Einführung in Enterprise Content Management in SharePoint Server 2007

In den letzten Jahrzehnten wurde das Erstellen der unterschiedlichsten Inhalte wie Dokumente, Arbeitsblätter, Präsentationen, E-Mail-Nachrichten, Videos und Webseiten durch den Einsatz von Computern und Produktivitätssoftware für Organisationen immer einfacher. Diese Einfachheit der Inhaltserstellung hat jedoch zu einer Flut von unstrukturierten Inhalten geführt, die von Organisationen verwaltet werden müssen. Weil diese Inhalte in der Regel nicht einheitlich verwaltet oder organisiert werden, können Mitarbeiter nicht auf die Informationen dieser Inhalte zugreifen. Dadurch wiederum sind Organisationen nicht in der Lage, Verbesserungen hinsichtlich der Produktivität von Mitarbeitern, der Effizienz von Prozessen und der Kommunikation mit Kunden herbeizuführen.

ECM und der Lebenszyklus von Inhalten

Mithilfe von Enterprise Content Management (ECM) von Microsoft können Organisationen die durch unorganisierten Inhalt entstandenen Probleme überwinden. Microsoft Office SharePoint Server 2007 ist ein zentraler Bestandteil der Microsoft ECM-Lösung, die es ermöglicht, dass sich alle Mitarbeiter in einer Organisation durch die Integration vertrauter Tools wie Microsoft Office System problemlos mit der Inhaltsverwaltung auseinandersetzen können. Die Microsoft ECM-Lösung bietet Funktionen zum Verwalten des gesamten Lebenszyklus von Inhalten (von der Erstellung, Bearbeitung und Zusammenarbeit bis zum Ablauf) auf einer einzigen einheitlichen Plattform.

Dokumentlebenszyklus-Diagramm

Office SharePoint Server 2007 unterstützt Organisationen beim Verwalten des gesamten Lebenszyklus von Inhalten durch die Bereitstellung verschiedener Features, mithilfe derer Organisationen die folgenden Ziele erreichen können:

  • Verwalten unterschiedlicher Inhalte    Mithilfe der in Office SharePoint Server 2007 enthaltenen Funktionen für die Dokumentverwaltung können Organisationen unterschiedliche Inhalte aus verschiedenen Speicherorten in einem zentral verwalteten Repository mit einheitlicher Kategorisierung konsolidieren. Die integrierten Suchfunktionen können Benutzer dabei unterstützen, diese Informationen zu finden, freizugeben und zu verwenden. Der Inhalt kann auch vor unberechtigtem Zugriff geschützt werden. Dank der Bereitstellung von Tools für die Zusammenarbeit (wie Workflows) können Benutzer besser zusammenarbeiten, um Dokumente strukturiert zu erstellen, zu überarbeiten und zu genehmigen.

  • Schaffen von Konformität und Erfüllen gesetzlicher Anforderungen    Die in Office SharePoint Server 2007 integrierten Funktionen für die Datensatzverwaltung bieten Organisationen die Möglichkeit, Geschäftsdaten im jeweiligen Endzustand zu speichern und zu schützen. Es können Ablaufrichtlinien auf diese Datensätze angewendet werden, um sicherzustellen, dass sie über den geforderten Zeitraum aufbewahrt werden und den rechtlichen Bestimmungen oder Unternehmensrichtlinien entsprechen. Auf diese Weise werden die rechtlicher Risiken einer Organisation reduziert. Audit-Trails bzw. Überwachungsprotokolle ermöglichen den Nachweis gegenüber der internen Revision und externen Prüfern, dass die Datensätze ordnungsgemäß aufbewahrt wurden. Bestimmte Datensätze, die der Offenlegungspflicht (Legal Discovery) unterliegen, können mit Sperren versehen werden, um deren Zerstörung zu verhindern.

  • Effizientes Verwalten mehrerer Websites    Dank der in Office SharePoint Server 2007 enthaltenen Funktionen für die Webinhaltsverwaltung können Benutzer Webinhalte mithilfe eines benutzerfreundlichen Dokumenterstellungstools sowie eines integrierten Genehmigungsprozesses veröffentlichen. Mitarbeiter können Inhalte zeitgerecht und ohne größere Belastung der IT-Abteilung auf Websites hochladen. Vorlagen in Form von Masterseiten und Seitenlayouts ermöglichen Organisationen ein einheitliches Branding aller Seiten. Darüber hinaus bietet Office SharePoint Server 2007 eine einzige Infrastruktur für die Bereitstellung und Verwaltung von Intranet-, Extranet- und Internetsites sowie von mehrsprachigen Websites.

Weitere Informationen zu den Funktionen von ECM finden Sie in den folgenden Abschnitten.

Möglichkeiten der Verwendung von ECM

Hinweis : Dieser Artikel bezieht sich auf ein Beispiel für eine SharePoint-Site, die von Adventure Works erstellt wurde. Adventure Works ist ein fiktives Unternehmen, das Fahrräder, Fahrradteile und Fahrradzubehör herstellt.

Bei Adventure Works werden fast alle von Office SharePoint Server 2007 bereitgestellten ECM-Funktionen verwendet, um Inhalte entsprechend den spezifischen Anforderungen verwalten zu können.

