Einführung in die Funktionen einer SharePoint-Website

Anwendbar unter

Microsoft Windows® SharePoint® Services-Technologie in Microsoft Windows Server™ 2003

Hat Ihr Team kürzlich eine Website auf der Grundlage von Microsoft Windows SharePoint Services eingerichtet? Wenn dies der Fall ist, sind Sie möglicherweise nicht sicher, wie Sie die Zusammenarbeit und die gemeinsame Nutzung von Informationen mit Ihren Teamkollegen beginnen sollen. Dieser Artikel soll Ihnen beim Einstieg in die Arbeit behilflich sein. Sie erhalten eine Einführung in die Funktionen und die Möglichkeiten einer Teamwebsite auf der Grundlage von Windows SharePoint Services. Dabei werden die Grundlagen für die einzelnen Funktionen und der Ausgangspunkt auf der Website für die Nutzung der Funktionen erläutert.

Der Schwerpunkt dieses Artikels liegt auf der Teamwebsite-Vorlage, der Standardvorlage für Websites in Windows SharePoint Services. Eine Teamwebsite ermöglicht Teams das einfache und schnelle Erstellen, Organisieren und gemeinsame Nutzen von Informationen. Sie enthält eine Dokumentbibliothek und grundlegende Listen wie die Ankündigungs-, die Ereignis-, die Kontakt- und die Hyperlinkliste.

Hinweis :  In jedem Abschnitt mit dem Titel „Probieren Sie es aus!“ im vorliegenden Artikel wird Ihnen erläutert, an welcher Stelle sich in der Teamwebsite der Ausgangspunkt für die Verwendung einer Funktion befindet. Wenn Sie die Schritte in einem solchen Abschnitt ausführen, finden Sie einen erfolgreichen Einstieg in die Arbeit mit den Funktionen. Wenn Sie jedoch ausführliche Informationen zu den einzelnen Funktionen benötigen, sehen Sie die Hilfe von Windows SharePoint Services ein. Um die Hilfe zu starten, klicken Sie auf einer beliebigen Seite der Teamwebsite auf ?.

Bei der Ausführung der Schritte in diesem Artikel lernen Sie möglicherweise Ihnen bisher unbekannte Benutzeroberflächenelemente von SharePoint-Websites kennen: die Schnellstartleiste und die Listen-Symbolleiste. Die Schnellstartleiste enthält Hyperlinks zu bestimmten Seiten Ihrer Teamwebsite.

Schnellstartleiste

Die Listen-Symbolleiste enthält Hyperlinks für Seiten, die Formulare zum Hinzufügen und Bearbeiten von Elementen in Listen, Dokumentbibliotheken und Diskussionsrunden enthalten.

Die Listen-Symbolleiste

Verwalten von Informationen

SharePoint-Websites sind hervorragend geeignet zum Speichern von Informationen, z. B. Ereigniskalender, Kontakte, Weblinks, Diskussionen, Problemlisten und Ankündigungen. Neben der Vielzahl integrierter Listen können Sie auf der Teamwebsite auch eigene Listen erstellen, die den jeweiligen Anforderungen an die gemeinsame Verwendung von Informationen im Team entsprechen.

Kontaktlisten

Kommunizieren Sie mithilfe einer Kontaktliste mit Ihren Vorgesetzten, Kollegen und Kunden. Sie können Namen und Kontaktinformationen (wie Telefonnummer, E-Mail-Adresse und Anschrift) eingeben, sodass diese Angaben für alle Mitglieder des Teams zugänglich sind. Sie haben die Möglichkeit, Kontaktinformationen aus Ihrem Adressbuch in eine Kontaktliste zu kopieren (dazu ist ein Windows SharePoint Services-kompatibles Adressbuchprogramm wie Microsoft Office Outlook® 2003 bzw. Microsoft Internet Explorer 4.0 oder eine höhere Version erforderlich), ebenso können Sie Kontakte aus der Kontaktliste in Ihr Adressbuch kopieren oder mit diesem verknüpfen.

Kontaktliste

Probieren Sie es aus! Ihre Teamwebsite enthält eine integrierte Kontaktliste. Klicken Sie auf der Schnellstartleiste auf Kontakte, um die Liste aufzurufen. Um der Kontaktliste einen Kontakt hinzuzufügen, klicken Sie auf der Listen-Symbolleiste auf Neues Element.

