Einführung in Listen

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Eine Liste ist eine Sammlung von Informationen, die Sie gemeinsam mit Ihren Teammitgliedern verwenden. Sie können z. B. einen Anmeldebogen für ein Ereignis erstellen oder Teamereignisse in einem Kalender verfolgen.

Übersicht

Beim Erstellen einer Microsoft Windows SharePoint Services-Website werden mehrere Typen von Listen für Sie erstellt. Zu diesen Standardlisten zählen u. a. eine Diskussionsrunde und eine Kalenderliste.

Sie können die Listenelemente anpassen oder den Listen Elemente hinzufügen, zusätzliche Listen auf Grundlage vorhandener Listenvorlagen erstellen und benutzerdefinierte Listen mit von Ihnen ausgewählten Einstellungen und Spalten erstellen.

Listen können auf verschiedene Weise angezeigt werden. So können Sie z. B. auf einer Seite eine Ansicht aller Aufgaben bereitstellen und auf einer anderen Seite eine Ansicht der Aufgaben anzeigen, die am jeweiligen Tag zu erledigen sind. Listenelemente können auch in Ordnern verwaltet werden. Sie können z. B. nur die aktuellen Ereignisse in einem Kalender auf einer Homepage anzeigen und auf einer anderen Seite diese visuell wie in einem Wandkalender darstellen.

Für Daten in einer Kalkulationstabelle, die Sie in einer Liste auf einer Windows SharePoint Services 3.0-Website verwenden möchten, können Sie eine neue Liste mit den Spalten und Daten erstellen, indem Sie die Kalkulationstabelle importieren.

Wenn Sie Datenbankprogramme installiert haben, die mit Windows SharePoint Services 3.0 kompatibel sind, z. B. Microsoft Office Access 2007, und Ihr Browser Unterstützung für ActiveX-Steuerelemente bietet, können Sie die Listendaten in Datenbanktools wie Abfragen, Verknüpfungen und Berichte integrieren.

Listen können auch in Webparts auf Seiten auf Ihrer Website angezeigt werden. Webparts sind die Bausteine einer Website, und Sie können diese Elemente direkt aus einer Liste zu einer Webpartseite hinzufügen. Sie können auch eine Liste direkt öffnen und Arbeiten mit es. Beispielsweise die Standard-Ankündigungsliste wird in einem Webpart auf einer neuen Homepage angezeigt, aber Sie können auch den Titel der Liste zu öffnen und bearbeiten sie auf einer eigenen Seite klicken.

Nachfolgend werden Möglichkeiten des Arbeitens mit Listen beschrieben, die Sie beim Verwalten von Informationen für Ihre Gruppe unterstützen sollen:

  • Verfolgen von Versionen und des detaillierten Verlaufs     Es besteht die Möglichkeit, Versionen von Listenelementen zu verfolgen, sodass Sie erkennen können, welche Elemente von Version zu Version geändert wurden, und von wem die Änderungen an den Listenelementen vorgenommen wurden. Wenn in einer neueren Version Fehler gemacht werden, können Sie die frühere Version eines Elements wiederherstellen. Das Verfolgen des Verlaufs einer Liste ist insbesondere dann von Bedeutung, wenn Ihre Firma die Entwicklung einer Liste überwachen möchte.

    Versionsverlauf einer Liste

  • Genehmigung erforderlich    Sie können festlegen, dass ein Listenelement genehmigt werden muss, bevor es angezeigt werden kann. Elemente verbleiben in einem wartenden Zustand, bis sie von einer Person genehmigt oder abgelehnt werden, die über die entsprechende Berechtigung verfügt. Es liegt in Ihrer Hand festzulegen, welche Benutzergruppen ein Listenelement vor dessen Genehmigung anzeigen können.

