Einführung in das Entwerfen eines Dokumentinformationsbereichs mithilfe von InfoPath

Wichtig :  Dieser Artikel wurde maschinell übersetzt. Bitte beachten Sie den Haftungsausschluss. Die englische Version des Artikels ist als Referenz hier verfügbar: hier.

Inhalt dieses Artikels

Einführung in Dokumentinformationsbereiche

Verwenden eines Dokumentinformationsbereichs

Sicherheitsübersicht

Einführung in Dokumentinformationsbereiche

Mit dem Dokumentinformationsbereich, der in Microsoft Office Word 2007-, Microsoft Office PowerPoint 2007- und Microsoft Office Excel 2007-Dokumenten angezeigt wird, können die Benutzer Eigenschaften für einzelne Dateien oder Inhaltstypen, die auf einem Dokumentverwaltungsserver gespeichert sind, anzeigen oder ändern. Bei dem Server kann es sich z. B. um eine Dokumentarbeitsbereich-Website oder eine Bibliothek handeln, die auf Windows SharePoint Services 3.0 basiert. Diese Eigenschaften, die auch als Metadaten bezeichnet werden, sind Details zu einer Datei, die diese beschreiben oder identifizieren. Die Benutzer können Dokumente anhand dieser Eigenschaften organisieren, erkennen und suchen.

Der Dokumentinformationsbereich ist ein Microsoft Office InfoPath 2007-Formular, das gehostet und in einem Dokument angezeigt wird. InfoPath auf Ihrem Computer installiert, um einen Dokumentinformationsbereich in einem Dokument 2007 Microsoft® Office System finden Sie unter nicht benötigen, jedoch benötigen Sie Office InfoPath 2007 zu entwerfen oder Dokument Informationen Bereiche anpassen. Wenn Sie einen Dokumentinformationsbereich zum Anzeigen von Daten aus einer externen Ressource wie einem Webdienst anpassen möchten, müssen Sie diese Dokumentinformationsbereich Entwurf beispielsweise Office InfoPath 2007 verwenden.

Indem die Benutzer einen Dokumentinformationsbereich mit 2007 Office Release-Dokumenten verwenden, können sie Metadaten für ein Dokument auch dann verfolgen und bearbeiten, wenn Sie weiter im Dokument arbeiten. Außerdem kann der Dokumentinformationsbereich so angepasst werden, dass er Daten aus einer externen Datenquelle verwendet, z. B. aus einem Webdienst. Dies ermöglicht es den Mitarbeitern, Metadaten einheitlich in verschiedenen 2007 Office Release-Dokumenttypen in der gesamten Organisation zu verwenden.

Durch das Anpassen der Dokumentinformationsbereich, können Sie auch Geschäftslogik, z. B. datenüberprüfung, hinzugefügt oder benutzerdefinierte Eigenschaften, die für Ihre Organisation wichtig sind. Darüber hinaus können Sie durch Erstellen eines Vorlagenparts, um allgemeine Felder enthalten, die effiziente Wiederverwendung von Dokument Informationen Bereiche in verschiedenen 2007 Office Release Dokumenttypen unternehmensweit organisieren.  Ein Vorlagenpart ist ein Teil einer Formularvorlage, die für die Wiederverwendung in mehreren Formularvorlagen gespeichert werden kann.

Neben dem Verfolgen und Bearbeiten von Metadaten anhand der Dokumentinformationsbereiche in Office Word 2007, Office Excel 2007 und Office PowerPoint 2007 können die Benutzer von Office Word 2007-Dokumenten zusätzliche Aufgaben ausführen. In Office Word 2007 können die Benutzer dem Dokument selbst Eigenschaften aus dem Dokumentinformationsbereich als Eigenschaftensteuerelemente hinzufügen. In Office Word 2007 zeigen Eigenschaftensteuerelemente Dokumenteigenschaften als Inhalt im Dokument selbst an. Diese Eigenschaftensteuerelemente werden aktualisiert, wenn die Informationen im Dokumentinformationsbereich geändert werden. Darüber hinaus werden die Daten im Dokumentinformationsbereich aktualisiert, wenn die entsprechenden Eigenschaftensteuerelemente im Dokument geändert werden.

