Einführung in die Dokumentverwaltung

Im Mittelpunkt der Dokumentverwaltung stehen das Speichern und Organisieren von Dokumenten zur Unterstützung der aktiven Arbeit. Dies umfasst die Erstellung und Freigabe von Inhalten in einer Organisation. In Organisationen ohne ein formales Dokumentverwaltungssystem werden Inhalte häufig dezentral und unorganisiert verteilt auf verschiedenen Dateifreigaben und einzelnen Festplattenlaufwerken erstellt und gespeichert. Dies erschwert Mitarbeitern das Suchen und Freigeben von Inhalten sowie eine diesbezüglich effiziente Zusammenarbeit. Außerdem wird Organisationen dadurch das Verwenden wertvoller Geschäftsinformationen und Daten in diesen Inhalten erschwert.

Microsoft Office SharePoint Server 2007 stellt eine breite Palette von Dokumentverfaltungsfunktionen bereit, um Organisationen bei der Erfüllung ihrer Dokumentverwaltungsanforderungen zu unterstützen. Diese Funktionen ermöglichen Ihnen Folgendes:

  • Speichern, Organisieren und Suchen von Dokumenten

  • Sicherstellen der Konsistenz von Dokumenten

  • Verwalten von Metadaten für Dokumente

  • Schützen von Dokumenten vor unberechtigtem Zugriff oder nicht autorisierter Verwendung

  • Sicherstellen einheitlicher Geschäftsprozesse (Workflows) für die Handhabung von Dokumenten

Hinweis : Dieser Artikel bezieht sich auf ein Beispiel für eine SharePoint-Site, die von Adventure Works erstellt wurde. Adventure Works ist ein fiktives Unternehmen, das Fahrräder, Fahrradteile und Fahrradzubehör herstellt.

Bei Adventure Works verwenden die Mitarbeiter des für technische Dokumentationen verantwortlichen Teams, das Veröffentlichungen wie Benutzerhandbücher und Produktdatenblätter für Kunden erstellt, viele Dokumentverwaltungsfunktionen von Office SharePoint Server 2007. Die Teammitglieder speichern alle verfassten Inhalte auf einer Website, die anhand der Vorlage für eine Dokumentcenterwebsite erstellt wurde. Auf der Dokumentcenterwebsite verwenden die Teammitglieder Haupt- und Nebenversionen, um die Entwicklung von Dokumenten in den einzelnen Versionen nachzuverfolgen. Darüber hinaus wird durch das obligatorische Auschecken sichergestellt, dass die Teammitglieder nicht versehentlich die Arbeit der anderen Mitarbeiter überschreiben.

Speichern und Organisieren von Dokumenten auf einer Dokumentcenterwebsite

Mithilfe der in Office SharePoint Server 2007 enthaltenen Vorlage für eine Dokumentcenterwebsite können Sie Websites erstellen, die optimal für das Erstellen, Verwenden und Speichern einer großen Anzahl von Dokumenten geeignet sind. Anhand der Vorlage für eine Dokumentcenterwebsite erstellte Websites verfügen über spezielle Dokumentverwaltungsfeatures (wie das obligatorische Auschecken sowie die Verwaltung von Haupt- und Nebenversionen von Dokumenten), die standardmäßig aktiviert sind. Durch das obligatorische Auschecken können Konflikte und Verwirrungen in Bezug auf Änderungen vermieden werden, da jeweils nur ein Benutzer zu einem bestimmten Zeitpunkt Änderungen an einer Datei vornehmen kann. Mithilfe der Versionsverwaltung können Sie Änderungen an Dokumenten nachverfolgen und Inhalte bei der Überarbeitung verwalten. Die Versionsverwaltung ist besonders nützlich, wenn mehrere Benutzer gemeinsam an Projekten arbeiten oder wenn Informationen mehrere Stufen der Entwicklung und Überprüfung durchlaufen.

