Einführung in die Zusammenarbeit mit SharePoint Server 2007

Die meisten Benutzer verbringen einen Großteil ihres Arbeitstages in Zusammenarbeit mit anderen. Sie tauschen Informationen aus, arbeiten in Teams zusammen und verwalten Projekte. Es kann eine Herausforderung darstellen, erfolgreich zusammenzuarbeiten, wenn Sie kein Tool haben, mit dem Sie problemlos mit einer großen Gruppe von Menschen kommunizieren, Informationen austauschen und Projektdetails und Termine koordinieren können.

Microsoft Office SharePoint Server 2007 kann Ihnen dabei helfen, Ihre Arbeit effizienter zu erledigen, da es Organisationen eine Plattform zum Austausch von Informationen und für die Zusammenarbeit in Teams bietet. Eine SharePoint-Website bietet bestimmte Arten von Tools und Arbeitsbereichen, die Sie zur Kommunikation mit Teammitgliedern, Verfolgung von Projekten, Koordination von Terminen und gemeinsamen Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten verwenden können.

Verbessern der Teamproduktivität

Office SharePoint Server 2007 beinhaltet viele verschiedene Arten von Websitevorlagen, die Sie zum Erstellen von Websites verwenden können.

Hinweis : Dieser Artikel bezieht sich auf ein Beispiel für eine SharePoint-Site, die von Adventure Works erstellt wurde. Adventure Works ist ein fiktives Unternehmen, das Fahrräder, Fahrradteile und Fahrradzubehör herstellt.

Die Marketingabteilung von Adventure Works verwendet beispielsweise eine Website, die aus der Vorlage "Teamwebsite" erstellt wurde, um eine Reihe von Teamprojekten und dokumentbezogenen Aufgaben zu verwalten. Die Mitglieder der Marketingabteilung arbeiten täglich mit ihrer Teamwebsite, um Dokumente zu erstellen und zu verwalten, Probleme und Vorgänge zu verfolgen und Hyperlinks und Kontakte freizugeben. All diese Aktivitäten finden an einem Ort statt, sodass die Mitglieder der Marketingabteilung Zeit sparen und ihre Produktivität steigern können.

Die Websitevorlage für eine Teamwebsite beinhaltet:

  • Bibliothek "Freigegebene Dokumente"

  • Ankündigungsliste

  • Kalender

  • Teamdiskussionsliste

  • Aufgabenliste

  • Hyperlinkliste

Wenn Sie möchten, dass Ihr Team schnell mit seiner Arbeit beginnen kann, können Sie problemlos eine Website erstellen, indem Sie die Websitevorlage für eine Teamwebsite verwenden. Diese Universalvorlage kann den unterschiedlichsten Zwecken dienen. Mit ihr können Sie langfristige Routineinformationen für eine einzelne Abteilung oder kurzfristige Informationen für ein bestimmtes Projekt speichern, an dem mehrere Abteilungen beteiligt sind. Wenn Sie eine Teamwebsite erstellen, die als Arbeitsbereich für die Zusammenarbeit verwendet wird, kann Ihr Team nicht nur erfolgreicher und produktiver werden, sondern letztendlich bessere Geschäftsergebnisse erzielen. Zudem können Sie Ihre Website so anpassen, dass sie den Anforderungen Ihres Teams oder Projekts entspricht, indem Sie Listen, Bibliotheken und andere Features hinzufügen.

Effizienteres Verwalten von Projekten

Eine Office SharePoint Server 2007-Website enthält mehrere Features, die Sie zum Verwalten von Projekten und Koordinieren von Aufgaben und Terminen zwischen den Mitarbeitern verwenden können. Die Website des Marketingteams bei Adventure Works verfügt über einen Kalender, den die Teammitglieder verwenden können, um wichtige Besprechungen, Branchenereignisse und Messen zu verfolgen. Die Mitglieder des Marketingteams verknüpfen den Kalender in Microsoft Office Outlook 2007 mit ihren persönlichen Kalendern, sodass sie diese Informationen gemeinsam mit den Informationen in ihrem persönlichen Kalender anzeigen können. Darüber hinaus verwendet die Marketingabteilung eine Projektaufgabenliste, um die wichtigsten Phasen der Marketingprojekte zu visualisieren und zu verfolgen.

Es gibt mehrere Möglichkeiten zum Verwenden einer Teamwebsite, um Projekte effizienter zu verwalten:

  • Verwenden Sie integrierte Features wie z. B. die Vorlage für Projektaufgabenlisten, mit der Sie die Aufgabenbeziehungen und den Projektstatus mit automatisierten Gantt-Diagrammen visualisieren können.