  • Integrieren von E-Mail-Features in eine Liste    Wenn auf Ihrer Website der Ein- und Ausgang von E-Mails aktiviert wurde, können Listen E-Mail-Features nutzen. Manche Listen, z. B. Kalender, können so eingerichtet werden, dass ihnen durch Senden einer E-Mail Inhalt hinzugefügt werden kann. Andere Listen, z. B. Aufgabenlisten, können so eingerichtet werden, dass E-Mails an Personen gesendet werden, wenn diesen Elemente zugewiesen werden. Ihre Firma kann auch andere Listentypen zum Empfangen von E-Mails anpassen.

  • Anpassen von Berechtigungen    Sie können festlegen, ob Teilnehmer für Ihre Liste nur die von ihnen erstellten Elemente oder alle Elemente in der Liste lesen und bearbeiten können. Personen mit der Berechtigung zum Verwalten von Listen können alle Listeneinträge lesen und bearbeiten. Darüber hinaus können Sie spezielle Berechtigungsstufen für einzelne Listenelemente anwenden, wenn es sich um vertrauliche Informationen handelt.

  • Erstellen und Verwalten von Ansichten    Ihre Gruppe kann unterschiedliche Ansichten einer Liste erstellen. Dabei ändert sich der Inhalt der eigentlichen Liste nicht, aber die Elemente werden organisiert oder gefiltert, sodass abhängig von den jeweiligen Anforderungen eine Suche nach den wichtigsten oder interessantesten Elementen möglich ist.

  • Verwenden von Formeln und berechneten Werten    Mithilfe von Formeln und berechneten Werten können Sie in den Spalten einer Liste dynamisch Informationen generieren. Die Operationen können Informationen aus einer oder mehreren anderen Spalten in einer Liste sowie Systemfunktionen, wie z. B. [Heute], zur Angabe des aktuellen Datums einschließen. So können Sie z. B. ein Standardfälligkeitsdatum festlegen, das sieben Tage nach dem aktuellen Datum liegt.

  • Über Änderungen informiert sein    Listen und Ansichten in Windows SharePoint Services 3.0 verwenden jetzt RSS, sodass die Mitglieder Ihrer Arbeitsgruppe Updates automatisch empfangen können. RSS ist eine Technologie, die Personen, zu empfangen und Anzeigen von Updates oder RSS-Feeds mit Neuigkeiten und Informationen an einem Ort konsolidierte ermöglicht. Sie können auch erstellen ein e-Mail-Benachrichtigungen, um Sie zu benachrichtigen, wenn die Listen geändert werden oder neue Einträge hinzugefügt werden. Benachrichtigungen eignen sich hervorragend zum Nachverfolgen die Änderungen, die Ihnen wichtig sind.

  • Freigeben von Listeninformationen mit einen Datenbankprogramm    Wenn Sie ein Datenbankprogramm installiert haben, die mit Windows SharePoint Services 3.0, wie etwa Microsoft Office Access 2007, ist können Sie exportieren und Importieren von Daten an und von der Website sowie eine Tabelle aus der Datenbank auf einer SharePoint-Liste verknüpfen. Wenn Sie mit der Listendaten in einer Datenbank arbeiten, können Sie diese analysieren, wie Daten, z. B. mithilfe von Abfragen, Verknüpfungen und Berichte analysieren.

    • Verwenden von Listen konsistente websiteübergreifend    Wenn Ihre Gruppe mit mehreren Typen von Listen arbeitet, können Sie Konsistenz über mehrere Listen mit Inhaltstypen, Websitespalten und Vorlagen hinzufügen. Diese Features ermöglichen es Ihnen für die Wiederverwendung von Einstellungen und Listenstruktur in eine effiziente Möglichkeit dar. Beispielsweise können Sie einen Inhaltstyp zu einem Kunden Serviceproblem, die bestimmte Spalten (z. B. Kundenkontakt) angibt und Geschäftsprozesse für den Inhaltstyp erstellen. Ein weiteres Beispiel ist eine Websitespalte für Abteilungsnamen erstellen, die eine Dropdown-Liste Abteilungen vorhanden ist. Sie können die Spalte in mehrere Listen, um sicherzustellen, dass die Namen immer die gleiche Weise wie in jeder Liste angezeigt wiederverwenden.

