Einführung in die Datenarchivwebsite

Wichtig :  Dieser Artikel wurde maschinell übersetzt. Bitte beachten Sie den Haftungsausschluss. Die englische Version des Artikels ist als Referenz hier verfügbar: hier.

Die Datenarchiv-Websitevorlage in Microsoft Office SharePoint Server 2007 soll Organisationen beim Implementieren von Programmen zur Verwaltung und Beibehaltung von Datensätzen unterstützen.

Inhalt dieses Artikels

Features der Datenarchiv-Websitevorlage

Entwerfen einer Datenarchiv-Website

Features der Datenarchiv-Websitevorlage

Das Datenarchiv dient als zentrales Repository, in dem eine Organisation sämtliche Datensätze speichern und verwalten kann. Es unterstützt den gesamten Datensatzverwaltungsprozess, von der Erfassung über die Verwaltung bis hin zur Anordnung von Datensätzen. In der Regel wird eine Datenarchiv-Website vom zuständigen Personal für die Datensatzverwaltung und von den IT-Mitarbeitern in Anlehnung an die Archivierungsanforderungen der Organisation entworfen und konfiguriert.

In der Datenarchiv-Websitevorlage werden einige Standardfeatures von Office SharePoint Server 2007 mit speziellen Features zur Datensatzverwaltung kombiniert, um die folgenden Funktionen zu ermöglichen:

  • Sicherheitsfunktionen     Das Datenarchiv verfügt über Features, die die Integrität der darin enthaltenen Datensätze gewährleisten:

    • Datensätze werden nicht automatisch vom System geändert. Damit ist sichergestellt, dass Datensätze, die auf die Website des Datenarchivs hochgeladen werden, immer mit den später heruntergeladenen Datensätzen identisch sind.

    • Websiteadministratoren können das Datenarchiv ganz einfach durch Einstellungen so konfigurieren, dass ein direktes Manipulieren von Datensätzen nicht möglich ist. Mithilfe einer Versionskontrolle können Änderungen am Inhalt von Dokumenten verfolgt werden, und es können bestimmte Arten von Änderungen überwacht werden.

    • Im Datenarchiv können die Verwalter von Datensätzen Metadaten getrennt von den Metadaten eines Datensatzes hinzufügen und verwalten. Auf diese Weise können die zu Aufgaben der Datensatzverwaltung gehörigen Informationen aktualisiert werden, ohne dass der zugrunde liegende Datensatz geändert wird. Änderungen an Metadaten werden auch per Versionskontrolle überwacht.

  • Erzwingen einer Informationsverwaltungsrichtlinie   Office SharePoint Server 2007 umfasst mehrere Richtlinienfunktionen, die für die Verwaltung von Unterlagen hilfreich sind: 

    • Überwachung     Mit diesem Feature werden Ereignisse und Vorgänge in Dateien protokolliert. Bei der Datensatzverwaltung ist die Überwachung sinnvoll, um festzustellen, wer Informationen im Datenarchiv anzeigt bzw. darauf zugreift.

    • Ablauf     Mit diesem Feature wird angegeben, wie lange ein Datensatz beibehalten werden soll und welche Aktion ausgeführt werden soll, wenn der Beibehaltungszeitraum endet, z. B. Löschen oder Initiieren eines Workflows für die Dispositionsgenehmigung. In der Datensatzverwaltung beginnt der Beibehaltungszeitraum für einen Datensatz in der Regel dann, wenn ein Datensatz erstmalig an das Datenarchiv übermittelt wird.

    • Barcodes     Durch dieses Feature erhält jeder Datensatz ein eindeutiges Barcodebild und einen numerischen Wert. Der Wert des Barcodes wird gespeichert und mit der elektronischen Version des Datensatzes indiziert. In der Datensatzverwaltung sind Barcodes hilfreich, wenn Sie physische Datensätze beibehalten und verfolgen möchten. Wenn die Datensätze in einer Bibliothek über physische Versionen verfügen, können Sie mit Barcodes die physischen Versionen in Beziehung zu ihren elektronischen Entsprechungen setzen.

