Einführung in eingehende E-Mails

Mit Windows SharePoint Services 3.0 können Websitebesitzer Funktionen für eingehende E-Mails in ihre Websites integrieren. Durch dieses neue Feature können Teams E-Mail-Nachrichten innerhalb von SharePoint-Listen und -Bibliotheken aggregieren, sodass Websitemitglieder die an andere Teammitglieder gesendeten E-Mails archivieren können, ohne die SharePoint-Website extra zu öffnen und den Inhalt der E-Mail hochzuladen. Das ist möglich, da den meisten Listen- und Bibliothekstypen in Windows SharePoint Services 3.0 eine eindeutige E-Mail-Adresse zugewiesen werden kann. Websitemitglieder können die E-Mail-Adressen dieser Listen beim Senden im Feld An oder Cc der E-Mail-Clientanwendung hinzufügen. Eine andere Möglichkeit wäre, E-Mails an eine Verteilerliste zu senden, in der neben den E-Mail-Adressen dieser Listen auch die E-Mail-Adressen anderer Websitemitglieder enthalten sind.

E-Mail-Unterstützung ist auf Webanwendungsebene in der Zentraladministration aktiviert. Dadurch ist sie standardmäßig ebenfalls auf der Websitesammlungsebene aktiviert, wo sie jedoch durch einen Besitzer der auf höchster Ebene stehenden Website deaktiviert werden kann. Alle neuen Websites, die in einer Websitesammlung mit E-Mail-Funktionen erstellt wurden, verfügen selbst über E-Mail-Funktionen. Ob auch die anderen Listen für eine Unterwebsite, die Sie erstellen, standardmäßig über E-Mail-Funktionen verfügen, hängt davon ab, welche Optionen Sie beim Erstellen der Unterwebsite auswählen. Jeder Benutzer mit der Berechtigung zum Erstellen einer Liste kann eine E-Mail-Adresse für die Liste auswählen, wenn er die Liste auf einer Website mit E-Mail-Funktionen erstellt.

Hinweis : Als Besitzer einer auf höchster Ebene stehenden Website können Sie eingehende E-Mails für eine gesamte Websitekollektion aktivieren oder deaktivieren, indem Sie auf der Seite Websiteeinstellungen unter Websitesammlungsverwaltung auf den Hyperlink E-Mail klicken. Ist die E-Mail-Unterstützung auf Webanwendungsebene deaktiviert, wird der Hyperlink E-Mail auf der Seite Websiteeinstellungen der Website auf höchster Ebene nicht angezeigt.

Wenn eingehende E-Mails sowohl in der Zentraladministration als auch auf Ebene der Websitesammlung aktiviert sind, können Sie die E-Mail-Unterstützung für die folgenden Listen- und Bibliothekstypen auf Ihren Websites aktivieren und konfigurieren: Dokumentbibliotheken, Bildbibliotheken, Formularbibliotheken, Ankündigungslisten, Kalenderlisten, Blogs und Diskussionsrunden. Es ist nicht möglich, durch Senden von E-Mails Inhalt zu Listen auf Besprechungsarbeitsbereich-Websites hinzuzufügen.

Inhalt dieses Artikels

Praktische Beispiele zu eingehenden E-Mails

Exemplarische Vorgehensweise bei der Erstellung einer neuen Website

Informationen zu E-Mail-Handlern

Sicherheitsaspekte

Routing von E-Mail über einen anderen Server

Praktische Beispiele zu eingehenden E-Mails

Teams können mithilfe eingehender E-Mails effizienter und effektiver kommunizieren. Es folgen Beispiele dazu, wie Teams durch den Einsatz von eingehenden E-Mails auf einer SharePoint-Website ihre Kommunikation optimieren und verbessern können:

Archivieren von Team-E-Mails     Nachdem ein Websitemitglied einem neuen Team beigetreten ist, werden ihm beim Öffnen der Website die aktuellsten Diskussionen angezeigt. Dazu zählen direkte Beiträge von Mitgliedern sowie Inhalte, die über einen E-Mail-Client wie Microsoft Office Outlook an die Diskussionsrunde gesendet wurden. Das Websitemitglied erhält einen Überblick über die dringendsten Probleme und Aufgaben und kann den entsprechenden Hyperlinks in den Diskussionen folgen, um Hintergründe zu erfahren.

Wenn ein Websitemitglied auf eine E-Mail-Nachricht antwortet und dabei die E-Mail-Adresse der Liste angibt, wird die Antwort in der Diskussionsrunde archiviert und der ursprünglichen E-Mail-Nachricht zugeordnet, die archiviert wurde. Auf diese Weise können Websitemitglieder, die diese archivierten Informationen auf der SharePoint-Website anzeigen, die mit einem bestimmten E-Mail-Thread verbundenen Informationen zuordnen.

