Einführung in das Entwerfen und Anpassen von Workflows

Wichtig :  Dieser Artikel wurde maschinell übersetzt. Bitte beachten Sie den Haftungsausschluss. Die englische Version des Artikels ist als Referenz hier verfügbar: hier.

Um im gesamten Unternehmen gemeinsam an Dokumenten zu arbeiten und Information auszutauschen, verwenden Teams Microsoft SharePoint-Websites. Es ist möglich, SharePoint-Lösungen zu erstellen, die die Produktivität und Effizienz Ihrer Organisation steigern, ohne Code zu schreiben. Wie sehen die ersten Schritte hierzu aus?

Mit Microsoft SharePoint Designer 2010 können Sie Lösungen ohne Code Workflow entwerfen, die einfach zu komplexere Geschäftsprozesse in einer Organisation verwalten. Hinzufügen von Logik Workflows gleichzeitig und personenbezogenen Prozesse. Workflows für Systemprozesse möglicherweise eine Datenquelle aktualisiert, wenn einer anderen ändert Datenquelle. Workflows für Prozesse personenbezogenen ein Dokuments, z. B. einer Spesenabrechnung an eines Mitarbeiters Manager zur Genehmigung senden möglicherweise und an die Buchhaltung für die Verarbeitung genehmigt.

Abbildung von SharePoint Designer 2010

Dies wird durch den leistungsstarken noch intuitive Workflow-Editor in SharePoint Designer 2010 ermöglicht, mit dem geschachtelte Logik und Schritte können. Angenommen, wenn der Workflow mit einer Dokumentbibliothek verknüpft ist oder es auf dem Dokumentinhaltstyp gefiltert wird, eine Gruppe von kontextbezogene Dokumentenmappe Aktionen angezeigt. Eine Dokumentenmappe ist ein neues Feature in SharePoint Server 2010 vererbungseinstellungen eine Gruppe von Dokumenten behandelt werden als einzelne Einheit, damit eine Workflowaktion für eine Dokumentenmappe auf alle Elemente in dieser Dokumentenmappe durchlaufen wird.

Weitere neue Workflowaktionen umfassen Aktionen, die die Grundlage der drei beliebtesten Workflows in SharePoint Server bilden – die Workflows "Genehmigung", "Feedback sammeln" und "Signaturen sammeln", Hilfsaktionen zum Bearbeiten von Zeichenfolgen und Daten, eine neue relationale Aktion, die den SharePoint-Benutzerprofilspeicher verwendet, um den Vorgesetzten eines Mitarbeiters nachzuschlagen sowie neue Listenaktionen, die in einem Workflow zum Festlegen von Berechtigungen für ein Listenelement verwendet werden können.

Sie können auch entwerfen und Freigeben von Workflows mithilfe von Microsoft Visio mit seiner Flussdiagrammvorlagen, die in SharePoint Designer 2010 exportiert werden können.

Abbildung von SharePoint Designer 2010

Dieser Artikel stellt die Grundlagen von Workflows vor. Wenn Sie mit den Typen und grundlegenden Bausteinen von Workflows vertraut sind, also mit Aktionen, Bedingungen und Schritten, können Sie automatisierten Prozessen schnell Workflows hinzufügen und so die Produktivität und Effizienz Ihrer Organisation steigern.

Inhalt dieses Artikels

Was ist ein Workflow?

Welche Art von Workflows sollte ich entwickeln?

Anpassen der Workflows in SharePoint Server 2010

Was sind Ereignisse, Aktionen, Bedingungen und Schritte?

Was sind Workflowformularen?

Wo werden Workflows gespeichert?

Wo kann ich den Status eines Workflows überprüfen?

Empfohlene nächste Schritte

Was ist ein Workflow?

Workflows ordnungsgemäß eine Organisation Funktionen, die eine Reihe von Aktionen, die einen Arbeitsprozess, z. B. Aktualisierungsprozess für entsprechen, Bestellungen. SharePoint 2010 können Sie diese Workflows automatisieren, wodurch erhöht die Effizienz und Produktivität der Organisation zur Verfügung stehen. Dies geschieht, da automatisierte Workflows die Prozessen Laufwerk, sodass die Organisation auf die Arbeit erledigen und nicht auf die Verwaltung von den Prozessen konzentrieren kann.

Mit Workflows können die meisten Aspekte einer/s SharePoint 2010-Website, -Liste, -Bibliothek, -Inhaltstyps oder -Listenelements gesteuert werden, einschließlich des Lebenszyklus des betreffenden Elements. Der Workflow kann sowohl von Personen (oder Workflowteilnehmern) ausgeführte Prozesse umfassen als auch vom Workflow ausgeführte Aktionen. Workflowteilnehmer können über die zugeordnete Aufgabenliste mit dem Workflow interagieren, wobei ein Workflow eine Aufgabe für eine Person erstellen kann, um dann zu pausieren, bis die Aufgabe als erledigt gekennzeichnet wurde.

Workflows können so einfach oder so komplex sein, wie es Ihre Geschäftsprozesse erfordern. Sie können einen Workflow erstellen, der von einem Benutzer initiiert wird, oder einen Workflow, der basierend auf einem Ereignis automatisch initiiert wird, wie z. B. durch das Erstellen oder Ändern eines Listenelements.

Im Allgemeinen, wenn Sie SharePoint Designer 2010 verwenden, um einen Workflow entwerfen, Sie grundlegenden gehen Sie folgendermaßen vor:

  • Auswählen des Workflowtyps, der erstellt werden soll: Liste, wiederverwendbare Liste oder Website.

  • Verwenden des Workflow-Editors zum Auswählen und Zusammenfügen der Bedingungen und Aktionen, die die Schritte des Workflows definieren, sodass er den Geschäftsprozess darstellt, der automatisiert werden soll.

  • Speichern und Veröffentlichen des Workflows.

  • Anpassen der Workflowformulare, die automatisch generiert wurden, falls erforderlich.

