Einführung in verwaltete Metadaten

Metadaten sind Informationen über Informationen. Titel und Autor eines Adressbuch beträgt beispielsweise Metadaten. Metadaten können viele Arten von Information – ein Standort, der ein Datum oder eine Artikelnummer Katalog sein. Wenn Sie SharePoint Produkte verwenden, können Sie die Metadaten zentral verwalten. Sie können die Metadaten, die in Ihrem Unternehmen sinnvoll ist so organisieren und verwenden die Metadaten, damit es einfacher zu finden, was Sie möchten.

In diesem Artikel werden einige wichtige Begriffe in Bezug auf verwaltete Metadaten beschrieben. Der Artikel enthält weiterhin eine kurze Übersicht über die in SharePoint verfügbaren Tools für die Verwaltung von Metadaten.

Wichtige Terminologie

Dieser Abschnitt enthält Definitionen für wichtige Terminologie. Diese Begriffe und Konzepte kommen häufig in Artikeln über verwaltete Metadaten vor.

Bei einer Taxonomie handelt es sich um ein formales Klassifizierungssystem. Eine Taxonomie gruppiert die Wörter, Bezeichnungen und Ausdrücke, die etwas beschreiben, und ordnet die Gruppen hierarchisch an.

Taxonomien werden für nahezu alle verschiedenartigen Informationen erstellt, von biologischen Systemen bis hin zu Organisationsstrukturen. Biologen gruppieren beispielsweise lebende Organismen in vier Hauptklassifikationen: Tier, Pflanze, Pilz und Mikrobe. Die einzelnen Hauptgruppen sind weiter untergliedert. Das ganze System bildet insgesamt eine Taxonomie.

Es gibt so viele Taxonomien, dass diese nicht einzeln aufgeführt werden können. Es gibt Taxonomien für Kontenpläne in Buchhaltungssystemen, Organisationsdiagramme und Arbeitsplatzklassifizierungen für Mitarbeiter, Produktkataloge usw. Alle diese Taxonomien sind strukturierte Hierarchien von Informationen - formale Klassifizierungssysteme, die die Verwaltung von Informationen vereinfachen.

Bei einer Folksonomie handelt es sich um ein formloses Klassifizierungssystem, das nach und nach weiterentwickelt wird, wenn Websitebenutzer gemeinsame Wörter, Bezeichnungen und Ausdrücke in einer Website verwenden. Folksonomien sind ursprünglich aus gängigen Anwendungen entstanden, z. B. Lesezeichen.

Wenn Sie schon einmal eine Tag Cloud auf einer Website gesehen haben, kennen Sie eine Darstellung einer Folksonomie. Die folgende Abbildung veranschaulicht eine Tag Cloud in einer SharePoint-Website.

kategorienliste

Die Verwendung eine Folksonomie für Metadaten kann nützlich sein, da dadurch die Möglichkeit besteht, Wissen und Kompetenzen von Websitebenutzern gemeinsam zu nutzen. Bei Verwendung einer Folksonomie kann die Klassifizierung von Inhalten abhängig von Geschäftsanforderungen und Benutzerinteressen weiterentwickelt werden.

Ein Ausdruckssatz ist eine Gruppe zusammengehöriger Ausdrücke.

Ausdruckssätze können abhängig davon, wo der Ausdruckssatz erstellt wird, für unterschiedliche Bereiche gelten.

  • Lokale Ausdruckssätze    werden innerhalb des Kontexts einer Websitesammlung erstellt und zur Verwendung verfügbar (als auch sichtbar) nur für Benutzer von dieser Websitesammlung. Wenn Sie einen Ausdruckssatz für eine Metadatenspalte in einer Liste oder Bibliothek erstellen, beträgt beispielsweise dann der Ausdruckssatz lokale. Es steht nur in der Websitesammlung, die diese Liste oder Bibliothek enthält. Angenommen, haben eine Medienbibliothek eine Metadatenspalte, die die Art der Medien (Diagramm, Fotos, den Screenshot, Video, usw.) zeigt. Die Liste der zulässigen Begriffe ist nur für diese Bibliothek relevant und zur Verwendung in der Bibliothek verfügbar.

  • Globale Ausdruckssätze    sind für alle Websites, die einer bestimmten Dienst für verwaltete Metadaten Anwendung abonnieren zur Verfügung. Eine Organisation möglicherweise beispielsweise einen Ausdruckssatz erstellen, unter dem Namen der Business Einheiten in der Organisation, wie etwa Personalwesen, Marketing, Information Technology usw. aufgeführt.

