Einführung in Informationsverwaltungsrichtlinien

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Organisationen können Informationsverwaltungsrichtlinien für Microsoft Office SharePoint Server 2007-Websites definieren und verwenden, um bei der Verwaltung von Informationen die Einhaltung interner Geschäftsprozesse oder rechtlicher Bestimmungen sicherzustellen. Mit Informationsverwaltungsrichtlinien können Websiteadministratoren oder Listenverwalter steuern, in welcher Art und Weise Inhalte verwaltet werden.

Inhalt dieses Artikels

Was ist eine Informationsverwaltungsrichtlinie?

Wie Informationsverwaltungsrichtlinien auf einer Website verwendet werden können

Was ist eine Informationsverwaltungsrichtlinie?

Eine Informationsverwaltungsrichtlinie stellt einen Satz von Regeln für einen Inhaltstyp dar. Mit Informationsverwaltungsrichtlinien können Organisationen beispielsweise verfolgen, wie lange Inhalte beibehalten werden oder welche Aktionen Benutzer mit diesem Inhalt durchführen können. Informationsverwaltungsrichtlinien können die Einhaltung rechtlicher Bestimmungen vereinfachen oder interne Geschäftsprozesse erzwingen. So könnte es für eine Organisation, die gesetzlich zu einer "angemessenen Kontrolle" ihrer Bilanzen verpflichtet ist, hilfreich sein, mithilfe von Informationsverwaltungsrichtlinien bestimmte Aktionen im Erstellungs- und Genehmigungsprozess für alle Dokumente zu überwachen, die für die Buchhaltung relevant sind.

In Office SharePoint Server 2007 integrierte Richtlinienfeatures

Jede einzelne Regel in einer Informationsverwaltungsrichtlinie ist ein Richtlinienfeature. Office SharePoint Server 2007 umfasst einige vordefinierte Richtlinienfeatures, die Organisationen einzeln oder kombiniert verwenden können, um Informationsverwaltungsrichtlinien für ihre Websites zu definieren. In Office SharePoint Server 2007 sind die folgenden Richtlinienfeatures integriert:

  • Überwachung Mit dem Richtlinienfeature Überwachung können Organisationen die Verwendung ihrer Inhaltsverwaltungssysteme analysieren, indem sie die Ereignisse und Vorgänge in Dokumenten und Listenelementen protokollieren. Das Richtlinienfeature Überwachung kann zum Protokollieren von Ereignissen konfiguriert werden, z. B. wann ein Dokument oder Element bearbeitet, angezeigt, ein- bzw. ausgecheckt oder gelöscht wurde oder wann die Berechtigungen geändert wurden. Sämtliche Überwachungsinformationen werden in einem Überwachungsprotokoll auf dem Server gespeichert, und Websiteadministratoren können Berichte auf Grundlage des Protokolls ausführen. Organisationen können mit dem Objektmodell von TE000130193 benutzerdefinierte Ereignisse schreiben und sie zum Überwachungsprotokoll hinzufügen.

  • Ablauf Mit dem Richtlinienfeature Ablauf können Organisationen veraltete Inhalte auf einheitliche und nachvollziehbare Weise von ihren Websites entfernen oder löschen. Damit schafft dieses Feature einen Überblick über die Kosten und Risiken, die mit dem Speichern von veralteten Inhalten verbunden sind. Durch das Konfigurieren einer Ablaufrichtlinie können Organisationen angeben, dass bestimmte Inhaltstypen an einem festgelegten Datum oder innerhalb eines berechneten Zeitraums nach einer Dokumentaktivität (wie Erstellen oder Bearbeiten) ablaufen.

  • Barcodes Mit dem Richtlinienfeature Barcodes können Organisationen physische Kopien von Dokumenten oder Listenelementen verfolgen, die von einer Website gedruckt wurden. Das Richtlinienfeature Barcode erstellt eindeutige Bezeichnerwerte für ein Dokument. Daraufhin können Benutzer ein Barcodebeispielbild dieses Werts in die Microsoft Office-Dokumente einfügen, die sie erstellen. Sie können einen Barcode auch auf die physische Kopie eines Dokuments anwenden, um das Original dieses Dokuments auf dem Server zu finden. Standardmäßig sind Barcodes mit dem gängigen Standard Code 39 kompatibel (ANSI/AIM BC1-1995, Code 39). Mit dem Objektmodell von TE000130193 können auch andere Barcodeanbieter installiert werden.

