Einführung in Formulare

Ein Formular ist ein Datenbankobjekt, mit dem Sie eine Benutzeroberfläche für eine Datenbankanwendung erstellen können. Ein "gebundenes" Formular ist ein Formular, das direkt mit einer Datenquelle wie einer Tabelle oder Abfrage verbunden ist, und mit dem Daten aus dieser Datenquelle eingegeben, bearbeitet oder angezeigt werden können. Alternativ können Sie ein "nicht gebundenes" Formular erstellen, das nicht direkt mit einer Datenquelle verbunden ist, aber dennoch Befehlsschaltflächen, Beschriftungen oder andere Steuerelemente enthält, die zum Bedienen Ihrer Anwendung erforderlich sind.

Dieser Artikel befasst sich primär mit gebundenen Formularen. Sie können gebundene Formulare verwenden, zum den Zugriff auf Daten zu steuern, also beispielsweise, welche Datenfelder oder -zeilen angezeigt werden. So müssen einige Benutzer beispielsweise nur einige Felder aus einer Tabelle mit zahlreichen Feldern anzeigen können. Wenn Sie diese Benutzer mit einem Formular ausstatten, das nur diese Felder enthält, vereinfachen Sie ihnen die Nutzung der Datenbank. Sie können Formularen auch Befehlsschaltflächen und andere Features hinzufügen, um häufig ausgeführte Aktionen zu automatisieren.

Sie können sich gebundene Formulare wie Fenster vorstellen, durch die Benutzer die Datenbank sehen und auf die Datenbank zugreifen. Mit einem leistungsfähigen Formular wird der Umgang mit der Datenbank beschleunigt, da die Benutzer nicht suchen müssen. Ein optisch ansprechendes Formular macht die Arbeit mit der Datenbank darüber hinaus angenehmer und produktiver. Zudem kann so verhindert werden, dass falsche Daten eingegeben werden.

Hinweis : In diesem Artikel wird davon ausgegangen, dass Sie bereits eine Tabelle (oder eine Abfrage basierend auf mehreren Tabellen) erstellt haben und dass Sie ein Formular zum Anzeigen oder Bearbeiten der Daten erstellen möchten. Weitere Informationen zu Tabellen und Abfragen finden Sie in den Links im Abschnitt Siehe auch in diesem Artikel.

Inhalt dieses Artikels

Erstellen eines Formulars mit dem Tool für einfache Formulare

Erstellen eines geteilten Formulars mit dem Tool "Geteiltes Formular"

Erstellen eines Formulars, das mehrere Datensätze anzeigt, mithilfe des Tools "Mehrere Elemente"

Erstellen eines Formulars mit dem Formular-Assistenten

Erstellen eines Formulars mit dem Tool zum Erstellen leerer Formulare (nur auf Englisch verfügbar)

Grundlegendes zu Layoutansicht und Entwurfsansicht

Optimieren Ihres Formulars in der Layoutansicht

Optimieren Ihres Formulars in der Entwurfsansicht

Erstellen eines Formulars mit dem Tool für einfache Formulare

Mit dem Formulartool können Sie mit einem Mausklick ein Formular erstellen. Wenn Sie dieses Tool verwenden, werden alle Felder aus der zugrunde liegenden Datenquelle auf dem Formular platziert. Sie können sofort mit der Verwendung des neuen Formulars beginnen, oder Sie können es in der Layoutansicht oder der Entwurfsansicht so ändern, dass es Ihren Anforderungen besser entspricht.

Verwenden des Formulartools zum Erstellen eines neuen Formulars

  1. Klicken Sie im Navigationsbereich auf die Tabelle oder Abfrage, die im Formular angezeigt werden soll.

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Formulare auf Formular.

Access erstellt das Formular und zeigt es in der Layoutansicht an. In der Layoutansicht können Sie Entwurfsänderungen am Formular vornehmen, während Daten angezeigt werden. So können Sie beispielsweise die Größe der Textfelder bei Bedarf an die Daten anpassen.

