Einführung in InfoPath Forms Services

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Zusammenfassung     InfoPath Forms Services ist eine Server-Technologie, die es Personen zum Ausfüllen von Formularen in einem Webbrowser ermöglicht. Verwalten von Formularen in einem zentralen Speicherort aus, können Sie Optimierung von Geschäftsprozessen und Beziehungen mit Kunden, Partnern und Lieferanten verbessern.

Übersicht über InfoPath Forms Services

Erreichen von Kunden, Partnern und Lieferanten mit benutzerfreundlichen Formularen

Formulargesteuerte für eine optimierte Geschäftsprozesse

Verwalten von Formularen und Formularvorlagen an einem zentralen Speicherort

Übersicht über InfoPath Forms Services

Benutzer müssen InfoPath auf deren Computern zum Ausfüllen einer browserfähige Formularvorlage installiert haben, und sie müssen keine Programme aus dem Web herunterladen. Alle benötigten ist der Zugriff auf einen Browser wie Windows Internet Explorer, Apple Safari oder Mozilla Firefox. InfoPath Forms Services können Sie zum Speichern und Verwalten von Formularen und Formularvorlagen an einem zentralen Speicherort. InfoPath Forms Services basiert auf und erfordert Windows SharePoint Services 3.0, wodurch Sie zum Veröffentlichen von Formularvorlagen, die Sie entwerfen an einem Standort über eine Organisation hinweg. Darüber hinaus können Benutzer Formulare mit SharePoint-Bibliotheken, welche Ordner übermitteln, eine Zusammenstellung von Dateien gespeichert ist und die Stelle, an der die Dateien häufig die gleiche Vorlage verwenden. Es ist auch möglich, Formulare in dokumentverwaltung und Lebenszyklus Aufgaben wie Workflow und Rights Management integrieren.

Die InfoPath Forms Services-Technologie steht in der Enterprise-CAL Microsoft Office SharePoint Server 2007 und auch, separat in Microsoft Office Forms Server 2007.

Des Designs

Formularvorlagen, die in einem Browser ausgefüllt werden können, werden bezeichnet browserfähigen Formularvorlagen. Wenn Sie diese Art von Formularvorlage erstellen, Entwerfen einer Browserkompatible Formularvorlage in InfoPath, Veröffentlichen auf einem Server mit InfoPath Forms Services und für die Verwendung im Web aktivieren.

In einigen Fällen können Sie die Formularvorlage für die Verwendung im Web, indem das Kontrollkästchen Aktivieren dieses Formular mithilfe eines Browsers ausgefüllt werden in InfoPath Veröffentlichen-Assistenten aktivieren. In anderen Fällen müssen Sie die Formularvorlage an einem freigegebenen Speicherort im Unternehmensnetzwerk veröffentlichen und wenden Sie sich bei einer Farm dann Hilfe bei der Aktivierung der Formularvorlage und auf dem Server zur Verfügung stellen.

In den folgenden Szenarien ist Administrator Genehmigung erforderlich:

  • Die Formularvorlage enthält verwalteten Code.

  • Die Formularvorlage erfordert eine Sicherheitsstufe Voll vertrauenswürdig, wodurch die resultierende Formulare mit Vollzugriff auf die Systemressourcen auf dem Computer des Benutzers, z. B. Dateien und Einstellungen verfügen.

  • Die Formularvorlage verwendet eine Datenverbindung, die von einem Administrator verwaltet wird.

  • Die Formularvorlage ist aktiviert auf einem mobilen Gerät angezeigt werden.

Wenn der Administrator Genehmigung erforderlich ist, führt Veröffentlichen-Assistenten Sie durch die Schritte zum Vorbereiten der Formularvorlage zwecks Übergabe an einen Administrator an.

Nachdem eine browserkompatible Formularvorlage Browser aktiviert ist, können Benutzer ihren Browser zum Ausfüllen von Formularen, die auf dieser Formularvorlage basieren.

Die Benutzerfreundlichkeit

Die Benutzerfunktionalität Ausfüllen eines Formulars in einem Browser ist fast identisch mit das Ausfüllen eines Formulars in InfoPath. Angenommen, wie z. B. wiederholte Abschnitte und Features wie Formeln und bedingten Formatierung Arbeit die gleiche Weise wie in den beiden Umgebungen gesteuert.

