Einführung zu Excel Services und Excel Web Access

Inhalt dieses Artikels

• Was ist Excel Services?

• Was ist Microsoft Office Excel Web Access?

• Wie erfolgt die Interaktion zwischen Excel Services und Office Excel 2007?

• Interaktion mit einer Excel-Arbeitsmappe in Excel Services

• Excel Services-Szenarien

• Erstellen einer "eindeutigen und aktuellen Version"

• Sichere Verbindung zu Daten

• Excel Services und die Verwaltung von Informationsrechten

• Verwenden von Excel Services mit weiteren Business Intelligence-Features

Was ist Excel Services?

Zu Excel Services sind drei Hauptkomponenten vorhanden, zwischen denen Interaktionen erfolgen und die zusammen die Struktur von Excel Services darstellen.

1. Dienste für Excel-Berechnungen bilden die Grundlage von Excel Services. Damit wird die Arbeitsmappe geladen, und es werden Berechnungen mit vollständiger Übereinstimmung mit Microsoft Office Excel 2007 ausgeführt, externe Daten aktualisiert und Sitzungen verwaltet.

2. Excel Web Access (EWA) ist ein Webpart, das die Interaktion mit einer Microsoft Office Excel-Arbeitsmappe über einen Browser ermöglicht und mit anderen Webparts auf Dashboards und anderen Webpartseiten verbunden werden kann. Hierbei wird die Arbeitsmappe unter Verwendung von DHTML (Dynamic Hierarchical Tag Markup Language) und JavaScript in einem Browser angezeigt, ohne dass ActiveX-Steuerelemente auf den Clientcomputer heruntergeladen werden müssen.

3. Mit Excel-Webdienste (Excel Web Services, EWS) wird ein Webdienst bezeichnet, der im Rahmen von Microsoft Office SharePoint Services bereitgestellt wird. Damit werden für Entwickler mehrere Möglichkeiten für Anwendungsprogrammierschnittstellen verfügbar, um auf der Grundlage der Excel-Arbeitsmappe benutzerdefinierte Anwendungen zu erstellen.

Da Excel Services Bestandteil von Microsoft Office SharePoint Server 2007 ist, können Sie zudem die Vorteile der SharePoint-Technologie nutzen, z. B. Steuerung, Sicherung und Verwaltung des Zugriffs auf Spreadsheets, serverbasierte Leistung und einfache Skalierbarkeit beim Hinzufügen von Benutzern.

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Was ist Microsoft Office Excel Web Access ?

Excel Web Access ist ein Webpart, das Daten und Diagramme aus einer Excel-Arbeitsmappe anzeigt und dessen Erscheinungsbild jenem von Microsoft Office Excel ähnlich ist (beispielsweise im Hinblick auf Blattregisterkarten, Gliederungsschaltflächen und Dropdownpfeile). Darüber hinaus bietet es eine Reihe von Möglichkeiten zur Anpassung des Webparts.

1. Der obere Bereich enthält den Titel sowie eine Symbolleiste mit mehreren Menüs, Befehlen und einer Dropdownliste.

2. Im Hauptfenster werden in der Arbeitsblattansicht eine oder mehrere Tabellen angezeigt; in der Ansicht "Benanntes Element" wird ein benanntes Element, beispielsweise ein Diagramm oder eine Excel-Tabelle, sowie optional ein Gliederungsbereich angezeigt.

3. Der Aufgabenbereich für Parameter enthält Parameterbeschriftungen, Textfelder für die Dateneingabe sowie QuickInfos mit Informationen zu den einzelnen Parametern.

4. Im unteren Bereich werden Meldungen zum Aktualisieren von Daten angezeigt.

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Wie erfolgt die Interaktion zwischen Excel Services und Office Excel 2007?

Zunächst müssen Sie mithilfe von Office Excel 2007 eine Excel-Arbeitsmappe erstellen und die Arbeitsmappe anschließend in Excel Services speichern. Im Wesentlichen ist Office Excel 2007 das Erstellungstool und Excel Services das Berichtstool.

1. Arbeitsmappenautoren (häufig Wirtschaftsanalysten) verwenden Office Excel 2007 zur Erstellung der Excel-Arbeitsmappe, optional zur Angabe von benannten Elementen für die Anzeige sowie ebenfalls optional zum Definieren von Parametern.

2. Der Arbeitsmappenautor speichert die Arbeitsmappe in einer Dokumentbibliothek (oder in einem Netzwerk- oder Webordner) in Excel Services, wo die Arbeitsmappe von einem SharePoint-Administrator verwaltet und gesichert wird.

3. Der Arbeitsmappenautor und andere Benutzer können Berichte, Webpartseiten und Business Intelligence-Dashboards erstellen, für die diese Arbeitsmappe verwendet wird.

