Einführung in Listen

Eine Liste ist eine Sammlung von Informationen, die Sie gemeinsam mit Ihren Teammitgliedern verwenden. Sie können z. B. einen Anmeldebogen für ein Ereignis erstellen oder Teamereignisse in einem Kalender verfolgen.

Inhalt dieses Artikels

Übersicht

Möglichkeiten des Arbeitens mit Listen

Typen von Listen

Beim Erstellen einer Microsoft Windows SharePoint Services-Website werden mehrere Typen von Listen für Sie erstellt. Zu diesen Standardlisten zählen u. a. eine Diskussionsrunde und eine Kalenderliste.

Sie können die Listenelemente anpassen oder den Listen Elemente hinzufügen, zusätzliche Listen auf Grundlage vorhandener Listenvorlagen erstellen und benutzerdefinierte Listen mit von Ihnen ausgewählten Einstellungen und Spalten erstellen.

Listen können auf verschiedene Weise angezeigt werden. So können Sie z. B. auf einer Seite eine Ansicht aller Aufgaben bereitstellen und auf einer anderen Seite eine Ansicht der Aufgaben anzeigen, die am jeweiligen Tag zu erledigen sind. Listenelemente können auch in Ordnern verwaltet werden. Sie können z. B. nur die aktuellen Ereignisse in einem Kalender auf einer Homepage anzeigen und auf einer anderen Seite diese visuell wie in einem Wandkalender darstellen.

Für Daten in einer Kalkulationstabelle, die Sie in einer Liste auf einer Windows SharePoint Services 3.0-Website verwenden möchten, können Sie eine neue Liste mit den Spalten und Daten erstellen, indem Sie die Kalkulationstabelle importieren.

Wenn Sie Datenbankprogramme installiert haben, die mit Windows SharePoint Services 3.0 kompatibel sind, z. B. Microsoft Office Access 2007, und Ihr Browser Unterstützung für ActiveX-Steuerelemente bietet, können Sie die Listendaten in Datenbanktools wie Abfragen, Verknüpfungen und Berichte integrieren.

Darüber hinaus können Listen in Webpart auf Seiten Ihrer Website angezeigt werden. Webparts sind Bausteine einer Website, mit denen Sie einer Webpartseite Elemente direkt aus einer Liste hinzufügen können. Außerdem können Sie Listen direkt öffnen und bearbeiten. Die Standardliste Ankündigungen wird z. B. in einem Webpart auf einer neuen Homepage angezeigt, aber Sie können auch auf den Titel der Liste klicken, um sie auf ihrer eigenen Seite zu öffnen und zu bearbeiten.

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Möglichkeiten des Arbeitens mit Listen

Nachfolgend werden Möglichkeiten des Arbeitens mit Listen beschrieben, die Sie beim Verwalten von Informationen für Ihre Gruppe unterstützen sollen:

  • Verfolgen von Versionen und des detaillierten Verlaufs     Es besteht die Möglichkeit, Versionen von Listenelementen zu verfolgen, sodass Sie erkennen können, welche Elemente von Version zu Version geändert wurden, und von wem die Änderungen an den Listenelementen vorgenommen wurden. Wenn in einer neueren Version Fehler gemacht werden, können Sie die frühere Version eines Elements wiederherstellen. Das Verfolgen des Verlaufs einer Liste ist insbesondere dann von Bedeutung, wenn Ihre Firma die Entwicklung einer Liste überwachen möchte.

    Versionsverlauf einer Liste

  • Genehmigung erforderlich    Sie können festlegen, dass ein Listenelement genehmigt werden muss, bevor es angezeigt werden kann. Elemente verbleiben in einem wartenden Zustand, bis sie von einer Person genehmigt oder abgelehnt werden, die über die entsprechende Berechtigung verfügt. Es liegt in Ihrer Hand festzulegen, welche Benutzergruppen ein Listenelement vor dessen Genehmigung anzeigen können.

