitarbeiter aktualisieren kann, oder veröffentlichen Sie Tagesordnungen für Besprechungen.

Unterwebsite der Office 365-Teamwebsite

Eine Unterwebsite der Office 365-Teamwebsite ist wie ein separater Bereich auf Ihrer Teamwebsite mit einem einzigartigen Erscheinungsbild oder eindeutigen Zugriffsberechtigungen.

Sie eignet sich ideal für die Freigabe von und Zusammenarbeit an Dateien mit einem Kunden oder Partner außerhalb Ihres Unternehmens.

Außerdem ist sie ideal zum Speichern von Dateien, die Sie im Hinblick auf die übrigen Personen in Ihrem Unternehmen, die auf die Teamwebsite zugreifen können, privat halten möchten. Sie können eine Unterwebsite so einrichten, dass nur Sie (und ggf. eine oder zwei weitere Personen) darauf zugreifen können.

Informationen zum Erstellen einer Unterwebsite der Teamwebsite

Dateien, die Sie für Personen außerhalb Ihres Unternehmens freigeben möchten.

Dateien, die Sie im Hinblick auf andere Personen in Ihrem Unternehmen privat halten möchten. So könnten Sie hier beispielsweise Personal- und Finanzdaten speichern.

Office 365-Websitesammlungen

Speicherung und Freigabe von Dateien, wobei die Websitesammlung von Ihrer vorhandenen Teamwebsite vollständig getrennt ist.

Eine neue Office 365-Websitesammlung hat eine eigene Adresse und eigene Berechtigungen. Sie kann für interne oder externe Zusammenarbeit genutzt werden.

Größere Unternehmen nutzen Websitesammlungen auf die gleiche Weise, wie kleine Unternehmen Unterwebsites nutzen. Ein kleines Unternehmen mit stärkeren Sicherheitsanforderungen und umfangreichen technischen Kenntnissen kann bei Bedarf ebenfalls eine Websitesammlung erstellen.

Speichern Sie die gleichen freigegebenen Informationen in einer Websitesammlung wie auf einer Teamwebsite und einer Unterwebsite.

Video: Verschieben Ihrer Dateien in die Cloud

In diesem Video erfahren Sie, wie Sie schnell mit dem Speichern Ihrer Dokumente in der Cloud beginnen können. Springen zu den Schritten.

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Schritte: Einstieg in die Verwendung von OneDrive for Business und Ihrer Teamwebsite für die Speicherung von Dateien und die Onlinezusammenarbeit

Geschätzte Zeit zur Durchführung: 5-10 Minuten

Jede Person in Ihrem Unternehmen, die über Office 365 verfügt, erhält OneDrive for Business-Cloudspeicher. Weisen Sie die Mitarbeiter an, ihre geschäftlichen Dateien hier zu speichern, wenn nur sie selber die Dateien nutzen müssen. So könnten sie beispielsweise einen Entwurfsvorschlag, ihre Besprechungsnotizen oder das Skript für eine Demo speichern, die sie bald vorführen werden.

Es ist auch wichtig, die Mitarbeiter anzuweisen, ihren OneDrive for Business-Ordner für Sie und Ihre Kollegen freizugeben. Wenn ein Mitarbeiter erkrankt oder das Unternehmen verlässt, ist es schwierig, auf seine auf OneDrive for Business gespeicherten Dateien zuzugreifen. Wenn die OneDrive for Business-Ordner aber freigegeben sind, können Sie bei Bedarf jederzeit auf die Dateien zugreifen.

So kann jedes Ihrer Teammitglieder auf sein OneDrive for Business zugreifen und seinen Ordner freigeben.

  1. Rufen Sie zum Anmelden http://portal.office.com auf.

  2. Geben Sie Ihren Benutzernamen und Ihr Kennwort ein, und wählen Sie dann Anmelden aus.

  3. Wählen Sie auf der Office 365-Startseite OneDrive aus.

    Wählen Sie im App-Startfeld die Kachel "OneDrive" aus.

  4. Wenn Sie in OneDrive for Business bereits über den Ordner Für jeden freigegeben verfügen, öffnen Sie ihn. In diesem Ordner sollten die Teammitglieder ihre eigenen geschäftlichen Dokumente in OneDrive for Business speichern. Wählen Sie Freigeben aus, und fahren Sie mit dem nächsten Schritt fort.

    Wenn Sie aber noch nicht über diesen Ordner verfügen, wählen Sie Neu aus, um einen neuen Ordner zu erstellen. Nennen Sie ihn Für jeden freigegeben, und wählen Sie Personen einladen aus. Wenn Personen einladen nicht angezeigt wird, klicken Sie auf Erstellen. Klicken Sie anschließend mit der rechten Maustaste auf den neuen Ordner, und klicken Sie auf Freigeben.

