Einführung in das Importieren und Exportieren von Daten

Wichtig :  Dieser Artikel wurde maschinell übersetzt. Bitte beachten Sie den Haftungsausschluss. Die englische Version des Artikels ist als Referenz hier verfügbar: hier.

In diesem Artikel erfahren Sie, welche Arten von Daten mithilfe von Access importiert oder exportiert werden können, und mit welchen grundlegenden Schritten ein Import- oder Exportvorgang eingeleitet wird.

Eins der nützlichsten Features von Access ist seine Fähigkeit, als Schnittstelle für Daten aus vielen anderen Programmen dienen zu können. Es ist wirklich schwierig, in einem einzigen Artikel alle Möglichkeiten zusammenzufassen, wie Daten in Access hinein- oder aus Access herausbewegt werden können. Beispielhaft seien hier nur ein paar Features für den Datenaustausch in Access genannt:

  • Kombinieren von Daten, die in anderen Programmen erstellt wurden

  • Übertragen von Daten zwischen zwei anderen Programmen

  • Sammeln und Aufbewahren von Daten über einen längeren Zeitraum und gelegentliches Exportieren dieser Daten in andere Programme, wie etwa Excel, zur Analyse

Inhalt dieses Artikels

Übersicht über die Vorgänge für externe Daten in Access

Arten von Daten, die Access importiert werden kann, verknüpfen oder exportieren

Importieren von oder Verknüpfen mit Daten in einem anderen format

Exportieren von Daten in ein anderes format

Übersicht der externen Datenoperationen in Access

In vielen Programmen wird der Befehl Speichern unter zum Speichern eines Dokuments in einem anderen Format verwendet, sodass es in einem anderen Programm geöffnet werden kann. In Access wird der Befehl Speichern unter jedoch nicht in dieser Weise verwendet. Access-Objekte können in Form anderer Access-Objekte gespeichert werden, und Access-Datenbanken lassen sich im Format früherer Access-Datenbankversionen speichern, jedoch kann eine Access-Datenbank beispielsweise nicht als Tabellenkalkulationsdatei gespeichert werden. Analog dazu kann auch umgekehrt eine Tabellenkalkulationsdatei nicht als Access-Datei (ACCDB) gespeichert werden. Verwenden Sie stattdessen die Befehle auf der Registerkarte Externe Daten in Access, um Daten über die Grenzen von Dateiformaten hinweg zu importieren oder exportieren.

Hinweis : Sie können auch Schreiben von Makros oder Visual Basic for Applications (VBA)-Code zum Automatisieren importieren und Exportieren von Vorgänge, die klicken Sie auf der Registerkarte Externe Daten verfügbar sind.

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Geeignete Datentypen für das Importieren, Verknüpfen oder Exportieren in Access

Eine einfache Möglichkeit, sich schnell über die Datenformate zu informieren, die in Access importiert oder aus Access exportiert werden können, besteht im Öffnen einer Datenbank. Dann werden die verfügbaren Optionen auf der Registerkarte Externe Daten auf dem Menüband angezeigt.

Bild der Multifunktionsleiste in Access

1. die Gruppe Importieren und verknüpfen zeigt die Symbole für den Datenformaten, die Access kann aus importieren oder zu verknüpfen.

2. die Gruppe Exportieren zeigt die Symbole für alle Formate, denen Zugriff auf Daten exportieren kann.

3 Klicken Sie in jede Gruppe können Sie auf Weitere um weitere Formate, denen mit Access arbeiten kann, finden Sie unter.

Wenn Sie nicht genau das gewünschte Programm oder den gewünschten Datentyp finden, können Ihre Daten wahrscheinlich vom anderen Programm in ein von Access unterstütztes Format exportiert werden. Beispielsweise können die meisten Programme spaltenweise strukturierte Daten als Text mit Trennzeichen exportieren, der sich dann einfach in Access importieren lässt.

In der folgenden Tabelle sind die geeigneten Formate zum Importieren, Verknüpfen und Exportieren in Access aufgeführt:

Programm oder Format

Import möglich

Verknüpfen möglich

Export möglich

Microsoft Office Excel

Ja

Ja

Ja

Microsoft Office Access

Ja

Ja

Ja

ODBC-Datenbanken (z. B. SQL Server)

Ja

Ja

Ja

Textdateien (mit Trennzeichen oder mit fester Feldbreite)

Ja

Ja

Ja

XML-Dateien

Ja

Nein

Ja

PDF- oder XPS-Dateien

Nein

Nein

Ja

E-Mail (Dateianlagen)

Nein

Nein

Ja

Microsoft Office Word

Nein, jedoch können Word-Dateien als Textdateien gespeichert werden, die anschließend importiert werden können.

Nein, jedoch können Word-Dateien als Textdateien gespeichert werden, zu denen anschließend eine Verknüpfung erstellt werden kann.

Ja (der Export ist als Word Merge oder als RTF möglich)

SharePoint-Liste

Ja

Ja

Ja

Datendienste (siehe Anmerkung)

Nein

Ja

Nein

HTML-Dokumente

Ja

Ja

Ja

Outlook-Ordner

Ja

Ja

Nein, aber der Export als Textdatei ist möglich. Diese kann anschließend in Outlook importiert werden.

dBase-Dateien

Ja

Ja

Ja

Hinweis : Wenn die Schaltfläche Data Services aktivieren möchten, muss Microsoft .NET 3.5 oder höher installiert werden.

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Importieren von oder Verknüpfen mit Daten in einem anderen Format

Dies ist der allgemeine Vorgang für das Importieren von oder das Verknüpfen mit Daten:

  1. Öffnen Sie die Datenbank, die Sie importieren möchten oder mit deren Daten Sie eine Verknüpfung herstellen möchten.