Hinweis : Alle Listen der Website können auch aufgerufen werden, indem Sie auf der oberen Linkleiste auf Dokumente und Listen klicken.

Hyperlinklisten

Mithilfe von Hyperlinklisten können Sie Hyperlinks zu Webseiten veröffentlichen, die für Ihr Team relevant sind.

Hyperlinkliste

Probieren Sie es aus! Ihre Teamwebsite enthält eine vordefinierte Hyperlinkliste, und eine Ansicht dieser Liste wird auf der Startseite der Website eingefügt. Um einen neuen Hyperlink hinzuzufügen, klicken Sie auf Neuen Hyperlink hinzufügen.

Listen und Tabellen

Wenn Sie über eine Liste mit Informationen in einer Tabelle verfügen, können Sie einen Zellenbereich definieren, der als Liste auf der Website verwendet werden soll. Windows SharePoint Services importiert die Daten aus der Tabelle und zeigt sie auf dieselbe Weise an wie auch die vordefinierten Listen: in Spalten, die von den Teammitgliedern gefiltert und sortiert werden können, und mit Befehlen, die das Hinzufügen, Bearbeiten und Löschen von Elementen ermöglichen. Um Daten aus einer Tabelle importieren zu können, müssen Sie über ein Windows SharePoint Services-kompatibles Tabellenprogramm verfügen, beispielsweise über Microsoft Office Excel 2003, und es muss Internet Explorer 5 oder eine höhere Version installiert sein.

Wenn ein Windows SharePoint Services-kompatibles Produktionsprogramm wie Microsoft Office Professional Edition 2003 installiert ist, können Sie Ihre Listen auf der Teamwebsite in der Tabellenansicht anzeigen und verwenden. In der Datenblattansicht können Sie Listeneinträge so schnell und unkompliziert wie in einem Tabellenkalkulationsprogramm hinzufügen, löschen und aktualisieren, ohne dass dazu ein separates Programm geöffnet werden muss.

Probieren Sie es aus! Klicken Sie in der oberen Linkleiste auf Erstellen. Klicken Sie auf der Seite Seite erstellen auf Kalkulationstabelle importieren. Um eine Liste in der Datenblattansicht anzuzeigen, klicken Sie auf der Listenseite auf In Datenblatt bearbeiten.

Benutzerdefinierte Listen

Teamwebsites, die auf Windows SharePoint Services basieren, enthalten eine Reihe von vordefinierten Listen, mit deren Hilfe Sie häufig vorkommende Kategorien von Informationen gemeinsam nutzen können, beispielsweise Aufgaben, Kontakte und Ankündigungen. Wenn die vordefinierten Listen Ihren Anforderungen nicht gerecht werden, können Sie benutzerdefinierte Listen erstellen, in denen Ihre spezifischen Informationen angezeigt werden.

Probieren Sie es aus! Sie können eine benutzerdefinierte Liste in zwei Schritten erstellen. Klicken Sie zunächst auf der oberen Linkleiste auf Erstellen, und geben Sie Eigene Liste an. Nach dem Erstellen der benutzerdefinierten Liste können Sie dieser Spalten hinzufügen. Klicken Sie auf der Seite mit der Liste auf Einstellungen und Spalten ändern. Klicken Sie für jede gewünschte Spalte im Abschnitt Spalten der Seite Anpassen auf Neue Spalte erstellen.

Freigeben von Dateien

Windows SharePoint Services ermöglicht auf Ihrer Teamwebsite das Speichern und Abrufen von Dateien, mit Funktionen zum Einchecken und Auschecken von Dokumenten, Versionshistorie, benutzerdefinierten Eigenschaften und flexiblen, anpassbaren Eigenschaften. Dokumente und Dateien können von Teammitgliedern auf einfache Weise aufgesucht und gemeinsam genutzt werden.

Dokumentbibliotheken

Dokumentbibliotheken sind Sammlungen von Dateien, die Sie gemeinsam mit anderen Teammitgliedern nutzen. Beispielsweise können Sie eine Dokumentbibliothek für ein bestimmtes Projekt erstellen. In einer Dokumentbibliothek können beliebige Dateitypen gespeichert werden.

