Einführung in Dokumentenmappen

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Bei einer Dokumentenmappe handelt es sich um eine Gruppe zusammengehöriger Dokumente, die als einzelne Einheit verwaltet werden kann. Sie können eine Dokumentenmappe in einem einzelnen Schritt erstellen und dann die zugehörigen Merkmale und Metadaten definieren. Sie können die Mappe als einzelne Einheit verwalten.

In diesem Artikel werden folgende Themen behandelt:

Was ist eine Dokumentenmappe?

Was können Sie mit einer Dokumentenmappe?

Was ist eine Dokumentenmappe?

Bei vielen Projekten werden oftmals mehrere zusammengehörige Dokumente erstellt. In einigen Fällen sind diese Dokumente das Ergebnis eines Projekts oder bilden die "Lieferung". Ein professionelles Dienstleistungsunternehmen kann beispielsweise für die Beantwortung von Ausschreibung potenzieller Kunden ein standardisiertes Angebotsprospekt mit den folgenden Dokumenten erstellen, deren Inhalt abhängig von den jeweiligen Anforderungen des Projekts angepasst wird:

  • Vorstellung des Dienstleistungsunternehmens

  • Analyse der Stärken, Schwächen, Chancen und Risiken

  • Geschäftsplan

  • Vergleichbare Unternehmensanalyse

In anderen Fällen können diese Dokumente lediglich verschiedenartige Informationen darstellen, die ein größeres Projekt unterstützen und zur Erstellung oder Lieferung von etwas anderem führen. Ein Industriebetrieb kann beispielsweise eine Standarddokumentenmappe für Entwurf, Prüfung und Herstellung der einzelnen Produkte erstellen.

Die Dokumente können gleichzeitig oder in Phasen erstellt werden. Sie können von einer Person oder von mehreren Personen erstellt und überprüft werden. Alle Dokumente können das gleiche Format aufweisen (z. B. Word-Dokumente) oder unterschiedliche Dateiformate verwenden (z. B. Word-Dokumente, OneNote-Notizbücher, PowerPoint-Präsentationen, Visio-Diagramme, Excel-Arbeitsmappen usw.).

Dokumentenmappen erleichtern Unternehmen die Abwicklung solcher Situationen. Die Dokumentenmappe fasst mehrere zusammengehörige Dokumente zu einer einzelnen Ansicht zusammen, die als einzelne Einheit bearbeitet und verwaltet werden kann. Wenn Sie eine neue Dokumentenmappe erstellen, erstellen Sie eigentlich einen neuen Inhaltstyp. Der Inhaltstyp wird in der gesamten Websitesammlung zur Verfügung gestellt. Sie können für die einzelnen verschiedenen Arbeitsprodukte, die mehrere Dokumente umfassen, einen Inhaltstyp für eine Dokumentenmappe erstellen.

Wenn der Inhaltstyp für die Dokumentenmappe zu einer Bibliothek hinzugefügt wird, können die Benutzer genauso neue Instanzen der Dokumentmappe erstellen, wie sie ein einzelnes Dokument erstellen.

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Möglichkeiten, die Ihnen Dokumentenmappen bieten

Der Inhaltstyp für die Dokumentenmappe enthält mehrere spezielle Funktionen, mit denen aus mehreren Dokumenten bestehende Arbeitsprodukte einfacher erstellt und verwaltet werden können. Beim Konfigurieren des Inhaltstyps für eine Dokumentenmappe haben Sie folgende Möglichkeiten:

Anpassen einer Willkommenseite    für die Dokumentenmappe, die alle Informationen, die ein Benutzer muss über die Menge enthält. Die Homepage ist eine Webpartseite, die eingerichtet werden kann, zum Anzeigen von Projektinformationen oder Ressourcen Teammitgliedern helfen, die an eine Dokumentenmappe (z. B. projektzeitachse, Links zu Ressourcen usw..) arbeiten. Es zeigt auch eine Liste der Dokumente, die der Gruppe hinzugefügt wurden.

  • Standardinhalt angeben    , die automatisch erstellt und in jede neue Instanz der Dokumentenmappe eingeschlossen werden soll. Können Sie bestimmte Dokumente automatisch eingefügt haben, und Sie können steuern, Vorlagen, die Personen zu verwenden. Sie können sicherstellen, dass die Standarddokumenten die richtigen Inhaltstypen sind. Beispielsweise, wenn Ihre Organisation Vorlagen, die Sie für bestimmte Typen von Kommunikation verwenden Marke enthält, können Sie diese hochladen beim Konfigurieren eines Inhaltstyps der Dokumentenmappe.

  • Angeben der zulässigen Inhaltstypen,    die in der Dokumentenmappe verwendet werden dürfen (z. B. Dokumentdateien, Bilder, Audio oder Video).

  • Angeben gemeinsamer Metadaten    und Metadatenspalten, die für alle Dokumente in einer Mappe vorhanden sein sollen. Standarddokumente werden beim Erstellen der Dokumentenmappe automatisch mit den Metadaten konfiguriert. Sie können die gemeinsamen Metadaten auf der Willkommenseite anzeigen.

  • Zuweisen von Workflows,    die für die Dokumentenmappe verwendet werden sollen. Sie können die Standardworkflows für Prüfungen und Genehmigungen für Dokumentenmappen verwenden. Dabei durchläuft die gesamte Dokumentenmappe die Workflowschritte, als handele es sich um eine einzelne Datei. Zusätzlich kann Ihr Unternehmen benutzerdefinierte Workflows für Dokumentenmappen entwickeln.

  • Senden von Dokumentenmappen    an die Inhaltsorganisation, damit sie an einen Ordner, eine Website oder eine Bibliothek weitergeleitet wird.

Nachdem Sie einen Inhaltstyp für eine Dokumentenmappe zu einer Bibliothek hinzugefügt haben, können Websitebenutzer die vertrauten Dokumentverwaltungsfunktionen sowie spezielle Funktionen für Dokumentenmappen verwenden.

Ersteller von Dokumentenmappen können die folgenden Aufgaben ausführen:

  • Schnelles und einfaches Erstellen neuer, aus mehreren Dokumenten bestehenden Arbeitsprodukte mithilfe des Befehls Neues Dokument in einer Dokumentbibliothek.

  • Erstellen einer Momentaufnahme zum Versionsverlauf der aktuellen Eigenschaften und Dokumente in der Dokumentenmappe.

Starten von Workflows für die gesamte Dokumentenmappe oder für einzelne Elemente der Dokumentenmappe, um gemeinsame Aufgaben wie die Überprüfung und Genehmigung zu verwalten.

  • Versenden eines Links zur Dokumentenmappe per E-Mail.

  • Verwenden des Befehls Senden an, um die Dokumentenmappe an einen anderen Speicherort zu verschieben oder zu kopieren (das Ziel muss innerhalb der Zentraladministration konfiguriert sein).

  • Verwalten von Berechtigungen für die Dokumentenmappe.

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