    Wählen Sie in OneDrive den Ordner "Für jeden freigegeben" aus.

  5. Geben Sie im Feld Personen einladen die Namen oder E-Mail-Adressen der Teammitglieder ein, denen Sie Zugriff auf den Ordner ermöglichen möchten. Sie können Ihre eigene E-Mail-Adresse einbeziehen, um eine Kopie der E-Mail zu erhalten, die an die für den Zugriff vorgesehenen Personen gesendet wird.

    Das Dialogfeld zum Auflisten der E-Mail-Adressen der Personen, für die Sie Ihren OneDrive for Business-Ordner freigeben möchten

  6. Wählen Sie eine Berechtigungseinstellung für den Ordner aus: Kann bearbeiten oder Kann anzeigen.

  7. Geben Sie eine Nachricht ein, die in eine an alle eingeladenen Personen gesendete E-Mail einbezogen werden soll. Diese E-Mail enthält einen Link zu Ihren freigegebenen Geschäftsdateien. Wählen Sie Erstellen aus. Die E-Mail wird sofort an die eingeladenen Personen gesendet.

    Die nachstehende Abbildung zeigt, wie die gesendete E-Mail aussieht. Sie enthält am unteren Ende einen Link zu Ihrem Ordner Für jeden freigegeben, damit die Empfänger darauf zugreifen können.

    Öffnen Sie die E-Mail, und klicken Sie auf "Website öffnen".

Geschätzte Zeit zur Durchführung: 5-10 Minuten

Office 365 enthält eine einfache Teamwebsite mit einigen Features als Einstiegshilfe. Nur die Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen können auf diese interne Website zugreifen.

So gelangen Sie zu Ihrer Teamwebsite:

  1. Während Sie weiterhin bei Office 365 angemeldet sind, wählen Sie in der oberen rechten Ecke der Seite das App-Startfeld  Symbol für Office 365-App-Startfeld und dann Websites aus.

    Wählen Sie in der oberen rechten Ecke der Seite das App-Startfeld und dann "Websites" aus.

  2. Wählen Sie auf der Seite "Websites" Teamwebsite aus.

    Für den Zugriff auf Ihre Teamwebsites klicken Sie auf "Websites" und dann auf "Teamwebsites".

Es wird die Startseite für die interne Website Ihres Teams mit dem Standardtitel <Name Ihres Unternehmens> Teamwebsite angezeigt. Diese Startseite umfasst Folgendes:

  • Kacheln zu Features als Einstiegshilfe zum Anpassen Ihrer Teamwebsite

  • Links auf der linken Seite zum Navigieren zu anderen Bereichen Ihrer Teamwebsite

  • Eine Dokumentbibliothek, sodass Sie mit dem Speichern und Freigeben von Dateien für Ihr Team beginnen können

Die Startseite für "Teamwebsites" enthält Kacheln für häufig verwendete Features zum Anpassen Ihrer Website.

Geschätzte Zeit zur Durchführung: 20-30 Minuten für die ersten Dateien

Als Einstiegshilfe, damit Sie mit dem Speichern und Freigeben von Dateien schnell beginnen können, enthält Ihre Teamwebsite einen Ort zum Speichern von Dateien. Dies ist die so genannte Bibliothek "Dokumente" wie in einer "Dokumentbibliothek".

Wichtig : Sie können Dateien nur zwischen Ihrer Teamwebsite und einem PC synchronisieren; auf einem Mac ist dies nicht möglich.

Führen Sie die folgenden Schritte aus:

  1. Wählen Sie auf der Startseite Ihrer Teamwebsite im Navigationsmenü auf der linken Seite Dokumente aus. Damit gelangen Sie zu Ihrer Bibliothek "Dokumente".

    Wählen Sie im linken Menü die Bibliothek "Dokumente" aus.

  2. Während Sie weiterhin bei Office 365 angemeldet sind, öffnen Sie Datei-Explorer über die Statusleiste oder einen anderen Ort.

    Öffnen Sie den Datei-Explorer aus der Startleiste oder von einem anderen Speicherort.

  3. Wechseln Sie zu den Dateien, die Sie auf Ihre Teamwebsite hochladen möchten.

    Wählen Sie "Durchsuchen" aus, um zu der Datei auf Ihrem Computer zu navigieren, die Sie auf Ihre Teamwebsite hochladen möchten.

  4. Wählen Sie die Dateien aus, die Sie auf Ihre Teamwebsite hochladen möchten, und ziehen Sie sie auf die Bibliothek "Dokumente".