Dokumentbibliotheken

Windows SharePoint Services ermöglichen Benutzern das Durchsuchen des gesamten Websiteinhalts, einschließlich der Dokumente in Dokumentbibliotheken. Wenn die Suche auf dem Server aktiviert wurde, enthalten die Startseite der Website und die Listenansichtseiten Felder für die Suche.

Hinweis : Die Suche ist nur verfügbar für Windows SharePoint Services mit Microsoft SQL Server 2000. Wenn auf Ihrem Webserver Microsoft SQL Server 2000 Desktop Engine (Windows) (WMSDE) ausgeführt wird, ist keine Suchfunktion verfügbar. Wenn Sie nicht sicher sind, ob eine Suchfunktion verfügbar ist, setzen Sie sich mit Ihrem Serveradministrator in Verbindung.

Probieren Sie es aus! In der Standardeinstellung enthält Ihre Teamwebsite die integrierte Dokumentbibliothek Freigegebene Dokumente, die auf der Schnellstartleiste wie auch auf der Seite Dokumente und Listen aufgeführt wird. Um ein Dokument zu öffnen, öffnen Sie die Dokumentbibliothek, klicken Sie auf Dokumentupload, und durchsuchen Sie anschließend das hinzuzufügende Dokument. Wenn Sie ein mit Windows SharePoint Services kompatibles Clientprogramm wie Microsoft Office Word 2003 verwenden, können Sie Dateien aus dem Clientprogramm in der Dokumentbibliothek speichern.

Bildbibliotheken

Bildbibliotheken ermöglichen Ihnen die unkomplizierte gemeinsame Verwendung und Organisation digitaler Bilder. Beispielsweise kann in einem Unternehmen eine Bildbibliothek für Marketinggrafiken erstellt werden. Damit verfügen die Teammitglieder über einen zentralen Ort zum Anzeigen, gemeinsamen Nutzen, Bearbeiten und Downloaden von Firmenlogos und sonstigen Marketingmaterialien.

Probieren Sie es aus! Um eine Bildbibliothek zu erstellen, klicken Sie auf der oberen Linkleiste auf Erstellen, und wählen Sie Bildbibliothek aus. Um einer Bildbibliothek ein Bild hinzuzufügen, öffnen Sie die Bildbibliothek, klicken Sie auf Bild hinzufügen, und suchen Sie nach dem gewünschten Bild.

Zusammenarbeit

Die Zusammenarbeit des Teams nimmt mit Windows SharePoint Services eine völlig neue Dimension an. Teammitglieder können auf einfache Weise Websites mit einem Bereich für die Zusammenarbeit erstellen und ihre Teaminformationen freigeben und verwalten. Diskussionen mit Threads, Umfragen, freigegebene Kalender, Aufgabenlisten und sonstige Funktionen für die Zusammenarbeit sorgen für einen stetigen Kontakt und hohe Produktivität innerhalb Ihres Teams.

Ankündigungslisten

Veröffentlichen Sie in Ankündigungslisten Neuigkeiten, Statusinformationen und sonstige Daten, die Sie Ihren Mitgliedern zur Verfügung stellen möchten. Sie können für eine Ankündigung ein Ablaufdatum festlegen.

Ankündigungsliste

Probieren Sie es aus! Ihre Teamwebsite enthält eine vordefinierte Ankündigungsliste. Eine Ansicht dieser Liste wird auf der Startseite der Website eingefügt. Um eine neue Ankündigung hinzuzufügen, klicken Sie auf Neue Ankündigung hinzufügen.

Ereignislisten

Veröffentlichen Sie in einer Ankündigungsliste Termine, die für Ihr Team relevant sind. Sie können Ereignisse aus einer Ereignisliste in ein Kalenderprogramm kopieren bzw. mit diesem verknüpfen, das mit Windows SharePoint Services kompatibel ist, beispielsweise Microsoft Office Outlook 2003.

Probieren Sie es aus! Ihre Teamwebsite enthält eine vordefinierte Ereignisliste. Eine Ansicht dieser Liste wird auf der Startseite der Website eingefügt. Um ein neues Ereignis hinzuzufügen, klicken Sie auf Neues Ereignis hinzufügen.

