Einführung in Tabellen

Tabellen sind wichtige Objekte in einer Datenbank, da sie alle Informationen oder Daten enthalten. Die Datenbank eines Unternehmens kann beispielsweise über eine Tabelle für Kontakte verfügen, in der die Namen, E-Mail-Adressen und Telefonnummern von Lieferanten enthalten sind. Dieser Artikel enthält eine Übersicht über Tabellen in Access. Vor dem Erstellen von Tabellen sollten Sie sich einen genauen Überblick über die Anforderungen verschaffen und bestimmen, welche Tabellen benötigt werden. Eine Einführung in Planung und Entwurf einer Datenbank finden Sie unter Grundlagen des Datenbankentwurfs.

Inhalt dieses Artikels

Übersicht

Hinzufügen einer Tabelle zu einer Access-Desktopdatenbank

Speichern einer Tabelle

Übersicht

In einer relationalen Datenbank wie Access gibt es in der Regel verschiedene verknüpfte Tabellen. In einer gut durchdachten Datenbank enthält jede Tabelle Daten zu einem bestimmten Thema, z. B. Mitarbeiter oder Artikel. Eine Tabelle besteht aus Datensätzen (Zeilen) und Feldern (Spalten). Die Felder enthalten unterschiedliche Datentypen, z. B. Text, Zahlen, Datumsangaben und Hyperlinks.

Tabelle vom Typ "Kunden" in Access mit Layout aus Datensätzen und Feldern

  1. 1. Ein Datensatz: Enthält bestimmte Daten, z. B. Informationen zu einem bestimmten Mitarbeiter oder einem Produkt.

  2. 2. Ein Feld: Enthält Informationen zu einem Aspekt des Tabelleneintrags, z. B. den Vornamen oder die E-Mail-Adresse.

  3. 3. Ein Feldwert: Jeder Datensatz verfügt über einen Feldwert, z. B. "Contoso, Ltd." oder jemand@beispiel.com.

Tabellen- und Feldeigenschaften

Die Merkmale und das Verhalten von Tabellen und Feldern werden durch Eigenschaften definiert und gesteuert. Die Eigenschaften einer Tabelle werden im Eigenschaftenblatt der Tabelle festgelegt. Sie können beispielsweise die Eigenschaft Standardansicht einer Tabelle festlegen, um anzugeben, wie die Tabelle standardmäßig angezeigt wird. Die Eigenschaft eines Felds definiert einen Aspekt des Feldverhaltens. Feldeigenschaften können Sie auch in der Entwurfsansicht im Bereich Feldeigenschaften festlegen. Jedes Feld verfügt über einen Datentyp, der den Typ der Informationen festlegt, die im Feld gespeichert werden. So sind beispielsweise z. B. mehrere Textzeilen oder Währungsdaten Datentypen.

Tabellenbeziehungen

Wenngleich in jeder Tabelle einer Datenbank Daten zu einem bestimmten Thema gespeichert werden, enthalten Tabellen in einer relationalen Datenbank wie Access zumeist Daten zu ähnlichen Themen. Eine Datenbank kann z. B. Folgendes enthalten:

  • Die Tabelle Kunden, in der die Kunden des Unternehmens mit ihren Adressen aufgelistet werden

  • Die Tabelle "Artikel" mit den Artikeln, die Sie verkaufen, einschließlich Preisen und Bildern der einzelnen Artikel

  • Die Tabelle Bestellungen, in der Kundenaufträge nachverfolgt werden

Um die Daten in verschiedenen Tabellen miteinander zu verbinden, erstellen Sie Beziehungen. Eine Beziehung ist eine logische Verbindung zwischen zwei Tabellen, die ein gemeinsames Feld aufweisen.

Schlüssel

Felder, die Teil einer Tabellenbeziehung sind, heißen Schlüssel. Ein Schlüssel besteht zumeist aus einem Feld, kann aber auch als mehreren Feldern bestehen. Es gibt zwei Arten von Schlüsseln:

  • Primärschlüssel: Eine Tabelle kann nur einen Primärschlüssel haben. Ein Primärschlüssel besteht aus einem oder mehreren Feldern, durch die jeder in der Tabelle gespeicherte Datensatz eindeutig identifiziert wird. Access stellt automatisch eine eindeutige Identifizierungsnummer (ID-Nummer) bereit, die als Primärschlüssel dient. Weitere Informationen finden Sie unter Hinzufügen oder Ändern des Primärschlüssels einer Tabelle.