Weitere Informationen zum Hinzufügen von Eigenschaften zu einem Word-Dokument finden Sie im Abschnitt Siehe auch.

Arten von Eigenschaften

Mit Dokumentinformationsbereichen kann Folgendes nachverfolgt werden:

  • Standarddokumenteigenschaften in einzelnen Dokumenten.

  • Servereigenschaften für SharePoint-Inhaltstypen, die auf dem Inhaltstyp des Dokuments basieren oder auf dem Inhaltstyp der Spalten für Dublin Core Metadata, der auf Servern verfügbar ist, die Microsoft Office SharePoint Server 2007 ausführen.

  • Benutzerdefinierte Eigenschaften, die Sie einem Dokumentinformationsbereich hinzufügen.

Die Eigenschaften, die die Benutzers mithilfe eines Dokumentinformationsbereichs anzeigen oder bearbeiten können, lassen sich in drei allgemeine Kategorien einteilen: dokumentbasierte Eigenschaften, serverbasierte Eigenschaften und benutzerdefinierte Eigenschaften. Je nachdem, wie der Dokumentinformationsbereich entworfen ist und wo er sich befindet, können einige oder alle der folgenden Eigenschaften im Dokumentinformationsbereich angezeigt werden:

Dokumentbasierte Eigenschaften    Dazu gehören z. B. die Eigenschaften Titel, Name des Autors, Betreff und Schlüsselworte, die das Thema oder den Inhalt des Dokuments deutlich machen.

Serverbasierte Eigenschaften    Bei Dokumenten, die auf einer SharePoint-Website gespeichert werden und benutzerdefinierte Dokumentinformationsbereiche verwenden, können diese Eigenschaften Daten über die Dokumentbibliothek, die Websitespalten und Website-Inhaltstypen oder Daten aus anderen benutzerdefinierten Feldern enthalten.

Benutzerdefinierte Eigenschaften    Sie können benutzerdefinierte Eigenschaften für ein Office-Dokument definieren, indem Sie einen Dokumentinformationsbereich mithilfe von InfoPath anpassen. Benutzerdefinierte Eigenschaften können unter anderem Metadaten enthalten, die sich speziell auf eine Organisation oder ein Projekt beziehen, z. B. einen Projektcode oder Kostenstellenwert.

Hinweis : Sie können benutzerdefinierte Eigenschaften für ein Dokument ebenfalls definieren, indem Sie in Office Word 2007, Office Excel 2007 oder Office PowerPoint 2007 in einem Dokumentinformationsbereich im Menü Dokumenteigenschaften auf Erweiterte Eigenschaften klicken. Diese erweiterten Eigenschaften werden jedoch nicht im Dokumentinformationsbereich selbst angezeigt. Um die Eigenschaften anzupassen, die im Dokumentinformationsbereich angezeigt werden, müssen Sie InfoPath verwenden. Bei Dokumenten, die auf einem Dokumentverwaltungsserver gespeichert sind, müssen Sie das Inhaltstypschema ändern, indem Sie Spalten zum Inhaltstyp hinzufügen oder diese aus ihm entfernen.

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Verwenden eines Dokumentinformationsbereichs

Wenn Sie ein Dokument mit Office Word 2007, Office Excel 2007 oder Office PowerPoint 2007 erstellen, wird automatisch ein Dokumentinformationsbereich für Sie erstellt. Dieser Standard-Dokumentinformationsbereich enthält Standardeigenschaften, z. B. Autor, Titel und Thema. Sie können benutzerdefinierte Eigenschaften auch hinzufügen, indem Sie einen neuen Dokumentinformationsbereich entwerfen und diesen dann einem Dokument zuordnen oder indem Sie einen vorhandenen Dokumentinformationsbereich anpassen.

Beim Entwerfen einer benutzerdefinierten Dokumentinformationsbereich, können Sie sie mit mehreren Dokumenten aus Office Word 2007, Office Excel 2007 und Office PowerPoint 2007, oder Sie können mehrere Dokument Informationen zum Thema entwerfen. Wenn bestimmte Dokumente mit einem bestimmten Projekt verbunden sind, sollten Sie eindeutige Felder für die Bereiche des Dokuments Informationen zu verwenden, die in diesen Dokumenten nur verwendet werden.

