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Inhalt dieses Artikels
Was sind Workflows?
Ein Workflow wird manchmal als eine Reihe von Aufgaben beschrieben, die ein Ergebnis zur Folge haben. Im Rahmen der Microsoft SharePoint-Produkten und Technologien wird ein Workflow genauer als die automatisierte Verschiebung von Dokumenten oder Elementen in einer bestimmten Folge von Aktionen oder Aufgaben, die mit einem Geschäftsprozess zusammenhängen definiert. Workflows können verwendet werden, konsistente allgemeiner Geschäftsprozesse innerhalb einer Organisation verwalten, indem Organisationen Geschäftslogik an Dokumenten oder Elementen in einer SharePoint-Liste oder Bibliothek anfügen. Geschäftslogik ist im Grunde eine Reihe von Anweisungen, die angibt, und steuert die Aktionen, die zu einem Dokument oder ein Element ausgeführt werden.
Workflows können die Kosten und die erforderliche Zeit zum allgemeiner Geschäftsprozesse wie Project genehmigt oder Dokument überprüfen, indem verwalten und Nachverfolgen der personenbezogenen Aufgaben, die diese Prozesse koordinieren optimieren. Beispielsweise können auf einer Website Microsoft Office SharePoint Server 2007 Sie einen Workflow zu einer Dokumentbibliothek hinzufügen, die ein Dokument zu einer Gruppe von Personen zur Genehmigung weiterleitet. Wenn der Autor des Dokuments an einem Dokument in dieser Bibliothek dieser Workflow gestartet wird, der Workflow Dokument erstellt Genehmigungsaufgaben, Workflowteilnehmer diese Aufgaben zugewiesen, und dann Nachrichten sendet E-mail an die Teilnehmer, die Aufgabe Anweisungen enthalten und ein Link zum Dokument genehmigt werden. Während der Workflow ausgeführt, der Besitzer des Workflows (in diesem Fall der Autor des Dokuments wird) oder die Workflowteilnehmer können Überprüfen der Workflowstatusseite, um anzuzeigen, welche Teilnehmer ihre Workflowaufgaben abgeschlossen haben. Die Workflowstatusseite wird durch Klicken auf den Status des Workflows für ein Dokument oder ein Element in der Dokumentbibliothek zur Verfügung. Wenn Teilnehmer ihre Workflowaufgaben, wird der Workflow beendet und der Besitzer abgeschlossen haben werden automatisch benachrichtigt, dass der Workflow abgeschlossen ist.
Die folgende Abbildung zeigt den Genehmigungsprozess für den Workflow.
Workflows nicht nur die vorhandenen manuelle Arbeitsprozesse unterstützen, sondern auch die Weise, in denen Personen zusammenarbeiten und Arbeiten mit Dokumenten, Listen und Bibliotheken können, zu erweitern. Benutzer können starten und Teilnahme an Workflows mithilfe von anpassbaren Formularen, die aus dem Dokument oder ein Element in einer SharePoint-Liste oder Bibliothek zugegriffen werden kann. Diese anpassbare Formulare werden SharePoint-Seiten, mit deren Hilfe Benutzer prüfen oder Ändern des Workflows an. Die Workflow-Funktionen in Office SharePoint Server 2007 ist außerdem eng mit der 2007 Microsoft® Office System integriert. In einer Website Office SharePoint Server 2007 oder direkt in bestimmten Programmen, die Teil der 2007 Office Release sind, können die folgenden Workflowaufgaben ausgeführt werden:
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Anzeigen der Liste von Workflows, die für ein Dokument oder Element zur Verfügung stehen
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Starten eines Workflows für ein Dokument oder Element
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Anzeigen, Bearbeiten oder erneutes Zuweisen einer Workflowaufgabe
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Abschließen einer Workflowaufgabe
Methoden zum Verwenden von Workflows mit InfoPath-Formularen
Sie können Microsoft Office InfoPath-Formulare erstellen, die Daten aus, die entspricht, um den aktuellen Status eines Workflows angezeigt. Aktion beim Entwerfen einer Formularvorlage Regeln verwenden, die Aktionen in das Formular, basierend auf den Status des Workflows einleiten. Dies erleichtert die Prozessen, die Personen zum Ausfüllen von Formularen verwenden. Beispielsweise können Sie entwerfen Formularen, um eine schreibgeschützte Ansicht angezeigt wird, wenn der Status für einen Workflow abgeschlossen ist und können daher, die Daten in das Formular nicht geändert werden sollte.