  • Bezeichnungen Auch mit dem Richtlinienfeature Bezeichnungen können Organisationen physische Kopien von Dokumenten oder Listenelementen verfolgen, die von einer Website gedruckt wurden. Dieses Richtlinienfeature erstellt auf Basis der von einem Websiteadministrator oder Listenverwalter angegebenen Dokumenteigenschaften und -formatierungen automatisch Textbezeichnungen. Wenn Benutzer Bezeichnungen in Microsoft Office-Dokumente einfügen, werden diese automatisch mit den Informationen aus den Eigenschaften des Dokuments aktualisiert.

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Benutzerdefinierte Richtlinienfeatures

Organisationen können Sie auch erstellen und Bereitstellen von benutzerdefinierten Richtlinienfunktionen bestimmte Anforderungen. Angenommen, möchten eine Organisation Fertigung eine Informationsverwaltungsrichtlinie für alle Entwurf Produkt Entwurf Spezifikationsdokumente zu definieren, die Benutzer von Kopien drucken diese Dokumente auf nicht sicheren Druckern untersagt. Um diese Art von einer Informationsverwaltungsrichtlinie zu definieren, kann die Organisation erstellen und Bereitstellen einer Einschränkung drucken Richtlinie Features, die die relevanten Informationsverwaltungsrichtlinie für den Inhaltstyp Produkt Entwurf Spezifikation hinzugefügt werden kann.

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Integration von Informationsverwaltungsrichtlinien in 2007 Microsoft® Office System-Programme

Es gibt eine Reihe von Möglichkeiten, TE000130193-Informationsverwaltungsrichtlinien Benutzern in den Clientprogrammen von TE000130098 anzuzeigen. Wenn Sie auf dem Server eine Informationsverwaltungsrichtlinie für einen bestimmten Inhaltstyp, eine Liste oder Bibliothek konfigurieren, können Sie eine Richtlinienanweisung schreiben, die den Benutzern angezeigt wird, die mit dem Inhalt arbeiten, der unter diese Richtlinie fällt. Benutzer können durch die Richtlinienanweisung informiert werden, dass die Informationsverwaltungsrichtlinien für das Dokument erzwungen werden, oder sie erhalten durch die Anweisung ausführliche Informationen, z. B. darüber, dass ein Dokument nach einer bestimmten Zeit seine Gültigkeit verliert. Wenn Benutzer in einem Clientprogramm von TE000130098 Dokumente öffnen, die Informationsverwaltungsrichtlinien unterliegen, wird die Richtlinienanweisung angezeigt. Enthält eine Informationsverwaltungsrichtlinie das Richtlinienfeature Barcode oder Bezeichnung, kann die Richtlinie so konfiguriert werden, dass Benutzer aufgefordert werden, Barcodes oder Bezeichnungen in Microsoft Office-Dokumente einzugeben, wenn sie versuchen, diese über ein TE000130098-Clientprogramm zu drucken.

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Verwenden von Informationsverwaltungsrichtlinien auf einer Website

Zum Implementieren einer Informationsverwaltungsrichtlinie müssen Sie diese zu einer Liste, einer Bibliothek oder einem Inhaltstyp auf einer Website hinzufügen. Wie weit verbreitet eine Informationsverwaltungsrichtlinie angewendet oder verwendet werden kann, hängt davon ab, an welchem Speicherort Sie diese erstellen oder hinzufügen. Sie haben folgende Möglichkeiten:

  • Erstellen einer Websitesammlungsrichtlinie und Hinzufügen dieser Richtlinie zu einem Inhaltstyp, einer Liste oder Bibliothek  Sie können eine Websitesammlungsrichtlinie in der Liste Websitesammlungsrichtlinien für die auf höchster Ebene stehende Website in einer Websitesammlung erstellen. Die so erstellte Richtlinie können Sie exportieren, sodass die Websiteadministratoren anderer Websitesammlungen sie in ihre Liste mit Websitesammlungsrichtlinien importieren können. Indem Sie eine exportierfähige Websitesammlungsrichtlinie erstellen, können Sie die Informationsverwaltungsrichtlinien auf allen Websites in Ihrer Organisation standardisieren.