    Beispiel für eine Datei, die in die Bibliothek "Dokumente" auf Ihrer Teamwebsite hochgeladen wurde

    Wenn Sie damit fertig sind, sind die Dateien sowohl auf Ihrer Teamwebsite als auch auf Ihrem Computer gespeichert.

    Die Abbildung zeigt die Bibliothek "Dokumente" nach dem Hochladen von Dateien.

    Sie können die Dateien von Ihrem Computer löschen. Im nächsten Schritt, Schritt 4: Synchronisieren von Onlinedateien mit Ihrem Desktop, erstellen Sie einen neuen Speicherort für diese Dateien auf Ihrem Computer.

    Wenn Sie viele Dateien oder große Dateien auf Ihre Teamwebsite hochladen müssen, lesen Sie die Tipps unter Hochladen großer oder vieler Dateien in eine Bibliothek.

    Wenn Sie mehr Speicherplatz benötigen, lesen Sie Ändern von Speicherplatz für Ihr Abonnement.

Geschätzte Zeit zur Durchführung: 20–30 Minuten für die ersten Dateien

Wichtig : Dieses Feature funktioniert nur auf einem PC. Sie können Dateien von Ihrer Teamwebsite nicht mit Ihrem Mac synchronisieren. Dies bedeutet, dass Sie die auf der Teamwebsite gespeicherten Dateien mithilfe Ihres Browsers statt mit der auf Ihrem Mac installierten Version von Word, Excel oder PowerPoint bearbeiten. Einige Benutzer verwenden gerne ihren Browser, andere eher nicht.

Da Sie jetzt über Dateien auf Ihrer Teamwebsite verfügen, können Sie sie für die Synchronisierung mit Ihrem PC einrichten. Auf diese Weise können Sie über Ihren PC statt in Internet Explorer, Chrome oder einem anderen Browser an Ihren Dateien arbeiten. Es empfiehlt sich außerdem, über eine mit Ihrem Computer synchronisierte Version Ihrer Dateien für solche Situationen zu verfügen, in denen Sie auf eine Datei zugreifen müssen und nicht mit dem Internet verbunden sind.

Nachdem Sie Dateien zum Synchronisieren mit Ihrem Computer eingerichtet haben und wenn eine Internetverbindung besteht, werden die Dateien ungefähr alle 10 Minuten automatisch synchronisiert.

Führen Sie zum Synchronisieren von Dateien zwischen Ihrer Teamwebsite und Ihrem Desktop die folgenden Schritte aus:

  1. Wählen Sie auf der Startseite Ihrer Teamwebsite im linken Navigationsmenü Dokumente aus. Sie können keine Synchronisierung über die Startseite einrichten, sondern müssen die Bibliothek über das Navigationsmenü öffnen.

    Tipp : Beim Synchronisieren von Dateien auf Ihrer Teamwebsite synchronisieren Sie die einzelnen Dokumentbibliotheken auf der Website und nicht die gesamte Website.

    Wählen Sie im linken Menü die Bibliothek "Dokumente" aus.

  2. Wählen Sie in der Bibliothek "Dokumente" den Befehl Synchronisieren aus. Sie können aber auch die einzelnen Dateien auswählen, die synchronisiert werden sollen.

    Wählen Sie die gewünschte Datei und dann "Synchronisieren" aus.
  3. Wählen Sie im OneDrive for Business-Feld Jetzt synchronisieren aus. (OneDrive for Business ist der Vorgang für die Synchronisierung.)

    Wählen Sie die Schaltfläche "Jetzt synchronisieren" aus, um mit dem Synchronisieren von Dateien zwischen Ihrer Teamwebsite und Ihrem Desktop zu beginnen.
  4. Wenn dann ein Sicherheitshinweis angezeigt wird, wählen Sie Zulassen aus. Wenn eine Aufforderung zur Eingabe Ihrer Office 365-Anmeldeinformationen angezeigt wird, geben Sie Ihre Office 365-Benutzer-ID und dann Ihr Kennwort ein. Beim Start des Synchronisierungsvorgangs wird dieses Dialogfeld angezeigt:

    Abbildung des Dialogfelds, das beim Start der Synchronisierung angezeigt wird
  5. Wählen Sie Meine Dateien anzeigen aus, um Ihre Dateien in Windows-Explorer anzuzeigen. Sie können die Dateien auf Ihrem Computer in Ihrem Ordner SharePoint anzeigen. Das grüne Häkchen neben der Datei weist darauf hin, dass sie auf dem neuesten Stand ist und mit der Version auf der Teamwebsite synchronisiert wurde.