Sie können auch Regeln verwenden, Formulare, Workflows auf andere Weise Antworten stellen. Beispielsweise können Sie eine Regel Meldung in einem Dialogfeld angezeigt werden, die Anweisungen enthält, die für einen bestimmten Workflowstatus spezifisch sind.
Hinweis: Dialogfelder werden nicht automatisch in browserkompatible Formularvorlagen angezeigt, die Benutzer in einem Webbrowser ausfüllen.
Workflows müssen einer Liste, Bibliothek oder in InfoPath-Formularen für die Verwendung zur Verfügung stellen Inhaltstyp hinzugefügt werden. Die Workflowtypen verfügbar für eine Website variieren je nach Typ der Website, ob die Workflows aktiviert sind und gibt an, ob benutzerdefinierte Workflows mithilfe der Microsoft Office SharePoint Designer 2007 erstellt wurden. Wenden Sie sich an den Farmadministrator, um zu bestimmen, welche Workflows installiert und für Ihre Website bereit sind.
Jeder Workflow wird durch distinct Status mit aussagekräftigen Namen, wie etwa In Bearbeitung definiert. Die Namen für den Status variieren je nach Art der Workflow. Beispielsweise eines Genehmigungsworkflows – die auf Servern mit Microsoft Office SharePoint Server 2007 verfügbar ist – enthält einen Status für In Bearbeitung, abgeschlossen und abgebrochen. Der Status der Workflow mit drei Status – das in Windows SharePoint Services 3.0 verfügbar ist – von der Person, die den Workflow in einer Dokumentbibliothek oder Liste addiert definiert werden, während andere Workflows standard Status wie zuvor genannten Status In Bearbeitung verwenden. Obwohl aussagekräftigen Namen für den Benutzer sichtbar ist, werden die Workflow-Status programmgesteuert durch numerische Werte dargestellt. Um eine Formularvorlage reagieren auf eine bestimmte Workflowstatus zu entwerfen, müssen Sie den numerischen Wert für den Workflowstatus kennen, die Sie verwenden möchten. Dies ist, da InfoPath den numerischen Wert des Workflows verwendet, um eine Aktion, z. B. Switch Ansichten zu starten.
Workflows, die in SharePoint-Websites enthalten sind
Die folgenden Workflows Adresse allgemeine geschäftliche Szenarios und in Windows SharePoint Services 3.0 und Office SharePoint Server 2007 enthalten sind.
In Windows SharePoint Services 3.0 enthaltene Workflows
Der Workflow mit drei Status ist in Windows SharePoint Services 3.0 und Office SharePoint Server 2007 Websites enthalten. Der Workflow mit drei Status kann zum Verwalten von Geschäftsprozessen, die Organisationen benötigen, um eine große Anzahl von Problemen oder Elementen, z. B. Kundenproblemen, sales Leads oder Projektaufgaben nachverfolgen verwendet werden.
In Office SharePoint Server 2007 enthaltene Workflows
Eine Website Office SharePoint Server 2007 enthält auch die folgenden Workflows, die allgemeine geschäftliche Szenarios:
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Genehmigung Dieser Workflow wird ein Formular zu einer Gruppe von Personen zur Genehmigung weitergeleitet. Standardmäßig ist der Genehmigungsworkflow mit dem Dokumentinhaltstyp, was bedeutet, dass automatisch in Dokumentbibliotheken verfügbar verknüpft. Eine Version des Genehmigungsworkflows ist standardmäßig mit der Bibliothek Seiten auf einer Veröffentlichungssite, auch verbunden und der Workflow zum Verwalten von des Genehmigungsprozess für die Veröffentlichung von Webseiten verwendet werden kann.
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Sammeln von Feedback Mit diesem Workflow weitergeleitet ein Formular zu einer Gruppe von Personen für die Feedback. Bearbeiter können Feedback bereitstellen, die dann kompiliert und an die Person, die den Workflow initiiert gesendet werden. Standardmäßig wird der Workflow zum Sammeln von Feedback mit dem Dokumentinhaltstyp, d. h. Dokumentinhaltstyp automatisch zur Verfügung stellt, in Dokumentbibliotheken verknüpft.