  • Fremdschlüssel: Eine Tabelle kann auch einen oder mehrere Fremdschlüssel aufweisen. Ein Fremdschlüssel enthält Werte, die Werten im Primärschlüssel einer anderen Tabelle entsprechen. Angenommen, Sie haben die Tabelle Bestellungen, in der jede Bestellung eine Kunden-ID-Nummer hat, die einem Datensatz in der Tabelle Kunden entspricht. Das Kunden-ID-Feld ist ein Fremdschlüssel der Tabelle Bestellungen.

Die Übereinstimmung von Werten zwischen Schlüsselfeldern bildet die Grundlage einer Tabellenbeziehung, mit deren Hilfe Sie Daten in verwandten Tabellen kombinieren können. Angenommen, Sie arbeiten mit den Tabellen "Kunden" und "Bestellungen". In der Tabelle "Kunden" wird jeder Datensatz vom Primärschlüsselfeld "ID" identifiziert.

Zum Verknüpfen jeder Bestellung mit einem Kunden fügen Sie der Tabelle Bestellungen ein Fremdschlüsselfeld hinzu, das dem Feld ID der Tabelle Kunden entspricht, und richten anschließend eine Beziehung zwischen den beiden Schlüsseln ein. Wenn Sie der Tabelle Bestellungen einen Datensatz hinzufügen, verwenden Sie einen Wert für die Kunden-ID, die aus der Tabelle Kunden stammt. Wenn Sie Informationen zur Bestellung eines Kunden anzeigen möchten, bestimmen Sie mithilfe der Beziehung, welche Daten in der Tabelle Kunden welchen Datensätzen in der Tabelle Bestellungen entsprechen.

Eine Access-Tabellenbeziehung im Fenster "Beziehungen"
  1. Ein Primärschlüssel ist am Schlüsselsymbol neben dem Feldnamen erkennbar.

  2. Ein Fremdschlüssel – hier fehlt das Schlüsselsymbol.

Vorteile von Beziehungen

Das getrennte Speichern von Daten in verwandten Tabellen hat die folgenden Vorteile:

  • Konsistenz    Da jedes Datenelement nur einmal, und zwar nur in einer Tabelle, gespeichert wird, ist die Gefahr von Uneindeutigkeiten und Inkonsistenten geringer. Sie speichern z. B. den Namen eines Kunden nur einmal (in der Tabelle "Kunden"), anstatt ihn wiederholt (und möglicherweise inkonsistent) in einer Tabelle zu speichern, die Bestellungsdaten enthält.

  • Effizienz    Das Speichern von Daten an nur einer Stelle bedeutet weniger belegten Festplattenspeicher. Darüber hinaus bieten kleinere Tabellen zumeist einen schnelleren Datenzugriff als größere Tabellen. Wenn Sie zu guter Letzt nicht mit getrennten Tabellen für getrennte Themen arbeiten, führen Sie NULL-Werte (mit fehlenden Daten) und Redundanzen in Ihre Tabellen ein, wodurch Speicherplatz verschwendet und die Systemleistung beeinträchtigt wird.

  • Verständlichkeit    Der Entwurf einer Datenbank ist leichter zu verstehen, wenn die Themen sich ordnungsgemäß in getrennten Tabellen befinden.

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Hinzufügen einer Tabelle zu einer Access-Desktopdatenbank

Erstellen Sie eine neue Tabelle, wenn Sie über eine neue Quelle für Daten verfügen, die zu keiner vorhandenen Tabelle gehören. Es gibt mehrere Optionen, um eine Tabelle zu einer Access-Datenbank hinzuzufügen. Sie können beispielsweise eine neue Datenbank erstellen, eine Tabelle in eine vorhandene Datenbank einfügen oder eine Tabelle aus einer anderen Datenquelle (z. B. einer Microsoft Excel-Arbeitsmappe, einem Microsoft Word-Dokument, einer Textdatei, einem Webdienst oder einer anderen Datenbank) importieren oder eine Verknüpfung mit ihr erstellen. Wenn Sie eine neue leere Datenbank erstellen, wird automatisch eine neue leere Tabelle eingefügt. Sie können dann Daten in die Tabelle eingeben und mit dem Definieren der Felder beginnen. 

