Einladen von Personen in einen Arbeitsbereich in SharePoint Workspace 2010

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Sie laden Personen zur Teilnahme an Groove-Arbeitsbereichen als neue Mitglieder ein, indem Sie Arbeitsbereichseinladungen senden.

Inhalt dieses Themas

Erstellen einer arbeitsbereichseinladung

Informationen zu einladungsbenachrichtigungen

Bestätigen einer Einladungsannahme

Erstellen einer Arbeitsbereichseinladung

So laden Sie jemanden in einen Groove-Arbeitsbereich ein

  1. Wechseln Sie zum Arbeitsbereich.

  2. Klicken Sie im Bereich Mitglieder Geben Sie den Namen oder e-Mail-Adresse des Empfängers in das Feld in Arbeitsbereich einladen.

    Details der einladungsadressierung

    Wenn Sie einen Namen eingeben, sucht SharePoint Workspace nach einem Kontakt, der mit den eingegebenen Buchstaben übereinstimmt. Sie können auch einen Kontakt aus dem Dropdownmenü auswählen, das alle Kontakte enthält, die von Ihrem Konto erkannt werden. Hierzu gehören Kontakte, die Sie Ihrer benutzerdefinierten Liste im Startbereich hinzugefügt haben, sowie Kontakte, die Mitglieder anderer Arbeitsbereiche sind.

    Wenn SharePoint Workspace keine Übereinstimmung für den eingegebenen Namen finden kann, werden Sie aufgefordert, nach dem Kontakt zu suchen.

    Klicken Sie auf Weitere, um weitere Optionen zum Hinzufügen oder Suchen von Empfängern im Dialogfeld Empfänger hinzufügen anzuzeigen.

  3. Klicken Sie auf OK, um das Dialogfeld Einladung senden zu öffnen.

  4. Weisen Sie den Empfängern eine Rolle aus der Dropdownliste zu.

    Details

    Wenn Sie mehrere Kontakte einladen und diesen verschiedene Rollen zuweisen möchten, müssen Sie nach Rollen getrennte Einladungen senden.

    Darüber hinaus, wenn Sie ein Manager im Arbeitsbereich sind, Sie können nur zuweisen eingeladenen Ihnen zugewiesene dieselbe Rolle (Teilnehmer zuweisen die Rolle "Teilnehmer" und Gäste weisen Sie die Rolle des "Gast"). Weitere Informationen finden Sie unter Informationen zu Rollen und Berechtigungen .

  5. Wenn Sie möchten, dass die Annahme der Einladung durch den Eingeladenen bestätigt wird, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Zustimmungsbestätigung erforderlich.

    Hinweis: Dieses Feature ist für alle per E-Mail gesendeten Einladungen automatisch aktiviert.

  6. Fügen Sie wie gewünscht einen Nachrichtentext hinzu.

  7. Klicken Sie auf Einladen, um die Einladung abzusenden.

    In Abhängigkeit vom Typ der ausgewählten Empfänger führt SharePoint Workspace folgende Aktionen aus:

    • Bei SharePoint Workspace-Kontakten sendet SharePoint Workspace die Einladung als SharePoint Workspace-Nachricht.

    • Bei E-Mail-Adressen sendet SharePoint Workspace die Einladung mittels Microsoft Outlook als E-Mail-Nachricht mit einem Dateianhang.

      Die Nachricht enthält Anleitungen sowohl für Personen, die schon über SharePoint Workspace verfügen, als auch für solche, die nicht darüber verfügen. Personen, die bereits SharePoint Workspace haben, klicken in der Nachricht auf einen Link, über den die Einladung geöffnet wird. Personen, die nicht über SharePoint Workspace verfügen, klicken auf einen anderen Link, der zur Downloadseite von SharePoint Workspace führt. Sobald ein E-Mail-Empfänger SharePoint Workspace installiert und gestartet hat, wird die Arbeitsbereichseinladung automatisch geöffnet. Wird die Einladung nicht automatisch geöffnet, kann der Empfänger zur E-Mail zurückwechseln und den Dateianhang öffnen, um auf die Einladung zu antworten.

      Alle per E-mail gesendete Einladungen erfordern der Absender die Annahme bestätigen , bevor der Arbeitsbereich an den Computer des Empfängers gesendet wird.

      Hinweis: Wenn Sie keinen Microsoft Outlook-E-Mail-Client besitzen, wird eine Meldung angezeigt, dass Sie die Einladung nicht mithilfe dieses Features senden können. In der Meldung wird ein alternativer E-Mail-Einladungsprozess beschrieben, wie z. B. das Kopieren der Einladung in die Zwischenablage und das anschließende Einfügen in einen anderen E-Mail- oder Messagingclient.

