Einführung in die Dokumentverwaltung

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Dokumentverwaltung Schwerpunkt auf die Speicherung und Strukturierung von Dokumenten zur Unterstützung von aktiven In Bearbeitung, einschließlich der Erstellung von Inhalten und innerhalb der Organisation freigeben. Wenn Organisationen keine Arten von formalen Dokument Managementsystem angeordnet haben, ist häufig Inhalt erstellt und in eine Möglichkeit nicht verwalteten als auch dezentralisierte vielerorts Dateifreigaben und einzelne Festplatten gespeichert. Dadurch können nur für Mitarbeiter zu suchen, freigeben und auf effektive Zusammenarbeit schwer zu verwenden. Dadurch auch schwierig für Organisationen, die wertvolle Geschäftsinformationen und Daten in den Inhalt zu verwenden.

Microsoft Office SharePoint Server 2007 unterstützt den Anforderungen Ihrer Organisation Dokument Management durch die Bereitstellung von einer umfassenden Reihe von Dokument-Management-Funktionen, mit denen Sie die folgenden Aktionen ausführen:

  • Speichern, Organisieren und Auffinden von Dokumenten

  • Sicherstellen der Konsistenz von Dokumenten

  • Verwalten von Metadaten für Dokumente

  • Schützen von Dokumenten vor unbefugtem Zugriff oder unbefugter Verwendung

  • Sicherstellen konsistenter Geschäftsprozesse (Workflows) für die Verarbeitung von Dokumenten

Hinweis: In diesem Artikel bezieht sich auf einer SharePoint-Website für Beispiel, das erstellte Adventure Works, einer fiktiven Unternehmen, das Fahrräder, Fahrradteilen und Zubehör Fahrrad fahren herstellt.

Beispielsweise verwendet das Team technische Dokumentation von Adventure Works, die unsere Kunden Publikationen wie Benutzerhandbücher und Product technische Datenblätter erstellt, das zahlreiche die Dokumentverwaltungsfunktionen in Office SharePoint Server 2007. Das Team speichert alle Inhalte, die sie in einer Website erstellt, die von der Dokumentcenter-Websitevorlage erstellt wurde. Die Dokumentcenter-Website verwenden die Teammitglieder Haupt-und Nebenversionen, um die Entwicklung von Dokumenten durch Versionen zu verfolgen. Sie können auch erforderliches Auschecken stellen Sie sicher, dass Teammitglieder jeweils anderen Person Arbeit nicht versehentlich überschreiben.

Speichern und Organisieren von Dokumenten in einer Dokumentcenterwebsite

Zum Erstellen von Websites, die zum Erstellen, verwenden und Speichern einer großen Anzahl von Dokumenten optimiert sind, kann die Dokumentcenter-Websitevorlage enthaltenen Office SharePoint Server 2007 verwendet werden. Websites, die von der Dokumentcenter-Websitevorlage erstellt wurden spezielle Dokumentverwaltungsfunktionen wie erforderliches Auschecken und Haupt- und Nebenversion versionsverwaltung, die standardmäßig aktiviert sind. Erforderliches Auschecken verhindert Konflikte und Verwirrung über Änderungen, da nur ein Benutzer eine Datei zu einem bestimmten Zeitpunkt ändern kann. Versioning ermöglicht Ihnen das Nachverfolgen von Änderungen an Dokumenten, und es hilft Ihnen die Inhalte verwalten, wie Sie es überarbeiten. Versioning ist besonders hilfreich, wenn mehrere Personen gemeinsam an Projekten arbeiten, oder wenn Informationen über mehrere Phasen der Entwicklung und überprüfen gesendet wird.

Verwenden von Inhaltstypen zum Verwalten von Dokumenten konsistent

Ein Inhaltstyp ist eine Gruppe von wieder verwendbarem Einstellungen, in denen die freigegebenen Verhaltensweisen für einen bestimmten Typ von Inhalt beschrieben. Inhaltstypen können Organisationen organisieren, verwalten und Inhalt einer Websitesammlung einheitlich zu behandeln. Sie können einen Inhaltstyp für jedes Dokument oder Informationen Produkttyp definieren, die Ihrer Organisation erstellt wird, um sicherzustellen, dass diese verschiedenen Arten von Dokumenten in ein konsistentes verarbeitet werden.

Angenommen, mit der die Abteilung technische Dokumentation bei Adventure Works erstellt zwei Inhaltstypen Benutzerhandbuch und Product Specification. Wenn Teammitglieder zu den Dokumentcenter zur Erstellung eines neuen Dokuments wechseln, wird jede dieser Inhaltstypen als Option auf die Schaltfläche neu in der Dokumentbibliothek angezeigt. Für jeden Inhaltstyp gibt die eigene Vorlage, sodass alle Benutzerhandbücher und Produktspezifikationen ein gebräuchliches Format freigeben. Jeder Inhaltstyp gibt auch einen eigenen benutzerdefinierten Spalten an, sodass, beispielsweise alle Benutzerhandbücher Metadaten enthalten darüber, welche Produktmodelle den Handbüchern auf anwenden. Jeder Inhaltstyp enthält auch eine eigene Workflows, damit das Team sicher sein kann, dass jeder Benutzer manuell die gleiche Feedback und Genehmigung Prozesse befolgt. Und da Technische Daten in einem anderen Inhaltstyp enthalten sind, diese Dokumente können unterschiedliche Prozesse folgen und Spalten, die unterschiedlichen Metadaten erfordern.

