Einrichten der Genehmigung von Arbeitszeit und Vorgangsfortschritt

Wichtig :  Dieser Artikel wurde maschinell übersetzt. Bitte beachten Sie den Haftungsausschluss. Die englische Version des Artikels ist als Referenz hier verfügbar: hier.

Weitere Hilfe zu Project

Wenn Sie in Ihrer Organisation Arbeitszeittabellen verwenden möchten, sollten Sie sich auch ein paar Minuten Zeit nehmen, um darüber nachzudenken, wie die Arbeitszeittabellen-Genehmigung ablaufen soll.

Wie richte ich Genehmigungen in meiner Organisation ein?

Bevor Sie beginnen und Genehmigungen in Project Web App einrichten, ist es sinnvoll, einen Schritt zurückzugehen und zu durchdenken, wie die Dinge derzeit in Ihrer Organisation aussehen und wie sie künftig laufen sollen. Hier werden einige Fragen aufgeführt, die Sie beantworten sollten, bevor Sie sich auf einen formalen Genehmigungsprozess einstellen.

Benötigen Sie tatsächlich einen Genehmigungsprozess?

Es mag naheliegend erscheinen, alles so einzurichten, dass ein Vorgesetzter die von einem Teammitglied ausgeführte Arbeit genehmigen kann, es ist jedoch ratsam, sich darüber zu unterhalten, ob Sie tatsächlich so einen formalen Genehmigungsprozess implementieren müssen. Fragen Sie sich, was genau Sie eigentlich mit der Genehmigungspflicht erreichen möchten. Wenn die Vergütungsstruktur Ihrer Organisation an die in die Arbeitszeittabellen eingegebenen Stunden gebunden ist, lautet die Antwort wahrscheinlich "ja". Aber wenn Sie Projekte vollkommen unabhängig von Ihren Finanzsystemen verwalten, ist eigentlich kein Schritt zwischen der Ausführung der Arbeit durch die Teammitglieder und der Anwendung dieser Arbeit auf den Projektplan erforderlich.

Hinweis : Sie müssen nicht für jeden Mitarbeiter eine genehmigende Person bestimmen!    Wenn die Arbeitsstunden, die eine Person vor der Anwendung dieser Stunden auf den Projektplan erbracht hat, nicht von jemandem genehmigt werden müssen, dann müssen Sie auch keine genehmigende Person bestimmen. Lassen Sie einfach das Teammitglied die eigene Arbeit selbst genehmigen. Genau so richtet Project Web App alles automatisch ein, wenn Sie einen neuen Benutzer hinzufügen. Sie müssen also wirklich gar nichts machen. Viel einfacher geht es wirklich nicht!

Wer ist für die Genehmigung von Arbeitszeit zuständig?

Wenn ein Teammitglied in Ihrer Organisation Arbeit verrichtet, wer sollte dann die für diese Arbeit aufgewendeten Stunden genehmigen? Der Projektmanager? Jemand aus der Lohnbuchhaltung? Vielleicht beide. Damit Sie Project Web App so einrichten können, dass dies zur tatsächlichen Funktions- und Arbeitsweise Ihrer Organisation passt, müssen Sie die richtigen Personen ermitteln, die für die Genehmigung der in der Organisation erbrachten Arbeitszeit verantwortlich sind.

In einigen Fällen muss eine Arbeitszeittabelle von mehreren Personen genehmigt werden. Ein Beispiel hierfür sind erforderliche Genehmigungen von einem Ressourcenmanager und einem Mitarbeiter aus der Lohnbuchhaltung. Wenn das auf Ihre Organisation zutrifft, können Sie eine Kette von genehmigenden Personen in etwa wie folgt einrichten:

Teammitglied

Bernd   

Bernd ist ein Teammitglied, und Jana ist seine Arbeitszeittabellen-Managerin.

Bernd füllt seine Arbeitszeittabelle aus und sendet sie an Jana.

Projekt-Manager

Jana   

Jana ist die Teamleiterin, und Klaus ist ihr Arbeitszeittabellen-Manager.

Jana genehmigt Bernds Arbeitszeittabelle, die dann automatisch zur Genehmigung an Klaus gesendet wird.

Experte für Lohnbuchhaltung

Klaus   

Klaus arbeitet in der Lohnbuchhaltung und ist sein eigener Arbeitszeittabellen-Manager.

Wenn Klaus die Arbeitszeittabelle von Bernd genehmigt, werden die von Bernd eingegebenen Stunden auf den entsprechenden Projektplan angewendet.

Arbeitszeittabellen können nur von den auf der Seite Arbeitszeittabellen-Manager aufgeführten Personen genehmigt werden.

So fügen Sie jemanden als genehmigende Person hinzu
  1. Wählen Sie Einstellungen  Symbol "Einstellungen" > PWA-Einstellungen aus.

  2. Wählen Sie unter Zeit- und Vorgangsverwaltung die Option Arbeitszeittabellen-Manager aus.

    Arbeitszeittabellen-Manager
  3. Wählen Sie Manager > Manager hinzufügen aus.