4. Viele Geschäftskunden können über einen Browser auf die Arbeitsmappe zugreifen, sie anzeigen und sogar Daten aktualisieren, wenn die Arbeitsmappe mit einer externen Datenquelle verbunden ist.

5. Mit entsprechender Berechtigung können Geschäftskunden den aktuellen Zustand der Arbeitsmappe und sämtliche Interaktionen, die während der aktuellen Sitzung erfolgen, beispielsweise eine Sortierung und Filterung, als Excel-Arbeitsmappe oder Snapshot zur weiteren Analyse auf einen Clientcomputer kopieren.

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Interaktion mit einer Excel-Arbeitsmappe in Excel Services

Obwohl Sie die Zellen in der Excel-Arbeitsmappe in Excel Services nicht bearbeiten können, können Sie mit den Daten auf zwei Arten interagieren. Wenn Sie beispielsweise spezielle, unvorhergesehene Fragen zu Daten beantworten möchten, können Sie mithilfe der folgenden interaktiven Features Informationen suchen und anzeigen:

• Zeigen Sie die neuesten Formelergebnisse an, indem Sie die Daten in der Arbeitsmappe neu berechnen.

• Aktualisieren Sie die Live-Daten aus einer externen Datenquelle, z. B. einer Datenbank oder einem OLAP-Cube.

• Wechseln Sie zu anderen Arbeitsblättern, Teilen von Arbeitsblättern oder ausgewählten benannten Elementen in der Arbeitsmappe, z. B. einem Diagramm oder einer Excel-Tabelle.

• Sortieren und filtern Sie die Daten.

• Erweitern und reduzieren Sie Datenebenen, und verwenden Sie einen Berichtsfilter in einem PivotTable-Bericht.

• Ändern Sie die Werte von Zellen vorübergehend, indem Sie Parameter eingeben, um die Ergebnisse einer Formel zu aktualisieren oder eine einfache Was-wäre-wenn-Analyse auszuführen.

• Erhalten Sie unterschiedliche Ergebnisse oder Ansichten durch die Auswahl von Daten von einem anderen verbundenen Webpart, z. B. von einem Filterwebpart oder Listenansicht-Webpart, auf einem Dashboard oder einer anderen Webpartseite.

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Excel Services-Szenarien

Es stehen selbstverständlich zahlreiche Verwendungsmöglichkeiten für Excel Services zur Verfügung, im Folgenden ist jedoch eine repräsentative Liste mit Szenarien und Beispielen dargestellt, die Ihnen die Verwendungsmöglichkeiten von Excel Services veranschaulichen soll.

Business Intelligence-Dashboards    Der Vorstand eines Unternehmens kann auf mehrere Dashboards des Unternehmens zugreifen, die als aktuelle Übersicht zu den Finanzen des Unternehmens dienen. Damit permanent auf die Daten zur Effizienz des Unternehmens zugegriffen werden kann, werden mit dem Hauptdashboard Key Performance Indicators (KPIs) auf Monatsbasis zusammengefasst, z. B. Absatzziele, Zieleinnahmen und Gewinnmargen. Mit zusätzlichen Dashboards werden Nachrichten für den Markt zusammengefasst, anhand derer finanzielle Risiken für aktuelle und neue Projekte analysiert und Diagramme für wichtige Finanzdaten angezeigt werden können, mit denen unterschiedliche Kapitalanlagenbestände bewertet werden.

Informationssystem für die Marketinganalyse    Eine Marketingabteilung in einem Unternehmen, das Sportbekleidung und -geräte verkauft, unterhält eine Informationsportalseite, auf der wichtige demografische Daten (z. B. Geschlecht, Alter, Region, Höhe des Einkommens und bevorzugte Freizeitaktivitäten) zusammengefasst werden. Die meisten Mitarbeiter der Marketingabteilung können die Excel-Arbeitsmappen optional auf dem eigenen Computer öffnen und Was-wäre-wenn-Analysen für alle Daten ausführen oder eine Druckoptimierung für Berichte vornehmen. Mit der Zeit können die Benutzer zudem schnell und einfach Berichte hinzufügen, die gemeinsam mit anderen Benutzern verwendet werden können.

Statistiken zu Profisportlern    Ein großes Sportunternehmen gibt frühere und aktuelle Statistiken zur Leistung und Vergütung für alle Sportler frei. Diese Daten werden für Vertragsabschlüsse und zum Aushandeln von Gehaltsvereinbarungen verwendet. Es werden neue Berichte und Analysen durch die Inhaber erstellt, geprüft und freigegeben, insbesondere vor der Saison.