Auch wenn Ihre Organisation mehrere Dokumentinformationsbereiche verwendet wird, kann jede mehrere allgemeine Eigenschaften enthalten. Allgemeine Eigenschaften problemlos wiederverwenden beim Entwerfen einer Dokumentinformationsbereich, erwägen Sie Vorlagenparts. Durch Erstellen und die Verwendung von Vorlagenparts, können Sie sicherstellen die wichtige Metadaten für Ihre Organisation in Ton, Struktur und Verhalten einheitlich ist. Beispielsweise benötigt Ihre Organisation jede Dokumentinformationsbereich ein Feld mit dem Namen Position sowie Autor aufnehmen möchten. Mit dem Entwerfen eines Vorlagenparts, das diese allgemeine Felder verwendet, können Sie das Vorlagenpart in mehreren Bereichen von Dokument-Informationen problemlos wiederverwenden.

Hinweis : Um ein SharePoint-Inhaltstypschema anzupassen, können Sie den Dokumentinformationsbereich nur anpassen, indem Sie Felder hinzufügen, die zum Schema gehören. Um dem Inhalt des Dokumentinformationsbereichs Felder hinzuzufügen oder diese daraus zu entfernen, indem Sie dem Inhaltstypschema neue Felder hinzufügen, müssen Sie Spalten zum Inhaltstyp hinzufügen oder diese daraus entfernen.

Nachdem Sie einen benutzerdefinierten Dokumentinformationsbereich erstellt haben, müssen Sie ihn einem Dokument zuordnen, bevor Sie ihn verwenden können. Hierfür müssen Sie zuerst die Registerkarte Entwickler auf der Multifunktionsleiste in den Programmen aktivieren, in denen der Dokumentinformationsbereich verwendet werden soll. Danach können Sie mithilfe eines URL-, UNC- oder URN-Dateipfads den Speicherort für den Dokumentinformationsbereich angeben. Außerdem können Sie festlegen, ob der Dokumentinformationsbereich standardmäßig beim Öffnen des Dokuments angezeigt werden soll. Ebenso können Sie festlegen, ob die von Ihnen erstellten, benutzerdefinierten Eigenschaften angezeigt werden sollen, wenn das Dokument geöffnet wird.

Anzeigen oder Ändern von Eigenschaften in Dokument Informationen Bereiche in Dokumente für Office Word 2007, Office Excel 2007 und Office PowerPoint 2007, können in Office Word 2007 Benutzer Eigenschaften aus den Dokumentinformationsbereich als Eigenschaftensteuerelemente im Dokument selbst hinzufügen. Beispielsweise können mehrere Instanzen einer Firmenadresse als Eigenschaftensteuerelemente in einem Dokument hinzugefügt werden. Diese Eigenschaftensteuerelemente werden aktualisiert, wie die Informationen in den Dokumentinformationsbereich geändert wird.

Weitere Informationen zum Erstellen eines benutzerdefinierten Dokumentinformationsbereichs und zum Hinzufügen von Eigenschaften zu einem Office Word 2007-Dokument finden Sie im Abschnitt Siehe auch.

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Sicherheitsübersicht

Ein Dokumentinformationsbereich unterliegt denselben Sicherheitsrichtlinien und Einschränkungen wie ein InfoPath-Formular. Die Sicherheitsfeatures in InfoPath sind darauf ausgerichtet, die Formulare und Computer der Benutzer vor unsicheren Vorgängen zu schützen, z. B. dem Abrufen oder Senden von Daten an eine nicht vertrauenswürdige Quelle. Die InfoPath-Formularvorlagen können in drei verschiedenen Sicherheitsstufen ausgeführt werden, je nachdem, wo sie sich befinden, wie sie installiert sind und ob sie digital signiert wurden. Die drei Stufen sind: „Eingeschränkt“, „Domäne“ und „Voll vertrauenswürdig“. Einem Dokumentinformationsbereich wird dieselbe Sicherheitsstufe zugeordnet wie einer InfoPath-Formularvorlage. Bevor Sie einen Dokumentinformationsbereich entwerfen und verwenden, sollten Sie sich mit den Sicherheitsüberlegungen für die Verwendung von Datenverbindungen und für die Bereitstellung vertraut machen.