Wenn Access eine einzelne Tabelle mit einer 1:n-Beziehung zu der Tabelle oder der Abfrage findet, die Sie zum Erstellen des Formulars verwendet haben, fügt Access dem Formular ein Datenblatt hinzu, das auf der zugehörigen Tabelle oder Abfrage basiert. Wenn Sie beispielsweise ein einfaches Formular erstellen, das auf der Tabelle "Mitarbeiter" basiert, und eine 1:n-Beziehung zwischen der Tabelle "Mitarbeiter" und der Tabelle "Bestelllungen" definiert wurde, werden im Datenblatt alle Datensätze in der Tabelle "Bestellungen" angezeigt, die zum aktuellen Datensatz "Mitarbeiter" gehören. Sie können das Datenblatt aus dem Formular löschen, wenn Sie es nicht benötigen. Wenn mehrere Tabellen mit einer 1:n-Beziehung mit der Tabelle vorhanden sind, mit der Sie das Formular erstellt haben, werden dem Formular in Access keine Datenblätter hinzugefügt.

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Erstellen eines geteilten Formulars mit dem Tool "Geteiltes Formular"

Hinweis : Sie können ein geteiltes Formular zu einer Webdatenbank hinzufügen, aber Sie können das Formular nicht ausführen, sofern Sie die Webdatenbank nicht mit Access öffnen (d. h. es kann nicht in einem Webbrowser ausgeführt werden). Weitere Informationen zu Webdatenbanken finden Sie im Artikel Erstellen einer im Web freizugebenden Datenbank.

Ein geteiltes Formular bietet gleichzeitig zwei Ansichten der Daten: eine Formularansicht und eine Datenblattansicht.

Ein geteiltes Formular unterscheidet sich von der Kombination aus Formular/Unterformular dahingehend, dass die beiden Ansichten mit derselben Datenquelle verbunden sind und ständig miteinander synchronisiert werden. Wenn Sie ein Feld in einem Teil des Formulars markieren, wird dasselbe Feld auch im anderen Teil des Formulars markiert. Daten können in beiden Teilen hinzugefügt, bearbeitet oder gelöscht werden (solange die Datensatzquelle aktualisierbar ist, und Sie das Formular nicht so konfiguriert haben, dass diese Aktionen verhindert werden).

Die Arbeit mit geteilten Formularen hat den Vorteil, dass beide Formulartypen in einem Formular angezeigt werden. So können Sie beispielsweise mit dem Datenblattteil des Formulars einen Datensatz schnell finden und diesen anschließend mit dem Formularteil anzeigen oder bearbeiten.

So erstellen Sie ein geteiltes Formular mit dem Tool "Geteiltes Formular"

  1. Klicken Sie im Navigationsbereich auf die Tabelle oder Abfrage, die im Formular angezeigt werden soll. Oder öffnen Sie die Tabelle oder Abfrage in der Datenblattansicht.

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Formulare auf Weitere Formulare, und klicken Sie dann auf Geteiltes Formular.

Access erstellt das Formular und zeigt es in der Layoutansicht an. In der Layoutansicht können Sie Entwurfsänderungen am Formular vornehmen, während Daten angezeigt werden. So können Sie beispielsweise die Größe der Textfelder bei Bedarf an die Daten anpassen. Weitere Informationen zu Formularansichten finden Sie im Abschnitt Grundlegendes zu Layoutansicht und Entwurfsansicht.

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Erstellen eines Formulars, das mehrere Datensätze anzeigt, mithilfe des Tools "Mehrere Elemente"

Wenn Sie ein Formular mit dem Formulartool erstellen, wird in dem von Access erstellten Formular immer nur jeweils ein Datensatz angezeigt. Wenn Sie ein Formular benötigen, das mehrere Datensätze anzeigt, sich jedoch besser anpassen lässt als ein Datenblatt, verwenden Sie dazu das Tool "Mehrere Elemente".

