Einführung in Informationsverwaltungsrichtlinien

Eine Informationsverwaltungsrichtlinie stellt einen Satz von Regeln für einen Inhaltstyp dar. Mit Informationsverwaltungsrichtlinien können Organisationen beispielsweise steuern und verfolgen, wie lange Inhalte beibehalten werden oder welche Aktionen Benutzer mit diesem Inhalt durchführen können. Informationsverwaltungsrichtlinien können die Einhaltung rechtlicher Bestimmungen vereinfachen oder interne Geschäftsprozesse erzwingen.

So könnte es für eine Organisation, die gesetzlich zu einer "angemessenen Kontrolle" ihrer Bilanzen verpflichtet ist, hilfreich sein, mithilfe von Informationsverwaltungsrichtlinien bestimmte Aktionen im Erstellungs- und Genehmigungsprozess für alle Dokumente zu überwachen, die für die Buchhaltung relevant sind.

Anleitungen finden Sie unter Erstellen und Anwenden von Informationsverwaltungsrichtlinien.

Features von Informationsverwaltungsrichtlinien

Es gibt vier grundlegende Kategorien vordefinierter Richtlinienfeatures, die Organisationen einzeln oder kombiniert für die Verwaltung von Inhalten und Prozessen verwenden können.

Typen von Inhaltsrichtlinien

Mit dem Richtlinienfeature "Überwachung" können Organisationen die Verwendung ihrer Inhaltsverwaltungssysteme analysieren, indem sie die Ereignisse und Vorgänge in Dokumenten und Listenelementen protokollieren. Das Richtlinienfeature "Überwachung" kann zum Protokollieren von Ereignissen konfiguriert werden, z. B. wann ein Dokument oder Element bearbeitet, angezeigt, ein- bzw. ausgecheckt oder gelöscht wurde oder wann die Berechtigungen geändert wurden. Sämtliche Überwachungsinformationen werden in einem Überwachungsprotokoll auf dem Server gespeichert, und Websiteadministratoren können Berichte auf Grundlage des Protokolls ausführen.

Mit dem Richtlinienfeature "Ablauf" können Organisationen veraltete Inhalte auf einheitliche und nachvollziehbare Weise von ihren Websites entfernen oder löschen. Damit schafft dieses Feature einen Überblick über die Kosten und Risiken, die mit dem Speichern von veralteten Inhalten verbunden sind. Durch das Konfigurieren einer Ablaufrichtlinie können Sie angeben, dass bestimmte Inhaltstypen an einem festgelegten Datum oder innerhalb eines berechneten Zeitraums nach einer Dokumentaktivität (wie Erstellen oder Bearbeiten) ablaufen.

Organisationen können auch benutzerdefinierte Richtlinienfeatures erstellen und bereitstellen, um bestimmte Anforderungen zu erfüllen. Beispielsweise könnte ein Herstellungsunternehmen eine Informationsverwaltungsrichtlinie für alle Dokumente definieren, die Designspezifikationen für entworfene Produkte enthalten, um damit zu verhindern, dass diese Dokumente auf nicht sicheren Druckern gedruckt werden. Zum Definieren einer solchen Informationsverwaltungsrichtlinie können Sie ein Feature für Richtlinien zur Druckbeschränkung erstellen und bereitstellen, das zur relevanten Informationsverwaltungsrichtlinie für den Inhaltstyp "Produktspezifikationen" hinzugefügt werden kann.

Speicherorte zum Verwenden einer Informationsverwaltungsrichtlinie

Zum Implementieren einer Informationsverwaltungsrichtlinie müssen Sie diese zu einer Liste, einer Bibliothek oder einem Inhaltstyp auf einer Website hinzufügen. Wie weit verbreitet eine Informationsverwaltungsrichtlinie angewendet oder verwendet werden kann, hängt davon ab, an welchem Speicherort Sie diese erstellen oder hinzufügen. Sie haben folgende Möglichkeiten:

Erstellen einer Websitesammlungsrichtlinie und Hinzufügen dieser Richtlinie zu einem Inhaltstyp, einer Liste oder Bibliothek Sie können eine Websitesammlungsrichtlinie in der Liste "Richtlinien" für die auf höchster Ebene stehende Website in einer Websitesammlung erstellen. Die so erstellte Richtlinie können Sie exportieren, sodass die Administratoren anderer Websitesammlungen sie in ihre Liste mit Richtlinien importieren können. Indem Sie eine exportierfähige Websitesammlungsrichtlinie erstellen, können Sie die Informationsverwaltungsrichtlinien auf allen Websites in Ihrer Organisation standardisieren.