Darüber hinaus können Sie einen Ausdruckssatz konfigurieren, als geschlossen oder öffnen. In einem geschlossenen Ausdruckssatz hinzufügen keine Benutzer neue Begriffe, es sei denn, sie die entsprechenden Berechtigungen verfügen. In einer geöffneten Ausdruckssatz können Benutzer neuer Ausdrücke in einer Spalte hinzufügen, die auf den Ausdruckssatz zugeordnet ist.

Ein Ausdruck eines bestimmten Worts oder Ausdrucks, dem Sie ein Element auf einer SharePoint-Website zugeordnet zur Verfügung. Es ist ein einzelnes Element in einem Ausdruckssatz. Ein Ausdruck enthält eine eindeutige ID, und sie können viele Text Etiketten (Synonyme) aufweisen. Wenn Sie auf einer mehrsprachigen Website arbeiten, kann der Ausdruck Etiketten in verschiedenen Sprachen haben.

Es gibt zwei Arten von Ausdrücken:

  • Verwaltete Ausdrücke    Verwaltete Ausdrücke sind vordefinierte Ausdrücke. Terminologiespeicheradministratoren strukturieren verwaltete Ausdrücke in einem hierarchischen Ausdruckssatz.

  • Unternehmensstichwörter    Ein Enterprise-Schlüsselwort ist ein Wort oder Ausdruck, der ein Benutzer Elemente auf einer SharePoint-Website hinzufügt. Die Sammlung von Unternehmensstichwörter ist bekannt, wie die Schlüsselwörter festgelegt. Normalerweise können Benutzer eines Worts oder Ausdrucks zu einem Element als Schlüsselwort hinzufügen. Dies bedeutet, dass Sie die Unternehmensstichwörter für tagging Folksonomy-Schreibweise verwenden können. Manchmal ist es verschieben Terminologiespeicher Administratoren Unternehmensstichwörter in einem bestimmten verwalteten Ausdruckssatz an. Wenn sie Teil eines verwalteten Ausdruckssatzes sind, werden die Schlüsselwörter im Zusammenhang mit diesen Ausdruckssatz verfügbar.

Weitere Informationen zum Erstellen und Verwalten von Ausdrücken finden Sie unter Erstellen und Verwalten von Ausdrücken in einem Ausdruckssatz.

In SharePoint-Produkten ist eine Gruppe ein Sicherheitsbegriff. In Bezug auf verwaltete Metadaten handelt es sich bei einer Gruppe um mehrere Ausdruckssätze, für die gleiche Sicherheitsanforderungen gelten. Nur Benutzer mit der Berechtigung als Mitwirkender für eine bestimmte Gruppe können Ausdruckssätze verwalten, die zur Gruppe gehören, oder neue Ausdruckssätze in ihr erstellen. Organisationen sollten Gruppen für Ausdruckssätze erstellen, für die einmalige Zugriffs- oder Sicherheitserfordernisse gelten.

Weitere Informationen zum Erstellen einer Gruppe für Ausdruckssätze finden Sie unter Einrichten einer neuen Gruppe für Ausdruckssätze.

Mit dem Terminologiespeicher-Verwaltungstool können Personen, die Taxonomien verwalten, Ausdruckssätze und die darin enthaltenen Ausdrücke erstellen und verwalten. Im Terminologiespeicher-Verwaltungstool werden alle globalen Ausdruckssätze und die verfügbaren lokalen Ausdruckssätze für die Websitesammlung, von der aus auf das Terminologiespeicher-Verwaltungstool zugegriffen wird, angezeigt.

Eine verwaltete Metadatenspalte ist eine spezielle Art der Spalte, die Sie Listen oder Bibliotheken hinzufügen können. Sie können Websitebenutzer Ausdrücke aus einem bestimmten Ausdruckssatz auswählen. Eine verwaltete Metadatenspalte kann auf einer vorhandenen Ausdruckssatz zuordnen, oder Sie können einen lokalen Ausdruckssatz speziell für die Spalte erstellen.

Informationen zum Arbeiten mit einer Spalte für verwaltete Metadaten finden Sie unter Erstellen einer verwalteten Metadatenspalte

Bei der Spalte für Unternehmensstichwörter handelt es sich um eine Spalte, die Inhaltstypen, Listen oder Bibliotheken hinzugefügt werden kann, um Benutzern das Taggen von Elementen mithilfe der von ihnen ausgewählten Wörter oder Begriffe zu ermöglichen. Dabei handelt es sich standardmäßig um eine mehrwertige Spalte. Wenn Benutzer ein Wort oder einen Begriff in die Spalte eingeben, zeigt SharePoint während der Eingabe Vorschläge an. Die Vorschläge können Elemente aus verwalteten Ausdruckssätzen und dem Stichwortsatz sein. Die Benutzer können einen vorhandenen Wert auswählen oder einen neuen Wert eingeben.