Weitere Informationen zum Hinzufügen eines Felds zu einer Tabelle finden Sie im Artikel Hinzufügen eines Felds zu einer Tabelle.

Erstellen einer neuen Tabelle in einer neuen Datenbank

  1. Klicken Sie unter Datei auf Neu > Leere Desktopdatenbank.

  2. Geben Sie in das Feld Dateiname einen neuen Dateinamen für die neue Datenbank ein.

  3. Klicken Sie auf das Ordnersymbol, wenn Sie die Datenbank an einem anderen Speicherort speichern möchten.

  4. Klicken Sie auf Erstellen.

Die neue Datenbank wird mit einer neuen Tabelle namens Tabelle1 geöffnet. Benennen Sie die Tabelle um, und wählen Sie den Namen nach dem gespeicherten Datentyp aus.

Erstellen einer neuen Tabelle in einer vorhandenen Datenbank

  1. Klicken Sie auf Datei > Öffnen und dann auf die gewünschte Datenbank, wenn sie in der Liste unter Zuletzt verwendet aufgeführt ist. Trifft das nicht zu, wählen Sie eine Suchoption aus, um die Datenbank aufzufinden.

  2. Klicken Sie unter Erstellen auf Tabelle.

Eine neue Tabelle wird hinzugefügt und in der Datenblattansicht geöffnet.

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Externe Daten

Sie können eine Verknüpfung mit einer Vielzahl externer Datenquellen herstellen, z. B. mit anderen Datenbanken, Textdateien und Excel-Arbeitsmappen. Bei einer Verknüpfung mit externen Daten kann Access die Verknüpfung so nutzen, als wäre sie eine Tabelle. Abhängig von der externen Datenquelle und der Erstellung der Verknüpfung können Sie die Daten in der verknüpften Tabelle bearbeiten und Beziehungen einrichten, welche die verknüpfte Tabelle einbeziehen. Über die Verknüpfung können Sie jedoch nicht den Entwurf der externen Daten ändern.

Importieren oder Verknüpfen zum Erstellen einer Tabelle

Sie können eine Tabelle erstellen, indem Sie an einem anderen Ort gespeicherte Informationen importieren oder eine Verknüpfung mit diesen erstellen. Sie können Daten in einer Excel-Arbeitsmappe, einer Windows SharePoint Services-Liste, einer XML-Datei, einer anderen Access-Datenbank, einem Microsoft Outlook-Ordner u. a. importieren oder eine Verknüpfung mit diesen Daten einrichten.

Wenn Sie Daten importieren, erstellen Sie eine Kopie der Daten in einer neuen Tabelle in der aktuellen Datenbank. Nachfolgende Änderungen an den Quelldaten haben keine Auswirkung auf die importierten Daten, und Änderungen an den importierten Daten wirken sich nicht auf die Quelldaten aus. Nachdem Sie eine Verbindung mit einer Datenquelle erstellt und ihre Daten importiert haben, können Sie die importierten Daten anschließend nutzen, ohne mit der Quelle verbunden zu sein. Sie können auch den Entwurf einer importierten Tabelle ändern.

Wenn Sie dagegen eine Verknüpfung mit Daten erstellen, erstellen Sie eine verknüpfte Tabelle in der aktuellen Datenbank, durch die eine Direktverknüpfung mit den vorhandenen an einem anderen Ort gespeicherten Informationen abgebildet wird. Wenn Sie Daten in einer verknüpften Tabelle ändern, werden diese in der Quelle geändert. Immer wenn sich Daten in der Quelle ändern, wird diese Änderung von der verknüpften Tabelle übernommen. Bei Verwenden einer verknüpften Tabelle müssen Sie sich mit der Datenquelle verbinden können. Der Entwurf einer verknüpften Tabelle kann nicht geändert werden.

Hinweis: Daten in einer Excel-Arbeitsmappe können nicht über eine verknüpfte Tabelle bearbeitet werden. Importieren Sie als Behelfslösung die Quelldaten in eine Access-Datenbank, und richten Sie dann in Excel eine Verknüpfung mit der Datenbank ein. Weitere Informationen zu Verknüpfungen zwischen Access und Excel finden Sie in der Excel-Hilfe.