      Verknüpfungen zu weiteren Informationen zu Inhaltstypen, Websitespalten und Listenvorlagen finden Sie im Abschnitt Siehe auch.

  • Arbeit Listenelementen aus einem e-Mail-Programm    Verwenden ein e-Mail-Programm, das mit Windows SharePoint Services 3.0 kompatibel ist, können Sie wichtige Listeninformationen mit Ihnen nutzen. Beispielsweise können Sie mit Microsoft Office Outlook 2007, anzeigen und Aktualisieren von Aufgaben, Kontakte und Diskussionsrunden auf Ihrer Website von Outlook aus.

Die Art der verwendeten Liste richtet sich nach den Informationen, die Sie teilen möchten:

  • Ankündigungen    Verwenden Sie eine Ankündigungsliste, um Nachrichten und Statusinformationen freizugeben und Erinnerungen auszugeben. Für Ankündigungen wird die erweiterte Formatierung mit Bildern, Links und formatiertem Text unterstützt.

  • Kontakte    Verwenden Sie eine Kontaktliste zum Speichern von Informationen zu Personen oder Gruppen, mit denen Sie arbeiten. Wenn Sie eine e-Mail-Nachricht verwenden, oder wenden Sie sich an Management-Programm, das mit Windows SharePoint Services 3.0 kompatibel ist, können Sie anzeigen und aktualisieren Ihre Kontakte aus Ihrer SharePoint-Website in einem anderen Programm. Beispielsweise können Sie eine Liste von Ihrer Organisation Lieferanten aus Office Outlook 2007 aktualisieren. Eine Kontaktliste nicht tatsächlich die Mitglieder der Website verwalten, jedoch können Sie zum Speichern und Freigeben von Kontakten für Ihre Organisation, beispielsweise eine Liste der externen Lieferanten verwendet werden.

  • Diskussionsrunden    Verwenden einer Diskussionsrunde eine zentrale Stelle zum Aufzeichnen und Speichern von Team Diskussionen bereitstellen, die das Format der Newsgroups ähnlich ist. Wenn Ihr Administrator Listen auf Ihrer Website Empfang aktiviert hat, können Diskussionsrunden e-Mail-Diskussionen aus am häufigsten verwendeten e-Mail-Programmen speichern. Beispielsweise können Sie eine Diskussionsrunde für neue Produktversionen in Ihrer Organisation erstellen. Wenn Sie ein e-Mail-Programm, die mit Windows SharePoint Services 3.0 kompatibel ist verwenden, können Sie anzeigen und aktualisieren Ihre Diskussionsrunde während der Arbeit in einem anderen Programm.

  • Links    Verwenden Sie eine Hyperlinkliste als zentralen Speicherort für Hyperlinks zu im Internet, Intranet Ihres Unternehmens und weitere Ressourcen. Beispielsweise können Sie eine Liste mit Links zu Websites Ihrer Kunden erstellen.

  • Kalender    Verwenden Sie einen Kalender für alle Ihrer SharePoint Website oder für bestimmte Situationen, wie z. B. Feiertage für Unternehmen. Ein Kalender bietet visual Ansichten, ähnlich wie eine Desk oder Wand Kalender, Ihre Teamereignisse, einschließlich Besprechungen, soziale Ereignisse und ganztägige Ereignisse an. Sie können auch Teammeilensteine, wie Termine und Product Release Datumsangaben, die nicht mit einem bestimmten Zeitraum zusammenhängen verfolgen. Wenn Sie ein e-Mail- oder Kalender-Programm, die mit Windows SharePoint Services 3.0 kompatibel ist verwenden, können Sie anzeigen und Aktualisieren von Ihrem Kalender aus Ihrer SharePoint-Website während der Arbeit in einem anderen Programm. Angenommen, Sie können vergleichen und aktualisieren ein Kalenders auf der SharePoint-Website mit aus Ihrem Kalender Office Outlook 2007 Daten, indem Sie beide anzeigen Kalender nebeneinander oder Überlagerter miteinander in Office Outlook 2007.