  1. Klicken Sie im Navigationsbereich auf die Tabelle oder Abfrage, die im Formular angezeigt werden soll.

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Formulare auf Weitere Formulare, und klicken Sie dann auf Mehrere Elemente.

Access erstellt das Formular und zeigt es in der Layoutansicht an. In der Layoutansicht können Sie Entwurfsänderungen am Formular vornehmen, während Daten angezeigt werden. So können Sie beispielsweise die Größe der Textfelder an die Daten anpassen. Weitere Informationen zu Formularansichten finden Sie im Abschnitt Grundlegendes zu Layoutansicht und Entwurfsansicht.

Wenn Sie das Tool "Mehrere Elemente" verwenden, ähnelt das von Access erstellte Formular einem Datenblatt. Die Daten sind in Zeilen und Spalten angeordnet, und es wird mehr als ein Datensatz gleichzeitig angezeigt. Ein Formular vom Typ "Mehrere Elemente" bietet jedoch mehr Anpassungsoptionen als ein Datenblatt, wie die Möglichkeit, grafische Elemente, Schaltflächen und andere Steuerelemente hinzuzufügen. Weitere Informationen zum Anpassen des Formulars finden Sie in den Abschnitten Optimieren Ihres Formulars in der Layoutansicht und Optimieren Ihres Formulars in der Entwurfsansicht.

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Erstellen eines Formulars mit dem Formular-Assistenten

Wenn Sie genauer festlegen möchten, welchen Felder auf dem Formular angezeigt werden, können Sie den Formular-Assistenten anstelle der unterschiedlichen Tools zum Erstellen von Formularen verwenden, die zuvor genannt wurden. Sie können auch definieren, wie die Daten gruppiert und sortiert werden sollen, und Sie können Felder aus mehr als einer Tabelle oder Abfrage verwenden, vorausgesetzt, Sie haben im Vorfeld die Beziehungen zwischen den Tabellen und Abfragen festgelegt. Weitere Informationen zum Erstellen von Beziehungen finden Sie in den Links im Abschnitt Siehe auch in diesem Artikel.

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Formulare auf Formular-Assistent.

  2. Folgen Sie den Anweisungen auf den Seiten des Formular-Assistenten.

    Hinweis : Falls das Formular Felder aus mehreren Tabellen und Abfragen enthalten soll, klicken Sie weder auf Weiter noch auf Fertig stellen, nachdem Sie die Felder aus der ersten Tabelle oder Abfrage auf der ersten Seite des Formular-Assistenten ausgewählt haben. Wiederholen Sie stattdessen die Schritte zum Auswählen einer Tabelle oder Abfrage, und klicken Sie auf weitere Felder, die Sie in das Formular einfügen möchten. Klicken Sie dann auf Weiter oder Fertig stellen, um den Vorgang fortzusetzen.

  3. Klicken Sie auf der letzten Seite des Assistenten auf Fertig stellen.

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Erstellen eines Formulars mit dem Tool zum Erstellen leerer Formulare (nur auf Englisch verfügbar)

Wenn der Formular-Assistent oder die Tools zum Erstellen von Formularen nicht Ihre Anforderungen erfüllen, können Sie das Tool "Leeres Formular" verwenden, um ein Formular zu erstellen. Dies kann eine schnelle Methode zum Erstellen eines Formulars sein, besonders, wenn Sie nur einige Felder im Formular anzeigen möchten.

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Formulare auf Leeres Formular.

    Access öffnet ein leeres Formular in der Layoutansicht und zeigt den Bereich Feldliste an.

  2. Klicken Sie im Bereich Feldliste auf das Pluszeichen (+) neben der Tabelle oder den Tabellen, in der bzw. denen die Felder enthalten sind, die im Formular angezeigt werden sollen.

  3. Wenn Sie dem Formular ein Feld hinzufügen möchten, doppelklicken Sie darauf, oder ziehen Sie es in das Formular.

    Hinweis : 

    • Nachdem das erste Feld hinzugefügt wurde, können Sie mehrere Felder auf einmal hinzufügen, indem Sie die STRG-Taste gedrückt halten, auf mehrere Felder klicken und diese dann gleichzeitig auf das Formular ziehen.