Erstellen einer neuen Tabelle durch Importieren von oder Verknüpfen mit externen Daten

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Externe Daten in der Gruppe Importieren und Verknüpfen auf eine der verfügbaren Datenquellen.

  2. Folgen Sie den Anweisungen in den Dialogfeldern, die bei jedem Schritt angezeigt werden.

    Die neue Tabelle wird von Access erstellt und im Navigationsbereich angezeigt.

Tipp: Sie können auch eine SharePoint-Liste importieren oder eine Verknüpfung zu einer SharePoint-Liste erstellen. Weitere Informationen finden Sie unter Importieren oder Verknüpfen von Daten in einer SharePoint-Liste.

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Erstellen einer Tabelle mithilfe eines Webdiensts

Sie können eine Tabelle in Ihrer Datenbank erstellen, die sich mit Daten einer Website verbindet, die eine Webdienstschnittstelle bereitstellt.

Hinweis: Webdiensttabellen sind schreibgeschützt.

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Externe Daten in der Gruppe Importieren und Verknüpfen auf Weitere und dann auf Datendienste.

  2. Wenn die gewünschte Verbindung bereits installiert wurde, fahren Sie mit Schritt 5 fort. Fahren Sie andernfalls mit dem nächsten Schritt fort.

  3. Klicken Sie auf Neue Verbindung installieren.

  4. Wählen Sie die gewünschte Verbindungsdatei aus, und klicken Sie dann auf OK.

  5. Erweitern Sie im Dialogfeld Link zu Webdienstdaten erstellen die Verbindung, die Sie verwenden möchten.

  6. Wählen Sie die Tabelle aus, mit der Sie eine Verknüpfung erstellen möchten. Access zeigt die Felder rechts im Dialogfeld an.

  7. Geben Sie optional einen neuen Namen für die verknüpfte Tabelle in das Feld Linkname ein. Access verwendet diesen Namen für die verknüpfte Tabelle im Navigationsbereich.

  8. Klicken Sie auf OK. Die verknüpfte Tabelle wird von Access erstellt.

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Festlegen von Tabelleneigenschaften in einer Desktopdatenbank

Sie können Eigenschaften festlegen, die für eine gesamte Tabelle und gesamte Datensätze gelten.

  1. Wählen Sie die Tabelle aus, deren Eigenschaften Sie festlegen möchten.

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Ansichten auf Ansicht und dann auf Entwurfsansicht.

  3. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Einblenden/Ausblenden auf Eigenschaftenblatt.

    Gruppe "Einblenden/Ausblenden" auf der Registerkarte "Entwurf" in Access .

  4. Klicken Sie auf dem Eigenschaftenblatt auf die Registerkarte Allgemein.

  5. Klicken Sie auf das Feld links neben der Eigenschaft, die Sie festlegen möchten, und geben Sie eine Einstellung für die Eigenschaft ein. Wenn die Liste der Tabelleneigenschaften angezeigt werden soll, klicken Sie auf Verfügbare Tabelleneigenschaften.

  6. Drücken Sie STRG+S, um die Änderungen zu speichern.

    Zweck dieser Tabelleneigenschaft

    Aktion

    Ansichten auf SharePoint-Website anzeigen

    Gibt an, ob Ansichten, die auf der Tabelle basieren, auf einer SharePoint-Website angezeigt werden können.

    Hinweis: Die Auswirkungen dieser Einstellungen hängt von der Datenbankeigenschaft Alle Ansichten auf SharePoint-Website anzeigen ab.

    Unterdatenblatt erweitert

    Legt fest, ob alle Unterdatenblätter beim Öffnen der Tabelle erweitert werden sollen.

    Unterdatenblatthöhe

    Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

    • Wenn Sie möchten, dass das Unterdatenblattfenster zum Anzeigen aller Zeilen erweitert wird, belassen Sie diese Eigenschaft auf 0 cm.

    • Wenn Sie die Höhe des Unterdatenblatts festlegen möchten, geben Sie die gewünschte Höhe in Zentimeter ein.

    Ausrichtung

    Legen Sie die Ansichtsausrichtung in Abhängigkeit davon fest, ob die Sprache von links nach rechts oder von rechts nach links gelesen wird.

    Beschreibung

    Geben Sie eine Beschreibung der Tabelle ein, die in QuickInfos für die Tabelle angezeigt wird.