  • Programmierbare Schnittstelle zur Datensatzerfassung     Das Datenarchiv unterstützt eine Reihe von Diensten, die eine Erfassung von Datensätzen vereinfachen. Über die programmierbare Schnittstelle des Datenarchivs können Organisationen Dokumentverwaltungs- und E-Mail-Systeme dahingehend konfigurieren, dass Dateien automatisch an die Datenarchivwebsite übermittelt werden. Mit dem SOAP-Protokoll können Inhalte über einen Webdienst an das Datenarchiv übermittelt werden, und mit dem SMTP-Protokoll kann die Übermittlung per E-Mail erfolgen.

  • Datensatzrouting     Das Datenarchiv enthält eine Routingliste für Datensätze, mit der eingehende Datensätze (die automatisch oder manuell übermittelt wurden) abhängig vom Datensatztyp automatisch an den richtigen Speicherort weitergeleitet werden. Ein an das Datenarchiv übermittelter Datensatz umfasst häufig weitere damit verbundene Informationen, z. B. Überwachungsverlauf und Metadaten. Der Überwachungsverlauf eines Datensatzes wird im Datenarchiv als XML-Datei gespeichert, und die Metadaten eines Datensatzes werden sowohl in einer XML-Datei als auch in Metadatenspalten auf der Datenarchivwebsite gespeichert.

  • Halten     Das Datenarchiv ermöglicht es Organisationen, Datensätze, die bei Rechtsstreitigkeiten offengelegt werden müssen oder die für eine Überwachung oder Prüfung relevant sind, auf eine Haltestatusliste zu setzen. Für Datensätze im Haltestatus gelten keine Ablaufrichtlinien, was verhindert, dass sie gelöscht werden. Angenommen, eine Organisation ist in einen Rechtsstreit verwickelt und legt für alle damit in Verbindung stehenden Datensätze den Haltestatus fest, damit sie verfügbar bleiben. Datensätze können mehrere Sperren gleichzeitig haben. Datensatzverwalter können das Datenarchiv auch nach Datensätzen durchsuchen, für die ein Haltestatus festgelegt werden soll.

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Entwerfen einer Datenarchivwebsite

Beim Entwerfen einer Datenarchivwebsite zum Implementieren eines Datensatzverwaltungsprogramms müssen auf oberster Stufe die folgenden zwei wichtigen Schritte berücksichtigt werden:

  1. Eine Organisation muss eine Strategie Datensätze zu entwickeln und einer formalen Datensätze für das umfangsmanagement. Dies ist eine gemeinsame Initiative, die Abstimmung zwischen Datensatzverwalter, Compliance Officer, IT-Profis und Information Worker umfasst.

  2. Eine Organisation muss dann Konfigurieren Sie mindestens eine Datenarchiv-Websites, um deren Plans für die datensatzverwaltung zu implementieren.

In den folgenden Abschnitten werden die wichtigsten Elemente der einzelnen Schritte erläutert.

Planen der Datensatzverwaltung

Bevor eine Organisation eine Datenarchivwebsite als Lösung zur Datensatzverwaltung konfiguriert, sollte sie einen formellen Plan für die Strategie der Datensatzverwaltung entwickeln. Dabei hängt es von den einzelnen Organisationen oder Unternehmen ab, welche Elemente ein solcher Plan enthält. Die folgenden Dokumente und Prozesse sind allerdings in den meisten Plänen zur Datensatzverwaltung enthalten:

  • Dateiarchivplan     Ein Dateiarchivplan beschreibt, welche Arten von Dokumenten oder Elementen in einer Organisation als offizielle Geschäftsdatensätze gelten. In dem Plan ist aufgeführt, wo diese Datensätze gespeichert sind und wie die einzelnen Datensatztypen sich voneinander unterscheiden. Der Dateiarchivplan dient als umfassende Sammlung von Richtlinien, Prozessen und Anweisungen zum Erstellen, Speichern und Verwalten von Datensätzen. Ein solcher Plan sollte alle Datensätze enthalten, unabhängig von ihrem Speichermedium, also auch Dokumente in Papier- oder E-Mail-Format und elektronische Dateien. In dem Plan sollte angegeben sein, wie die Datensätze klassifiziert, gesichert und endgültig gelöscht werden. Besondere Datensatzkategorien sollten gekennzeichnet sein, z. B. mit Zusätzen wie "Vertraulich", "Wichtig", "Geschäftsgeheimnis" oder "Bevorzugt". Dann sollte in dem Dateiarchivplan auch festgelegt sein, welche Benutzer für die Verwaltung der einzelnen Datensatztypen verantwortlich sind.