Aufgabenlisten

Weisen Sie mithilfe der Aufgabenliste Teammitgliedern Aufgaben zu, legen Sie das Fälligkeitsdatum und die Priorität für die Aufgabe fest, und geben Sie ihren Status und ihren Fortschritt an. Sie können auf einfache Weise alle oder ausgewählte Aufgaben anzeigen lassen, beispielsweise die Ihnen zugewiesenen Aufgaben.

Probieren Sie es aus! Ihre Teamwebsite enthält eine vordefinierte Aufgabenliste. Klicken Sie auf der Schnellstartleiste auf Aufgaben, um die Liste anzuzeigen. Um der Liste eine neue Aufgabe hinzuzufügen, klicken Sie auf der Symbolleiste der Liste auf Neuer Eintrag. Um nur die Ihnen zugewiesenen Aufgaben anzuzeigen, klicken Sie in der Aufgabenliste auf Filter, und klicken Sie im Feld Zugewiesen an auf Ihren eigenen Namen.

Diskussionsrunden

Diskussionsrunden bieten ein Forum für den Austausch über relevante Themen im Team. Beispielsweise können Sie eine Diskussionsrunde für Teammitglieder erstellen, in der diese Aktivitäten vorschlagen und diskutieren können. Jede Diskussionsrunde wird auf einer Seite angezeigt. Diese enthält Schaltflächen zum Starten, Sortieren und Filtern von Diskussionen, zum Wechseln der Ansicht der Diskussionsrunde und zum Ändern des Designs der Diskussionsrunde.

Probieren Sie es aus! Ihre Teamwebsite enthält die vordefinierte Diskussionsrunde Allgemeine Diskussion, die auf der Seite Dokumente und Listen und auf der Schnellstartleiste aufgelistet wird. Um eine neue Diskussion zu starten, klicken Sie auf der Seite Allgemeine Diskussion auf Neue Diskussion.

Umfragen

Mithilfe von Umfragen können Sie Meinungen Ihrer Teammitglieder einholen. Sie können eine Umfrage so konfigurieren, dass die Mitglieder eine oder mehrere Antworten geben können. Sie haben auch die Möglichkeit, die Ergebnisse von Umfragen in einer grafischen Ansicht anzuzeigen.

Umfrage

Probieren Sie es aus! Um eine Umfrage zu erstellen, klicken Sie auf der oberen Linkleiste auf Erstellen und anschließend auf Umfrage. Geben Sie einen Namen und eine Beschreibung für die Umfrage ein, und klicken Sie auf Weiter, um mit dem Hinzufügen von Fragen zu beginnen.

Besprechungsarbeitsbereichs-Websites

Eine Besprechungsarbeitsbereichs-Website ist eine Website, auf der alle Informationen und Materialien für eine oder mehrere Besprechungen zusammengefasst verwaltet werden. Veröffentlichen Sie vor der Besprechung auf einer Arbeitsbereich-Website die Tagesordnung, die Teilnehmerliste und die Dokumente, die diskutiert werden sollen. Veröffentlichen Sie im Verlauf des Meetings oder im Anschluss an das Meeting auf der Arbeitsbereich-Website die Besprechungsergebnisse, und verfolgen Sie dort relevante Aufgaben. Laden Sie Personen über Besprechungsanfragen zur Besprechung ein. Binden Sie in die Besprechungsanfrage einen Hyperlink zur Arbeitsbereich-Website ein, auf der sich die Teilnehmer über die Details informieren und mit den Materialien vertraut machen können.

Wenn Ihrer Websitegruppe die Berechtigung zum Erstellen von Unterwebsites zugewiesen ist, können Sie eine Besprechungsarbeitsbereichs-Website erstellen. (Wenn Sie Websiteadministrator sind, verfügen Sie automatisch über die Berechtigung zum Erstellen von Unterwebsites.)

Probieren Sie es aus! Klicken Sie auf der oberen Linkleiste auf Erstellen. Klicken Sie dann auf der Seite Erstellen auf Websites und Arbeitsbereiche. Geben Sie einen Titel, eine Beschreibung und einen URL an, und klicken Sie anschließend auf eine Berechtigungseinstellung. Klicken Sie auf Erstellen. Klicken Sie auf der Seite Vorlagenauswahl im Feld Vorlage auf Besprechungsarbeitsbereich.