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Externe Daten auf den Typ der Daten, die Sie verwenden möchten, importieren oder zu verknüpfen. Beispielsweise ist die Quelldaten in einer Microsoft Excel-Arbeitsmappe, klicken Sie auf Excel.

    Bild der Multifunktionsleiste in Access

  3. In den meisten Fällen startet Access den Externe Daten-Assistenten. Beim Ausführen des Assistenten werden Sie möglicherweise aufgefordert, einige oder alle der in der folgenden Liste aufgeführten Informationen anzugeben:

    • Angeben der Quelle der Daten (ihres Speicherorts auf dem Datenträger).

    • Auswählen, ob die Daten importiert werden sollen oder eine Verknüpfung zu ihnen herstellt werden soll.

    • Beim Importieren: Auswählen, ob die Daten an eine vorhandene Tabelle angefügt werden sollen oder ob eine neue Tabelle erstellt werden soll.

    • Genaues Angeben der Daten im Dokument, die importiert werden sollen oder zu denen eine Verknüpfung hergestellt werden soll.

    • Angeben, ob die erste Zeile Spaltenbeschriftungen enthält oder ob sie als Daten behandelt werden soll.

    • Angeben des Datentyps für jede Spalte.

    • Auswählen, ob nur die Struktur oder Struktur und Daten gemeinsam importiert werden soll(en).

    • Beim Importieren: Angeben, ob Access der neuen Tabelle einen neuen Primärschlüssel hinzufügen oder einen vorhandenen Schlüssel verwenden soll.

    • Angeben eines Namens für die neue Tabelle.

      Hinweis : Es ist eine gute Idee, betrachten die Quelldaten voraus, dass Sie die richtigen Antworten auf diese Fragen kennen, wenn der Assistent, für diese fragt aus.

  4. Auf der letzten Seite des Assistenten fordert Access normalerweise Sie, wenn Sie die Details des Vorgangs Importieren von oder verknüpfen speichern möchten. Wenn Sie denken, Sie müssen den gleichen Vorgang Suchmaschinen ausführen, wählen Sie die ImportschritteKontrollkästchen, geben Sie die Informationen ein, und klicken Sie dann auf Schließen. Klicken Sie dann können Sie auf der Registerkarte Externe Daten, um den Vorgang erneut auszuführen Gespeicherte Importe auf.

Nach dem Ausführen des Assistenten informiert Access Sie über alle Probleme, die möglicherweise während des Importvorgangs aufgetreten sind. In manchen Fällen erstellt Access eine neue Tabelle mit dem Namen Importfehler, die alle Daten enthält, die nicht erfolgreich importiert werden konnten. Die Daten in dieser Tabelle können Hinweise darauf geben, warum der Import der Daten nicht wie vorgesehen funktioniert hat.

Wenn Sie weitere Informationen zum Importieren oder Verknüpfen von Daten in einem bestimmten Format erhalten möchten, durchsuchen Sie das Hilfesystem von Access nach Artikeln und Videos zu dem betreffenden Format.

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Exportieren von Daten in ein anderes Format

Dies ist der allgemeine Vorgang für das Exportieren von Daten aus Access:

  1. Öffnen Sie die Datenbank, aus der Sie Daten exportieren möchten.

  2. Wählen Sie im Navigationsbereich das Objekt aus, aus dem Sie Daten exportieren möchten. Daten können aus Tabellen-, Abfrage-, Formular- und Berichtsobjekten exportiert werden, jedoch stehen nicht alle Exportoptionen für alle Objekttypen zur Verfügung.

  3. Klicken Sie auf den Typ der Daten, denen Sie exportieren möchten, klicken Sie auf der Registerkarte Externe Daten. Klicken Sie auf Excel beispielsweise zum Exportieren von Daten in einem Format, das von Microsoft Excel geöffnet werden kann.

    Abbildung des Menübands in Access

    in den meisten Fällen Access der Export-Assistent wird gestartet. Im Assistenten werden Sie möglicherweise aufgefordert Informationen wie den Namen der Zieldatei und formatieren, ob Formatierung einbezogen werden sollen und Layout, bei dem Einträge exportieren und vieles mehr.

  4. Klicken Sie auf der letzten Seite des Assistenten fordert Access normalerweise Sie, wenn Sie die Details des Exportvorgangs speichern möchten. Wenn Sie denken, Sie müssen den gleichen Vorgang Suchmaschinen ausführen, wählen Sie die ExportschritteKontrollkästchen, geben Sie die Informationen ein, und klicken Sie dann auf Schließen. Klicken Sie dann können Sie auf der Registerkarte Externe Daten, um den Vorgang erneut auszuführen Gespeicherte Exporte auf.

Wenn Sie weitere Informationen zum Exportieren in ein bestimmtes Format erhalten möchten, durchsuchen Sie das Hilfesystem von Access nach Artikeln und Videos zu dem betreffenden Format.

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Hinweis : Haftungsausschluss für maschinelle Übersetzungen: Dieser Artikel wurde mithilfe eines Computersystems und ohne jegliche Bearbeitung durch Personen übersetzt. Microsoft bietet solche maschinellen Übersetzungen als Hilfestellung für Benutzer ohne Englischkenntnisse an, damit Sie von den Informationen zu Produkten, Diensten und Technologien von Microsoft profitieren können. Da es sich bei diesem Artikel um eine maschinelle Übersetzung handelt, enthält er möglicherweise Fehler in Bezug auf (Fach-)Terminologie, Syntax und/oder Grammatik.

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