  • Beibehaltungsplan     In einem Beibehaltungsplan ist festgelegt, wie lange die einzelnen Datensatztypen im Dateiarchivplan beibehalten werden müssen (Beibehaltungszeitraum) und wie sie angeordnet werden, wenn sie das Ende dieses Zeitraums erreicht haben (Anordnungsprozess). Die Richtlinien in einem Beibehaltungsplan basieren meistens auf gesetzlichen Bestimmungen, Risiken für die Organisation und geschäftlichen Anforderungen. Darüber hinaus werden in einem Beibehaltungsplan normalerweise auch die Eventualitäten für das Risikomanagement beschrieben, die den Beibehaltungszeitraum für die einzelnen Datensatztypen bestimmen.

  • Dokument für Kompatibilitätsanforderungen     In einem Dokument für Kompatibilitätsanforderungen sind die Regeln festgelegt, denen IT-Systeme zur Datensatzverwaltung unterliegen, die Funktionen, über die sie verfügen müssen sowie die Art der regelmäßigen Überwachung, die sie unterstützen müssen, um die Kompatibilität zu gewährleisten.

  • Formeller Prozess zum Aussetzen der Anordnung von Datensätzen     Dieser Prozess, oft als Halten bezeichnet, beschreibt, wie in einer Organisation die Anordnung von Datensätzen ausgesetzt sind, wenn Ereignisse wie Rechtsstreitigkeiten, Überwachungen oder Prüfungen auftreten.

  • System zum Überwachen und Melden der Datensatzbearbeitung     Wenn Sie sicherstellen möchten, dass Mitarbeiter Datensätze gemäß den definierten Richtlinien und Prozessen archivieren, öffnen und verwalten, benötigen Sie ein Programm zur Datensatzverwaltung, das mit einem Prozess oder System zum Überwachen und Melden der Datensatzbearbeitung ausgestattet ist.

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Konfigurieren einer Datenarchivwebsite

Nachdem eine Organisation ihre Datensatzverwaltung ausführlich geplant und einen formellen Plan dazu entwickelt hat, kann sie eine Datenarchivwebsite erstellen und konfigurieren, um die Implementierung des Programms zu erleichtern.

Zum Konfigurieren einer Datenarchivwebsite müssen Sie die folgenden Schritte durchführen:

  1. Erstellen Sie Dokumentbibliotheken oder -listen, um die im Dateiarchivplan angegebenen Datensatztypen zu verwalten und zu speichern.

    Es wird empfohlen, für jeden Inhaltstyp im Datensatzplan eine eigene Dokumentbibliothek zu erstellen.

    Beim Übermitteln von Datensätzen an das Datenarchiv werden sie an die relevante Liste oder Bibliothek geleitet.

  2. Erstellen Sie Spalten für die relevanten Dokumentbibliotheken, Listen oder Inhaltstypen, in denen die Metadaten für die im Dateiarchivplan angegebenen Datensatztypen angezeigt werden sollen.

  3. Geben Sie für jeden Datensatztyp auf der Datenarchivwebsite die Informationsverwaltungsrichtlinien an. Diese Richtlinien sollten die Beibehaltungszeiträume und Überwachungsanforderungen enthalten, die im Dateiarchivplan und Beibehaltungsplan der Organisation angegeben wurden.

  4. Konfigurieren Sie die Routingliste für Datensätze so, dass jeder Datensatztyp an den entsprechenden Speicherort weitergeleitet wird. Werden Datensätze manuell oder programmgesteuert an die Datenarchivwebsite übermittelt, ermittelt Office SharePoint Server 2007 anhand dieser Tabelle, wie die Datensätze dort klassifiziert werden und wohin sie gesendet werden sollen.

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Hinweis : Haftungsausschluss für maschinelle Übersetzungen: Dieser Artikel wurde mithilfe eines Computersystems und ohne jegliche Bearbeitung durch Personen übersetzt. Microsoft bietet solche maschinellen Übersetzungen als Hilfestellung für Benutzer ohne Englischkenntnisse an, damit Sie von den Informationen zu Produkten, Diensten und Technologien von Microsoft profitieren können. Da es sich bei diesem Artikel um eine maschinelle Übersetzung handelt, enthält er möglicherweise Fehler in Bezug auf (Fach-)Terminologie, Syntax und/oder Grammatik.

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