Ein Workflow entspricht einem Flussdiagramm von Aktionen mit einem Anfang, einem Ende und einem sequenziellen Fluss vom Anfang bis zum Ende. Workflows können parallele Verzweigungen enthalten, aber sie werden letztlich von der ersten bis zur letzten Aktion ausgeführt.

Nehmen Sie beispielsweise an, dass Sie den Workflow, der ein Dokument in SharePoint 2010 zur Genehmigung weiterleitet, in Form eines Diagramms darstellen wollen. Wenn der Workflow startet, benachrichtigt er den festgelegten Bearbeiter automatisch per E-Mail darüber, dass er ein Dokument überprüfen muss. Der Bearbeiter überprüft das Dokument und ändert seinen Status, um anzugeben, dass er seine Aufgabe abgeschlossen hat, und um anzuzeigen, ob das Dokument genehmigt oder abgelehnt wurde. Der Workflow wird fortgesetzt und folgt, basierend auf der Antwort des Bearbeiters, einer der beiden Verzweigungen. Falls der Bearbeiter das Dokument genehmigt, verschiebt der Workflow das genehmigte Dokument in eine bestimmte Dokumentbibliothek und sendet dann eine E-Mail-Nachricht an das gesamte Team, um es über die Genehmigung des Dokuments zu benachrichtigen. Wenn der Bearbeiter das Dokument ablehnt, benachrichtigt der Workflow den Autor des Dokuments darüber. In beiden Fällen erreicht der Workflow sein Ende, und der Vorgang ist abgeschlossen.

Workflow-Prozessflussdiagramm

Diagramm 1: Beispiel für Genehmigungsworkflow

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Auswahl des zu entwerfenden Workflowtyps

Es gibt drei Typen von Workflows in SharePoint 2010:

  • Liste

  • Wiederverwendbare Liste

  • Website

Neuer Workflow

Listenworkflows

Ein Listenworkflow ist den Typ des Workflows, die in SharePoint 2007 verfügbar waren. Da es im Kontext der Liste enthält, für die sie erstellt wurde, müssen Listenworkflows automatisch Zugriff auf die Werte der benutzerdefinierten Felder für das Listenelement aus, an dem sie werden sollen, wie etwa das benutzerdefinierte Feld Notizen für eine Dokumentbibliothek ausgeführt. Listenworkflows können nicht für andere Listen oder Bibliotheken auf diesem Server oder anderen Websites zur Verfügung gestellt werden. Damit die gleiche Workflowfunktionalität für mehrere Listen müssen Sie die Workflows an allen Standorten manuell neu erstellen.

Wenn klar ist, dass die zu entwerfenden Workflows nur für eine bestimmte Liste benötigt werden, besitzt der Listenworkflow den Vorteil, dass er die benutzerdefinierten Felder der Listen automatisch verfügbar macht.

Wiederverwendbare Listenworkflows

Sie können einen wiederverwendbaren Listenworkflow (wiederverwendbaren Workflow) auf der Website der obersten Ebene in der Websitesammlung erstellen, wobei dieser Workflow global wiederverwendbar sein kann, d. h., der Workflow kann jeder Liste, Bibliothek bzw. jedem Inhaltstyp in der Websitesammlung zugeordnet werden. Sie können einen wiederverwendbaren Workflow auch auf einer Unterwebsite in der Websitesammlung erstellen. Dieser kann dann auf dieser bestimmten Unterwebsite wiederverwendet werden.

Auch exportieren ein wieder verwendbaren Workflows von einer Website und laden, und diesen Workflow in einer anderen Website aktivieren. Sie können beispielsweise ein wieder verwendbaren Workflows in einer testumgebung erstellen, testen Sie Sie, und in einer Umgebung für die Herstellung exportieren. SharePoint Designer 2010 unterstützt das Exportieren eines Workflows als Vorlage.

Wiederverwendbaren Workflows besitzen standardmäßig keinen Kontext einer bestimmten Liste oder Bibliothek. Daher stellen Sie standardmäßig nur die Spalten zur Verfügung, die in Listen und Bibliotheken gängig sind, also "Erstellt" oder "Erstellt von".

Wenn der wiederverwendbare Workflow erfordert, dass bestimmte Spalten in der Liste oder Bibliothek vorhanden sind, der er zugeordnet ist, können Sie diese Spalte als Zuordnungsspalten hinzufügen. Zuordnungsspalten werden einer Liste oder Bibliothek automatisch hinzugefügt, wenn dieser ein wiederverwendbarer Workflow zugeordnet wird.

Wenn Sie eine wieder verwendbare Workflows erstellen, können Sie alternativ zum Filtern der wieder verwendbare Workflows zu einem bestimmten Inhaltstyp auswählen. So können Sie mit den Feldern des Inhaltstyps in SharePoint Designer 2010 arbeiten. Zum Beispiel ist eine wieder verwendbare Listenworkflows mit dem Inhaltstyp Dokument verknüpft ist Sie anzeigen und verwenden in Ihrem Workflow spezifische Felder für den Inhaltstyp, z. B. Dokument-ID an. Im Browser können Sie dann Ihre wieder verwendbare Workflows zu einem bestimmten Inhaltstyp oder zu einem beliebigen Inhaltstyp, die von diesem Inhaltstyp erben zuordnen. Wenn Sie einen Workflow einem Websiteinhaltstyp zu verknüpfen, stellen Sie diesen Workflow für alle Elemente dieses Inhaltstyps verfügbar in jeder Liste und Bibliothek auf der Website, die der Inhaltstyp hinzugefügt wurde. Sie können auch zur Verfügung stellen für Websites in einer Websitesammlung, wenn der Workflow so konfiguriert ist, um eine Global wieder verwendbare Workflows werden.

Wenn Benutzer in der Lage sein sollen, die von Ihnen entworfenen Workflows auf mehreren Websites und mit mehreren Listen, Bibliotheken und Inhaltstypen verwenden zu können, erfüllt ein wiederverwendbarer Workflow Ihre Anforderungen mit höchster Wahrscheinlichkeit am besten. Es steht zu erwarten, dass die meisten Workflows für SharePoint 2010 wiederverwendbare Workflows sein werden.