Ausfüllen eines Formulars in einem Browser wie Ausfüllen eines Formulars in InfoPath ist, ist ein wichtiger Unterschied. In einem Webbrowser werden die InfoPath-Menüs und Symbolleisten durch eine Symbolleiste am oberen Rand des Formulars ersetzt die Optionen zum Speichern, schließen, Drucken und aktualisieren das Formular angezeigt. Diese Leiste wird auch am unteren Rand eines Formulars, damit Benutzer keine zurück zum Anfang eines Formulars ausfüllen lange einen Bildlauf durchführen.

Wenn Sie die Absendeoptionen für Ihre Formularvorlage aktivieren, finden Sie unter Benutzer auch eine Senden-Schaltfläche auf der Symbolleiste. Wenn sie auf diese Schaltfläche klicken, werden die Formulardaten direkt an die Datenquelle gesendet, dass Sie beim Entwerfen der Formularvorlage, wie etwa einen Webdienst oder SharePoint-Liste angegeben. Wenn Ihre Formularvorlage mehrere Ansicht aufweist, werden Benutzer auch eine Liste ' Ansicht ' auf der Symbolleiste angezeigt.

Im Browser geöffnetes Formular

1. Benutzer senden Daten an externe Datenquellen, indem Sie eine Senden-Schaltfläche auf der Symbolleiste auf.

2. Benutzer wechseln zwischen den Ansichten, indem Sie ein Element in der Liste Ansicht auf der Symbolleiste auf.

Wenn Sie Ihre Formularvorlage entwerfen, können Sie die Symbolleiste Einstellungen im Dialogfeld ' Formularoptionen ' anpassen. Beispielsweise können Sie eine oder mehrere Schaltflächen entfernen oder Ausblenden der Symbolleiste am unteren Rand des Benutzers Formular.

In den folgenden Abschnitten erfahren Sie mehr über die Vorteile der Verwendung von InfoPath Forms Services.

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Erreichen von Kunden, Partnern und Lieferanten mit benutzerfreundlichen Formularen

Wenn Sie eine Formularvorlage auf einem Server mit InfoPath Forms Services veröffentlichen, können Sie es nicht nur auf das Intranet Ihres Unternehmens, sondern auch auf externen Websites, wie z. B. extranet Websites oder Unternehmenswebsites verteilen. So können Sie zum Sammeln von Daten von Kunden, Partner, Lieferanten und anderen, die Benutzern für den Erfolg Ihres Unternehmens wichtig sind. Beispielsweise können ein großen Unternehmen des Formulars für eine einzige browserfähige Formularvorlage zum Sammeln und verarbeiten Versicherungsansprüche. Ein Formulars für Kunden kann einen Browser verwenden, um das Formular für Versicherungsansprüche auf der Website des Unternehmens auszufüllen. Sie können auch, wenn der Kunde das Formulars für Unternehmen, um den Anspruch melden anruft, können browserfähige InfoPath Sie das entsprechende Formular auf einer Intranetwebsite auszufüllen. Auf ähnliche Weise kann eine Regierungsbehörde Daten von Bürgern sammeln, durch die Bereitstellung von browserfähigen Formularvorlagen auf ihrer Website veröffentlicht.

Wenn Benutzer das Formular aus, indem Sie navigieren zu einer Bibliothek oder durch Eingabe der URL für das Formular in ihrem Browser zugreifen, kann eine von zwei Faktoren Aktionen umgesetzt:

  • Das Formular wird in einem Browser geöffnet.    Wenn Benutzer InfoPath auf ihrem Computer installiert haben, wird das Formular in einem Browser, in dem ausfüllen können wie alle anderen webbasierten Formular geöffnet.

  • Öffnen des Formulars in InfoPath    Wenn Benutzer InfoPath auf ihrem Computer installiert haben, wird das Formular in InfoPath, wo ausfüllen können wie jedes andere InfoPath-Formular geöffnet. Da sie beim Ausfüllen des Formulars in InfoPath müssen diese Benutzer den Vorteil, damit Sie die vollständige von InfoPath-Features verwenden, für das Ausfüllen von Formularen, von die einige nicht im Browser Formulare verfügbar sind.

    Hinweis: Es, die Sie es vorziehen, können Sie die Einstellungen für die Formularvorlage anpassen, damit er immer in einem Browser geöffnet wird, auch wenn Benutzer InfoPath auf ihrem Computer installiert sein. Dies kann sinnvoll sein, wenn zur Darstellung von Ausfüllen eines Formulars für jeden identisch sein sollen, oder wenn Sie das Formular in InfoPath geöffnet werden, da Sie Benutzer öffnen oder ändern die zugrunde liegende Formularvorlage im Entwurfsmodus abhalten möchten wünschen.