Erstellen einer Community     Der Websitebesitzer erstellt eine neue Verteilerliste für die Fahrradfahrercommunity eines Unternehmens. Ein Benutzer navigiert zur Website der Homepage des Unternehmens und klickt auf den Hyperlink zur Community. Dort befolgt er die Anweisungen eines Assistenten, der ihn zur Eingabe eines Namens für die Verteilerliste, einer Beschreibung der SharePoint-Community-Website und einer Liste der ersten Mitglieder der Community auffordert. Anschließend gelangt der Benutzer zur Website der neuen Community.

Erstellen eines zentralen Informationsaustauschs     Ein Websitemitglied navigiert zum Communitybereich der Portalwebsite auf der Homepage des Unternehmens und stellt dort mithilfe des Suchfeatures eine Frage. In Sekundenschnelle wird ein Treffer für die Fahrradfahrercommunity angezeigt. Das Websitemitglied klickt auf den Hyperlink in der Antwort und gelangt so zur Homepage der Communitywebsite. Dort wird eine Liste mit häufig gestellten Fragen angezeigt, die eine Übersicht über Fahrradgeschäfte enthält. Da sich keines dieser Geschäfte in der Nähe befindet, fragt das Websitemitglied per E-Mail in der Community nach Fahrradgeschäften in seiner Nähe. Ein Communitymitglied antwortet ihm und empfiehlt ein gut sortiertes Fachgeschäft vor Ort.

Erhalten oder Anbieten von technischem Support     Das Websitemitglied wechselt zur Website der Homepage, findet dort die Verzeichnisauflistung für technischen Support und klickt auf den Hyperlink zum Erstellen einer neuen E-Mail-Nachricht. Nachdem er die Nachricht gesendet hat, erhält er eine Nachverfolgungsnummer, mit deren Hilfe er den Status seiner Anfrage überwachen kann. Da das Websitemitglied die Anfrage nach technischem Support automatisch abonniert hat, kann er bei jeder Statusänderung benachrichtigt werden. Die Antwort erreicht ihn auf schnellstem Weg, da die Anfrage auf Basis der im Formular angegebenen Informationen direkt an die richtigen Ansprechpartner geleitet wurde. Für eine vollständige Implementierung dieses Szenarios ist benutzerdefinierter Code erforderlich. Windows SharePoint Services 3.0 unterstützt keine automatischen Nachverfolgungsnummern oder das Weiterleiten von Nachrichten auf Basis der in einem Formular angegebenen Informationen.

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Exemplarische Vorgehensweise bei der Erstellung einer neuen Website

Alle neuen Unterwebsites, die in einer Websitesammlung mit E-Mail-Funktionen erstellt wurden, verfügen selbst über E-Mail-Funktionen. Wenn Sie bei der Websiteerstellung eine vorhandene Gruppe verwenden, wird die Verteilerliste für die übergeordnete Website (falls verfügbar) der neuen Website zugeordnet.

Hinweis : Verteilerlisten sind nur verfügbar, wenn der SharePoint-Verzeichnisverwaltungsdienst in der Zentraladministration aktiviert ist.

Wenn Sie bei der Websiteerstellung keine vorhandene Gruppe verwenden, sondern eine neue Gruppe erstellen möchten, werden in Windows SharePoint Services 3.0 die folgenden Aktionen ausgeführt:

  • Ist der SharePoint-Verzeichnisverwaltungsdienst in der Zentraladministration aktiviert, können Sie eine E-Mail-Verteilerliste erstellen und die E-Mail-Adresse für die neue Liste angeben.

  • Alle Websitemitglieder, die Sie der neuen Gruppe hinzufügen, sind auf der Teamwebsite in einer Gruppe namens "Mitglieder" enthalten. Wenn der SharePoint-Verzeichnisverwaltungsdienst in der Zentraladministration aktiviert ist, werden diese Websitemitglieder automatisch zu einer Verteilerliste hinzugefügt, die mit der Gruppe "Mitglieder" synchronisiert wird. Änderungen werden also automatisch auf beiden Seiten synchronisiert.

  • Wenn der SharePoint-Verzeichnisverwaltungsdienst in der Zentraladministration aktiviert ist, erhalten Diskussionsrunde und Kalender der Teamwebsite E-Mail-Funktionen, und es werden automatisch E-Mail-Adressen zugewiesen, die der Teamverteilerliste hinzugefügt werden.

    Hinweis : Standardmäßig haben die E-Mail-Adressen für diese beiden Listen folgendes Format: Gruppenadresse.Diskussionen und Gruppenadresse.Kalender.