Tool zur Entscheidungsfindung für eine Einzelhandelskette    Eine Einzelhandelskette fasst wichtige Daten für die Verkaufsstelle auf Wochenbasis zusammen und gibt diese Daten für Zulieferer, Finanzanalytiker und Manager vor Ort frei. Die Berichte enthalten Angaben zu den aktuellen Artikeln im Lager, zu den 20 absatzstärksten Artikeln nach Verkaufskategorie, wichtige Daten zur Saison sowie die Geschäftszahlen für jede Niederlassung.

Berichtssystem für die Verwaltung des Verkaufskontos    Eine Gruppe aus dem Bereich Verkauf greift auf tägliche Zusammenfassungsberichte zu, in denen Kennzahlen erfasst sind (z. B. zu den besten Verkäufern, zum Fortschritt hinsichtlich des monatlichen Verkaufsziels, zu erfolgreichen Vertriebsprogrammen und leistungsschwachen Vertriebswegen). In zusätzlichen Berichten werden die Verkäufe nach Schlüsselvariablen zusammengefasst (z. B. Region, Produktgruppe, Monat, Vertreterbesuche pro Woche und Anzahl der abgeschlossenen Vertreterbesuche). Wenn die einzelnen Verkäufer diese Berichte anzeigen, können sie automatisch ihre Verkaufszahlen sehen, da sie vom System anhand ihres Benutzernamens erkannt werden.

Tageszusammenfassung für Technikerprojekt    Eine Gruppe von Technikern entwickelt eine Webpartseite, auf der die Schlüsseldaten zum Projektplan zusammengefasst sind (z. B. Anzahl der Störungen, Status der Spezifikationen, Diagramme zum Fortschritt, Tendenzen und Prioritäten für einzelne Merkmale und Verknüpfungen zu wichtigen Ressourcen und Kontakten). Die Daten werden aus mehreren externen Datenquellen entnommen, beispielsweise aus Projektdatenbanken und Spezifikationslisten.

Eigenes Berechnungsmodell für Finanzanalysen    Eine große Finanzinstitution hat ein Preismodell konzipiert und entwickelt, das privates geistiges Eigentum darstellt. Die Ergebnisse der Formel müssen für einige Vermögensverwalter freigegeben werden, die Formel zur Berechnung des Preismodells muss jedoch sicher sein und darf nie öffentlich bekannt werden. Dieses Preismodell ist äußerst komplex, und es ist viel Zeit für die Berechnung erforderlich. Jeden Abend wird der Preismodellbericht auf einem schnellen Server berechnet und erstellt, an einem vertrauenswürdigen Speicherort gespeichert und auf einer Webpartseite angezeigt – jedoch ausschließlich für Personen, die über eine entsprechende Berechtigung verfügen.

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Erstellen einer "eindeutigen und aktuellen Version"

In den meisten Unternehmen müssen häufig wichtige Arbeitsmappen zu einem bestimmten Zeitpunkt erstellt werden, meist in regelmäßigen Abständen. Sie können beispielsweise in jedem Geschäftsquartal zu einem vereinbarten Datum und Zeitpunkt eine sichere Arbeitsmappe erstellen, um Verkaufszahlen, Bestände, Einnahmen und Gewinne zwischen den Geschäftsquartalen auf einer vertraulichen Basis zu vergleichen. Sie möchten sichergehen, dass die Informationen in der Arbeitsmappe von keinem anderen Benutzer geändert wurden und dass Ihre Entscheidungsfindung nicht von unerwarteten Abweichungen in den Berechnungen erschwert wird. Dies wird auch als Erstellen einer "eindeutigen und aktuellen Version" bezeichnet. Es bedeutet: Wenn Sie denselben Arbeitsmappenbericht mit anderen Benutzern vergleichen, können Sie sich auf einen eindeutigen Zeitpunkt beziehen (das Datum und die Uhrzeit der Erstellung der Arbeitsmappe) und somit eine einheitliche Ansicht der Daten sicherstellen.

1. Eine Masterarbeitsmappe enthält kumulative Finanzdaten und wird regelmäßig aktualisiert.

2. Eine Arbeitsmappe wird zum Ende eines Geschäftsquartals veröffentlicht.

3. Mit einer "eindeutigen und aktuellen Version" werden Entscheidungsfindungen sowie die Vergleiche zwischen Geschäftsquartalen vereinfacht.