    • Die Reihenfolge der Tabellen im Bereich Feldliste hängt jeweils davon ab, welcher Teil des Formulars gerade ausgewählt ist. Wenn das hinzuzufügende Feld nicht angezeigt wird, wählen Sie einen anderen Teil des Formulars aus, und versuchen Sie dann erneut, das Feld hinzuzufügen.

  4. Verwenden Sie die Tools in der Gruppe Kopfzeile/Fußzeile auf der Registerkarte Entwurf, um dem Formular ein Logo, einen Titel oder Datum und Uhrzeit hinzuzufügen.

  5. Verwenden Sie die Tools in der Gruppe Steuerelemente der Registerkarte Entwurf, um dem Formular eine größere Auswahl von Steuerelementen hinzuzufügen.

    Für eine etwas größere Auswahl an Steuerelementen wechseln Sie zur Entwurfsansicht, indem Sie mit der rechten Maustaste in das Formular und dann auf Entwurfsansicht klicken.

    Steuerelemente, die Sie in der Entwurfsansicht hinzufügen, sind möglicherweise nicht mit dem Feature "Im Web veröffentlichen" kompatibel. Wenn Sie das Formular im Web veröffentlichen möchten, dürfen Sie nur die Features verwenden, die in der Layoutansicht zur Verfügung stehen.

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Grundlegendes zu Layoutansicht und Entwurfsansicht

Layoutansicht    Die Layoutansicht ist die intuitivste Ansicht für Formularänderungen und kann für fast alle Änderungen verwendet werden, die Sie an einem Formular in Access vornehmen möchten. Wenn Sie eine Datenbank erstellen, indem Sie in der Microsoft Backstage-Ansicht auf Leere Webdatenbank klicken, dann ist die Layoutansicht die einzige Ansicht, die für das Entwerfen von Formularen verfügbar ist.

In der Layoutansicht wird das Formular tatsächlich ausgeführt. Daher können Sie die Daten fast genau so sehen, wie sie bei der Verwendung des Formulars angezeigt werden. Sie können jedoch in dieser Ansicht auch Änderungen am Formularentwurf vornehmen. Da die Daten beim Ändern des Formulars angezeigt werden, ist diese Ansicht zum Festlegen der Größe von Steuerelementen oder zum Durchführen nahezu jeder anderen Aufgabe sehr hilfreich, die sich auf die Darstellung und Benutzerfreundlichkeit des Formulars auswirkt.

Wenn Sie eine Standard-Desktopdatenbank (im Gegensatz zu einer Webdatenbank) erstellen und eine Aufgabe vorkommt, die in der Layoutansicht nicht ausgeführt werden kann, können Sie zur Entwurfsansicht wechseln. In bestimmten Situationen zeigt Access eine Meldung an, dass Sie zur Entwurfsansicht wechseln müssen, um eine bestimmte Änderung vorzunehmen zu können.

Entwurfsansicht    Die Entwurfsansicht bietet einen detaillierteren Blick auf die Struktur des Formulars. Sie sehen die Abschnitte "Kopfzeile", "Fußzeile" und "Details" des Formulars. Das Formular wird nicht ausgeführt, wenn es in der Entwurfsansicht angezeigt wird. Daher können Sie die zugrunde liegenden Daten nicht sehen, während Sie Entwurfsänderungen vornehmen. Es gibt jedoch einige Aufgaben, die Sie in der Entwurfsansicht einfacher erledigen können als in der Layoutansicht. Sie können folgende Aufgaben ausführen:

  • Hinzufügen einer größeren Auswahl von Steuerelementen zum Formular, z. B. gebundene Objektfelder, Seitenumbrüche und Diagramme.

  • Steuerelementinhalte für Textfelder in den Textfeldern selbst bearbeiten, ohne das Eigenschaftenblatt zu bearbeiten.