Website-Workflows

Ein Website-Workflow ist einer Website zugeordnet, nicht einer Liste, Bibliothek oder einem Inhaltstyp. Anders als die meisten Workflows wird ein Website-Workflow nicht für ein bestimmtes Listenelement ausgeführt. Aus diesem Grund sind zahlreiche der Aktionen, die für Elemente verfügbar sind, nicht für Website-Workflows verfügbar.

Im Browser können Sie einen Website-Workflow starten oder den Status von ausgeführten Website-Workflows anzeigen, indem Sie zuerst auf das Menü Websiteaktionen klicken, dann auf Alle Websiteinhalte einblenden und schließlich auf Website-Workflows.

Wenn Sie einen Workflow erstellen möchten, aber keine Liste, Bibliothek und keinen Inhaltstyp für die Workflows benötigen, erfüllt ein Website-Workflow Ihre Anforderungen mit höchster Wahrscheinlichkeit am besten. So können Sie beispielsweise einen Website-Workflow als Möglichkeit für Mitarbeiter erstellen, um Feedback zu Ihrer Website abzugeben.

Anpassen der Workflows in SharePoint Server 2010

Sie müssen nicht von Grund auf Entwurf Workflows starten, die entsprechen den Prozessen Ihrer Organisation. Die vier am häufigsten verwendeten Workflows in SharePoint Server 2007 – der Genehmigung zum Sammeln von Feedback, für die Signaturerfassung, für die Veröffentlichung Genehmigungsworkflows – vollständig neu aufgebaut wurden als deklarative wieder verwendbare Workflows, was bedeutet, dass sie jetzt vollständig anpassbaren in SharePoint Designer 2010 sind. Können Sie kopieren und ändern (empfohlen) oder diese Workflows als auch benutzerdefinierte wieder verwendbare Workflows, um den Anforderungen Ihrer Organisation bearbeiten.

Hinweis : Es sind zusätzliche Workflows in SharePoint 2010, wie des Workflows mit drei Status, jedoch sind nicht deklarative Workflows, und kann nicht geändert werden.

Kopieren und Ändern eines Workflows

Diese Workflows sind ereignisgesteuert, und alle wichtigen Ereignisse im Workflow werden auf der der Oberfläche des Workflow-Editors angezeigt, und zwar für jede Aufgabe im Prozess und für den Prozess als Ganzes. So können Sie beispielsweise problemlos Bedingungen und Aktionen hinzufügen, um festzulegen, was passiert, wenn eine Aufgabe zugeordnet wird, abläuft oder abgeschlossen wird.

Was sind Ereignisse, Aktionen, Bedingungen und Schritte?

Dies sind die Bausteine eines Workflows. Ein Workflow besteht aus einem oder mehreren Schritten, und jeder Schritt umfasst Aktionen und mehrere zugeordnete Bedingungen. Jeder Workflow wird durch ein Ereignis initiiert.

Was sind Ereignisse?

Ein Ereignis startet oder initiiert einen Workflow. Sie können mithilfe von Ereignissen auch das Timing von Aktionen innerhalb eines Workflows verwalten, wie z. B. das Warten auf die Statusänderung eines Elements. Es gibt drei Ereignisse, die einen Workflow starten können:

  • Erstellen eines Elements

  • Ändern eines Elements

  • Klicken auf eine Startschaltfläche auf der SharePoint-Website durch einen Workflowteilnehmer

Hinweis : Website-Workflows können nur manuell gestartet werden.

Sie können einen Workflow erstellen, der von einem Teilnehmer manuell gestartet wird, oder einen Workflow, der bei dem Erstellen oder Ändern eines Listenelements automatisch gestartet wird. Angenommen, Sie möchten den benutzerdefinierten Workflow Genehmigung von Entwurfsänderungsanforderung so konfigurieren, dass er manuell und durch Änderung eines Elements gestartet werden kann, aber nicht, wenn ein Element zum ersten Mal erstellt wird. Wählen Sie hierzu auf der Einstellungsseite für den Workflow in Startoptionen die Option Option für automatischen Start bei Erstellung von Elementen deaktivieren.

Startoptionen für Workflows

Wenn ein Workflowteilnehmer einen Workflow manuell startet, wechselt die betreffende Person zunächst zu der Liste oder der Bibliothek, an die der Workflow angefügt ist. Jede Person mit der Teilnahmeberechtigung kann einen Workflow initiieren, der manuell gestartet werden muss. Zum manuellen Starten der Workflows klickt der Teilnehmer auf ein Element und dann im Menü auf Workflows. Anschließend wählt er auf Seite, auf der alle Workflows angezeigt werden, die für das Element verfügbar sind, einen Workflow aus. Der Teilnehmer füllt bei Bedarf ein Formular für die Workflowinitiierung aus und initiiert den Workflow dann, indem er auf die Startschaltfläche auf dem Formular klickt. Beim Initiieren eines Workflows wird eine neue Instanz des betreffenden Workflows für das betreffende Element erstellt.

Manuelles Starten von Workflows

Hinweis : Der Befehl Workflows ist nur verfügbar, wenn das Element in einer Liste, Bibliothek oder einem Inhaltstyp enthalten ist, an die/den mindestens ein Workflow angefügt ist.

Das Initiierungsformular für einen manuell gestarteten Workflow kann sehr einfach sein, wie in der linken Abbildung dargestellt, oder komplexer, wie in der Abbildung rechts zu sehen.

Einfaches Formular

Einfaches Workflow-Initiierungsformular

Komplexeres Formular

Workflow-Initiierungsformular

Sie können einem Initiierungsformular beim Entwerfen des Workflows auch benutzerdefinierte Felder hinzufügen. Workflowteilnehmer können dem Workflow dann Informationen bereitstellen, indem sie das Formular ausfüllen. Die betreffenden Einstellungen werden an den Workflow übergeben. Eine neue Workflowinstanz wird gestartet, und dieser Workflow kann dann die Informationen nachschlagen und verwenden, die über das Formular an jedem beliebigem Punkt im Workflow bereitgestellt werden. Sie können auch die Felder angeben, die in einem Zuordnungsformular für wiederverwendbare Workflows verwendet werden sollen.