    Standardansicht

    Legen Sie Datenblatt, PivotTable oder PivotChart als Standardansicht beim Öffnen der Tabelle fest.

    Gültigkeitsregel

    Geben Sie einen Ausdruck ein, der wahr sein muss, wenn Sie einen Datensatz hinzufügen oder ändern.

    Gültigkeitsmeldung

    Geben Sie eine Meldung ein, die angezeigt wird, wenn ein Datensatz gegen den Ausdruck in der Eigenschaft Gültigkeitsprüfungsregel verstößt.

    Filtern

    Definieren Sie Kriterien, um nur übereinstimmende Zeilen in der Datenblattansicht anzuzeigen.

    Sortiert nach

    Wählen Sie eines oder mehrere Felder zum Angeben der Standardsortierreihenfolge von Zeilen in der Datenblattansicht aus.

    Unterdatenblattname

    Geben Sie an, ob ein Unterdatenblatt in der Datenblattansicht angezeigt werden soll und durch welche Tabelle oder Abfrage ggf. die Zeilen im Unterdatenblatt bereitgestellt werden sollen.

    Verknüpfen von

    Listen Sie die Felder in der für das Unterdatenblatt verwendeten Tabelle oder Abfrage auf, die der Eigenschaft Verknüpfen nach dieser Tabelle entsprechen.

    Verknüpfen nach

    Listen Sie die Felder in der Tabelle auf, die der Eigenschaft Verknüpfen von dieser Tabelle entsprechen.

    Beim Laden filtern

    Wenden Sie beim Öffnen der Tabelle in der Datenblattansicht automatisch die Filterkriterien in der Eigenschaft Filter an (durch Festlegen auf Ja).

    Beim Laden sortieren

    Wenden Sie beim Öffnen der Tabelle in der Datenblattansicht automatisch die Sortierkriterien in der Eigenschaft Sortiert nach an (durch Festlegen auf Ja).

    Tipp: Wenn Sie mehr Platz zum Eingeben oder Bearbeiten einer Einstellung im Eigenschaftenfeld benötigen, drücken Sie UMSCHALT+F2, um das Feld Zoom anzuzeigen. Wenn Sie die Eigenschaft Gültigkeitsregel auf einen Ausdruck festlegen und Hilfe beim Erstellen benötigen, klicken Sie neben der Eigenschaft Gültigkeitsregel auf Schaltfläche "Generator" , um den Ausdrucks-Generator anzuzeigen.

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Hinzufügen eines Felds zu einer Tabelle in einer Access-Desktopdatenbank

Sie speichern die Datenelemente, die Sie nachverfolgen möchten, in Feldern. Beispielsweise können Sie in der Tabelle "Kontakte" Felder für Nachname, Vorname, Telefonnummer und Adresse erstellen. Für eine Tabelle vom Typ "Artikel" können Sie Felder für Artikelnamen, Artikelnummern und Preise erstellen.

Versuchen Sie vor dem Erstellen von Feldern, Daten in ihre kleinstmöglichen sinnvollen Komponenten zu unterteilen. Später ist es wesentlich einfacher, Daten zu kombinieren als sie zu zerlegen. Anstatt beispielsweise das Feld "Vollständiger Name" anzulegen, sollten Sie besser die Felder "Nachname" und "Vorname" erstellen. Dann können Sie mühelos nach "Vorname", "Nachname" oder beidem sortieren. Wenn Sie auf ein Datenelement Berichts-, Sortier-, Such- oder Berechnungsvorgänge anwenden möchten, legen Sie dieses Element in einem eigenen Feld ab.

Nachdem Sie ein Feld erstellt haben, können Sie Feldeigenschaften festlegen, um sein Aussehen und Verhalten zu bestimmen.

Sie können in Access ein neues Feld erstellen, indem Sie in der Datenblattansicht eine neue Spalte eingeben. Wenn Sie ein Feld durch Eingeben von Daten in der Datenblattansicht erstellen, weist Access dem Feld einen Datentyp basierend auf den von Ihnen eingegebenen Werten automatisch zu. Wenn sich aus Ihrer Eingabe kein anderer Datentyp ableiten lässt, legt Access den Datentyp auf Text fest. Sie können den Datentyp jedoch ändern.

