Einführung in die Konvertierung von Papierformularen in InfoPath-Formulare

Wichtig :  Dieser Artikel wurde maschinell übersetzt. Bitte beachten Sie den Haftungsausschluss. Die englische Version des Artikels ist als Referenz hier verfügbar: hier.

Dieser Artikel beschreibt die Vorteile von elektronischen Formularen anstelle von auf Papier basierenden Formularen zum Erfassen von Daten. Darüber hinaus enthält er einige optimale Methoden zum Konvertieren von auf Papier basierenden Formularen in Microsoft Office InfoPath-Formularvorlagen.

Hinweis : Wenn das auf Papier basierende Formular in Microsoft Office Word oder Microsoft Office Excel entwickelt wurde, können Sie den Import-Assistenten von InfoPath zum schnellen Konvertieren eines Dokuments oder einer Arbeitsmappe in eine InfoPath-Formularvorlage verwenden. Wenn das Formular in einem anderen Programm erstellt wurde oder Sie nicht auf die ursprüngliche Quelldatei für das Formular zugreifen können, müssen Sie das Papierformular in InfoPath-Formular von Grund auf neu erstellen.

Inhalt dieses Artikels

Vorteile von elektronischen Formularen

Optimale Methoden zum Konvertieren von Papierformularen

Vorteile von elektronischen Formularen

Es gibt viele Vorteile bei der Verwendung elektronischer Formulare anstelle von auf Papier basierenden Formularen. Diese Vorteile umfassen Folgendes:

Genau, konsistenten Daten    Mit Papierformulare Personen, die häufig schreiben Informationen an der falschen Stelle oder fälschlicherweise Anweisungen zum Ausfüllen des Formulars. Fehler können auch auftreten, wenn ein Mitarbeiters manuell die Formulardaten in einer Datenbank oder ein anderes Programm eintritt. Suchen und Beheben von diese Dateneingabe Fehlertypen können Kosten- und zeitaufwändiger Prozess sein. InfoPath enthält eine Reihe von automatisierten Methoden Benutzern die Eingabe von Daten zu vermeiden. Beispielsweise können Sie Formeln verwenden, um mathematische Werte für Benutzer automatisch zu berechnen. Sie können auch Bedingte Formatierung verwenden, um die Aufmerksamkeit des Benutzers auf Daten zu zeichnen, oder aktivieren die Rechtschreibprüfung, damit Benutzer für Rechtschreibfehler erkennen können, bevor Sie ihre Formulare. Es kann auch mithilfe von vorhandenen Daten aus einer Datenbank oder anderen Speicher Datensystem automatisch in die Felder für Benutzer füllen. Sie können beispielsweise ein Umsatz Formular entwerfen, die in die Felder für Mitarbeiter Informationen automatisch ausgefüllt, wenn Benutzer ihre Identifikationsnummer in ein Mitarbeiter-ID-Feld eingeben.

Einfache Aktualisierungen    Wenn Sie eine vorhandene Formularvorlage aktualisieren müssen, können Sie diese ändern, erneut veröffentlichen und an die Benutzer neu verteilen. Die Aktualisierung erfolgt automatisch, wenn die Benutzer das nächste Mal ein Formular öffnen, das auf Ihrer Formularvorlage basiert. Wenn Benutzer offline arbeiten, während Sie eine aktualisierte Formularvorlage veröffentlichen, dann erfolgt die Aktualisierung beim nächsten Mal, wenn sie die Verbindung zum Netzwerk herstellen. Die Benutzer bemerken normalerweise nicht, dass eine Aktualisierung stattgefunden hat, obwohl Sie die Formularvorlage so entwerfen können, dass die Benutzer informiert werden.