  • Aufgaben    Verwenden einer Vorgangsliste zum Nachverfolgen von Informationen zu Projekten und sonstigen anstehenden Ereignissen für Ihre Gruppe an. Sie können Personen Aufgaben zuweisen, sowie den Status und den Prozentsatz der Fertigstellung zu verfolgen, während die Vorgänge in Richtung Fertigstellung verschoben. Wenn Sie ein e-Mail- oder Management-Programm, die mit Windows SharePoint Services 3.0 kompatibel ist verwenden, können Sie anzeigen und Aktualisieren Ihrer Aufgaben von Ihrer SharePoint-Website in einem anderen Programm. Sie können beispielsweise erstellen eine Aufgabenliste für Ihre Organisation Budgetprozess enthält, und klicken Sie dann anzeigen und zusammen mit anderen Aufgaben in Office Outlook 2007 aktualisieren.

  • Projektaufgaben    Verwenden Sie zum Speichern von Informationen, die eine Aufgabenliste ähnelt, aber auch Statusleisten bieten eine visuelle oder Gantt-Ansicht, einer Projektaufgabenliste aus. Sie können den Status und den Prozentsatz der Fertigstellung nachverfolgen, gegen Abschluss die Aufgabe bewegt wird. Wenn Sie ein e-Mail- oder Management-Programm, die mit Windows SharePoint Services 3.0 kompatibel ist verwenden, können Sie anzeigen und Aktualisieren von Vorgängen in Project aus Ihrer SharePoint-Website in einem anderen Programm. Beispielsweise können Sie eine Aufgabenliste auf Ihrer SharePoint-Website zu identifizieren und zuweisen die Arbeit zum Erstellen eines manuellen Schulung erstellen. Dann können Sie den Status Ihrer Organisation aus Office Outlook 2007 nachverfolgen.

  • Problemverfolgung    Mithilfe einer Problemverfolgungsliste können Sie Informationen zu bestimmten Problemen, wie z. B. Supportproblemen, speichern und deren Fortschritt verfolgen. Sie können Probleme zuweisen, in Kategorien einordnen und miteinander in Bezug setzen. Sie können z. B. eine Problemverfolgungsliste zum Verwalten von Kundendienstproblemen und -lösungen erstellen. Sie können den Problemen auch bei jeder Bearbeitung Kommentare hinzufügen und einen Kommentarverlauf erstellen, ohne die ursprüngliche Problembeschreibung zu ändern. So kann z. B. ein Kundendienstmitarbeiter die einzelnen Schritte zur Problembehebung und deren Ergebnisse festhalten.

  • Umfrage    Verwenden Sie zum Sammeln und Feedback, beispielsweise ein Mitarbeiter zufrieden Umfrage oder eine Prüfung kompilieren, einer Umfrage ein. Sie können Ihre Fragen und Antworten auf verschiedene Weise entwerfen und finden Sie unter Übersicht über Ihr Feedback. Wenn Sie eine Tabelle oder Datenbank-Programm installiert, die mit Windows SharePoint Services 3.0 oder Windows SharePoint Services 2.0 kompatibel ist haben, können Sie die Ergebnisse, um sie weiter zu analysieren exportieren.

  • Benutzerdefinierte    Obwohl Sie jeder beliebigen Liste anpassen können, können Sie beginnen mit einer benutzerdefinierten Liste und passen Sie es dann nur die Einstellungen, die Sie angeben. Sie können auch eine Liste, die auf einer Kalkulationstabelle basiert erstellen, wenn Sie mit einem Tabellenkalkulationsprogramm verfügen, die mit Windows SharePoint Services 3.0 oder Windows SharePoint Services 2.0 und Windows Internet Explorer und Microsoft Windows kompatibel ist. Beispielsweise können Sie eine Liste von Microsoft Office Excel 2007 importieren, die Sie zum Speichern und Verwalten von Verträgen mit Lieferanten erstellt haben.

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