Hinzufügen eines Felds durch Eingeben von Daten

Wenn Sie in der Datenblattansicht eine neue Tabelle erstellen oder eine vorhandene Tabelle öffnen, können Sie der Tabelle ein Feld hinzufügen, indem Sie Daten in die Spalte Neues Feld hinzufügen eingeben.

Datenblatt in Access mit Spalte "Neues Feld hinzufügen"

1. Eingeben von Daten in die leere Spalte Neues Feld hinzufügen

So fügen Sie ein neues Feld hinzu:

  1. Erstellen oder öffnen Sie eine Tabelle in der Datenblattansicht.

  2. Geben Sie in die Spalte Neues Feld hinzufügen den Namen des Felds ein, das Sie erstellen möchten. Verwenden Sie einen aussagekräftigen Namen, damit das Feld leichter identifizierbar ist.

  3. Geben Sie Daten in das neue Feld ein.

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Festlegen der Eigenschaften eines Felds

Nachdem Sie ein Feld erstellt haben, können Sie Feldeigenschaften festlegen, um sein Aussehen und Verhalten zu bestimmen.

Das Festlegen von Feldeigenschaften ermöglicht Folgendes:

  • Steuern der Darstellung von Daten in einem Feld

  • Verhindern der Eingabe falscher Daten in ein Feld

  • Angeben von Standardwerten für ein Feld

  • Beschleunigung der Felddurchsuchung und -sortierung

Sie können einige der verfügbaren Feldeigenschaften in der Datenblattansicht festlegen, doch nur in der Entwurfsansicht haben Sie Zugriff auf die komplette Liste der festlegbaren Feldeigenschaften.

Festlegen von Feldeigenschaften in der Datenblattansicht

In der Datenblattansicht können Sie ein Feld umbenennen, seinen Datentyp ändern, seine Eigenschaft Format ändern und einige andere Feldeigenschaften bearbeiten.

  • So öffnen Sie eine Tabelle in der Datenblattansicht:    Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf die Tabelle, und klicken Sie im Kontextmenü auf Datenblattansicht.

  • So benennen Sie ein Feld um   : Wenn Sie ein Feld durch Eingeben von Daten in der Datenblattansicht hinzufügen, weist Access dem Feld automatisch einen allgemeinen Namen zu. Access weist dem ersten neuen Feld den Namen "Feld1", dem zweiten den Namen "Feld2" usw. zu. Der Name eines Felds wird standardmäßig als dessen Bezeichnung verwendet, wenn das Feld z. B. als Spaltenüberschrift auf einem Datenblatt angezeigt wird. Das Ändern von Feldnamen in aussagekräftigere Namen erleichtert das Anzeigen oder Bearbeiten von Datensätzen.

  • Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Feld, das Sie umbenennen möchten.

  • Klicken Sie im Kontextmenü auf Spalte umbenennen.

  • Geben Sie den neuen Namen in die Feldüberschrift ein.

Feldnamen können aus bis zu 64 Zeichen (Buchstaben oder Zahlen) einschließlich Leerzeichen bestehen.

Ändern des Datentyps eines Felds

Wenn Sie ein Feld durch Eingeben von Daten in der Datenblattansicht erstellen, untersucht Access diese Daten, um den am besten geeigneten Datentyp für das Feld zu bestimmen. Wenn Sie z. B. 01.01.2006 eingeben, erkennt Access die Daten als Datum und legt den Datentyp des Felds auf "Datum/Uhrzeit" fest. Falls Access den Datentyp nicht definitiv bestimmen kann, wird der Datentyp standardmäßig auf "Text" festgelegt.

Durch den Datentyp des Felds wird bestimmt, welche anderen Feldeigenschaften Sie festlegen können. Beispielsweise gilt die Eigenschaft Nur anfügen nur für ein Feld, das auf den Datentyp "Hyperlink" oder "Memo" festgelegt ist.

Es kann vorkommen, dass Sie den Datentyp eines Felds manuell ändern möchten. Angenommen, es gibt Raumnummern, die einem Datum wie 10/2001 ähneln. Wenn Sie 10/2001 in ein neues Feld in der Datenblattansicht eingeben, wird von der automatischen Datentyperkennungsfunktion der Datentyp "Datum/Uhrzeit" für das Feld festgelegt. Da Raumnummern Beschriftungen und keine Datumswerte sind, müssen Sie den Datentyp "Text" verwenden. Gehen Sie wie folgt vor, um den Datentyp eines Felds zu ändern.