Workflowoptionen    Indem Sie den Vorteil der Workflowfeatures in InfoPath nutzen, können Sie die Gesamteffizienz allgemeiner Geschäftsprozesse erhöhen, in denen die Daten von einer Person zu einer anderen weitergeleitet werden. Workflows können die zum Koordinieren von Geschäftsprozessen erforderlichen Kosten und den Zeitaufwand reduzieren, z. B. die Projektgenehmigung oder die Überarbeitung von Dokumenten, indem die in diese Prozesse einbezogenen, vom Menschen auszuführenden Aufgaben verwaltet und nachverfolgt werden. Stellen Sie sich z. B. einen papierbasierten Spesenabrechnungsprozess vor, bei dem ein Mitarbeiter ein ausgedrucktes Spesenabrechnungsformular ausfüllt, diesem einen Verteiler anhängt und es dann über das interne Postsystem an seinen Vorgesetzten sendet. Nachdem die Abrechnung genehmigt wurde, zeichnet der Vorgesetzte das Kästchen neben seinem Namen auf dem Verteiler ab und sendet die Abrechnung dann über das interne Postsystem an die Buchhaltung. Wenn der Buchhalter den Bericht genehmigt hat, werden Schecks zur Kostenerstattung ausgestellt. Zwischen dem Einreichen der anfänglichen Meldung und dem Erhalt des Schecks zur Kostenerstattung können Wochen vergehen. Wenn Sie InfoPath zusammen mit Microsoft Office SharePoint Server 2007 verwenden, können Sie diese Art von Workflow automatisieren und somit viel Zeit und erhebliche Kosten einsparen.

Integration mit anderen Systemen    Sie können Formulardaten aus InfoPath mit anderen Produkten und Technologien integrieren. Sie können z. B. Formulardaten in einer Microsoft SQL Server-Datenbank speichern oder den Entwurf Ihrer Formularvorlage auf einem Webdienst basieren lassen, damit Sie Daten an eine Datenbank senden können, die nicht direkt von InfoPath unterstützt wird. InfoPath funktioniert mit vielen anderen Programmen und Servern im Microsoft Office-System, einschließlich Microsoft Office Outlook, Microsoft Office Excel und Microsoft Office Access. Unter anderem können Sie InfoPath-Formulare in E-Mail-Nachrichten von Outlook entwerfen und ausfüllen, InfoPath-Daten in Excel-Arbeitsmappen exportieren, InfoPath-Daten an eine Access-Datenbank senden oder Daten aus einer SharePoint-Liste abfragen. Außerdem können die Entwickler InfoPath-Steuerelemente in benutzerdefinierte Geschäftsanwendungen einbetten, die in Ihrem Unternehmen verwendet werden.

Sicherheit hinzugefügt    Gedruckte Formulare sind nicht unbedingt sicher. Diese fehlerhaft weitergeleitet wurden oder verloren gegangen sind, welche stellt eine Möglichkeit für die Offenlegung von vertraulichen Informationen. Das Sicherheitsmodell für InfoPath bezieht sich auf die Sicherheitszone und Ebene Einstellungen in Windows Internet Explorer. Diese Sicherheitsfeatures dienen zum Schutz der Benutzer Formularen und Computern unsicheren Operationen wie den Zugriff auf oder Senden von Daten mit einer Quelle, die nicht vertrauenswürdig ist. InfoPath bietet weitere Sicherheitsmaßnahmen einschließlich Schutz des Entwurfs einer Formularvorlage, mithilfe von digitalen Signaturen, Verwalten von bestimmter Vorgänge, z. B. zusammenführen und senden und vertrauen Formulare, die auf den Benutzercomputern installiert werden.

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Optimale Methoden zum Konvertieren von Papierformularen

In der folgenden Liste werden einige Überlegungen beschrieben, die beim Konvertieren von Papierformularen in InfoPath-Formularvorlagen zu beachten sind.

  • Verwenden von Layouttabellen zum Organisieren von Abschnitten des Formulars    Wie bei einem Papierformular sollten Sie ein elektronisches Formular so organisieren, dass die ausfüllenden Personen das Formular in logischer Reihenfolge durcharbeiten. In InfoPath können Sie Layouttabellen verwenden, um Steuerelemente zu organisieren, Abschnitte voneinander zu trennen sowie Logos und andere Grafiken aufzunehmen. Layouttabellen bieten den zusätzlichen Vorteil, dass Textfelder, Kontrollkästchen und andere Elemente ganz einfach ausgerichtet werden können, damit die Formularvorlage professionell und ausgefeilt wirkt. Im folgenden Beispiel wird eine Layouttabelle verwendet, um Textfelder innerhalb eines Bereich auf einer Formularvorlage zu organisieren.