Wenn Sie der Verteilerliste E-Mail-Adressen für die Diskussionsrunde und den Kalender hinzufügen, werden alle an die Verteilerliste gesendeten E-Mails und Besprechungseinladungen auf der Teamwebsite archiviert.

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Informationen zu E-Mail-Handlern

Windows SharePoint Services 3.0 leitet mithilfe von E-Mail-Handlern E-Mails von praktisch jedem E-Mail-Client an eine Liste auf der SharePoint-Website weiter. Jede Liste mit E-Mail-Funktionen wird einer eindeutigen E-Mail-Adresse zugeordnet, und jeder E-Mail-Handler einem bestimmten Listentyp.

Windows SharePoint Services 3.0 stellt einen integrierten E-Mail-Handler für folgende Listentypen bereit: Diskussionsrunden, Ankündigungen, Kalender, Dokumentbibliotheken, Bildbibliotheken, Formularbibliotheken und Blogs. Wenn Sie für einen dieser Listentypen die E-Mail-Unterstützung aktivieren, werden standardmäßig die von Windows SharePoint Services 3.0 bereitgestellten E-Mail-Handler verwendet. E-Mail-Handler analysieren eingehende E-Mail-Nachrichten und führen die Feldzuordnungen für die Nachrichten durch. Außerdem archivieren sie in Abhängigkeit von den Konfigurationseinstellungen die Nachrichten und Anlagen in der Liste, die der E-Mail-Adresse zugeordnet ist, an die sie gesendet wurden.

Folgende Felder einer E-Mail-Nachricht werden einer Liste zugeordnet: E-Mail-Absender, E-Mail an, E-Mail Cc, E-Mail-Betreff, Textkörper der Nachricht und Anlagen.

Hinweis : Wenn Ihnen die Feldzuordnung durch die integrierten E-Mail-Handler nicht zusagt, können Sie auch einen benutzerdefinierten E-Mail-Handler verwenden. Dieser muss von einem Entwickler geschrieben und vom Serveradministrator als Ereignishandler bereitgestellt werden.

Beim Aktivieren und Konfigurieren des E-Mail-Supports für eine Liste kann ein Websitebesitzer verschiedene Optionen wählen, z. B. ob die ursprüngliche E-Mail-Nachricht als EML-Datei archiviert wird, ob Anlagen archiviert werden und ob Besprechungseinladungen in der von Ihnen konfigurierten Liste archiviert werden. Welche Optionen verfügbar sind, hängt vom Listentyp ab.

Sicherheitsaspekte

Wenn Sie die E-Mail-Sicherheitseinstellungen einer bestimmten Liste oder Bibliothek konfigurieren, können Sie festlegen, ob jeder Benutzer E-Mails in der Liste archivieren kann, oder nur die Benutzer, die über Schreibzugriff auf die Liste verfügen. Durch das Archivieren der E-Mails von allen Absendern erhalten sämtliche Benutzer (auch nicht authentifizierte Benutzer) Schreibzugriff auf die Liste oder Bibliothek. Gehen Sie wegen des Sicherheitsrisikos bei dieser Option äußerst vorsichtig vor.

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Routing von E-Mail über einen anderen Server

Auch wenn die Serveradresse für eingehende E-Mails in der Zentraladministration konfiguriert wurde, ist es hilfreich zu wissen, ob eingehende E-Mails über einen anderen E-Mail-Server weitergeleitet werden oder direkt an den Server mit Windows SharePoint Services 3.0 gesendet werden. Fragen Sie den zentralen Administrator, wenn Sie unsicher sind.

Die wichtigsten Vorteile des Routings von E-Mails über einen anderen E-Mail-Server (z. B. Microsoft Exchange Server) sind die folgenden:

Benutzerauthentifizierung     Im Gegensatz zum SMTP-Dienst kann ein Exchange-Server den Benutzer authentifizieren, der E-Mails an Ihre Website gesendet hat. Der Serveradministrator kann in der Zentraladministration festlegen, ob E-Mails nur von authentifizierten Benutzern akzeptiert werden, wenn sie über einen Exchange-Server gesendet werden.

Spamfilter    Exchange-Server bieten Spamfilter, mit denen unerwünschte kommerzielle E-Mails gelöscht werden können, bevor sie an den Empfänger weitergeleitet werden, in diesem Fall an den Server mit Windows SharePoint Services 3.0. Eine andere Möglichkeit, Spam zu verringern, besteht darin, nur Mitgliedern der Teamwebsite das Archivieren von E-Mails in Listen zu erlauben, auf die sie Schreibzugriff haben.

Virusschutz     Exchange-Server beinhalten Virusschutz für E-Mails, die über den Exchange-Server weitergeleitet wurden.

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