Was sind Aktionen?

Eine Aktion ist die grundlegendsten Arbeitseinheit in einem Workflow an. SharePoint Designer 2010 bietet eine Reihe von vorgefertigten, wieder verwendbare Aktionen für Sie in den Workflow integrieren. Beispielsweise können der Workflow:

  • Listenelemente (einschließlich Dokumente) erstellen, kopieren, ändern oder löschen

  • Elemente auschecken oder einchecken

  • Eine E-Mail-Nachricht senden

  • Für eine Person in der Aufgabenliste der Teamwebsite eine Aufgabe erstellen

  • Daten von einem Teilnehmer sammeln, auf den später im Workflow verwiesen werden kann

  • Den Workflow anhalten oder beenden

  • Workflowinformationen in einer Verlaufsliste protokollieren, die für eine Nichtanerkennung oder das Debuggen des Workflows verwendet werden können

  • Workflowvariable festlegen oder Berechnungen ausführen

SharePoint Server 2010 umfasst drei neue Aufgabenaktionen: Genehmigungsvorgang starten, Feedbackprozess starten und benutzerdefinierten Aufgabenvorgang starten. "Groß drei" in SharePoint Server 2010 enthaltenen Workflows – die Genehmigung, Feedback sammeln und Signaturen sammeln Workflows – mit der folgenden Aktionen erstellt wurden. Die Genehmigungsaktionen bereitstellen alle wichtigen Ereignisse in einen Genehmigungsprozess, sodass sie mühelos zur Eingabe ein Workflowprozesses personenbezogenen entwerfen, in dem viele Personen interagieren, oder klicken Sie auf ein bestimmtes Dokument zusammenarbeiten.

Feedbackaktione

Ein Workflow kann eine beliebige Anzahl von Aktionen enthalten. Die soeben aufgelisteten Aktionen werden vom Workflow ausgeführt, aber andere Aktionen möglicherweise vom Workflow ausgeführt werden. Workflow der Vorgang des tatsächlich überprüfen und Genehmigen des Dokuments in einer Genehmigung erfolgt z. B. durch ein Workflowteilnehmer. Dies von einem Workflowteilnehmer Aktionen werden von Aufgaben, die diese Person in der Liste der vorgesehenen Aufgaben zugewiesen dargestellt. Die fünf Aktionen in Diagram1: Diagramm Beispielworkflows, am Anfang der in diesem Artikel sind:

  • E-Mail-Nachricht senden, um den Bearbeiter zu benachrichtigen

  • Dokument überprüfen (eine Aufgabe, die einem Workflowteilnehmer zugeordnet ist)

  • Dokument in die Genehmigungsdokumentbibliothek verschieben

  • E-Mail-Nachricht senden, um das Team zu benachrichtigen

  • E-Mail-Nachricht senden, um den Dokumentautor zu benachrichtigen

In der grundlegendsten sinnvoll, wenn Sie einen Workflow entwerfen, Sie die notwendigen Abfolge von Aktionen identifizieren und dann die Abfolge von Aktionen enthält mit dem Workflow-Editor. Angenommen, in dem Diagramm 1: Beispiel Genehmigungsworkflow, die erste Aktion, die gewünschte ist zum Senden einer e-Mail an den Bearbeiter zu benachrichtigen.

Flussdiagramm, Senden einer E-Mail an den Bearbeiter

Damit im Workflow-Editor im ersten Schritt klicken, geben Sie einige oder alle e-Mails, und wählen Sie eine e-Mail-Nachricht senden.

E-Mail senden

Was sind Bedingungen?

Beim Entwerfen eines Workflows können Sie den Workflow-Editor verwenden, um Regeln zu erstellen, die Bedingungslogik auf SharePoint-Websites, -Listen, -Elemente und -Inhaltstypen anwenden. Eine Regel stellt eine Bedingung auf, und der Workflow führt die betreffende Aktion aus, wenn die Bedingung erfüllt ist. Sie können beispielsweise eine Regel erstellen, bei der der Workflow eine E-Mail-Nachricht an einen Bearbeiter sendet, falls ein Element von einer bestimmten Person erstellt wird. Darüber hinaus können Sie auch mehrere Bedingungen mittels Verzweigung hinzufügen. Sie können z. B. eine Regel erstellen, bei der ein Bearbeiter eine E-Mail-Nachricht erhält, wenn ein Element (1) von einer bestimmten Person erstellt wird und (2) der Dokumenttitel bestimmte Schlüsselwörter enthält. Außerdem können Sie einer Bedingung mehrere Aktionen zuordnen. Sie können z. B. eine Regel erstellen, die festlegt, dass bei der Erstellung eines Elements durch eine bestimmte Person (1) eine E-Mail an den Bearbeiter gesendet wird und (2) die Workflowinformationen in der Verlaufsliste protokolliert werden.

Bedingungen und Aktionen

Eine Regel besteht also aus einer oder mehreren Bedingungen, die mit einer oder mehreren Aktionen verknüpft werden. Wenn alle Klauseln in der Bedingung erfüllt sind, werden alle verknüpften Aktionen ausgeführt.

Im vorherigen Beispiel hat der Benutzer einen Satz vom zwei Bedingungen und zwei Aktionen für den Workflow angegeben. Sie können jedoch im Workflow mehrere Verzweigungen erstellen: Wenn Bedingung A erfüllt ist, wird eine Aktion ausgeführt, und wenn Bedingung B erfüllt ist, wird eine andere Aktion ausgeführt. Um einer Verzweigung einen Schritt hinzuzufügen, klicken Sie auf Else-If-Verzweigung einfügen. Wenn der Bearbeiter z. B. im Genehmigungsworkflow ein Dokument genehmigt, führt der Workflow eine Reihe von Aktionen aus. Wenn der Bearbeiter ein Dokument ablehnt, führt der Workflow eine andere Aktion aus. Hierbei handelt es sich um eine Bedingungsverzweigung.