    Manager hinzufügen
  4. Wählen Sie die Person aus, die Sie als genehmigende Person hinzufügen möchten, und klicken Sie dann auf OK.

Wie lege ich in Project Web App die genehmigende Person für die Arbeitszeittabelle eines Mitarbeiters fest?    Sie können den Arbeitszeittabellen-Manager einer Person im Ressourcencenter festlegen.

Wer ist für die Genehmigung des Vorgangsfortschritts zuständig?

Denken Sie daran, dass ein Unterschied zwischen Vorgangsfortschritt und Arbeitszeit besteht, auch wenn beide Elemente in der Arbeitszeittabelle eines Teammitglieds nachverfolgt werden. In einigen Fällen sind für die Genehmigung des Vorgangsfortschritts andere Personen zuständig als für die Genehmigung der Arbeitszeit. So muss beispielsweise jemand aus der Lohnbuchhaltung die Anzahl der Arbeitsstunden (die Arbeitszeit) genehmigen, der Prozentsatz der abgeschlossenen Arbeit (der Vorgangsfortschritt) muss von dieser Person jedoch nicht genehmigt werden. Auf der anderen Seite muss beispielsweise ein Teamleiter Aktualisierungen in Bezug auf die bis zur Fertigstellung eines Vorgangs verbleibende Arbeit (Vorgangsfortschritt) genehmigen, die tatsächlich aufgewendeten Stunden (Arbeitszeit) müssen jedoch von diesem Teamleiter nicht genehmigt werden. In Project Web App muss der Projektmanager den Vorgangsfortschritt immer genehmigen, bevor dieser auf den Projektplan angewendet wird.

Wie lege ich in Project Web App die genehmigende Person für den Vorgangsfortschritt eines Mitarbeiters fest?    Wie für die Genehmigung von Arbeitszeit können Sie auch eine Kette von genehmigenden Personen für den Vorgangsfortschritt einrichten. Dazu müssen Sie einfach nur den Standardzuordnungsbesitzer jeder Person im Ressourcencenter festlegen.

Welche weiteren Optionen gibt es?

Es gibt ein paar weitere Optionen, die für Genehmigungen in Ihrer Organisation geeignet sein könnten. Beide Optionen werden über Einstellungen  Symbol "Einstellungen" > PWA-Einstellungen festgelegt. Dort befinden sich einige der Einstellungen unter Einstellungen und Standardwerte in der Arbeitszeittabelle.

Einstellungen und Standardwerte in der Arbeitszeittabelle

Können Manager Arbeitszeittabellen zeilenweise genehmigen?

Wählen Sie im Abschnitt Richtlinien für Arbeitszeittabellen unter Genehmigung des Vorgangsstatus-Managers die Option Aktiviert aus, wenn Manager in der Lage sein sollen, einzelne Arbeitszeittabellen-Zeilen zu genehmigen. Sie können auch die Option Genehmigung von Zeilen vor der Arbeitszeittabellen-Genehmigung vorschreiben auswählen. Nachdem Sie die Änderungen vorgenommen haben, klicken Sie auf Speichern.

Wenn Sie möchten, dass Manager nur gesamte Arbeitszeittabellen genehmigen, wählen Sie die Option Deaktiviert aus.

Kann ein Teammitglied ändern, welche Person die Arbeitszeittabelle zuerst genehmigt?

Aktivieren Sie unter Genehmigungsweiterleitung das Kontrollkästchen Feste Genehmigungsweiterleitung, wenn Sie nicht möchten, dass Teammitglieder die erste Person ändern können, die eine Arbeitszeittabelle genehmigt. Nachdem Sie die Änderungen vorgenommen haben, klicken Sie auf Speichern.

Wenn Sie zulassen möchten, dass Teammitglieder die erste genehmigende Person ändern können, lassen Sie dieses Kontrollkästchen deaktiviert. Nachdem die vom Teammitglied festgelegte erste genehmigende Person die Arbeitszeittabelle genehmigt hat, setzt die normale Genehmigungsweiterleitung für die Arbeitszeittabelle ein.

Können Teammitglieder eine beliebige Person als genehmigende Person auswählen?    Nein, sie können nur aus der Liste der Personen auswählen, die auf der Seite Arbeitszeittabellen-Manager hinzugefügt wurden.

Hinweis : Haftungsausschluss für maschinelle Übersetzungen: Dieser Artikel wurde mithilfe eines Computersystems und ohne jegliche Bearbeitung durch Personen übersetzt. Microsoft bietet solche maschinellen Übersetzungen als Hilfestellung für Benutzer ohne Englischkenntnisse an, damit Sie von den Informationen zu Produkten, Diensten und Technologien von Microsoft profitieren können. Da es sich bei diesem Artikel um eine maschinelle Übersetzung handelt, enthält er möglicherweise Fehler in Bezug auf (Fach-)Terminologie, Syntax und/oder Grammatik.

Teilen Facebook Facebook Twitter Twitter E-Mail E-Mail

War diese Information hilfreich?

Sehr gut. Noch anderes Feedback?

Was können wir verbessern?

Vielen Dank für Ihr Feedback!

×