Dokumentverwaltung

Bei Adventure Works verwenden die Mitarbeiter des für technische Dokumentationen verantwortlichen Teams eine Dokumentcenterwebsite als zentrales Repository zum Erstellen, Organisieren, Bearbeiten und Überprüfen aller externen Veröffentlichungen wie Benutzerhandbücher und Produktdatenblätter für Kunden. Die Adventure Works-Autoren verwenden Workflows für die Inhalte im Dokumentcenter, um die Überarbeitungs- und Bearbeitungsvorgänge für die erstellten Dokumente zu verwalten.

Die Dokumentverwaltungsfeatures von Office SharePoint Server 2007 ermöglichen Ihnen Folgendes:

  • Einsparen von Zeit und Wiederverwenden von Informationen    Sie können Inhalte auf einer Dokumentcenterwebsite strukturieren und klassifizieren, um für das Organisieren und Kategorisieren von Dokumenten, für das Navigieren durch Dokumente und das schnelle Suchen nach Informationen eine einheitliche Methode bereitzustellen.

  • Schützen vertraulicher Informationen    Sie haben die Möglichkeit, Dokumente mit integrierter Rechteverwaltung, die auch beim Herunterladen von Dokumenten von einer Website mit den Dokumenten verknüpft bleibt, zu schützen. Sie können Benutzerzugriffsrechte für einzelne Elemente in einer Bibliothek festlegen. Darüber hinaus können Sie den in 2007 Microsoft® Office System-Desktopprogrammen bereitgestellten Dokumentinspektor verwenden, um Metadaten vor der endgültigen Veröffentlichung aus Dokumenten, Präsentationen und Arbeitsblättern zu entfernen.

  • Optimieren der Dokumenterstellung im Team    Mit integrierten Dokumentworkflows können Sie dokumentabhängige Prozesse direkt in 2007 Office Release-Desktopprogrammen einleiten, nachverfolgen und bei diesen Prozessen zusammenarbeiten. Im Desktopprogramm werden Informationen zu den Workflowaufgaben angezeigt. Auf diese Weise kann sichergestellt werden, dass alle Workflowteilnehmer die Schritte des Workflows ordnungsgemäß ausführen.

Datensatzverwaltung

In der Rechtsabteilung von Adventure Works wird eine Datenarchiv-Websitevorlage zum Archivieren wichtiger Dokumente (wie Mietverträge, Lizenzverträge und andere Verträge) verwendet. Auf die Datenarchiv-Websitevorlage können nur wenige Mitarbeiter der Rechtsabteilung zugreifen. So kann die Sicherheit wichtiger Geschäftsdaten sichergestellt werden.

Die Datensatzverwaltungsfeatures von Office SharePoint Server 2007 ermöglichen Ihnen Folgendes:

  • Verbessern der Einhaltung von Rechtsvorschriften und Richtlinien    Sie können Richtlinien zur Beibehaltung, zum Schutz und zur Überwachung von Informationen auf Geschäftsdatensätze anwenden, um sicherzustellen, dass diese Datensätze ordnungsgemäß aufbewahrt werden.

  • Schützen von Unternehmens- und anderen wichtigen Datensätzen    Durch die Verwendung eines Repositorys mit erhöhter Sicherheit, einer Datenarchiv-Website, können Sie sicherstellen, dass Datensätze im gesperrten Endzustand gespeichert werden.

  • Sicherstellen einer einfachen Ermittlung im Hinblick auf Rechtsstreitigkeiten    Sie können einfacher gewährleisten, dass die für rechtliche Ermittlungen erforderlichen Informationen kostensparend abgerufen und entsprechend den Ermittlungsanforderungen bereitgehalten werden.

Webinhaltsverwaltung

Bei Adventure Works verwenden die Mitarbeiter der Personalabteilung (Human Resources, HR) die Veröffentlichungsfeatures, die in Office SharePoint Server 2007 Bestandteil der Funktionen für die Webinhaltsverwaltung sind, um Informationen zu erstellen und zu aktualisieren, die für alle Mitarbeiter im firmeneigenen HR-Intranetportal veröffentlicht werden.

Die Features für die Webinhaltsverwaltung von Office SharePoint Server 2007 ermöglichen Ihnen Folgendes:

  • Schnelles und einfaches Erstellen und Veröffentlichen von Inhalten    Gruppen eines Unternehmens können Webinhalte zeitsparend mit benutzerfreundlichen Dokumenterstellungstools und integrierten Workflows erstellen und veröffentlichen.

  • Beibehalten eines einheitlichen Erscheinungsbilds auf allen Websites    Sie können genehmigte Masterseiten und Seitenlayouts bereitstellen, wodurch das Branding und die Navigationselemente der Website nur einmal definiert werden müssen und von den Inhaltsautoren wiederverwendet werden können.

  • Senken der Bereitstellungs- und Verwaltungskosten für Ihre Websites    Sie können eine einzige mehrstufige Infrastruktur für das Veröffentlichen von Inhalten auf Intranet-, Extranet- und Internetwebsites implementieren.

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