Flussdiagramm-Beispiel – Genehmiger überprüft Dokument

Im Workflow-Editor hat dieser Schritt zwei Verzweigungen und sieht folgendermaßen aus.

Else-Bedingungsverzweigung

Sie können auch eine Verzweigung erstellen, die nicht mit eine Bedingung verfügt. Auf diese Weise führt des Workflows eine Aktion an, wenn eine Bedingung oder bestimmten Bedingung wahr und eine andere Aktion ist, wenn sie falsch sind. Die folgende Schritte in einem Workflow sendet beispielsweise eine Nachricht an die genehmigenden Personen nur, wenn die Bedingung wahr ist; andere, sendet der Workflow eine Nachricht nur an den Workflowinitiator an. Durch Hinzufügen einer Verzweigung ohne eine Bedingung, führt der Workflow die Aktion in dieser Verzweigung auf jeden Fall, in dem die Bedingung in der ersten Verzweigung false ist.

Hinweis : Eine Verzweigung ohne eine Bedingung, damit es muss der letzten Verzweigung im bedingten Block und nicht die einzige Verzweigung in der im bedingten Block.

Schritt 1

Hinweis : Verzweigung in einem Workflow kann nicht von einem Schritt zu einem anderen erweitern. Eine Reihe von 'Sonst wenn' Verzweigungen, auch einen bedingten Block, genannt ist immer in einem einzigen Schritt enthalten. Sie können, jedoch Schritte als Schritten schachteln.

SharePoint Designer 2010 bietet mehrere vorgefertigte, wieder verwendbare Bedingungen für Sie in den Workflow integrieren. Beispielsweise können Sie angeben, dass der Workflow nur dann, wenn ein Element die zugeordneten Aktionen ausführt:

  • Das Element wurde in einer bestimmten Zeitspanne erstellt oder geändert.

  • Das Element wurde von einer bestimmten Person erstellt oder geändert.

  • Das Element hat ein Titelfeld, das bestimmte Schlüsselwörter enthält.

  • Das Element ist eine Datei eines bestimmten Dateityps oder hat eine Dateigröße in einem bestimmten Bereich. (Diese Bedingung ist nur verfügbar, wenn der Workflow an eine Dokumentbibliothek angefügt ist.)

Weitere Informationen zu den Bedingungen in SharePoint Designer 2010 zur Verfügung finden Sie unter workflowbedingungen in SharePoint Designer 2010: Kurzübersicht.

Darüber hinaus können Sie benutzerdefinierte Bedingungen und Bedingungen in SharePoint Designer 2010 erstellen, in dem Sie eine Vielzahl von Parametern angeben können. Mit benutzerdefinierten Bedingungen können Sie ein Feld in der Liste mit einem Wert vergleichen. Sie können beispielsweise eine benutzerdefinierte Bedingung erstellen, wenn das Feld Genehmigungsstatus genehmigt gleich, die zugeordnete Aktion ausführen. Mit Bedingungen können Sie einen Wert in einen anderen Wert vergleichen. So können Sie einen Vergleich zwischen einem Feld in einer beliebigen Liste und einen Wert aus einer anderen Liste zu erstellen. Sie können beispielsweise erstellen eine erweiterte Bedingung für die Bibliothek Freigegebene Dokumente, wenn der Wert des Status im Feld Aufgabenliste gleich, Ausstehend, führen Sie die zugeordnete Aktion.

Hinweis : Eine Aktion ist keine Bedingung erforderlich. Angenommen, der erste Schritt in Diagramm 1: Beispiel Genehmigungsworkflow, am Anfang des Artikels, sendet eine E-mail an den Bearbeiter zu benachrichtigen. Diese Aktion hat keine Bedingung zugeordnet. Ein paralleler Block von Aktionen erfordert eine Bedingung auch keine.

Parallele und serielle Aktionen

Wenn einer Bedingung mehrere Aktionen zugeordnet sind, können die Aktionen gleichzeitig (parallel) oder nacheinander (seriell) ausgeführt werden, wobei seriell der Standard ist.

Paralleler Block

Serielle Aktionen    Beispielsweise können in den folgenden Workflow, Sie zwei Aktionen einrichten, dass, wenn ein Dokument genehmigt wurde, das Dokument in der Dokumentbibliothek Archiv kopiert wird und dann (danach) eine Nachricht gesendet wird. Im Workflow-Editor gibt werden soll, dass die zweite Aktion nach dem ersten auftritt.

Serielle Aktion

Aktionen beispielsweise parallele, im folgenden Workflow, können Sie einrichten zwei Aktionen, damit, wenn ein Dokument genehmigt wurde, eine Nachricht gesendet wird und (gleichzeitig) wird das Dokument in der Dokumentbibliothek genehmigt kopiert. Im Workflow-Editor und zeigt an, dass die zweite Aktion zur gleichen Zeit wie der erste auftritt. Dies ist besonders hilfreich, Vorgänge und Aktionen, die wesentlichen Zeit in Anspruch nehmen. Beispielsweise kann im Falle von Aufgaben, es zum Steuerelement verwendet werden, wenn Aufgaben zugewiesen werden.

Hinweis : Parallele Aktionen werden nicht völlig gleichzeitig ausgeführt. Die genaue Reihenfolge kann nicht angegeben werden und kann bei jeder Ausführung des Workflows variieren.

Paralleler Block

Hinweise : 

  • In einer Regel (Bedingungen und Aktionen) können Aktionen seriell, parallel oder in einer Kombination von seriell und parallel ausgeführt werden.

  • Eine Gruppe serieller oder paralleler Aktionen muss in einem einzigen Schritt enthalten sein.

Was sind Schritte?

Ein Workflow besteht aus einem oder mehreren Schritten. Jeder Schritt kann zahlreiche Aktionen und zugeordnete Bedingungen enthalten. Sie können Schritte auch in anderen Schritten verschachteln. Dies kann Ihnen bei der Organisation des Workflows helfen. Stellen Sie sich diese Schritte z. B. als Funktionsblöcke im Workflow-Editor vor. Der folgende Workflow besitzt beispielsweise zwei Schritte, wie im Workflow-Editor angezeigt.