Wenn der Benutzer auf einem mobilen Gerät, beispielsweise einen persönlichen digitalen Assistenten (PDA) oder ein Smartphone, Ausfüllen von Formularen werden können Sie Ihre browserfähige Formularvorlage entwerfen, damit es geöffnet und mithilfe eines mobilen Geräts Browsers ausgefüllt werden kann. Wenn Benutzer ein mobiles Gerät verwenden, um den Zugriff auf das Formular, wird auf dem Bildschirm in einem vereinfachte Format geöffnet.

Formulargesteuerte für eine optimierte Geschäftsprozesse

Formulare werden in der Mitte der Anzahl von Geschäftsprozessen. Durch das Hosten von browserfähigen Formularvorlagen auf einem Server mit InfoPath Forms Services, können Sie Formulardaten in vorhandene Geschäftsprozesse oder Applications integrieren. Beispielsweise können Sie:

  • Daten für vorhandene Business Systeme senden    Wenn Sie eine browserkompatible Formularvorlage entwerfen, können Sie datenverbindungen mit Web Services oder anderen externen Datenquellen erstellen. So können Sie Daten aus bestehenden Business, Enterprise Applications, oder corporate Datenbanken senden. Eine IT-Abteilung kann beispielsweise ein Formular entwerfen, die Leads und Kunden Vertriebsinformationen zu einem vorhandenen Customer Relationship Management (CRM) System senden können.

  • Abfragen von Daten aus vorhandenen Business-Systemen    Es kann auch zum Abfragen von Daten in vorhandene Systeme für Business, Enterprise Applications oder corporate Datenbanken. Beispielsweise wenn Benutzer ein Formular basierend auf Ihrer Formularvorlage öffnen, möglicherweise Daten aus einer externen Datenquelle in die Namens- und Felder im Formular angezeigt werden soll. Dies können Sie vorhandene Daten der Organisation nutzen und vereinfacht das Ausfüllen eines Formulars.

  • Formulare Workflow hinzufügen    Sie können einen Workflow zur Formularvorlage hinzufügen, die in einer Bibliothek gespeichert sind. So können Sie konsistent verwalten allgemeiner Geschäftsprozesse. Beispielsweise als Manager können ein Genehmigungsworkflows Sie einem Spesenabrechnungsformular über eine Liste der genehmigende Personen weiterleiten. Genehmigende Personen können genehmigen oder Ablehnen der Spesenabrechnungsformular, Neuzuweisen die Genehmigungsaufgabe oder Anfordern von Änderungen an das Formular. In InfoPath klicken Sie auf Benutzer Befehle im Menü Datei zur Teilnahme an des Workflows. Auf dem Server können sie zeigen Sie auf den Namen des Formulars in der Bibliothek, klicken Sie auf den angezeigten Pfeil und klicken Sie dann auf Workflows zur Teilnahme an des Workflows.

    Workflowbefehle im Kontextmenü

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Verwalten von Formularen und Formularvorlagen an einem zentralen Speicherort

Sie können Ihre Formularvorlagen und die zugehörigen Formulare in einem zentralen Repository auf einem Server mit InfoPath Forms Services speichern. Dies erleichtert zu suchen, freigeben und Verwalten von Formularen und Formularvorlagen.

Die Möglichkeit, für die wichtigsten Vorteile:

  • Store Formularen und Formularvorlagen an einem zentralen Speicherort    Sie können eine Formularvorlage mit einer Bibliothek, also auf einer SharePoint-Website auf die Stelle, an der Sie können erstellen, sammeln, aktualisieren und Verwalten von Dateien mit anderen Personen in Ihrer Organisation zuordnen. Wenn Benutzer basierend auf der Formularvorlage in dieser Bibliothek Formulare ausfüllen, werden die ausgefüllten Formulare in der Bibliothek sowie wichtige Informationen aus den Formularen selbst angezeigt. Je nachdem, wie die SharePoint-Bibliothek ausgelegt ist können Benutzer ausfüllen von Formularen, die auf Ihrer Formularvorlage basieren, die Daten aus ausgefüllten Formularen in Microsoft Office Excel exportieren oder die Daten aus mehreren Formularen in einem Formular zusammenführen. Im folgenden Beispiel wird in einer Bibliothek gespeicherte spesenabrechnungen.