    Über den Datei-Explorer können Sie zu der synchronisierten Datei auf Ihrem Desktop navigieren. Sie befindet sich im Ordner "SharePoint".

    Hinweise : Wenn Sie Dateien auf OneDrive for Business synchronisieren, befinden sie sich auf Ihrem Desktop im OneDrive for Business-Ordner.

    Screenshot der Darstellung im Datei-Explorer nach der Synchronisierung einer OneDrive for Business-Datei mit Ihrem Desktop

  6. Wechseln Sie zu Ihrem Ordner SharePoint, und öffnen Sie die Datei. Nehmen Sie eine Änderung vor, und wählen Sie Speichern aus. Wenn Sie mit dem Internet verbunden sind, wird unten auf dem Bildschirm die Meldung Upload auf SharePoint wird ausgeführt angezeigt und so mitgeteilt, dass die Datei gerade auf Ihrer Teamwebsite gespeichert wird. Gleichzeitig wird sie auch auf Ihrem Desktop im Ordner "SharePoint" gespeichert. Wenn die Meldung "Fehler beim Hochladen" angezeigt wird, versuchen Sie es erneut. Manchmal kann eine inkonsistente Internetverbindung das Speichern unterbrechen.

    Abbildung der Statusmeldung, die beim Speichern einer Datei auf Ihrer Teamwebsite angezeigt wird

    Herzlichen Glückwunsch! Sie haben die Dateispeicherung und Onlinezusammenarbeit für Ihre Organisation fertig eingerichtet.

Bewährte Methoden für die Dateispeicherung und -freigabe

  • Kleine gemeinnützige Einrichtung: Erstellen Sie eine Office 365-Teamwebsite zum Speichern freigegebener Dokumente, damit Informationen zentral abgelegt und archiviert werden. Auf diese Weise gehen während Personalübergängen, z. B. zu einem anderen Leiter, keine Informationen verloren. Erstellen Sie eine private Office 365-Teamwebsite (Unterwebsite) zum Speichern von Dateien, die Sie im Hinblick auf die anderen Teammitglieder privat halten möchten. Dies können beispielsweise Dokumente mit Personal- und Finanzdaten sein.

  • Unternehmen im Alleineigentum: Verwenden Sie OneDrive for Business zum Speichern Ihrer eigenen Dateien und deren Freigabe von Fall zu Fall für Kunden.

  • Unternehmen im Miteigentum: Wenn Sie Miteigentümer des Unternehmens sind, können Sie Ihr OneDrive for Business weiterhin nutzen, müssen aber Ihre Dateien direkt für den anderen Eigentümer freigeben und umgekehrt.

  • Unternehmen mit externen Kunden oder Partnern, die auf die Dateien zugreifen müssen: Verwenden Sie Office 365-Unterwebsites der Teamwebsite zum Speichern und Freigeben von Dokumenten, die für einen bestimmten Kunden vorgesehen sind. Weil der Zugriff auf die Unterwebsite für bestimmte Kunden spezifisch und auf die Unterwebsite begrenzt ist, müssen Sie sich keine Sorgen machen, dass ein Kunde versehentlich Zugriff auf Informationen erhält, die für einen anderen Kunden vorgesehen sind.

Wenn Sie eine Datei in OneDrive for Business speichern, können nur Sie darauf zugreifen, sofern Sie die Datei nicht für andere Personen freigeben. Beim Freigeben von Dateien können Sie auswählen, ob diese für einzelne Benutzer oder für alle Personen freigegeben werden sollen. Sie können auch in OneDrive separate Ordner für unterschiedliche Zwecke erstellen, beispielsweise öffentliche und persönliche Ordner oder Ordner für einzelne Projekte. Jeder Ordner kann für eine andere Person oder Gruppe oder aber auch für niemanden freigegeben werden.

Weitere Informationen zum Freigeben finden Sie auch unter Freigeben von Dateien in OneDrive for Business.

Wenn Sie erfahren möchten, wie viel Speicherplatz Ihnen auf OneDrive for Business noch zur Verfügung steht, lesen Sie Verwalten Ihres OneDrive for Business-Speichers.

Sie können zwar Dateien in fast jedem Format hochladen, aber einige Dateien sind möglicherweise aus Sicherheitsgründen und aufgrund ungültiger Zeichen in den Dateinamen nicht zulässig. Bestimmte Dateitypen sowie eine kleine Gruppe von Zeichen werden durch die Sicherheitsrichtlinien von OneDrive for Business gesperrt. Weitere Informationen zu unzulässigen Dateiformaten und ungültigen Zeichen finden Sie unter Ungültige Zeichen in Datei- oder Ordnernamen oder ungültige Dateitypen in OneDrive for Business.

Weitere Schritte

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