  • Ändern der Größe von Formularabschnitten wie den Abschnitten "Kopfzeile" und "Details"

  • Bestimmte Formulareigenschaften können in der Layoutansicht nicht geändert werden.

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Optimieren Ihres Formulars in der Layoutansicht

Nachdem Sie ein Formular erstellt haben, können Sie es in der Layoutansicht problemlos optimieren. Anhand der eigentlichen Formulardaten als Richtschnur können Sie die Steuerelemente neu anordnen und deren Größe anpassen. Außerdem können Sie neue Steuerelemente im Formular platzieren und die Eigenschaften für das Formular und dessen Steuerelemente festlegen.

Zum Wechseln in die Layoutansicht klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf den Formularnamen und dann auf Layoutansicht .

Das Formular wird in der Layoutansicht angezeigt.

Verwenden Sie das Eigenschaftenblatt, um die Eigenschaften des Formulars und der zugehörigen Steuerelemente und Abschnitte zu ändern. Um das Eigenschaftenblatt anzuzeigen, drücken Sie F4.

Sie können den Bereich Feldliste verwenden, um dem Formularentwurf Felder aus der zugrunde liegenden Tabelle oder Abfrage hinzuzufügen. Damit der Bereich Feldliste angezeigt wird, gehen Sie wie folgt vor:

  • Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Extras auf Vorhandene Felder hinzufügen.

    Tastenkombination: Drücken Sie ALT+F8.

Anschließend können Sie Felder direkt aus dem Bereich Feldliste auf das Formular ziehen.

  • Um ein einzelnes Feld hinzuzufügen, doppelklicken Sie darauf, oder ziehen Sie das Feld aus dem Bereich Feldliste in den Abschnitt des Formulars, in dem das Feld angezeigt werden soll.

  • Um mehrere Felder gleichzeitig hinzuzufügen, halten Sie die STRG-TASTE gedrückt, und klicken Sie auf die Felder, die Sie hinzufügen möchten. Ziehen Sie dann die markierten Felder in das Formular.

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Optimieren Ihres Formulars in der Entwurfsansicht

In Desktopdatenbanken können Sie den Formularentwurf in der Entwurfsansicht optimieren. Sie können dem Formular neue Steuerelemente und Felder hinzufügen, indem Sie diese in den Entwurfsbereich einfügen. Über das Eigenschaftenblatt erhalten Sie Zugriff auf viele Eigenschaften, die Sie zum Anpassen des Formulars festlegen können.

Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf den Namen des Formulars, und klicken Sie dann auf Entwurfsansicht.

Hinweis : Die Entwurfsansicht ist beim Arbeiten in einer Webdatenbank nicht verfügbar.

Das Formular wird in der Entwurfsansicht angezeigt.

Verwenden Sie das Eigenschaftenblatt, um die Eigenschaften des Formulars und der zugehörigen Steuerelemente und Abschnitte zu ändern. Um das Eigenschaftenblatt anzuzeigen, drücken Sie F4.

Sie können den Bereich Feldliste verwenden, um dem Formularentwurf Felder aus der zugrunde liegenden Tabelle oder Abfrage hinzuzufügen. Damit der Bereich Feldliste angezeigt wird, gehen Sie wie folgt vor:

  • Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Extras auf Vorhandene Felder hinzufügen.

    Tastenkombination: Drücken Sie ALT+F8.

Anschließend können Sie Felder direkt aus dem Bereich Feldliste auf das Formular ziehen.

  • Um ein einzelnes Feld hinzuzufügen, doppelklicken Sie darauf, oder ziehen Sie das Feld aus dem Bereich Feldliste in den Abschnitt des Formulars, in dem das Feld angezeigt werden soll.

  • Um mehrere Felder gleichzeitig hinzuzufügen, halten Sie die STRG-TASTE gedrückt, und klicken Sie auf die Felder, die Sie hinzufügen möchten. Ziehen Sie dann die markierten Felder in das Formular.

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