Mehrere Schritte

Sie können mit Schritten Bedingungen und Aktionen gruppieren, sodass eine Gruppe von Regeln (Bedingungen und Aktionen) vor einer zweiten Regelgruppe ausgewertet und durchgeführt werden kann.

Konfigurieren von Aktionen in einem Workflow mit den Berechtigungen des Autors Workflow ausgeführt. In SharePoint Designer 2010 können Identitätswechsel Schritte Sie den Workflow von Aktionen ausgeführt haben. die Identität des Autors Workflow anstelle der Workflow-Initiator. Identitätswechsel Schritte sind besonders hilfreich, Genehmigung und Veröffentlichung von Szenarien, wo andere Berechtigungen von Personen senden von Inhalt zur Genehmigung und Genehmigen von Inhalten Personen vorhanden sind.

Der Workflow Autor ist letzten Person, die der Workflow veröffentlicht. Wenn Sie ein Workflow von einem anderen Benutzer veröffentlicht wird, ändern nicht die vom Autor des Workflows für in Bearbeitung Instanzen des Workflows. Instanzen des Workflows, die nach dem erneut des Workflows veröffentlichen gestartet werden werden den Workflow aktualisierte Autor verwendet.

Hinweis : Identitätswechsel Schritte können nur auf der Stammebene ein Workflow hinzugefügt werden und nicht in einem anderen Schritt geschachtelt werden.

Im folgenden Szenario besitzt die Person, die den Workflow initiiert, nicht die Berechtigungen zum Hinzufügen einer Datei zur Bibliothek "Archiv"; der Workflowautor besitzt diese Berechtigung allerdings. Wenn der Workflow von dieser Person initiiert wird, wird das Dokument, wenn die Bedingung im Identitätswechselschritt zu "wahr" ausgewertet wird, unter Verwendung der Berechtigungen des Workflowautors in die Bibliothek "Archiv" kopiert. Schritt 2 ist kein Identitätswechselschritt, weshalb dieser als Workflowinitiator ausgeführt wird. Es ist eine bewährte Methode, Identitätswechselschritte nur für einen minimalen Satz von Aktionen zu verwenden, die wirklich die Berechtigungen des Workflowautors benötigen, um erfolgreich abgeschlossen zu werden.

Identitätswechselschritte

Ein Schritt oder mehrere? Einige Workflows können entweder als eine Abfolge von Aktionen in einem Schritt oder eine Abfolge von Schritten entworfen werden. Beispielsweise konnte die Aktionen in den folgenden Schritt getrennten Schritten aufgeschlüsselt oder mit dem bedingten Block als getrennten Schritten geschachtelt werden

Mehrere Aktionen in einem Schritt

Im Folgenden finden Sie ein Beispiel für den Prozess, der zum Verschachteln von Schritten in einem Bedingungsblock verwendet wird.

Aktionen in verschachtelten Schritten

Schritte stellen eine Methode zur Organisation des Workflows dar. Die genaue Verwendung von Schritten in Workflows ist in hohem Maße von persönlichen Vorlieben abhängig. Ein Workflow kann z. B. mehrere Aktionen in einem Schritt enthalten, der keine Bedingungen verwendet. In diesem Fall sollten Sie die Aktionen in Schritte aufteilen, um sie besser zu organisieren. Die Regeln in einem einzigem Schritt werden vollständig verarbeitet, bevor mit dem nächsten Schritt fortgefahren wird. Sie müssen daher in einem Schritt alle Regeln zusammenfassen, die zur Ausführung der gewünschten Aktionen erforderlich sind..

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Was sind Workflowformulare?

Um Ihren Workflow dynamischer und flexibler zu gestalten, können Sie ihm ein Formular hinzufügen. Mit dem Formular können Sie zu festgelegten Zeitpunkten im Workflow Informationen von Workflowteilnehmern sammeln und es Teilnehmern gestatten, mit den Workflowaufgaben zu interagieren. Auf diese Weise können Sie auch sicherstellen, dass Daten unabhängig davon, welcher/m Liste, Bibliothek oder Inhaltstyp sie zugeordnet sind, für wiederverwendbare Workflows verfügbar sind.

Mit SharePoint Designer 2010 können Sie drei Typen von Workflowformularen erstellen:

  • Ein Initiierungsformular sammelt Informationen vom Workflowteilnehmer, wenn Sie den Workflow zu starten. Es wird automatisch generiert, wenn Sie den Workflow in SharePoint Designer 2010 erstellen. Einleitung Formulare werden für Benutzer angezeigt, wenn sie einen Workflow manuell für einen angegebenen SharePoint-Element neu starten. Mit einem Initiierungsformular können Benutzer zusätzliche Parameter oder Informationen zu den Workflow angeben, wie sie zu der angegebenen SharePoint-Element angewendet wird. Sie können beispielsweise ein Initiierungsformular verwenden, um bitten, die ein Dokument überprüfen muss und wann die Bewertung abgeschlossen sein soll. SharePoint Designer 2010 generiert automatisch ein Initiierungsformular InfoPath oder ASP.NET entsprechend Ihren Angaben Einleitung. Wenn keine Konvergenzvorgänge-Parameter erforderlich sind, kann das Formular Schaltflächen Starten und Abbrechen nur sind.

  • Ein benutzerdefiniertes Aufgabenformular kann Workflowteilnehmer mit Aufgaben in der Aufgabenliste für den Workflow angegebenen interagieren. Mit dem Assistenten für benutzerdefinierte Aufgaben können Sie problemlos benutzerdefinierten Formularfeldern erstellen und ein benutzerdefiniertes Aufgabenformular hinzufügen. Wenn Sie fertig sind, den Workflow entwerfen, generiert SharePoint Designer 2010 automatisch die InfoPath oder ASP.NET Formulare für benutzerdefinierten Aufgaben. Klicken Sie dann bei der Ausführung des Workflows und Aufgaben erstellt werden, der Benutzer wechselt zu der Aufgabenliste für den Workflow angegeben, die Aufgabe als abgeschlossen markiert und gibt spezifische optionale oder erforderliche Informationen für den Workflow. Der Workflow kann dann Antworten auf diese Änderungen in den Workflow angegeben sind oder nachschlagen und ausgewertet werden diese Informationen in den nachfolgenden Schritten des Workflows.

