Einführung in Dokumentenmappen

Wichtig :  Dieser Artikel wurde maschinell übersetzt. Bitte beachten Sie den Haftungsausschluss. Die englische Version des Artikels ist als Referenz hier verfügbar: hier.

Sie können aus mehreren Dokumenten bestehende Arbeitsprodukte mit dem neuen Inhaltstyp "Dokumentenmappe" erstellen und verwalten. Eine Dokumentenmappe ist eine Gruppe von verwandten Dokumenten, die in einem Schritt erstellt und dann als einzelne Entität verwaltet werden können.

Inhalt dieses Artikels

Was ist eine Dokumentenmappe?

Dokumentenmappenfunktionen

Verwandte Aufgaben

Was ist eine Dokumentenmappe?

Bei der Arbeit an Projekten erstellen die Leute selten nur einzelne Dokumente. Für viele Projektarten ist es eher typisch, eine Reihe von verwandten Dokumenten zu erstellen. In einigen Fällen ist diese Dokumentenmappe (Reihe von Dokumenten) möglicherweise das Endergebnis eines Projekts oder der "Lieferumfang". Ein professionelles Dienstleistungsunternehmen könnte z. B. als Antwort auf jede eingehende Ausschreibung potenzieller Kunden eine Verkaufsstrategie erstellen. In anderen Fällen kann dieser Satz von Dokumenten möglicherweise einfach verschiedene Arten von Informationen darstellen, die ein größeres Projekt unterstützen und zur Erstellung oder Lieferung von etwas anderem führen. Ein Industriebetrieb könnte einen Standardsatz von Dokumenten erzeugen, die sich auf den Entwurf, das Testen und die Herstellung der einzelnen Produkte beziehen.

Diese Dokumente könnten gleichzeitig oder in Phasen von einer oder mehreren Personen erzeugt werden, und sie können Dokumente mit verschiedenen Dateiformaten einbeziehen (z. B. Word-Dokumente, PowerPoint-Präsentationen, Visio-Diagramme, Excel-Dateien usw.).

Unternehmen, die aus mehreren Dokumenten bestehende Arbeitsprodukte erstellen und verwalten möchten, können den neuen Inhaltstyp "Dokumentenmappe" für jedes aus mehreren Dokumenten bestehende Arbeitsprodukt konfigurieren, das sie normalerweise erstellen. Der Inhaltstyp "Dokumentenmappe" ist ein ordnerbasierter Inhaltstyp, der mehrere zusammengehörige Dokumente zu einer einzigen Sicht anordnet, in der diese als einzelne Entität bearbeitet und verwaltet werden können.

Wenn der Inhaltstyp "Dokumentenmappe" zu einer Bibliothek hinzugefügt wird, können die Benutzer neue Instanzen der Dokumentenmappe erstellen, indem Sie in der Bibliothek im Menüband auf Neues Dokument klicken.

Befehl 'Dokumentenmappe' im Menü 'Neues Dokument'

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Dokumentenmappenfunktionen

Der Inhaltstyp "Dokumentenmappe" enthält verschiedene Funktionen, mit denen aus mehreren Dokumente bestehende Arbeitsprodukte einfacher erstellt und verwaltet werden können. Sie können Folgendes ausführen, wenn Sie den Inhaltstyp "Dokumentenmappe" konfigurieren:

  • Festlegen der Inhaltstypen, die in der Dokumentenmappe zulässig sind (z. B. Dokumentdateien, Bilder, Audio- oder Videodateien).

  • Geben Sie beliebige Standarddokumente an, die bei jeder Erstellung der neuen Dokumentenmappe automatisch erstellt werden sollen. Sie können die Standarddokumente den zulässigen Inhaltstypen zuordnen. Wenn Ihr Unternehmen z. B. über Standardvorlagen verfügt, die für Verträge oder ähnliches verwendet werden, oder Sie besitzen Markenvorlagen, die Sie für bestimmte Kommunikationsarten verwenden, dann können Sie diese beim Konfigurieren einer Dokumentenmappe hochladen.

  • Festlegen beliebiger freigegebener Metadaten, die für alle Dokumente in einer Mappe synchronisiert werden sollen.

  • Anpassen einer Begrüßungsseite für eine Dokumentenmappe, die in jeder Instanz eines Arbeitsprodukts angezeigt wird, das mithilfe des Inhaltstyps "Dokumentenmappe" erstellt wird. Diese Begrüßungsseite ist eine Webpartseite, die für die Anzeige von Projektinformationen oder Ressourcen eingerichtet werden kann, um Teammitgliedern zu helfen, die an einer Dokumentenmappe arbeiten (z. B. am Zeitplan eines Projekts, an Links zu Ressourcen usw.).

  • Konfigurieren Sie die Workflows, die Sie für die Dokumentenmappe zur Verfügung stellen möchten. Sie können die Überprüfung oder Genehmigung Standardworkflows mit Dokumentenmappen verwenden. Darüber hinaus kann Ihre Organisation benutzerdefinierte Workflows für Dokumentenmappen mithilfe der vier Dokumentenmappe Workflowaktionen verfügbar in Microsoft SharePoint Designer 2010 entwickeln.

Nachdem der Inhaltstyp "Dokumentenmappe" konfiguriert und zur Bibliothek hinzugefügt wurde, können Websitebenutzer, die Dokumente in einer Dokumentenmappe erstellen oder verwalten, sowohl bekannte als auch spezielle Features zur Dokumentverwaltung verwenden, z. B. die Registerkarte Verwalten des Menübands Dokumentenmappe, wenn Sie Dokumente in einer Dokumentenmappe bearbeiten.

Die Autoren von Dokumentenmappen können die folgenden Aufgaben ausführen:

  • Schnelles und einfaches Erstellen neuer, aus mehreren Dokumenten bestehenden Arbeitsprodukte mithilfe des Befehls Neues Dokument in einer Dokumentbibliothek.

  • Erstellen einer Momentaufnahme zum Versionsverlauf der aktuellen Eigenschaften und Dokumente in der Dokumentenmappe.

  • Starten von Workflows für die gesamte Dokumentenmappe oder für einzelne Elemente der Dokumentenmappe, um gemeinsame Aufgaben wie die Überprüfung und Genehmigung zu verwalten.

  • Versenden eines Links zur Dokumentenmappe per E-Mail.

  • Verwenden Sie den Befehl Senden an, um die Dokumentenmappe an einen anderen Speicherort zu verschieben oder zu kopieren (das Ziel muss innerhalb der Zentraladministration konfiguriert sein).

  • Verwalten von Berechtigungen für die Dokumentenmappe.

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Verwandte Aufgaben

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Hinweis : Haftungsausschluss für maschinelle Übersetzungen: Dieser Artikel wurde mithilfe eines Computersystems und ohne jegliche Bearbeitung durch Personen übersetzt. Microsoft bietet solche maschinellen Übersetzungen als Hilfestellung für Benutzer ohne Englischkenntnisse an, damit Sie von den Informationen zu Produkten, Diensten und Technologien von Microsoft profitieren können. Da es sich bei diesem Artikel um eine maschinelle Übersetzung handelt, enthält er möglicherweise Fehler in Bezug auf (Fach-)Terminologie, Syntax und/oder Grammatik.

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