    Layouttabelle in einem Abschnitt einer Formularvorlage

    1. Diese Layouttabelle enthält zwei Zeilen.

    2. In der zweiten Zeile befinden sich drei Spalten. Die mittlere Spalte wird nur für Abstandszwecke verwendet.

  • Betrachten von Lösungen für optionale Informationen    Formulare enthalten oft Abschnitte, die für bestimmte Kategorien von Benutzern reserviert sind. In einem Krankenhaus kann das Formular für Patientendaten z. B. den Abschnitt "Nur für Verwaltungspersonal" enthalten, der von Krankenpflegern oder anderen Krankenhausmitarbeitern und nicht vom Patienten ausgefüllt werden soll. In InfoPath gibt eine Reihe von Möglichkeiten, um diese Art von optionalen Informationen aufzunehmen. Eine der besten Möglichkeiten ist die Verwendung eines optionalen Abschnitts, bei dem es sich um ein Steuerelement handelt, das weitere Steuerelemente enthält, aber nicht auf dem Formular angezeigt wird, bis sich der Benutzer dazu entscheidet, es hinzuzufügen. Auf einer Formularvorlage für einen Statusbericht können Sie beispielsweise den optionalen Abschnitt Notizen hinzufügen. Benutzer, die ergänzende Hinweise hinzufügen möchten, können diesen optionalen Abschnitt einfügen und ausfüllen. Alle anderen können diesen Abschnitt ausgeblendet lassen.

    Optionaler Abschnitt zum Erfassen von Notizen

    Sie können auch die Bedingte Formatierung verwenden, um bestimmte Felder auszublenden, bis eine bestimmte Bedingung im Formular zutrifft – Sie können z. B. in einer Anwendungsformularvorlage eine bestimmte Feldgruppe ausblenden, bis der Benutzer das Kontrollkästchen 18 oder älter aktiviert.

  • Verwenden von wiederholten Tabellen anstelle von regulären Tabellen    Sie können wiederholte Tabellen verwenden, um Platz zu sparen und den Benutzern beim Ausfüllen des Formulars einen zusätzlichen Grad an Flexibilität zu bieten. Wenn Sie wiederholte Tabellen verwenden, muss die Formularvorlage nicht zahlreiche leere Zeilen anzeigen, wenn es vom Benutzer erstmalig geöffnet wird. Stattdessen wird den Benutzern normalerweise nur eine Zeile angezeigt und es werden nur dann zusätzliche Zeilen hinzugefügt, wenn diese erforderlich sind.

    Wiederholte Tabelle zum Erfassen von Zeilenelementen in einer Spesenabrechnung

  • Ermitteln des Datenbedarfs    Bevor Sie das Papierformular konvertieren, sollten Sie entscheiden, wie die Daten letztendlich verarbeitet werden, die von den Benutzern in das elektronische Formular eingegeben werden. Indem Sie den Datenbedarf überdenken, bevor Sie das Papierformular konvertieren, können Sie ermitteln, ob Sie über die zum Erstellen der Formularvorlage erforderliche Infrastruktur verfügen. Wenn die Benutzer z. B. in der Lage sein sollen, die Formulardaten schnell untereinander zu versenden und es nicht erforderlich ist, die Daten wiederzuverwenden, dann sollten Sie die Formulardaten möglicherweise als E-Mail-Nachricht versenden. Sie können Benutzerformulare in einem Ordner für InfoPath-Formulare in Ihrem Posteingang speichern. Wenn andere Personen auf die Formulardaten zugreifen und diese freigeben müssen, dann sollten Sie die Sammlungen verwandter InfoPath-Formulare in Bibliotheken auf einem Server speichern, der Microsoft Windows SharePoint Services ausführt. Wenn die Benutzer in anderen Geschäftsanwendungen oder Systemen auf die Formulardaten zugreifen müssen, z. B. bei der Spesenabrechnung oder bei Buchführungsanwendungen, dann sollten Sie die Daten möglicherweise in Unternehmensdatenbanken speichern. Dies wird häufig dadurch erreicht, dass die Formularvorlage mit einem Webdienst verbunden wird, der als Vermittler zwischen Formularvorlage und Datenbank- oder Geschäftssystem dient.

  • Ermitteln der Anzahl erforderlicher Ansichten    In InfoPath können Sie von derselben Formularvorlage unterschiedliche Ansichten erstellen. Eine Ansicht ist eine alternative Möglichkeit, um Daten in einer Formularvorlage darzustellen. Wenn Sie z. B. eine Formularvorlage für einen Genehmigungsantrag entwerfen, können Sie eine Ansicht vom Auftragnehmer für die Elektroarbeiten ausfüllen lassen, eine weitere Ansicht für den Empfangsbevollmächtigten erstellen sowie eine dritte Ansicht vom Prüfer ausfüllen lassen, der den Antrag genehmigt oder ablehnt. Mithilfe von Ansichten ist es nicht mehr erforderlich, für denselben Geschäftsprozess mehrere Formulare zu entwerfen und zu verwalten.