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Informationen zu Einladungsbenachrichtigungen

Wenn Sie eine Einladung senden, werden Sie von SharePoint Workspace durch Benachrichtigungen weiterhin über deren Status informiert.

Hinweis: Bei E-Mail-Empfängern werden erst Statusbenachrichtigungen angezeigt, nachdem diese die Dateianlage geöffnet haben. In der folgenden Tabelle könnte die erste angezeigte Benachrichtigung "Eingeladene Person wird eingeladen: Geöffnet, Warten auf Antwort..." sein.

In der folgenden Tabelle finden Sie eine Übersicht der Statusbenachrichtigungen für Einladungen:

Benachrichtigung

Bedeutung

"Eingeladene Person" wird eingeladen: Warten auf Senden...

Die Einladung kann von SharePoint Workspace noch nicht gesendet werden. Der Computer des Absenders ist eventuell offline oder verfügt zurzeit über keine aktive Netzwerk- oder Relaydienstverbindung.

"Eingeladene Person" wird eingeladen: Wird gesendet, % abgeschlossen...

SharePoint Workspace sendet die Einladung entweder an den Computer des Eingeladenen oder an den Relaydienst (wenn der Computer des Eingeladenen offline ist).

"Eingeladene Person" wird eingeladen: Gesendet, Warten auf Übermittlung...

Die Einladung hat den Computer des Absenders verlassen und wird zugestellt, wenn der Eingeladene online ist. Ist er offline, wird die Einladung an den Relaydienst umgeleitet.

"Eingeladene Person" wird eingeladen: Übermittelt, Warten auf Öffnen durch Eingeladenen...

Die Einladung hat den Computer des Eingeladenen erreicht.

"Eingeladene Person" wird eingeladen: Geöffnet, Warten auf Antwort...

Der Eingeladene hat die Einladung geöffnet und muss jetzt entscheiden, ob er sie annimmt oder ablehnt.

"Eingeladene Person" wird eingeladen: Einladung angenommen.

Der Eingeladene hat die Einladung angenommen, aber der Arbeitsbereich wird von SharePoint Workspace noch nicht gesendet, weil der Einladende und alle anderen Arbeitsbereichsmitglieder offline sind. Beachten Sie, dass, wenn der Eingeladene die Einladung zu einem Zeitpunkt annimmt, zu dem der Einladende offline ist, SharePoint Workspace versucht, den Arbeitsbereich von einem anderen Mitglied herunterzuladen, das derzeit online ist, wobei Mitglieder bevorzugt werden, die online sind, sich aber im Leerlauf befinden.

"Eingeladene Person" wird eingeladen: Einladung angenommen: Arbeitsbereich wird gesendet , % abgeschlossen...

Der Eingeladene hat die Einladung angenommen, und der Arbeitsbereich wird jetzt gesendet.

"Eingeladene Person" wird eingeladen: Arbeitsbereich gesendet, Warten auf Übermittlung...

Der Arbeitsbereich hat den Computer des Einladenden verlassen, doch der Empfangsvorgang ist bei dem Eingeladenen noch in Bearbeitung.

"Eingeladene Person" wird eingeladen: Arbeitsbereich übermittelt.

Der Arbeitsbereich wurde erfolgreich an den Eingeladenen übermittelt.

Hinweis: Wenn der Eingeladene offline geht, bevor der gesamte Arbeitsbereich empfangen wurde, wird der Arbeitsbereich an den Relaydienst gesendet. Geht der Eingeladene das nächste Mal online, wird der Arbeitsbereich vom Relaydienst an dessen Computer umgeleitet.

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Bestätigen einer Einladungsannahme

Das Anfordern einer Bestätigung der Annahme ist aus Sicherheitsgründen ratsam. Auf diese Weise erhalten Sie die Möglichkeit, die Identität aller Empfänger zu überprüfen, bevor der Arbeitsbereich gesendet wird. Wenn Sie diese Option aktivieren, wird bei Annahme Ihrer Einladung durch die Nachrichtenempfänger von SharePoint Workspace eine Benachrichtigung angezeigt, in der Sie aufgefordert werden, die Einladung zu bestätigen.

Führen Sie im Dialogfeld Annahme bestätigen eine der folgenden Aktivitäten aus, und klicken Sie auf Bestätigen:

  • Klicken Sie auf aus um den Kontakt des Empfängers um seine Identität zu überprüfen zu öffnen, bevor der Arbeitsbereich gesendet.

  • Fügen Sie eine zu sendende Nachricht ein, wenn Sie die Annahme bestätigen oder verweigern.

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