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte Datenblatt.

  2. Wählen Sie in der Liste Datentyp in der Gruppe Datentyp und Formatierung den gewünschten Datentyp aus.

    Abbildung des Access-Menübands der Gruppe "Datentyp und Format"

Ändern des Formats eines Felds

Neben der Bestimmung des Datentyps eines neuen Felds kann Access auch die Eigenschaft Format für das Feld abhängig von Ihrer Eingabe festlegen. Wenn Sie beispielsweise "10:50 am" eingeben, legt Access den Datentyp auf "Datum/Uhrzeit" und die Eigenschaft Format auf "Zeit, 12Std" fest. Um die Eigenschaft Format eines Felds manuell zu ändern, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Klicken Sie im Menüband auf die Registerkarte Datenblatt.

  2. Wählen Sie in der Liste Format in der Gruppe Datentyp und Formatierung das gewünschte Format aus.

    Hinweis: Abhängig vom Datentyp des Felds steht die Liste Format für einige Felder nicht zur Verfügung (z. B Text).

Festlegen anderer Feldeigenschaften

  1. Klicken Sie in der Datenblattansicht auf das Feld, für das Sie die Eigenschaft festlegen möchten.

  2. Wählen Sie auf der Registerkarte Datenblatt in der Gruppe Datentyp und Formatierung die gewünschten Eigenschaften aus.

    Abbildung des Access-Menübands der Gruppe "Datentyp und Format"

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Festlegen von Feldeigenschaften

Sie können eine Feldeigenschaft festlegen, indem Sie die Tabelle in der Entwurfsansicht öffnen.

  • So öffnen Sie eine Tabelle in der Entwurfsansicht   : Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf die Tabelle, und klicken Sie im Kontextmenü auf Entwurfsansicht.

  • So ändern Sie den Datentyp eines Felds   : Suchen Sie den Feldnamen, für den Sie den Datentyp festlegen möchten, klicken Sie in das Feld Datentyp, und wählen Sie einen Datentyp aus der Liste aus.

  • So legen Sie andere Feldeigenschaften fest   : Wählen Sie im Tabellenentwurfsbereich das Feld aus, dessen Eigenschaften Sie festlegen möchten. Geben Sie im Bereich Feldeigenschaften die gewünschten Einstellungen für die einzelnen Eigenschaften ein. Drücken Sie STRG+S, um die Änderungen zu speichern.

    Hinweis: Die Eigenschaften, die Sie festlegen können, hängen vom Datentyp des Felds ab.

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Speichern einer Tabelle

Nachdem Sie eine Tabelle in einer Desktopdatenbank erstellt oder geändert haben, sollten Sie den Entwurf speichern. Wenn Sie eine Tabelle zum ersten Mal speichern, geben Sie ihr einen Namen, der die darin enthaltenen Daten beschreibt. Sie können bis zu 64 alphanumerische Zeichen verwenden, einschließlich Leerzeichen. Sie können einer Tabelle z. B. den Namen "Kunden", "Teilebestand" oder "Artikel" geben.

Access bietet eine Menge Flexibilität beim Benennen von Tabellen. Allerdings sollten Ihnen auch einige Einschränkungen bewusst sein. Ein Tabellenname kann bis zu 64 Zeichen lang sein und eine beliebige Kombination aus Buchstaben, Zahlen, Leerzeichen und Sonderzeichen außer Punkt (.), Ausrufezeichen (!), eckigen Klammern ([]), führendem Leerzeichen, führendem Gleichheitszeichen (=) oder nicht druckbaren Zeichen wie eine Absatzschaltung enthalten. Außerdem darf der Name keines der folgenden Zeichen enthalten: ` / \ : ; * ? " ' < > | # <TAB> { } % ~ &.

Tipp: Sie sollten sich für die Objekte in der Datenbank für eine Benennungskonvention entscheiden und diese durchgängig verwenden.

  1. Klicken Sie auf der Symbolleiste für den Schnellzugriff auf Speichern, oder drücken Sie STRG+S.

  2. Wenn Sie die Tabelle zum ersten Mal speichern, geben Sie einen Namen dafür ein, und klicken Sie auf OK.

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