Sie können die Zugriffsberechtigung auf Inhalte in E-Mail-Nachrichten in Microsoft Outlook 2010 mithilfe von IRM (Information Rights Management) einschränken, wie Sie auch die Zugriffberechtigung auf andere Microsoft Office-Dateien einschränken können.
Inhalt dieses Artikels
Was ist IRM?
Mithilfe der Verwaltung von Informationsrechten (Information Rights Management, IRM) können Sie Zugriffsberechtigungen für E-Mail-Nachrichten festlegen. So wird vermieden, dass vertrauliche Informationen gelesen, gedruckt, weitergeleitet oder von unberechtigten Personen kopiert werden. Nachdem die Berechtigung für eine Nachricht durch die Verwendung von IRM beschränkt wurde, werden die Zugriffs- und Nutzungsbeschränkungen unabhängig davon erzwungen, wohin die Nachricht übertragen wird, da die Berechtigungen für den Zugriff auf eine E-Mail-Nachricht in der Nachrichtendatei selbst gespeichert sind.
Mithilfe von IRM können Sie die Übermittlung persönlicher oder privater Informationen einschränken. Mithilfe von IRM können Unternehmen auch Unternehmensrichtlinien erzwingen, welche die Steuerung und Verbreitung vertraulicher oder geschützter Informationen regeln, sowohl im Unternehmen selbst als auch für Kunden und Partner.
Hinweis: IRM kann nicht verhindern, dass Inhalte gelöscht, gestohlen, beschädigt oder von böswilligen Programmen oder Computerviren erfasst und übermittelt werden. Es kann auch nicht verhindert werden, dass Inhalt mit Zugriffseinschränkung manuell kopiert oder abgetippt oder von diesem eine digitale Fotografie oder eine Bildschirmaufnahme erstellt wird.
Konfigurieren des Computers für die Verwendung von IRM
Auf Computern mit Windows 7 oder Windows Vista ist der Windows-Rechteverwaltungsdienste-Client (Rights Management Services, RMS) bereits installiert. Bei Computern mit Windows XP muss Service Pack 1 (SP2) des Windows-Rechteverwaltungsdienste-Clients (RMS) oder eine höhere Version vom RMS-Administrator im Unternehmen installiert werden.
Der RMS-Administrator kann unternehmensspezifische IRM-Richtlinien konfigurieren, mit denen definiert wird, wer auf Informationen zugreifen kann und welche Bearbeitungsstufe für eine E-Mail-Nachricht zulässig ist.
Installieren des Windows-Rechteverwaltungsdienste-Clients (RMS-Client)
-
Klicken Sie unter Windows XP auf die Schaltfläche Start und dann auf Systemsteuerung.
-
Klicken Sie auf Software und dann auf Programme ändern oder entfernen.
-
Klicken Sie auf Neue Programme hinzufügen.
-
Klicken Sie in der Liste der Programme auf Windows-Rechteverwaltungsdienste-Client und dann auf Hinzufügen.
Hinweis: Doppelklicken Sie in der klassischen Ansicht auf Software, und klicken Sie dann im linken Fensterbereich auf Neue Programme hinzufügen. Klicken Sie in der Liste mit Programmen auf Windows Rights Management Services-Client und dann auf Hinzufügen.
Wenn Sie zum ersten Mal versuchen, Dateien zu öffnen, deren Rechte mithilfe von IRM verwaltet werden, fordert Microsoft Office Sie auf, den Windows-Rechteverwaltungsdienste-Client herunterzuladen, wenn Sie einen Computer ohne diese Software ausführen. Weitere Informationen zum Windows-Rechteverwaltungsdienste-Client finden Sie auf der Webseite Windows-Rechteverwaltungsdienste, wo dieser auch heruntergeladen werden kann.