  • Ein wiederverwendbarer Workflow stellt standardmäßig nur die Felder bereit, die allen Elementen gemeinsam sind, wie z. B. "Erstellt von" oder "Geändert von". Der Grund hierfür ist, dass ein wiederverwendbarer Workflow standardmäßig keiner/m Liste, Bibliothek oder Inhaltstyp zugeordnet ist. Ein Zuordnungsformular ermöglicht es Ihnen, einem wiederverwendbaren Workflow Felder zuzuordnen, sodass diese verfügbar sind, wenn der Workflow entworfen und ausgeführt wird.

Nachdem SharePoint Designer 2010 Formulare automatisch erstellt hat, können Sie diese zugreifen, indem anpassen. Klicken Sie auf das Formular, das Sie anpassen möchten, klicken Sie auf der Einstellungsseite für den Workflow, im Abschnitt Formulare. Workflowformularen sind entweder InfoPath oder ASP.NET Seiten. Sie sind auf der SharePoint-Website mit den Workflow-Quelldateien gespeichert.

Formular bearbeiten

Verbesserte Funktionalität mit InfoPath 2010 Formulare auf SharePoint Server 2010

Wenn der Server SharePoint Server 2010 (nicht SharePoint Foundation 2010 allein), die von Workflowformularen ausgeführt wird – die Zuordnung, Initiierung und Aufgabe – sind jetzt InfoPath 2010 Formulare. Es ist einfach, ändern die Darstellung und das Layout von InfoPath-Formularen, und Sie können Gültigkeitsregeln für ein InfoPath-Formular hinzufügen. Wenn Sie einen Workflow bearbeiten Formular in InfoPath 2010, nur klicken Sie auf das Formular und InfoPath Öffnet das Formular direkt aus SharePoint Designer-2010.InfoPath Formulare für Listen, Bibliotheken und Workflows verfügbar sind.

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Wo werden Workflows gespeichert?

Workflows werden in Workflows aufgerufen einer Dokumentbibliothek auf Websiteebene gespeichert. Diese Dokumentbibliothek wird automatisch von SharePoint Designer 2010 erstellt. Standardmäßig die Workflow-Dokumentbibliothek wird im Browser ausgeblendete und verfügt über keine Listenansichten, wie AllItems.aspx oder EditForm.aspx. Klicken Sie auf Alle Dateien, und klicken Sie dann auf Workflows klicken Sie im Hauptfenster, um den Inhalt der Bibliothek Workflows, in SharePoint Designer 2010 im Navigationsbereich anzuzeigen.

Hinweise : 

  • Möglicherweise können Sie die Bibliothek "Workflows" nicht mithilfe von Alle Dateien anzeigen, da dies von der Konfiguration des Servers abhängig ist.

  • Die primäre Methode zum Zugreifen auf und Entwurf Workflows in SharePoint Designer 2010 ist im Navigationsbereich auf Workflows.

Alle Dateien

Die Workflow-Dokumentbibliothek enthält einen Ordner für jeden Workflow mit SharePoint Designer 2010 erstellt. Der Ordner enthält die für den Workflow erforderlichen Quelldateien wie:

  • Die Workflow-Markupdatei (XOML).

  • Die Workflow-Konfigurationsdatei.

  • InfoPath- (XSN) oder ASP.NET-Formulare (ASPX), die für die Workflows erforderlich sind, wie etwa Initiierungsformulare (für Workflows, die manuell gestartet werden) oder benutzerdefinierte Aufgabenformulare.

Klicken Sie zum Bearbeiten eines vorhandenen Workflows in SharePoint Designer 2010 im Navigationsbereich auf Workflows. Klicken Sie im Hauptfenster mit der rechten Maustaste in des gewünschten Workflows, und klicken Sie auf Workflow bearbeiten.

Workflows bearbeiten

Klicken Sie zum Kopieren und Ändern eines wieder verwendbaren Workflows in SharePoint Designer 2010 im Navigationsbereich auf Workflows. Klicken Sie im Hauptfenster mit der rechten Maustaste in die gewünschte wieder verwendbare Workflows, und klicken Sie auf Kopieren und ändern.

Kopieren und Ändern eines Workflows

Beide der voranstehenden Verfahren öffnen den Workflow im Workflow-Editor. Sie können auf das Menüband oder die Navigationslinks klicken, um den Workflow zu bearbeiten, Einstellungen zu verwalten und den Aufgabenprozess für den Workflow zu definieren.

Im Workflow-Editor steht eine Aktion namens "Für die Verlaufsliste protokollieren" bereit. Es ist eine bewährte Methode, diese Aktion in Workflows zu verwenden, um den Workflowverlauf zu protokollieren. Der Workflowverlauf ist eine wertvolle Hilfe bei der Untersuchung von Fehlern sowie zum Zwecke der Nachverfolgung und Nichtanerkennung.

Wenn Sie einen Workflow erstellen verwendet die Aktion in Verlaufsliste protokollieren SharePoint Designer 2010 erstellt automatisch eine Liste namens Workflowverlauf. Die Liste ist standardmäßig am http://<sitename>/Lists/Workflow%20History erstellt. Sie können angeben, um eine andere Verlaufsliste beim Entwerfen einer Liste oder Website-Workflows und wenn Sie einen wieder verwendbaren Listenworkflow zuordnen zu erstellen. Diese Liste enthält Spalten für Informationen wie Benutzer-ID, Datum, Ereignis und Beschreibung des Fehlers. Wie der Dokumentbibliothek Workflows standardmäßig die Verlaufsliste aus dem Browser ausgeblendet ist aber SharePoint Designer 2010 im Navigationsbereich angezeigt werden kann durch Klicken Sie auf Alle Dateien.