Communitytags sind Wörter oder Begriffe, die Websitebenutzer Inhalten zuordnen können, um Informationen sinnvoll zu kategorisieren. Das Erstellen von Communitytags erleichtert Websitebenutzern das Auffinden von Informationen in einer Website. Benutzer können Communitytags zu Informationen in einer SharePoint-Website und zu URLs außerhalb einer SharePoint-Website hinzufügen.

Ein Communitytag umfasst Verweise auf drei verschiedenartige Informationen:

  • Benutzeridentität

  • Element-URL

  • Ausdruck

Wenn Sie einem Element ein Communitytag hinzufügen, können Sie angeben, ob Ihre Identität und die Element-URL privat sein sollen. Der Ausdruck (das Communitytag) ist jedoch immer öffentlich, da er im Terminologiespeicher gespeichert wird.

Beim Erstellen eines Communitytags können Sie einen vorhandenen Ausdruck auswählen oder einen neuen eingeben. Bei Auswahl eines vorhandenen Ausdrucks enthält das Communitytag einen Verweis auf den betreffenden Ausdruck.

Wenn Sie stattdessen einen neuen Ausdruck eingeben, erstellt SharePoint im Stichwortsatz ein neues Stichwort für den Ausdruck. Das neue Communitytag verweist auf diesen Ausdruck. Communitytags ermöglichen so ein Tagging in Folksonomien. Wenn Benutzer eine Spalte für Unternehmensstichwörter oder verwaltete Metadaten aktualisieren, kann SharePoint darüber hinaus automatisch Communitytags erstellen. Diese Ausdrücke werden dann in Newsfeeds, Tag Clouds oder persönlichen Profilen als Tags angezeigt.

Besitzer von Listen oder Bibliotheken können die Veröffentlichung von Metadaten aktivieren oder deaktivieren, indem sie die Einstellungen für die Unternehmensmetadaten und -stichwörter für eine Liste oder Bibliothek aktualisieren.

Weitere Informationen zum Hinzufügen einer Spalte besondere Schlüsselwörter finden Sie unter Hinzufügen einer Spalte für Unternehmensstichwörter zu einer Liste oder Bibliothek.

Der Begriff "Tagging" bezieht sich allgemein auf die Zuordnung von Metadaten zu einem Element (unabhängig davon, ob es sich bei dem Tag um verwaltete Metadaten oder ein Communitytag handelt).

Metadatenszenarien: von Taxonomien zu Folksonomien

Die Metadatenverwaltung von SharePoint unterstützt mehrere Strategien für Metadaten, von formalen Taxonomien bis zu benutzergesteuerten Folksonomien. Sie können formale Taxonomien über verwaltete Ausdrücke und Ausdruckssätze implementieren. Sie können auch Unternehmensstichwörter und Communitytags verwenden, damit Websitebenutzer ausgewählte Stichwörter als Tags für Inhalte verwenden können.

SharePoint-Produkte bieten außerdem Flexibilität. Sie können das Ausmaß der Strukturierung und Kontrolle für Metadaten sowie den jeweiligen Geltungsbereich festlegen, z. B.:

  • Sie können Ausdrücke global websiteübergreifend oder lokal für bestimmte Websites verwalten.

  • Sie können Ausdruckssätze für Benutzerbeiträge als geschlossen oder offen konfigurieren.

  • Sie können sich entscheiden, Unternehmensstichwörter und Communitytags in Verbindung mit verwalteten Ausdrücken zu verwenden oder auch nicht.

SharePoint-Produkte bieten Organisationen individuelle Möglichkeiten, die Vorteile von formalen, verwalteten Taxonomien mit den dynamischen Vorteilen von Communitytags zu kombinieren.

Das folgende Diagramm veranschaulicht, wie verschiedene Geltungs- und Verwaltungsbereiche für unterschiedliche Anforderungen verwendet werden können.

Flexible Konfigurationen für verwaltete Metadaten

Vorzüge verwalteter Metadaten

Der übergreifende Einsatz von verwalteten Metadaten in den Websites einer Organisation bietet eine Reihe von Vorteilen:

Die Features für verwaltete Metadaten in SharePoint-Produkten können Sie steuern, wie Benutzer Inhalt Metadaten hinzugefügt. Beispielsweise legt mithilfe des Ausdrucks und verwaltete Ausdrücke, können Sie steuern, welche Benutzer Inhalte hinzufügen können Ausdrücke, und Sie können steuern, wer neuer Ausdrücke hinzufügen können. Sie können auch Unternehmensstichwörter zu einer bestimmten Liste beschränken, indem Sie den Schlüsselwörter Ausdruckssatz als geschlossen konfigurieren.