Verwenden von Inhaltstypen zur einheitlichen Verwaltung von Dokumenten

Unter einem Inhaltstyp versteht man eine Gruppe wiederverwendbarer Einstellungen, mit denen das gemeinsame Verhalten eines bestimmten Inhaltstyps beschrieben wird. Mithilfe von Inhaltstypen können Organisationen Inhalt in einer Websitesammlung einheitlich organisieren, verwalten und bearbeiten. Sie können für sämtliche in der Organisation erstellen Dokumenttypen oder Informationsprodukte Inhaltstypen definieren, um sicherzustellen, dass diese unterschiedlichen Dokumenttypen einheitlich verwaltet werden.

Bei Adventure Works haben die Mitarbeiter der Abteilung Technische Dokumentation die zwei Inhaltstypen "Benutzerhandbuch" und "Produktspezifikation" erstellt. Wenn die Teammitglieder das Dokumentcenter aufrufen, um ein neues Dokument zu erstellen, werden diese Inhaltstypen in der Dokumentbibliothek als Optionen für die Schaltfläche Neu angezeigt. Mit jedem Inhaltstyp wird eine eigene Vorlage angegeben, sodass alle Benutzerhandbücher und Produktspezifikationen dasselbe Format aufweisen. Außerdem werden mit jedem Inhaltstyp auch eigene benutzerdefinierte Spalten festgelegt, sodass beispielsweise alle Benutzerhandbücher Metadaten mit Informationen darüber enthalten, für welche Produktmodelle die Handbücher gelten. Jeder Inhaltstyp enthält darüber hinaus auch eigene Workflows, sodass sich die Teammitglieder sicher sein können, dass für jedes Benutzerhandbuch dieselben Feedback- und Genehmigungsprozesse gelten. Da Produktspezifikationen in einem anderen Inhaltstyp enthalten sind, können diese Dokumente anderen Prozessen unterliegen und Spalten enthalten, für die andere Metadaten erforderlich sind.

Verwalten von Dokumenteigenschaften

Eine der besten Möglichkeiten, wie Benutzer auf einer Website oder in einem Dokumentverwaltungssystem gespeicherte Informationen finden können, besteht darin, die zusammen mit den Dateien gespeicherten Metadaten (Dokumenteigenschaften) zu durchsuchen. Häufig nehmen sich jedoch die Mitarbeiter in Organisationen nicht die Zeit, die Dokumenteigenschaften für Dateien beim Speichern hinzuzufügen oder zu aktualisieren.

Mithilfe der in 2007 Microsoft® Office System verfügbaren Programme und Server können Benutzer Metadaten für Dokumente erstellen und aktualisieren. Wenn Sie ein auf einer Office SharePoint Server 2007-Website gespeichertes Dokument in einem 2007 Office Release-Desktopprogramm wie Word, Excel oder PowerPoint öffnen oder bearbeiten, können Sie die Servereigenschaften für dieses Dokument im oben in der Datei angezeigten Dokumentinformationsbereich bearbeiten. Wenn Benutzer dem Inhaltstyp für dieses Dokument oder der Bibliothek, in der dieses Dokument gespeichert ist, benutzerdefinierte Spalten hinzufügen, werden diese Spaltenwerte als Eigenschaftenfelder im Dokumentinformationsbereich angezeigt. Durch Integrieren der Bearbeitungsfunktionen von Dokumenteigenschaften in die Bearbeitungsfunktionen für Inhalte unterstützen die in 2007 Office Release enthaltenen Programme Organisationen dabei, die Qualität der Metadaten für Inhalte zu verbessern.

Dokumentinformationsbereich

Darüber hinaus können Organisationen mithilfe von Microsoft Office InfoPath 2007 benutzerdefinierte Dokumentinformationsbereiche erstellen, die anschließend bestimmten Inhaltstypen hinzugefügt werden können.