Wenn Sie eine Websitesammlungsrichtlinie zu einem Websiteinhaltstyp hinzufügen, und eine Instanz dieses Websiteinhaltstyps wird zu einer Liste oder Bibliothek hinzugefügt, kann der Besitzer dieser Liste oder Bibliothek die Websitesammlungsrichtlinie für die Liste oder Bibliothek nicht ändern. Das Hinzufügen einer Websitesammlungsrichtlinie zu einem Websiteinhaltstyp ist eine gute Methode, um sicherzustellen, dass Websitesammlungsrichtlinien auf jeder Stufe der Websitehierarchie erzwungen werden.

Link 'Inhaltstyp 'Richtlinienvorlagen'' auf der Seite 'Websiteeinstellungen'

Erstellen einer Informationsverwaltungsrichtlinie für einen Websiteinhaltstyp im Websiteinhaltstyp-Katalog für die auf höchster Ebene stehende Website und anschließendes Hinzufügen dieses Inhaltstyps zu mindestens einer Liste oder Bibliothek Sie können eine Informationsverwaltungsrichtlinie auch direkt für einen Websiteinhaltstyp erstellen dann eine Instanz dieses Websiteinhaltstyps mit mehreren Listen oder Bibliotheken verknüpfen. Wenn Sie auf diese Weise eine Informationsverwaltungsrichtlinie erstellen, verfügt jedes Element in der Websitesammlung dieses Inhaltstyps oder eines Inhaltstyps, der von diesem Inhaltstyp erbt, über die Richtlinie. Wenn Sie jedoch eine Informationsverwaltungsrichtlinie direkt für einen Websiteinhaltstyp erstellen, ist es nicht so einfach, diese Richtlinie in anderen Websitesammlungen wiederzuverwenden, da Richtlinien, die auf diese Weise erstellt wurden, nicht exportiert werden können.

Link 'Websiteinhaltstypen' auf der Seite 'Websiteeinstellungen'

Link 'Informationsverwaltungsrichtlinien' auf der Seite 'Einstellungen' für einen Websiteinhaltstyp

Websitesammlungsadministratoren können das direkte Festlegen von Richtlinienfeatures für einen Inhaltstyp deaktivieren, damit sie kontrollieren können, welche Richtlinien in einer Websitesammlung verwendet werden. Mit dieser Beschränkung können Benutzer, die Inhaltstypen erstellen, nur in der Liste "Websitesammlungsrichtlinien" Richtlinien auswählen.

Erstellen einer Informationsverwaltungsrichtlinie für eine Liste oder Bibliothek Wenn Ihre Organisation eine Informationsverwaltungsrichtlinie für einen sehr begrenzten Inhalt benötigt, können Sie eine Richtlinie erstellen, die nur für eine einzelne Liste oder Bibliothek angewendet wird. Diese Methode der Erstellung einer Informationsverwaltungsrichtlinie ist nicht sehr flexibel, da die Richtlinie nur für einen Speicherort angewendet wird und nicht exportiert bzw. für andere Speicherorte wiederverwendet werden kann. Trotzdem kann es gelegentlich sinnvoll sein, eindeutige Informationsverwaltungsrichtlinien mit begrenzter Anwendbarkeit zu erstellen, um bestimmten Situationen gerecht werden zu können.

Link 'Informationsverwaltungsrichtlinien' auf der Seite 'Einstellungen' für die Dokumentbibliothek

Hinweise

Sie können eine Informationsverwaltungsrichtlinie nur für eine Liste oder Bibliothek erstellen, wenn diese nicht mehrere Inhaltstypen unterstützt. Unterstützt eine Liste oder Bibliothek mehrere Inhaltstypen, müssen Sie für jeden einzelnen Listeninhaltstyp, der mit dieser Liste oder Bibliothek verknüpft ist, eine Informationsverwaltungsrichtlinie definieren. (Instanzen eines Websiteinhaltstyps, die mit einer bestimmten Liste oder Bibliothek verknüpft sind, werden als Listeninhaltstypen bezeichnet.)

Websitesammlungsadministratoren können das direkte Festlegen von Richtlinienfeatures für eine Liste oder Bibliothek deaktivieren, damit sie kontrollieren können, welche Richtlinien in einer Websitesammlung verwendet werden. Mit dieser Beschränkung können Benutzer, die Listen oder Bibliotheken verwalten, nur in der Liste "Websitesammlungsrichtlinien" Richtlinien auswählen.

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