Sicherheitsüberlegungen für die Verwendung von Datenverbindungen

Ein Dokumentinformationsbereich kann nur dann auf eine Datenquelle aus einer anderen Domäne zugreifen, wenn für den Dokumentinformationsbereich „Voll vertrauenswürdig“ festgelegt ist. Um die Einstellung „Voll vertrauenswürdig“ zu aktivieren, müssen Sie die Formularvorlage für den Dokumentinformationsbereich mit einem vertrauenswürdigen Stammzertifikat digital signieren oder eine installierbare Datei dafür erstellen.

Hinweis : Wenn die Person, die das Dokument verwendet, keine Berechtigung für den Zugriff auf die Datenquelle besitzt, wird eine Fehlermeldung anzeigt, selbst wenn die Berechtigungsstufe für den Dokumentinformationsbereich ausreicht, um auf die Datenquelle zuzugreifen.

Zusätzliche Informationen über die Sicherheitsstufen der InfoPath-Formularvorlagen finden Sie im Abschnitt Siehe auch.

Sicherheitsüberlegungen für die Bereitstellung

Es wird empfohlen, einen Dokumentinformationsbereich in derselben Domäne bereitzustellen, in der sich die Dokumente selbst befinden. Wenn z. B. ein Office Word 2007-Dokument auf dem Server http://beispiel einen von Ihnen entworfenen, benutzerdefinierten Dokumentinformationsbereich verwendet, empfiehlt es sich, den Dokumentinformationsbereich für das Dokument ebenfalls auf http://beispiel zu speichern. Wenn Sie beschließen, einen Dokumentinformationsbereich in einer anderen Domäne bereitzustellen oder wenn ein Benutzer eine lokal gespeicherte Version eines Dokuments öffnet – oder ein Dokument, das als Anhang an eine E-Mail-Nachricht gesendet wurde –, wird die Sicherheitsstufe für den Dokumentinformationsbereich auf eine niedrigere Stufe gesenkt. Dabei handelt es sich um eine Sicherheitsvorkehrung, die dazu beiträgt, die Benutzer vor Sicherheitsrisiken zu schützen, die damit verbunden sind, dass ein Dokumentinformationsbereich auf Daten zugreift, die sich in einer anderen Domäne befinden.

Hinweise : 

  • Wenn Sie einen Dokumentinformationsbereich für einen SharePoint-Inhaltstyp anpassen, wird der Dokumentinformationsbereich bei der Veröffentlichung automatisch auf der SharePoint-Website bereitgestellt.

  • Wenn Sie möchten, dass ein Benutzer eine lokal installierte Version eines Dokumentinformationsbereichs von seinem Computer aus ausführt, müssen Sie mit dem Veröffentlichen-Assistenten und Visual Studio eine installierbare Datei erstellen. Wenn Sie die Formularvorlage (XSN-Datei) für den Dokumentinformationsbereich auf einem Festplattenlaufwerk veröffentlichen, wird der Dokumentinformationsbereich nicht geöffnet, wenn der Benutzer das zugehörige Dokument öffnet.

Zusätzliche Informationen zum Erstellen einer installierbaren Datei mit dem Veröffentlichen-Assistenten und Visual Studio finden Sie im Abschnitt Siehe auch.

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Hinweis : Haftungsausschluss für maschinelle Übersetzungen: Dieser Artikel wurde mithilfe eines Computersystems und ohne jegliche Bearbeitung durch Personen übersetzt. Microsoft bietet solche maschinellen Übersetzungen als Hilfestellung für Benutzer ohne Englischkenntnisse an, damit Sie von den Informationen zu Produkten, Diensten und Technologien von Microsoft profitieren können. Da es sich bei diesem Artikel um eine maschinelle Übersetzung handelt, enthält er möglicherweise Fehler in Bezug auf (Fach-)Terminologie, Syntax und/oder Grammatik.

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