  • Bestimmen, welche Art von Steuerelementen, die Sie benötigen    Wenn Sie ein Papierformular in einem Programm wie Word, die wirklich vorgesehen ist nicht erstellt für das Entwerfen von Formularen, haben Sie wahrscheinlich Textfelder, Kontrollkästchen, Schaltflächen und vielleicht ein paar andere Steuerelemente verwendet. InfoPath bietet mehr als 30 verschiedene Steuerelemente, die Sie zur Formularvorlage hinzufügen können. Zusätzlich standard Steuerelementen wie Textfeldern und Listenfeldern enthält InfoPath eine Reihe von neuen Steuerelementen, wie z. B. wiederholte Tabellen, Wahlmöglichkeiten Gruppen und optionale Abschnitte. Diese Typen von Steuerelementen ermöglichen Ihnen das Entwerfen einer flexible Formularvorlage, die Ihre Benutzer ausgelegt ist. Angenommen, in einem Formular spesenabrechnungsvorlage können eine wiederholte Tabelle, dass Benutzer nur so viele eingeben können benötigten Ausgaben.

  • Möglicherweise empfiehlt sich die Verwendung von Vorlagenparts für allgemeine Gruppen von Steuerelementen    Wenn Sie mit großen Anzahl von Papier zu konvertierenden Masken verfügen, suchen Sie können allgemeine Abschnitte und Sätze von Feldern, die in InfoPath-Vorlagenparts aktiviert werden können. Ein Vorlagenpart ist ein Teil einer Formularvorlage, die für die Wiederverwendung in mehreren Formularvorlagen gespeichert werden kann. Eine typische Vorlagenparts Steuerelemente und eine Datenquelle besteht aus, und kann auch Features wie datenverbindungen, datenüberprüfung und Regeln enthalten. Durch Erstellen und die Verwendung von Vorlagenparts, können Sie sicherstellen, dass die Formularvorlagen in Ihrer Organisation in Ton, Struktur und Verhalten konsistent sind. Beispielsweise kann eine Abteilung Personalwesen ein einzelnes Kontaktinformationen Vorlagenparts in allen Formularvorlagen verwenden.

    In mehreren Formularen angezeigtes Vorlagenpart

  • Aktivieren digitaler Signaturen    In InfoPath können Sie die Formularvorlage so konfigurieren, dass die Benutzer bestimmte Teile eines Formulars oder das gesamte Formular signieren können. Das Signieren eines Formulars hilft dabei, einen Benutzer als die Person zu authentifizieren, die das Formular ausgefüllt hat und unterstützt dabei sicherzustellen, dass der Inhalt des Formulars nicht verändert wurde.

  • Verwenden von Features, die Benutzern beim Ausfüllen von Formularen helfen    In InfoPath können Sie den Steuerelementen Standardwerte zuordnen, damit die Benutzer die Formulare schneller ausfüllen können. In einer Spesenabrechnung können Sie z. B. das heutige Datum als Standardwert für ein Datumsauswahl-Steuerelement zuordnen. Sie können den Feldern für Teilsummen und Summen Formeln zuweisen, damit die Ausgaben automatisch berechnet werden, wenn der Benutzer Ausgabenpositionen eingibt. Sie können auch die Rechtschreibprüfung aktivieren, damit die Benutzer den von ihnen eingegeben Text auf Fehler prüfen können, so wie auch in allen anderen Microsoft Office-Dokumenten. Wenn Sie formularspezifische Befehle oder Hilfeinhalte bereitstellen möchten, können Sie einen Benutzerdefinierter Aufgabenbereich erstellen, der neben dem Formular angezeigt wird.

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Hinweis : Haftungsausschluss für maschinelle Übersetzungen: Dieser Artikel wurde mithilfe eines Computersystems und ohne jegliche Bearbeitung durch Personen übersetzt. Microsoft bietet solche maschinellen Übersetzungen als Hilfestellung für Benutzer ohne Englischkenntnisse an, damit Sie von den Informationen zu Produkten, Diensten und Technologien von Microsoft profitieren können. Da es sich bei diesem Artikel um eine maschinelle Übersetzung handelt, enthält er möglicherweise Fehler in Bezug auf (Fach-)Terminologie, Syntax und/oder Grammatik.

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