  • Integrieren von E-Mail-Features in eine Liste    Wenn auf Ihrer Website der Ein- und Ausgang von E-Mails aktiviert wurde, können Listen E-Mail-Features nutzen. Manche Listen, z. B. Kalender, können so eingerichtet werden, dass ihnen durch Senden einer E-Mail Inhalt hinzugefügt werden kann. Andere Listen, z. B. Aufgabenlisten, können so eingerichtet werden, dass E-Mails an Personen gesendet werden, wenn diesen Elemente zugewiesen werden. Ihre Firma kann auch andere Listentypen zum Empfangen von E-Mails anpassen.

  • Anpassen von Berechtigungen    Sie können festlegen, ob Teilnehmer für Ihre Liste nur die von ihnen erstellten Elemente oder alle Elemente in der Liste lesen und bearbeiten können. Personen mit der Berechtigung zum Verwalten von Listen können alle Listeneinträge lesen und bearbeiten. Darüber hinaus können Sie spezielle Berechtigungsstufen für einzelne Listenelemente anwenden, wenn es sich um vertrauliche Informationen handelt.

  • Erstellen und Verwalten von Ansichten    Ihre Gruppe kann unterschiedliche Ansichten einer Liste erstellen. Dabei ändert sich der Inhalt der eigentlichen Liste nicht, aber die Elemente werden organisiert oder gefiltert, sodass abhängig von den jeweiligen Anforderungen eine Suche nach den wichtigsten oder interessantesten Elementen möglich ist.

  • Verwenden von Formeln und berechneten Werten    Mithilfe von Formeln und berechneten Werten können Sie in den Spalten einer Liste dynamisch Informationen generieren. Die Operationen können Informationen aus einer oder mehreren anderen Spalten in einer Liste sowie Systemfunktionen, wie z. B. [Heute], zur Angabe des aktuellen Datums einschließen. So können Sie z. B. ein Standardfälligkeitsdatum festlegen, das sieben Tage nach dem aktuellen Datum liegt.

  • Über Änderungen informiert sein    Listen und Ansichten in Windows SharePoint Services 3.0 verwenden nun RSS, sodass die Mitglieder einer Arbeitsgruppe automatisch Aktualisierungen empfangen können. Mithilfe der RSS-Technologie können Personen Aktualisierungen oder Feeds mit Neuigkeiten und Informationen in einem einheitlichen Speicherort empfangen und anzeigen. Sie können auch E-Mail-Benachrichtigungen erstellen, sodass Sie benachrichtigt werden, wenn Listen geändert oder neue Elemente hinzugefügt werden. Benachrichtigungen eignen sich gut, um Änderungen zu verfolgen, die für Sie wichtig sind.

  • Freigeben von Listeninformationen mit einem Datenbankprogramm    Wenn Sie ein Datenbankprogramm installiert haben, das mit Windows SharePoint Services 3.0 kompatibel ist, z. B. Microsoft Office Access 2007, können Sie Daten von Ihrer Website exportieren oder Daten auf Ihre Website importieren sowie eine Tabelle aus der Datenbank mit einer SharePoint-Liste verknüpfen. Wenn Sie mit Ihren Listendaten in einer Datenbank arbeiten, können Sie sie wie alle anderen Daten analysieren, z. B. mithilfe von Abfragen, Verknüpfungen und Berichten.

    Konsistentes Verwenden von Listen über Websites hinweg    Wenn Ihre Gruppe mit verschiedenen Typen von Listen arbeitet, können Sie Konsistenz über mehrere Listen hinweg mit Inhaltstyp, Websitespalten und Vorlagen hinzufügen. Diese Features ermöglichen es Ihnen, die Einstellungen und die Listenstruktur effektiv wiederzuverwenden. Sie können z. B. einen Inhaltstyp für ein Kundendienstproblem erstellen, indem Sie bestimmte Spalten (z. B. Kundenkontakt) und Geschäftsprozesse für den Inhaltstyp angeben. Ein anderes Beispiel wäre das Erstellen einer Websitespalte für Abteilungsnamen mit einer Dropdownliste der Abteilungen. Diese Spalte kann in mehreren Listen wiederverwendet werden, um zu gewährleisten, dass die Namen in jeder Liste einheitlich angezeigt werden.