Schützen von Dokumenten

Office SharePoint Server 2007 bietet Organisationen außerdem mehrere Möglichkeiten, um auf einer SharePoint-Website gespeicherte Dokumente vor unberechtigtem Zugriff oder nicht autorisierter Verwendung zu schützen. Organisationen können die Verwaltung von Informationsrechten (Information Rights Management, IRM) auf eine gesamte Dokumentbibliothek anwenden, um eine ganze Gruppe von Dokumenten zu schützen. Mit IRM können Sie die Aktionen einschränken, die Benutzer für Dateien ausführen können, die von SharePoint-Listen oder ¬Bibliotheken heruntergeladen werden. IRM verschlüsselt die heruntergeladenen Dateien und schränkt die Benutzer und Programme ein, die diese Dateien entschlüsseln können. Mit IRM können außerdem die Rechte der Benutzer eingeschränkt werden, die Dateien lesen dürfen, damit sie Aktionen wie das Drucken von Kopien der Dateien oder das Kopieren von Text aus den Dateien nicht ausführen können. IRM kann also Ihrer Organisation helfen, Unternehmensrichtlinien, die die Steuerung und Verbreitung vertraulicher oder proprietärer Informationen regeln, zu erzwingen.

Mit Office SharePoint Server 2007 sind Sie außerdem in der Lage, Dateien auf andere Art und Weise zu schützen. Wenn Sie verhindern möchten, dass Benutzer in Bearbeitung befindliche Dokumententwürfe lesen, können Sie eine Dokumentbibliothek mit Haupt- und Nebenversionen einrichten und dann festlegen, welche Benutzergruppen Nebenversionen (Entwürfe) lesen dürfen. Bei Entwürfen handelt es sich um Nebenversionen von Dateien oder Listenelementen, die noch nicht als Hauptversionen genehmigt wurden. Wenn Sie diese Bibliothek so einrichten, dass eine Inhaltsgenehmigung erforderlich ist, werden Entwürfe erst als Hauptversionen veröffentlicht, wenn ein Benutzer mit den entsprechenden Berechtigungen die Veröffentlichung des Dokuments als Hauptentwurf genehmigt.

Eine weitere Möglichkeit, Dokumente schützen zu können, besteht darin, Berechtigungen für einzelne Ordner, Listenelemente oder Dokumente festzulegen. Wenn in einer Dokumentbibliothek nur ein oder zwei Dateien vorhanden sind, auf die Sie den Zugriff einschränken möchten, können Sie die Berechtigungen für diese Einzelelemente bearbeiten, um zu ändern, welche Personen berechtigt sind, diese Elemente anzuzeigen oder zu bearbeiten.

Verwalten dokumentbezogener Vorgänge mit Workflows

Zur Unterstützung allgemeiner dokumentbezogener Geschäftsprozesse bietet Office SharePoint Server 2007 integrierte Workflows, mit denen Organisationen Aufgaben wie die Dokumentüberprüfung, -genehmigung und das Sammeln von Signaturen verwalten können. Unter einem Workflow versteht man das automatisierte Durchlaufen einer Abfolge von geschäftsprozessbezogenen Aktionen oder Aufgaben für Dokumente oder andere Elemente. Mithilfe von Workflows können Organisationen dokumentbezogene Geschäftsprozesse effizienter verwalten, da alle damit verbundenen Benutzeraufgaben automatisch nachverfolgt und verwaltet werden.

Bei Adventure Works verwenden die Mitarbeiter des für technische Dokumentationen verantwortlichen Teams beispielsweise häufig den Workflow "Feedback sammeln". Statt einem Bearbeiter eine E-Mail-Nachricht zu senden, kann der Verfasser direkt in Office Word 2007 einen Workflow für das aktuelle Dokument starten. Im Rahmen des Workflows wird der gesamte Vorgang verwaltet. Dies umfasst das Senden von Benachrichtigungen an die Bearbeiter, das Erstellen von Aufgaben für die Bearbeiter sowie das Verfolgen des Status dieser Aufgaben. Die Bearbeiter können die jeweiligen Aufgaben in Word 2007 oder in Microsoft Office Outlook 2007 ausführen.

Darüber hinaus können Organisationen mithilfe von Microsoft Office SharePoint Designer 2007 oder Microsoft Visual Studio 2005 Extensions for Windows Workflow Foundation benutzerdefinierte Workflows entwickeln und bereitstellen, mit denen die individuellen Geschäftsprozesse der jeweiligen Organisationen verwaltet werden.

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