Dokumentarbeitsbereichs-Websites

Eine Dokumentarbeitsbereichs-Website ist eine SharePoint-Website, die sich auf mindestens ein Dokument konzentriert. Mehrere Personen können mühelos an ein und demselben Dokument zusammenarbeiten. Dazu arbeiten sie entweder direkt in der Kopie auf der Dokumentarbeitsbereichs-Website, oder sie bearbeiten eine eigene Kopie, die regelmäßig mit den Änderungen aktualisiert werden kann, die in der Kopie auf der Dokumentarbeitsbereichs-Website gespeichert wurden.

Wenn Ihrer Websitegruppe die Berechtigung zum Erstellen von Unterwebsites zugewiesen ist, können Sie eine Dokumentarbeitsbereichs-Website erstellen. (Wenn Sie Websiteadministrator sind, verfügen Sie automatisch über die Berechtigung zum Erstellen von Unterwebsites.)

Probieren Sie es aus! Klicken Sie auf der oberen Linkleiste auf Erstellen. Klicken Sie dann auf der Seite Erstellen auf Websites und Arbeitsbereiche. Geben Sie einen Titel, eine Beschreibung und einen URL an, und klicken Sie anschließend auf eine Berechtigungseinstellung. Klicken Sie auf Erstellen. Klicken Sie auf der Seite Vorlagenauswahl im Feld Vorlage auf Dokumentarbeitsbereich.

Anpassen

Teamwebsites, die auf Windows SharePoint Services basieren, können von Anfang an mit allen ihren Vorteilen genutzt werden. Wenn Sie jedoch ein Webdesigner oder Administrator für die Website sind, können Sie die Website anpassen, indem Sie ihr Erscheinungsbild ändern und Funktionen hinzufügen, ohne dass Sie dazu andere Programme benötigen oder Programmieraufgaben ausführen müssen.

Seiten

Sie müssen kein erfahrener Websitedesigner oder Softwareentwickler sein, um eine in Windows SharePoint Services erstellte Website anzupassen. Mithilfe der integrierten Webpartfunktionen können Sie die Startseite der Website auf einfache Weise bearbeiten und die auf der Website gespeicherten Webpartseiten anpassen.

Bei Webparts handelt es sich um modulare Einheiten von Informationen, die die Grundbausteine einer Webpartseite darstellen. Wenn Sie eine Teamwebsite auf der Grundlage von Windows SharePoint Services erstellen, sind eine Reihe von Webparts verfügbar, die Listen, Bilder, Text und sonstige Inhalte anzeigen. Wenn Sie diese Webparts zu Webpartseiten hinzufügen, sie konfigurieren und miteinander verbinden, können Sie dynamische Informationsportale erstellen, über die den Besuchern Ihrer Website Informationen in übersichtlicher und benutzerfreundlicher Weise präsentiert werden. Beispielsweise können Sie das Bild auf der Startseite der Website ändern, oder Sie können der Startseite eine Ansicht einer Liste hinzufügen.

Probieren Sie es aus! Zeigen Sie im Menü Freigegebene Seite bearbeiten der Startseite auf Webparts hinzufügen, und klicken Sie anschließend auf Durchsuchen. Ziehen Sie ein beliebiges Webpart aus der Webpartliste in eine Zone auf der Startseite.

Persönliche Ansichten

Eine Webpartseite wird wie die Startseite der Website immer in einer von zwei Ansichten angezeigt, der freigegebenen Ansicht oder der persönlichen Ansicht. Wenn eine Webpartseite in der freigegebenen Ansicht angezeigt wird, wird für alle Benutzer dieselbe Seite angezeigt, und alle in dieser Ansicht vorgenommenen Änderungen werden für alle Benutzer zugänglich. Wenn eine Webpartseite in der persönlichen Ansicht angezeigt wird, sind alle vorgenommenen und künftigen Änderungen in dieser Ansicht nur für Sie sichtbar. In der persönlichen Ansicht können Sie die Höhe und die Breite eines Webparts ändern, ein anderes Webpart schließen, ein weiteres hinzufügen und wieder ein anderes Webpart löschen. Alle diese Änderungen gelten nur für Ihre Ansicht der Seite.