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Workflow für die Signaturerfassung Dieser Workflow leitet ein Dokuments mit Microsoft Office Word 2007, Microsoft Office PowerPoint 2007 oder Microsoft Office Excel 2007 zu einer Gruppe von Personen zu deren digitalen Signaturen zu sammeln. In einem Programm 2007 Microsoft® Office System muss dieser Workflow gestartet werden. Standardmäßig ist die Workflows für die signaturerfassung verknüpft, mit dem Dokumentinhaltstyp, was bedeutet, dass automatisch in Dokumentbibliotheken verfügbar. Der Workflow für die Signaturerfassung ist jedoch nur für Office-Dokumente, die mindestens eine Microsoft Office-Signaturzeile enthalten verfügbar.
Hinweis: Diesen Workflow ist nicht verfügbar für die Verwendung mit InfoPath-Formularen.
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Anordnung Genehmigung Dieser Workflow, der Datensätze Management-Prozesse unterstützt, verwaltet Ablauf und Beibehaltung von Dokumenten, indem die Teilnehmer entscheiden können, ob beibehalten oder gelöscht abgelaufene Dokumente. Anordnung Genehmigungsworkflow richtet hauptsächlich innerhalb einer Datenarchiv-Website.
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Gruppe Genehmigung Dieser Workflow ähnelt dem Genehmigungsworkflow, doch es eine spezielle Dokumentbibliothek verwendet und bietet eine personalisierte Ansicht der Genehmigungsprozesse an denen ein Benutzer teilnimmt. Dieser Workflow stellt ein hierarchisches Organigramm, aus denen Sie die genehmigenden Personen auswählen und der Workflow ermöglicht die genehmigenden Personen ein Steuerelements Stempel statt einer Signatur zu verwenden. Diese Lösung ist nur für ostasiatische Versionen von Office SharePoint Server 2007 verfügbar.
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Übersetzungsmanagement Diesen Workflow verwaltet den manuelle Dokument Übersetzungsprozess, indem Kopien des Dokuments zu übersetzenden erstellen und Zuweisen von Übersetzungsaufgaben für die zu Übersetzer. Dieser Workflow ist nur für Bibliotheken Übersetzungsmanagement verfügbar.
Jede der oben genannten Workflows kann für Ihre Organisation auf verschiedene Weise angepasst werden. Wenn Sie einen Workflow einer Liste, Bibliothek oder Inhaltstyp zur Verfügung steht, für die Verwendung in Dokumenten oder Elementen hinzufügen, können Sie beispielsweise Anpassen der Aufgabenlisten und Verlaufslisten, Informationen über den Workflow gespeichert ist.
Wenn ein Benutzer, einen Workflow für ein Dokument oder ein Element, je nach Typ des Workflows beginnt, kann der Benutzer die Option, um den Workflow anzupassen, indem Sie die Liste der Teilnehmer, Fälligkeitsdatum und Vorgang Anweisungen verfügen.
Unterstützung für benutzerdefinierte Workflows in Windows SharePoint Services 3.0 oder Office SharePoint Server 2007
Ihre Organisation möglicherweise wählen Sie zum Entwickeln und Bereitstellen von benutzerdefinierten Workflows, die von Geschäftsprozessen in Ihrer Organisation spezifisch sind. Workflows können so einfach oder auch komplexe, wie die Geschäftsprozesse in einer Organisation erforderlich sein. Entwickler können Workflows erstellen, die vom Benutzer gestartet werden, oder sie können Workflows erstellen, die Start Grundlage automatisch ein bestimmtes Ereignis, z. B. wenn ein Listenelement SharePoint oder eines Formulars in einer Dokumentbibliothek erstellt oder geändert wird. Wenn Ihre Organisation verfügt über entwickelt und benutzerdefinierte Workflows bereitgestellt, möglicherweise diese Workflows auf Ihrer Website zur Verfügung.
Es gibt zwei Möglichkeiten, die in denen benutzerdefinierte Workflows für Windows SharePoint Services 3.0 oder Office SharePoint Server 2007 erstellt werden können, je nach der Erstellung des Workflows beteiligt Personen:
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Professionelle Softwareentwickler Professionelle Softwareentwickler können Workflows mithilfe der Microsoft Visual Studio 2005 Extensions für Windows Workflow Foundation erstellen. Diese Workflows enthalten benutzerdefinierte Code und den Workflow Aktivitäten. Nachdem ein professioneller Entwickler einen benutzerdefinierten Workflow erstellt hat, kann ein Serveradministrator betreffenden Workflow auf mehreren Websites bereitstellen.
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Web-Designer Webdesigner können ohne Code Workflows für die Verwendung in einer bestimmten Liste oder Bibliothek entwerfen, mit einem Web-Quellprogramm, die mit Windows SharePoint Services, wie z. B. Microsoft Office SharePoint Designer 2007 kompatibel ist. Diese Workflows aus einer Liste der verfügbaren Workflowaktivitäten erstellt werden, und der Web-Designer, der eine der folgenden Workflows erstellt, kann direkt auf die Liste oder Dokumentbibliothek, wo er verwendet werden, bereitstellen.