    Verknüpfungen zu weiteren Informationen zu Inhaltstypen, Websitespalten und Listenvorlagen finden Sie im Abschnitt Siehe auch.

  • Arbeiten mit Listenelementen in einem E-Mail-Programm    Mithilfe eines E-Mail-Programms, das mit Windows SharePoint Services 3.0 kompatibel ist, können Sie wichtige Listeninformationen überallhin mit sich nehmen. In Microsoft Office Outlook 2007 können Sie z. B. Aufgaben, Kontakte und Diskussionsrunden auf Ihrer Website anzeigen und aktualisieren.

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Typen von Listen

Der zu verwendende Listentyp ist abhängig von der Art der Informationen, die Sie gemeinsam nutzen möchten:

  • Ankündigungen    Geben Sie mithilfe einer Ankündigungsliste die Neuigkeiten und deren Status frei, und stellen Sie Erinnerungen bereit. Ankündigungen unterstützen die erweiterte Formatierung mit Bildern, Hyperlinks und formatiertem Text.

  • Kontakte    Verwenden Sie eine Kontaktliste, um Informationen zu Personen oder Gruppen, mit denen Sie zusammenarbeiten, zu speichern. Bei Verwendung eines mit Windows SharePoint Services 3.0 kompatiblen E-Mail- oder Kontaktverwaltungsprogramms können Sie Ihre Kontakte von Ihrer SharePoint-Website in dem anderen Programm anzeigen und aktualisieren. Sie können z. B. eine Liste aller Lieferanten Ihrer Organisation von Office Outlook 2007 anzeigen. In einer Kontaktliste werden die Mitglieder Ihrer Website eigentlich nicht verwaltet, aber damit können die Kontakte Ihrer Organisation, z. B. eine Liste externer Lieferanten, gespeichert und freigegeben werden.

  • Diskussionsrunden    Verwenden Sie Diskussionsrunden, um über einen zentralen Ort zu verfügen, an dem ähnlich dem Format von Newsgroups die Teamdiskussionen aufgezeichnet und gespeichert werden. Wenn durch den Administrator an Ihrem Standort der Empfang von E-Mail ermöglicht wurde, können in Diskussionsrunden E-Mail-Diskussionen von den meisten E-Mail-Programmen gespeichert werden. Sie können z. B. eine Diskussionsrunde für die Markteinführung eines neuen Produkts Ihrer Organisation erstellen. Bei Verwendung eines mit Windows SharePoint Services 3.0 kompatiblen E-Mail-Programms können Sie Ihre Diskussionsrunde bei der Arbeit in dem anderen Programm anzeigen und aktualisieren.

  • Hyperlinks    Verwenden Sie eine Hyperlinkliste als zentralen Speicherort für Hyperlinks zum Web, zum Intranet der Firma und anderen Ressourcen. Sie könnten z. B. eine Liste von Hyperlinks zu den Websites Ihrer Kunden erstellen.

  • Kalender    Verwenden Sie einen Terminkalender für alle Termine Ihres Teams oder für spezielle Anlässe, z. B. Firmenfeiertage. Ein Kalender stellt analog wie ein Tisch- oder Wandkalender visuelle Ansichten zu den Terminen Ihres Teams bereit, einschließlich Besprechungen, gesellschaftliche und tägliche Ereignisse. Sie können auch Meilensteine des Teams, z. B. Termine oder Produkteinführungstermine, die nicht auf ein bestimmtes Zeitintervall festgelegt sind, verfolgen. Bei Verwendung eines mit Windows SharePoint Services 3.0 kompatiblen E-Mail- oder Kalenderprogramms können Sie Ihre Kontakte von Ihrer SharePoint-Website bei der Arbeit in dem anderen Programm anzeigen und aktualisieren. Z. B. können Sie Ihren Kalender auf dem SharePoint-Standort mit Daten von Ihrem Office Outlook 2007-Kalender vergleichen und aktualisieren, indem Sie beide Kalender nebeneinander oder gegenseitig überlagert in Office Outlook 2007 anzeigen.