    Wenn Sie eine Websitesammlungsrichtlinie zu einem Websiteinhaltstyp hinzufügen, und eine Instanz dieses Websiteinhaltstyps wird zu einer Liste oder Bibliothek hinzugefügt, kann der Besitzer dieser Liste oder Bibliothek die Websitesammlungsrichtlinie für die Liste oder Bibliothek nicht ändern. Das Hinzufügen einer Websitesammlungsrichtlinie zu einem Websiteinhaltstyp ist eine gute Methode, um sicherzustellen, dass Websitesammlungsrichtlinien auf jeder Stufe der Websitehierarchie erzwungen werden.

    Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen einer Informationsverwaltungsrichtlinie für eine Websitesammlung.

  • Erstellen einer Informationsverwaltungsrichtlinie für einen Websiteinhaltstyp im Websiteinhaltstyp-Katalog für die auf höchster Ebene stehende Website und anschließendes Hinzufügen dieses Inhaltstyps zu mindestens einer Liste oder Bibliothek     Sie können eine Informationsverwaltungsrichtlinie auch direkt für einen Websiteinhaltstyp erstellen dann eine Instanz dieses Websiteinhaltstyps mit mehreren Listen oder Bibliotheken verknüpfen. Wenn Sie mit dieser Methode eine Informationsverwaltungsrichtlinie erstellen, verfügt jedes Element in der Websitesammlung dieses Inhaltstyps oder eines Inhaltstyps, der von diesem Inhaltstyp erbt, über die Richtlinie. Wenn Sie eine Informationsverwaltungsrichtlinie direkt für einen Websiteinhaltstyp erstellen, ist es nicht so einfach, diese Richtlinie in anderen Websitesammlungen wiederzuverwenden, da Richtlinien, die auf diese Weise erstellt wurden, nicht exportiert werden können.

    Hinweis: Websitesammlungs-Administratoren können die Möglichkeit zum Festlegen von Richtlinienfunktionen direkt auf einen Inhaltstyp deaktivieren, um zu steuern, welche Richtlinien in einer Websitesammlung verwendet werden, zu können. Diese Einschränkung aktiviert ist, können Benutzer, die Inhaltstypen erstellen eingeschränkte Richtlinien aus der Liste Websitesammlungsrichtlinien auswählen.

    Informationen zum Erstellen einer Informationsverwaltungsrichtlinie für einen Websiteinhaltstyp finden Sie unter Ändern eines Websiteinhaltstyps.

  • Erstellen einer Informationsverwaltungsrichtlinie für eine Liste oder Bibliothek     Wenn Ihre Organisation eine Informationsverwaltungsrichtlinie für einen sehr begrenzten Inhalt benötigt, können Sie eine Richtlinie erstellen, die nur für eine einzelne Liste oder Bibliothek angewendet wird. Diese Methode der Erstellung einer Informationsverwaltungsrichtlinie ist nicht sehr flexibel, da die Richtlinie nur für einen Speicherort angewendet wird und nicht exportiert bzw. für andere Speicherorte wiederverwendet werden kann. Trotzdem kann es für eine Organisation sinnvoll sein, eindeutige Informationsverwaltungsrichtlinien mit begrenzter Anwendbarkeit zu erstellen, um bestimmten Situationen gerecht werden zu können.

    Hinweise: 

    • Sie können eine Informationsverwaltungsrichtlinie nur für eine Liste oder Bibliothek erstellen, wenn diese nicht mehrere Inhaltstypen unterstützt. Unterstützt eine Liste oder Bibliothek mehrere Inhaltstypen, müssen Sie für jeden einzelnen Listeninhaltstyp, der mit dieser Liste oder Bibliothek verknüpft ist, eine Informationsverwaltungsrichtlinie definieren. (Instanzen eines Websiteinhaltstyps, die mit einer bestimmten Liste oder Bibliothek verknüpft sind, werden als Listeninhaltstypen bezeichnet.)

    • Websitesammlungs-Administratoren können die Möglichkeit zum Festlegen von Richtlinienfunktionen direkt auf eine Liste oder Bibliothek deaktivieren, um zu steuern, welche Richtlinien in einer Websitesammlung verwendet werden, zu können. Diese Einschränkung aktiviert ist, können Benutzer, die Listen oder Bibliotheken verwalten eingeschränkte Richtlinien aus der Liste Websitesammlungsrichtlinien auswählen.

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