Wenn Sie einen benutzerdefinierten Workflow implementieren möchten, wenden Sie sich an den Farmadministrator, Informationen zu den verfügbaren Ressourcen in Ihrer Organisation. Weitere Informationen zum Entwickeln benutzerdefinierter Workflows für Windows SharePoint Services 3.0 finden Sie im Windows SharePoint Services Developer Center auf MSDN. Weitere Informationen zum Entwickeln benutzerdefinierter Workflows für Office SharePoint Server 2007 finden Sie unter der Microsoft Office SharePoint Server 2007 SDK, das von der Microsoft Office SharePoint Server 2007-Entwicklerportal auf MSDN verfügbar ist.
Schritte zur Verwendung von Workflows
Verwenden eines Workflows für ein Dokument oder ein Element umfasst mehrere Schritte. Jeder Schritt soll von Personen in verschiedenen Rollen durchgeführt werden. Beispielsweise ein Websiteadministrator Hinzufügen eines Workflows zu einer Dokumentbibliothek, Ersteller von Inhalten kann Starten eines Workflows oder Ändern eines Workflows wird ausgeführt und Bearbeiter eines Dokuments oder einer genehmigenden Person die Workflowaufgabe abschließen kann.
Im nächste Abschnitt wird erläutert, die folgenden Prozesse verwenden von Workflows zugeordnet werden:
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Hinzufügen eines Workflows zu einer Liste, einer Bibliothek oder einem Inhaltstyp
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Starten eines Workflows für ein Dokument oder Element
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Ändern eines laufenden Workflows
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Abschließen von Workflowaufgaben
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Überwachen des Status von Workflows
Hinzufügen eines Workflows zu einer Liste, einer Bibliothek oder einem Inhaltstyp
Bevor ein Workflow verwendet werden kann, muss er zu einer Liste, Bibliothek, oder Inhaltstyp hinzugefügt werden. Sie benötigen Berechtigungen Listen verwalten, um einen Workflow zu einer Liste, Bibliothek, oder Inhaltstyp hinzufügen. In den meisten Fällen ausführen Websiteadministratoren oder Personen, die bestimmte Listen oder Bibliotheken verwalten diese Aufgabe.
Die Verfügbarkeit eines Workflows auf einer Website hängt davon ab, an welcher Stelle er hinzugefügt wurde:
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Wenn Sie einen Workflow einer Liste oder Bibliothek direkt hinzufügen, steht er nur für Elemente der Liste oder Bibliothek zur Verfügung.
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Wenn Sie einen Workflow einem Listeninhaltstyp (d. h. einer Instanz eines Websiteinhaltstyps, der einer bestimmten Liste oder Bibliothek hinzugefügt wurde) hinzufügen, steht er nur für Elemente dieses Typs in der jeweiligen Liste oder Bibliothek zur Verfügung, der dieser Typ zugeordnet wurde.
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Wenn Sie einen Workflow einem Websiteinhaltstyp hinzufügen, steht dieser Workflow für alle Elemente dieses Inhaltstyps in jeder Listen und Bibliotheken, die eine Instanz von diesem Websiteinhaltstyp hinzugefügt wurde. Wenn Sie einen Workflow in Listen oder Bibliotheken in einer Websitesammlung für Elemente eines bestimmten Inhaltstyps zur Verfügung stehen soll, wird dieses Ergebnis erzielen am effizientesten durch diesen Workflow direkt zu einem Websiteinhaltstyp hinzufügen.
Wenn Sie einen Workflow einer Liste, Bibliothek oder Inhaltstyp hinzufügen, können Sie den Workflow für die bestimmte Position anpassen, indem Sie eine der folgenden Optionen angeben:
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Den Namen für die Instanz des Workflows.
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Die Aufgabenliste Aufgaben im Zusammenhang mit dem Workflow gespeichert sind.
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Die Verlaufsliste, die alle Ereignisse aufgezeichnet, die mit dem Workflow verwandt sind.
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Die Möglichkeit, dass der Workflow gestartet werden soll.
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Zusätzliche Optionen, die für einen bestimmten Workflow spezifisch sind. Beispielsweise wie Aufgaben an Teilnehmer weitergeleitet werden, welche Umstände den Workflow abgeschlossen und welche Aktionen ausgeführt werden, nachdem der Workflow abgeschlossen ist.