  • Aufgaben    Verwenden Sie eine Aufgabenliste, um Informationen über Projekte und andere zu erledigende Aufgaben für Ihre Gruppe zu verfolgen. Sie können Personen Aufgaben zuordnen sowie den Status und den Erfüllungsstand in Prozent verfolgen, während eine Aufgabe nach und erledigt wird. Bei Verwendung eines mit Windows SharePoint Services 3.0 kompatiblen E-Mail- oder Aufgabenverwaltungsprogramms können Sie die Aufgaben von Ihrer SharePoint-Website in Ihrem anderen Programm anzeigen und aktualisieren. Sie können z. B. eine Aufgabenliste für den Budgetprozess Ihrer Organisation erstellen und dann in Office Outlook 2007 zusammen mit anderen Aufgaben anzeigen und aktualisieren.

  • Projektaufgaben    Wenn Sie Informationen ähnlich wie eine Aufgabenliste speichern möchten, aber auch eine visuelle bzw. Balkendiagrammansicht mit Fortschrittsbalken bereitstellen möchten, verwenden Sie eine Projektaufgabenliste. Sie können den Status und den Erfüllungsstand in Prozent im Laufe der Erledigung der Aufgabe verfolgen. Bei Verwendung eines mit Windows SharePoint Services 3.0 kompatiblen E-Mail- oder Aufgabenverwaltungsprogramms können Sie die Projektaufgaben von Ihrer SharePoint-Website in Ihrem anderen Programm anzeigen und aktualisieren. Sie können z. B. eine Aufgabenliste auf Ihrer SharePoint-Website erstellen, um die Aufgaben bei der Erstellung eines Schulungshandbuch festzulegen und zuzuordnen. Anschließend können sie den Fortschritt Ihrer Organisation von Office Outlook 2007 aus verfolgen.

  • Problemverfolgung    Verwenden Sie eine Problemverfolgungsliste zum Speichern von Informationen zu speziellen Problemen, z. B. hinsichtlich Support, und verfolgen Sie deren Fortschritt. Sie können Probleme zuordnen, kategorisieren und zueinander in Beziehung setzen. Sie können z. B. eine Problemverfolgungsliste erstellen, um Kundendienstprobleme und -lösungen zu verwalten. Sie können bei jeder Bearbeitung den Problemen auch Kommentare hinzufügen und auf diese Weise einen Verlauf der Kommentare erstellen, ohne die ursprüngliche Beschreibung des Problems zu ändern. Ein Vertreter des Kundendiensts kann z. B. jede getroffene Maßnahme zur Lösung eines Problems und die Ergebnisse erfassen.

  • Umfrage    Zum Sammeln und Zusammenstellen von Feedback, z. B. von Umfrageergebnissen zur Mitarbeiterzufriedenheit oder von einem Quiz können Sie eine Umfrage verwenden. Sie können die Fragen und Antworten in verschiedenen Varianten entwerfen und einen Überblick zum Feedback anzeigen. Wenn Sie ein Kalkulations- oder Datenbankprogramm installiert haben, das mit Windows SharePoint Services 3.0 oder Windows SharePoint Services 2.0 kompatibel ist, können Sie die Ergebnisse zur weiteren Analyse exportieren.

  • Benutzerdefiniert     Obgleich Sie jede Liste benutzerdefiniert anpassen können, können Sie mit einer benutzerdefinierten Liste beginnen und brauchen dann nur die Einstellungen anzupassen, die Sie angeben. Sie können auch eine Liste erstellen, die auf einer Kalkulationstabelle basiert, sofern Sie über ein Kalkulationsprogramm, das mit Windows SharePoint Services 3.0 oder Windows SharePoint Services 2.0 kompatibel ist, und über Windows Internet Explorer und Microsoft Windows verfügen. Sie können z. B. eine Liste von Microsoft Office Excel 2007 importieren, die Sie zum Speichern und Verwalten von Verträgen mit Lieferanten erstellt haben.

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