Verwalten von Dokumenteigenschaften

Einer der primären Methoden, die Personen suchen nach Informationen, die auf einer Website oder in einem Dokument Managementsystem gespeichert ist ist durch Durchsuchen oder suchen für die Metadaten (Dokumenteigenschaften), die zusammen mit den Dateien gespeichert ist. Jedoch nehme Mitarbeiter in Organisationen häufig nicht die Uhrzeit hinzufügen oder aktualisieren die Dokumenteigenschaften für Dateien aus, wenn sie diese zu speichern.

Programme und in der 2007 Microsoft® Office System verfügbaren Server Ihren Besuchern zum Erstellen und Aktualisieren von Metadaten für Dokumente. Beim Öffnen oder Bearbeiten eines Dokuments, das auf einer Website Office SharePoint Server 2007 in einer 2007 Office Release Desktopprogramm, wie Word, Excel oder PowerPoint gespeichert ist können Sie die Servereigenschaften für das Dokument in der Dokumentinformationsbereich bearbeiten, die am oberen Rand der Datei angezeigt wird. Wenn Sie benutzerdefinierte Spalten hinzugefügt haben, für den Inhaltstyp für dieses Dokument oder in der Bibliothek, in dem das Dokument gespeichert ist, werden diese Spaltenwerte als Felder für die Eigenschaften in der Dokumentinformationsbereich angezeigt. Durch die Integration von die Dokument-Eigenschaft bearbeiten Oberfläche in den Inhalt bearbeiten zur Verfügung steht, die Programme in der 2007 Office Release erleichtern für Organisationen, die Qualität der Metadaten für den Inhalt zu verbessern.

Dokumentinformationsbereich

Darüber hinaus können Organisationen Microsoft Office InfoPath 2007 Sie um angepasste Dokument Informationen Bereiche zu erstellen, die sie dann bestimmte Inhaltstypen hinzufügen können.

Schützen von Dokumenten

Office SharePoint Server 2007 bietet auch verschiedene Methoden für Organisationen zu schützen von Dokumenten, die aus nicht autorisierten Zugriff auf einer SharePoint-Website gespeichert sind, oder verwenden. Organisationen können die Verwaltung von Informationsrechten (Information Rights Management, IRM) auf eine gesamte Dokumentbibliothek mit eine ganze Reihe von Dokumenten zu schützen anwenden. Mit IRM können Sie die Aktionen einschränken, die Benutzer für Dateien ausführen können, die von SharePoint-Listen oder Bibliotheken heruntergeladen werden. IRM verschlüsselt die heruntergeladenen Dateien und schränkt die Benutzer und Programme, die diese Dateien entschlüsseln zulässig ist. Mit IRM kann auch die Rechte der Benutzer eingeschränkt, damit sie zum Drucken von Kopien der Dateien oder zum Kopieren von Text aus diese Aktionen belegen können nicht zum Lesen von Dateien, zulässig sind. IRM kann Ihre Organisation erzwingt Unternehmensrichtlinien, die das Steuerelement Verteilung von vertraulichen und firmeninternen Informationen und dienen.

Office SharePoint Server 2007 können Sie zum Schutz von Dateien an anderen Methoden. Wenn Sie verhindern, dass Personen Entwürfe von Dokumenten in den Fortschritt lesen möchten, können Sie mit Haupt-und Nebenversionen einer Dokumentbibliothek einrichten und dann angeben, welche Personengruppen Nebenversionen (Entwürfe) lesen dürfen. Entwürfe sind die Nebenversionen von Dateien oder Listenelementen, die als Haupt-noch nicht genehmigt werden. Wenn Sie die Bibliothek einrichten, Inhalten genehmigt werden müssen, werden dann Entwürfe nicht als Hauptversionen veröffentlicht bis einer Person mit den entsprechenden Berechtigungen das Dokument für die Publikation als wichtigsten Entwurf genehmigt.

Eine weitere Möglichkeit, Dokumente zu schützen ist durch die Konfiguration von Berechtigungen für einzelne Ordner, Listenelemente und Dokumente. Wenn es nur eine oder zwei Dateien in einer Dokumentbibliothek, die Sie den Zugriff einschränken möchten gibt, können Sie die Berechtigungen für einzelne Elemente zu ändern, wer die Berechtigung zum Anzeigen oder bearbeiten kann bearbeiten.

Verwalten von Prozessen mit Workflows dokumentbezogene

Allgemeine dokumentbezogene Geschäftsprozesse unterstützt, bietet Office SharePoint Server 2007 integrierte Workflows, die Organisationen verwenden können, um Aufgaben wie Dokument überprüfen, Genehmigung und Signatur-Websitesammlung verwalten. Workflow wird als die automatisierte Verschiebung von Dokumenten oder Elementen durch eine Abfolge von Aktionen oder Aufgaben, die mit einem Geschäftsprozess zusammenhängen definiert. Workflows können Organisationen dokumentbezogene Geschäftsprozesse effizienter verwalten, da sie automatisch verfolgen und diese Prozesse beteiligt Benutzeraufgaben verwalten.

Beispielsweise nutzt das Team technische Dokumentation von Adventure Works des Workflows zum Sammeln von Feedback. Statt E-mail an Personen zu senden, kann ein Autor im aktuellen Dokument rechts Office Word 2007 einen Workflow starten. Der Workflow sorgt für den Prozess, einschließlich der Benachrichtigungsnachrichten an Personen zu senden, Erstellen von Aufgaben für diese und Verfolgen des Status von diese Aufgaben verwalten. Bearbeiter können ihre Aufgaben in Word 2007 oder Microsoft Office Outlook 2007 ausgeführt werden.

Mithilfe von Microsoft Office SharePoint Designer 2007 oder Microsoft Visual Studio 2005 Extensions for Windows Workflow Foundation Organisationen darüber hinaus entwickeln und Bereitstellen von benutzerdefinierten Workflows, die Verwalten von Geschäftsprozessen, die für ihre Organisationen eindeutig sind.

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