Hinweis: Wenn Sie einen Workflow einer Liste, Bibliothek oder Inhaltstyp hinzufügen, Sie zur Verfügung stellen für Dokumente oder Elemente in einer bestimmten Stelle. Den ist-Workflow nicht gestartet werden. Suchen nach Links zu weiteren Informationen über das Hinzufügen von Workflows zu Listen, Bibliotheken oder Inhaltstypen im Abschnitt Siehe auch.
Starten eines Workflows für ein Dokument oder Element
Nachdem eine Liste, Bibliothek oder Inhaltstyp ein Workflow hinzugefügt wurde, können Sie den Workflow für ein Dokument oder ein Element in diesem Speicherort starten (wenn der Workflow so konfiguriert ist, damit er manuell gestartet werden kann). Wenn Sie einen Workflow starten, wählen Sie den gewünschten Workflow aus der Liste der verfügbaren Workflows für das Dokument oder ein Element aus. Falls erforderlich, müssen Sie ein Formular mit den Informationen ausfüllen, die den Workflow erforderlich sind. Je nachdem wie der Workflow entwickelt und konfiguriert wurde Wenn Sie den Workflow starten haben Sie möglicherweise die Option, um sie anzupassen, indem Sie solche Optionen als Teilnehmer, Fälligkeitsdatum und Anweisungen Aufgabe angeben.
Ändern eines laufenden Workflows
Nachdem ein Workflow gestartet wurde, müssen Sie möglicherweise Änderungen daran vornehmen. Beispielsweise müssen Sie möglicherweise weitere Teilnehmer hinzufügen oder ein Workflowteilnehmer müssen vertretene Aufgabe einer anderen Person zuzuweisen oder Anfordern einer Änderung das Dokument oder Element, das den Fokus des Workflows ist. Sie können einige der vordefinierten Workflows ändern, die in Office SharePoint Server 2007 enthalten sind, während der Workflow ausgeführt wird. Wenn Ihre Organisation verfügt über entwickelt und einen benutzerdefinierten Workflow bereitgestellt, hängt die Möglichkeit, den Workflow zu ändern, während sie ausgeführt wird ab, wie es entwickelt wurde.
Abschließen von Workflowaufgaben
Alle Workflowereignis, das manuelle Interaktion erforderlich ist, wird durch eine Workflowaufgabe dargestellt. Wenn ein Workflowteilnehmer eine Aufgabe zugewiesen ist, kann der Aufgabenempfänger entweder diesen Vorgang abschließen oder Anfordern von Änderungen an den Workflow selbst durch Bearbeiten des Aufgabenformulars zugeordneten Workflow. In Office SharePoint Server 2007, Workflowteilnehmer Workflowaufgaben auf der SharePoint-Website oder direkt in einem Microsoft Office 2007-Programm abschließen können – beispielsweise Microsoft Office InfoPath 2007. Wenn ein Workflowteilnehmer abgeschlossen eine Workflowaufgabe ist oder eine Änderung an den Workflow anfordert, wird der Server aufgefordert, den Workflowstatus mit dem nächsten Schritt im Workflow verschieben.
Nachverfolgen des Status eines Workflows
Workflowbesitzer und Teilnehmer können folgen den Fortschritt eines Workflows, die Statusseite überprüfen, die den Workflow, in der SharePoint-Website zugeordnet ist. Die Statusseite enthält Statusinformationen zu Workflowaufgaben, die nicht abgeschlossen sind. Darüber hinaus Verlaufsinformationen, die mit dem Workflow relevant sind.
Office SharePoint Server 2007 umfasst Berichterstellungstools, die eine zusammenfassende Analyse des Verlaufs eines Workflows bereitstellen. Organisationen können diese Analyse um Bereiche in Prozesse zu suchen, die müssen verbessert werden, oder um festzustellen, ob eine Gruppe die Leistungsziele für einen bestimmten Geschäftsprozess Besprechung ist. Office SharePoint Server 2007 enthält mehrere vordefinierte Microsoft Excel-Berichte, die für jeden Workflow verwendet werden können. Informationen zum Workflowverlauf steht darüber hinaus als SharePoint Liste-Datenquelle, die verwendet und in anderen Programmen, z. B. Microsoft Office Visio 2007, Microsoft Office Access 2007, Microsoft Office InfoPath 2007, oder in einem benutzerdefinierten Geschäftsprozess Lösung für die Überwachung analysiert werden kann.