Herunterladen von Berechtigungen
Beim ersten Öffnen einer E-Mail-Nachricht, die eingeschränkte Berechtigungen verwendet, müssen Sie eine Verbindung mit einem Lizenzierungsserver herstellen, um Ihre Anmeldeinformationen zu überprüfen und eine Verwendungslizenz herunterzuladen. Die Verwendungslizenz definiert die Zugriffsstufe, über die Sie für eine Datei verfügen. Dieser Prozess ist für jede Datei erforderlich, die eingeschränkte Berechtigungen verwendet. Das bedeutet, dass Inhalte mit eingeschränkten Berechtigungen nicht ohne eine Verwendungslizenz geöffnet werden können.
Für das Herunterladen von Berechtigungen ist es erforderlich, dass Microsoft Office Ihre Anmeldeinformationen (wozu Ihre E-Mail-Adresse gehört) und Informationen zu Ihren Berechtigungen an den Lizenzierungsserver sendet. In der E-Mail-Nachricht enthaltene Informationen werden nicht an den Lizenzierungsserver gesendet. Weitere Informationen finden Sie in den Datenschutzbestimmungen.
Anzeigen von Nachrichten, wenn IRM nicht verfügbar ist
Wenn Sie Inhalte mit eingeschränkter Berechtigung lesen oder öffnen müssen, aber Microsoft Office 2010 auf dem verwendeten Computer nicht verfügbar ist, können Sie einen Webbrowser verwenden. Wenn Sie Outlook Web Access (OWA) verwenden, können Sie eingeschränkte Nachrichten in einem beliebigen Browser anzeigen.
Wenn Sie das Add-On für Internet Explorer zur Rechteverwaltung herunterladen, können Sie die Nachrichten auch in Windows Internet Explorer anzeigen. Dadurch können Sie jedoch die Nachrichten nicht beantworten, weiterleiten, kopieren oder drucken. Wenn Sie das Add-On zur Rechteverwaltung zum Anzeigen von Nachrichten verwenden, können Anlagen nicht angezeigt werden, die möglicherweise zusammen mit der Nachricht gesendet wurden.
IRM-Richtlinien unterliegende Dateitypen, falls an Nachrichten angefügt
Wenn die folgenden Dateitypen in Outlook als Anlagen einer E-Mail-Nachricht, deren Rechte verwaltet werden, angefügt sind, werden auch die Rechte dieser Dateitypen automatisch verwaltet.
Hinweis: Wenn Sie eine Nachrichtendatei (MSG) an eine E-Mail-Nachricht mit verwalteten Rechten anfügen, sind die Rechte der angefügten Nachricht nicht verwaltet. IRM wird nicht auf MSG-Dateitypen angewendet.
Word-Dateien
|
Dateityp |
Erweiterung |
|
Dokument |
DOC |
|
Dokument |
DOCX |
|
Dokument mit Makros |
DOCM |
|
Vorlage |
DOT |
|
Vorlage |
DOTX |
|
Vorlage mit Makros |
DOTM |
Excel-Dateien
|
Dateityp |
Erweiterung |
|
Arbeitsmappe |
XLS |
|
Arbeitsmappe |
XLSX |
|
Arbeitsmappe mit Makros |
XLSM |
|
Vorlage |
XLT |
|
Vorlage |
XLTX |
|
Vorlage mit Makros |
XLTM |
|
Nicht-XML-Binärarbeitsmappe |
XLSB |
|
Add-In mit Makros |
XLA |
|
Add-In mit Makros |
XLAM |
PowerPoint-Dateien
|
Dateityp |
Erweiterung |
|
Präsentation |
PPT |
|
Präsentation |
PPTX |
|
Präsentation mit Makros |
PPTM |
|
Vorlage |
POT |
|
Vorlage |
POTX |
|
Vorlage mit Makros |
POTM |
|
Bildschirmpräsentation |
PPS |
|
Bildschirmpräsentation |
PPSX |
|
Bildschirmpräsentation mit Makros |
PPSM |
|
Office-Design |
THMX |
InfoPath-Dateien
|
Dateityp |
Erweiterung |
|
Dynamische(s) Formular/Vorlage |
XSN |
XPS-Dateien
|
Dateityp |
Erweiterung |
|
XPS (XML Paper Specification) |
XPS |