Wenn auf allen Websites die gleichen Ausdrücke konsistent verwendet werden, wird das Erstellen stabiler Prozesse oder Lösungen, die auf Metadaten aufbauen, vereinfacht. Darüber hinaus wird es Websitebenutzern leichter gemacht, Metadaten konsistent auf Inhalte anzuwenden.

Wenn der Inhalt in einer Organisation websiteübergreifend konsistente Metadaten enthält, ist es einfacher Unternehmensinformationen und Daten mithilfe der Suchfunktion suchen. Suchfunktionen wie im Einschränkungsbereich für die auf der linken Seite der Seite mit den Suchergebnissen angezeigt wird, können Benutzer Suchergebnisse basierend auf Metadaten zu filtern.

Der Einschränkungsbereich zeigt Metadaten an, die zum Filtern von Suchergebnissen verwendet werden können.

Metadatennavigation ermöglicht Benutzern das Erstellen von Ansichten von Informationen zu dynamisch, basierend auf bestimmten Metadatenfeldern. Benutzer können Sie dann Suchen von Bibliotheken mithilfe von Ordnern oder mithilfe von Metadaten PivotTables und Einschränken der Ergebnisse mithilfe zusätzlicher Schlüsselfilter. Weitere Informationen zur Einrichtung dieser finden Sie unter Einrichten von Metadatennavigation für eine Liste oder Bibliothek.

Steuerelement für die Metadatennavigation

Verwalteter Metadaten vereinfacht Terminologiespeicheradministratoren verwalten und Anpassen von Metadaten Ihrer geschäftlichen Anforderungen weiterentwickelt. Sie können einen Ausdruckssatz einfach aktualisieren. Und neue oder aktualisierte Ausdrücke automatisch werden verfügbar, wenn Sie eine verwaltete Metadatenspalte diesen Ausdruckssatz zuordnen. Beispielsweise, wenn Sie mehrere Ausdrücke aus einem Ausdruck zusammenführen, wird Inhalten, die mit diesen Ausdrücken markiert ist automatisch entsprechend diese Änderung aktualisiert. Sie können mehrere Synonyme (oder Etiketten) für einzelne Ausdrücke angeben. Wenn Ihre Website mehrsprachige ist, können Sie auch mehrsprachige Etiketten für einzelne Ausdrücke angeben.

Verwalten von Metadaten

Eine effektive Verwaltung von Metadaten setzt gewisse Überlegungen und sorgfältige Planung voraus. Sie müssen die Art der Informationen berücksichtigen, die Sie für die Verwaltung des Inhalts von Listen und Bibliotheken verwenden möchten, und überlegen, wie die Informationen in der Organisation verwendet werden. Sie können Ausdruckssätze mit Metadatenausdrücken für eine Vielzahl unterschiedlicher Informationen erstellen.

Angenommen, haben Sie einen einzelnen Inhaltstyp für ein Dokument. Jedes Dokument kann Metadaten sein, der zahlreiche die relevanten Informationen zu erhalten, wie in diesen Beispielen werden:

  • Dokument Zweck ist – es ein Verkaufsangebot? Eine engineering Spezifikation? Eine Prozedur Personalwesen?

  • Autor des Dokuments und die Namen von Personen, die das Dokument geändert haben

  • Erstellungsdatum, Genehmigungsdatum und Datum der letzten Änderung

  • Abteilung, die für Auswirkungen des Dokuments auf das Budget verantwortlich ist

  • Zielgruppe

Hier sind einige wichtigen Aktivitäten, die bei der Verwaltung von Metadaten beteiligt sind:

  • Planen und Konfigurieren

  • Verwalten von Ausdrücken, Ausdruckssätzen und Gruppen

  • Angeben von Eigenschaften für Metadaten

Vor der Nutzung von verwalteten Metadaten sollte Ihre Organisation eine sorgfältige Planung durchführen. Der Umfang der erforderlichen Planung hängt davon ab, wie formal die Taxonomie sein soll. Sie hängt auch davon ab, wie umfangreich die Kontrolle über die Metadaten sein soll.

Wenn Sie Benutzer an der Entwicklung Ihrer Taxonomie beteiligen möchten, können Sie die Benutzer einfach Schlüsselwörter zu Elementen hinzufügen lassen und diese dann nach Bedarf in Ausdruckssätzen strukturieren.