  • Koordinieren Sie die Arbeit des Teams mit freigegebenen Kalendern, Warnungen und Benachrichtigungen. Sie können einen Kalender auf Ihrer SharePoint-Website mit Ihrem Kalender in Office Outlook 2007 verbinden, den Sie genau wie Ihren persönlichen Kalender anzeigen und aktualisieren können.

  • Erstellen Sie Besprechungsarbeitsbereichs-Websites, um Materialien und Dokumente zusammenzustellen, die zu einer Besprechung gehören.

Erstellen, Überprüfen und Freigeben von Dokumenten

Mit einer Office SharePoint Server 2007-Website können Benutzergruppen Dokumente gemeinsam erstellen und bearbeiten. Die Marketingabteilung bei Adventure Works verwendet z. B. zwei verschiedene Arten von Bibliotheken, um den Inhalt zu verwalten, den das Team erstellt:

  • Die Teammitglieder speichern allgemeine Marketing- und Budgetdokumente in einer Bibliothek "Freigegebene Dokumente", in der andere Teammitglieder sie problemlos lesen oder auschecken und bearbeiten können.

  • Das Team verwendet Folienbibliotheken, um Folien zu speichern und für verschiedene Präsentationen wiederzuverwenden.

Für besondere Projekte, an denen nur wenige Mitarbeiter beteiligt sind, erstellen die Teammitglieder auf ihrer Teamwebsite zuweilen Dokumentarbeitsbereich-Unterwebsites. Mit Dokumentarbeitsbereich-Websites können Sie die Arbeit an einem einzelnen Dokument oder einer Gruppe von Dokumenten koordinieren.

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, um Dokumente und andere Dateien auf einer Teamwebsite zu speichern und zu bearbeiten:

  • In Dokumentbibliotheken können Sie wichtige Dokumente speichern und verwalten. Mit Features wie z. B. der Versionsverwaltung können Sie die Überarbeitungen eines Dokuments verwalten. Sie können aber auch das Auschecken von Dokumenten in einer Bibliothek erfordern, um zu verhindern, dass mehrere Personen gleichzeitig Änderungen vornehmen.

  • Erstellen Sie zum Koordinieren der Entwicklung bestimmter Dokumente Dokumentarbeitsbereich-Websites.

  • Verwenden Sie zum Freigeben und Wiederverwenden von Microsoft Office PowerPoint 2007-Folien an zentraler Stelle Folienbibliotheken.

  • Speichern Sie Dokumentbibliotheken in Office Outlook 2007 offline, damit Mitarbeiter Dokumente anzeigen und bearbeiten können, während sie nicht mit dem Netzwerk verbunden sind.

  • Verwenden Sie Workflows, um Aufgaben zu verwalten, die auf Zusammenarbeit basieren, wie z. B. die Überprüfung oder Bewilligung von Dokumenten. Weitere Informationen zu Workflows finden Sie im Abschnitt Enterprise Content Management in diesem Trainingskurs.

Erfassen und Freigeben von Community-Wissen

Eine Office SharePoint Server 2007-Website bietet Organisationen einen zentralen Ort, an dem sie bewährte Methoden erfassen, Informationen freigeben und standardisierte Geschäftsprozesse klarer zuzuordnen können. Die Marketingabteilung bei Adventure Works arbeitet sowohl mit einer Wiki-Website als auch mit einer Blogwebsite, um interessante Informationen zu erfassen und sie dem Team mitzuteilen. Mitglieder des Marketingteams arbeiten mit einer Wiki-Website, um allgemeine Informationen über Firmen- und Teamvorgänge zu kompilieren, die für neue Teammitglieder von Nutzen sind. Alle Teammitglieder können Informationen zu der Wiki-Website hinzufügen oder die Wiki-Veröffentlichungen aktualisieren.

Darüber hinaus stellen verschiedene Mitglieder des Teams routinemäßig branchen- oder marketingbezogene Informationen auf einer Blogwebsite bereit, während andere Teammitglieder die Beiträge lesen und kommentieren können. Der Marketingblog bietet Teammitgliedern ein Forum zum Austauschen von neuen Ideen, Meinungen und Inspirationen.

Nachstehend sind einige Methoden aufgeführt, mit denen Sie eine Teamwebsite zum Erfassen und Freigeben von kollektivem Teamwissen und wichtigen Informationen verwenden können:

  • Aktualisierungen und Informationen mit Benachrichtigungen oder RSS (Really Simple Syndication) verfolgen.

  • Blogs zum Freigeben und klareren Zuordnen von Informationen verwenden.

  • Mithilfe eines Wikis Community-Wissen erfassen oder interne Vorgänge dokumentieren.

  • Umfragen oder Diskussionen zum Erfassen von Informationen oder Anregen von Gesprächen verwenden.

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