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Sicheres Herstellen einer Verbindung zu Daten

Bei einigen Excel-Arbeitsmappen, die in Excel Services gespeichert werden, werden alle Daten in der Arbeitsmappe gespeichert. Zum Aktualisieren der Daten in Excel Services muss die Excel-Arbeitsmappe erneut gespeichert werden. Andere Arbeitsmappen hingegen verfügen über eine oder mehrere Verbindungen zu externen Datenquellen, z. B. einer Datenbank oder einem OLAP-Cube. Diese Verbindungen enthalten Informationen zum Standort, zur Anmeldung, zur Abfrage und zum Zugriff auf die externe Datenquelle. Obwohl diese Verbindungsinformationen in der Arbeitsmappe gespeichert werden können, werden sie häufig in einer ODC-Datei (Office Data Connection, *.odc) gespeichert. Dies trifft vor allem zu, wenn die Daten von vielen Benutzern gemeinsam verwendet werden und die Verbindungsinformationen aktualisiert werden müssen. Der Arbeitsmappenautor oder Administrator kann TE000130082 verwenden, um die Verbindungsinformationen zu erstellen und diese dann in eine ODC-Datei zu exportieren.

Eine Datenverbindungsbibliothek (Data Connection Library, DCL) ist eine spezielle SharePoint-Dokumentbibliothek, die als Bibliothek eines vertrauenswürdigen Speicherorts definiert werden kann und die Speicherung, Sicherung, Freigabe und Verwaltung von ODC-Dateien vereinfacht. Beispiel: Ein Administrator muss eine Datenbank von einem Testserver auf einen Produktionsserver verschieben und eine Abfrage aktualisieren, die auf diese Daten zugreift. Durch Verwendung einer ODC-Datei, die in einer DCL gespeichert ist, ist die Verwaltung der Verbindungsinformationen viel leichter. Außerdem gestaltet sich der Zugriff des Benutzers auf die Daten viel einfacher, da alle Arbeitsmappen dieselbe Verbindungsdatei und einen Aktualisierungsvorgang verwenden, unabhängig davon, ob sie sich auf dem Client- oder Servercomputer befinden. Die Verbindungsdatei wird stets mit den neuesten Änderungen aktualisiert. Sie können sogar Office SharePoint Server und den Clientcomputer eines Benutzers so einrichten, dass Änderungen an der Verbindungsdatei automatisch erkannt werden und stets die neueste Version dieser Verbindungsdatei verwendet wird.

Weitere Informationen finden Sie im Hilfesystem zu Microsoft Office Excel 2007 und im Hilfesystem der Office SharePoint Server-Zentraladministration.

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Excel Services und die Verwaltung von Informationsrechten

Die Verwaltung von Informationsrechten (Information Rights Management, IRM) stellt eine Möglichkeit dar, die Daten in Microsoft Office-Dokumenten zu schützen und sicherzustellen, dass vertrauliche Informationen nur von den entsprechenden Personen angezeigt werden. Dies ist hilfreich, wenn Sie beispielsweise vierteljährlich einen Finanzbericht erstellen, der einen Monat vor seiner Veröffentlichung ausschließlich den Mitgliedern der Geschäftsleitung zur Verfügung gestellt werden soll, damit diese genügend Zeit haben, um eine öffentliche Stellungnahme vorzubereiten und geeignete Geschäftsentscheidungen zu treffen.

In Windows SharePoint Services, Version 3.0 oder höher, wird IRM für eine Dokumentbibliothek und alle Dokumente in dieser Bibliothek (unabhängig davon, ob die einzelnen Dokumente für IRM aktiviert wurden) unterstützt. Wenn ein Dokument in eine für IRM aktivierte Dokumentbibliothek geladen wird, wird auch das Dokument für IRM aktiviert.

In Excel Services wird das Laden von Excel-Arbeitsmappen, die für IRM aktiviert wurden, nicht unterstützt, und es werden keine Excel-Arbeitsmappen geladen, die für IRM aktiviert wurden oder aus einer für IRM aktivierten Dokumentbibliothek stammen. Wenn Sie die Vorteile von IRM dennoch nutzen möchten, können Sie eine Excel-Arbeitsmappe ohne IRM in Excel Services laden, die Arbeitsmappe als Snapshot öffnen und dann den Snapshot in einer für IRM aktivierten Dokumentbibliothek speichern.

Weitere Informationen finden Sie im Hilfesystem zu Microsoft Office Excel 2007 und im Hilfesystem der Office SharePoint Server-Zentraladministration.

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Verwenden von Excel Services mit weiteren Business Intelligence-Features

Excel Services ist Bestandteil von verschiedenen Office SharePoint Server-Features, die insgesamt als Business Intelligence bezeichnet werden und von einer Einzelperson, einem Team oder einem ganzen Unternehmen verwendet werden können. Diese Features sind für die Zusammenarbeit vorgesehen und unterstützen die schnelle, stabile Entwicklung von angepassten Tools zur Entscheidungsfindung, die auf verschiedene Datenquellen zugreifen können – häufig ohne die Verwendung von Code.