Verlaufsliste

Der Workflow-Editor stellt sechs Aktionen bereit, die mit der Aufgabenliste interagieren, einschließlich "Aufgabe zuordnen", "Daten von einem Benutzer sammeln" und "Formular einer Gruppe zuordnen". Workflows verwenden die Aufgabenliste standardmäßig, können aber umkonfiguriert werden, sodass eine benutzerdefinierte Aufgabenliste verwendet wird. Sie können beispielsweise eine benutzerdefinierte Aufgabenliste verwenden, um Workflowaufgaben von anderen Aufgabentypen zu trennen oder für Probleme im Zusammenhang mit Berechtigungen. Sie können eine benutzerdefinierte Aufgabenliste für alle Workflows auf der Website verwenden oder eine benutzerdefinierte Aufgabenliste pro Workflow. Dies ist abhängig von den technischen Anforderungen für die Workflows sowie von denen der Organisation.

Wenn Sie einen Workflow, der einer der vorangehenden drei Aktionen verwendet erstellen, erstellt SharePoint Designer 2010 automatisch das Formular, den Inhaltstyp für die Aufgabe und die Aufgabenliste bei Bedarf. Standardmäßig kann die Aufgabenliste im Gegensatz zu den Workflow-Dokumentbibliothek und Workflowverlaufsliste im Browser angezeigt werden.

Workflowaufgaben

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Wo kann der Status eines Workflows überprüft werden?

Sie können den Fortschritt von Workflows für ein ausgewähltes Element einfach über den Browser anzeigen. Die Ansicht "Alle Einträge" einer Liste oder Dokumentbibliothek zeigt standardmäßig den aktuellen Status von Workflows an, die für ein Element ausgeführt werden. Im folgenden Beispiel befindet sich der Workflow Entwurfsänderungsanforderung im Status In Bearbeitung für Widget 1 DCR.

Workflowstatus

Hinweise : 

  • Wenn der Liste oder Bibliothek mehrere Workflows zugeordnet sind, sind mehrere Spalten vorhanden.

  • Die Spalten können aus der Ansicht alle Elemente entfernt werden, ohne die Funktionalität des Workflows.

  • Die Statusspalte wird der Ansicht nicht hinzugefügt, wenn bereits mindestens sechs Nachschlage-/Statusspalten in der Ansicht vorhanden sind.

Durch Klicken auf den Status des Workflows für ein Element, beispielsweise In Bearbeitung oder abgeschlossen, gelangen Sie zur der Workflowstatusseite für den Workflow für das betreffende Element. Wenn den Status für die Website-Workflows anzeigen möchten, klicken Sie auf das Menü Websiteaktionen, klicken Sie auf Alle Websiteinhalte einblenden und dann auf Website-Workflows. Die Workflowstatusseite erhalten Sie Informationen zu:

  • Von wem und wann die Workflows für das Element initiiert wurden.

  • Die dem Workflow für das Element zugeordneten Aufgaben.

  • Den Verlauf des Workflows für das Element, wie z. B. wann der Workflow initiiert und wann er abgeschlossen wurde.

Workflowvisualisierung

In folgenden Fällen wird ebenfalls eine Workflowvisualisierung des Status des Workflows angezeigt:

  • Anzeigen von workflowvisualisierung auf der Workflowstatusseite war in SharePoint Designer 2010 aktiviert, wenn der Workflow veröffentlicht wurde

  • Auf dem Computer, von dem aus der Workflow veröffentlicht wurde, war Visio Premium 2010 installiert.

  • Workflow wird auf SharePoint Server 2010 ausgeführt.

  • Auf dem Server werden die Visio-Grafikdienste ausgeführt.

Hinweis : Visio muss nicht auf dem lokalen Computer zum Anzeigen der workflowvisualisierung installiert werden.

Workflowvisualisierung

Bei einer Workflowvisualisierung wird automatisch ein Visio-Diagramm des Workflows erstellt und in einem Visio-Webpart auf der Seite Workflowstatus angezeigt. Die Workflowvisualisierung zeigt eine Liveansicht der Position an, an der sich ein bestimmter Workflow befindet.

Sie können die Seite Workflows für ein Element auch anzeigen, indem Sie in der Liste auf das Element klicken und dann im Menü auf Workflows.

Hinweis : Der Befehl Workflows ist nur verfügbar, wenn das Element in einer Liste oder einer Bibliothek enthalten ist, an die mindestens ein Workflow angefügt ist.

Wenn ein Benutzer einen Workflow für ein Element SharePoint Foundation 2010 oder SharePoint Server 2010 startet, fügt eine neue Spalte in dieser Liste oder Bibliothek, die das Element in befindet. Standardmäßig entspricht der Spaltenname den Namen des Workflows. In dieser Spalte schreibgeschützt zeigt den aktuellen Status des Elements im betreffenden Workflow an. Diese Statusspalte wird automatisch für jeden Workflow beim ersten hinzugefügt, die es ausgeführt wird.

Der Workflowstatus in jeder Spalte ist eine Verknüpfung. Wenn Sie auf In Bearbeitung klicken, wird die Workflowstatusseite für die Instanz des Workflows angezeigt.

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Empfohlene nächste Schritte

Workflows stellen eine leistungsstarke Möglichkeit dar, SharePoint-Websites und Anwendungen eine Anwendungslogik hinzuzufügen. Sie kennen nun die Grundlagen für Workflows und können mit dem Erstellen eines Workflows beginnen. Weitere Informationen zum Entwerfen und Anpassen von Workflows finden Sie im Abschnitt Siehe auch.

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Hinweis : Haftungsausschluss für maschinelle Übersetzungen: Dieser Artikel wurde mithilfe eines Computersystems und ohne jegliche Bearbeitung durch Personen übersetzt. Microsoft bietet solche maschinellen Übersetzungen als Hilfestellung für Benutzer ohne Englischkenntnisse an, damit Sie von den Informationen zu Produkten, Diensten und Technologien von Microsoft profitieren können. Da es sich bei diesem Artikel um eine maschinelle Übersetzung handelt, enthält er möglicherweise Fehler in Bezug auf (Fach-)Terminologie, Syntax und/oder Grammatik.

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