Probieren Sie es aus! Klicken Sie im Menü Freigegebene Seite bearbeiten auf der Startseite auf Persönliche Ansicht. Alle in dieser Ansicht vorgenommenen Änderungen sind für andere Betrachter der Seite nicht sichtbar.

Designs

Ein Design ist eine zusammengefasste Gruppe von Designelementen, die sich auf die Schriftarten und das Farbschema Ihrer SharePoint-Website auswirken. Durch das Ändern des Designs der Website können Sie Ihre Website auf einfache Weise an die persönlichen Anforderungen des Teams anpassen.

Auswählen eines Designs

Probieren Sie es aus! Klicken Sie auf der oberen Linkleiste auf Websiteeinstellungen. Klicken Sie auf der Seite Websiteeinstellungen im Bereich Anpassung auf Design auf Website anwenden. Wählen Sie auf der Seite Design auf Website anwenden ein Design aus.

Benachrichtigungen

Sie können Benachrichtigungen hinzufügen, mit denen Sie per E-Mail über Änderungen am Inhalt der Website benachrichtigt werden. Sie können auch Benachrichtigungen für Listen und Bibliotheken sowie für einzelne Objekte und Dateien darin erstellen. Beim Erstellen einer Benachrichtigung für eine Liste oder Bibliothek können Sie die Art der Änderungen angeben, die verfolgt werden sollen. Beispielsweise können Sie festlegen, dass eine Benachrichtigung an den Server gesendet werden soll, wenn ein Objekt oder eine Datei hinzugefügt, geändert oder gelöscht wird. Benachrichtigungen für Dateien und Listeneinträge werden gesendet, wenn diese aktualisiert oder gelöscht werden. Für Dokumente in Bibliotheken können Sie Benachrichtigungen einrichten, wenn Kommentare in Webdiskussionen hinzugefügt, gelöscht oder bearbeitet wurden.

Probieren Sie es aus! Klicken Sie auf einer beliebigen Seite mit einer Liste oder Dokumentbibliothek in der Aktionsliste auf Benachrichtigung bei.

Arbeiten mit Office-Anwendungen

Durch die umfassende Integration mit anderen Programmen in Office 2003 können Ihre Teammitglieder mithilfe der Tools zusammenarbeiten, die ihnen aus ihrer täglichen Arbeit vertraut sind. Im Folgenden sind einige Möglichkeiten aufgeführt, wie Sie Programme in Office 2003 für Ihre Teamwebsite verwenden können:

  • Speichern Sie Dokumente in Dokumentbibliotheken aus Office Excel 2003, Office Outlook 2003, Microsoft Office PowerPoint® 2003, Microsoft Office Visio® 2003 oder Office Word 2003.

  • Verwenden Sie Microsoft Office Access 2003 oder Office Excel 2003 zum Anzeigen und Bearbeiten von Daten, die in Listen auf der Teamwebsite gespeichert sind.

  • Synchronisieren Sie Ihren Office Outlook 2003 -Kalender und Ihre Kontaktlisten mit der Teamwebsite.

  • Erstellen Sie eine Dokumentarbeitsbereichs-Website aus Office Word 2003.

Probieren Sie es aus! Öffnen Sie ein Dokument in Office Word 2003, Office Excel 2003, Office PowerPoint 2003 oder Microsoft Office Visio 2003. Klicken Sie im Menü Extras auf Freigegebener Arbeitsbereich. Klicken Sie im Aufgabenbereich Freigegebener Arbeitsbereich auf den URL (d. h. die Webadresse) einer auf Windows SharePoint Services basierenden Website für den Dokumentarbeitsbereich, oder geben Sie diesen ein. (Die Dokumentarbeitsbereichs-Website wird als Unterwebsite der Website erstellt, sodass Sie über die Berechtigung zum Erstellen einer Dokumentarbeitsbereichs-Website auf dieser Website verfügen müssen.) Klicken Sie auf Erstellen.

Hinweis : Die in den Beispielen verwendeten Namen von Firmen, Organisationen, Produkten, Domänen, Personen, Orten, Ereignissen sowie E-Mail-Adressen und Logos sind frei erfunden. Jede Ähnlichkeit mit tatsächlichen Firmen, Organisationen, Produkten, Domänen, Personen, Orten, Ereignissen, E-Mail-Adressen und Logos ist rein zufällig.

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