    In einer Bibliothek gespeicherte Spesenabrechnungen

  • Verwenden von Inhaltstypen zum Verwalten von Formularvorlagen    InfoPath Veröffentlichen-Assistenten können eine Formularvorlage als eine Website Inhaltstyp veröffentlichen. Ein Inhaltstyp definiert eine Formularvorlage, die eine Reihe von Spalten und Einstellungen für die Dokument auf dem Server, wie z. B. Workflow oder Richtlinie Einstellungen.

    Durch das Erstellen von Inhaltstypen, können Sie über eine Websitesammlung Formularvorlagen und Einstellungen wiederverwenden. In der Vergangenheit Wenn Sie auf eine Formularvorlage in mehreren SharePoint-Bibliotheken verwenden möchten hatten Sie getrennte Kopien der Formularvorlage, eine für jede Bibliothek veröffentlichen. Wenn Sie die Formularvorlage aktualisieren wollten, haben Sie die Formularvorlage in beiden Orten zu ändern. Jetzt können Sie jedoch eine Formularvorlage als Websiteinhaltstyp veröffentlichen. Wenn Sie den Inhaltstyp aktualisieren, wird automatisch Ihrer Änderung angewendet, wo dieser Inhaltstyp verwendet wird.

    Sie können einen einzelnen Inhaltstyp zu mehreren Bibliotheken in einer Websitesammlung zuweisen oder Zuweisen mehrerer Inhaltstypen in einer einzelnen Bibliothek. Beispielsweise können Sie einen Inhaltstyp für Formulare für Statusberichte zu allen Bibliotheken hinzufügen, die so, dass jede Vertrieb sammeln und reporting die gleiche Art von Informationen zur Verwaltung von IT-Abteilung in Ihrem Unternehmen verwendet werden. Nehmen Sie alternativ an, dass Ihre Abteilung verschiedene Formularvorlagen für Reisen Anforderung, Geschäftsreise Berichts- und Formulare für Ausgaben verwendet. Sie können die drei Formularvorlagen als Websiteinhaltstypen veröffentlichen und diese zu einer einzelnen Bibliothek zum Speichern von Team Reisen-bezogene Informationen hinzufügen. Wenn Personen aus der Bibliothek ein neues Formular erstellen, können sie wählen Sie dann welche der folgenden Formularvorlagen, die sie verwenden möchten.

  • Verwalten von Formularen und Formularvorlagen    Server-Farm-Administratoren können steuern, wie Formularvorlagen zugegriffen wird und in der gesamten Organisation bereitgestellt werden. Beispielsweise können gesteuert werden können, wer Formularvorlagen überall auf der Website veröffentlichen oder entscheiden, wie ein Upgrade von Formularvorlagen, die auf dem Server mit minimaler Auswirkung auf Formularbenutzer.

  • Verwalten von datenverbindungen an einer zentralen Stelle    Wenn mehrere Formularvorlagen mit die gleichen datenverbindungen verwenden möchten, können Sie die Einstellungen für die Verbindung von Daten in einer Datenverbindungsdatei in einem Datenverbindungsbibliothek speichern. Wenn ein Benutzer ein Formular geöffnet, die mit einer Datenverbindungsdatei verbindet wird, verwendet InfoPath die Einstellungen in dieser Datei die Verbindung zu der externen Datenquelle herstellen. Auf diese Weise können mehrere Formularvorlagen die gleichen Datenverbindungsdatei, damit es nicht erforderlich ist, die gleichen Datenverbindung für jede Formularvorlage manuell zu erstellen. Wenn die Standort oder Verbindung Einstellungen für externe Datenquelle ändern möchten, müssen Sie darüber hinaus nicht jeder Formularvorlage aktualisieren, die die Datenverbindung verwendet. In diesem Fall Sie aktualisieren einfach die Datenverbindungsdatei einmal, und alle Formularvorlagen funktionieren weiterhin wie erwartet.

Hinweis: Von InfoPath-Formularen können Sie eine Formularvorlage auf einem Server veröffentlichen, die nicht InfoPath Forms Services ausgeführt wird. Beispielsweise können Sie Ihre Formularvorlage auf einem Server mit Windows SharePoint Services veröffentlichen. In diesem Szenario können Sie einige der in der vorstehenden Liste, wie etwa die Möglichkeit zum Veröffentlichen einer Formularvorlage in einer Bibliothek erwähnten Features nutzen. Jedoch müssen, wenn Sie eine browserfähige Formularvorlage erstellen möchten, oder Features wie Datenverbindungsbibliotheken verwenden möchten, klicken Sie dann Sie die Formularvorlage auf einem InfoPath Forms Services-Server veröffentlichen.

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