Wenn Ihre Organisation verwenden möchte verwalteten Ausdruckssätze formale Taxonomien implementiert wird, und klicken Sie dann es ist wichtig, die wichtige Projektbeteiligten in Planung und Entwicklung umfassen. Nachdem die wichtigsten Projektbeteiligten in der Organisation über die erforderlichen Ausdrucksspeicher übereinstimmen, können Sie im Terminologiespeicher-Verwaltungstool zu importieren oder erstellen Ihre Ausdruckssätze verwenden. Das Tool können Sie auch die Ausdrucksspeicher verwalten, wie Benutzer für die Arbeit mit den Metadaten starten. Wenn die Webanwendung ordnungsgemäß konfiguriert ist und Sie über die entsprechenden Berechtigungen verfügen, können Sie das Terminologiespeicher-Verwaltungstool mit folgenden Schritten wechseln.

  1. Klicken Sie auf Einstellungen Office 365-Schaltfläche "Einstellungen" , und klicken Sie dann auf Websiteeinstellungen.

  2. Klicken Sie unter Websiteverwaltung auf Management Ausdruck zu speichern.

    Das Dialogfeld Terminologiespeicher-Verwaltungstool.

Das Terminologiespeicher-Verwaltungstool umfasst ein Struktursteuerelement, das für die meisten Aufgaben verwendet werden kann. Ihre Benutzerrolle für dieses Tool bestimmt die Aufgaben, die Sie durchführen können. Um das Terminologiespeicher-Verwaltungstool verwenden zu können, müssen Sie Farmadministrator oder Terminologiespeicher-Administrator oder eine Person sein, die als Gruppenmanager oder Mitwirkender für Ausdruckssätze festgelegt wurde.

Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen und Verwalten von Gruppen und Ausdruckssätze.

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um Aktionen für ein Element in der Hierarchie durchzuführen.

  1. Zeigen Sie auf den Namen einer Dienstanwendung, einer Gruppe, eines Ausdruckssatzes oder eines Ausdrucks für verwaltete Metadaten, die/der geändert werden soll, und klicken Sie auf den angezeigten Pfeil.

  2. Wählen Sie die gewünschte Aktion im Menü aus.

Wenn Sie beispielsweise Terminologiespeicher-Administrator oder Gruppenmanager sind, können Sie Ausdruckssätze in einer Gruppe erstellen, importieren oder löschen. Mitwirkende an Ausdruckssätzen können neue Ausdruckssätze erstellen.

Das Terminologiespeicher-Verwaltungstool umfasst geeignete Menüs auf den einzelnen Hierarchieebenen.

Jede Ebene der Hierarchie können Sie die bestimmte Eigenschaften für eine Gruppe, der Ausdruckssatz oder der Ausdruck im Terminologiespeicher-Verwaltungstool mithilfe im Eigenschaftenbereich konfigurieren. Wenn Sie einen Ausdruckssatz konfigurieren, können Sie Informationen wie Name, Beschreibung, Besitzer, Kontakt und Projektbeteiligte verfügbar ist, klicken Sie auf der Registerkarte Allgemein im Bereich angeben. Sie können auch angeben, ob Sie einen Ausdruckssatz, geöffnet oder geschlossen zu den neuen Übermittlungen von Benutzern werden soll. Alternativ können Sie wählen Sie die Registerkarte Beabsichtigte Verwendung aus, und geben an, ob der Ausdruckssatz für tagging oder Website-Navigation verfügbar sein sollen.

Terminologiespeichereigenschaften ermöglichen das Konfigurieren von Einstellungen, z. B. Tagging

Hinweise : 

  • Haftungsausschluss für maschinelle Übersetzungen: Dieser Artikel wurde mithilfe eines Computersystems und ohne jegliche Bearbeitung durch Personen übersetzt. Microsoft bietet solche maschinellen Übersetzungen als Hilfestellung für Benutzer ohne Englischkenntnisse an, damit Sie von den Informationen zu Produkten, Diensten und Technologien von Microsoft profitieren können. Da es sich bei diesem Artikel um eine maschinelle Übersetzung handelt, enthält er möglicherweise Fehler in Bezug auf (Fach-)Terminologie, Syntax und/oder Grammatik.

  • Die englische Version des Artikels ist als Referenz hier verfügbar: hier. Sie und andere Mitglieder der Microsoft-Community können diesen Artikel über das Collaborative Translation Framework (CTF) verbessern. Zeigen Sie einfach mit der Maus auf einen Satz in diesem Artikel, und klicken Sie dann im CTF-Widget auf "ÜBERSETZUNG VERBESSERN". Klicken Sie hier, um weitere Informationen zum CTF zu erhalten. Durch die Verwendung von CTF stimmen Sie unseren Nutzungsbedingungen zu.

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